Một gỏi tưcmg thích phù hựp chắc chắn sẽ cung cấp cho bạn khả năng‘fniỂr'N^' gh'è‘'đỊnớằ dạng open XML trờng cảc phiờn bỏn trước cựa Microsoít OíTice. Bạn có thể cài đặt gói tương thích trên máy tính đang chạy các chương trình Microsoít Office 2003, Microsoít Office
- 2* 244 -
XP hoặc Microsoft Office 2000. Khi cài đặt gói tương thích, bạn cỏ thể mớ, ghi, chinh sửa và tạo file theo nhiều kiểu định dạng mạnh của Office Open XML.
Bài này sẽ thảo luận về một số vấn đề sau:
• Các bản update bạn phải cài đặt để chương trình trên phiên bản Offtce trước có thể dùng định dạng Oíĩĩce Open XML Pormat.
• Một số vấn đề bạn có thể gặp phải nếu máy tính không được update đầy đủ để tương thích với Office Open XML Pormat.
• Thực hiện một sổ thay đổi sau khi cài đặt gòi tưcmg thích Microsoft Office Compatibility Pack.
Các bãn update cần cho chương trình Oỉtice cã
Dưới đáy tà danh sách các bàn update cần phải cài đặt dể mờ và ghi file trong Office Open XML Pormat:
1, Bạn phải cài đặt các bản update sau:
Cho Offlce 200S
• 923097 bản update cho Office 2003; cập nhật ngày 10/10/2006
• 923272 bản update bảo mật Offĩce 2003; ngày 10/10/2006
• 923088 bản update bảo mật cho Excel 2003: ngày 10/10/2006
• 923091 bản update bảo mật cho PowerPoint 2003; ngày
10/10/2006
• 923094 bản update bảo mật cho Word 2003: ngày 10/10/2006 Cho Offìce XP
• 918420 bản update bảo mật cho Microsoft Excel 2002: 11/7/2006
• 917153 bản update cho PovverPoint 2002: 11/7/2006
• 917347 bản update cho Word 2002: 11/7/2006 Offtce 2000, không đòi hòi các bản update
- 2 4 5 -
2, Bạn phải cài gỏi tưomg thích Microsoíl Office Compatibilitiy cho Office 2003, Office XP và Oữíce 2000.
Các vấn đề bạn cỏ thể gặp phải khi máy tính chưa được update đầy đù để tương thích với các kiểu định dạng Oíĩice open XML Pomnat
Khi cố gắng mờ một file được ghi theo một trong các kiều định dạng Office Open XML trong phiên bản Oíĩice cũ, có thể bạn sẽ gặp phải các vấn đề sau:
ỉ, Nếu máy tíob chưa đuực update và bạn chưa cài gói tưtmg thích (CoDipatibiUty Pack), khi mở fĩ!e, bạn sẽ nhận được một trong các thông báo lỗi sau, tuỳ thuộc vào chương trình đang sử dụng;
- Word
Khi sử dụng hộp ứioại Open hoặc hình thức “kéo và thả” để chuyển file vào phiên bản Word đang dùng, bạn sẽ nhận được thông báo sau:
Seiect the endcoding that tnakes your document readable.
{Chọn hình thức mã hoả để văn bản của bạn có thể đọc được)
Khi kích đúp vào file trong Winđows Explorer hoặc kích đủp vào file đính kèm trong thư điện tử, bạn nhận được thông báo lỗi;
Windows cannot open this fíle
ịWindows không thể mở đượcfile này).
- Excel
Khi dùng hộp thoại Open hoặc liình thức “kéo và thả” để chuyển fiie vào phiên bản Excel đang sử dụng, bạn nhận dược thông báo lỗi sau;
The file is not in recognizable íormat.
{ÌQtông thể nhận ra được kiều định dạngfile)
Khi kích đúp vào fìle trong Windows Explorer hoặc kích đ ú p vào
íĩle đỉnh kèm trong thư điện tử, bạn nhận được thông báo lỗi sau;
• 246-
Windows cannot open thỉs ỉĩle.
( Windows không thể mờ được fìỉe này) - PowerPoỉnt
Khi dùng hộp thoại Open hoặc hình thức “kéo và thả” để chuyển nie vào phiên bản Excel đang sử dụng, bạn nhận đuợc thông báo lỗi sau:
PowerPoint can’t opea the typ€ o f file represented by /ỉiename.
