Nhiệm vụ cụ thể của nhà quản lý là : thu thập và xử lý thông tin – ra quyết định – tổ chức thực hiện quyết định – kiểm tra đánh giá. Hoạt động của nhà quản lý là một hoạt động tinh thần, trừu tượng hơn là một hoạt động mang tính chất cụ thể, cảm tính. Trong các nhiệm vụ của nhà quản lý, hành động ra quyết định là cơ bản nhất, đóng vai trò trung tâm nhất trong hoạt động lãnh đạo, quyết định là khâu bắt đầu mà cũng là khâu kết thúc của quá trình quản lý. Quản lý là ra quyết định và sản phẩm của hoạt động quản lý cũng chính là các quyết định. Nói như vậy để thấy rắng : Hiệu trưởng nên đầu tư thời gian và trí tuệ cho các quyết định quản lý đúng đắn, thể hiện được tầm nhìn, bản lĩnh hơn là xông vào các công việc nhỏ nhặt mà ai cũng làm được. Ra quyết định là chọn lấy một trong những khả năng, những phương án có thể có. Trong thực tế có thể có nhiều khả năng khác nhau, người lãnh đạo chọn lấy một khả năng trong số chúng tức là ra quyết định. Sự lựa chọn một phương án nào đó phụ thuộc trước hết vào thông tin mà người lãnh đạo có được. Thông tin càng đầy đủ, kịp thời và chính xác thì khả năng để lựa chọn càng được thu hẹp, hành động ra quyết định càng nhanh chóng và chính xác. Như vậy, thu thập thông tin thực chất là một hành động nhận thức của người lãnh đạo. Vì vây, trước khi hội họp, Hiệu trưởng phải làm tốt khâu này để có dự kiến ra quyết định chính xác chứ không phải là tổ chức hội họp để thu thập thông tin. Hiệu trưởng cần chuẩn bị sẵn những phương án để tập thể đóng góp, xây dựng. Khi phương án của Hiệu trưởng là khoa học và khả thi thì mọi cuộc họp nhanh chóng kết thúc và ngược lại.
Hiệu trưởng cần thể hiện bản lĩnh của một nhà lãnh đạo, giảm bớt những cuộc họp phiền phức, không thật sự cần thiết, mạnh dạn, tự tin trong các quyết định quản lý của mình. Trong nhà trường cần xây dựng một quy chế làm iệc rõ ràng, thực hiện phân cấp, phân quyền cụ thể và đúng đắn. Hãy tôn trọng và tin
tưởng vào cấp dưới và nhân viên, mạnh dạn giao công việc cho họ. Hiệu trưởng nên “Nối dài cánh tay quản lý”. Ngay từ thời xa xưa, Lão Tử đã nói rằng :
“Người lãnh đạo kiệt xuất khi ít người biết đến anh ta… Và một người biết lãnh đạo là biết nói ít, khi công việc lãnh đạo hoàn tất, mục tiêu đề ra được hoàn thành, quần chúng sẽ nói rằng : Chính chúng tôi đã thực hiện việc đó”. Người lãnh đạo làm mọi thứ nhưng lại như không làm gì cả. Đó là phương pháp lãnh đạo khoa học.
Những đề xuất thuộc về phong cách quản lý và năng lực tổ chức quản lý :
Khi phân công công tác cho người dưới quyền dựa theo yêu cầu và nguyện vọng của họ thì cũng phải tính đến sự đòi hỏi của công việc với phẩm chất, năng lực của họ và mức độ hoàn thành nhiệm vụ.
Biết lắng nghe những đề xuất của họ nhưng cần phải sáng suốt để có những quyết định đúng đắn nhưng cũng đừng vội theo đuôi quần chúng nếu những đòi hỏi đó vượt quá tầm hạn của mình; nhưng cũng không quá bảo thủ, cố chấp.
Biết sử dụng linh hoạt hợp lý các phương pháp quản lý nhằm tác động có hiệu quả đến từng cá nhân, buộc họ hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Luôn quan tâm đến kết quả của tập thể, của từng cá nhân nhưng không dung mọi cách để cưỡng ép, đòi hỏi chỉ tiêu lao động quá cao mà nên cố gắng thuyết phục, giải thích và hỗ trợ để người ta làm việc tốt hơn.
Phải biết cách hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của nhà trường.
Quy định trách nhiệm và quyền hạn đó phải phù hợp và cân đối nhau.
