PHẦN IV: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
IV.4. Hoạt động của các bộ phận trong Công ty
IV.4.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty và chức năng của từng bộ phận
* Thành phần cán bộ chủ đạo của Công ty:
+ Giám đốc điều hành: Ông Vũ Mạnh Hào + Giám đốc: Bà Nguyễn Thị Mùi
+ Trưởng Phòng Tổ chức hành chính: Ông Cao Dũng Tiến + Trưởng Phòng Kinh doanh: Ông Vũ Trung Hiếu
+ Trương Phòng Kỹ thuật: Bà Đỗ Thị Hồng Hương + Quản đốc: Ông Dương Văn Kiên
+ Trưởng Phòng Kế toán: Ông Trần Văn Toản + Trưởng Phòng Cơ Năng: Ông Nguyễn Quang Hải
Đỗ Thị Hải Yến Luận văn thạc sĩ khoa học
•Sơ đồ tổ chức của Công ty:
Hình 2: Sơ đồ tổ chức của Công ty
Phòng cơ năng CNTP
Hồ Chí Minh
Phòng kinh doanh
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
Phòng tài chính kế toán
Phòng tổ chức hành chính
Phòng sản xuất
Phòng kỹ thuật
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
Kiêm giám đốc điều hành
Các nhân viên nghiệp vụ
Các lái xe
Tổ kho Tổ
Văn phòng
Tổ bảo vệ
Tổ Cây cảnh
Tổ nhà ăn
Tổ sản xuất nước giải khát
Tổ rửa chai chiết rượu
Tổ hoàn thiện rượu GIÁM ĐỐC CÔNG TY
Đại diện pháp luật
Quản lý kênh nhà
hàng
QL khu vực Hà nội
QL Siêu thị
Đỗ Thị Hải Yến Luận văn thạc sĩ khoa học
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
a/ Hội đồng thành viên-Ban lãnh đạo: bao gồm Giám đốc và Giám đốc điều hành, là cấp lãnh đạo cao nhất có nhiệm vụ vạch ra mục tiêu và chiến lược hoạt động của Công ty, đồng thời phân công trách nhiệm, quyền hạn cho từng phòng ban, bộ phận.
b/ Bộ phận Tổ chức hành chính
- Tuyển chọn đào tạo và quản lý nguồn nhân lực cho toàn Công ty.
- Là nơi tiếp nhận công văn đi và đến của Công ty.
- Tổ chức các hoạt động tập thể và các phong trào của Công ty.
- Chăm lo chế độ về lao động và đời sống cho công nhân viên.
- Kiêm phụ trách về mua sắm vật tư và trang thiết bị theo yêu cầu của các phòng ban khác.
c/ Phòng Kinh doanh
- Chịu trách nhiệm về các hoạt động tiếp nhận và triển khai các yêu cầu của công việc, phát triển thị trường, giới thiệu các sản phẩm đến khách hàng, tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu cũng như khiếu nại của khách hàng.
- Thực hiện hoạt động đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng.
d/ Phân xưởng sản xuất
- Chịu trách nhiệm về các hoạt động sản xuất, hoạt động vệ sinh nhà xưởng và các hoạt động vệ sinh của công nhân trực tiếp tham gia sản xuất của Nhà máy.
Chịu trách nhiệm về hoạt động kiểm soát động vật, côn trùng trong phạm vi xưởng sản xuất.
- Liên quan đến hoạt động kiểm soát sản phẩm không phù hợp, nhận biết và truy tìm nguồn gốc sản phẩm.
e/ Phòng Kế toán
- Quản lý việc thu chi và cân đối ngân sách của Công ty, lập kế hoạch quỹ tài chính cho toàn Công ty.
- Quản lý xuất, nhập nguyên vật liệu, thành phẩm và bán thành phẩm.
f/ Phòng Kỹ thuật-KCS.
Đỗ Thị Hải Yến Luận văn thạc sĩ khoa học - Là bộ phận chế biến chính các sản phẩm trước khi đưa vào công đoạn đóng chai và hoàn thiện ở xưởng sản xuất.
- Chịu trách nhiệm về các hoạt động kiểm soát chất lượng, hoạt động truy tìm nguồn gốc và các sản phẩm không phù hợp và các hoạt động về kiếm soát các thiết bị đo lường và theo dõi.
