III. CÁC CÔNG CỤ THIẾT KẾ BÁO CÁO
8.3. Định dạng dữ liệu
Tạo cột số thứ tự: Khi tạo Report có dạng danh sách, ngoài các Field trong cơ sở dữ liệu, ta có thể tạo thêm cột số thứ tự cho danh sách. Các thao tác cần thực hiện sau:
• Mở Report ở chế độ Design
• Sử dụng công cụ Textbox
• Nhập STT vào điều khiển Label
• Nhập =1 vào ô điều khiển Textbox
• Click phải trên Textbox (ô =1) → Properties →Tab Data → Running Sum
Over Group: Đánh số thứ tự theo nhóm
Over All: Đánh số thứ tự cho toàn bộ danh sách
Định dạng dữ liệu kiểu Text: Định dạng văn bản trong các Control dùng thanh công cụ trong nhóm Text Formatting.
• Mở Report ở chế độ Design hoặc Layout View.
• Chọn các ô chứa văn bản cần định dạng.
• Chọn Font chữ trong khung Font, kích thước trong khung, Size, …..
Ngoài ra các định dạng khác, có thể sử dụng Menu tắt khi click chuột phải trên các Control cần định dạng.
Đánh số trang cho báo cáo:
Thông thường một báo cáo nếu có nhiều trang thì khi in ra để không lẫn lộn thứ tự các trang thì chúng ta nên tạo số trang trên mỗi báo cáo.
Tạo một điều khiển hộp văn bản tại vị trí đầu trang hoặc cuối trang (Page Header/Footer).Gán giá trị Page (=[Page]) vào thuộc tính Control Source của điều khiển vừa tạo để tạo ra số trang.
Chúng ta cũng có thể biết được số trang của một báo cáo bằng hàm Page.
Ngoài ra chúng ta có thể tạo nhanh việc đánh số trang bằng cách click lên Tab Design rồi click nút (Page Numbers)….Trên màn hình Page Number chúng ta sẽ chọn vị trí số trang xuất hiện trên đầu hoặc cuối báo cáo (Position), vị trí nằm giữa, trái, phải của báo cáo (Alignment).
THỰC HÀNH: Tạo các Report
Bài 5: Sử dụng Report Wizard để tạo báo cáo Danh Sách Nhân Viên theo mẫu sau:
Yêu cầu :
+ Sắp xếp, cân chỉnh, tạo các đường kẽ bảng trong báo cáo;
+ Tạo thêm cột Số thứ tự để đánh số thứ tự từng nhân viên;
+ Ngày, tháng, năm lấy ngày tháng năm hiện hành.
Lưu và đặt tên Report là DANH SACH NHAN VIEN Màn hình thiết kế Report DANH SACH NHAN VIEN như sau:
Bài 6: Sử dụng Report Wizard để tạo báo cáo in ra Lý lịch của từng Nhân viên theo mẫu sau:
Lưu và đặt tên Report là LY LICH NHAN VIEN
Hướng dẫn: Sử dụng Report Wizard để tạo báo cáo, chọn đầy đủ các vùng tin như trên.
• Chọn báo cáo dạng cột (Column).
Toàn bộ thông tin đều được trình bày trong phân đoạn Detail.
(Tức là không có các phân đoạn Report Header/Footer và Page Header/Footer)
Bỏ chọn các phân đoạn trong Report click phải chuột lên màn hình thiết kế để chọn Report Header/Footer → Yes hoặc Page Header/Footer → Yes
Trong phân đoạn Detail: Ta sắp xếp cân chỉnh lại các đối tượng, mỗi đối tượng là một Textbox gồm có phần nhãn và phần dữ liệu.
Màn hình thiết kế Report LY LICH NHAN VIEN như sau:
Trong dãy Detail chỉ là các đối tượng thể hiện thông tin về một nhân viên.
Bài 7: Hãy thêm vào mẫu Lý lịch nhân viên các vùng tính toán các giá trị sau đây : MaNV, Ho va ten, TeCV, Hệ số lương, Tienluong, BHYT=2%*[Tienluong];
BHXH= 8%*[ Tienluong]; Tiền PCCV=[HSPCCV]*1150000;
Thực lĩnh=[Tienluong]+[Tiền PCCV]-[BHYT]-[BHXH]
Bài 8: Hãy tạo bảng lương tháng theo mẫu sau:
Yêu cầu:
+ Sắp xếp, cân chỉnh, tạo các đường kẽ bảng trong báo cáo ; + Tạo thêm cột Số thứ tự để đánh số thứ tự từng nhân viên;
+ Tạo dòng Tổng cộng cho các cột: Hệ số lương, HSPCCV, Tiền PCCV, Tiền lương, Thực lĩnh.
+ Tạo tiêu với dòng: BẢNG LƯƠNG THÁNG? NĂM?
+ Ngày, tháng, năm lấy ngày tháng năm hiện hành.
