CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUẢN TRỊ NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY HỮU NGHỊ
2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần may Hữu Nghị
2.1.4 Công tác kế toán tại Công ty Cổ phần may Hữu Nghị
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, có sự phân cấp về tài chính. Toàn bộ công việc kế toán của công ty được tập trung ở Phòng Tài chính - Kế toán. Tại các xí nghiệp, các xưởng sản xuất và các đơn vị trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán thống kê, ghi chép, lập chứng từ ban đầu, thu thập và kiểm tra chừng từ, định kỳ tiến hành chuyển chứng từ và thực hiện hạch toán báo sổ gửi về Phòng Tài chính - Kế toán cho công ty.Tại phòng Tài chính - Kế toán, các chứng từ ban đầu sẽ được kiểm tra, phân loại và đưa vào xử lý, cung cấp thông tin đầu ra phục vụ hiệu quả cho quá trình ra quyết định của các nhà quản lý trong công ty.
(Nguồn:Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty) Sơ đồ 2.3 – Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Chức năng và nhiệm vụ chủ của các bộ phận:
- Kế toán trưởng (KTT): là người quản lý cao nhất về hoạt động tài chính và kế toán tại công ty. Chịu trách nhiệm và có quyền quyết định các vấn đề liên quan thuộc thẩm quyền; tuỳ trường hợp cần có sự đồng ý của giám đốc điều hành, cũng như là Tổng giám đốc trước khi thi hành. Đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi mặt hoạt động của phòng sao cho phù hợp với luật định.
- Trưởng bộ phận quản lý tài chính : là người quản lý và trợ giúp KTT các vấn đề liên quan đến tài chính kế toán tại công ty. Công việc chính là thiết lập quản lý dòng tiền của công ty theo tháng, lập và quản lý kế hoạch tài chính công ty hàng năm.
- Trưởng bộ phận kế toán : là người quản lý và trợ giúp KTT các vấn đề liên quan đến hoạt động kế toán tại công ty, quản lý nhân viên kế toán trong bộ phận.
Trưởng Ban tài chính (Kế toán trưởng)
Kế toán tổng hợp Trưởng bộ phận kế toán Trưởng bộ phận quản lý
tài chính
Kế toán tiêu thụ
Kế toán giá thành, Xác định lãi lỗ Kế toán
tiền mặt
Kế toán tiền lương, BHXH Kế toán
công nợ
Kế toán VT, CC-DC, TSCĐ
Thủ quỹ Kế toán
thuế
- Kế toán tổng hợp: là người thực hiện các công việc hướng dẫn, tổng hợp, điều chỉnh số liệu kế toán tài chính khi cần thiết và là người kiểm tra trung gian các chứng từ trước khi được hạch toán và thanh toán.
- Kế toán vốn bằng tiền: là người thực hiện công việc kế toán liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty.
- Kế toán công nợ: là người thường xuyên theo công nợ phải thu, phải trả đối và định kỳ lập bảng đối chiếu công nợ với khách hàng.
- Kế toán vật tư, Công cụ - dụng cụ, Tài sản cố định: là người thường xuyên theo dõi về nhập, xuất, tồn của vật tư, công cụ dụng cụ. Đồng thời bộ phận này còn theo dõi về tình hình tăng giảm, khầu hao tài sản cố định của công ty.
- Kế toán tiền lương, BHXH: thực hiện tính lương trên cơ sở các số liệu từ nhân viên ở các đơn vị gửi lên; hạch toán tiền lương và trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo quy định; tiến hành phát lương cho cán bộ công nhân viên theo định kỳ.
- Kế toán tiêu thụ: Tổng hợp tình hình tiêu thụ thành phẩm trong kỳ để xác định giá vốn hàng bán và doanh thu trong kỳ. Theo dõi tình hình nhập –xuất – tồn kho thành phẩm. So sánh đối chiếu với thủ kho về thành phẩm tồn cuối kỳ của công ty.
- Kế toán giá thành và xác định lãi lỗ: người nhân viên này thực hiện tính toán giá thành sản phẩm kế hoạch. Đến cuối tháng, xác định lại giá thành thực tế phát sinh để tính toán kết quả lãi lỗ của từng nhóm sản phẩm, sản phẩm, ….
