* ý kiến 1 . Lập dự phũng giảm giỏ nguyờn vật liệu tồn kho.
Hàng tồn kho núi chung và nguyờn vật liệu núi riờng là những tài sản lu
động thờng biến đổi theo thời gian. Đặc biệt, cỏc chủng loại vật t Cụng ty Truyền tải điện 1 sử dụng là những loại chuyờn dựng trong ngành điện, khụng sẵn cú trờn thị trờng, luụn luụn phải dự trữ một khối lợng khỏ lớn nhiều chủng loại vật t để đảm bảo cho tớnh cấp bỏch cho sản xuất khi giải quyết cỏc sự cố do vậy cú mất chất lợng của một số mặt hàng là khú trỏnh khỏi. Đồng thời, do đũi hỏi nhu cầu sử dụng điện ngày một tăng cao, dẫn đến một số đờng dõy, trạm biến ỏp bị quỏ tải, trong khi đú cỏc vật t, thiết bị cú những tớnh năng, cụng suất thấp, lạc hậu đang cú trong kho Cụng ty khụng phự hợp với việc giải quyết chống quỏ tải. Mặt khỏc, cơ chế thị trờng ngày càng phỏt triển, cỏc hóng cung
cấp thiết bị hiện đại, tiờn tiến chuyờn dựng cho ngành điện đang tràn xõm nhập thị trờng Việt Nam: Hóng SIMEN, COMIN, ABB... Chớnh những nguyờn nhõn trờn làm cho vật t tồn kho của Cụng ty giảm giỏ là khụng trỏnh khỏi. Do vậy, để trỏnh những rủi ro phỏt sinh từ sự giảm giỏ đú, Cụng ty cần lập dự phũng giảm giỏ vật t tồn kho
( việc này hoàn toàn phự hợp với quy định quản lý hàng tồn kho của Tổng Cụng ty Điện lực Việt Nam ).
Thực chất của việc lập cỏc khoản dự phũng là lập một quỹ dự phũng để hỗ trợ cho những lỳc tài sản dự trữ của doanh nghiệp thực sự bị giảm giỏ trờn thị trờng. Mặt khỏc, cũn giỳp doanh nghiệp phản ỏnh đỳng doanh thu, chi phớ phỏt sinh trong niờn độ kế toỏn. Để lập đợc dự phũng một cỏch chớnh xỏc đũi hỏi kế toỏn phải cú những thụng tin dự bỏo kịp thời về diễn biến của giỏ bỏn vật t, hàng hoỏ trờn thị trờng.
Nguyờn tắc lập dự phũng giảm giỏ vật t tồn kho:
Cuối niờn độ kế toỏn doanh nghiệp căn cứ vào hàng tồn kho bị giảm giỏ
hiện cú tại DN để lập dự phũng, kế toỏn ghi :
Nợ TK 632
Cú TK 159
- Chỉ đợc lập cho những loại nguyờn vật liệu chớnh dựng cho sản xuất, cỏc loại vật t, hàng hoỏ tồn kho cú chứng từ, hoỏ đơn hợp lệ và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
- Cuối năm tài chớnh DN căn cứ vào tỡnh hỡnh giảm giỏ hàng tồn kho ở thời
điểm ngày 31/ 12 tớnh toỏn khoản phải lập dự phũng giảm giỏ cho hàng tồn kho so sỏnh với số đó lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho năm trớc xỏc
định số chờnh lệch phải lập thờm hoàn giảm đi ( nếu cú ).
- Trờng hợp số dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đó lập ở cuối niờn độ kế toỏn năm trớc thỡ
số chờnh lệch, ghi:
Nợ TK 632
Cú TK 159
- Trờng hợp số dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho năm nay nhỏ hơn số dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đó lập ở cuối niờn độ kế toỏn trớc thỡ số chờnh lệch nhỏ hơn đợc hoàn nhập, ghi:
Nợ TK 159
Cú TK 632
Quỏ trỡnh lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đợc thực hiện nh sau:
Cuối niờn độ kế toỏn căn cứ vào số lợng, giỏ thực tế trờn thị trờng và giỏ
trờn sổ sỏch kế toỏn của hàng tồn kho tại thời điểm kiểm kờ. Kế toỏn tiến hành lập dự phũng hàng tồn kho cho cỏc loại vật liệu cú xu hớng giảm giỏ. Mức dự phũng đợc tớnh theo cụng thức sau:
* ý kiến 2. Mở Tài khoản 151- Hàng mua đi đũng.
