2.1 - Đặc điểm sản phẩm và dây chuyền công nghệ
3. Phân tích tình hình thực tế công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu của công ty
3.2. Thực tế công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty
3.2.1. Cụng tỏc xõy dựng định mức và lập kế hoạch mua sắm nguyờn vật liệu
Nh phần trờn chỳng ta đó đề cập, nhiệm vụ xõy dựng định mức là của phũng Kế hoạch vật t. Cỏn bộ xõy dựng định mức của nhà mỏy hiện nay đang sử dụng phơng phỏp thống kờ kinh nghiệm để lập mức, dựa trờn một số căn cứ sau:
- Đặc điểm kinh tế kỹ thuật của sản phẩm: sau khi phũng Kỹ thuật cụng nghệ thống nhất đa ra cỏc thụng số kỹ thuật của sản phẩm và đợc Giỏm đốc xột duyệt, thỡ phũng Kế hoạch vật t dựa vào đú để lập mức tiờu hao nguyờn vật liệu.
- Quyết toỏn vật t kỳ bỏo cỏo. Điều này cú nghĩa là cỏn bộ định mức đối chiếu giữa lợng nguyờn vật liệu tiờu hao và sản lợng sản phẩm sản xuất ra của kỳ bỏo cỏo để tớnh ra mức tiờu hao cho từng đơn vị sản phẩm, từ đú lấy làm căn cứ để xõy dựng mức cho kỳ kế hoạch.
- Cỏn bộ định mức dựng phơng phỏp thống kờ theo dừi định mức tiờu hao qua cỏc năm làm căn cứ xõy dựng định mức cho kỳ kế hoạch.
Ta lấy vớ dụ nh với cỏc loại gạch khỏc nhau thỡ mức tiờu hao một số nguyờn vật liệu cũng khỏc nhau thể hiện qua bảng:
Bảng 5. Mức tiờu hao nguyờn vật liệu cho cỏc loại gạch cho kỳ kế hoạch 2001
Tờn vật t đvt Loại
300x300
Loại 200x250
Loại 200x200
Loại 400x400
Loại 500x500
Nguyờn liệu chớnh kg/m2 20.3 19.1 16.62 23.9 30.35
Nhiờn liệu kg/m2 1.95 1.85 1.76 2.44 2.93
Nguồn: Phũng KH - VT (theo số liệu năm 2001)
Với cỏch thức xõy dựng và quản lý mức tiờu dựng nguyờn vật liệu nh vậy cụng ty đó
từng bớc hạ thấp định mức tiờu hao nguyờn vật liệu.
Trong những năm gần đõy do nắm bắt nhu cầu của thị cụng ty đó và đang mở rộng sản xuất cỏc loại gạch cú kớch thớc lớn nh: 400x400mm và 500x500mm. Tuy nhiờn để đỏnh giỏ cụng tỏc định mức ta xem xột mức tiờu hao nguyờn vật liệu qua cỏc năm cho loại gạch 300x300mm là loại gạch cụng ty đó và đang sản xuất từ nhiều năm nay.
Bảng 6. Định mức tiờu hao nguyờn vật liệu kỳ kế hoạch cho loại gạch 300x300mm qua một số năm
Tờn vật t Đvt Định mức tiờu hao nguyờn vật liệu
1998 1999 2000 2001
Nguyờn liệu xơng kg/m2 19.76 19.5 18.53 18.5
Nguyờn liệu men kg/m2 1.1 1.1 1.1 1.1
Nhiờn liệu kg/m2 2.4 2.4 1.95 1.95
Sản lợng sản xuất m2 940.000 1.830.000 1.950.000 2.500.000
Tỷ lệ thu hồi SP % 5 5 5 5
Phế phẩm dựng lại Kg 0 0 0 0
Do hoàn thiện đợc hệ thống định mức nờn cụng tỏc lập kế hoạch mua sắm nguyờn vật liệu tại cụng ty trở nờn đơn giản. Kế hoạch mua sắm vật t của cụng ty đợc căn cứ theo kế hoạch sản xuất hàng năm và cõn đối với định mức tiờu hao để xỏc định số lợng vật t cần mua sắm và dự trự kinh phớ vốn. Ta xem xột bảng sau:
Bảng 7. Kế hoạch dự trự vốn mua sắm nguyờn vật liệu 2002
STT Tờn vật t Đvt Kế hoạch năm 2002 Tổng chi phớ
Định mức
Đơn giỏ
(đ/m2)
Sản lợng (m2)
1 Nguyờn liệu chớnh Kg/m2 20.42 16.203 76.153.207.498
2 Nhiờn Liệu Kg/m2 2.026 9.014 42.367.030.555
Cộng Đồng 25.217 4.700.000 118.519.900.000
Do lờn đợc kế hoạch mua sắm vật t, phũng kế hoạch bỏo cỏo giỏm đốc và cho ý kiến chỉ đạo xuống cỏc bộ phận liờn quan giỳp cho hoạt động sử dụng vốn của cụng ty cú kết quả hơn.
