6. Những biện pháp giúp vượt qua khó khăn
6.1. G iải pháp đối với cam kết của lãnh đạo
Sau thời gian thực hiện ISO, việc thiếu sự quyết tâm của lãnh đạo trong việc thực hiện đã dẫn đến việc thực hiện quy trình chỉ mang tính hình thức, đối phó của các nhân viên và phòng ban, bộ phận đảm bảo chất lượng gặp nhiều khó khăn đối với việc quản lý hệ thống nhất lượng do không nhận được sự hợp tác từ các phòng ban khác một cách nhiệt tình. Phòng đảm bảo chất lượng đã báo cáo cho lãnh đạo cấp cao tình hình như trên và phòng đảm bảo chất lượng đã đề xuất với lãnh đạo cao cấp các vấn đề sau:
- Trao quyền cao hơn trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống đảm bảo chất lượng ISO 9000 đối với các phòng ban, được quyền yêu cầu
CHĐ3K22 – NHÓM 5 38
các phòng ban khác thực hiện theo các đề xuất liên quan đến việc đảm bảo chất lượng.
- M ọi việc khen thưởng hoặc phạt răn đe sau khi nhận báo cáo từ phòng đảm bảo chất lượng đều do ban lãnh đạo trực tiếp thông báo đến các phòng ban được khen thưởng hoặc cảnh cáo nhằm tăng cao giá trị của việc thưởng và việc phạt, làm cho nhân viên cảm thấy được ban lãnh đạo luôn quan tâm đến việc thực hiện hệ thống đảm bảo chất lượng ISO 9000.
6.2. Giải pháp đối với vấn đề nhân viên thực hiện các quy trình một cách đối phó
M ục đích của việc áp dụng hệ thống ISO đối với các nhân viên là nhằm chuẩn hóa các hoạt động, giảm thiểu sai sót, nâng cao năng suất bằng cách bỏ bớt các hoạt động thừa và tránh các hoạt động theo thói quen tùy hứng. Tuy nhiên, các nhân viên sẽ không nhận thấy được lợi ích thực sự của nó khi thực hiện chỉ mang tính đối phó và hình thức. Bộ phận đảm bảo chất lượng đã đề xuất những giải pháp sau:
1. Chuẩn bị các câu hỏi mà nhân viên thường băn khoăn và lo lắng khi áp dụng ISO 9000 và những câu trả lời tương ứng sau đó dán nó ở bản thông tin nhân viên, nơi căn tin và nhưng nơi nhân viên nghỉ ngơi. Một số câu hỏi như: ISO 9000 là gì? Tại sao công ty phải áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000? Mọi người được lợi gì khi áp dụng ISO 9000? Việc áp dụng ISO 9000 có thay đổi cơ cấu nhân sự không? Việc áp dụng ISO 9000 có làm tạo thêm nhiều việc hơn không?. Đó là những câu hỏi thường gặp của nhân viên, do đó Bộ phận chất lượng đã nghiên cứu và soạn ra các câu trả lời tương ứng (Phụ lục 2). Mục đích của việc này nhằm mục đích để cho nhân viên nhận thức đúng đắn về việc áp dụng ISO và những lợi ích của nó mang lại cho chính họ và cho công ty. G iải pháp này đã mang lại hiệu quả rất tích cực khi ổn định tâm lý của nhân viên khi áp dụng một hệ thống đảm bảo chất lượng mới. Nhân viên đã có nhận thức tốt hơn về việc áp dụng ISO 9000, đây là một trong những điều kiện quan trọng để hệ thống ISO vận hành thành công đó là cần có sự tham gia chủ động của nhân viên.
2. Đ ể nhân viên tích cực tham gia hơn nữa khi áp dụng các quy trình quản lý mới, Bộ phận đảm bảo chất lượng đã đề xuất cần có chính sách khen thưởng
CHĐ3K22 – NHÓM 5 39
đối với các cá nhân và phòng ban khi họ thực hiện đúng và đầy đủ các quy trình sau khi đánh giá nội bộ định kỳ 3 tháng/1 lần. N ếu có số lỗi sai sót trong phạm vi bên dưới thì được thưởng như sau:
D ưới 3 lỗi thưởng 10 triệu đồng,
Từ 3 đến dưới 6 lỗi thưởng 8 triệu đồng
Từ 6 đến dưới 8 lỗi thưởng 5 triệu đồng
Từ 8 đến dưới 10 lỗi thưởng 3 triệu đồng.