Biết cách để mọi người tham gia thảo luận những vấn đề thuộc về đời sống tập thể của nhà trường, tạo cơ hội tốt để CB – GV góp ý vào những quyết định quản lý của Hiệu trưởng, mạnh dạn điều chỉnh khi quyết định của mình chưa đúng hoặc chưa thật sự đem lại lợi ích cho mọi người.
11.Không ngừng hoàn thiện năng lực và phẩm chất của nhà lãnh đạo Đạo đức là những phẩm chất do con người tu dưỡng theo những tiêu chuẩn mẫu mực mà có; nhưng phẩm chất đạo đức của Hiệu trưởng trong nhà trường có ý nghĩa cụ thể hơn : phải có lòng yêu nghề, có trách nhiệm với công việc, đối xử công bằng với mọi người, không vụ lợi, khiêm tốn và tôn trọng giáo viên, công nhân viên, học sinh…Ngoài phẩm chất đạo đức, người lãnh đạo phải không ngừng hoàn thiện năng lực, luôn nâng cao ý thức tự học, tự rèn luyện. Thường xuyên cập nhật kiến thức chuyên môn, kỹ năng sư phạm, không chỉ rèn luyện tốt môn mình dạy mà còn phải am hiểu phương pháp bộ môn của các môn học khác.
Không nên tự cao, tự đại mà phải biết khiêm tốn, thường xuyên trao đổi học tập với các đồng nghiệp và đừng bao giờ thể hiện mình là nhà quản lý của họ.
Trường học là một cộng đồng học tập hay tổ chức học tập không chỉ đối với học sinh mà còn đối với giáo viên và các nhà quản lý. Bennis và Nanus nhắc nhở chúng ta rằng, lãnh đạo thành công là “học viên thường trực”. Schlechty nhấn mạnh : “Nếu Hiệu trưởng muốn giúp giáo viên cải thiện công việc của họ thì Hiệu trưởng phải liên tục học tập để cải thiện những già mình đang làm”. Như vậy, ngoài “cái tâm trong sáng” và tinh thần tận tụy vì công việc, Hiệu trưởng phải không ngừng học tập, hoàn thiện nhân cách và phong cách quản lý của mình để trở thành người vừa là thủ trưởng, vừa là thủ lĩnh của tập thể. Trong thời đại thông tin hiện nay, Hiệu trưởng cần dành thời gian thích đáng cho việc trao dồi kiến thức về mọi mặt, cập nhật kiến thức để không lạc hậu trước tập thể giáo viên vốn nhạy bén về điều này. Người ta thường nói, người lãnh đạo phải có cái đầu, dĩ nhiên là cái đầu hiểu theo nhiều nghĩa, nhưng không thể thiếu được đó là vốn tri thức phong phú, sâu sắc làm mọi người phải khâm phục. Có ý kiến cho rằng, người lãnh đạo ngoài những yêu cầu về năng lực, phẩm chất…, cần phải “giỏi một việc, biết nhiều việc” để tạo nên một ấn tượng riêng về cá nhân mình. Việc
học tập không chỉ giúp ích cho công việc quản lý của Hiệu trưởng mà còn làm mẫu mực cho cán bộ, giáo viên và học sinh noi theo.
Hiệu trưởng phải biết tôn trọng con người, nhất là cấp dưới, phải quán triệt quan điểm “Quần chúng là người sáng tạo nên lịch sử”. Chính giáo viên, nhân viên là những người hàng ngày, hàng giờ trực tiếp tạo ra chất lượng giáo dục và cũng là những người đã tạo ra uy tín cho mình, vì vậy Hiệu trưởng phải tôn trọng và quan tâm đến họ nhiều hơn, tạo mọi điều kiện để họ phát huy hết năng lực và trí tuệ trong thực hiện nhiệm vụ được giao.
12.Không ngừng hoàn thiện và nâng cao năng lực giao tiếp
Quản lý là hoạt động tổ chức, điều khiển con người. Vì vậy để quản lý hiệu quả, Hiệu trưởng phải có năng lực “Hiểu mình, hiểu người” và có kỹ năng làm việc với con người. Để quản lý tốt, Hiệu trưởng phải có thông tin về đối tượng quản lý, muốn vậy phải tổ chức nhiều kênh để thu thập thong tin qua giao tiếp và đây cũng là hoạt động quan trọng nhất của Hiệu trưởng, đòi hỏi Hiệu trưởng phải không ngừng rèn luyện những kỹ năng giao tiếp.
