HÀNH VI CỦA KHÁCH HÀNG LÀ TỔ CHỨC
3.3.2. Các giai đoạn phát triển của bộ phận mua hàng
Các khách hàng tổ chức có thể được phân thành bốn loại dựa trên các giai đoạn phát triển của bộ phận mua hàng về mặt hình thức và chức năng. Ở mỗi giai đoạn, bộ phận mua hàng đóng vai trò khác nhau trong hoạch định và triết lý quản trị. Những người làm markting trong thị trường tổ chức cần hiểu rõ vai trò của việc mua hàng ở từng giai đoạn để có cách tiếp cận thích hợp.
Giai đoạn 1. Hoạch định tài chính cơ bản
Ở giai đoạn này, bộ phận mua hàng đóng vai trò cung cấp dịch vụ cho nội bộ tổ chức. Mục tiêu của bộ phận này là tối thiểu hóa chi phí. Vai trò của bộ phận lúc này rất bị động. Nó thực hiện các chức năng như lập yêu cầu, tiến hành đấu thầu, lập đơn đặt hàng… Các mặt hàng mà bộ phận này mua thường là các mặt hàng MRO, các trang thiết bị văn phòng. Những tổ chức này thường là mua hàng dựa trên các chiến lược mà có mức độ tồn kho khá lớn – như mô hình EOQ (Economic Order Quantity).
Giai đoạn 2. Hoạch định dựa trên dự báo
Ở giai đoạn này, các tổ chức đặt trọng tâm vào việc dự báo và phương sai giữa giá/chi phí. Chức năng mua hàng đã mở rộng từ giảm thiểu chi phí sang bao gồm cả cắt giảm và tránh các chi phí không cần thiết. Chức năng mua lúc này vẫn tương đối bị động, nhưng đã có một số liên hệ với các chính sách hoạch định của tổ chức. Một cách cơ bản, bộ phận đã cố gắng quản lý chức năng mua và qui trình mua một cách có hiệu quả hơn. Các sản phẩm mà bộ phận mua ngoài các sản phẩm MRO, các trang thiết bị văn phòng, còn là mua nguyên vật liệu thô. Nhân sự lúc này được yêu cầu có kiến thức về quản lý, dự báo hơn là chỉ đơn thuần có các kiến thức về văn phòng.
Giai đoạn 3. Hoạch định hướng ngoại
Ở cấp độ này, chức năng mua hàng đã được mở rộng và bao gồm nhiều trách nhiệm khác như: tồn kho, vận chuyển, mua ngoài. Chức năng của bộ phận là hỗ trợ các tuyến kinh doanh và đóng góp tích cực thông qua phân tích giá trị. Kế hoạch của bộ phận được liên thông với kế hoạch của toàn bộ tổ chức. Bộ phận lúc này mua tất cả các loại hàng hóa của tổ chức và điều hành các mối quan hệ với các nhà cung cấp. Tập trung cơ bản của bộ phận lúc này là quản lý chuỗi cung cấp và định vị bản thân để đóng góp cho các tuyến kinh doanh của tổ chức.
Giai đoạn 4. Quản trị chiến lược
Ở cấp độ này, chức năng mua hàng gắn với các khái niệm rộng hơn nữa của quá trình quản lý cung cấp. Chức năng của bộ phận bao gồm tất cả những yếu tố đầu vào. Nhiệm vụ mua hàng lúc này ngang bằng nhiệm vụ của tất cả các bộ phận khác trong tổ chức trong việc phát triển sản phẩm và toàn bộ kết quả kinh doanh. Mua hàng lúc này đóng vai trò chủ động và cung cấp thông số quan trọng cho công tác hoạch định của tổ chức. Rất nhiều các nhân sự trong bộ phận lúc này không trực tiếp thực hiện chức năng mua hàng mà đóng vai trò liên lạc giữa nhà cung cấp và tổ chức và ngược lại. Nhân sự của bộ phận lúc này rất có kiến thức về quản trị cung cấp, và có kỹ năng điều khiển việc chọn lựa nhà cung cấp, thay đổi sản phẩm, vật liệu để thích ứng nhanh chóng với các biến động trên thị trường. Bộ phận này tham gia vào các quyết định như phát triển sản phẩm, tiếp thị, và thực hiện các chức năng này một cách bình đẳng với cách bộ phận khác.