3.2.2. Cụng tỏc quản lý nguyờn vật liệu trong nội bộ 3.2.2.1. Tổ chức tiếp nhận nguyờn vật liệu
Việc tổ chức tiếp nhận nguyờn vật liệu đợc tiến hành bởi ban nghiệm thu nguyờn vật liệu, thành phần của ban nghiệm thu gồm cú:
- Đại diện phũng kỹ thuật – KCS - Đại diện phõn xởng sản xuất - Thủ kho.
Ban nghiệm thu cú trỏch nhiệm:
- Xỏc định chớnh xỏc số lợng nguyờn vật liệu nhập kho (cõn, đong, đo, đếm).
- Lấy mẫu kiểm nghiệm.
- Lập biờn bản nghiệm thu xỏc nhận số lợng, chất lợng nguyờn vật liệu nhập kho.
Nếu nguyờn vật liệu nhập kho khụng đảm bảo về yờu cầu kỹ thuật, số lợng theo hợp đồng thỡ ban nghiệm thu từ chối nhận hàng.
Nếu đạt yờu cầu về chất lợng, số lợng thỡ tiến hành tiếp nhận, khi tiếp nhận thủ kho ghi số thực nhận cựng với ngời giao hàng ký nhận vào hoỏ đơn, chuyển hoỏ đơn cho bộ phận kế toỏn (Kốm biờn bản nghiệm thu, bản phõn tớch thành phần hoỏ, bản kiểm tra tớnh chất cơ lý) để làm thủ tục chứng từ nhập kho.
3.2.2.2. Tổ chức quản lý kho
Do tớnh chất cụng nghệ sản xuất, doanh nghiệp cú nhiều loại nguyờn vật liệu khỏc nhau, thời gian tập trung dự trữ, chế độ bảo quản,... khỏc nhau do vậy cũng cú cỏc kho khỏc nhau. Hiện nay kho nguyờn vật liệu chớnh của cụng ty đợc chia làm:
- Kho nguyờn liệu men màu, hoỏ chất.
- Kho nguyờn liệu xơng.
- Kho xăng dầu
Việc quản lý kho đợc giao cho 2 thủ kho:
Thủ kho nguyờn liệu men màu, hoỏ chất Thủ kho nguyờn liệu xơng + xăng dầu.
- Qui định của cụng ty đối với cụng tỏc quản lý kho nh sau:
+ Thủ kho phải lập hệ thống sổ sỏch theo dừi rừ ràng (gồm sổ theo dừi nhập, xuất,
+ Sắp xếp kho tàng gọn gàng, phõn loại theo qui cỏch, phẩm chất, chủng loại đảm bảo thuận tiện cho việc nhập, xuất kiểm kờ (dễ tỡm, dễ thấy, dễ lấy). Nguyờn liệu nhập tr- ớc xuất trớc, nhập sau xuất sau.
+ Định kỳ 10 ngày 1 lần lập bỏo cỏo trởng phũng kế hoạch sản xuất và phú giỏm
đốc phụ trỏch về số lợng, chủng loại nguyờn vật liệu để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch tiến độ mua nguyờn vật liệu.