Và tương ứng với việc thưởng, để tạo ra tính răn đe trong việc tuân thủ các quy trình thì Bộ phận đảm bảo chất lượng yêu cầu đưa chỉ tiêu tuân thủ các quy trình vào việc đánh giá KPI hàng tháng và nhờ bộ phận nhân sự hỗ trợ việc này. Ở mỗi tiêu chí đánh giá KPI, bộ phận đảm bảo chất lượng đề xuất thêm tiêu chí thực hiện đúng, đủ so với quy trình nhằm thể hiện cho nhân viên thấy rằng việc áp dụng quy trình là trách nhiệm của mỗi người và việc đo lường được đánh giá rõ rằng qua việc đánh giá KPI hàng tháng. Ở Công ty N hựa Bình Minh, Cơ cấu lương được chia theo tỉ lệ lương cố định chiếm 70%, thưởng chiếm 30% (nếu đạt điểm K PI 100%). Và thưởng được đánh giá qua nhiều tiêu chí KPI. Cơ cấu thưởng như sau:
N ếu được A++: được thưởng 150% (so với mức thưởng 30%) N ếu được A+: được thưởng 120% (so với mức thưởng 30%) N ếu được A : được thưởng 100% (so với mức thưởng 30%) N ếu được B: được thưởng 80% (so với mức thưởng 30%) N ếu được C: được thưởng 50% (so với mức thưởng 30%) N ếu được D : được thưởng 30% (so với mức thưởng 30%) N ếu được E: không được thưởng.
Các nhân viên nhận thấy rằng để được điểm cao trong việc đánh giá KPI hàng tháng họ phải thực hiện tốt các quy trình, nếu không thu nhập của họ cũng bị ảnh hưởng nếu không tuân thủ các quy trình mà công ty yêu cầu.
6.3. Giải pháp đối với các quy trình thủ tục rườm rà, chưa sát với thực tế K hi xây dựng quy trình cho các hoạt động, công ty muốn mọi quy trình đều được thực hiện một cách chuyên nghiệp nhất, do đó, có một số quy trình chưa sát với thực tế, rườm rà so với chất lượng nguồn nhân lực hiện tại và tình
CHĐ3K22 – NHÓM 5 40
hình thực tế của công ty. Bộ phận đảm bảo chất lượng đã đề xuất giải pháp sau:
Đ ối với quy trình nào làm mất thời gian hơn trước đây mà không đem lại nhiều hiệu quả hơn thì phòng ban đề xuất thay đổi quy trình phù hợp với tình hình hiện tại, làm cho người thực hiện cảm thấy thoải mái hơn, nó ghi lại những bước họ đã làm trước đây. Làm cho nhân viên cảm thấy rằng quy trình phục vụ cho công việc của họ tốt hơn chứ không phải họ làm việc để phục vụ một quy trình nào đó. N ếu quy trình có liên quan đến các phòng ban khác thì cần phải có sự thỏa thuận với các phòng ban khác trước khi chỉnh sửa để quy trình được thực hiện với sự thông hiểu rõ ràng của hai bên. Trong thời gian 48 tiếng, phòng đảm bảo chất lượng sẽ tiến hành điều chỉnh quy trình sau khi có tham khảo ý kiến của các bên liên quan. Đối với khó khăn về quy trình chỉ xảy ra vào lúc ban đầu áp dụng, sau thời gian điều chỉnh gần 1 năm, các quy trình đã p hản ánh rất sát thực tế tình hình hoạt động hiện tại của tổ chức.
