PHẦN III: HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD
Bài 5: Chèn một số đối tượng đặc biệt vào văn bản
Word tự động ngắt trang khá chuẩn xác.Tuy nhiên, thông thường để nhất quán, và văn bản được rõ ràng, người dùng thường trình bày các phần trên những trang khác nhau, với chức năng tự động ngắt trang của Word, có nhiều lúc ta gặp phải trường hợp một phần văn bản thống nhất nhưng lại được trình bày trên các trang khác nhau. Do đó, trong một số trường hợp ta cần sử dụng chức năng ngắt trang do Word cung cấp, chức năng này có tác dụng chuyển con trỏ văn bản và phần văn bản phía sau con trỏ sang đầu một trang mới do Word tự tạo liền kề trang chứa con trỏ văn bản.
Để chèn dấu ngắt trang, ta đặt con trỏ văn bản vào vị trí cần ngắt và thực hiện theo thứ tự các bước sau:
Người soạn: Phan Hoàng Phương
1. Chọn Format -> Column
2. Chọn kiểu cột cần tạo
3. Chọn kích thước cho từng cột 4. Nháy OK
Hình 54. Chia cột cho văn bản
1. Chọn Insert -> Break
2. Đánh dấu Page break
3. Nháy OK
Để xóa ngắt trang, ta chuyển sang chế độ hiển thị Normal (Chọn View -> Normal) -> Đưa co trỏ chuột về phía bên trái của dòng có chữ Page Break -> Nháy chuột -> nhấn phím Delete
2. Đánh số trang:
Văn bản nhiều trang thường được đánh số trang . Để đánh số trang cho văn bản, ta thực hiện lần lượt các thao tác sau đây:
1. Chọn Insert -> Page Numbers: Hộp thoại Page Numbers xuất hiện 2. Thực hiện các tùy chọn trong hộp thoại Page Numbers như hình 56 3. Sau khi thiết đặt các thông số xong, nháy chuột vào nút OK
Sau khi đã đã đánh số trang cho văn bản, nếu muốn xóa số trang đi, ta chọn View -> Header and Footer, chọn phần trang và nhấn phím Delete
3. Chèn tiêu đề trang:
Tiêu đề trang bao gồm các phần đầu trang (Header) và chân trang (Footer). Khi chèn tiêu đề trang vào văn bản, Word sẽ tự động cho xuất hiện các phần đầu trang và cuối trang trên tất cả các trang của văn bản. Trong chế độ xem bình thường (Normal), tiêu đề trang không được hiển thị, trong chế độ Print Layout, tiêu đề trang hiển thị dưới dạng chữ mờ. Chức năng này được sử dụng khi người dùng muốn cho xuất hiện một vài thông tin nào đó trên tất các trang của văn bản như: Tên cơ quan, tên văn bản, tên người soạn ... Trong giáo trình này, các phần sau đây được tạo ra từ việc tạo tiêu đề trang (Hình 56)
Để chèn tiêu đề trang vào văn bản, ta thực hiện lần lượt các bước sau:
Chọn View -> Header and Footer: Trên văn bản xuất hiện hai khung hình chữ nhật có đường viền là các đường nét đứt ở đầu và cuối trang văn bản. Nháy chuột vào các phần để xây dựng đầu trang và chân trang, việc soạn thảo, trình bày phần đầu trang và chân trang cũng tương tự như soạn thảo, trình bày văn bản. Ngoài ra, khi gọi lệnh trên Word còn cung cấp đồng thời cho chúng ta một thanh công cụ Header and Footer để ta có thể chèn một số đối tượng đặc biệt vào tiêu đề trang
Chọn vị trí xuất hiện của só trang là lề trên hay lề dưới
Chọn vị trí trên lề
Chọn chế độ này nếu muốn đánh số trang cho cả trang đầu tiên
Các tùy chọn mở rộng Màn hình hiển thị các thay đổi
Hình 55. Hộp thoại Page Numbers
Chèn tổng số trang
Chèn ngày tháng Chèn thời gian
Đầu trang
Chân trang
Hình 56. Tiêu đề trang
Sau khi đã xây dựng tiêu đề trang cho văn bản, nếu muốn sửa đổi lại tiêu đề trang, ta nháy đúp chuột vào một trong hai phần đầu trang hoặc cuối trang để thực hiện sửa đổi
4. Chèn các ký hiệu đặc biệt:
Ngoài các ký hiệu có thể gõ trực tiếp vào từ bàn phím, trong quá trình soan thảo có khi cần sử dụng một số ký hiệu khác như ,, ... Những ký tự đó được gọi chung là ký tự đặc biệt Các ký tự đặc biệt cũng tương tự như các ký tự được gõ vào từ bàn phím do đó việc xử lý chúng cũng không có gì khác.
Để chèn các ký tự đặc biệt, ta thực hiện lần lượt các bước sau:
1. Đưa con trỏ văn bản về vi trí muốn đặt ký tự đặc biệt
2. Chọn Insert -> Symbol: xuất hiện hộp thoại Symbol, chọn trang Symbol
3. Thực hiện các tùy chọn trong hộp thoại Symbol như minh họa trong hình 58, sau khi đã tìm thấy được ký tự cần chèn, nháy đúp chuột vào ký tự đó hoặc nháy chuột vào nút Insert để chèn ký tự vào văn bản
4. Sau
khi thao tác trong hộp thoại Symbol xong, thoát khỏi hộp thoại để quay trở lại màn hình soạn thảo văn bản
5. Chèn hình ảnh vào văn bản:
Các hình ảnh minh họa thường được dùng trong văn bản. Các hình ảnh sẽ làm cho nội dung của văn bản trực quan hơn. Trong Word, có thể chèn vào văn bản hai loại hình ảnh: Hình ảnh do Word cung cấp và hình ảnh do người dùng chỉ định. Để chèn hình ảnh vào văn bản, ta thực hiện lần lượt các thao tác sau:
1. Đưa con trỏ văn bản đến vị trí cần chèn
2. Chọn Insert -> Picture: Xuất hiện một bảng chọn mở rộng, chọn một trong các lệnh như minh họa trong hình 59 và thực hiện các yêu cầu do Word đưa ra
Người soạn: Phan Hoàng Phương
Chọn trang Symbol
Chọn Font (Font thường dùng là Wingdings)
Các ký tự tương ứng với Font Nút Insert
Hình 58. Hộp thoại Symbol
Chèn số trang
Nút chuyển qua lại giữa đầu trang và cuối trang
Hình 57. Thanh công cụ Header and Footer
Chọn lệnh này nếu chèn hình ảnh do Word cung cấp
Chọn lệnh này nếu chèn hình ảnh do người dùng chỉ định
Ngoài ra ta có thể dùng các nút lệnh trên thanh công cụ vẽ để thực hiện việc chèn ảnh vào văn bản