2.2. Thực trạng kiểm sốt chi phí tại bộ phận sản xuất hàng mẫu của công ty TNHH
2.2.4. Phân tích giá vốn hàng bán theo “dòng giá trị”
Sau khi đã tính được GVHB để hạch tốn thì tiếp theo, cần phân tích theo “dịng giá trị” cho từng nhóm khách hàng: Hospitality, RH, Majors, Key Account, RD và MN bao gồm cả phần doanh thu có thu tiền khách hàng và phần khơng thu tiền được ghi nhận theo CPSX thực tế ảnh hưởng đến việc phân tích lợi nhuận gộp được thể hiện qua bảng 2.10. Lợi nhuận gộp do ảnh hưởng của doanh thu và chi phí mà lợi nhuận gộp của dịng giá trị theo từng nhóm khách hàng cũng sẽ khác nhau, lợi nhuận gộp cao nhất thuộc về nhóm khách hàng bán lẻ Key Accounts là 17,268USD và nhóm RH lỗ nặng nhất đạt giá trị ở mức (516,387)USD vì giá trị theo CPSX thực tế cho Marketing áp dụng cho hàng khơng thu tiền (FOC) ở nhóm này cao nhất là 458,931USD.
Bảng 2.10: Bảng phân tích GVHB theo “dịng giá trị” theo nhóm khách hàng năm 2018
ĐVT: USD
Năm 2018 RH Majors Hospitality RD Key
Accounts Monarch Tổng cộng
Doanh thu bán hàng 59,661 98,092 511,985 5,685 184,804 5,580 865,807
Các khoản giảm trừ doanh thu 0 0 0 0 0 0 0
Chi phí bán hàng 0 1,099 0 0 0 0 1,099
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 250,317 52,490 136,932 12,085 56,327 3,608 511,759
Chi phí nhân cơng trực tiếp 165,607 34,003 213,605 1,585 56,505 4,179 475,484
Chi phí nhân cơng gián tiếp 61,509 16,846 102,593 424 24,773 1,354 207,500
Chi phí chung 69,826 15,694 87,463 1,075 24,383 1,542 199,984
Chi phí vận chuyển hàng hóa 28,789 6,645 25,710 913 5,547 833 68,437 Lợi nhuận gộp (516,387) (28,686) (54,318) (10,397) 17,268 (5,938) (598,457)
Giá trị theo chi phí sản xuất
thực tế cho Marketing 458,931 25,865 41,421 9,795 9,990 2,190 548,192
Hình 2.8: Sơ đồ thể hiện dịng giá trị theo từng nhóm khách hàng năm 2018 Từ bảng 2.10 và hình 2.8 minh hoạ, có thể thấy rằng phần lớn các nhóm khách hàng tại bộ phận sản xuất hàng mẫu năm 2018 có lợi nhuận gộp là giá trị âm, doanh thu bán hàng có thu tiền của nhóm dự án nhà hàng khách sạn Hospitality là 511,985USD cao nhất và thấp nhất là nhóm hàng ký gửi tại kho Mornarch là 5,580USD. Giá trị theo chi phí sản xuất thực tế cho Marketing càng lớn thì có thể kéo theo lợi nhuận gộp có giá trị âm càng nhiều do xuất hàng mẫu cho khách nhưng khơng thu tiền vì đây được xem như khoản chi phí để ghi nhận việc quảng cáo sản phẩm để có thể thu được lợi nhuận lớn hơn sau này từ những đơn đặt hàng béo bở khi khách hàng đã chấp thuận duyệt sản phẩm mẫu cho sản xuất đại trà. Do tác động của khung quy định giá bán sản phẩm mẫu đối với dịng giá trị theo từng nhóm khách hàng, có khi tính giá gấp 2, giá gấp 1.5, giá tiêu chuẩn hay khơng thu tiền. Khi ước tính chi phí để làm cơ sở tính giá bán khơng lường hết được những thay đổi biến động về giá và lượng làm cho chi phí sản xuất thực tế sản phẩm cao hơn chi phí định mức với những lý do đã được phân tích ở mục 2.2.3. làm ảnh hưởng đến lợi nhuận gộp. Tỷ lệ phần trăm lợi nhuận theo từng đơn vị sản phẩm ở các dòng giá trị theo từng nhóm khách hàng khác nhau cũng sẽ khác nhau do đặc thù và độ phức tạp của từng dòng sản phẩm. Hoặc khi xuất hàng đi hội chợ để trưng bày sản phẩm sử dụng giá tạm tính để khai quan nhưng khơng phải là giá trị thu tiền được.
