CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP XNK HÓA CHẤT VÀ THIẾT BỊ KIM NGƯU
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty
2.2.2. Cách xác định doanh thu bán hàng tại Công ty CP XNK Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu
chất và Thiết bị Kim Ngưu
Theo VAS 14 Doanh thu bán hàng đƣợc ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn 5 điều kiện:
Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;
Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
Xác định đƣợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Doanh thu bán hàng của công ty đƣợc xác định căn cứ vào đơn giá bán
mà công ty xây dựng báo giá cho khách hàng và số lƣợng hàng thực tiêu thụ đƣợc, theo công thức:
Doanh thu bán
hàng trong kì
= Số lƣợng hàng xác định tiêu thụ X Đơn giá bán Chứng từ kế toán sử dụng:Hợp đồng mua bán, đặt hàng, hóa đơn giá trị
gia tăng, phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyển
Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng
và cung cấp dịch vụ”, Công ty CP XNK Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu chỉ
sử dụng tài khoản này để theo dõi doanh thu bán hàng của tất cả các loại hàng
hóa.
Tài khoản 511 đƣợc chi tiết thành các tài khoản chi tiết để dễ quản lý.
TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm
Ngoài ra còn một số tài khoản:
TK 33311: Thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp.
TK 111, 112, 131 tương ứng với từng hình thức thanh toán của khách hàng.
Quy trình ghi nhận doanh thu bán hàng
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng, đồng thời đƣợc khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Nhiệm vụ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng:
Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác tình hình hiện có và
sự biến động của từng loại hàng hóa theo chỉ tiêu số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại và giá trị.
Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí cho từng hoạt động trong doanh nghiệp,
đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng.
Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quả các hoạt động.
Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định kết quả.
Hoạt động bán hàng là hoạt động chủ yếu của công ty, nghiệp vụ bán hàng diễn ra thường xuyên, liên tục. Do đó, tổ chức công tác kế toán bán hàng là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của bộ máy kế toán trong công ty. Hoạt động bán hàng của công ty khá ổn định. Khối lƣợng công việc của kế toán bán hàng không nhiều nhƣng ổn định, liên tục.
Chứng từ sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng:
Hóa đơn giá trị gia tăng
Phiếu thu
Giấy báo Có
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Hóa đơn giá trị gia tăng do kế toán bán hàng lập thành 3 liên. Sau khi lập xong hóa đơn, kế toán bán hàng kiểm tra lại các thông tin trên hóa đơn, đảm bảo tính chính xác rồi chuyển cho Giám đốc ký cả 3 liên.
Khi khách hàng nhận hàng hóa, yêu cầu khách hàng ký vào phần người mua trên hóa đơn, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 kế toán bán hàng lưu giữ để làm căn cứ ghi sổ.
Hoặc nếu khách hàng không ký đƣợc trên hóa đơn thì cho phép bán hàng qua điện thoại và chuyển hóa đơn cho khách hàng.
Phiếu thu: Khi bán hàng thu tiền mặt, kế toán tiền của công ty lập phiếu thu từ phần mềm bằng cách vào phần hành Quỹ => Phiếu Thu, sau đó nhập các dữ liệu cần thiết. Kế toán chỉ in duy nhất một liên phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và người nộp tiền ký, sau đó phiếu thu do kế toán tiền lưu giữ.
Phiếu chi: khi chi tiền mặt, kế toán tiền cũng lập phiếu chi từ phần mềm bằng cách từ màn hình làm việc chính => Quỹ => Phiếu chi, nhập các thông tin cần thiết, in một liên rồi chuyển cho kế toán trưởng ký. Phiếu chi do kế toán tiền lưu giữ.
GBN, GBC: Khi nhận đƣợc GBN, GBC của ngân hàng, kế toán tiền so sánh số tiền với sổ chi tiết Tiền gửi ngân hàng chi tiết xem có chênh lệch hay không, nếu không có sai lệch kế toán bán hàng căn cứ vào đó để nhập dữ liệu phần hành Ngân hàng, sau đó GBN, GBC do kế toán tiền lưu trữ.