+ Cú chế độ bảo quản, bảo dỡng định kỳ theo đỳng qui trỡnh qui phạm của nhà nớc ban hành, trỏnh h hỏng, mất mỏt.
+ Chịu trỏch nhiệm về mọi h hỏng, mất mỏt, thừa thiếu nguyờn vật liệu theo qui
định của cụng ty đề ra.
+ Hàng thỏng tiến hành đối chiếu số lợng với bộ phận kế toỏn trờn sổ sỏch với thực tế, nhằm kịp thời phỏt hiện những sai sút, vi phạm trong cụng tỏc quản lý kho, đồng thời giỳp cho việc bỏo cỏo, hạch toỏn chớnh xỏc kết quả sản xuất kinh doanh hàng thỏng.
3.2.2.3.Tổ chức cấp phỏt nguyờn vật liệu
Hiện nay cụng ty tổ chức cấp phỏt nguyờn vật liệu dới 2 hỡnh thức song song: cấp phỏt theo yờu cầu của cỏc bộ phận sản xuất và cấp phỏt theo hạn mức.
* Cấp phỏt theo hạn mức. Hỡnh thức này chủ yếu ỏp dụng cho cỏc nguyờn vật liệu phụ, cỏc nguyờn vật liệu này thờng khụng trực tiếp cấu thành nờn sản phẩm. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho cấp phỏt cho cỏc bộ phận theo biểu mẫu sau:
Biểu số 1. Phiếu xuất kho Cụng ty gạch ốp lỏt hà nội
đ/c: trung hoà - cầu giấy – hà nội
Số chứng từ:
phiếu xuất kho Ngày thỏng năm
Liờn:
Ngời giao dịch:---
Đơn vị (bộ phận):--- Lý do xuất:--- Xuất tại kho:---
Stt Tờn vật t Tài khoản
Vật t Mó vật t ĐVT Số l-
ợng Đơn giỏ Thành tiền
Tổng cộng:
Ngời nhận (Ký, họ tờn)
Thủ kho (Ký, họ tờn)
Phụ trỏch vật t (Ký, họ tờn)
Kế toỏn trởng (Ký, họ tờn)
Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tờn)
* Cấp phỏt theo yờu cầu của cỏc bộ phận sản xuất
Do quỏ trỡnh sản xuất thờng xuyờn phải thay đổi mẫu mó, chủng loại để đỏp ứng nhu cầu thị trờng, nờn phõn xởng sản xuất cũng thờng xuyờn thay đổi về số lợng, chủng loại nguyờn vật liệu do vậy cụng ty chủ yếu sử dụng hỡnh thức cấp phỏt này.
- Đối với nguyờn liệu xơng: thủ kho căn cứ vào đơn phối liệu xơng của phõn xởng sản xuất đa ra để cấp phỏt, do khối lợng cấp phỏt lớn nờn việc cấp phỏt thờng đợc sử dụng bằng xe xỳc tự hành và đợc cõn định lợng bằng cõn 30 tấn. Thủ kho cựng với đốc cụng tổ phối liệu trực tiếp giỏm sỏt việc cõn đong và hớng dẫn việc xỳc dỡ từng chủng loại.
Số lợng và chủng loại cấp phỏt căn cứ vào mẫu đơn phối liệu xơng, men.
- Đối với nguyờn liệu men: việc cấp phỏt cũng căn cứ vào đơn phối liệu của phõn xởng sản xuất phỏt ra nhng về số lợng ớt hơn và yờu cầu độ chớnh xỏc cao hơn. Việc cõn
đong màu và phụ gia đợc tiến hành bằng cõn điện tử.
Phơng tiện cho việc cấp phỏt gồm xe nõng hàng, 2 cụng nhõn sản xuất, thủ kho và
đốc cụng phõn xởng trực tiếp chỉ đạo và giỏm sỏt việc cấp phỏt.
3.2.3. Cụng tỏc xõy dựng đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn viờn Cụng ty
- Cỏn bộ xõy dựng định mức nguyờn vật liệu về số lợng: 01 ngời cú trỡnh độ đại học và trờn 10 năm kinh nghiệm.