- Kế toán thuế: quản lý tất cả các loại phí, thuế phát sinh tại công ty như là: GTGT, TNDN, TNCN, nhà thầu, bản quyền… và thực hiện các báo cáo khác cho các cơ quan Nhà nước khi có yêu cầu
- Thủ quỹ: chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ quỹ tiền mặt hằng ngày của công ty; hằng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để nhập, xuất quỹ và ghi sổ quỹ. Cuối ngày đối chiếu sổ quỹ tiền mặt với sổ kế toán tiền mặt.
2.1.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
* Chế độ kế toán áp dụng tại công ty:
- Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành
ngày20/03/2006 được cập nhật sửa đổi bổ sung theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài Chính.
- Hệ thống tài khoản: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất với hệ thống tài khoản được ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài Chính.
- Hệ thống chứng từ: Công ty sử dụng những chứng từ được quy định trong hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ được thiết kế trên phần mếm kế toán.
- Hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán:
+ Sổ sách kế toán được thiết kế trên máy vi tính theo hình thức Nhật ký -Chứng từ:
Các sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ Cái, sổ Nhật ký - Chứng từ, sổ Nhật ký thu tiền, sổ Nhật ký chi tiền, sổ Nhật ký bán hàng.
Các sổ kế toán chi tiết bao gồm: sổ chi tiết tài sản cố định, sổ chi tiết hàng tồn kho, thẻ kho, sổ chi tiết công nợ với người bán, người mua, với ngân sách nhà nước và công nợ nội bộ, sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng.
+ Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm các báo cáo và thuyết minh báo cáo tài chính theo quy định.
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam
* Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Hiện nay, để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán, đồng thời giảm bớt gánh nặng cho lao động kế toán, rất nhiều phần mềm kế toán đã lần lượt ra đời.
Trong đó có những phần mềm kế toán do Việt Nam sản xuất như Fast Accounting, Effect, KTSYS, Exact Enterprise, SQL, AccNet, Misa…. Chúng đều có giao diện thân thiện và Việt hoá, giá cả phù hợp, bảo trì thuận tiện và tỏ ra phù hợp với các doanh nghiệp tại Việt Nam.Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý cũng như yêu cầu hạch toán tại Công ty Cổ phần May Hữu Nghị, Công ty đã sử dụng phần mềm Fast Accounting được thiết kế theo hình thức kế toán “Nhật ký - Chứng từ”. Theo hình thức này, kế toán có thể tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ. Đồng thời với hình thức nhật ký chứng từ, kế toán còn có thể vừa theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
theo trình tự thời gian, vừa theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế. Bên cạnh đó, hình thức kế toán nhật ký chứng từ còn kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, trên cơ sở cùng một sổ kế toán, thậm chí trong cùng một lần ghi chép. Với những ưu điểm trên, hình thức nhật ký chứng từ đã phần nào đáp ứng được nhu cầu xử lý thông tin nhanh nhẹn, chính xác và kịp thời của doanh nghiệp.
Bằng việc vận dụng kế toán máy, có thể nối một lượng lớn công việc của kế toán đã được giảm nhẹ, nhưng hiệu quả công việc lại tăng lên đáng kể. Tuy nhiên trong điều kiện vận dụng kế toán máy, việc áp dụng hình thức kế toán nhật ký chúng từ cũng có những điểm đặc thù, khác với việc kế toán bằng sổ sách phổ thông thông thường. Với Công ty có quy mô như Công ty Cổ phần May Hữu Nghị thì việc áp dụng máy vi tính vào quản lý hạch toán là một nhu cầu bức thiết, giúp mang lại hiệu quả cao trong công việc. Với phần mềm kế toán đang sử dụng là Fast Accounting (đã được nâng cấp và cải tiến sao cho phù hợp với đặc thù về sản xuất kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp), trong quá trình hạch toán, việc quan trọng nhất là khâu thu thập, xử lý phân loại chứng từ và định khoản kế toán. Đây là khâu đầu tiên và cũng là khâu quan trọng nhất vì mọi công việc tính toán, xử lý thông tin, đưa ra các bảng biểu, báo cáo máy tính đã thực hiện một cách tự động. Nhiệm vụ của kế toán chỉ còn là phải vào dữ liệu sao cho thật đầy đủ và chính xác.