Người soạn thảo Người kiểm tra Giám đốc Họ và tên
Ký tên Ngày
Tài liệu này và các thông tin trong tài liệu là tài sản của công ty TNHH Anh Đào và không được sao chép, copy, in ấn hoặc sang băng dưới bất cứ hình thức nào nếu không có sự cho phép trước của công ty TNHH Anh Đào.
1- Mục đích:
Đảm bảo rằng các tài liệu đang lưu hành trong Công ty được kiểm soát chặt chẽ và thuận tiện khi sử dụng:
- Phân biệt và tránh sử dụng các tài liệu lỗi thời.
- Phân loại và chuyển các tài liệu có ảnh hưởng đến chất lượng công việc tới nơi sử dụng một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời.
Đỗ Thị Hải Yến Luận văn thạc sĩ khoa học - Nhằm đảm bảo các tài liệu được người đúng thẩm quyền phê duyệt trước khi
ban hành.
- Các tài liệu hiện hành phải sẵn có tại những nơi đang tiến hành các công việc mấu chốt, để hệ thống quản lý luôn hoạt động có hiệu lực;
- Các tài liệu sai hay lỗi thời được loại bỏ ngay khỏi nơi sử dụng để đảm bảo tránh việc sử dụng nhầm lẫn.
2- Phạm vi áp dụng:
- Để kiểm soát các tài liệu nội bộ và tài liệu bên ngoài được sử dụng trong Công ty.
- Áp dụng ở tất cả các bộ phận trong Công ty.
3- Tài liệu tham khảo:
- TCVN ISO 22000:2005 4- Định nghĩa:
4.1 Tài liệu:
- Tài liệu nội bộ: được hiểu là các quy trình, các qui định, biểu mẫu do Công ty ban hành
- Tài liệu bên ngoài: là tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài như quyết định, nghị định, thông tư, các tài liệu kỹ thuật ...được sử dụng để thực hiện các hoạt động trong Công ty.
4.2 Tài liệu được kiểm soát:
- Tài liệu nội bộ được kiểm soát:
+ Bản chính có chữ ký sống của người có thẩm quyền phê duyệt và có thể có dấu Công ty mầu đỏ. Khi thay đổi tài liệu phải được cập nhật cho các đơn vị và cá nhân liên quan.
+ Bản Coppy được đóng dấu tài liệu kiểm soát vào góc trên bên phải của tài liệu.
+ Tài liệu lỗi thời được thu hồi và hủy, chỉ lưu lại bản gốc để tham khảo và bản
Đỗ Thị Hải Yến Luận văn thạc sĩ khoa học
- Tài liệu bên ngoài được kiểm soát:
Là tài liệu mà đã cập nhật vào danh mục tài liệu bên ngoài
4.3 Tài liệu không được kiểm soát: Là tài liệu không tuân theo quy định ở mục 4.2 4.4 Danh mục các chữ viết tắt
5- Nội dung:
5.1 Kiểm soát tài liệu:
5.1.1 Lưu đồ kiểm soát tài liệu nội bộ:
Đỗ Thị Hải Yến Luận văn thạc sĩ khoa học
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Trách nhiệm Hoạt động Tài liệu Liên quan
Các bộ phận
Trưởng bộ phận & GĐ
Giám Đốc
Cán bộ phụ trách chuyên môn Cán bộ phụ trách chuyên môn Cán bộ phụ trách chuyên môn
GĐ và /hoặc trưởng bộ phận
Cán bộ phụ trách chuyên môn Cán bộ phụ trách chuyên môn án bộ phụ trách chuyên môn
Phiếu yêu cầu BM-04
Phiếu yêu cầu BM-04
Phiếu yêu cầu BM-04
Ghi vào tài liệu dự thảo
Tài liệu dự thảo
Tài liệu đã hoàn chỉnh
Tài liệu đã hoàn chỉnh
Dấu kiểm soát (dấu chéo) BM-03
BM-01 Xem xét
Phân công soạn thảo /sửa đổi tài liệu
Dự thảo tài liệu
Lấy ý kiến các bộ phận liên quan
Hoàn chỉnh tài liệu
Xem xét Phê duyệt
Copy, đóng dấu kiểm soát
Không Yêu cầu soạn thảo
/sửa đổi tài liệu
Có
Đạt
Đỗ Thị Hải Yến Luận văn thạc sĩ khoa học
Cập nhật vào Danh mục tài liệu
Lưu hồsơ
Đỗ Thị Hải Yến Luận văn thạc sĩ khoa học Diễn giải: Khi có nhu cầu cung cấp tài liệu, sửa đổi tài liệu cho phù hộp vơí thực tế các bộ phận làm đề nghị soạn thảo/sửa đổi /bổ sung tài liệu.Biểu mẫu BM -01- 04.Trưởng bộ phận xác nhận.Tài liệu liên quan đến chuyên môn của bộ phận nào thị bộ phận đó soạn thảo /sửa đổi /bổ sung.