+ Lưu lại với tên là BANG LUONG THANG.
Hướng dẫn:
Bước 1: Tạo Query bảng lương gồm các Field: Mã nhân viên, Họ và tên, Tên chức vụ, Hệ số lương, Tiền lương, Hệ số PCCV, Tiền PCCV, Thực lĩnh.
Bước 2: Tạo báo cáo tên là bảng lương tháng lấy Query bảng lương làm dữ liệu nguồn.
• Tạo dòng Tổng cộng ở cuối cùng của bảng lương:
Copy các vùng tin ở dãy Detail: Và dán vào dãy Report Footer.
Sau đó sửa lại nội dung bên trong là:
=Sum([Hesoluong]) =Sum([Tienluong]) =Sum([Hspccv]) =Sum([TienPC]) =Sum([Thuclinh])
Bên trái của mỗi dãy vẽ Label với nội dung là : Tổng cộng: như trên.
V IN BÁO CÁO
1. Định dạng báo cáo: Chúng ta có thể định khổ giấy in, hướng giấy in, số cột cho từng báo cáo cho hợp theo người sử dụng bằng cách: Canh lề trên, dưới, trái, phải cho báo cáo
Màn hình định lề của trang in Màn hình chọn loại và hướng giấy in
2. In báo cáo: Muốn in báo cáo ra máy in click ngăn File → Print → click lên nút . Xuất hiện hộp thoại Print. Ta thực hiện các tùy chọn trong hộp thoại:
• All: In toàn bộ tài liệu.
Page From: Chọn số trang cần in.
Khung copies: số bản cần in ra.
Sau khi thiết lập xong ta chọn OK để in.
THỰC HÀNH: Tạo các Report
Bài 9: Sử dụng Report Wizard để tạo báo cáo bảng lương nhóm theo mẫu sau:
Chọn
Yêu cầu:
+ Định khổ giấy: A4; Giấy nằm ngang, Left: 0.5, Right: 0.5, Top: 1, Bottom: 1.
+ Sắp xếp, cân chỉnh, tạo các đường kẽ bảng trong báo cáo.
+ Tạo nhóm dữ liệu và sắp xếp theo Tên dv.
+ Tạo tiêu với dòng: BẢNG LƯƠNG THÁNG ? NĂM ? + Tạo thêm cột Số thứ tự để đánh số thứ tự từng nhân viên;
+ Tạo dòng Cộng cho từng nhóm và Tổng cộng cho tổng các nhóm cho các cột: Hệ số lương, Tiền lương, HSPCCV, Tiền PCCV, Thực lĩnh;
+ Ngày, tháng, năm lấy ngày tháng năm hiện hành.
+ Đánh số trang cho bảng lương theo dạng: Trang: “số trang”.
+ Lưu lại với tên là: BANG LUONG TONG HOP.
H
ướng dẫn:
- Để nhóm dữ liệu theo TenDV:
- Trong Properties Sheet, chọn Tab Data, tại thuộc tính Record source, chọn Table/
Query làm dữ liệu nguồn cho Report.
- Click nút Group&Sort trong nhóm lệnh Grouping&Totals.
- Trong cửa sổ thiết kế xuất hiện khung Group, Sort and Total bên dưới cửa sổ thiết kế.
- Click khung Add a Sort để chọn Field sắp xếp.
- Click nút Add a group để chọn Field kết nhóm, chọn Field kết nhóm trong Field List, trên cửa sổ thiết kế xuất hiện thanh Group Header.
- Khung Group, Sort and Total có dạng như hình:
- Mở thanh Group Footer và thực hiện các phép thống kê bằng cách click nút More, cửa sổ Group, Sort and Total có dạng:
- Click nút With no totals để mở menu Totals:
♦ Total On: Chọn Field chứa dữ liệu thống kê.
+ Show Subtotal in Group Footer: Đặt ô thống kê trong phần group footer.
♦ Chọn vị trí đặt các ô thống kê bằng cách check vào các ô tùy chọn:
♦ Type: Chọn phép thống kê.
• Tạo dòng Cộng ở cuối mỗi nhóm và dòng Tổng cộng ở cuối cùng của bảng lương:
Bên trái của mỗi dãy vẽ Label với nội dung là: Cộng và Tổng cộng.
Màn hình thiết kế Report BANG LUONG TONG HOP như sau:
Bài 10: Hãy thiết kế bổ sung vào Report BANG LUONG TONG HOP một cột STT bên trái cột Manv để đánh số thứ tự cho từng nhân viên trong một nhóm tên đơn vị.
• Vẽ một Text Box kế bên trái cột MaNV ở dòng Detail, cắt phần nhãn dán vào Page Header:
Trong hộp nhãn, gõ:
Trong hộp dữ liệu, gõ:
• Định thuộc tính cho hộp dữ liệu: Control Source: =1
Running sum: Over Group STT
=1