3.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Tấn Đạt Bộ máy quản lý cồng kềnh là một nhân tố gây cản trở đến hiệu quả HĐKD của doanh nghiệp. Do đó, để thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của công tác kế toán giúp cho bộ máy kế toán của Công ty phát huy được hết vai trò của mình, Công ty đã tổ chức công tác kế toán một cách khoa học hợp lý và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước, của ngành và vận dụng thích ứng với đặc điểm tổ chức kinh doanh, quản lý của Công ty. Theo đó kế toán của Công ty tổ chức mô hình kế toán tập trung. Công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán.
Các phần hành kế toán chủ yếu của Công ty gồm có: phần hành kế toán vốn bằng tiền; phần hành kế toán tài sản cố định, nguyên vật liệu ,công cụ dụng cụ; phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương; phần hành kế toán hàng hóa; phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.
Hệ thống bộ máy kế toán của Công ty gồm có 3 người gồm có kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp; kế toán thanh toán và công nợ; kế toán mua ,bán hàng
Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Tấn Đạt (xem phụ lục 08)
Trong đó:
* Kế toán trưởng:
Thực hiện công việc chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán, tổ chức hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của Công ty; Tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động tài chính, đôn đốc các khoản công nợ phải thu để bảo toàn và phát triển vốn; Theo dõi tài sản cố định, chi phí; tổng hợp số liệu của các phần hành kế toán và lập quyết toán vào cuối năm.
* Kế toán thanh toán và công nợ :
Làm nhiệm vụ viết phiếu thu, phiếu chi, vào sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán, theo dõi công nợ phải thu, phải trả, tính và thanh toán lương cho người lao động; Giao dịch với ngân hàng kiêm thủ quỹ.
* Kế toán mua bán hàng :
Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá đơn bán dịch vụ;Thực hiện viêc lập các chứng từ ban đầu về hàng mua, vào sổ chi tiết hàng mua và tổng hợp hàng mua theo chủng loại;Theo dõi các khoản phải thu,tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách hàng.
3.4.2 Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính 3.4.2.1 Các chính sách kế toán chung - Chế độ kế toán :
Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết đinh số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
- Kỳ kế toán năm bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán : Đồng Việt Nam ( VND ).
- Chế độ kế toán áp dụng : chế độ kế toán Doanh nghiệp Việt Nam.
- Hình thức kế toán áp dụng : Kế toán thủ công kết hợp Excel - Hình thức sổ sách kế toán áp dụng : Nhật ký chung.
- Phương pháp áp dụng thuế : Phương pháp khấu trừ. . Toàn bộ thuế GTGT đầu ra trong kỳ được khấu trừ với thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ.
3.4.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. Chế độ chứng từ kế toán Công ty đang áp dụng là theo đúng luật kế toán và theo quyết định số
48/2006/QĐ-BTC. Hiện nay,Công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính và có đăng ký với cơ quan thuế.
Theo đó, hệ thống chứng từ của công ty bao gồm các loại chứng từ sau:
Kế toán tiền lương: Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương, thưởng, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội…
Kế toán tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Biên lai thu tiền, Bảng kiểm kê quỹ (cho VNĐ và ngoại tệ , vàng bạc…), Bảng kê chi tiền.
Kế toán tiền gửi ngân hàng: uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi…
…..
3.4.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo chế độ kế toán của Bộ tài chín ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Bên cạnh đó, để công tác kế toán được thực hiện nhanh gọn, chính xác, Công ty xây dựng thêm các tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty.
Các tài khoản được mở chi tiết tại Công ty chủ yếu là TK 112,131,...
3.4.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Công ty đã đăng ký sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung kết hợp với sử dụng phần mềm Excel để lập bảng biểu, các bảng tính kế toán. Giữa các phần hành kế toán thường tiến hành luân chuyển số liệu trực tiếp qua mạng nội bộ.
