5. Những lợi ích và khó khăn của Công ty CP Nhựa Bình Minh trong quá trình thực hiện ISO
5.2. K hó khăn khi áp dụng tiêu chuẩn ISO
5.2.1. Lãnh đạo chưa quan tâm đến việc duy trì HTQLCL
Cũng giống như các doanh nghiệp khác, khi áp dụng hệ thống ISO , mục đích của Nhựa Bình Minh trước hết đều muốn nhận được chứng chỉ ISO 9000 nhằm phục cho việc quảng bá thương hiệu của mình đối với khách hàng và tăng sức cạnh tranh trước đối thủ cạnh tranh trong việc nhận đơn đặt hàng hoặc đấu thầu. Chính vì mục đích lấy chứng chỉ ISO cao hơn mục đích áp dụng ISO để thiết lập một hệ thống đảm bảo chất lượng hiệu quả nên Công ty Nhựa Bình Minh cũng đã gặp một số khó khăn do thiếu sự quan tâm đúng mức của Lãnh đạo cao nhất của Công ty.
Lãnh đạo cấp cao là người điều hành cao nhất của mỗi doanh nghiệp. H ọ có vai trò ra quyết định đối với mỗi công việc trong nội bộ doanh nghiệp và trong gia
o tiếp với khách hàng bên ngoài. Trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đề cao vai trò của lãnh đạo cấp cao trong việc truyền đạt tầm quan trọng của việc đáp ứng yêu
CHĐ3K22 – NHÓM 5 34
cầu khách hàng, thiết lập chính sách chất lượng, đảm bảo việc thiết lập các mục tiêu chất lượng, luôn quan tâm theo dõi việc vận hành hệ thống đảm bảo chất lượng và đảm bảo việc sẵn có các nguồn lực để hệ thống được vận hành tốt nhất. Tuy nhiên sau khi hệ thống đảm bảo chất lượng đã thiết lập, lãnh đạo công ty ít quan tâm đến việc xem xét xem hệ thống vận hành có hiệu quả hay không, các quy trình có sát với thực tế chưa và các nguồn lực để đáp ứng vận hành hệ thống có đầy đủ chưa mà chỉ ủy quyền cho bộ phận Đảm bảo chất lượng thực hiện việc đó và coi đó là trách nhiệm chính của bộ phận Đ ảm bảo chất lượng. Chính vì cấp lãnh đạo chưa thể hiện rõ quyết tâm đối với việc xây dựng H ệ thống chất lượng nên việc áp dụng hệ thống ISO 9000 chỉ mang tính hình thức đối phó ở các nhân viên, phòng ban và Phòng Đảm bảo chất lượng cũng gặp vô số khó khăn từ sự thiếu hợp tác đúng mức từ các phòng ban khác và do vậy chưa khai thác được hết tính hiệu quả của việc áp dụng H ệ thống ISO 9000.
5.2.2. Nhân viên khó thay đổi thói quen, thực hiện quy trình một cách đối phó
Trước khi áp dụng tiêu chuẩn ISO, công việc được thực hiện theo thói quen và kinh nghiệm của từng cá nhân. Việc chuẩn hóa các thao tác, quy định chi tiết các trình tự công việc… khiến cho những người trực tiếp thực hiện công việc cảm thấy không quen, có tâm lý khó chịu đối với những thay đổi này.
Khi đưa vào áp dụng tiêu chuẩn ISO, đòi hỏi lãnh đạo công ty phải có một sự đánh giá lại toàn diện về năng lực của nhân sự đối với từng vị trí công việc, để từ đó đưa ra kế hoạch, chương trình đào tạo phù hợp với hệ thống, quy trình làm việc mới. Đ iều này lại gây ra tâm lý chán nản ở nhân viên. Đ ặc biệt là ở bộ phận sản xuất. Thêm vào đó là việc phải tham gia vào các khóa đào tạo, vì chưa hiểu rõ mục đích của việc đào tạo, dẫn đến suy nghĩ: vì quy trình mới mà họ phải bị đào tạo lại.
Từ đó dẫn đến tâm lý chán nản, bất hợp tác trong việc tham gia các khóa đào tạo.
Ngoài ra, khi áp dụng ISO , quy trình làm việc được đánh giá lại và sắp xếp theo một cách khoa học và hợp lý nhằm tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho công ty.
Do vậy phân đoạn công việc dư thừa bị loại bỏ, gây tâm lý lo lắng cho nhân viên.
CHĐ3K22 – NHÓM 5 35
Họ lo sợ bị mất việc hoặc bị thay đổi công việc khác khi áp dụng quy trình mới này.
Nhân viên chưa thực sự quan tâm và chưa có nhận thức đúng về vai trò, lợi ích của việc áp dụng ISO . H ọ cho rằng việc thực hiện ISO là trách nhiệm của ban lãnh đạo công ty. Do vậy, họ thực hiện quy trình theo tính hình thức, mang tâm lý bị ép buộc, không thoải mái. Từ đó, lãnh đạo công ty cũng rất khó để đánh giá hiệu quả của công tác đào tạo cũng như nhận biết hiệu quả của quy trình mới mang lại khi áp dụng tiêu chuẩn ISO .
5.2.3 Nhiều quy trình, thủ tục phức tạp rườm rà
Hệ thống đảm bảo chất lượng ISO đòi hỏi cần phải có hệ thống tài liệu đầy đủ, rõ ràng, lưu giữ hồ cần thiết nhằm hỗ trợ cho công tác kiểm tra, thống kê và giám sát.
