Việc bảo vệ dữ liệu trên Word được phân thành các mức độ. Mức độ cao nhất là bảo vệ khi mở tệp tài liệu, và mức độ thứ hai là bảo vệ sự thay đổi dữ liệu trên tệp tài liệu. Sử dụng mức độ nào là do bạn quyết định, tuỳ thuộc vào mục đích của bạn.
Nguyên tắc bảo vệ cho mỗi mức là; bạn gán một mật khẩu (Passvvord). Khi đó, chỉ khi nào người dùng nhập đúng mật khẩu đã gán mới có thể làm được việc mà bạn đã bảo vệ.
7.2.1 Bảo vệ khí mở tệp tài liệu
Bước 1: Mờ tài liệu cần bảo vệ trên word;
Bước 2: Mở mục chọn: Tools I Optỉons.., hộp thoại Options xuất hiện:
...
riadOioỡgtỉ I Usôr IrớoriMtioi CodipỉtUty I Fỉ> locattoK SpMÌng6tGr<p)fftaf Optton)
Vi0ôw õenorai Prnt 5 d v e
SavtopOons ---
p CTMto tỉỉKỈaặỉ capy r" Alow(ộStsaves
r~ ớar docuraert prt)pôttiôằ
ĩ~ PrôiựtosavôNQrmaltônip<atô
f gfnbaiTruBTyp0fonts
p tr .ỉiẽ < í tlv J! àC-.ùỉ.- / . i i v é .ír<ĩ>’
r* Sôvo{ỉệt4iQnt/forfcirmĩ
p ệ^btớísmMydiVÝữs
w ẫ^AutoAttcoverk^evcry: rio ' •?! OFiôtw SoveỉttP^dNosds: WordOocưrônr<*.dỳc)
r Đlsdb4pfM^0S^5tôportằdby Worđ97 íhtrtK txtm for toaiDintT*
B^ỉỉMQr^tocperr.
i mư recomnended
PaKMord to modͣ
OIC Cenaà
- 1 2 5 -
Trên ihẻ Save, bạn hãy gõ vào mật khẩu bảo vệ tệp khi mở ở mục Password to Open:, gõ xong nhấn OK. Hộp thoại Coníỉrm Password xuất hiện, yêu cẩu bạn nhập lại mật khẩu vừa gõ:
? J x l
Confirm Pdsswoỉd m -
Recnter Eôssw ord to open:
ằ > >-4 + ♦ OK
Cancd GaiAionỉ lf you bse or forget the password, it cannot be
recovered. ít bí advisabte to k e ^ a ist of pássvvords and thdr corr^pondbg docuroent names in a safe pUice, (Remember that passwwds are case-sensftive.)
Hãy gõ lại mật khẩu vừa gõ trước đó vào mục Reenter password to open: Gô xong nhấn OK để hoàn tất.
Nếu bạn gõ đúng, hộp thoại sẽ đóng lại, việc thiết lạp mật khẩu khi mở văn bản đã thành công. Nếu bạn gõ sai, thông báo sau đây xuất hiên:
M icrosoft W orđ i s l
The passvvord confirmation does nol m atch.
Tiếp theo bạn phải nhạp iại mật khẩu dã gõ ưuóc dó.
Sau khi đã thiết lập mật khẩu bảo vệ tài liệu khi mở tệp này thành công, nếu người dùng mô tệp tài liệu này ra để làm viộc, hộp thoại sau đây xuất hiện yêu cầu nhập vào mật khẩu bảo vệ:
-.126-
Poss¥íord
£rt)Ềf passMord to open fSe
CV*-VAdnử^ator\My Docuneht$\taAeuM^T.đoc g
ơc ] C a n c e t
Người dùng phải nhập đúng mậl khẩu mà bạn đã thiết lập lên hộp thoại này mới có thể mở được tệp tài liệu.
