PHẦN IV: CHƯƠNG TRÌNH BẢNG TÍNH EXCEL
Bài 1: Các khái niệm cơ bản
Để biểu diễn dữ liệu dưới dạng dễ so sánh và tính toán người ta hay sử dụng dạng bảng, ví dụ các bảng điểm trong sổ điểm của lớp học. Giáo viên dùng sổ điểm để theo dõi học tập của học sinh.
BẢNG ĐIỂM HỌC SINH
STT Họ và tên Ngày
sinh Văn Toán Lý Hóa Sinh Sử Địa Trung bình
1 Trần Thị Lan 12/9/1990 6 8 5 7 9 5 8 6.9
2 Huỳnh Văn Sĩ 4/4/1990 4 6 5 8 9 4 7 5.9
3 Trương Văn Lâm 5/7/1991 8 4 3 5 7 9 5 5.9
4 Nguyễn Ngọc Huy 3/6/1989 5 4 7 3 9 4 6 5.2
Rõ ràng, khi đã gọi là trang tính thì ta có thể tham gia tính toán trên các dữ liệu của nó được.
VD: Trong trang tính trên, điểm trung bình của mỗi học sinh được tính bằng cách lấy điểm toán nhân 2 cộng với điểm văn nhân hai cộng với điểm của các môn còn lại và chia trung bình theo hệ số. Với điều kiện hiện nay, ta có thể xây dựng một trang tính bằng hai cách: Sử dụng chương trình bảng tính trên máy, xây dựng bằng tay trên giấy.
Sau đây, ta sẽ đi phân tích một số nhược điểm khi xây dựng trang tính bằng tay:
- Khi xây dựng trang tính bằng tay, để tham gia tính toán được cho các dữ liệu trên trang tính, ta phải tính toán bằng tay hoặc bằng máy tính điện tử, sau đó ghi kết quả tính được vào vị trí thích hợp. Như vậy, sẽ mất rất nhiều thời gian và gây ra nhiều phiền hà
- Thông thường trên trang tính bao gồm rất nhiều số liệu, để cho trang tính được rõ ràng, người ta thường tránh đến mức tối đa việc sửa trên trang tính. Giả sử trang tính bị sửa chữa nhiều quá, ta cần phải xây dựng lại một trang tính khác làm cho ta mất rất nhiều thời gian và công sức
- Trong quá trình xây dựng trang, giả sử để sắp xếp trang tính theo thứ tự ABC của một cột nào đó chẳng hạn, ta phải tự sắp xếp trước khi ghi chính thức số liệu của các hàng vào công thức.
Điều này thực sự không dễ dàng một tí nào
Ngoài ra, khi xây dựng bảng tính bằng tay, ta còn gặp phải nhiều phiền hà khác nữa.
Để tiết kiệm thời gian, để tránh gặp phải các phiền hà như trên trong quá trình xây dựng trang tính, ta nên sử dụng sự hỗ trợ, các chức năng của các chương trình bảng tính cung cấp.
Vậy chương trình bảng tính là gì? Chúng có những đặc điểm chung cơ bản nào? Các vấn đề này, ta sẽ cùng thảo luận trong phần sau đây:
II. Chương trình bảng tính
Hình 67. Minh họa một trang tính
Phần mềm cho phép máy tính biểu diễn dữ liệu dưới dạng bảng và thực hiện tính toán với dữ liệu đó được gọi với tên chung là chương trình bảng tính như các chương trình sau: Excel của hãng Microsoft, Corel Quattro Pro của Corel, Lotus 1-2-3 của IBM ... Microsoft Excel là chương trình bảng tính được sử dụng nhiều nhất hiện nay
* Các chương trình bảng tính có một số đặc điểm chung cơ bản sau đây:
a) Giao diện: Màn hình làm việc của chương trình bảng tính là các trang tính có dạng bảng được chia thành nhiều hàng, cột và ô. Dữ liệu được lưu trên các ô này
b) Dữ liệu: Chương trình bảng tính có khả năng xử lý nhiều kiểu dữ liệu khác nhau như: số, ký tự, ngày tháng ...