Theo tôi, giao tiếp là một việc hết sức tế nhị, mang tính nghệ thuật cao, không có một chuẩn mực nào để cân đo, đong đếm. Giao tiếp là sự biểu hiện bên ngoài do ảnh hưởng sâu sắc các yếu tố bên trong, là sự tác động qua lại giữa người với người đồng thời mang tính chất xã hội và cá nhân rõ rệt. Qua giao tiếp người và người sẽ hiểu biết nhau hơn…
Để có một khả năng giao tiếp tốt thì bản thân người Hiệu trưởng phải có được nghệ thuật giao tiếp, trong đó thể hiện một số điểm cơ bản sau :
Thành thật chú ý tới người khác.
Luôn giữ nụ cười trên môi.
Xin nhớ cho rằng người ta cho cái tên của người ta là một âm thanh êm đềm nhất, quan trọng nhất trong các âm thanh.
Biết nghe người khác nói chuyện. Khuyến khích họ nói về họ.
Họ thích cái gì thì bạn nói với họ về cái đó.
Thành thật làm cho họ thấy sự quan trọng của họ.
Hiệu trưởng cần thường xuyên rèn luyện năng lực giao tiếp của mình, nếu muốn thành công trong quản lý, Hiệu trưởng phải :
- Biết sử dụng giao tiếp để thu thập thông tin phục vụ cho công tác quản lý của bản thân : Thông tin đó là đối tượng, là sản phẩm lao động của Hiệu trưởng.
Không có thông tin hoặc thông tin không đầy đủ thì không thể phát hiện “tình huống có vấn đề” và không thể giải quyết kịp thời, đúng đắn. Vì vậy, Hiệu trưởng cần phải biết tận dụng thời gian, điều kiện khi tiếp xúc với giáo viên, nhân viên để hiểu họ, nắn thong tin từ họ và tác động tư tưởng lên họ và truyền thông tin cần thiết lên họ trong thời gian tiếp xúc. Để tiếp xúc cá nhân với cán bộ, giáo viên, nhân viên có hiệu quả, người Hiệu trưởng cần vạch kế hoạch trò chuyện với họ và chú ý khía cạnh sau đây của đối tượng khi giao tiếp để ứng xử thích hợp nhằm đạt được mục tiêu giao tiếp :
+ Đặc điểm, tính cách của người trò chuyện với mình; tâm trạng của họ;
thái độ của họ đối với mình và đối vối vấn đề mình định trao đổi.
+ Để sự giao tiếp cởi mở cần : Không nên nhấn mạnh sự khác nhau về chức vụ, vị trí của mình với người được trao đổi. Biết chăm chú và tỏ ra thích thú nghe sự trình bày của họ, không cắt ngang, không tranh nói hết lời với họ. Xử sự một cách tự nhiên khi trò chuyện. Tỏ ra quan tâm đến việc riêng, đến nhu cầu, sở thích của họ. Biết mở đầu và kết thúc câu chuyện đúng lúc, hợp lý để lại ấn tượng tốt cho người nghe
- Có khả năng nhạy cảm và hiểu biết tâm lý con người. Lịch thiệp để phát hiện tâm trạng, chí hướng và nguyện vọng của cấp dưới :
+ Nhạy cảm trong giao tiếp là biết tự đặt mình vào vị trí của người đối thoại; là khả năng của người đối thoại với cái gọi là “sự thấu cảm”. Từ đó mà thấu hiểu con người; thấy được thế giới nội tâm của họ, nắm được nhu cầu cũng như động cơ hành động của họ; có thể phán đoán được ở mức độ nào đó họ sẽ hành động như thế nào trong một tình huống cụ thể. Do đó năng lực hiểu rõ con người được coi là một năng lực cực kỳ quan trọng của người Hiệu trưởng.
+ Nhạy cảm và hiểu biết con người cùng với kinh nghiệm quản lý tửng trãi sẽ giúp cho Hiệu trưởng dễ dàng phát hiện được tâm trạng, chí hướng, nguyện vọng của cán bộ, giáo viên, nhân viên, hiểu được động cơ hành động của họ, từ đó mới có cách đối xử phù hợp với từng cá nhân.
+ Lịch thiệp trong cư xử biểu hiện rõ khi đánh giá, phê bình cấp dưới trước tập thể. Không nên đánh giá bản thân con người chung mà đánh giá phê phán những hành động cụ thể trong công tác của họ. Lịch thiệp thể hiện trong cách nói năng, ứng xử chân thành, tế nhị khi giao tiếp với cấp dưới. Phải học cách đối xử kiên trì và thận trọng với cấp dưới để hiểu hết những đặc điểm tâm lý đa dạng của họ.
