PHẦN IV: CHƯƠNG TRÌNH BẢNG TÍNH EXCEL
Bài 6: Trình bày trang tính
Trên trang tính mới, các cột có độ rộng và các hàng có độ cao bằng nhau và được đặt ngầm định. Khi nhập dãy ký tự quá dài vào một ô, một phần dãy ký tự đó sẽ được hiển thị trên các ô bên phải. Nếu ô bên phải đã có nội dung thì phần đó sẽ bị che lấp. Khi đó cần điều chỉnh độ rộng các cột.
* Để điều chỉnh độ rộng một cột, chỉ cần kéo thả vạch ngăn cách hai cột sang trái hoặc sang phải
Nút điền
Hình 82. Nút điền của một ô
Hình ảnh khi dùng nút điền rê chuột đến các ô liền kề
Hình 83. Sao chép bằng nút điền
xuống dưới
Lưu ý: Nếu số trong ô quá dài thì các ký hiện # sẽ hiện lên. Khi đó cần điều chỉnh lại độ rộng cột.
* Thao tác nhanh
Nháy đúp chuột trên vạch phân cách các cột hoặc hàng sẽ điều chỉnh độ rộng cột, độ cao hàng đưa ra khít với dữ liệu có trong cột và hàng đó.
II. Xóa và chèn hàng hoặc cột:
Để trình bày mang tính hợp lý, đôi khi cần xóa bớt hoặc chèn thêm các hàng và các cột.
a. Xóa hàng (hoặc cột)
Muốn xóa hàng hay cột trên trang tính, thực hiện các bước sau:
1) Chọn các hàng (hay cột) cần xóa.
2) Chọn lệnh Edit -> Delete.
Khi xóa hàng (hay cột), các hàng còn lại được đẩy lên trên (các cột còn lại được đẩy sang trái).
b. Chèn thêm hàng hoặc cột
Để chèn thêm hàng, thực hiện:
1) Chọn hàng đúng bằng số hàng muốn chèn thêm.
2) Chọn lệnh Insert -> Rows.
Các hàng mới sẽ được chèn vào bên trên các hàng được chọn.
Các thao tác thực hiện để chèn thêm cột cũng tương tự như vậy: Chọn các cột và chọn lệnh Insert -> Columns. Các cột mới sẽ được chèn vào bên trái cột được chọn
Không chỉ có thể xóa hoặc chèn thêm cả hàng hoặc cột, còn có thể chèn thêm ô tính hoặc một khối vào vị trí bất kỳ trên trang tính.
III. Định dạng:
Chúng ta đã làm quen với khả năng định dạng văn bản của chương trình soạn thảo văn bản. Tương tự định dạng trong chương trình bảng tính cũng là thay đổi cách trình bày dữ liệu trong các ô tính. Vì chương trình bảng tính trước hết được dùng để tính toán, do đó các tính năng này cũng đủ đa dạng giúp thỏa mãn mọi yêu cầu về trình bày trang tính.
Định dạng dữ liệu trong các ô tính được thực hiện bằng lệnh Format -> Cells … Hộp thoại Format Cells cho các khả năng định dạng sau đây (hình 85):
Vách ngăn hàng
Hình 84. Vách ngăn hàng và vách ngăn cột
Định dạng số
Căn chỉnh dữ liệu trong ô
Định dạng ký tự
* Định dạng văn bản. Các công cụ định dạng văn bản có trên trang Font, với các công cụ này có thể định dạng phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, như màu sắc của chữ và một số định dạng khác.
* Định dạng số. Vì trên trang tính có dữ liệu số dùng để tính toán, trang Number của hộp thoại Format Cells cho phép đặt các cách hiển thị khác nhau cho dữ liệu số, tăng giảm số chữ số sau dấu chấm thập phân … Các chữ số cũng là các ký tự nên cũng có thể áp dụng các định dạng văn bản cho dữ liệu số.
* Căn chỉnh dữ liệu trong ô. Các công cụ căn chỉnh dữ liệu trong ô có trên trang Alignment của hộp thoại. Căn chỉnh dữ liệu áp dụng cả cho dữ liệu số và dữ liệu ký tự trong ô tính.
1. Định dang văn bản
Để định dạng văn bản (thay đổi phông chữ của văn bản, cỡ chữ, kiểu chữ và màu sắc của phông chữ) ta sử dụng trang Font. Các bước thực hiện tương tự như các thao tác quen thuộc khi soạn thảo văn bản với Word và được minh họa hình 86 dưới đây
2. Định dạng số
Khi nhập dữ liệu số, định dạng ngầm định của nó là General (chung)
Các bước định dạng số tương tự nhau. Để định dạng dữ liệu số, mở trang Number trong hộp thoại Format Cells và thực hiện các bước được minh họa trên hình 87 sau đây:
Mở trang Font
Các thao tác định dạng ký tự tương tụ như trong Word
Hình 86. Dịnh dạng ký tự
1. Chọn trang Number
2. Chọn Number
3. Chọn số chữ số sau dấu thập phân cần hiển thị
3. Chọn mục này nếu muốn dùng dấu phẩy để ngăn cách phần nguyên và phần phân
5. Chọn dạng hiển thị số âm 6. Nháy OK
Dữ liệu số còn có thể định dạng để hiển thị theo nhiều cách khác nhau, ví dụ như ký tự, thời gian hay dạng tiền tệ … ta chỉ cần chọn dạng tương ứng trong ô Category.
