Mặc dự hiện nay, cụng ty khụng xõy dựng một chiến lợc kinh doanh trong dài hạn nhng hàng năm, cụng tỏc xõy dựng kế hoạch vẫn đợc tiến hành trong đú cú kế hoạch sản xuất và tiờu thụ sản phẩm. Để xõy dựng nờn một bản kế hoạch sản phẩm, cụng ty phải dựa vào cỏc căn cứ sau đõy.
• Căn cứ vào nhu cầu thị trờng đối với sản phẩm bỏnh kẹo núi chung và nhu cầu bỏnh kẹo của cụng ty núi riờng. Thụng qua tỡm hiểu thị trờng cụng ty biết rằng cần phải sản xuất cỏc loại bỏnh kẹo nh thế nào, phục vụ cho đối tợng nào. Cỏc sản phẩm đú phải cú đặc tớnh kỹ thuật gỡ, màu sắc và hơng vị ra sao.
Ngoài ra, khi căn cứ vào cầu thị trờng cụng ty biết phải sản xuất chủng loại sản phẩm gỡ với số lợng bao nhiờu. Để nghiờn cứu nhu cầu thị trờng, cụng ty thờng xuyờn cử cỏc nhõn viờn tiếp thị và cỏc cỏn bộ kỹ thuật đi khảo sỏt cỏc khu vực thị trờng, thụng qua hệ thống cỏc đại lý để nắm bắt tỡnh hỡnh tiờu thụ ở từng thị tr- ờng và nhận thụng tin phản hồi từ phớa khỏch hàng. Đối với những kế hoạch ngắn hạn (<1năm) cụng ty cũn căn cứ vào cỏc hợp đồng đó ký kết.
Căn cứ vào tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch sản xuất và tiờu thụ cỏc năm trớc. Cụng ty thờng xõy dựng kế hoạch vào thời điểm đầu năm và đến cuối năm lấy kết quả
thực hiện kế hoạch làm căn cứ để xõy dựng kế hoạch cho năm sau. Căn cứ này giỳp cho cụng ty xõy dựng một kế hoạch phự hợp, khụng quỏ thấp mà cũng khụng vợt quỏ khả năng thực hiện của cụng ty.
Qua tỡnh hỡnh thực hiện tiờu thụ hàng năm ta thấy phần lớn cỏc năm cụng ty đều hoàn thành vợt mức kế hoạch trừ năm 1998 - 1999 tuy cha hoàn thành kế hoạch nhng tỷ lệ thực hiện cũng khụng quỏ thấp (trờn 90%). Điều này chứng tỏ cụng ty đó bỏm sỏt nhu cầu thị trờng rất kỹ và kế hoạch năm sau đợc xõy dựng
dựa trờn kết quả thực hiện kế hoạch của năm trớc nờn kế hoạch đợc xõy dựng khớp với thực hiện.
• Căn cứ vào xu hớng tiờu thụ sản phẩm theo thỏng
Đõy cũng là một căn cứ hết sức quan trọng vỡ sản xuất bỏnh kẹo chịu ảnh hởng của yếu tố mựa vụ. Phũng kinh doanh cú trỏch nhiệm theo dừi và thống kờ tỡnh hỡnh sản xuất và tiờu thụ của từng chủng loại sản phẩm theo từng thỏng để rỳt ra tớnh quy luật về sản xuất và tiờu thụ.
Bảng 2.5. Xu hớng tiờu thụ sản phẩm theo thỏng
(Đơn vị tớnh: tấn)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Cả
năm
96 225,3 195,1 168,4 180 110,7 100,6 100,8 120,1 141,6 163,2 206, 218,9 1932 97 230,1 200,8 189,7 197 134,3 116,4 115,6 133,7 156,5 182,1 212, 226,5 2096 98 267,9 224,6 199,5 196 100,7 119,2 111,7 150,3 164,5 196,6 219, 250,3 2202 99 269,5 220,3 201,7 186 112 100,3 102,0 186,5 192,7 210,3 220, 262,3 2265 00 296,6 240,7 256,1 192 168,6 139,2 173,2 194,6 210,4 229,5 236, 300,4 2338
(Nguồn từ Phũng Kinh doanh - Cụng ty Hải Hà- KOTOBUKI) Do đặc điểm của sản phẩm bỏnh kẹo là mang tớnh mựa vụ. Vào cỏc thỏng mựa hố. Thỏng 6, thỏng7 lỳc này tốc độ tiờu thụ sản phẩm bị chững lại, sản lợng tiờu thụ cha bằng một nửa vào cỏc thỏng đầu năm. Nhận thấy đợc quy luật này, cụng ty cú kế hoạch điều độ sản xuất hợp lý và cú hớng chiến lợc thay thế sản phẩm kịp thời.