Tài liệu chung nhân viên bộ phận chính soạn thảo /sửa đổi, tài liệu kỹ thuật bên ngoài lập File riêng theo dõi theo thủ tục biểu mẫu kiểm soát tài liệu bên ngoài.
Trưởng các bộ phận phải xác định bộ phận mình có, cần bao nhiêu tài liệu, lập danh mục tài liệu bên trong, bên ngoài.
Cán bộ phụ trách chuyên môn là cán bộ liên quan và hiểu biết nhất về lĩnh vực tài liệu đề cập tới.Khi soạn xong tài liệu cần chuyển tới trưởng bộ phận xem xét, chuyển tới các bộ phận liên quan đóng góp kiến và xin phê duyệt của giám đốc.
Lập bảng danh sách nhân viên quản lý tài liệu của Công ty, nhân viên có trách nhiệm lưu giữ đăng kí, cập nhật các tài liệu.
5.1.2 Kiểm soát tài liệu bên ngoài:
- Dấu hiệu kiểm soát tài liệu bên ngoài theo mục 4.2 của tài liệu này.
- Việc kiểm soát tài liệu bên ngoài: Bộ phận nào sử dụng tài liệu bên ngoài thì phải báo giám đốc và cập nhật vào danh mục tài liệu bên ngoài của Công ty theo BM - 01-02.
- Các bộ phận có tài liệu bên ngoài được sử dụng thì lập danh mục tài liệu bên ngoài theo BM -02.
5.2 Hình thức trình bày tài liệu:
+ Các quy trình được qui định trình bày giống trang 1, trang 2 của tài liệu này.
+ Các biểu mẫu có 2 loại
- Đối với công văn gửi các cơ quan hành chính sự nghiệp nhà nước trình bày theo mẫu văn bản pháp qui.
Đỗ Thị Hải Yến Luận văn thạc sĩ khoa học - Các văn bản, báo cáo… sử dụng cho các hoạt động khác nhau trong Công ty, trình bày theo các BM đã qui định trong các qui trình đã ban hành, nhưng cần lưu ý phải có mã số và ngày ban hành để kiểm soát.
5.3 Qui định ký mã hiệu :
5.3.1 Qui trình,( Qui định, hướng dẫn): ký hiệu QT -xx, trong đó:
- QT là chữ viết tắt của qui trình, (qui định, hướng dẫn) - xx là số thứ tự của qui trình, (qui định, hướng dẫn) từ 01-99.
5.3.2 Biểu mẫu: ký hiệu BM -yy, trong đó:
- BM là chữ viết tắt của biểu mẫu - yy là số thứ tự của biểu mẫu từ 01-99 . 5.3.3 Mô tả công việc: ký hiệu MT -xx, trong đó:
- MT là chữ viết tắt của mô tả công việc - xx là số thứ tự của mô tả công viêc từ 01-99.
5.4 Nội dung tài liệu :
5.4.1 Nội dung của qui trình bao gồm các mục sau:
1. Mục đích: Nêu mục đích của tài liệu
2. Phạm vi áp dụng: Nêu phạm vi mà tài liệu được áp dụng
3. Tài liệu tham khảo: Liệt kê những tài liệu được sử dụng khi soạn thảo hoặc thực hiện qui trình
4. Định nghĩa: Nêu định nghĩa các khái niệm mới hoặc các chữ viết tắt trong tài liệu (nếu có).