Đối với “Trờng hợp hoỏ đơn về, nhng hàng cha về ” kế toỏn chờ đến khi nhận đợc phiếu nhập kho mới hạch toỏn đó gõy nờn tỡnh trạng hàng thuộc quyền sở hữu của Cụng ty nằm ngoài sổ sỏch. Do vậy kế toỏn cần mở thờm tài khoản 151- Hàng mua đi đờng để theo dừi cỏc mặt hàng Cụng ty đó mua hay chấp nhận mua, thuộc quyền sở hữu của Cụng ty nhng cuối thỏng cha về nhập kho.
- Cuối thỏng, nếu chỉ cú hoỏ đơn, cha nhận đợc phiếu nhập, kế toỏn ghi:
Nợ TK 151: Trị giỏ hàng mua theo hoỏ đơn (khụng cú VAT) Nợ TK 1331: VAT đựơc khấu trừ.
Cú TK 331, 111, 112...
- Sang thỏng, khi nhận đựơc phiếu nhập kho.
Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Nếu nhập kho
Nợ TK 136(3): Nếu xuất thẳng cho đơn vị trực thuộc Cú TK 151: Hàng đi đờng kỳ trớc đó về.
* ý kiến 3 .Tổ chức thanh toỏn khoản tạm ứng mua vật liệu.
Mức dự phũng cần lập Số lợng hàng Mức chờnh lệch năm tới cho = tồn kho i x do giảm giỏ của hàng tồn kho i cuối niờn độ hàng tồn kho i
Hiện nay, Cụng ty cú quy định cỏn bộ cung tiờu phải là ngời đứng tờn cựng khỏch hàng và làm thủ tục cho cỏc nghiệp vụ thanh toỏn với khỏch hàng.
Do vậy trong kỳ, thờng xuyờn xuất hiện nghiệp vụ tạm ứng chi phớ mua hàng cho cỏn bộ cung tiờu. Số tiền tạm ứng cho hoạt động này trong kỳ là rất lớn, nh- ng hiện mới chỉ đợc theo dừi tỡnh hỡnh tạm ứng và thanh toỏn trờn sổ chi tiết thanh toỏn với ngời bỏn (tài khoản 331), nh vậy cỏn bộ cung tiờu cú t cỏch là ng- ời bỏn vật liệu cho Cụng ty. Ta thấy, cỏc khoản tạm ứng khụng đợc theo dừi về thời hạn thanh toỏn, sử dụng tài khoản hạch toỏn khụng đỳng tớnh chất với nội dung kinh tế phỏt sinh. Do vậy, dẫn đến việc thanh toỏn tạm ứng kộo dài, gõy ra tỡnh trạng chiếm dụng vốn của Cụng ty. Để khắc phục tỡnh trạng này, đối với khoản tạm ứng cho cỏn bộ cung tiờu cần đợc hạch toỏn vào Tài khoản 141 - Tạm ứng (chi tiết theo đối tợng). Khi quỏ thời hạn quy định của Cụng ty ( căn cứ vào thời hạn thanh toỏn ghi trờn giấy tạm ứng) cỏn bộ cung tiờu phải làm giải quyết xong cụng việc và làm thủ tục thanh toỏn hoàn ứng, nếu khụng sẽ bị trừ l-
ơng, cắt thởng. Đối với khỏch hàng cung cấp vật t, hàng hoỏ sẽ phải nhập hàng, thanh quyết toỏn theo đỳng thời hạn và cỏc trỏch nhiờm đó ký trong hợp đồng.