Tuy nhiên do ban đầu áp dụng ISO 9000, các quy trình đều được chuẩn hóa một cách chuyên nghiệp nhưng lại chưa sát với thực tế làm việc hiện tại của các nhân viên gây khó khăn cho việc thực hiện.
Ví dụ như ở bộ phận sản xuất, trước khi áp dụng ISO, khi phát hiện sự cố hư hỏng máy móc, công nhân báo trực tiếp cho phòng bảo trì để nhanh chóng điều nhân viên đến kiểm tra sửa chữa. Sau khi áp dụng ISO , công nhân đến báo sự cố hư hỏng phải yêu cầu bằng văn bản, có chữ ký của tổ trưởng sản xuất. Tờ đơn này được lưu trữ tại phòng bảo trì và sau khi sửa chữa hoàn tất cũng cần có chữ ký xác nhận giữa bên sản xuất và bảo trì. Hoạt động này nhằm giúp phòng bảo trì thống kê được có bao nhiêu máy được sửa chữa trong ngày, loại máy thường phát sinh hư hỏng,…
Tuy nhiên quy trình này gây mất nhiều thời gian khi gặp phải sự cố khẩn cấp.
5.2.4 Nhân viên chưa nắm bắt kịp và chưa thực hiện chính xác quy trình Trong thời gian đầu áp dụng ISO, ngoài tâm lý ngại học hỏi cái mới của nhân viên, việc nắm bắt được nội dung đào tạo và thực hiện theo đúng quy trình theo tiêu chuẩn ISO còn khá khó khăn. Mục đích của việc áp dụng quy trình là để chuẩn hóa các hoạt động và giảm thiểu các sai sót gây thiệt hại và tăng tính an toàn cho công ty. Tuy nhiên, để thực hiện được các quy trình một cách bài bản và chuyên nghiệp là một công việc rất khó khăn khi mới áp dụng đối với nhân viên. Đ ặc biệt là ở bộ phận sản xuất, mỗi hoạt động đều được quy trình hóa, nhưng không phải quy trình nào cũng được thực hiện một cách đầy đủ và đúng trình tự. Đ ặc biệt là đối với các nhân viên mới hoặc nhân viên thời vụ, do chưa được đào tạo để hiểu rõ các quy
CHĐ3K22 – NHÓM 5 36
trình và chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc thực hiện đúng quy trình.
Như vậy, việc thực hiện sai hoặc thiếu sót quy trình làm phát sinh sự cố gây thiệt hại cho công ty.
N hư ví dụ đã trình bày ở phần lợi ích, đối với việc chuẩn bị khuôn để chạy máy: Công nhân chỉ thực hiện thiếu 1 bước nhỏ như không vệ sinh khuôn trước khi lắp lên máy, hoặc lắp thiếu bulong… thì sẽ gây ra thiệt hại đáng kể cho Công ty. Khi đó, chỉ đến khi có được sản phẩm cuối cùng mới phát hiện ra sản phẩm không đạt thì phải tắt máy và thao tác lại từ đầu như khi bắt đầu mở máy, thời gian thực hiện là 3 giờ. Chi phí cho việc này là không nhỏ.
Ngoài ra, khi có sự thay đổi nhân sự, cán bộ quản lý gặp khó khăn trong việc đào tạo nhân viên mới, giúp họ có ý thức tự giác chấp hành những quy định của công ty khi thực hiện hệ thống ISO . Tuy nhiên do chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng cũng như trách nhiệm cá nhân trong quá trình thực hiện, nhân viên mới thường chưa nắm bắt được chính xác quy trình.
Ví dụ như, cuối ngày công nhân có trách nhiệm phải thống kê mỗi máy sản xuất được bao nhiêu mét thành phẩm, bao nhiêu phế phẩm, phải ghi rõ giờ bắt đầu sản xuất và kết thúc của thành phẩm. Tuy nhiên, nhân viên mới thường làm thống kê qua loa, dẫn đến sai sót trong thống kê.
5.2.5 Khó khăn khi thực hiện cải tiến liên tục
Kể từ khi mới bắt đầu áp dụng ISO và cho đến thời điểm này, Công ty đã và đang vận dụng và hoàn thiện hệ thống ISO, tuy nhiên xuất hiện 2 luồng ý kiến trái ngược nhau về quan điểm cải tiến liên tục tốt hay không tốt.
-Ý kiến cho cải tiến liên tục là không cần thiết: K hi nói đến cải tiến liên tục, họ nghĩ ngay đến việc thay đổi công nghệ, thay đổi máy móc thiết bị để cải tạo năng lực sản xuất. Và những việc này thường tiêu tốn rất nhiều tiền của, mà quy mô cũng như vốn hay tiềm lực tài chính của doanh nghiệp lại hạn chế. Họ cho rằng, nếu công ty cứ cải tiến, thay đổi liên tục có nghĩa là công ty không ổn định về chính sách, công nghệ, kỹ thuật hiện tại không tốt nên cứ thay đổi, làm họ phải thay đổi, tốn thời gian và sức lực để học, để thay đổi.
D o vậy họ cho rằng không cần phải cải tiến. Điều này làm phát sinh những hạn chế như hoạt động gia tăng giá trị bị suy giảm, làm cho năng lực cạnh