- Cỏn bộ xõy dựng kế hoạch: gồm 3 ngời đều cú trỡnh độ đại học và tổng kinh nghiệm làm việc trờn 30 năm.
- Phũng KCS: gồm 15 ngời trong đú cú 9 ngời cú trỡnh độ đại học cũn lại là cao
đẳng và cụng nhõn kỹ thuật bậc cao ( từ 5/7 - 7/7). Cú riờng một cỏn bộ chuyờn kiểm tra vật t đầu vào cú trỡnh độ đại học và trờn 10 năm kinh nghiệm.
- Đứng trờn gúc độ cụng ty thỡ bất kỳ ngời nào cũng liờn quan đến việc bảo đảm hiệu quả sử dụng nguyờn vật liệu dự trực tiếp hay giỏn tiếp. Theo số liệu thống kờ qua cỏc năm thỡ trỡnh độ cỏn bộ cụng nhõn viờn cụng ty nh sau:
Bảng 8. Đỏnh giỏ trỡnh độ lao động
TT Chỉ tiờu 1998 1999 2000 2001
1 Đại học và trờn đại học 53 78 85 120
2 Cao đẳng 27 20 38 59
3 Trung cấp 30 42 50 49
4 Sơ cấp 16 25 20 17
5 Cụng nhõn kỹ thuật 136 168 185 290
6 Lao động phổ thụng 61 55 57 54
Tổng số CBCNV 323 388 435 589
Nguồn: Phũng Tổ chức - bảo vệ
3.2.4. Cụng tỏc phỏt động phong trào thực hành tiết kiệm cũng nh phỏt huy sỏng kiến trong lĩnh vực nguyờn vật liệu.
Năm 1998 với 2 đề tài do phõn xởng sản xuất, giỏ trị làm lợi 305 triệu đồng.
Năm 1999 với 5 đề tài do cỏc phõn xởng sản xuất, cơ điện và phũng kế hoạch sản xuất và phũng kỹ thuật KCS , giỏ trị làm lợi 980 triệu đồng .
Năm 2000 với 6 đề tài, trong đú cú tới 3 do cỏc phõn xởng sản xuất, một cho phũng kế hoạch sản xuất và hai đề tài do phũng kỹ thuật KCS, giỏ trị làm lợi 1.705 triệu đồng.
Năm 2001 với 6 đề tài , trong đú cú 2 cho phõn xởng cơ điện, 1cho phõn xởng sản xuất, 3 cho phũng kỹ thuật KCS và 1 đề tài cải tiến kỹ thuật cho phũng kế hoạch. Giỏ trị làm lợi 3.307,21 triệu đồng.
Ta cú thể lấy vớ dụ cụ thể cụng tỏc trờn qua bảng sau:
Bảng 9. Kế hoạch đăng ký sỏng kiến cải tiến kỹ thuật năm 2002
Đơn vị tớnh: Tr. đồng TT Tờn đề tài đăng ký Chủ đề
tài Đơn vị thực hiện Thời gian
ỏp dụng Chi phớ cho ỏp
dụng
Giỏ trị làm lợi
xuống 5% điện Phõn xởng SX Phũng KT.KCS 2 Lắp đặt hệ thống
làm nguội SP ở lũ Welko và Nassetti
PGĐ cơ
điện Phõn xởng CĐ
Phũng KT.KCS
6 thỏng 300 400
3 Nghiờn cứu thay thế nguyờn liệu để tối u hoỏ bài phối liệu x-
ơng
PGĐ sản
xuất Phõn xởng SX Phũng KT.KCS
12 thỏng 50 150
4 Thu hồi, tận dụng phế thải hồ xơng, men
PGĐ sản
xuất Phũng KHSX Phũng KT.KCS
4 thỏng 80 200
5 Tỏi sử dụng phế
phẩm sau nung PGĐ cơ
điện Phõn xởng CĐ
Phũng KT.KCS
6 thỏng 50 150
Cộng 610 3.500