Trong phần bán hàng sẽ bao gồm 2 phần:
Bán hàng thu tiền ngay: Thu ngay bằng tiền mặt chứng từ kế toán sử dụng là hóa đơn gtgt và phiếu thu. Thu bằng tiền gửi ngân hàng chứng
từ là hóa đơn gtgt và Giấy báo có của ngân hàng.
Với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay thì định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 111 : Tổng số tiền đã thu
Có TK 5111 : Số tiền thu về chƣa bao gồm thuế
Có TK 3331: Thuế gtgt
Với nghiệp vụ bán hàng thu tiền bằng tiền gửi ngân hàng:
Nợ TK 112 : Tổng số tiền đã thu
Có TK 5111 : Số tiền thu về chƣa bao gồm thuế
Có TK 3331: Thuế gtgt
Bán hàng chƣa thu tiền: Chứng từ ghi nhận là hóa đơn giá trị gia tăng. Với các khách hàng quen công ty có thể cho mua chịu hàng hóa, thanh toán sau.
Với nghiệp vụ bán hàng chƣa thu tiền thì định khoản nhƣ sau:
Nợ TK 131 (Chi tiết theo đối tƣợng KH): Tổng số tiền đã thu
Có TK 5111 : Số tiền thu về chƣa bao gồm thuế
Có TK 3331 : Thuế gtgt
Tại Công ty CP XNK Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu không mở chi tiết doanh thu bán hàng mà hạch toán chung doanh thu của tất cả các mặt hàng vào tài khoản 5111.
Công ty không mở tài khoản chi tiết công nợ cho từng khách hàng mà theo dõi công nợ theo Mã khách hàng trên phần mềm nên Nợ phải thu của tất
cả khách hàng công ty hạch toán chung vào TK 131.
Sau khi xem hoặc tham khảo sản phẩm của Công ty giới thiệu nhân viên bán hàng sẽ lập báo giá gửi cho khách hàng căn cứ vào đơn giá sản phẩm
và số lƣợng mà khách hàng yêu cầu.
Khi khách hàng đồng ý với báo giá nhân viên bán hàng sẽ chuyển đơn đặt hàng cho kế toán bán hàng. Nhân viên kế toán căn cứ báo giá sẽ lập hóa đơn GTGT thành 3 liên.
Sau đó kế toán bán hàng kiểm tra tính đúng đắn và chính xác của hóa đơn cùng chủng loại mặt hàng, số lƣợng ngày tháng…. Rồi chuyển cho khách
hàng ký tên vào phần người mua hàng, sau đó chuyển lên cho giám đốc ký và đóng dấu.
Kế toán bán hàng sẽ lập hóa đơn thành 3 liên trong đó:
Liên 1: giữ tại quyển
Liên 2: giao cho khách hàng
Liên 3: kế toán bán hàng giữ làm căn cứ nhập liệu vào phần mềm kế toán Mẫu hóa đơn gtgt tại Công ty cổ phần XNK Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu
Sau khi khách hàng ký hóa đơn xong, kế toán bán hàng sẽ tiến hành thu tiền đồng thời lập một phiếu thu đƣa cho khách hàng ký sau đó chuyển cho kế toán trưởng xác nhận và ký. Phiếu thu sẽ được lưu giữ tại kế toán bán hàng.
Mẫu phiếu thu tại Công ty CP XNK Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu
Đây là mẫu phiếu thu với số tiền nhỏ hơn 20 triệu.
Nếu với số tiền từ 20.000.000 VND trở lên thì bên mua sẽ thanh toán qua Ngân hàng (Chuyển khoản) khi đó bên Công ty bán sẽ nhận đƣợc Giấy báo có khi số tiền bán đã đƣợc bên mua chuyển khoản thành công.
Căn cứ vào 3 hóa đơn GTGT đã xuất kế toán bán hàng tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán ERP chia làm 2 trường hợp Bán hàng thu tiền ngay và Bán hàng chƣa thu tiền.
