Phần này hướng dẫn cách sử dụng sơ đồ thời gian theo giai đoạn cho việc phân tích và lập lịch trình thực hiện dự án. Sơ đồ thời gian theo giai đoạn (TPD) chính là cơ sở
để phân tích nhờ một đặc điểm chính - đó là khả năng của nó có thể biểu diễn toàn bộ dự án bằng biểu đồ.
Phần dưới đây sẽ sử dụng số liệu trong ví dụ ở mục C để mô tả và minh họa cách phân tích. Điều quan trọng là cần hiểu rõ những gì diễn ra trên thực tế khi sơ đồ thời gian theo giai đoạn bị dịch chuyển. Trước hết cần nắm vững một số khái niệm chứ chưa nên chú ý ngay tới cách làm. Những khái niệm và cách làm dưới đây sẽ được
®a ra trong vÝ dô:
- Đẩy nhanh dự án (Project Crashing)
- Ph©n tÝch chi phÝ tèi thiÓu (Least-cost analysis)
- Các mức tiêu hao nhân lực/thiết bị (Manpower/equipment leveling) - Lập tiến độ sử dụng nhân lực/thiết bị (Manpower/equipment scheduling) - Lập kế hoạch về tài chính cho dự án (Project finance planning)
1. Đẩy nhanh dự án (Project Crashing) Trong tình huống khi tổng thời gian thực hiện dự án là quá dài mà lại bị ràng buộc nghiêm khắc về thời gian hoặc khi dự
án đã bị đình trệ lâu cần phải cố gắng khẩn trương để đảm bảo đúng hạn thì
Giám đốc dự án sẽ phải thực hiện một chương trình đẩy nhanh. Thông thường các hoạt động của dự án có thể được thực hiện theo một vài cách giữa hai giới hạn thời gian. Trong điều kiện bình thường, ta tiến hành hoạt động với chi phí thấp nhất trong thời hạn tối ưu nhất, còn khi đã đặt vào chương trình đẩy nhanh, phải tiến hành hoạt động với thời gian tối thiểu và kinh phí thực hiện ở mức tối
đa có thể. Nếu một dự án đang được đưa vào chương trình đẩy nhanh áp dụng Hình 7. Sơ đồ theo giai đoạn thời gian (lời giải bài tập)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
A D
B
C E
F
G
cần phải thực hiện một số hoặc toàn bộ những giải pháp sau đây: (i) bổ sung cán bộ, (ii) tăng lượng nguyên vật liệu thường xuyên cung cấp, và (iii) tăng giờ làm.
Tất cả những phương án này đều làm tăng chi phí. Người ta không đẩy nhanh chương trình bằng cách cắt bỏ bớt các hoạt động. Cần phải nhớ rằng trong quá
trình đẩy nhanh một chương trình, sẽ không có tác dụng nếu tăng cường độ thực hiện (hoặc rút ngắn thời gian thực hiện) các hoạt động không nằm trên tuyến hoạt động chủ yếu, và việc đẩy nhanh một chương trình có thể làm cho tuyến hoạt động chủ yếu CP bị thay đổi.
Trong ví dụ dưới đây (tiếp tục sử dụng ví dụ trong phần C và hình 7) giả thiết rằng thời hạn 12 tuần là không thể chấp thuận được. Người ta sẽ nghiên cứu kỹ từng hoạt động và ghi lại “khả năng đẩy nhanh” của các hoạt động và các chi phí kèm theo. Từ đây xuất hiện hai thuật ngữ mới là thời hạn đẩy nhanh và chi phí cho ®Èy nhanh.
Biên độ chi phí (cost slope) biểu diễn tốc độ tăng về mặt chi phí ứng với mức giảm về thời gian. Biên độ này được xác đinh theo công thức sau :
Cũng nên kiểm tra khả năng áp dụng công thức xác định biên độ chi phí cho ví dụ trong mục C. Công thức này giả định một sự gia tăng tuyến tính, tỷ lệ giữa gia tăng về chi phí và cắt giảm về thời gian.
