- Về phương hướng của công ty trong thời gian tới nhằm nâng cao chất lượng
4.3.1 Nâng cao hiệu quả công tác xây dựng kế hoạch mua hàng
Xây dựng kế hoạch mua hàng là khâu đầu tiên trong hoạt động quản trị mua hàng, vì vậy nếu xác định đúng nhu cầu thì những hoạt động tiếp theo mới thực hiện tốt được. Để thực hiện tốt công tác xây dựng kế hoạch mua hàng công ty cần quan tâm thường xuyên đến nghiên cứu và dự báo nhu cầu thị trường, thu thập các thông tin về thị trường để có thể xác định nhu cầu khách hàng một cách chính xác và khơi dậy nhu cầu của họ. Cần xây dựng kế hoạch mua hàng cụ thể và phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.
Để thực hiện tốt công tác này trước tiên công ty cần phân loại nhu cầu mua hàng để đưa ra quyết định mua hàng cho hợp lý. Công ty chia nhu cầu mua hàng thành hai nhóm chính là mua hàng hóa để bán ra và mua hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Hàng hóa để bán ra thường là những hàng hóa nhập khẩu nguyên chiếc như cột đo nhiên liệu điện tử TASUNO NEO – SUNNY, thiết bị kho bể xăng dầu (các loại máy bơm, bình lọc, van các loại), thiết bị dụng cụ cho cửa hàng xăng dầu, thiết bị cho phòng thí nghiệm hóa dầu, các loại vật tư… Hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty là các sản phẩm chưa hoàn thiện được mua về để lắp ráp; nhập thép, nhựa đường và vải thủy tinh để sản xuất bể chứa xăng dầu và các phụ tùng khác. Đối với những mặt hàng phục vụ cho hoạt động sản xuất công ty phải tính toán làm sao để luôn có hàng dự trữ trong kho nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất bất cứ khi nào cần thiết bởi quá trình mua hàng mất rất nhiều thời gian nếu đang thực hiện một dự án mà không đủ nguyên liệu thì sẽ đem lại tổn thất rất lớn. Như vậy việc xác định kế hoạch mua hàng là cực kỳ quan trọng trong công tác tổ chức mua hàng của công ty. Để làm được điều này cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng, giữa các bộ phận trong công ty như bộ phận nghiên cứu và phát triển, phòng kỹ thuật và đầu tư, phòng kinh doanh, phòng kế toán… để có căn cứ mua hàng phù hợp nhất. Công ty phải luôn áp dụng một quy trình xác định nhu cầu mua hàng cụ thể để các bộ phận chủ động trong công việc tìm kiếm KH và xây dựng kế hoạch mua hàng hóa. Nếu áp dụng quy trình trên – dưới – trên thì cấp doanh nghiệp sẽ là người chủ động hơn trong tìm kiếm nhu cầu và xây dựng kế hoạch những mặt hàng cần mua, cấp dưới có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình thị trường đưa ra ý kiến giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch mua hàng một cách tốt nhất.
Một yếu tố quan trọng trong xác định nhu cầu mua hàng đó là phải có khả năng thu thập thông tin một cách nhanh chóng và chính xác, khả năng nhạy bén và tầm nhìn chiến lược trong phân tích, dự báo nhu cầu thị trường của nhà quản trị và đội ngũ nhân viên mua hàng. Vì vậy công ty cần trang bị đầy đủ các thiết bị thông tin phục vụ cho việc thu thập, phân tích và xử lý thông tin kịp thời và chính xác.