CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP TẠI NHÀ HÀNG ARPANG CÔNG TY CP DỊCH VỤ
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện quản trị tác nghiệp tại nhà hàng Arapang 1. Xác định định mức lao động hợp lí
Nhân viên chính là những người thực hiện theo các định mức lao động của nhà hàng vì vậy lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân viên là thiết yếu để tiến hành điều chỉnh định mức lao động. Định mức lao động phù hợp là cơ sở để người lao động thực hiện tốt công việc của mình và tác động đến tâm lý làm việc của nhân viên.
Nếu định mức lao động quá cao sẽ khiến nhân viên cảm thấy mệt mỏi và căng thẳng, dễ bị áp lực, ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng công việc. Còn nếu định
mức công việc thấp thì sẽ làm cho nhân viên cảm thấy nhàm chán, tạo cho nhân viên có suy nghĩ làm những việc khác trong giờ làm, gây mất tập trung và hiệu quả công việc sẽ sụt giảm.
Với lượng khách lên đến gần 3000 khách cả 4 tầng vào mùa cao điểm, việc phân công công việc sao cho thoả đáng, dự báo nhu cầu thường xuyên và xây dựng được định mức lao động sao cho hợp lí là việc vô cùng quan trọng. Theo từng chức vụ, từng bộ phận mà ta có thể đưa ra các loại định mức lao động khác nhau. Nhân viên lâu năm sẽ được định mức cao hơn và đương nhiên lương thưởng của họ cũng phải cao hơn so với nhân viên mới. Có thể là tăng lương cơ bản cho những nhân viên cũ có kinh nghiệm. Đề bạt các mức lương khác nhau dựa trên kinh nghiệm làm việc và định mức lao động.
- Cần căn cứ vào khối lượng công việc cần hoàn thành của từng bộ phận trong thời điểm nhất định, nhu cầu nhân sự cần thiết, sức khỏe của nhân viên để có bản định mức công việc chính xác nhất.
- Với việc sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm để xác định định mức lao động nhà quản trị cần lưu ý tính chất công việc của năm trước và năm nay để tìm ra sự khác biệt có sự kế thừa và mang tính thực tiễn.
- Ngoài ra cần phải quan tâm đến sự ảnh hưởng của các nhân tố môi trường bên ngoài và bên trong tại các thời điểm khác nhau từ đó có các phương án thay đổi định mức lao động cho phù hợp.
- Nhà quản lý không nên quá độc đoán trong khi đưa ra các quyết định mà cần thu thập ý kiến của các nhân viên để có thể đưa ra quyết định chính xác nhất. Nhân viên chính là những người thực hiện theo các định mức lao động của khách sạn, vì vậy lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân viên là thiết yếu để tiến hành điều chỉnh định mức lao động.
- Khi bản định mức được xây dựng xong không nên áp dụng luôn mà cần có một thời gian thử nghiệm để kiểm tra sự chính xác đối với từng công việc cụ thể. Nếu bản định mức lao động chưa hợp lý thì cần điều chỉnh, sử lại cho phù hợp và tiến hành áp dụng.
3.2.2. Hoàn thiện phân công lao động
Trong lĩnh vực kinh doanh nhà hàng, vào những mùa cao điểm cần rất nhiều nhân lực, nhà quản trị cần chú ý đến công tác dự báo nhu cầu về nhân viên trong thời gian cao điểm sắp tới như: nhân viên phục vụ, nhân viên bar, nhân viên sảnh,.. nhân sự phải đáp ứng kịp thời và có thể kiểm soát nhân viên một cách chính xác. Từ đó có thể
cắt giảm những công việc không hợp lý, phân công công việc được khách quan công bằng nhất tránh việc có nhân viên bị quá tải còn có nhân viên nhàn rỗi.
- Nhân viên mới chưa quen việc cần phải bố trí những người có tay nghề, có kinh nghiệm để kèm cặp họ trong giai đoạn đầu tiên để họ có thể hoà nhập với công việc một cách nhanh chóng.
- Khắc phục tỡnh trạng cụng việc phõn cụng bị chồng chộo, chưa rừ ràng. Việc sắp xếp lại được thực hiện căn cứ theo yêu cầu, đặc điểm, nội dung của từng công việc cụ thể, năng lực thực tế của các nhân viên sao cho mỗi công việc đều có người thực hiện.
Ngoài ra, để có sự phân công lao động phù hợp với thực tế nhà hàng cần kiểm tra, kiểm soát công việc của từng bộ phận, từng nhóm, từng cá nhân. Đến cuối tháng tổng kết, đánh giá xem xét những mặt hợp lý và chưa hợp lý để có sự điều chỉnh, sửa đổi nhằm bố trí và sử dụng nhân lực tại bộ phận một cách có hiệu quả nhất.
- Đẩy mạnh công tác đào tạo nhân viên về các kỹ năng phục vụ, xử lý tình huống, kỹ năng giao tiếp, khuyến khích nhân viên đưa ra các biện pháp hoàn thiện bố trí và sử dụng nhân lực.
Để đánh giá xem xét phân công lao động đã phù hợp với từng cá nhân bộ phận hay chưa, ngoài việc kiểm soát, kiểm tra quá trình làm việc của người lao động, ban quản lý nhà hàng Arapang cần tham khảo ý kiến đóng góp của người lao động. Bố trí nhân lực nên được thực hiện thông qua các cuộc gặp gỡ trao đổi giữa nhân viên và nhà quản trị. Đó là cơ sở để bố trí đúng người, đúng việc giúp nhân viên mạnh dạn hơn trong công việc và yên tâm cống hiến cho nhà hàng. Cán bộ nhà hàng nên thường xuyên thăm dò ý kiến nhân viên có thể thông qua phiếu khảo sát hoặc có thể thiết kế hòm thư góp ý của nhân viên hoặc trang web đóng góp ý kiến của nhân viên.