13.Điều chỉnh phong cách quản lý để phù hợp với trạng thái của tập thể sư phạm
Trong thời đại ngày nay, sự nghiệp đổi mới đang đòi hỏi chúng ta phải nhanh chóng sửa đổi lề lối làm việc, khắc phục những biểu hiện tiêu cực trong phong cách làm việc, xây dựng một phong cách tối ưu, phù hợp với đặc điểm của tập thể sư phạm nhằm đáp ứng những yêu cầu của tập thể và xã hội. Theo tôi, Hiệu trưởng nên xây dựng phong cách làm việc của mình theo các đặc điểm sau :
13.1 Kết hợp tính nguyên tắc cứng rắn với linh hoạt, mềm dẽo trong xử lý công việc
Hiệu trưởng luôn luôn giữ vững nguyên tắc trong việc vận dụng đường lối, chủ trương của Đảng, Nhà nước và Ngành nhưng trong những tình huống phức tạp, những tính cách cá nhân cụ thể rất tế nhị, những đặc điểm riêng biệt ở những địa điểm và thời gian khác nhau, đòi hỏi người Hiệu trưởng phải xử lý tình huống một cách linh hoạt, mềm dẽo, có lý, có tình mới mong đạt được kết quả tốt. Ví dụ : Phát hiện giáo viên dạy không đúng phân phối chương trình của Bộ, thì không vội phê bình hay xử lý ngay mà phải tìm hiểu xem nguyên nhân nào giáo viên đó làm như vậy. Bởi vì phân phối chương trình là khung chuẩn chung nhưng đối với trường, học sinh đầu vào thấp, thiếu thiết bị nên đôi lúc gióa viên phải kéo dài tiết dạy cho bài học và cũng có khi rút ngắn thời gian dạy ở bài khác.
13.2 Dựa trên nguyên tắc tập trung dân chủ, đề cao tính tập thể trong lãnh đạo đi đôi với tăng cường trách nhiệm cá nhân
Người Hiệu trưởng phải chân thành, giản dị lắng nghe từng ý kiến của mọi người cộng tác với mình. Sự có mặt của người lãnh đạo không phải như dãy núi sừng sững đứng ngăn cản mọi người nói thật, mà ngược lại là sự khởi động cho quần chúng thổ lộ hết tâm tư của mình.
13.3 Suy luận kỹ trước khi làm, lời nói đi đội với việc làm, thống nhất giữa lý luận và thực tiễn
Người lãnh đạo vừa có đầu óc khoa học vừa có đầu óc thực tế, tự mình suy nghĩ kỹ, dám nghĩ, dám quyết, dám làm, dám chịu trách nhiệm; khắc phục bệnh đại khái, nói nhiều làm ít; nhạy bén, năng động, dám nhìn thẳng vào sự thật, dũng cảm và kiên quyết thay đổi những biện pháp không phù hợp thực tế và không có hiệu quả thiết thực.
13.4 Sự quan tâm đến con người, sâu sát thực tế, dựa vào quần chúng
Hiệu trưởng phải luôn tỏ ra niềm nỡ, hỏi han và chăm sóc sức khỏe, đời sống cán bộ, giáo viên, nhân viên; đến tạn nơi theo dõi, xen xét và giải quyết công việc cụ thể, tại chỗ. Gần gũi, lắng nghe ý kiến cấp dưới và quần chúng.
13.5 Làm việc cần cù, tiết kiệm, tỉ mỉ, trọng chất lượng
Người Hiệu trưởng làm việc phải có chương trình, có kế hoạch, không gặp đâu làm đấy; làm việc gì cũng cẩn thận, suy nghĩ kỹ, chú ý đến chất lượng đi đôi với năng suất lao động.
13,6 Sự đòi hỏi áp dụng các phương pháp khoa học trong công tác quản lý Hiệu trưởng phải thường yêu cầu cấp dưới báo cáo có dẫn chứng số liệu cụ thể, có bản thống kê tình hình, tổ chức chỗ làm việc khoa học.
Thực tế rất phong phú, đa dạng, người Hiệu trưởng cần nắn vững những đặC điểm của các phong cách trên và xác định phong cách lãnh đạo của mình để có hướng sửa đổi, bổ sung nhằm đạt được kết quả tốt hơn.
Hiệu trưởng cần chú ý bốn vấn đề trước khi quyết định :
Tầm nhìn để đem lại niềm tin cho cấp dưới.
Giao tiếp để chia sẽ với người khác ý định của mình
Tin cậy, nhất quán và có bản lĩnh.
Tự biết mình : giá trị và những nhược điểm.