c) Khả năng sử dụng công thức: Trong các chương trình bảng tính, ta có thể sử dụng các công thức để tính toán
d) Khả năng trình bày: Các chương trình bảng tính còn hỗ trợ cho chúng ta rất nhiều khả năng để trình bày bảng tính trở nên đẹp và sinh động hơn
e) Dễ dàng sửa đổi: Trong chương trình bảng tính, ta có thể dễ dàng sửa đổi , sao chép, di chuyển nội dung của các ô, thêm, bớt, xóa hàng cột, ô
f) Khả năng sắp xếp và lọc dữ liệu: Chương trình bảng tính có khả năng sắp xếp và lọc các hàng, cột một cách nhanh chóng
g) Tạo biểu đồ: Là một tính năng mở rộng của các chương trình bảng tính
Chương trình bảng tính Microsoft Excel là chương trình thông dụng và được sử dụng nhiều nhất hiện nay, do đó trong phần này, chúng ta sẽ cùng đi thảo luận về các tính năng và phương pháp thực hiện để sử dụng một cách tương đối thành thạo chương trình bảng tính Excel
III. Làm quen với chương trình bảng tính Excel 1. Khởi động thoát khỏi Excel:
Microsoft Excel và Microsoft Word là hai chương trình nằm trong bộ Microsoft Office do hãng Microsoft cung cấp do đó việc khởi động, lưu bảng tính và thoát khỏi Excel ta cũng thực hiện một trong những thao tác tương tự như khi sử dụng Word (Chú ý: Biểu tượng Word và Excel khác nhau). Hình sau đây là biểu tượng của phần mềm Excel.
2. Màn hình làm việc của Excel:
Vì các lý do vừa nêu ở trên mà màn hình làm việc của chương trình Word và Excel có nhiều điểm tương đồng giống nhau: Đều bao gồm thanh tiêu đề, thanh bảng chọn, thanh công cụ chuẩn, thanh công cụ định dạng, thanh công cụ vẽ. Tuy nhiên, do những đặc trưng riêng về chương trình bảng tính, màn hình làm việc của Excel có một số thay đổi so với màn hình làm việc của Word, đó là những thay đổi sau:
- Trên thanh bảng chọn của màn hình Excel, không có bảng chọn Table, thay vào đó là bảng chọn Data gồm các lệnh dùng để xử lý dữ liệu
- Ngoài các thanh vừa nêu ở trên màn hình Excel còn có thêm thanh công thức dùng để nhập hiển thị dữ liệu và các công thức trong ô tính, tạm gọi là thanh tên hàng và thanh tên cột chứa tên của các hàng và các cột trên trang tính, hộp tên ô để hiển thị tên ô đang được chọn
- Con trỏ văn bản trên màn hình làm việc của Excel không xuất hiện liên tục như trong Word. Nó chỉ xuất hiện trong quá tình nhập dữ liệu cho ô tính hoặc nháy đúp chuột vào ô tính Người soạn: Phan Hoàng Phương
Hình 68. Biểu tượng Excel
- Con trỏ chuột trong vùng làm việc của Excel không có hình chữ I mảnh như trong Word mà có hình dạng một dấu chữ thập trắng (hình 69)
- Trong màn hình Excel không có thước ngang và thước dọc
Như vậy, ta thấy các thành phần chính trên màn hình làm việc của Excel là bảng tính, cột, hàng, và ô. Có một số vấn đề ta cần nhận ra khi làm viêc với chương trình bảng tính Excel:
- Khi làm việc với các trang tính trong một bảng tính Excel, giao diện ta nhìn thấy hoàn toàn là các hàng, cột và ô là vị trí giao nhau giữa một hàng và một cột
- Tên của ô: Trên màn hình làm việc của Excel, ta nhìn thấy được thanh tên hàng và thanh tên cột dùng để chứa tên của các hàng và các cột trong một bảng tính Excel. Các cột được đánh số theo thứ tự bắt đầu từ A, B, ..., AA, ... đến IV, các hàng được đánh số theo thứ tự bắt đầu từ 1, 2, 3 ... Ô là vị trí giao nhau giữa một hàng và một cột nên tên của một ô sẽ bao gồm tên cột và hàng giao nhau đó. VD: Ô là vị trí giao nhau giữa cột B và hàng 3 sẽ có tên là B3.