3.2.3. Rút ngắn quá trình đào tạo và tuyển dụng
Vào mùa cao điểm, nhà hàng còn gặp khó khăn trong công tác tuyển dụng do nguồn lao động chất lượng tốt ngày càng khan hiếm. Không những vậy, nhà hàng còn đang thiếu những chính sách thu hút nhân tài. Các phương thức và hình thức tuyển dụng còn đơn điệu, thiếu đa dạng. Chính vì thế, nhà hàng cần có những chính sách cụ thể để tối ưu hoá quá trình tuyển dụng và không ngừng đào tạo kĩ năng nghiệp vụ cho nhân viên
- Rút ngắn thời gian chờ đợi giữa các vòng tuyển dụng: Quá trình nộp hồ sơ và ứng tuyển của nhân viên khi vào nhà hàng còn khá dài khi phải trải qua 5 bước:
+ Nộp hồ sơ online hoặc qua phòng tuyển dụng + Phỏng vấn với Ban quản lý
+ Kiểm tra kĩ năng nghiệp vụ cơ bản + Kiểm tra kiến thức về công ty
+ Bắt đầu thời gian thử việc
Thời gian chờ đợi giữa các bước tương đối khá lâu, đôi khi phụ thuộc vào nhu cầu tuyển dụng nhận lực của bộ phận nên thời gian chờ đợi thường bị kéo dài mà không có phản hồi đối với ứng viên, dễ làm ứng viên nảy sinh tâm lý chán nản, đồng thời khiến tình trạng thiếu nhân viên chính thức của nhà hàng tiếp diễn.
- Đa dạng hoá phương thức tuyển dụng, sử dụng nhiều kênh tuyển dụng để thông tin có nhiều người biết đến hơn: qua website của công ty, qua các trang tìm kiếm việc làm, qua mạng xã hội, qua sự giới thiệu của nhân viên chính thức,..
- Rút ngắn thời gian chờ đợi giữa các vòng tuyển dụng để đẩy nhanh tiến độ, giúp bộ phận có thể bổ sung nhân sự nhanh chóng đồng thời tạo tâm lí hứng khởi cho nhân viên, tránh xảy ra tình trạng nhân viên bỏ hồ sơ, nảy sinh tâm lí chán nản trong thời gian chờ liên lạc
- Mở thêm nhiều lớp đào tạo kĩ năng nghiệp vụ chuyên sâu cho các nhân viên, vừa có thể nâng cao tay nghề, vừa có thể cải thiện khả năng phối hợp làm việc giữa các bộ phận
- Cải thiện trình độ ngoại ngữ của nhân viên: Khả năng ngoại ngữ của nhân viên công ty nói chung và nhà hàng nói riêng được đánh giá là khá kém, khi nguồn nhân lực chủ yếu đến từ các trường cao đẳng và trung cấp nghề trong khu vực, cùng với việc nhân viên còn khá ỷ lại và chưa chủ động trong việc tiếp cận ngôn ngữ mới.
Chính vì thế, nhà hàng cần mở thêm một số lớp học ngoại ngữ ngoài giờ để nhân viên có thể không ngại giao tiếp với khách hàng, học nhiều thứ tiếng hơn với những câu giao tiếp cơ bản, đặc biệt là những thị trường khách mũi nhọn của công ty như Hàn Quốc, Trung Quốc, Thái Lan,..
3.2.4. Áp dụng công nghệ vào công tác quản trị
Hiện tại, nhà hàng Arapang đã được áp dụng công nghệ hiện đại vào trong quá trình hoạt động phục vụ khách và cả quá trình xử lí dữ liệu của ban quản lí, tuy nhiên vẫn tồn tại một số nhược điểm như tốc độ xử lí còn chậm, giao diện không tích hợp nhiều thông tin, trang thiết bị số lượng ít dẫn đến quá trình phục vụ và tác nghiệp còn chậm. Nhà hàng cần có một số giải pháp như
- Nâng cấp toàn bộ hệ thống máy móc trực tiếp tham gia vào quá trình phục vụ khách như: máy thanh toán ngoài quầy, máy soát vé tại cổng, màn hình led điều khiển từ xa,..
- Đầu tư và nâng cấp máy soát vé có thể đọc được số lượng vé cũng như lượng khách ra vào, việc kiểm tra số lượng khách hiện nay tại nhà hàng vẫn đang dùng phương pháp thủ công dẫn đến quá trình tác nghiệp chưa thực sự diễn ra trôi chảy
- Bổ sung thêm những máy pos đứng xin ý kiến khách hàng tại tất cả các tầng, vừa có thể dễ dàng thu hút sự chú ý của khách hàng đồng thời nhà hàng cũng nhận được những phản hồi và thắc mắc nhanh chóng nhất
- Bổ sung các trang thiết bị cần thiết cho quản lí và các giám sát viên để quá trình tác nghiệp có thể diễn ra hiệu quả nhất: nâng cấp hệ thống máy tính, bổ sung ipad, nâng cấp bộ đàm, nâng cấp hệ thống số liệu,..
- Bảo dưỡng, sửa chữa định kì mọi thiết bị điện tử tại nhà hàng để tránh hỏng hóc, giảm hao mòn