Trong ví dụ trên, giả sử cần kết thúc dự án sau 9 tuần thay vì cho thời gian bình thường là 12 tuần. Khi đó cần một sự lựa chọn hợp lý xem hoạt động nào có thể
được đẩy nhanh bằng cách giảm bớt thời gian thực hiện hoạt động trên đường chủ yếu với chi phí thấp nhất.
VÝ dô :
Đẩy nhanh dự án
* Chi phí bình thường (hoặc đẩy nhanh) chỉ bao gồm các chi phí trực tiếp cho các hoạt động
Thời gian bình thường - thời gian đẩy nhanh Biên độ chi phí = Chi phí đẩy nhanh - chi phí bình thường
(1) Hoạt
động
(2) Thêi gian bình thường
(3) Chi phÝ
b×nh thường*
(4) Thêi gian
®Èy nhanh
(5) Chi phÝ
®Èy nhanh*
(6) Mức giảm có
thÓ (2)- (3)
(7) Biên độ chi phÝ (5)
- (3) A
B C D E F G
3 6 2 5 2 7 4
$ 8,000
$ 9,000
$ 3,000
$ 7,000
$ 4,000
$ 8,000
$ 5,000
2 4 2 3 2 6 2
$ 8,280
$ 10,300 3,600 7,400 4,000
$ 8,100 6,000
1 2 0 1 0 1 2
$ 280 650
- 400
- 100 500
$ 44.000 $ 47.000
Bước 1.1 Tính toán các mức giảm thời gian có thể đạt được (cột 6)
Mức giảm thời gian có thể = Thời gian bình thường - thời gian đẩy nhanh Bước 1.2 Tính biên độ chi phí
Ví dụ, đối với hoạt động A:
Bước 1.3 Vấn đề ở đây là làm thế nào để giảm thời gian thực hiện dự án từ 12 tuần xuống 9 tuần theo yêu cầu sao cho kinh tế nhất.
Bước 1.3.A Nhìn trong sơ đồ thời gian theo giai đoạn và biên độ chi phí, trong tuần
đầu tiên tốt nhất là giảm thời gian cho hoạt động A đi 1 tuần. Biên độ chi
phí của của hoạt động A là $280 và nếu làm theo bất kỳ cách nào khác cũng đều đắt hơn.
Bước 1.3.B Sang tuần thứ hai việc đẩy nhanh là phức tạp hơn vì có rất nhiều cách.
Ví dụ, có thể các phương án:
a. Phương án 1 : Giảm G đi 1 tuần, chi phí = $500 b. Phương án 2 : Giảm D đi 1 tuần, chi phí = $400
Phương án 2 được lựa chọn vì nó có chi phí gia tăng thấp nhất.
Bước 1.3.C Tuần thứ 3 làm tương tự như bước 1.3.B
Phương án kinh tế nhất là giảm thời gian thực hiện hoạt động G đi 1 tuÇn, chi phÝ = $ 500
Chó ý:
1. Nếu cứ tiếp tục cố rút ngắn thời gian hơn nữa, các hoạt động có thể không còn điểm gặp nhau (làm cho đường hoạt động chủ yếu CP bị dịch chuyÓn)
2. Tương tự như vậy, nếu cứ tiếp tục rút ngắn đường hoạt động chủ yếu CP, một vài hoạt động không thực sự quan trọng sẽ trở thành quan trọng.
Thời gian bình thường - thời gian đẩy nhanh Biên độ chi phí = Chi phí đẩy nhanh - chi phí bình thường
Biên độ chi phí =
3 - 2 8280 - 8000
=280
Bước 1.4 Vẽ lại sơ đồ thời gian theo giai đoạn thể hiện những khoảng thời gian
được đẩy nhanh
2. Phân tích chi phí tối thiểu Mục đích của việc phân tích chi phí tối thiểu là xác định thời hạn tối ưu để dự án có thể được thực hiện với tổng các chi phí thấp nhất. Nói chung, khi thời gian thực hiện dự án giảm đi thì các chi phí trực tiếp sẽ tăng nhưng các chi phí hành chính quản lý và các chi phí gián tiếp khác sẽ giảm. Ngoài ra còn cần lưu ý đến khoản chi thưởng cho hoàn thành dự án trước hạn. Qua việc phân tích chi phí tối thiểu người ta sẽ xem xét tới những yếu tố này để tìm ra khoảng thời gian tối ưu tương ứng với những chi phí tối thiểu.