• Căn cứ vào nguồn lực cú thể khai thỏc của cụng ty nh: vốn, nhõn lực, mỏy múc thiết bị... cỏc nguồn lực này thờng xuyờn đợc theo dừi, đỏnh giỏ
vào bỏo cỏo từ cỏc phũng ban chức năng lờn giỏm đốc.
• Căn cứ vào hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật của cụng ty. Hệ thống này đợc xõy dựng và kiểm tra từ thực tế sản xuất ở cỏc phõn xởng, đồng thời cú sự tham khảo so sỏnh với hệ thống định mức tiờu chuẩn của ngành, của nền kinh tế quốc dõn. Hệ thống định mức này của cụng ty hàng năm đợc điều chỉnh và bổ sung sỏt với thực tế.
• Căn cứ vào phơng ỏn sản xuất mới mà đó đợc nghiờn cứu từ trong năm.
2 . Cỏc bộ phận tham gia xõy dựng kế hoạch
Cụng tỏc xõy dựng kế hoạch hàng năm do ban kế hoạch của cụng ty xõy dựng. Ban kế hoạch gồm cú: tổng giỏm đốc, trởng cỏc phũng ban chức năng, ng- ời quản lý và phụ trỏch phõn xởng (phú tổng giỏm đốc). Ban kế hoạch đợc tập trung vào đầu mỗi năm để lờn kế hoạch cho toàn cụng ty. Một kế hoạch đỳng đắn phải dựa trờn nhng thụng tin đỳng đắn. Để thu thập đợc thụng tin từ mụi trờng kinh doanh bờn ngoài và nội bộ doanh nghiệp, cụng ty đó tổ chức cỏc bộ mỏy nh sau:
Phũng kinh doanh sau khi tỏch khỏi phũng kế hoạch vật t cú chức năng
đảm nhiệm toàn bộ cụng tỏc tiờu thụ sản phẩm, đồng thời theo dừi cỏc thụng tin thị trờng (theo dừi lợng bỏn từng địa phơng, giỏ cả và tỡnh hỡnh tiờu thụ sản phẩm của đối thủ cạnh tranh...) cỏc thụng tin này do cỏc nhõn viờn phụ trỏch từng khu vực phản ỏnh thụng qua cỏc đại lý, cửa hàng, hội chợ,... ngoài ra phũng kinh doanh cũn theo dừi những diễn biến trờn cỏc thị trờng tiờu thụ sản phẩm, đề ra phơng ỏn sản phẩm mới, xõy dựng cỏc chơng trỡnh khuyến mại, xõy dựng cỏc ph-
ơng ỏn thỳc đẩy tiờu thụ.
Sau khi tổng hợp thụng tin từ mụi trờng kinh doanh - vật t căn cứ vào số l- ợng, chủng loại sản phẩm sản xuất dự thảo kế hoạch sản xuất tớnh toỏn cả mặt hiện vật và mặt giỏ trị rồi trỡnh lờn giỏm đốc để thực hiện những sửa đổi (nếu cần thiết) sau đú phũng kế hoạch - vật t ra văn bản hớng dẫn (cú thụng qua giỏm đốc)
đa tới cỏc phũng ban liờn quan (phũng kỹ thuật, phũng tài vụ, phũng kinh doanh) Phũng kỹ thuật tớnh toỏn và phõn bổ giỏ trị của TSCĐ cho từng tấn sản phẩm và xỏc định năng lực sản xuất cú đỏp ứng đợc cỏc tiờu chuẩn của sản phẩm mới hay khụng (nếu cú sản phẩm mới).
Phũng tài vụ lờn kế hoạch cung ứng về mặt tài chớnh, xỏc định năng lực tài chớnh của cụng ty để cú kế hoạch vay trả kịp thời.
Phũng kinh doanh lờn dự toỏn chi phớ tiờu thụ sản phẩm nh: chi phớ bỏn hàng, chớ phớ vận chuyển, cỏc chi phớ xỳc tiến bỏn hàng, quảng cỏo.
Trờn cơ sở những thụng tin trờn, ban kế hoạch xõy dựng thành một bản kế hoạch gồm cỏc nội dung sau (xem phụ lục 1).
Sau đú giỏm đốc ra văn bản quyết định giao cỏc chỉ tiờu kế hoạch xuống cỏc phõn xởng và phũng kế hoạch vật t xõy dựng kế hoạch điều độ sản xuất giữa cỏc phõn xởng, thu mua nguyờn liệu... để đảm bảo yờu cầu của nhiệm vụ sản xuất.
3. Kết quả thực hiện kế hoạch sản phẩm của cụng ty TNHH Hải