- Chịu trách nhiệm về các hoạt động kiểm tra chất lượng nguyên liệu, hoạt động đánh giá nhà cung cấp và hoạt động kho tàng của Nhà máy.
g/ Bộ phận Cơ năng
- Chịu trách nhiệm về các hoạt động bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị sản xuất.
IV.4.2. Khảo sát và đánh giá hoạt động của các phòng ban trong Công ty a/ Bộ phận Ban lãnh đạo-Giám đốc
* Chính sách- mục tiêu an toàn thực phẩm của Công ty Cam kết về chất lượng:
- Anh Đào luôn tìm tòi sáng tạo trong nghiên cứu và sản xuất, hướng đến mục tiêu sử dụng nguồn nguyên liệu tự nhiên của Việt Nam để sản xuất ra những sản phẩm giàu dinh dưỡng, an toàn, có lợi cho sức khoẻ của người tiêu dùng.
- Áp dụng hệ thống quản lý chât lượng theo tiêu chuẩn ISO 22000:2005 trong sản xuất và kinh doanh để sản xuất ra những sản phẩm tốt nhất đáp ứng các tiêu chuẩn trong nước và quốc tế, đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng.
- Anh Đào sản xuất kinh doanh vì danh dự và trách nhiệm của thương hiệu Anh Đào, vì sức khoẻ của cộng đồng.
Chính sách chất lượng:
Anh Đào luôn hướng tới mục tiêu VÌ CHẤT LƯỢNG CUỘC SỐNG, bằng những nghiên cứu sáng tạo, sản xuất ra những sản phẩm Đồ uống chất lượng cao, mang sắc thái riêng, tinh tuý, VỚI NHỮNG DỊCH VỤ TỐT NHẤT Và GIÁ CẢ HỢP LÝ.
* Hoạt động theo dõi và đo lường quá trình
Đỗ Thị Hải Yến Luận văn thạc sĩ khoa học - Hàng ngày các trưởng phòng ban lập bảng báo cáo công việc và kế hoạch làm việc và kế hoạch công việc của phòng ban mình trong ngày làm việc tiếp theo gửi lên Giám đốc điều hành vào cuối buổi làm việc và nhận lại báo cáo này tại phòng Bảo vệ vào đầu buổi làm việc sau, trong đó Giám đốc điều hành sẽ đưa ra những chỉ đạo cụ thể về công việc cần thực hiện trong ngày cho các phòng ban nếu có.
- Thông qua các cuộc họp giao ban hàng tuần, hàng tháng, quý các trưởng bộ phận luôn thông báo kịp thời các hoạt động trong từng bộ phận và những vấn đề phát sinh trong các hoạt động đó đến Ban Giám đốc để từ đó giải quyết nhanh chóng và triệt để các vấn đề phát sinh, luôn giải quyết tốt các yêu cầu của khách hàng
* Hoạt động hoạch định hệ thống quản lý
- Mỗi đâu năm, các phòng ban tiến hành tổng kết các hoạt động trong năm vừa qua và lập mục tiêu chất lượng cho phòng ban mình trong năm hoạt động tiếp theo, gửi về Ban giám đốc trước 31/12. Từ các mục tiêu chất lượng các phòng ban và định hướng chiến lược chung của Ban Giám đốc, Ban Giám đốc sẽ tiến hành họp cùng với trưởng các phòng ban để xây dựng mục tiêu chất lượng chung cho toàn Công ty cũng như mục tiêu chất lượng cụ thể và chính thức cho các phòng ban.
- Hàng tháng, Ban Giám đốc tổng kết tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty và đề ra mục tiêu cụ thể cho từng tháng hoạt động.
* Hoạt động xem xét hệ thống quản lý
- Thông qua các cuộc họp giao ban và các cuộc họp xem xét của lãnh đạo, Ban giám đốc xem xét một cách toàn diện hệ thống quản lý để có những điều chỉnh kịp thời.
b/. Phòng Tổ chức hành chính
* Hoạt động kiểm soát tài liệu và hồ sơ
- Đã thiết lập được hệ thống quy chế, quy định hoạt động chung cho Công ty và phổ biến đến từng phòng ban, các công văn đi và đến được kiểm soát một cách đầy đủ.
Đỗ Thị Hải Yến Luận văn thạc sĩ khoa học - Hoạt động phân phối tài liệu hồ sơ được tiến hành đầy đủ, đồng bộ đảm bảo tất cả các bộ phận có liên quan trong hệ thống đều được cập nhật những văn bản và hồ sơ cần thiết một cách đầy đủ.
