3.2. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TẤN ĐẠT
3.2.2 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty TNHH sản xuất và thương mại Tấn Đạt
Tổ chức công tác quản lý trong bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần thiết và không thể thiếu, nó đảm bảo giám sát chặt chẽ tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả hơn.
Để thực hiện tốt chức năng quản lý doanh nghiệp, thì mỗi doanh nghiệp cần có một tổ chức quản lý phù hợp. Đối với Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Tấn Đạt cũng vậy, là một công ty nhỏ nên bộ máy tổ chức quản lý của công ty cũng hết sức đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với mô hình và tính chất kinh doanh của Công ty.
Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được thực hiện theo phương pháp quản lý trực tiếp.Đứng đầu Công ty là Ban giám đốc, chỉ đạo công việc trực tuyến xuống từng phòng ban và xưởng sản xuất; ngoài ra các phòng ban có chức năng tham mưu cho Giám đốc điều hành công việc của Công ty
Sơ đồ bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Tấn Đạt ( xem phụ lục 05)
Giám đốc Công ty: Là người chịu trách nhiệm quản trị doanh nghiệp, có nhiệm vụ quản lý toàn diện:
-Chỉ đạo công việc có liên quan đến tình hình tài chính của Công ty, trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ, kỹ thuật trong Công ty.
-Xây dựng mô hình tổ chức của công ty phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh.
- Chỉ đạo tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý chất lượng sản phẩm và công tác tuyển chọn đào tạo công nhân.
- Chỉ đạo các mặt ngoại giao, nhập hàng, tiêu thụ sản phẩm, kí kết và chỉ đạo thực hiện các hợp đồng mua và bán hàng hóa.
- Tổ chức xây dựng hệ thống thông tin các nội quy trong công ty.
-Thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động theo bộ luật lao động.
Phòng Kế toán:
-Tham mưu giúp Giám đốc phân bổ chỉ tiêu kế hoạch tài chính cho đơn vị.
-Triển khai công tác nghiệp vụ kế toán tài vụ trong toàn Công ty.
-Thực hiện quyết toán năm đúng tiến độ hoạch toán lỗ, lãi cho đơn vị, giúp cho ban giám đốc Công ty nắm chắc nguồn vốn, lợi nhuận.
-Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê, công tác quản lý thu chi tài chính của Công ty, thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho Cán bộ công nhân viên theo phê duyệt của Giám đốc.
-Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước phản ánh trung thực kết quả hoạt động của Công ty.
-Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ..trong Công ty và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc.
-Chủ trì làm việc với các cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra tài chính.
-Lập hồ sơ vay vốn trung hạn, ngắn hạn Ngân hàng, lập kế hoạch và quy định. - Chủ trì trong công tác giao dịch với các tổ chức tài chính có liên quan.
-Chủ trì hướng dẫn công tác hạch toán nghiệp vụ kế toán tài chính trong toàn Công ty theo quy định của pháp luật hiện hành, kiểm tra việc thực hiện chế độ hạch toán kế toán, quản lý tài chính và các chế độ chính sách khác liên quan đến công tác tài chính, kế toán của các đơn vị trực thuộc.
-Kiểm tra định kỳ về công tác kế toán, thực hiện chế độ chính sách, kỷ luật thu chi tài chính, kế toán vốn và các loại tài sản khác trong toàn công ty nhằm thực hiện đúng các chế độ chính sách của Nhà nước đã quy định.
-Tham gia soạn thảo, thẩm định hồ sơ, theo dõi, kiểm tra tiến độ giải ngân, thanh quyết toán đối với các hợp đồng kinh tế trong Công ty cũng như nguồn vốn đầu tư cho các dự án, các công trình do Công ty làm chủ đầu tư và thực hiện.
-Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên trong việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán tài sản của Công ty.
-Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Lãnh đạo yêu cầu.
Phòng hành chính:
-Xây dựng bộ máy tổ chức nhân viên của đơn vị phù hợp với sự phát triển của Công ty theo từng giai đoạn, theo chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ quy định.
-Tổng hợp tình hình hoạt động của Công ty hàng tháng, quý, năm; tạo sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng, các bộ phận trong đơn vị. Bảo đảm sự vận hành có hiệu quả các hoạt động chung của Công ty.
-Giúp Giám đốc quản lý người lao động theo quy định phân cấp quản lý của Bộ;
Giải quyết chế độ chính sách cho người lao động theo quy định của Nhà nước.
-Xây dựng các văn bản về nội quy, quy chế làm việc của đơn vị trình cấp trên xem xét.
