Chơng II. Thực trạng công tác văn th tại Báo Thanh tra
II. Thực trạng công tác văn th tại Báo Thanh tra
2. Quy trình xử lý văn bản đi của Báo Thanh tra
Quy trình xử lý văn bản đi do phòng trị sự đảm nhận đây là công tác khó khăn, nặng nề áp lực công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính và nghiệp vụ công tác văn th cao vì khối lợng đầu văn bản do Báo phát hành nhiều.
a) Kiểm tra thể thức văn bản
Căn cứ quy định pháp luật, văn th kiểm tra lại thể thức trình bày văn bản trớc khi làm thủ tục tiếp theo để ban hành văn bản sau đó.văn th làm công tác ghi số và ngày, tháng, năm ban hành văn bản theo số thứ tự đăng ký văn bản theo quy định của Phòng Trị sự.
b) Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật.
Văn bản sau khi đợc kiểm tra kỹ, đánh máy, sau khi có chữ ký của lãnh
đạo hoặc các nhân viên và nhân bản xong thì đa vào làm công tác đóng dấu do văn th phụ trách quản lý con dấu có thẩm quyền đóng dấu. Văn th đóng dấu cơ quan, đóng dấu độ khẩn, mật và tài liệu thu hồi đợc thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
c) Đăng ký văn bản đi.
Việc đăng ký (cập nhật) thông tin của văn bản đi đợc thực hiện bằng phần mềm quản lý. việc đăng ký văn bản bằng phần mềm này cần điền đầy đủ các thông tin sau: Khối phát hành văn bản, loại văn bản, số ký hiệu, ngày ký, nơi nhận văn bản, trích yếu nội dung, lĩnh vực, ngời thảo, ngời ký, độ mật, độ khẩn, số trang, số bản, ngày giờ phát hành... công tác này do đồng chí văn th
Đàm Thị Hạnh thực hiện.
d ) Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Văn bản sau khi đợc đóng dấu, sẽ đợc làm thủ tục phát hành văn bản.Văn bản sẽ đợc cho vào phong bì theo quy định về kích cỡ và thể thức, ghi số văn bản, cơ quan, tổ chức tiếp nhận,mức độkhẩn, mật... và chuyển, phát văn bản đi bằng đờng bu điện hoặc chuyển phát trực tiếp, do giao liên cơ
quan, tổ chức thực hiện hoặc bằng fax, qua mạng... công tác này do nhân viên trong phòng đảm nhận.
3. Quy trình sử lý văn bản nội bộ của Báo Thanh tra.
Đối với văn bản nội bộ trong cơ quan Báo chủ yếu là các quyết định tuyển dụng nhân sự các thông báo mời họp nội bộ cơ quan, giấy giới thiệu hàng năm thì Báo cũng ban hành với số lợng văn bản nộ bộ tơng đối nhiều theo báo cáo tổng kết thì hàng năm văn bản nội bộ mà văn th phải đạm nhận là hơn 500 đầu văn bản và năm 2005 số văn bản nội bộ đã tăng lên 587 văn bản.
Quy trình sử lý văn bản nội bộ của Báo thì do Phòng Trị sự đảm nhận và cũng tuân thủ theo đầy đủ các quy định của Nhà nớc .
Trớc khi văn bản đợc chuyển đến cho các Phòng, ban thì phải đợc các nhân viên văn th trong phòng, kiểm tra lại thể thức và nội dung văn bản đã
đúng cha nếu có sai sót thì nhân viên phải có trách nhiệm báo cáo lại với Tr- ởng phòng hoặc ngời ký văn bản giải quyết.
Tiếp sau khi văn bản đã đợc kiểm tra thể thức thì phải ghi số văn bản, ghi rõ thời gian ban hành, và ghi rõ các phòng tiếp nhận văn bản đó
Sau Khi các thể thức văn bản đã làm xong thì và có chữ ký của ngời cơ
thẩm quyền thì các nhân viên văn th của Báo làm thủ tục đóng dấu( Công việc
đóng dấu văn bản nội bộ cũng đợc thực hiện nghiêm túc đúng theo quy chế sử dụng con dấu đợc quy định trong các văn bản pháp luật Nhà nớc) và chuyển
đến các Phòng tiếp nhận văn bản.
Khi các văn bản đã phát hành đi đến các bộ phận cơ quan thì văn th phải làm thủ tục lu văn bản, một bản ở bộ phận văn th của phòng, một bản lu ở hồ sơ công việc của đơn vị soạn thảo văn bản.