6.4. Giải pháp cho việc nhân viên chưa nắm bắt quy trình và giải pháp cho việc đào tạo làm mất thời gian cho người quản lý
Trong thời gian đầu áp dụng, mặc dù có các quy trình đối với mỗi hoạt động một cách rõ ràng, nhân viên được hướng dẫn quy trình bởi các nhà quản lý trực tiếp của mình nhưng do chưa nhận thức hết tầm quan trọng của việc tuân thủ quy trình và hoạt động của nhân viên chỉ theo thói quen một cách tùy hứng nên phòng đảm bảo chất lượng đã đề xuất giải pháp như sau:
N hững nhân viên giỏi, những người tham gia viết các quy trình sẽ là người hỗ trợ cùng với người quản lý trực tiếp của mỗi đội và phòng ban để đào tạo các nhân viên bên dưới về các quy trình với 1 tháng hai lần đối với những nhân viên chưa biết về quy trình và những nhân viên mới vào. Tùy theo tính chất của từng phòng ban, việc đào tạo đến khi người quản lý trực tiếp đánh giá là nhân viên của mình thực hiện đúng và đầy đủ các quy trình bắt buộc. Đào tạo được tiến hành tại chỗ nơi làm việc của mỗi bộ phận để mọi nhân viên dễ dàng ứng dụng ngay những gì đã được học. Thời gian đào tạo được tiến hành ngoài giờ làm việc. Và thời gian đào tạo được hỗ trợ về phụ cấp, mỗi giờ đào tạo được trả 20.000 đồng/ 1 giờ cho nhân viên được đào tạo và 50.000 đồng
CHĐ3K22 – NHÓM 5 41
đối với người đào tạo. N goài ra còn phụ cấp ăn uống giữa ca để động viên nhân viên tham gia một cách tích cực hơn. Việc đào tạo này cũng một phần giải quyết việc quá tải đối với người quản lý khi ngoài công việc hiện tại họ phải tham gia đào tạo, nếu việc đào tạo nhân viên diễn ra trong ca họ đang làm việc sẽ lấy nhiều thời gian của họ. Trong khi đó, ngoài áp lực công việc họ còn phải chịu áp lực trong việc đào tạo nhân viên của họ tuân thủ đúng quy trình. Đ ối với những người đào tạo và người quản lý thực hiện việc đào tạo tốt theo đánh giá của tất cả người đào tạo sẽ được thưởng và trao bằng khen về việc cống hiến đối với công ty. Cách đề xuất trên đã giải quyết được những khó khăn trong việc đào tạo, nhân viên tham gia đào tạo với tinh thần tích cực hơn, người quản lý và người đào tạo cũng cảm thấy họ được công ty công nhận khi công sức của họ được đền đáp một cách xứng đáng về vật chất lẫn tinh thần.
6.5. Giải pháp cho việc phân công chồng chéo.
Cũng tương tự giống trường hợp thủ tục chưa sát với thực tế, các quy trình khi được thiết lập có sự chồng chéo của các phòng ban là điều không tránh khỏi, việc này không chỉ xảy ra ở công ty Bình Minh mà còn là tình trạng phổ biến đối với các công ty khác, khi các phòng ban cùng giải quyết một vấn đề liên quan.
D o đó, Phòng đảm bảo chất lượng đã đề xuất phòng Hành chính – nhân sự hỗ trợ trong việc phân tích và thiết kế lại công việc để giảm tình trạng trên.
Sau khi trách nhiệm được phân công rõ ràng, việc thiết lập quy trình sẽ được thực hiện một cách rõ ràng hơn. Đ ể giảm tình trạng chồng chéo khi xảy ra sự việc thì các phòng ban liên quan sẽ đề xuất lên G iám đốc điều hành và giám đốc sẽ quyết định phòng ban nào chịu trách nhiệm chính.
6.6. Giải pháp đối với việc duy trì sự cải tiến.
Sau một năm, khi mà công ty đã nhận được chứng chỉ ISO 9000, khó khăn lớn nhất đó là việc cải tiến quy trình. Khi quy trình đã sát với thực tế, cũng đồng nghĩa với việc nhân viên làm việc quen với quy trình có sẵn. Tất nhiên là không ai muốn thay đổi mặc dù nó có bất tiện cho chính mình hoặc p hòng ban khác vì đối với họ nó đã trở thành thói quen hằng ngày và họ đã chấp nhận vấn đề đó như một sự hiển nhiên. Sợ thay đổi cũng đồng nghĩa với việc
CHĐ3K22 – NHÓM 5 42
không muốn cải tiến quy trình của phòng ban mình. Để nâng cao thái độ tích cực trong việc cải tiến quy trình. Phòng đảm bảo chất lượng đã đề xuất giải pháp sau:
Trong quá trình đánh giá nội bộ (mỗi quý 1 lần) mỗi ý kiến đề xuất cải tiến quy trình sẽ được thưởng 100.000 đồng (bắt buộc các phòng ban phải đề xuất, ít nhất là một ý kiến). Nếu quy trình đó được áp dụng thì sẽ được thưởng thêm 400.000 đồng. Đặc biệt những sáng kiến nào mang giá trị tăng năng suất lao động, mang lại hiệu quả rõ rệt cho công ty, sẽ được thưởng ngay 5%
so với việc tiết kiệm chi phí hoặc lợi nhuận chênh lệch khi áp dụng giải pháp đó mang lại.
CHĐ3K22 – NHÓM 5 43
PHỤ LỤC 1
50 công ty kinh doanh hiệu quả nhất Việt Nam
Thứ năm, 21 Tháng 6 2012 15:21 |
Ngày 19/6/2012 T ạp chí Nhịp cầu đầu tư – Tạp chí kinh doanh uy tín hàng đầu – VIETNAM’S BEST BUSINESS READ tổ chức Lễ công bố “50 công ty kinh doanh hiệu quả nhất Việt Nam” tại Khách sạn New World – T P. Hồ Chí Minh.