-800,000 -600,000 -400,000 -200,000 0 200,000 400,000 600,000 800,000 1,000,000
Doanh thu bán hàng Giá trị theo chi phí sản xuất thực tế cho
Marketing
Lợi nhuận gộp Dịng giá trị theo từng nhóm khách hàng
Bên cạnh đó, một phần nguyên nhân cũng đến từ con người chưa được hướng dẫn và cập nhật đầy đủ thơng tin chính xác, khi bộ phận dịch vụ khách hàng làm sai giá không áp dụng và tuân thủ theo quy định về giá bán của sản phẩm mẫu sẽ kéo theo hàng loại các bộ phận xuất nhập khẩu, kế toán chứng từ làm sai, phải mất nhiều thời gian để chỉnh sửa hoặc thậm chí là mất ln phần tiền đã cập nhật thiếu làm lợi nhuận bị lỗ. Vẫn có những trường hợp khơng phát hiện ra hoặc họ khơng nêu lên vấn đề sai phạm của mình để các phịng ban cùng giải quyết do cố ý hoặc vơ tình. Một phần nguyên nhân khác tác động đến lợi nhuận gộp, đó chính là chi phí. Chẳng hạn ban đầu khách hàng yêu cầu sử dụng NVL là khung nhơm nhưng sau đó đổi lại khung bằng đồng có chi phí NVL cao hơn nhưng lại khơng cập nhật giá bán để gửi cho khách hàng để tính tiền thêm vì sợ mất lịng khách hàng của cơng ty nên các giám đốc bán hàng cho qua làm cho lợi nhuận cả dự án hoặc đơn hàng đó cũng bị lỗ hoặc là khách hàng rất khó tính phải làm mẫu nhiều lần, chỉnh sửa thêm bớt tốn thêm nhiều chi phí thì dù cho giá bán có gấp 2 cũng khơng đủ bù những chênh lệch giữa CPSX thực tế và CPSX định mức theo từng đơn vị sản phẩm. Ngồi ra, cịn có những chi phí xử lý hàng tồn kho như huỷ thành phẩm và sản phẩm dở dang cũng đều được thể hiện trong GVHB. Những chênh lệch do các nguyên nhân khác cũng được phân bổ theo tỷ lệ cho dòng giá trị theo nhóm khách hàng, nếu nhóm khách hàng nào có CPSX thực tế cao sẽ phải chịu phần phân bổ chênh lệch chi phí cao và ngược lại nhóm khách hàng nào có CPSX thực tế thấp thì chỉ nhận phần phân bổ chênh lệch chi phí thấp. Tuy nhiên, đây chỉ là một trong những cách tương đối để giải quyết bài tốn chi phí cân bằng nhanh nhất nhưng sẽ không hợp lý và thiếu cơng bằng nếu như nhóm khách hàng đó ít sản xuất và khơng có huỷ hàng khi đang sản xuất thì vẫn phải gánh chịu thêm phần chênh lệch thì một số nhóm khách hàng huỷ hàng nhiều và có CPSX lớn thì sẽ giảm bớt được chi phí do chia đều cho các nhóm khách hàng khác và khách hàng sẽ đặt câu hỏi vì sao sản phẩm của họ yêu cầu sản xuất có chi phí thực tế cao hơn chi phí định mức nhiều vậy? Phải chăng do thay đổi thiết kế và thay đổi những yếu tố nào có thể tác động? Quan trọng là khi tính giá trị theo CPSX thực tế đối với hàng không thu tiền hoặc những sản phẩm mà khách hàng không chấp thuận để sản xuất đại trà hoặc dừng khi sản phẩm dở dang thì cần tính tốn chi phí để thương lượng đơi bên cùng có lợi thì họ khơng biết lý sao vì sao có chênh lệch xảy ra và làm sao để giải thích cũng như sớm tìm ra giải pháp khắc phục là vấn đề cho nhà quản lý.