* ý kiến 4 . Lập bảng phõn bổ nguyờn vật liệu.
Hiện nay, hàng thỏng cỏc đơn vị trực thuộc lập bảng phõn bổ vật t sử dụng đúng vào bỏo cỏo tài chớnh để nộp Cụng ty, cũn tại phũng kế toỏn Cụng ty khụng lập bảng phõn bổ vật t, điều này gõy khú khăn trong cụng tỏc theo dừi, quản lý chi phớ nguyờn vật liệu.
Kế toỏn cần căn cứ vào cỏc số liệu trong bảng phõn bổ vật t của cỏc đơn vị trực thuộc và bảng kờ tổng hợp xuất để lập bảng phõn bổ vật t phản ỏnh giỏ trị vật liệu, cụng cụ dụng cụ xuất dựng trong thỏng cho cỏc đối tợng sử dụng, dựng làm căn cứ tớnh giỏ thành sản phẩm nhằm đảm bảo yờu cầu chặt chẽ trong cụng tỏc hạch toỏn vật t. Vớ dụ phõn bổ vật t sử dụng nh sau:
Bảng 3.1
Cụng ty truyền tải điện I
Bảng phõn bổ vật t sử dụng Thỏng năm
TT Nội dung sử dụng ghi cú TK Cộng 136(3) 152 153
ghi nợ TK
...
Vật t phục vụ sự cố 621.17 Dầu biến thế bổ xung 621.18 3 Dầu mỏy nộn khớ bổ xung 621.19
5 Sứ cỏc loại... 627.21
Vật rẻ tiền mau hỏng 627.25
Xăng dầu 627.26
Vật liệu khỏc phục vụ sản xuất 627.27 Trang bị bảo hộ, an toàn lao động.
627.91
Trang bị hành chớnh 642.3
Chi phớ vật liệu khỏc PVQLXN 642.2 ...
4 TK 335 – Chi phớ phải trả
5 TK 241 – Xõy dựng cơ bản
6 ...
Cộng
ngời lập Kế toỏn trởng
* ý kiến 5 . Mở thờm Tài khoản 336 (3) - Phải trả nội bộ và Tài khoản 136 (3) - Phải thu nội bộ .
Qua vớ dụ về trờng hợp hạch toỏn Cụng ty xuất vật liệu để đơn vị gia cụng chế biến:
Với nghiệp vụ này, ta thấy trờn TK 136(3) - TTĐHN cũn d Cú: 842.600 VNĐ đú chớnh là chi phớ gia cụng đơn vị đó chi ra, Cụng ty phải thanh toỏn cho
đơn vị.
Và trờn TK 336(3) của đơn vị TTĐHN cũn d Nợ: 842.600 VNĐ đú chớnh là chi phớ gia cụng đó chi ra, đơn vị chờ Cụng ty cấp trả.
Qua đú, ta nhận thấy tại Cụng ty đó cú những bỳt toỏn sử dụng TK 136(3) và 336(3) cha đỳng tớnh chất của tài khoản.
Cụng ty nờn sử dụng tài khoản 136(3) và tài khoản 336(3) ở cả cấp Cụng ty và cỏc đơn vị trực thuộc để hạch toỏn.
(Khỏi quỏt quỏ trỡnh hạch toỏn tổng hợp cấp và thanh quyết toỏn vật t giữa Cụng ty và cỏc đơn vị trực thuộc theo sơ đồ 3.1).
* ý kiến 6 . Mở Nhật ký đặc biệt: Nhật ký mua hàng ...
Tại Cụng ty cú cỏc nghiệp vụ mua hàng phỏt sinh thờng xuyờn và lặp lại do đú kế toỏn nờn mở Nhật ký mua hàng. Đõy là loại nhật ký chuyờn dựng cho nghiệp mua hàng. Kế toỏn sử dụng cỏc chứng từ đợc dựng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phỏt sinh vào Nhật ký mua hàng. Cỏc nghiệp vụ đó ghi vào Nhật ký đặc biệt thỡ khụng ghi vào Nhật ký chung. Cuối thỏng hoặc định kỳ, tổng hợp số liệu để ghi vào cỏc tài khoản phự hợp trờn sổ Cỏi, sau khi đó loại trừ số trựng lắp do một nghiệp vụ đợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký (nếu cú).