* Lưu ý. Việc định dạng không tác động đến giá trị của dữ liệu mà chỉ làm thay đổi cách hiển thị của dữ liệu trong các ô.
3. Căn chỉnh dữ liệu trong ô
Sử dụng trang Alignment, các bước để căn chỉnh dữ liệu trong ô như sau:
4. Định dạng một phần văn bản trong ô
Muốn dịnh dạng một phần nội dung văn bản trong ô ta thực hiện:
- Nháy đúp chuột trong ô đó và chọn phần cần định dạng.
- Chọn lệnh Format -> Cells … và thực hiện các định dạng ký tự như trong mục Thao tác này chỉ thực hiện được với dữ liệu kiểu ký tự.
IV. Kẻ đường biên và tô màu nền:
1. Kẻ đường biên
Sau khi chọn đối tượng, các bước thực hiện để kẻ đường biên cho ô hoặc khối như sau (hình 89)
* Thao tác nhanh
Để kẻ nhanh đường biên cho ô hoặc khối bằng kiểu đường kẻ được sử dụng trước đó, hãy nháy mũi tên bên phải nút Border trên thanh công cụ định dạng và chọn biểu tượng thích hợp 2. Tô màu nền
Các bước thực hiện để tô màu nền cho ô hoặc khối được min hoạ trong hình 90 dưới đây:
1. Chọn trang Alignment 2. Căn chỉnh lề theo chiều ngang
3. Căn chỉnh lề theo chiều dọc
4. Chọn mục này để cho phép văn bản tự xuống hàng trong ô
5. Nháy OK
Hình 88. Dịnh dạng số
1. Chọn trang Border
2. Chọn kiểu đường cần kẻ
3. Chọn màu đường biên 4. Chọn đường biên cần kẻ
5. Nháy OK
Hình 89. Kẻ đường biên
* Thao tác nhanh
Ngoài ra ta cũng có thể thực hiện thao tác tô màu nền nhanh bằng cách dùng nút lệnh Fill Color trên thnah công cụ định dạng
II. Gộp ô và tách các ô:
Khi định dạng nội dung các ô với các phông chữ có cỡ khác nhau, để căn chỉnh cho đẹp cần gộp các ô lại làm một. Ví dụ trên trang tính trong hình 91 dưới đây, ô A1 có nội dung TIỀN LƯƠNG. Để căn chỉnh nội dung này chính giữa bảng, có thể nghĩ đến việc di chuyển nội dung ô tính đó sang ô khác, chẳng hạn ô E1.
Việc đó sẽ không cho kết quả mong muốn vì nội dung đó sẽ không được căn giữa khối A1:J1 một cách chính xác. Mặt khác, nếu thay đôi cỡ chữ, hoặc độ rộng các ô thì vị trí của nó cũng sẽ thay đổi.
Muốn đạt kết quả chính xác, có thể gộp các ô A1:J1 thành một ô. Sau đó căn giữa nội dung trong ô đã được gộp đó.
Nếu ô được gộp có dữ liệu số, vẫn có thể tính toán với dữ liệu số đó. Ô gộp sẽ lấy địa chỉ của ô gốc trên bên trái, còn các ô khác được xem như bị ẩn đi.
Để gộp các ô liền nhau thành một ô, thực hiện:
- Chọn các ô cần gộp.
- Nháy lệnh FormatCells… và chọn trang Alignment.
- Đánh dấu ô Merge cells (Gộp các ô) và nháy OK.
Lưu ý: khi gộp các ô, chỉ có nội dung của ô góc trên bên trái được giữ lại, các ô ẩn được gắn số 0. Vì vậy, nếu muốn giữ lại nội dung trong các ô khác, trước khi gộp phải sao chép chúng vào ô góc trêm bên trái.
Để tách một ô trở lại thành nhiều ô ban đầu, ta thực hiện:
2. Chọn màu cần tô
3. Nháy OK
Hình 90. Tô màu nền
Hình 91. Bảng tiền lương
- Thực hiện lệnh FormatCells… và chọn trang Alignment.
- Xóa đánh dấu ở ô Merge cells và nháy OK.
III. Sử dụng thanh công cụ định dạng:
Có thể sử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ định dạng để thực hiện nhanh một số thao tác định dạng. Hình 92 minh họa tính năng của các nút lệnh trên thanh công cụ định dạng.