4. Quản lý sử dụng con dấu của Báo Thanh tra.
Việc sử dụng con dấu của Báo Thanh tra đợc theo quy đinh của Nghị
định 58/2001/QĐ-CP và theo các quy định của cơ quan chủ quản là Thanh tra Chính phủ.
Căn cứ theo điều kiện trên thì việc sử dụng con dấu của Báo Thanh tra
đợc quy định nh sau:
con dấu của Báo Thanh tra không có hình quốc huy, và con dấu của văn phòng (phòng trị sự) cũng không có hình quốc huy vì Báo Thanh tra là
đơn vị trực thuộc Tổng Thanh tra Nhà Nớc.
Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu của Báo thanh tra đợc giao cho một nhân viên văn th của Phòng Trị sự quản lý việc sử dụng con dấu tuyệt đối phải tuân theo quy chế
Báo Thanh tra cũng thờng xuyên kiểm tra việc sử dụng con dấu của đơn vị m×nh.
Con dấu của Phòng Trị sự cũng do một nhân viên văn th quản lý. dấu của Phòng đợc sủ dụng để đóng lên các văn bản thuộc công tác nghiệp vụ của Phòng và các công tác khác mà Phòng đợc giao do Trởng phòng ký hoặc uỷ quyền cho ngời khác.
Đối với nhân viên văn th làm công tác quản lý con dấu ở Báo Thanh tra thì phải chịu mọi trách nhiệm của mình nếu nh vi phạm các nguyên tắc trong quá trình quản lý con dấu trớc Trởng Phòng mình và lãnh đạo của Báo Thanh tra.
Đóng dấu văn bản :
Đóng dấu văn bản là khâu cuối cùng của chu trình soạn thảo và ban hành văn bản cũng nh trớc khi văn bản đợc chuyển đi thì phải có dấu của cơ
quan Báo. Qua con dấu thì mới chứng minh đợc hiệu lực pháp lý của văn bản
đó. Do đó đóng dấu là khâu quan trọng trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản của Báo Thanh tra.
Quá trình đóng dấu của Báo cũng tuân thủ theo các quy định của Nhà Níc:
Ngời đợc giao giữ con dấu trớc khi đóng dấu phải kiểm tra lại thể thức văn bản và tự tay đóng dấu vào văn bản.
Dấu phải đóng rõ ràng ngay ngắn,đúng mực dấu quy định, con dấu phải trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía bên trái. Trờng hợp văn th đóng dấu ngợc, dấu mờ phải huỷ văn bản đó và làm lại văn bản khác.
Ngời đợc giao giữ con dấu chỉ đợc đóng dấu vào văn bản khi đã có chữ
ký của ngời có thẩm quyền. Trong cơ quan Báo thì nghiêm cấm việc đóng dấu
khống chỉ đóng dấu lên chữ ký tắt, chữ ký bằng bút chì hoặc mực đỏ, mực dễ phai.
Con dấu chỉ đợc đóng bằng mực đỏ và đóng tại phòng nơi cất giữ con dấu và tuyệt đối ở Báo Thanh tra không có chuyện nhân viên văn th mang dấu về nhà, hoặc ra ngoài cơ quan.
Đối với các văn bản fax, văn bản truyền qua mạng máy tính đợc đóng dấu bằng mã máy theo quy định riêng của Báo Thanh tra.
5. Quảnlý lập hồ sơ.
Các loại văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ của Báo Thánh tra đều
đợc văn th lu bản gốc vào hồ sơ hiện hành của cơ quan. Hiện nay văn th có các loại hồ sơ nh sau: Hồ sơ về quyết định, hồ sơ về báo cáo, hồ sơ thông báo, hồ sơ về giấy mời, hồ sơ các loại văn bản khác.
Trách nhiệm lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ.
Trởng Phòng Trị sự của Báo có trách nhiệm giúp lãnh đạo Báo xây danh mục hồ sơ hàng năm của Báo và thời hạn quản lý các hồ sơ tài liệu này.
Nhân viên Văn th của Phòng có nhiệm vụ lập hồ sơ, tài liệu của Báo theo từng vấn đề cụ thể, cán bộ, công chức trong Báo phải lập hồ sơ về công việc đợc phân công phụ trách theo quy định.
Thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu để lu trữ.
Hồ sơ, tài liệu về lĩnh vự quản lý Nhà nớc sau 01 năm kể từ khi sự việc
đợc giải quyết xong
Hồ sơ, tài liệu, đề tài nghiên cứu khoa học sau 01 năm kể từ khi đề tài
đợc nghiệm thu chính thức hồ sơ, tài liệu kể cả các công trình xây dựng cơ
bản, các dự án, sau 03 tháng kể từ khi công trình đợc quyết toán.