5. Nội dung: Nêu nội dung chi tiết của qui trình
6. Lưu hồ sơ: Nêu các hồ sơ cần lưu, nơi lưu trữ và thời gian lưu trữ các hồ sơ đó
7. Phụ lục: Nêu các biểu mẫu và tài liệu diễn giải cần thiết kèm theo (nếu có).
Đỗ Thị Hải Yến Luận văn thạc sĩ khoa học 5.5 Trách nhiệm viết và phê duyệt các loại tài liệu: được thực hiện theo qui định phân cấp của doanh nghiệp:
Loại tài liệu Trách nhiệm viết Phê duyệt
- Các quy trình, qui định, - Hướng dẫn, mô tả vị trí công việc.
Trưởng bộ phận Cán bộ chuyên môn
Giám đốc Công ty
5.6 Phân phối tài liệu:
5.6.1 Tài liệu sau khi được phê duyệt, Cán bộ phụ trách chuyên môn sẽ sao chụp đóng dấu kiểm soát để phân phối cho các Phòng, các bộ phận liên quan. Khi phân phối tài liệu phải ghi vào sổ phân phối theo BM -03 và có chữ ký của người nhận.
5.6.2 Mỗi cặp tài liệu phải có Danh mục tài liệu các tài liệu được lưu trong cặp đó theo M-01.
5.6.3 Các tài liệu muốn phân phối ra bên ngoài phải được phép của Trưởng bộ phận.
5.7 Sửa đổi và cập nhật tài liệu:
5.7.1 Trong quá trình sử dụng nếu thấy tài liệu cần phải sửa đổi thì những nội dung sửa đổi phải được xem xét phê duyệt bởi các cấp trước đó như khi ban hành tài liệu mới. Trình tự sửa đổi tài liệu được thực hiện theo lưu đồ mục 5.1. Mọi yêu cầu về sửa đổi của tài liệu phải được cập nhật vào sổ theo dõi yêu cầu sửa đổi tài liệu.
5.7.2 Nội dung thay đổi được ghi trong Bảng theo dõi thay đổi tài liệu, cập nhật ở trang 1 của mỗi tài liệu.
5.7.3 Người quản lý tài liệu có trách nhiệm cập nhật tài liệu đã sửa đổi vào Danh mục tài liệu, đồng thời phải thu hồi tài liệu cũ để tránh sử dụng nhầm lẫn.
Đỗ Thị Hải Yến Luận văn thạc sĩ khoa học 5.7.4 Tài liệu thu hồi sẽ được huỷ bỏ, nếu bản gốc tài liệu cũ được giữ lại để tham
khảo, thì ở trang bìa phải gạch chéo để tránh sử dụng nhầm tài liệu lỗi thời.
6- lưu Hồ sơ:
Bộ phận hành chính lưu giữ:
- Sổ theo dõi sửa đổi tài liệu, sổ phân phối tài liệu.
- Thời gian lưu tối thiểu là 02 năm (tính thời gian lưu bắt đầu từ khi ghi hết sổ).
7- Phụ lục
- Danh mục tài liệu nội bộ BM-01 - Danh mục tài liệu bên ngoài BM-02 - Sổ phân phối tài liệu BM-03 - Phiếu yêu cầu viết hoặc sửa tài liệu BM-04
Công ty TNHH Anh Đào BM-01 Danh mục tài liệu nội bộ
Bộ phận:
Người lập: Ngày lập:
Ngày ban hành :
STT Tên tài liệu Mã số Bộ phận ban hành
Ngày ban hành Lần sửa đổi
Đỗ Thị Hải Yến Luận văn thạc sĩ khoa học Công ty TNHH Anh Đào BM-02
DANH MỤC TÀI LIỆU BÊN NGOÀI Bộ phận:
Người lập: Ngày lập:
Ngày ban hành :
STT Tên tài liệu Nơi phát hành năm phát hành Ngày nhận
Đỗ Thị Hải Yến Luận văn thạc sĩ khoa học Công ty TNHH Anh Đào BM-03
Sổ phân phối tài liệu Bộ phận:
Người lập: Ngày lập: Ngày ban hành:
STT
Công ty TNHH Anh Đào BM-04 Phiếu yêu cầu soạn thảo / sửa đổi tài liệu
Bộ phận:
Người lập: Ngày lập: Ngày ban hành:
STT Tài liệu yêu cầu soạn thảo /sửa đổi
Mã số Bộ phận yêu cầu
Người dự thảo
Ngày ban hành
Đỗ Thị Hải Yến Luận văn thạc sĩ khoa học