CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI
2.1.9 Lập bộ chứng từ thanh toán
Sau khi giao hàng xong, công ty tiến hành lập bộ chứng từ thanh toán theo yêu cầu của hợp đồng, trình cho ngân hàng để lấy tiền.
Thanh toán theo phương thức L/C:
Thanh toán theo phương thức này thì bộ chứng từ phải phù hợp với L/C cả nội dung lẫn hình thức. Thông thường bộ chứng từ thanh toán bao gồm các loại giấy tờ sau:
+ Hối phiếu thương mại (Commercial Bill of Exchange) + Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
+ Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
+ Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng (Certificate of quantity/weight) + Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)
+ Phiếu đóng gói (Packing list) + Những chứng từ khác nếu cần
Thanh toán theo phương thức TT:
Thanh toán theo phương thức này thì công ty chỉ áp dụng đối với những khách hàng quen thuộc, trong trường hợp này bộ chứng từ chỉ cần:
+ Hợp đồng mua bán (Sales Contract) + Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
+ giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) + Phiếu đóng gói (Packing list)
Hợp đồng thương mại
Tại công ty, hợp đồng thương mại được công ty lập theo 3 mẫu sẵn, nhân viên công ty chỉ điền vào những chi tiết cho phù hợp. Sau đó, đưa cho Tổng Gíam Đốc ký và đóng dấu. Hợp đồng thương mại được lập thành nhiều bản tùy theo yêu cầu của nhà nhập khẩu. Trong trường hợp bộ chứng từ không có hối phiếu (Draff) thì hóa đơn thương mại có tác dụng thay thế hối phiếu là cơ sở cho việc đòi tiền.
Hóa đơn thương mại ngoài việc dùng để đòi tiền nhà nhập khẩu, còn được dùng trong việc khai báo Hải quan. Nó nói lên giá trị của hàng hóa và bằng chứng của việc mua bán. Trên cơ sở đó, Hải quan tiến trình kiểm tra . Số tiền ghi trên hóa đơn phải khớp với tờ khai hải quan.
Phiếu đóng gói: (Packing list)
Là chứng từ hàng hóa liệt kê tất cả những mặt hàng, loại hàng được đóng gói trong từng kiện hàng(thùng hàng, container) và toàn bộ lô hàng được giao. Phiếu đóng gói do công ty lập ra khi đóng gói hàng hóa. Phiếu thường lập thành 3 bản:
Nội dung của phiếu đóng gói:
Số hiệu của hóa đơn (For Invoice No)
Số hợp đồng (Contract No)
Tên người bán
Tên người mua
Cách thức đóng gói
Số thứ tự của kiện hàng
Loại hàng, số lượng hàng đóng trong từng kiện hàng, trọng lượng tịnh, trọng lượng bao bì.
Vận đơn:
Sau khi hàng hóa được giao nhận xong cho phương tiện vận tải, nhân viên công ty sẽ liên hệ đại lý hãng tàu để lấy vận đơn. Điều quan trọng là phải lấy được B/L sạch, có như vậy ngân hàng mới chịu thanh toán. Bộ chứng từ trên vận đơn gốc phải có dấu “Original”.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
C/O có nhiều loại như: Form A, Form B, Form T, Form C, Form D... nhưng công ty thường sử dụng 2 loại form chính đó là Form A, Form B.
Form A(màu xanh): là loại C/O dùng cho các mặt hàng được xuất sang các nước thuộc hệ thống GSP (Generalized System Preferance – chế độ thuế quan ưu đãi)
Form B (màu hồng): là loại C/O dùng cho các mặt hàng được xuất sang các nước thuộc Châu Á.
Bộ chứng từ cần xuất trình khi cấp C/O:
Đơn đề nghị cấp C/O (theo mẫu)
Giấy chứng nhận xuất xứ (1 bản chính, 3 bản sao)
Hợp đồng thương mại(1 bản chính)
Tờ khai hàng hóa xuất khẩu: (1 bản sao)
Tùy thuộc vào thị trường và từng mặt hàng mà công ty sử dụng Form A hay Form B. Trên cả 2 Form thì đều có dấu của Tổng Gíam Đốc và cơ quan cấp C/O.
Khi nhận chứng từ cấpp C/O, cơ quan kiểm tra tiến hành kiểm tra dựa trên tờ khai xuất khẩu(bản chính) mà nhân viên giao nhận mang theo. Sau đó, họ ghi vào ngày tháng hết giá trị của tờ khai hàng hóa xuất khẩu (bản chính) trong việc xin cấp C/O.
Qua ngày hôm qua, nhân viên giao nhận của công ty trở lại đóng phí và nhận C/O
chính thức. Phiếu C/O này có giá trị thanh toán trình ngân hàng. Bộ chứng từ thanh toán lúc này đã hoàn tất.
Nếu thanh toán theo phương thức L/C thì công ty gởi bộ chứng từ đến ngân hàng Vietcombank, nếu thấy bất hợp lệ thì ngân hàng sẽ trả lại để công ty tiến hành sữa chữa ngay trong thời hạn còn hiệu lực của L/C. Còn đối với bộ chứng tù hợp lệ thì lúc này ngân hàng sẽ ghi có vào tài khoản của công ty.