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Sổ kế toán của công ty được ghi bằng máy vi tính. Hệ thống sổ kế toán của Công ty bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Căn cứ vào quy mô kinh doanh, yêu cầu của quản lý, trình độ nghiệp vụ của các cán bộ kế toán, hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Tấn Đạt là hình thức nhật ký chung. Các loại sổ của hình thức này gồm sổ Nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết.
Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ nhật ký chung, sổ cái. Trong đó sổ nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Và sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán.
Sổ kế toán chi tiết bao gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết, Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý.
Hình thức kế toán công ty áp dụng là hình thức kế toán trên máy vi tính. Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có để nhập vào dữ liệu vào máy vi tính theo bảng biểu đã được thiết kế sẵn. Các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối kỳ, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính.
Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết luôn đảm bảo sự trung thực, chính xác theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Tấn Đạt (xem phụ lục 03)
3.4.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Công ty sử dụng hệ thống báo cáo kế toán theo đúng chế độ và quy định của nhà nước, hệ thống báo cáo kế toán theo chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Các Báo cáo kế toán do phòng kế toán Công ty lập, người chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính là kế toán trưởng.
Kỳ lập báo cáo: Công ty sử dụng kỳ kế toán theo năm. Kỳ kế toán năm là mười hai tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch.
Hệ thống báo cáo tài chính được lập bao gồm:
Bảng Cân đối kế toán (mẫu B01 – DN), Thể hiện tính minh bạch trong báo cáo Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu B02 – DN),phản ánh tổng hợp tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo từng loại trong thời kỳ kế toán và tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu B03-DN), nhằm trình bày cho người sử dụng biết luồng tiền trong doanh nghiệp được sinh ra bằng nào và doanh nghiệp sử dụng nó ra sao trong kỳ báo cáo.
Bản Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu B09 – DN), dùng để mô tả mang tính chất tường thuật hoặc phân tích chi tiết các thông tin số liệu đã được trình bày trong
bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh , báo cáo lưu chuyển tiền tệ cũng như các thông tin cần thiết khác theo yêu cầu của các chuẩn mực kế toán cụ thể.
Ngoài ra, Công ty lập thêm các báo cáo khác: tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Các báo cáo này được gửi tới Cơ quan thuế, Ban giám đốc. Các báo cáo này là cơ sở để giải trình cho tất cả các hoạt động của một kỳ kế toán.
Bên cạnh Báo cáo tài chính, Công ty còn lập các báo cáo quản trị nhằm cung cấp thông tin cần thiết, kịp thời cho lãnh đạo Công ty để có phương hướng và ra các quyết định linh hoạt, kịp thời trong kinh doanh nhằm nâng cao lợi nhuận. Các báo cáo này được lập theo yêu cầu khi cần thiết và chúng đều có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động quản lý kinh tế của Công ty. Các báo cáo quản trị nội bộ gồm như: Báo cáo các khoản phải thu, phải trả, tình hình công nợ, tình hình xuất, nhập, tồn các sản phẩm, hàng hóa, phẩm, phân tích kết quả về tài chính và các hoạt đồng kinh doanh,… Các báo cáo này được gửi tới Ban Giám đốc Công ty.
3.4.3 Tổ chức kiểm tra công tác kế toán
Công tác kế toán được các cơ quan quản lý cấp trên thường xuyên kiểm tra về việc chấp hành các quy chế, chế độ trong quản lý tài chính , báo cáo tài chính của công ty .Đưa ra quyết định xử lý, công tác kiểm tra, kiểm soát của cấp trên được thực hiện định kỳ 1 năm 1 lần , khi cần thiết có thể là kiểm tra đột xuất. Nội dung kiểm tra vốn, tài sản , doanh thu , chi phí , thu nhập, việc sử dụng các quỹ của doanh nghiệp.
Cơ quan kiểm tra kế toán trong nội bộ công ty là do Gíam đốc, kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo, tiến hành kiểm tra. Nội dung kiểm tra bao gồm , kiểm tra việc ghi chép phản ánh trên chứng từ , tài khoản, sổ và báo cáo kế toán đảm bảo việc thực hiện đúng chính sách , chế độ quản lý tài chính , thể lệ kế toán ...