- Trong một bảng tính có thể có nhiều trang tính. Để hiểu được vấn đề này, ta có thể liên tưởng đến hình ảnh một quyển vở, một quyển vở có thể chứa nhiều trang giấy, mỗi trang giấy là một trang tính, quyển vở chính là bảng tính. Mỗi trang tính được gán cho một nhãn như hình 69, nháy chuột tại vị trí nhãn, trang tính tương ứng sẽ được chọn và hiển thị trên màn hình. Ta có thể đổi tên nhãn một trang tính lại theo ý thích của mình bằng cách chọn trang tính đó -> Chọn Format -> Sheet -> Rename hoặc nháy chuột phải chọn Rename.
3. Nhập dữ liệu:
Muốn nhập dữ liệu vào một ô nào trên trang tính, trước hết ta nháy chuột vào ô đó để chọn (kích hoạt) nó. Ta có thể dùng các phím mũi tên trên bàn phím để thay đổi việc chọn các ô theo chiều di chuyển của dấu mũi tên tương ứng. Việc nhập dữ liệu vào một ô cũng tương tự như việc nhập dữ liệu trong Word. Sau khi nhập dữ liệu vào một ô xong, nhấn phím Enter
* Chú ý: Tại một thời điểm chỉ được chọn (kích hoạt) và thực hiện việc nhập dữ liệu cho một ô duy nhất trên trang tính
Thanh tiêu đề Thanh bảng chọn
Thanh công cụ chuẩn Thanh công cụ định dạng
Hộp tên ô Thanh tên hàng
Vùng làm việc
Thanh công cụ vẽ Nhãn trang tính
Thanh công thức
Thanh tên cột Con trỏ chuột
Hình 69. Màn hình làm việc của Excel
Ô được chọn
Chương trình bảng tính cho phép ta các khả năng để xử lý, thao tác với dữ liệu được lưu trong các ô tính. Việc xử lý trên mỗi kiểu dữ liệu khác nhau là khác nhau. Chính vì các lý do trên, trong bài này, ta sẽ cùng thảo luận về các kiểu dữ liệu thường được dùng trong Excel:
1. Dữ liệu kiểu số:
- Là dãy các số 0,1,2 .. 9. Ngoài ra còn có thêm các dấu cộng (+) để chỉ số dương, dấu (-) để chỉ số âm và dấu % để chỉ thể hiện dạng phần trăm, các dấu (,) hoặc (.) để ngăn cách phần nguyên và phần phân trong trường hợp số dạng thập phân
VD: 1500, 76.89, +567, 56% là các dữ liệu kiểu số
345a, 6789.y89, 234d% không phải là các dữ liệu kiểu số - Excel mặc định canh phải dữ liệu kiểu số trong ô tính
- Các phép toán có thể thực hiện đối với dữ liệu kiểu số:
+ Các phép toán số học: cộng, trừ, nhân chia, phép lấy lũy thừa, phép lấy phần trăm + Các phép toán so sánh: Cho một trong hai kết quả là đúng sai. VD: 5>7 cho kết quả sai - Trong truờng hợp dãy số dài hơn độ rộng của cột, số sẽ được chuyển về dạng thể hiện khoa học (sử dụng chữ E) để trở nên ngắn gọn hơn. VD: 2000000 = 2.106 -> Dạng thể hiện khoa học của số 2000000 là 2E+6. Nếu đã được chuyển qua dạng thể hiện khoa học rồi mà vẫn còn dài hơn độ rộng của cột thì dữ liệu trong ô tính không bị mất đi nhưng ta sẽ thấy xuất hiện dãy các ký hiệu ## trong ô tính, ta cần phải tăng thêm độ rộng của cột chứa ô đó để hiển thị hết các số
2. Dữ liệu kiểu ký tự:
- Dữ liệu kiểu ký tự là các chữ cái, chữ số, và các ký hiệu khác như *, /, &, # ...