Bảng xếp hạng được khảo sát từ 701 công ty niêm yết trên sàn chứng khoán có giá trị vốn hoá từ 500 tỷ đồng trở lên, có doanh thu 3 năm 2009, 2010 & 2011 đạt trên 200 tỷ đồng và lợi nhuận sau thuế 3 năm 2009, 2010, 2011 từ 20 tỷ đồng trở lên .Kết quả có 87/701 công ty t hỏa điều kiện. Công ty cổ phần Nhựa Bình Minh xếp hạng thứ 10 trong 50 công ty kinh doanh hiệu quả nhất Việt Nam.
Kết quả trên là sự phấn đấu bền bỉ, liên tục của toàn t hể Cán bộ công nhân viên Công ty, lập thành tích chào mừng kỷ niệm 35 năm ngày t hành lập Công ty cổ phần Nhựa Bình Minh
Nhựa Bình Minh – 16 năm được người ti êu dùng bình chọn H VNCLC T hứ năm , 03 Tháng 5 2012 00:00 |
T ối ngày 25/4/2012, tại sận vận động Phú Thọ TP. HCM diễn ra lễ khai mạc hội chợ HVNCLC T P. HCM. T rong buổi lễ, Lãnh đạo TP. HCM đã tôn vinh 43 doanh nghiệp trong đó có Công ty cổ phần Nhựa Bình Minh, suốt 16 năm liền, từ năm 1997 đã được người tiêu dùng tin cậy bình chọn HVNCLC. Đây là phần thưởng to lớn cho các doanh nghiệp được lựa chọn nói chung và Nhựa Bình Minh nói riêng, ghi nhận công sức 16 năm liên tục cống hiến vì người tiêu dùng.
Với chính sách nhất quán đặt chất lượng lên hàng đầu, luôn lắng nghe và không ngừng cải tiến để thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của thị trường, tập thể Nhựa Bình Minh luôn xem đây là trách nhiệm cao cả của doanh nghiệp đối với người tiêu dùng và xã hội, góp phần đưa nền kinh tế Việt Nam phát triển.
Một số hình ảnh của buổi lễ:
CHĐ3K22 – NHÓM 5 44
T iếp theo những thành tích đáng tự hào: 15 năm liên tục được người tiêu dùng bình chọn Hàng Việt Nam chất lượng cao; bảy lần đạt giải thưởng Sao Vàng Đất Việt; hai lần được chính phủ lựa chọn tham gia chương trình Thương hiệu Quốc gia; T op 500 doanh nghiệp tăng trưởng nhanh nhất Việt Nam…, vào những ngày cuối năm , hoa chung không khí khẩn trương sản xuất để hoàn thành kế hoạch và chuẩn bị đợt thăm hỏi cảm ơn khách hàng sau một năm hợp tác, Nhựa Bình Minh có tin vui m ới: Được Profiles Int ernat ional Việt Nam (thuộc Profiles International, là Công ty hàng đầu thế giới trong lĩnh vực tuyển chọn và phát triển lực lượng lao động có hiệu suất cao),đánh giá xếp hạng là Công ty “H IỆU Q UẢ HÀNG ĐẦU” ngành sản xuất cao su, nhựa và các sản phẩm giấy (Công ty giữ vững thứ hạng đầu trong ngành 2 năm liên tiếp và có năng suất lao động gia tăng qua từng năm ),sau khi phân tích dữ liệu tài chính từ 676 công ty giao dịch công khai trên Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội và T P. Hồ Chí Minh Công tác chăm lo sức khỏe cho người lao động là m ối quan tâm hàng đầu của Lãnh đạo Công ty, đảm bảo người lao động có sức khỏe để làm việc lâu dài. Song song với việc tổ chức bữa ăn giữa ca tại chỗ vừa đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm, vừa tính toán sao cho đủ dinh dưỡng để CBCNV tái tạo lại sức lao động, yên tâm sản xuất, Công ty đã bố trí mỗi nhà m áy 01 y bác sĩ thực hiện việc chăm sóc sức khỏe, sơ cứu cho người lao động với chi phí trang thiết bị và tiền thuốc bình quân 50 triệu đồng/năm.
Bên cạnh việc phát triển sản xuất, tăng thu nhập hợp lý cho người lao động, Công ty cổ phần Nhựa Bình Minh tự hào là doanh nghiệp thực hiện chính sách tốt cho người lao động để luôn có đội ngũ CBCNV ổn định và ít biến động, có sức khoẻ, sẵn sàng tham gia tốt các hoạt động sản xuất kinh doanh và đóng góp cho cộng đồng xã hội.