- Về phương hướng của công ty trong thời gian tới nhằm nâng cao chất lượng
4.1.1 Các kết luận và phát hiện chính
Cuộc khủng hoảng tài chính 2007 – 2010 dẫn đến sự đổ vỡ hàng loạt hệ thống 41
tiền tệ quy mô lớn ở nhiều nước trên thế giới. Tình trạng đó đã ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của rất nhiều doanh nghiệp và công ty Cổ Phần Thiết Bị Xăng Dầu Petrolimex cũng không nằm ngoài sự ảnh hưởng đó.
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2008 giảm đáng kể so với năm 2007 ( lợi nhuận sau thuế năm 2007 đạt 3,081 tỷ đồng nhưng đến năm 2008 chỉ còn 1,404 tỷ đồng), tuy vậy đến năm 2009 lợi nhuận đã tăng lên 3,239 tỷ đồng. Điều này chứng tỏ hoạt động kinh doanh của công ty đã đạt được những hiệu quả nhất định và khả năng khắc phục những khó khăn của cuộc khủng hoảng kinh tế là tương đối tốt.
Để có được những thành công đó của công ty Cổ Phần Thiết Bị Xăng Dầu Petrolimex không thể kể đến những những những thành công đạt được trong công tác quản trị mua hàng nói chung và công tác tổ chức mua hàng của công ty nói riêng và những hạn chế cần phải khắc phục.
a, Về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng:
Phát hiện 1: Phòng kinh doanh của công ty đã có một bộ phận nghiên cứu phát triển nhằm tìm kiếm nhu cầu thị trường và đưa ra các đề xuất nhằm phát triển hoạt động kinh doanh của công ty, bộ phận này phối hợp với các bộ phận kinh doanh và các phòng ban khác để đưa ra định hướng phát triển cho công ty và xây dựng kế hoạch mua hàng. Việc nghiên cứu thị trường cũng như nghiên cứu nhu cầu khách hàng cũng được công ty tiến hành rất bài bản và có khoa học nên đã đạt được hiệu quả đáng khích lệ giúp công ty xác định nhu cầu một cách chính xác, đây là điều kiện rất tốt cho công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty.
Hạn chế: Công ty chưa chủ động trong việc nghiên cứu thị trường và tiếp cận khách hàng, công tác này chưa được tiến hành thường xuyên liên tục, chưa thực hiện đúng quy trình xác định nhu cầu mua hàng trên – dưới – trên do đó công ty chủ yếu xác định nhu cầu mua hàng thông qua đơn đặt hàng của khách hàng khi họ có nhu cầu nên số lượng đơn đặt hàng vẫn còn hạn chế. Công tác xây dựng kế hoạch mua hàng còn phụ thuộc vào lượng hàng hóa dự trữ nhưng việc xác định khối lượng hàng dự trữ của công ty chưa được quan tâm đúng mức, chưa lên kế hoạch cụ thể do chưa đi sâu phân tích sự biến động của thị trường làm ảnh hưởng đến xây dựng kế hoạch mua hàng, kéo theo số lần mua hàng của công ty tăng lên gây tốn nhiều chi phí, thời gian và mất nhiều cơ hội trong kinh doanh.
Nguyên nhân: Bộ phận nghiên cứu thị trường chưa thực sự chú trọng đến công tác nghiên cứu thị trường và nhu cầu của khách hàng, chưa phát huy hết khả năng và chưa làm tròn trách nhiệm của mình trong công việc. Công ty chưa có tầm nhìn chiến lược và xây dựng kế hoạch kinh doanh cụ thể khi nền kinh tế đầy biến động nên công tác xác định lượng hàng hóa dự trữ còn nhiều hạn chế, đồng thời nguồn lực của công ty chưa đủ để đáp ứng nhu cầu của KH mọi lúc mọi nơi như nguồn lực con người, cơ sở vật chất.
b, Công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Phát hiện 2: Từ khi thành lập đến nay công ty đã không ngừng phấn đấu và trưởng thành, tạo dựng uy tín với khách hàng và NCC. Công tác mua hàng của công ty chủ yếu được tiến hành theo đơn đặt hàng, công tác tìm kiếm và lựa chọn NCC cũng có nhiều thuận lợi do công ty có mối quan hệ làm ăn với nhiều bạn hàng, công ty có các NCC truyền thống và cả những NCC phụ nhằm đáp ứng nhu cầu hàng hóa của công ty mọi lúc, mọi nơi. Với việc tạo dựng mối quan hệ bền vững với NCC nên mức độ rủi ro trong mua hàng được giảm bớt, công ty yên tâm hơn về chất lượng hàng hóa cũng như quá trình giao dịch.
Nhược điểm: Trong khâu tìm kiếm và lựa chọn NCC công ty chủ yếu dựa trên mối quan hệ với những NCC truyền thống, chưa quan tâm đến việc tìm kiếm thêm nhiều NCC mới cho công ty mình nhằm tránh những rủi ro khi NCC truyền thống không đáp ứng nhu cầu của công ty, hơn nữa công ty không có khả năng so sánh giá cả cũng như chất lượng của NCC mới nên có thể công ty sẽ phải mua với giá cao hơn và dễ bị ép giá. Tuy việc tìm kiếm NCC mới sẽ mở rộng cơ hội khai thác thị trường mới nhưng đó cũng có thể làm cho công ty mất đi cơ hội phát triển.