- Việc lưu trữ và kiểm soát các hồ sơ hoạt động được thực hiện tuy nhiên còn một số thiếu sót như tài liệu Sổ tay chất lượng HACCP đã được sửa đổi ngày 29/09/2010 nhưng khi kiểm tra thì tại Phòng Kỹ Thuật vẫn còn lưu giữ bản sửa đổi ngày 15/09/2007 mà bản này không có giấu hiệu để nhận biết là văn bản đã lỗi thời.
* Hoạt động đào tạo
- Chủ yếu đào tạo nâng cao trình độ cho bộ phận Kỹ thuật và Kinh doanh, có đào tạo hội nhập cho công nhân viên mới nhưng chương trình đào tạo chưa chú trọng nhiều đến các quy trình và kiến thức vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Hàng năm Công ty có tiến hành đào tạo về kiến thức vệ sinh an toàn thực phẩm cho toàn bộ cán bộ công nhân viên và lưu hồ sơ đầy đủ.
* Hoạt động kiểm soát vệ sinh cá nhân và bệnh dịch
- Công ty có tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho công nhân tại bộ phận sản xuất, có xét nghiệm viêm gan A và E cho các công nhân tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm cụ thể là phòng Kỹ thuật và các công nhân làm việc trong phòng chiết rót .
c/ Bộ phận kinh doanh.
* Hoạt động tiếp nhận và triển khai các yêu cầu của công việc
- Có xây dựng kế hoạch công việc đầy đủ, tuy nhiên việc chuyển yêu cầu công việc xuống bộ phận sản xuất vẫn chủ yếu thực hiện bằng chỉ thị miệng mà ít sử dụng văn bản vì vậy vẫn còn xảy ra tình trạng bộ phận Sản xuất không đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng
- Các phản hồi của khách hàng đã được nhân viên Kinh doanh và nhân viên trực điện thoại ghi nhận đầy đủ và phản hồi lại các ban Giám đốc và các bộ phận có liên quan.
* Hoạt động đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng
- Các hoạt động đo lường và đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng chưa được thực hiện thường xuyên, chỉ tiếp nhận thông tin khi có sự phản ánh của khách hàng.
Đỗ Thị Hải Yến Luận văn thạc sĩ khoa học - Chưa có quy định rõ ràng về việc đổi trả hàng khi có yêu cầu của khách hàng.
d/ Xưởng sản xuất
* Hoạt động quy trình sản xuất:
- Đã xây dựng các quy trình sản xuất đầy đủ trong đó mô tả chi tiết các bước thực hiện và yêu cầu của công việc phù hợp với thực tế.
- Chưa có hướng dẫn công việc cho một số công đoạn được xây dựng bằng văn bản mà chỉ hướng dẫn công việc thông qua quản đốc và các tổ trưởng.
- Đã xây dựng được lưu đồ quy trình công nghệ đầy đủ cho các quy trình sản xuất các sản phẩm cụ thể.
* Hoạt động vệ sinh nhà xưởng sản xuất
- Đã thiết lập được các quy phạm vệ sinh trong đó thể hiện rõ các bước thực hiện và yêu cầu cần đáp ứng về vệ sinh.
* Hoạt động chống nhiễm chéo giữa các công đoạn
- Nhà máy đã đảm bảo được việc tránh lây nhiễm chéo giữa các công đoạn sản xuất cụ thể là đường đi của công nhân, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất được bố trí theo một hướng từ khu nguyên liệu đến thành phẩm.
- Tại bộ phận này đã có hoạt động kiểm sóat sử dụng, bảo quản hóa chất: các hóa chất như nước tẩy rửa ở khu vực rửa, tuy nhiên chưa thấy có hướng dẫn an toàn sử dụng cho các hóa chất cụ thể như NaOH, Oxini active,…
* Hoạt động vệ sinh của công nhân tham gia sản xuất
- Công nhân tham gia sản xuất được cung cấp đồ bảo hộ đầy đủ bao gồm áo, mũ, găng tay, khẩu trang, ủng, có khu vệ sinh cá nhân và phòng thay trang phục bảo hộ cho công nhân trước khi tham gia vào sản xuất.
- Trong khu vực sản xuất có hoạt động kiểm soát động vật gây hại nhưng không được thực hiện thường xuyên và không có kế hoạch kiểm soát động vật gây hại cũng như hồ sơ chứng mình hoạt động này.