Minh họa quy trình hạch toán trên phần mềm kế toán ERP tại Công ty
CP XNK Hóa chất và Thiết bị Kim Ngưu:
Khi thực hiện trên phần mềm:
Giao diện phần mềm:
Hình 2.1: Giao diện phần mềm
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, từ màn hình giao diện của phần
mềm ERP, kế toán tiến hành vào phần bán hàng để nhập các thông tin liên
quan và định khoản.
Giao diện nhập nghiệp vụ bán hàng trên phần mềm kế toán:
Hình 2.2: Giao diện nhập liệu vào chứng từ bán hàng
Thao tác nhập dữ liệu trên phần mềm đối với bán hàng thu tiền ngay
Vào phân hệ Hóa đơn bán hàng; tại tab “Bán hàng” nhấn “Thêm”; phần mềm mặc định là “Bán hàng hóa trong nước”.
Chọn “Thu tiền ngay”-> “Tiền mặt”.
Tại Tab “Chứng từ ghi sổ”:
Nhập thông tin của khách hàng: Chỉ cần chọn mã khách hàng nhƣ đã khai báo trong danh sách khách hàng. Phần mềm sẽ tự động hiển thị tên công ty, địa chỉ, mã số thuế nhƣ trong khai báo.
Nhập diễn giải: Nhập sao cho dễ hiểu nhất có thể.
Nhập ngày hạch toán và ngày chứng từ
Nhập mã hàng: Chỉ cần chọn mã mà đã thiết lập từ trước, phần mềm sẽ
tự động hiển thị danh sách hàng hóa phù hợp. Sau đó phần mềm sẽ hiển thị tên hàng hóa, số hiệu tài khoản thu là 1111 và tài khoản doanh thu là
5111.
Nhập số lƣợng và đơn giá cho mặt hàng bán.
Tại Tab “Thuế”: Phần mềm tự động cập nhật % thuế GTGT theo nhƣ khai báo cho mặt hàng này; tự động tính số tiền thuế.
Tại Tab “Hóa đơn”: Kế toán nhập “Mẫu HĐ”; “Ký hiệu”; “Số hóa đơn”. Những thông tin khách phần mềm đã cập nhật sang.
Tab “Phiếu xuất”: Phần mềm tự động cập nhật.
Kết xuất ra sổ kế toán liên quán:
Sổ chi tiết tài khoản 111:
Để xuất khầu ra sổ chi tiết tài khoản 111 cho nghiệp vụ nào đó, vào chọn Báo cáo → Tổng hợp → Sổ chi tiết các tài khoản → Chọn TK 111; ngày hiện thị →Thực hiện. Phần mềm tự động xuất khẩu sổ chi tiết tài khoản 111.
Thao tác nhập dữ liệu trên phần mềm đối với bán hàng thu tiền bằng tiền gửi:
Giao diện nhập liệu nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay bằng tiền gửi:
Hình 2.3: Giao diện nhập liệu nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay bằng tiền
gửi
Hình 2.4: Giao diện nhập liệu thu tiền gửi từ khách hàng
Thao tác thực hiện trên phần mềm:
Ghi nhận doanh thu bán hàng: Nhập liệu tương tự giống như nghiệp vụ
khách hàng, kế toán thường hạch toán nghiệp vụ là chưa thu tiền – theo dõi trên TK 131. Ngay sau đó, thực hiện nhập vào phần mềm bút toán thu ngay bằng tiền gửi ngân hàng.
Nếu bán hàng có nhận tiền ứng trước thì tại ngày nhận tiền ứng trước: Vào phân hệ “Ngân hàng”, chọn tab “Thu, chi tiền”, phần mềm sẽ hiển thị màn hình nhập liệu.
Chọn mã khách hàng.
Chọn tài khoản ngân hàng nộp vào.
Nhập lý do thu.
Nhập ngày chứng từ, ngày hạch toán.