{PowerPoint không thể mở được file thể hiện theo kiểu tên^lỉe).
Khi kích đúp vào fíle trong Windows Explorer hoặc kích đúp vào file đính kèm trong thư điện tử, bạn nhận được thông báo lỗi sau:
Windows cannot open this fíle.
{Windows không thể mở được file này)
Để xử lý vấn đề này, cài đặt từng bản update theo từng phiên bản chương trình Oíĩlce phù hợp. Sau đó, cài đặt gói tương thích Office Compatibility Pack.
2, Nếu máy tính chưa đvực updatẹ, nbưng gói tương thích Compatibility P ack đã đurợc cài đặt, khi cổ gắng mở file bạn sẽ nhận được một trong các thông báo sau, tuỳ thuộc vào chương trình đang sử dụng.
- Word
Khi sử dụng hộp thoại Open hoặc hình thức “kéo và thả” để chuyển fĩle vào phiên bản Word đang dùng, fĩle sẽ được mở một cách chính xác.
Cũng tưcmg tự như vậy khi kích đúp ííle trong Wíndows £xplorer.
- Excei
Khi sử dụng hộp thoại Open hoặc hình thức “kéo và thả” để chuyển file vào phiên bản Excel đang dùng, bạn nhận được thông báo lỗi sau:
The file is not in ằ recogDÍzable ớormat.
(Không nhận dạng được kiểu định dợngfile)
- 2 4 7 -
Còn nều kích đúp lên fĩle trong Windows Explorer, fĩle sẽ được mờ một cách chính xác.
- PowerPoint
Khi sử dụng hộp thoại. Open hoặc hình thức “kéo và thà” để chuyền file vào phiên bàn PowerPoint đang dùng, bạn nhận được thông báo lỗi sau:
PowerPoiot can't read tbe outlỉne írom /ĩiename, No text converter is instailed for this fĩle type
{PoyverPoiní khóng thể đọc đicợc file dựa trên tên Jìỉe. Không có bộ chuyến đổi vân bàn cho kiểu ýìỉe này)
Khi kích đúp lên fiỉe trong Windows Explorer, ílle được mờ một cách chính xác.
Để xử lý vấn đề, cài đặt từng bản update cho các chương trình Office thích hợp.
3, Nếu máy tính đã đuực update, nhưng gói tương thích Compatibility Pack chưa được cài đặt, khi mờ file bạn sẽ nhận được thông báo lỗi sau:
Cả trone Word, ExceL vò PowerPoint
This íile was created by a newer version o f Microsoĩt program.
Do you want to download a compatìbility pack so tbat you can work witfa thìs ílle?
{Fiỉe này đtỉợc tạo bởi phiên bán chương trình mới hơn của Mìcrosọ/i.
Bợn có muốn downloadgói ttíơng thích hỗ trợ kiếu fỉỉe này?)
Để xử lý vấn đề, bạn chỉ cần cài đặt gói tương thích Office (Compatibility Pack) phù hợp.
Những thay đổi đưực thực hiện trên các cbuvng trình onĩce sau khỉ cài đặt gói tương tblcb (Compatìbílity Pack)
- 2 4 8 -
Sau khi cài đặt các bản update theo yêu cầu để mỡ và ghi file đã được lưu trữ dưới dạng Office Open XML Pormat, một số thay dổi sau được thực hiện trên chương trình OíTice:
Excel 2003 và Excei 2002
Các kiều định dạng fíle sau được thêm vào hộp thoại Save, Save As và Open:
EXCEL WORKBOOK (*.XLSX)
Excel Macro-Enabled Workbook (*.xlsm) Excel Binary Workbook (*.xlsb)
Excel Template (*.xltx)
Excel Macro-Enabled Template (*.xltm) Excel Adđ-In (*.xlam)
Ngoài ra bạn có thể đùng Windows Explorer để mở và ghi file có kiểu định dạng Office Open XML Pormat.
E xceí2000
Không có kiểu định dạng file nào được thêm vào hộp thoại Save, Save As hay Open.
Để mờ một file Excel 2007 trong Microsoíìt Excel 2000, thực hiện theo các bước sau:
• Xác định vị trí trong Windows Explorer.
• Kích đúp vào file.
Chú ý: Microsoíỉ Excel 2000 phải được cài đặt trên máy tính. Nếu các phiên bản khác cũng dược cài đặt, nie Excel cỏ thể sẽ được mờ theo phiên bản mới hơn.