- Hàng ngày có kiểm tra sức khỏe sơ bộ của công nhân để bố trí công việc vào trước ca làm việc và lưu hồ sơ đầy đủ.
* Hoạt động kiểm soát nhận biết, truy tìm nguồn gốc sản phẩm không phù hợp
Đỗ Thị Hải Yến Luận văn thạc sĩ khoa học - Có quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp, có thể truy xuất được nguồn gốc của sản phẩm khi có yêu cầu.
e/ Phòng Kỹ thuật-KCS
* Hoạt động kiểm tra chất lượng nguyên liệu
- Có xây dựng tiêu chuẩn nguyên vật liệu đầu vào trong đó quy định rõ các tiêu chuẩn cần có với nguyên vật liệu và biện pháp kiểm tra, tuy nhiên tại thời điểm kiểm tra một số phương tiện để kiểm tra các chỉ tiêu chưa được cung cấp cụ thể là ngày 12/03/2011 có nhập một lô quả dâu, tuy nhiên khi cần kiểm tra chỉ tiêu thuốc trừ sâu thì các kít thử nhanh như trong tiêu chuẩn quy định không có sẵn, được giải thích là bộ kít vừa bị hết và chưa được mua thêm.
* Hoạt động đánh giá nhà cung cấp
- Chưa có quy định rõ ràng về việc lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp.
- Hoạt động đánh giá nhà cung cấp chưa được thực hiện.
- Các chỉ tiêu vệ sinh an toàn thực phẩm đối với từng sản phẩm đã được xây dựng và có quy trình kiểm tra đầy đủ.
* Hoạt động truy tìm nguồn gốc, kiểm soát sản phẩm không phù hợp
Có quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp và quy trình truy xuất nguồn gốc sản phẩm đầy đủ, có tính khả thi.
* Hoạt động kiểm soát thiết bị đo lường – theo dõi
- Tại hầu hết các thiết bị máy móc của Công ty đều có dán hướng dẫn sử dụng, vận hành, tuy nhiên tại một số thiết bị chưa có hướng dẫn vận hành như hệ thống chiết rót 3 trong 1.
- Có kiểm định và kiểm tra các thiết bị đo lường đầy đủ.
f/ Bộ phận Kế toán
* Hoạt động kiểm soát chi phí
- Các hoạt động kiểm soát thu chi đều được kiểm soát và lưu hồ sơ đầy đủ.
- Kiểm soát việc theo dõi công nợ của khách hàng đầy đủ và có lưu hồ sơ để kiểm soát.
* Hoạt động quản lý kho tàng
Đỗ Thị Hải Yến Luận văn thạc sĩ khoa học - Đã xây dựng và áp dụng quy định lưu kho đối với nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm và hóa chất đầy đủ.
- Đảm bảo tốt điều kiện lưu kho phù hợp với từng chủng loại hàng hóa.
- Việc sắp xếp hàng hóa và nguyên vật liệu trong các kho chưa hợp lý, gây khó khăn trong việc quản lý kho và đảm bảo nhập trước xuất trước.
g/ Bộ phận Cơ năng
* Hoạt động bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị sản xuất.
- Các thiết bị sản xuất được bảo dưỡng thường xuyên và theo định kỳ cụ tuy nhiên chưa có kế hoạch bảo trì bảo dưỡng và lưu hồ sơ về bảo trì bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị bằng văn bản.
- Khi mua các bộ phận, phụ tùng thay thế bên ngoài không có đủ hồ sơ lưu trữ.
- Thiết bị mà Công ty đang sử dụng đã đảm bảo không gây độc hại cho sản phẩm, dễ tháo lắp.
* Đánh giá hoạt động toàn Công ty
- Các bộ phận trong Công ty đã thống nhất được hoạt động thành một thể tương đối thống nhất, tuy vẫn còn một số bộ phận chưa được kiểm soát tốt.
- Hệ thống quản lý vệ sinh an toàn thực phẩm và quản lý chất lượng chung hoạt động tương đối tốt.
- Công ty đã có hướng dẫn và quy trình cụ thể cho từng bộ phận về hoạt động vệ sinh an toàn thực phẩm trong sản xuất.
- Công ty đã có hoạch định hệ thống quản lý chất lượng của mình, tuy nhiên việc thực hiện còn chưa được chặt chẽ ở một số khâu tại một số bộ phận.