Chơng II. Thực trạng công tác văn th tại Báo Thanh tra
III. Những mặt đạt đợc và những mặt còn tồn tại đối với thực trạng công tác văn th tại Báo Thanh tra
1. Những mặt đạt đợc.
Nhìn chung công tác văn th của Báo Thanh tra đã diễn ra theo một quy trình chặt chẽ đúng theo quy định của Nhà nớc, đảm báo cho sự hoạt động liên tục của cơ quan, cung cấp các thông tin nhanh chóng, chính xác và đầy đủ tạo
điều kiện để cho Lãnh đạo Báo đa ra các quyết định chính xác, kịp thời góp phần tạo nên sự thành công của tờ Báo.
Với một khối lợng các văn bản đến, văn bản đi là rất lớn Phòng đã làm tốt nhiệm vụ của mình trong việc sắp xếp, phân loại, xử lý. Các thao tác xử lý
đã đựơc nhân viên làm rất chuyên nghiệp.
Về cơ sở vật chất kỹ thuật: Công tác văn th đã đợc làm trên một nền tảng cơ sở vật chất tơng đối là hiện đại. Hiện Phòng Trị sự đã có 03 máy tính, 02 máy phôtocoppi và 03 máy in đủ để các nhân viên soạn thảo in ấn văn bản, tài liệu phục vụ cho nhiệm vụ của mình. Hiện nay trong Phòng đang dùng các phầm mềm ứng dụng chuyên để phục vụ cho công tác văn th các phầm mềm
đó ngày càng đợc đổi mới cho phù hợp với xu thế đổi mới. Cùng với đó là hệ thống máy tính đợc nối mạng internet, để cho các nhân viên trong phòng có
thể dễ dàng truy cập các thông tin một cách nhânh chóng, tạo tiền đề để nâng cao hiệu quả của công việc.
Đội ngũ cán bộ, nhân viên: Các cán bộ nhân viên làm công tác văn th, hầu hết là những ngời đang trong độ tuổi rất trẻ, và hầu hết những ngời trong số đó đã có trình độ đại học và sau đại học. Sự kết hợp giữa sức trẻ, lòng nhiệt huyết, tình yêu nghề đã đem lại cho họ một lòng tin về công việc và tập thể cán bộ nhân viên trong Phòng đang ra sức phấn đấu hết mình cho công việc văn th ngày một tốt hơn và xa hơn là sự phát triển của Báo Thanh tra.
Sự quan tâm của Lãnh đạo Báo : công tác văn th đã đợc sự quan tâm, chỉ đạo, hớng dẫn của Lãnh đạo Báo nên các nhân viên đã thực hiện rất tốt cá
nhiệm vụ của mình. Ngoài chế độ hởng lơng theo quy định của cơ quan, thì
lãnh đạo Báo cũng rất quan tâm đến chế độ khen thởng cho nhân viên của mình nếu nh họ làm tốt công việc.sụ quan tâm của Lãnh đạo, đã khích thích tinh thần sáng tạo của tập thể các nhân viên làm công tác văn th nói riêng và tập thể cácnhân viên của Báo nói chung.
Công tác văn th đợc tiến hành thuận lợi cũng là nhờ vào việc sắp xếp các phòng ban hợp lý, nh Phòng trị đã đợc sắp xếp gần phòng Lãnh đạo (Phó Tổng biên tập, Tổng biên tập).Đã tạo điều kiện cho việc trao đổi các văn bản trong nội bộ cơ quan và cơ quan với bên ngoài đợc nhânh chóng hơn.
Nguyên nhân của mặt đạt đợc.
Văn th luôn đợc sự quan tâm của Lãnh đạo Báo, đợc chỉ đạo sát sao trong công việc.
Các văn bản quy định về công tác văn th rất rõ ràng, sát thực tế, hợp lý giúp văn th có cơ sở để giải quyết nhanh chóng công việc.
Bộ phận văn th nhận đợc sự phối hợp, hợp tác tích cực, sự giúp đỡ của các phòng ban, các đơn vị cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ.