Để ghi file Excel 2000 như một fìle Excel 2007, thực hiện theo các bước sau:
a. Xác định vị trí file trong Windows Explorer.
-249 >
b. Kích phải chuột lên file,'sau đó kích Save As.
c. Trong hộp thoại Save As, ờ ô Save as type, bấm chọn một trong các kiểu định dạng file Excel 2007 sau, sau đó kích Save;
• Microsoft Office Excel 2007 Macro-Enableđ Workbook (*.xlsin)
• Microsoíl Oíìlce Excel 2007 Binary Workbook (*.xlsb)
• Microsoft OíTice Excel 2007 Workbook (*.xlsx) d. Sau khi quáưình ghi hoàn thành, kích vào OK.
PọyverPoint 2002 và PowerPoini 2003
Các kiểu định dạng file sau được thêm vào hộp thoại Save, Save As và Open:
• PovverPoint Presentation (*.pptx)
• PowerPoint Macro-Enabled Presentation (*.pptm)
• PovverPoint Template (*.potx)
• PowerPoint Macro-Enabled Template (*.potm)
• PovverPoint Show (*.ppsx)
• PowerPoint Macro-Enabied Show (♦.ppsm)
Ngoài ra bạn có thể đùng Windows Explorer để mờ và ghi file có kiểu định dạng Office open XML Pormat.
PowerPoint 200Ở
Không có kiểu định dạng file nào được thêm vào hộp thoại Save, Save As và Open.
Để mỡ file PowerPoint 2007 trong Microsoít PowerPoint 2000, thực hiện theo các bước sau:
• Xác định vị trí fìle trong Windows Explorer,
• Kích đúp vào íile.
-2 5 0 -
Chú ý: Microsoft PowerPoint 2000 phải được cài đặt trên máy tính.
Nếu các phiên bản khác cũng được cài đặt, file PowerPoint có thể sẽ
được mờ theo phiên bản mới hom.
Để ghi fiie PowerPoint 2000 dưới dạng file PoNverPoint 2007, thực hiện theo các bước sau;
a. Xác định vị trí file trong Windows Explorer.
b. Kích phải chuột lên fíle, sau đỏ chọn Save As.
c. Trong hộp thoại Save As, ờ ô Save as type, bấm chọn một trong các kiểu định dạng file PowerPoint 2007 sau, sau đó kích vào Save:
• Microsoft Office PowerPoint 2007 Presentation (*.pptx)
• Microsolì OíTice PowerPoint 2007 Macro-Enabled Presentation (*.pptm)
d. Sau khi xong, kích OK.
Word20ơ3. Word 2002 v à Word 20ÕÕ
Các kiều định dạng sau được thêm vào hộp thoại Save As, Save và open:
• Word Document(*.docx)
• Word Macro-Enabled Document (*.docm)
Ngoài ra, bạn có thể dùng Windows Explorer để mở và ghi file theo kiểu định dạng OíTice Open XML Pormat.
DÙNG VVORDART TẠO CHỮ LỎNG ẢNH
Trìnb úmg dụng WordArt đi kèm bộ giải pháp MS OỈTice kbÔDg chì mang đến cho ngiròi sử dụng nbững kiểu chữ uổn lưọm sinh động vởi màu sắc băt mắt mang tỉnh nghệ thuật, mà còn cbo phép lồng ảnh vào chữ bay tô nền của chữ abư chức năng của các cbưcmg trìnb xừ lý đồ họa Photoshop hay Corel...
-251 -
Để thực hiện, đầu tiên hãy chuẩn bị 1 sổ hình ảnh cho phù hợp với đoạn vẫn bản mà bạn cần lồng vào. Sau đó các bạn hãy mở một ứng dụng trong bộ Office ra, như MS Word chẳng hạn và chèn Word Alt bàng cách vào trinh đơn Inseit/PictureAVord Alt.
Tiếp theo bạn gõ vào nội dung, ở đây lấy ví dụ ]à ‘‘'Chúc bạn thành cổng\", rồi chọn kích thưórc và phông chữ tùy ý, xong chọn OK.
n r > ] ]
Anh: wordart
Bước kế tiếp, bạn nhấn phím chuột phải lên Word Alt đó và chọn mục Pormat WordArt...