VD: Nguyễn Văn A, Quý 1, TP. Hồ Chí minh là các dữ liệu kiểu ký tự - Excel mặc định canh trái dữ liệu kiểu ký tự
- Các phép toán thường thực hiện với dữ liệu kiểu ký tự:
+ Phép toán ghép hai dãy ký tự: Cho kết quả là dãy ký tự được nhập từ hai dãy ký tự ban đầu
+ Phép toán so sánh hai dãy ký tự: Sẽ bắt đầu so sánh hai ký tự đầu tiên, nếu hai ký tự đầu tiên giống nhau, căn cứ vào ký tự thứ hai để só sánh ... Kết quả thu được là một trong hai giá trị là đúng hoặc sai. VD: Quang Nam < Quang Ngai cho giá trị là đúng
* Chú ý: Xét trường hợp dùng 3 ký hiệu để biểu diễn cho STT của một trang tính nào đó, số thứ tự của người đầu tiên sẽ là 001. Nhưng khi ta nhập 001 vào ô tương ứng thì do các ký tự đều là các ký tự số nên Excel sẽ tự động bỏ di các số 0 và chỉ hiện thị là 1, vậy không thỏa mãn được yêu cầu của người dùng. Để xử lý được tình huống trên và các tình huống tương tự như vậy ta đặt dấu nháy đơn (') trước dãy số nhập vào. VD: '001. Khi đó dấu nháy đơn (') sẽ tự động mất đi và trong ô ta chỉ thấy dãy số nguyên vẹn như đã nhập vào ban đầu. VD: 001
3. Dữ liệu thời gian:
Biểu diễn dữ liệu kiểu
số dạng bình thường Biểu diễn dữ liệu kiểu
số thể hiện khoa học
Trường hợp ô tính không đủ rộng để thể hiện số
Hình 70. Biểu diễn dữ liệu kiểu số
Dữ liệu kiểu ký tự Kết quả khi nhập vào ô
này dãy '001
Hình 71. Biểu diễn dữ liệu kiểu ký tự
dữ liệu dạng ngày tháng. Mặc dù biểu diễn dạng ngày tháng nhưng Excel lại hiểu các dữ liệu dạng ngày tháng dưới dạng các số tự nhiên với quy ước ngày 1 tháng 1 năm 1900 ứng với số 1 và cứ sau mỗi ngày, số này tăng thêm một đơn vị.
- Để nhập dữ liệu dạng ngày tháng, ta sử dụng một trong hai dấu nháy "/" hoặc dấu "-" làm dấu phân cách giữa ngày tháng và năm. VD: 25/06/1998 hoặc 25-06-1998
- Excel mặc định canh phải dữ liệu dạng ngày tháng trong ô tính
- Do được Excel hiểu là dữ liệu số nên ta có thể sử dụng tất cả các phép toán được trình bày trong dữ liệu kiểu số đối với dữ liệu kiểu ngày tháng
VD: 03/01/1900 - 01/01/1900 = 2
4. Dữ liệu kiểu lôgic:
- Chỉ gồm một trong hai giá trị là TRUE tương ứng với đúng và FALSE tương ứng với sai - Excel mặc định canh giữa dữ liệu kiểu lôgic
- Các phép toán có thể thực hiện đối với dữ liệu kiểu lôgic là các phép toán lôgic: AND, OR, NOT. Kết quả thực hiện và cách dùng các phép toán trên trong Excel cũng là giá trị lôgic và được thể hiện trong bảng sau (Trong bảng này ta dùng các ký hiệu T để thay thế cho giá trị TRUE, giá trị F để thay thế cho giá trị FALSE):
Phép toán AND Phép toán OR Phép toán NOT
GT1 GT2 AND(GT1,GT2) GT1 GT2 OR(GT1,GT2) GT NOT(GT)
T T T T T T
T F
T F F T F T
F T F F T T
F T
F F F F F F