-Quản lý nhân lực, bảo quản, giữ gìn cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật thuộc phạm vi của Phòng quản lý.
-Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc hoặc người được ủy quyền.
Phòng kinh doanh:
-Chiếm đa số là các nhân viên trẻ, năng động có nhiệm vụ đi khai thác thị trường tiêu thụ hàng hóa và tình hình kinh doanh của các đối thủ cạnh tranh, cũng như nắm bắt về thị trường hiện tại và tương lai.
-Duy trì những quan hệ kinh doanh hiện có, nhận đơn đặt hàng; thiết lập những những mối quan hệ kinh doanh mới bằng việc lập kế hoạch và tổ chức lịch công tác hàng ngày đối với những quan hệ kinh doanh hiện có hay những quan hệ kinh doanh tiềm năng khác.
-Hiểu rõ và thuộc tính năng, bao bì, giá, ưu nhược điểm của sản phẩm, sản phẩm tương tự, sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.
-Tiếp xúc khách hàng và ghi nhận toàn bộ các thông tin của khách hàng trong báo cáo tiếp xúc khách hàng.
-Lên dự thảo hợp đồng sau khi khách hàng đã đồng ý cơ bản, chuyển cho Giám đốc xin ý kiến về các điều khoản hợp đồng. Lập thủ tục ký kết hợp đồng, lưu bản copy hợp đồng, chuyển bản chính cho Trướng nhóm giữ, một bản chính cho phòng kế toán giữ.
-Trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hiện hợp đồng, bao gồm các thủ tục giao hàng, xuất hoá đơn, cùng khách hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm giao.
-Nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng….
-Theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng, hỗ trợ phòng kế toán đốc thúc công nợ, chỉ xong trách nhiệm khi khách hàng đã thanh toán xong.
-Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng. Tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
-Chăm sóc khách hàng và bán hàng theo lịch trình đã định.
Phòng thiết kế:
-Nghiên cứu nhu cầu và đặc điểm của đối tượng mà khách hàng yêu cầu.
-Dựa vào hợp đồng hay nhu cầu của thị trường thiết kế trên giấy những sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng và yêu cầu của Giám đốc để phục vụ cho việc sản xuất của Công ty.
-Khi sản phẩm bắt đầu được sản xuất thì hướng dẫn và kiểm tra các nhân viên đã sản xuất sản phẩm đúng yêu cầu chưa, mẫu mã sản phẩm và chất lượng có đúng như trong bản thiết kế và yêu cầu của khách hàng.
Xưởng sản xuất:
-Công tác quản lý, sử dụng lao động, máy móc thiết bị có hiệu qủa nhất.
-Chịu trách nhiệm nhận kế hoạch sản xuất, tổ chức điều hành thực hiện đạt kế hoạch sản xuất đảm bảo kỷ thuật, chất lượng sản phẩm, năng suất trước Giám đốc nhà máy.
-Chịu trách nhiệm thực hiện tốt các nội qui của nhà máy, của công ty về công tác quản lý lao động, quản lý tài sản và quản lý sản xuất, vệ sinh công nghiệp.
-Phối hợp với các đơn vị liên quan của xí nghiệp, thực hiện chế độ báo cáo hàng ngày, tuần, tháng.
-Xây dựng các đề án phát triển, phương án hoạt động theo các lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ của xưởng.
-Tổng kết đánh giá kết quả hoạt động theo các lĩnh vực chuyên môn của xưởng.
-Tổ chức thực hiện việc hướng dẫn chuyên môn nghiệp kỷ thuật nghiệp vụ theo đúng yêu cầu của khách hàng.
-Phối hợp công tác với các bộ phận khác trong xí nghiệp trong quá trình hoạt động.
-Hướng dẫn, giám sát cho cán bộ công nhân viên trực thuộc về qui trình sản xuất, kế hoạch kiểm soát quá trình.
-Thực hiện công tác sản xuất sản phẩm theo kế hoạch mà Công ty đã giao.
-Đảm bảo đúng chất lượng sản phẩm, tiến độ công việc, đảm bảo an toàn lao động trong quá trình sản xuất.
Nhìn chung , toàn bộ lực lượng công nhân viên của công ty đã phần nào đáp ứng được nhu cầu về số lượng ,chất lượng con người tại công ty Tấn Đạt. Tất cả đều giàu kinh nghiệm , nhiệt tình với công việc, có khả năng giải quyết mọi vấn đề công việc ở phòng ban một cách khéo léo và hiệu quả.