Trước khi lựa chọn NCC công ty chủ yếu đánh giá NCC theo kinh nghiệm chứ chưa có hệ thống thang điểm để đánh giá vì thế việc đánh giá chưa khoa học và hợp lý.
Nguyên nhân: Công ty chưa đầu tư nhiều cho công tác nghiên cứu thị trường cũng như tìm kiếm và lựa chọn NCC mới, việc đánh giá NCC còn chưa khoa học.
c, Thương lượng và đặt hàng
Phát hiện 3: Công ty chủ yếu mua hàng của các NCC truyền thống nên hình thức thương lượng và đặt hàng đơn giản, có thể bằng gặp mặt trực tiếp nhưng cũng có thể thông qua điện thoại, email… do đó không mất nhiều thời gian lựa chọn
cũng như những chi phí khác không cần thiết qua đó làm giảm chi phí mua hàng.
Nhược điểm: Công ty chủ yếu mua hàng của NCC truyền thống nên nhiều khi bị NCC ép giá, gây khó dễ cho công ty. Những người tiến hành đàm phán thương lượng còn thiếu kỹ năng nên đôi khi vẫn phải nhượng bộ NCC và đặc biệt là yếu về ngoại ngữ.
Mặt khác, nhân viên kỹ thuật của công ty chưa thực sự lành nghề nên xử lý các thông số kỹ thuật kém gây mất nhiều thời gian trong xử lý đơn đặt hàng, chưa chủ động đặt hàng mà chỉ khi nào có đơn đặt hàng của KH công ty mới tiến hành đặt hàng.
Nguyên nhân: Trình độ quản lý mua hàng của công ty còn yếu, chưa thường xuyên đôn đốc nhắc nhở nhân viên và chưa có chính sách đào tạo nhân viên về nghiệp vụ mua hàng. Hầu hết nhân viên đã tốt nghiệp đại học nhưng chưa được tiếp cận thực tế nhiều nên trong công việc còn nhiều bỡ ngỡ. Trình độ tay nghề của các nhân viên bộ phận kỹ thuật chưa cao nên mất nhiều thời gian trong xử lý đơn đặt hàng hay các sự cố của hàng hóa.
d, Tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng:
Phát hiện 4: Công tác giao nhận hàng được hai bên tiến hành khá chặt chẽ và cẩn thận nên ít xảy ra rủi ro. Phương thức thanh toán chuyển khoản qua ngân hàngvà phần trăm chiết khấu cho công ty cũng hợp lý và tiến hành đúng thủ tục. Nhược điểm: NCC vẫn giao hàng chậm cho công ty, có khi chậm đến cả tháng hay hai tháng làm công ty không giao hàng cho khách hàng đúng hẹn dẫn đến mất lòng tin với khách hàng và mất thời gian của công ty. Hàng hóa giao về thiếu số lượng hoặc không đúng thông số kỹ thuật như trong đơn đặt hàng, chất lượng không đảm bảo… Trình độ của nhân viên không cao nên việc kiểm tra chất lượng hàng hóa còn nhiều khó khăn.
Nguyên nhân: Công ty nhập khẩu hàng hóa nên những rủi ro như hàng về không đúng tiến độ do quá trình vận chuyển là điều thường xuyên xảy ra, hơn nữa khoảng cách xa nên việc theo dõi tình hình sản xuất của NCC là rất hạn chế, quãng đường vận chuyển dài nên hàng hóa có thể bị hỏng hóc do va đập là điều không tránh khỏi. Công tác nhận và kiểm tra hàng hóa chưa tốt, sắp xếp hàng hóa vào kho chưa khoa học.
e, Việc đánh giá công tác mua hàng:
Phát hiện 5: Sau mỗi hợp đồng mua hàng công ty đều họp để đánh giá công tác mua hàng vừa qua nhằm rút kinh nghiệm và phát huy những điểm mạnh đạt
được. Đồng thời đánh giá nhân viên mua hàng để có biện pháp khắc phục những điểm yếu cho những lần mua hàng sau.
Nhược điểm: Công ty đánh giá kết quả mua hàng mới chỉ theo quan sát chưa có quy trình đánh giá khoa học. Đánh giá nhân viên mua hàng nhưng chưa có biện pháp hướng dẫn, đào tạo họ để có kỹ năng cũng như trình độ tốt hơn.
Nguyên nhân: Công ty còn xem nhẹ công tác đánh giá kết quả mua hàng. chưa có biện pháp điều chỉnh sau những lần rút kinh nghiệm, việc đánh giá thường mang tính chủ quan của nhà quản trị chưa có ý kiến đề xuất của nhân viên – người trực tiếp tham gia vào quá trình mua hàng.