Nhân viên văn th trong Phòng luôn đợc Trởng phòng quan tâm và gần gũi tạo ra một không khí làm việc rất là vui vẻ nhng mà đầy hiệu quả. Tổ chức các hoạt động nhằm động viên để kích thích tinh thần làm việc: Nh cho đi thăm quan nghĩ mát vào dịp hè, lễ,tết và cũng có các hoạt động vui chơi thể thao, văn nghệ.
2. Những mặt còn tồn tại.
Mọi văn bản đi và văn bản đến , văn bản nội bộ của Báo vẫn cha tập trung hoàn toàn về một đầu mối là bộ phận văn th của Báo tình trạng văn bản cha qua văn th để đăng ký vẫn còn xảy ra nhiều phòng, ban mang văn bản trực tiếp cho Lãnh đạo ký mà không cần qua văn th.Do vậy không Phòng không quản lý hết các văn bản.
Việc gửi văn bản trong nhiều trờng hợp còn chậm, các văn bản gửi ra ngoài cơ quan đôi khi còn lạc địa chỉ, điều đó đã gây khó khăn công việc chung của Báo.
Về công tác quản lý sử dụng con dấu: đôi khi các nhân viên phòng khác tự lấy dấu đóng vào văn bản của phòng mình, mà không cần phải qua nhân viên văn th Phòng Trị sự, việc này đã dẫn đến các con dấu đó đóng cha đúng thể thức.
Công tác lập hồ sơ của văn th còn nhiều những hạn chế đó là: cán bộ không tự giác lập Hồ sơ ở khâu văn th mà để tài liệu trong tình trạng lộn xộn, bó gói nộp thẳng lên lu trữ. Mặt khác cơ quan không có bảng danh mục hồ sơ, chính vì vậy nên các cán bộ trong cơ quan không chủ động trong việc lập hồ sơ theo quy định một cách khoa học và hợp lý.
Cơ sở vật chất kỹ thuật tuy đầy đủ nhng vẫn cha đồng bộ, hệ thống máy tính đã cũ, hệ thống mạng internet tốc độ truyền chậm gây mất thời gian cho việc truyền và nhận thông tin, khai thác các dữ liệu có trên mạng cũng nh các thao tác nghiệp vụ văn th trên máy.
Đội ngũ nhân viên văn th tuy có trình độ, có sức trẻ nhng hầu hết họ ch- a có kinh nghiệm nhiều trong công tác văn th, cũng nh là cha đợc đào tạo
đúng chuyên ngành về văn th và nghiệp vụ hành chính văn phòng. Do đó với khối lợng công việc ngày một tăng lên, các văn bản đến, đi ngày một nhiều đó là một áp lực công việc rất lớn đối với các nhân viên.
Việc phân công công việc của cá nhân của các nhân viên nhiều khi cha rõ ràng, cha có một quy chế một quy định cụ thể quy định ai phải làm gì và chịu trách nhiệm với nhau nh thế nào? chủ yếu là thực hiện công việc hỗ trợ nhau vì mối quan hệ đồng nghiệp, cá nhân.
Nguyên nhân dẫn tới những tồn tại trên.
Lãnh đạo Báo không thờng xuyên đi kiểm tra theo dõi, đôn đốc nhắc nhở các nhân viên của mình trong công việc.
Do kinh phí của Báo có hạn nên cha thể đầu t các trang thiết bị thật sự hiện đại ngay đợc do đó vẫn phải sử dụng các trang thiết bị đã cũ đã ảnh hởng tới công việc chung của cơ quan. Cũng do kinh phí có hạn nên lơng của các nhân viên trong Phòng cha cao do đó cha thực sự kích thích họ đem hết các khả năng của mình phục vụ cho công tác văn th.
Báo cũng cha chú trọng đến việc đào tạo nguồn nhân lực cho các nhân viên văn th của mình. Nh gửi các nhân viên đi học những lớp nghiệp vụ về văn th hay văn phòng hành chính, đi bồi dỡng các lớp chính trị t, tởng làm cho nhân viên có tính ỷ lại cho cấp trên.
Nhận thức của các nhân viên trong phòng cha đúng về văn th, không đề cao tầm quan trọng của công tác này trong hoạt động cuả cơ quan