III. CÁC CÔNG CỤ THIẾT KẾ BÁO CÁO
3. Cách định dạng và cân chỉnh các đối tượng chứa dữ liệu
3.5. Sao chép, cắt dán và xóa đối tượng
Trước tiên ta cần chọn đối tượng cần thao tác. Sau đó sử dụng các nút công cụ: Để thực hiện việc cắt dán, sao chép, sao chép định dạng.
Cut Copy Paste Format Painter 3.6. Cân chỉnh vị trí của các đối tượng với nhau:
Chọn nhóm đối tượng cần cân chỉnh vị trí (ít nhất là 2 đối tượng), rồi click chọn
To Grid: Chỉnh các góc trái phía trên tới các mắt lưới gần nhất.
Left: Canh các đối tượng sao cho cạnh trái thẳng hàng dọc.
Right: Canh các đối tượng sao cho cạnh phải thẳng hàng dọc.
Top: Canh các đối tượng sao cho cạnh trên thẳng hàng ngang
Bottom: Canh các đối tượng sao cho cạnh dưới thẳng hàng ngang
3.7. Cân chỉnh khoảng cách giữa các đối tượng với nhau: Chọn nhóm đối tượng cần cân chỉnh (ít nhất là 3 đối tượng)
Equal Horizontal (Vertical): Chỉnh khoảng cách giữa các đối tượng cho cách đều nhau sao cho vị trí của 2 đối tượng biên không thay đổi
Increase Horizontal: Tăng khoảng cách giữa các đối tượng, đối tượng biên bên phải khi chỉnh click thước dọc sẽ giữ nguyên vị trí.
Decrease Horizontal: Giảm khoảng cách giữa các đối tượng,
đối tượng biên bên phải khi chỉnh click thước dọc sẽ giữ nguyên vị trí.
Increase Vertical: Tăng khoảng cách giữa các đối tượng, đối tượng biên bên phải khi chỉnh click thước ngang.
Decrease Vertical: Giảm khoảng cách giữa các đối tượng, đối tượng biên bên phải khi chỉnh click thước ngang.
3.8. Cân chỉnh click thước giữa các đối tượng với nhau: Chọn nhóm đối tượng cần cân chỉnh (ít nhất là 2 đối tượng trở lên)
To Fit: Thu nhỏ khoảng cách vừa với nội dung bên trong đối tượng.
To Tallest: Tất cả có cùng chiều cao bằng với chiều cao của đối tượng có chiều cao lớn nhất.
To Shortest: Tất cả có cùng chiều cao bằng với chiều cao của đối tượng có chiều cao nhỏ nhất.
To Grid: Chỉnh các góc trái phía trên tới các mắt lưới gần nhất.
To Widest: Tất cả có cùng chiều rộng bằng với chiều rộng của đối tượng có chiều rộng nhỏ nhất.
To Narrowest: Tất cả có cùng chiều rộng bằng với chiều rộng của đối tượng có chiều rộng lớn nhất.
THỰC HÀNH: Cân chỉnh và định dạng các đối tượng trong Report.
Bài 3: Từ bảng Report ART-NHAN VIEN, hãy cân chỉnh, kẽ khung, định dạng dữ liệu phù hợp như hình thức sau đây:
Bài 4: Trong Report ARC-NHAN VIEN, hãy cân chỉnh, kẽ khung bao, sắp xếp các đối tượng hình thức sau:
IV CÁCH TẠO REPORT 1 Tạo bằng lệnh Report:
Chức năng Report: Là công cụ tạo Report nhanh và dễ dàng, thường dùng để tạo những Report đơn giản có dữ liệu nguồn từ một Table/Query. Để tạo bằng chức năng Report ta phải chọn dữ liệu nguồn cho Report.
Các bước tạo bằng chức năng Report:
Bước 1: Chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Report.
Bước 2: Click nút (Report) trong nhóm lệnh Reports trên thanh Ribbon.
Xuất hiện Report dạng Tabular ở chế độ Layout.
2. Tạo Report bằng chức năng Wizard: Tạo được cho các dạng Report như: Tabular, Column, Group.
Các bước tạo Report Wizard:
Bước 1: Chọn Tab Create trên thanh Ribbon trong nhóm lệnh Reports, click nút Report Wizard.
Trong khung Tables/Queries: Chọn Table hoặc Query làm dữ liệu nguồn cho Report.
Trong khung Available Fields: Chọn các Field hiển thị trên Report trong khung Available Field click nút để chọn một Field hoặc click nút để chọn nhiều Field để đưa sang khung Selected Fields.
Ngược lại nếu muốn bỏ chọn thì click lại nút hoặc click nút .
Click nút lệnh Next để chuyển tiếp sang bước 2.
Bước 2: How do you want to view your data?
Chọn dữ liệu thể hiện dựa trên Table nào? (nếu có nhiều Table).
Chọn xong thì click nút Next để chuyển tiếp sang bước 3
Bước 3: Do you want to add any grouping levels ? Bạn chọn một vùng nào đó nếu bạn muốn
nhóm dữ liệu theo vùng đó tạo báo cáo có phân nhóm hay không ?
Không chọn Field làm cơ sở để phân nhóm vì báo cáo không có phân nhóm.
Khi chọn xong thì click nút Next để chuyển tiếp sang bước 4
Bước 4: What sort order do you want for your Record? Chọn hay không chọn thứ tự sắp xếp của các dòng dữ liệu chi tiết trong báo cáo (dữ liệu ở phần Detail): Có thể chọn tối đa 4 cấp theo thứ tự. Khi chọn xong click vào nút Next để chuyển sang bước 5.
Bước 5: How would you like to Layout your Report?
Layout: Chọn dạng bố trí
Columnar: Tạo báo cáo theo dạng cột. Các Field thông tin được đưa vào dải Detail nằm thành một cột dọc.
Tabular: Tạo báo cáo theo dạng bảng dữ liệu gồm nhiều dòng nhiều cột, mỗi dòng chứa một mẫu tin, mỗi cột chứa một vùng tin. Các Field thông tin được đưa vào dải Detail nằm thành một hàng ngang.
Justified: Tạo báo cáo dạng các vùng tin thể hiện trọn vẹn trên một trang.
Orientation: Chọn chiều giấy in
Portrait: Tạo báo cáo dạng trang đứng.
Landscape: Tạo báo cáo dạng trang nằm ngang.
Khi chọn xong Layout và Orientation thì click vào nút lệnh Next để chuyển sang bước 6 Bước 6: What title do you want for your Report? Trong cửa sổ này ta thực hiện các thao tác sau: Nhập tiêu đề của báo cáo.
Preview the Report: nếu muốn xem dữ liệu sau khi chọn Finish.
Modify the Report’s design nếu muốn mở báo cáo ở chế độ thiết kế sau khi chọn Finish.
Click Finish để kết thúc.