Tại tab “hạch toán”: nhập số liệu tài khoản và số tiền. Sau đó nhấn
“Cất” để lưu trữ dữ liệu.
Khi khách hàng thanh toán nốt số tiền còn nợ:
Vào phân hệ “Ngân hàng” chọn “Thu tiền khách hàng”; phần mềm sẽ hiển thị màn hình nhập liệu.
Chọn mã khách hàng → lấy dữ liệu → tích chọn vào hóa đơn đã lập (khi nhận trước tiền) → nhập số tiền trả tiếp → Chọn “thực hiện” → Nhấn “chấp nhận” để lưu dữ liệu.
Thực hiện đối trừ công nợ cho các lần thanh toán:
Tại phân hệ ngân hàng chọn “Đối trừ chứng từ”, nhập mã khách hàng cần đối trừ và ngày tháng đối trừ → sau đó lấy dữ liệu để đối trừ công
nợ khách hàng.
Kết xuất ra sổ kế toán liên quan:
Sau khi nhập xong dữ liệu vào máy tính, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ liên quan: Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 5111...
Nếumuốn chỉnh sửa sổ trên giao diện “Xem báo cáo” kích chọn “Tùy chỉnh” ở góc phải phía trên màn hình để căn chỉnh nhƣ trong Word. Sau khi chỉnh sửa xong, quay ra màn hình “Xem báo cáo” kích vào biểu tƣợng in trên góc trái phía trên thanh công cụ để in báo cáo.
Cty CP XNK Hoá chất và Thiết bị Kim
Ngưu_2020
Số 85 phố Đức Giang - P.Đức Giang - Q.Long
Biên - TP.Hà Nội
SỔ CÁI
Từ ngày 31/12/2020 đến ngày 31/05/2021
Ngày
Ct
Mã
Ct
Số
Ct
Diễn giải
Tk Đ/ứ
Ps
Nợ
Ps
Có
Tỷ giá
Ps
Nợ
Nt
Ps
Có
Nt
- - Dƣ đầu kỳ
65 049
085
789
485
095
- - PK
Phải thu của khách hàng (ngắn
hạn) 1311
28
485
000
236
539
989
521 1
25
496
- - HD
Phải trả cho người bán (ngắn
hạn) 3311
48
629
500 1
- - TD
Xác định kết quả kinh doanh 911
248
378
098
553 1
- -
Tổng phát
sinh
248
406
583
553
236
588
619
021
25
496
- - Dƣ cuối kỳ
53 231
121
257
510
591
- -
Cộng lũy
kế từ 01/12/2020
248
413
408
553
301
644
529
810
28
121
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày … tháng… năm 2021
Giám đốc
Hình 2.5: trích sổ cái TK 511
Bán hàng theo phương thức bán chịu:
Trích giao diện để nhập dữ liệu vào phần mềm:
Hình 2.6: Giao diện nhập liệu bán hàng chƣa thu tiền
Các thao tác trên phần mềm:
Tại phân hệ Ngân hàng, chọn tab “Mua hàng” nhấn “Thêm”� xuất hiện màn hình nhập liệu. Chọn “Bán hàng hóa dịch vụ trong nước” “Chưa thu tiền” và tích chọn “Lập kèm hóa đơn”
Tại Tab “Chứng từ ghi sổ”: Nhập liệu tương tự như nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt.
Tại Tab “Hàng tiền”: Sau khi chọn mã hàng hóa, phần mềm mặc định tài khoản nợ là 1311, tài khoản doanh thu là 5111.
Tương tự, nhập mẫu hóa đơn, ký hiệu và số hóa đơn vào Tab Hóa đơn.
Những Tab khác, phần mềm tự động cập nhật sang.
Nhất Ctrl + S hoặc nhấn “Chấp nhận” để lưu dữ liệu.
Kết xuất sổ kế toán có liên quan:
Sổ chi tiết TK 131: Tương tự như xuất khẩu sổ chi tiết TK 5111; thay
số tài khoản là 131