Tại hộp thoại WordArt định dạng này nhấp chọn thè Colors and Lines. Tại đây, bạn xuống phần Fill, trong hộp Color liền kề hãy chọn Fill Effect.
Sau đó, bạn hãy chọn thẻ Picture, vào nút Select Picture... để chọn hình ảnh cần lồng vào.
Khi chọn lựa hình xong, tại ô Picture các bạn sẽ thấy hình ảnh mình vừa chọn, bạn nhấn nút OK để hoản tầt.
Để cho dòng chữ nghệ thuật này thêm đẹp các bạn có thể dùng chức năng VVordArt Shape trên thanh chinh sửa VVordArt để thêm vào dạng 3D hay frang trí đường viền v.v...
- 2 5 2 -
Những mẫu chữ như vậy có thể được sử dụng cho những đề mục văn bản làm nổi bật tích chất đặc sẳc cùa mỗi đoạn văn, bảng tính hay bàn thuyết trình.
MÒT SỐ THAO TÁC VỚI CỬA sò MS WORD
MS Word: Tiếp tục với các bài hướng dẫn sừ dụng chujơng trình MS Word, QuanTriMang.com sẽ giới thiệu một số thao tác với cửa sổ MS Word: Hiển thị nội dung fĩle đang mờ sang một file mới và Phân chia cửa sổ làm việc.
1- Hiển thị nội dung íiỉe đang mở sang một file mới:
Vào menu Window \ New Wìndow,
Window Help Adobe PDF - Acrobat New Window
1 Corn par e 5ide by 5ide '.•vith.,.
►
ị isach_word.doc
Ví du: file Sach_Word.doc đang mở, khi lựa chọn Window \ New Window, chương trình MS Word sẽ tự động tạo ra I file mới với tiêu đề là: Sach_Word.doc:2, tiêu đề file gốc sẻ được chuyển thành Sach Word.doc:]
* 2 S 3 -
^ sarh_word.doc: 1 Microsoít v/ord
Islormal + X ỉstí ▼ Verdanỏ
fiỉe g ố c
Normal + Justí ▼ Verdaoa
íỉle m ớ i đưỢc t ạ o 2- Phân chia của sả làm việc:
Tài liệu của bạn có rất nhiều trang, để không muốn phải di chuyển, cuộn chuột lên trên hoặc xuổng dưới xem lại tài liệu mà vẫn cập nhật được giữ liệu mới, bạn chỉ cần phân chia cửa so làm việc như sau:
1. Vào Window \ Splẳt
iklnẾpPOP AỌỊ^at (ỈBM Wìnd0M
^range AI
' rí^' úí‘ ^ Jr? V iLí- ••
S l * ĩ rnmm
Sau đó, trên màn hinh xuất hiện vết mờ nằm ngang.
2. Di chuyển chuộỉ lên xuống để lựa chọn chồ phân chia cửa sổ phù hợp và nháy chuột ưái
- 2 5 4 -
3. Khi đó cửa sổ làm việc sẽ được chia đôi nhưng nội dung vẫn là của ỉ fìle
J MS \VcMfd: Tiềọ tụ t vôi các bái bưoug dản íứ đụng chưong xrnùì MS Woiđ, QuiuTriMaog com iè giúi thỉôu mừt iũ cbỉo ỳ c vôỉớ cữi iữ MS \Voĩđ. K i^ ĩbi sộỉ duug ớỉỉô đing mũ sang một ỗỉô mới và Phin chiỉ cua sc> lim
\ MS W'ord T i^ Tực võí các b ũ bưong dỉn iừ dung c h i ^ g Trsứỉ MS \ \ ‘ord. QuanTríMasg com sé giửi thicu một ỉõ thio tác v õ í cứa ỉố MS \Vord Hiển chị BỘỈ đuag í ĩ l e đang mõ sang một mới va Phán
:hia Oìi iC' linỉ v i^
4, Muốn bỏ phân chia cửa sổ làm việc:
• Vào Window \ Remove split
ÌlB<P't/hÉpPD P -Acrqteẵ
H e w W i n d o w
A r r a n g e A n
'IO 'íip c l'ir t'\- 5i*J^ V l^.ĩi .
Reiĩiove Spfc
1 Sdch word.do6
^Miin /
Hoặc bạn chi cần kích đúp vào đường phân chia cửa sổ là xong.
- 2 5 5 -