7.2.2 Bảo vệ khi sửa nội dung tài liệu Bước 1: Mở tài liệu cần bảo về trên word;
Bước 2: Mở hộp thoại Options;
_?Jx|
O pỉinns rô” ỉ>ằ i-
M* '
' Ì - : iV
T r a c k C h ô n g e f Ị User ĩrivm etỡort C o i n p o t M t y Ị f%ữJK6tỡons
I G e n e r d ] Edlt ] Print Savo S p e ẳ n ũ & < ã r a n i n a r
SôV ôO pklO T S — --- — — ---
ĩ~ fớếm[fxAsôv9s
n P r o m p t f o f d o c u m e n t p r o p e r t í í K
r~ P n o m p t t o s a v e N o r m a l t e n v U t e n B n b e d T r u e T y p e P o n t s
r" Eribedch3r3i:tef5ln'Jseonty
f “ S a v e ^ a o n h r f o r f o r m s
f7 ẾịbMbddQgroundsavô$
ẵaveAutoRecover^every:
Sa v o ^ 0*d f l 9 s a s ỉ W o rd D o c u n c n t (* .d o c )
r~ Db^bỉp íeiituronoi; ỉH^portodby Word9'7 3
F i ừ s h a h n g o p b o n s f o r " ^ a Ì e u M t t T . d o c * ---
Ẽ ^ s t N c r d t o o p e n : P A s s M o r d b o modtx)
— --- lanP —
p B p ỏ d o r ế y r a c o m m e n d o d
Q K 1 O n c a l
- 1 2 7 -
Trên thẻ Save, bạn hãy gõ vào mât khẩu bảo vệ khi sửa đổi nội dung vãn bản ỏ mục Password to modify:, gõ xong nhấn OK. Hộp thoại Coníiriĩi Passworđ xuất hiện, yêu cầu bạn nhấp lại mật khẩu vừa gõ:
rg!m ôig w iiii.ằ.
Reerter asssMord to modíy:
|õ g g --- OK
Cancel I
Caubon: ỉf you lose or ớorget ttie passvnrd^ i cônnot be rỡco>vared. Itisddvisabletolmpa bstof passMordsand their corrospcndkig document nomds In ữ pỉace.
(Reinember that ụàs^ệoràs are cas6'Sefì5ftK/e,)
Hãy gõ lại mật khẩu vừa gõ trước đó vào mục R etnter password to modiíy: Gõ xong nhấn OK để hoàn tất.
Nếu bạn gõ đúng, hộp thoại sẽ đóng lại, viộc thiết lập mật khẩu thành công. Nếu bạn gõ sai, thông báo sau đây xuẵt hiện:
Microsoll Woid XJ
V The pôsÊW0rd cằnfớrôMtỉpn<ioôc not mabch.
- 0 j L : j
Sau khi đã thiết lập được mật khẩu, nếu ngườĩ dùng mờ lộp này ra để sử dụng, một hộp thoại yêu cẩu họ nhập mật khẩu để có thể sửa được nội dung tài liệu:
Pđssworđ... ... í ^ * ^ - Ĩ Ì J S Í
tatsi#iAT.doc’fe reservộd by N9ưyôn5Qn.Hti Enter password tơitiíỉđíỊy,0f open read oníyi
Ew*word: {H U I .
• otc 1 Canceẳ I BjằadOriy
- 1 2 8 -
- Nếu nhập mật khẩu đúng, người dùng đó sẽ có quyền sửa nội dung tài liệu;
- Nếu không có mật khẩu, họ cũng có thể nhấn nút Read Only để mỏf tệp tài liệu này dưới dạng chỉ đọc- Read Oniy (dạng này thì không sửa và cất được nội dung văn bản). Khi đó, thanh tiêu đề word xuất hiận dòng chữ:
tailieuM A T .doc (R ead-Q nly) - M icrosoít W oid
0e Ẽ * VỊew Ịnsert pQrmat looís ỈỄ|ỹìdow tieỉp
^ Cách bảo vệ này không được hiệu quả lắm khi mà các kỹ năng xử !ý dữ liệu trên tài liệu hìộn nay ià rất đơn giản. Bạn nên dùng cách bảo vệ mức khi mờ tệp dữ liêu thì hiệu quả sẽ cao hơn.