Mẫu sổ nhật ký mua hàng nh sau:
Bảng 3.2
Sổ nhật ký mua hàng Năm ...
Ngày Chứng từ Tài khoản ghi Nợ Phải trả
thỏng Ngày Diễn giải Hàng Nguyờn TK khỏc ngời bỏn
ghi Số Thỏng hoỏ vật Số Số (ghi Cú)
sổ liệu hiệu tiền
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Số trang trớc chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
Ngời ghi sổ Kế toỏn trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký tờn, đúng dấu)
* ý kiến 7 . Xõy dựng định mức dự trữ.
Hiện nay tại Cụng ty chỉ cú định mức sử dụng vật t, do vậy Cụng ty cần xõy dựng định mức dự trữ tối đa và dự trữ tối thiểu để cú hớng giải quyết cỏc mặt hàng tồn đọng gõy lóng phớ chi phớ bảo quản và ứ đọng vốn lu động, đảm bảo dự trữ đủ nguyờn vật liệu phục vụ cho sản xuất.
* ý kiến 8: Sử dụng phần mềm chơng trỡnh Quản lý vật t toàn Cụng ty, cú nối mạng và chia quyền truy cập, sử dụng.
Để giải quyết đợc khối lợng cụng việc nhiều một cỏch nhanh gọn, chớnh xỏc trong cụng tỏc hạch toỏn vật t thỡ Cụng ty cần nhanh chúng hoàn chỉnh cụng tỏc kế toỏn vật t bằng phần mềm kế toỏn vật t tại phũng kế toỏn- tài chớnh và tại cỏc đơn vị trực thuộc cú sử dụng nối mạng toàn Cụng ty, liờn kết với phần mềm
kế toỏn bằng cỏch chia quyền truy cập và sử dụng để tiện cho việc đối chiếu số liệu và khụng bị trựng lắp trong cụng tỏc kế toỏn.
+ Tại đơn vị trực thuộc:
- Khởi tạo chơng trỡnh: nhập toàn bộ số lợng, đơn giỏ hiện tồn tại đơn vị (sau khi tổng hợp phải đỳng bằng số d TK 152 đó quyết toỏn với Cụng ty)
- Hàng thỏng phải nhập vào chơng trỡnh toàn bộ số nhập, xuất của đơn vị mỡnh về cả số lợng, đơn giỏ, cũn mỏy sẽ tự tớnh ra tổng giỏ trị nhập, xuất, tồn của đơn vị. Và đơn vị này cũng cú thể xem (khụng chia quyền truy cập) số liệu của đơn vị khỏc để đối chiếu và đề xuất điều chuyển vật ứ đọng.
+ Tại Cụng ty:
- Phũng vật t:
Khi khởi tạo chơng trỡnh cú nhiệm vụ nhập toàn bộ tờn vật t và số lợng hiện cú tại Cụng ty theo đỳng danh điểm vật t do Tổng Cụng ty ban hành để thống nhất tờn gọi, mó hiệu, quy cỏch giữa Cụng ty và cỏc đơn vị trực thuộc.
- Phũng tài chớnh - kế toỏn:
Kế toỏn vào số liệu nhập, xuất theo chứng từ quản lý 2 kho Thợng Đỡnh, Ba La và tập hợp số liệu toàn Cụng ty. Hàng thỏng đối chiếu số liệu giữa cỏc
đơn vị với nhau và với Cụng ty. In cỏc bỏo biểu theo quy định.
Nếu Cụng ty thực hiện đựơc cụng việc này thỡ cụng tỏc kế toỏn sẽ đựơc giải quyết nhanh gọn, chớnh xỏc, hiệu quả cao và đảm bảo tiết kiệm vốn lu
động.