Lập tiến độ theo sơ đồ còn có thể sử dụng cho lập lịch trình tiêu dùng các nguồn nhân lực và thiết bị. Mục đích của việc phân tích này là để tính toán trước được đầy đủ số lượng và loại nguồn nhân lực và thiết bị để chuẩn bị sẵn sàng khi cần thiết.
1. Ví dụ về quản lý nguồn - ta hãy xem xét lại hình vẽ trước (hình 7) cùng với các yêu cầu về nhân lực
ở đây : X là số kỹ thuật viên; Y là số nhà phân tích ; Z số các thiết bị chuyên dùng Dùng biểu đồ thời gian của trường hợp 12 tuần (cũng có thể dùng biểu đồ 10 tuần), trước hết ta hãy xác định xem khi nào sẽ cần sử dụng đến nhân lực và thiết bị bằng cách sử dụng kỹ thuật dưới đây và hình 8.
(6) Nhân lực Thiết bị Hoạt động (1) (2)
Khoảng thời gian
thông thường X Y Z
A B C D E F G
3 tuÇn 6 tuÇn 2 tuÇn 5 tuÇn 2 tuÇn 7 tuÇn 4 tuÇn
5 - 3 2 3 - 4
- - 4 - - 4 -
1 1 - - - - -
Hình 8. Tính toán số nhân lực/thiết bị
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
A 5X,Z
D 2 X
G 4X F
4 Y
B Z C
3X,4Y
E 3 X
8 8 8 5 2 2 2 2 4 4 4 4
X
4 4 4 4 4 4 4 4 4
Y
2 2 2 1 1 1
Z
- - -
- -
- - - -
Từ đây trở đi có thể tính toán cho nhiều loại thông tin và phân tích tùy thuộc vào tính chất quan trọng trong từng dự án, trong trường hợp này các yếu tố quan trọng sẽ là X, Y và Z.
a. Bắt đầu cân đối số lượng nguồn, tức là cố gắng đưa nhu cầu nguồn nhân lực và thiết bị thành những đại lượng không đổi hoặc “đều” tới mức có thể.
b. Có thể xem xét nguồn nhân lực và thiết bị hiện có và xác định những hạn chế về nguồn lực (và thời điểm chúng sẽ xảy ra) àsẽ thu được một số phương án thay thÕ.
Hãy xem từng bước áp dụng.
a. Cân đối nguồn nhân lực và thiết bị
Trong số các loại nguồn nhân lực và thiết bị cần thiết sẽ có một số là quan trọng hơn (khan hiếm hơn, đắt hơn v.v...) so với các loại khác tuỳ thuộc vào các điều kiện thực hiện dự án. Để hình dung được vấn đề này, có thể giả thiết rằng nguồn nhân lực X là quan trọng hơn nguồn nhân lực Y và nguồn nhân lực Y lại quan trọng hơn nguồn thiết bị Z. Nguồn nhân lực X sẽ được xem xét trước tiên rồi đến Y và cuối cùng là Z.
Bước 3.1 Xây dựng đồ thị khối lượng nguồn nhân lực X
Thời lượng
Số lượng X
8 6 4 2 0
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Dễ nhận thấy rằng số lượng XS cần thiết biến đổi trong dải khá rộng và không ai muốn có sự biến đổi đó- vì vậy giá trị X nên được cố gắng giữ vững trong suốt khoảng thời gian thực hiện dự án. Có thể làm được như vậy bằng cách dịch chuyển các hoạt động không chủ chốt cần nguồn nhân lực X (những hoạt động được thể hiện bằng những đường gấp khúc) theo hướng cần đến ít nhất nguồn nhân lực X:
Một cách đơn giản bằng cách dịch chuyển hoạt động C và E sang bên phải ta sẽ có
được một đường sử dụng nguồn nhân lực rất “đều”.
Mặc dù khó có thể có được nhu cầu hoàn toàn ổn định về nguồn nhân lực nhưng những điều chỉnh như vậy chắc chắn sẽ giúp dễ quản lý hơn.
Nhìn chung trong các dự án người ta thường cố gắng giữ ổn định nhu cầu hoặc chỉ tăng giảm nhẹ. Trong thực tế thường không có sự thay đổi lớn giữa nhu cầu lúc cao nhất và thấp nhất hoặc tăng, giảm quá nhanh về yêu cầu nhân lực nhưng nếu không tiến hành phân tích nhu cầu nhân lực và thiết bị thì dễ dẫn đến tình trạng để lãng phí, dư thừa nhân lực, thiết bị.
6 4 2 0
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
XY Z
5 5 5 5 5 5 5 2 4 4 4 4
4 4
4 4
4 8
22 2 2 81 1 1
3X, 4Y 3X
E C
Z
B X2
D Y4
F
G 4X 5X,Z
A
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Trong ví dụ ở đây, sau khi phân tích X tiếp tục phân tích nguồn lực được ưu tiên tiếp theo là Y. Đồ thị sử dụng nguồn nhân lực Y chỉ ra :
Nếu ta dịch hoạt động F sang bên phải 2 tuần sẽ thấy yêu cầu nhân lực Y cho dự án hoàn toàn ổn định ở mức 4 người.
Có thể tiếp tục xem xét sử dụng nguồn thiết bị Z với hoạt động B lùi sang bên phải 2 tuần. Cuối cùng ta sẽ có:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
0 0 2 4 6 8
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
A 5X,Z
D 2 X
G 4 X F
4 Y
B Z C 3X,4Y
E 3 X
5 5 5 5 5 5 5 2 4 4 4 4
X
- - 4 4 4 4 4 4 4
Y
1 1 2 1 1 1
Z
- 4 4
- -
- - 1 1
Số lượng Y
2. Phân tích những hạn chế về nguồn nhân lực và thiết bị - giả sử rằng chỉ có 1
đơn vị của nguồn thiết bị Z là có sẵn để sử dụng. Thường thì những vấn đề như vậy có thể được giải quyết bằng cách điều chỉnh các hoạt động không phải là chủ chốt để tránh tình trạng cùng một lúc diễn ra đồng thời các hoạt động cùng cần sử dụng một loại thiết bị.
Để đi tới phương án cuối cùng, người ta có thể xem xét các phương án sau :
Đẩy nhanh hoạt động B
Thuê hoặc muợn một thiết bị Z khác
Xác định xem liệu có nhất thiết phải kết thúc dự án trong đúng 12 tuần không.
Các phương án khác
Ghi lại xem kỹ thuật sẽ chỉ ra các phương án nào. Nếu người ta sử dụng tiêu chuẩn chi phí tối thiểu thì tất cả các phương án có thể được tính chi phí và dựa vào đó để
®a ra kÕt luËn.