Nói một cách ngắn gọn, tổng nhỏ nhất của các chi phí cho dự án được xác định theo công thức:
Tổng chi phí cho dự án = chi phí trực tiếp + chi phí gián tiếp - tiền thưởng VÝ dô :
Bước 2.1. Tính toán biên độ chi phí của các hoạt động có thể đẩy nhanh như
trong các bước 1.2 (tiếp tục dùng ví dụ trong mục C và hình 7) Bước 2.2. Tìm ra cách đi kinh tế nhất để đạt được các đích hoàn thiện khác
nhau.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
A D
B
C E
F
G
Nhìn vào sơ đồ thời gian theo giai đoạn (TPD) và biên độ chi phí sẽ thấy các phương pháp kinh tế nhất để hoàn thành dự án theo các đích hoàn thành như
sau:
Tuần 8 là điểm đẩy nhanh tối đa, đó là mức tối đa để tăng tốc dự án và không thể rút ngắn hơn được nữa. Tuy nhiên, thông thường đó cũng là cách đắt nhất để thực hiện dự án.
Bước 2.3: Tính toán bộ chi phí dự án theo ngày dự kiến hoàn thành. Ghi lại khoảng thời gian mà chi phí là thấp nhất. Đây là điểm tối ưu.
Do
Tổng chi phí cho dự án = Tổng chi phí trực tiếp + chi phí gián tiếp - tiền thưởng Nên:
Đích hoàn thành 12 tuÇn 11 tuÇn
10 tuÇn 9 tuÇn 8 tuÇn
Căn cứ Tiến độ bình thường Bớt hoạt động A đi 1 tuần Biên độ chi phí = $280/tuần Giảm hoạt động D 1 tuần Biên độ chi phí =$400/tuần Giảm hoạt động G 1 tuần Biên độ chi phí =$500/tuần - Giảm hoạt động G thêm tiÕp 1 tuÇn
Biên độ chi phí =$500/tuần - Giảm hoạt động F 1 tuần Biên độ chi phí =$100/tuần
Chi phÝ t¨ng thêm
--
$280
$400
$500
$600
Tổng chi phí trùc tiÕp
$44.000
$44.280
$44.680
$45.180
$45.780
*Chi phí gián tiếp dùng cho giám sát được ước tính bằng $510/tuần
**Dự kiến tiền thưởng là $80 cho mỗi lần giảm thời gian thực hiện đi 1 tuần
Người ta có thể dễ dàng nhìn thấy rằng chi phí tối thiểu sẽ đạt được nếu dự án được thực hiện trong 9 tuần. Tổng chi phí cho dự án khi đó sẽ là $49.530.
Dự kiến hoàn thành
Tổng chi phí trùc tiÕp
Chi phí giám sát*
TiÒn thưởng**
Tổng chi phí dự án 12 tuÇn
11 tuÇn 10 tuÇn 9 tuÇn 8 tuÇn
$ 44.000
$ 44.280
$ 44.680
$45.180
$ 45.780
$ 6.120
$ 5.610
$ 5.100
$ 4.590
$ 4.080
- 80 160 240 320
$ 50.120
$ 49.810
$ 49.620
$ 49.530
$ 49.540
Chi phÝ $
40000 45000 50000
6000 4000
Chi phÝ trùc tiÕp
Chi phí gián tiếp Tổng chi phí của dự án
8 9 10 11 12
0 TuÇn
100 200 300
Đường tiền thưởng