THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI HÀ NỘI FORD
2.2 Thực trạng tổ chức hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả tại Hà Nội Ford
Tại Hà Nội Ford, công tác tổ chức sổ kế toán được thực hiện theo hình thức Nhật ký chung. Công tác tổ chức hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả được thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Tổ chức hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả tại Hà Nội Ford theo hình thức Nhật ký chung.
Ghi chú : Cập nhật hàng ngày.
Cập nhật cuối kỳ.
Chứng từ gốc
Nhật ký bán hàng
Nhật ký chung
Sổ chi tiết doanh thu, chi phí Sổ cái TK 511,
154, 515, 111, 112, 131, 627, 632, 641, 642,
911
Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu, chi phí Bảng cân đối số
phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng kê nộp tiền doanh thu
Đối chiếu số liệu.
2.2.1 Thực trạng tổ chức hạch toán doanh thu tại Hà Nội Ford
Doanh thu là một trong những chỉ tiêu tổng hợp quan trọng, góp phần đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ. Doanh thu chịu tác động của nhiều yếu tố như khách hàng, thời hạn thanh toán, các điều kiện thanh toán... Vấn đề đặt ra với nhà quản lý là phải có cơ chế doanh thu như thế nào để đảm bảo thu hồi vốn một cách nhanh nhất với hiệu quả cao nhất.
Do đặc thù của doanh nghiệp là kinh doanh thương mại và cung cấp dịch vụ sửa chữa nên doanh thu của Hà Nội Ford bao gồm: doanh thu từ hoạt động bán xe, doanh thu từ hoạt động bán phụ tùng xe, doanh thu từ hoạt động sửa chữa xe và doanh thu từ hoạt động tài chính. Một điểm cần lưu ý đó là tại Hà Nội Ford không thực hiện hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được hạch toán trực tiếp làm giảm doanh thu của hoạt động đó, chiết khấu thanh toán không có trong các điều khoản của hợp đồng được ký kết giữa doanh nghiệp và khách hàng, hàng bán của doanh nghiệp nếu có sai sót hay hỏng hóc thì sẽ được sửa chữa hoặc đổi nếu vẫn trong thời hạn bảo hành và được hạch toán làm tăng chi phí bảo hành của kỳ đó.
Doanh thu của Hà Nội Ford được theo dõi trên tài khoản 511(doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ) và doanh thu hoạt động tài chính(TK 515).
TK 511 lại được chi tiết theo từng loại hình hoạt động:
TK 5111: Doanh thu từ hoạt động bán xe (TK này được chi tiết tới cấp 3 theo từng loại xe).
TK 5112 : Doanh thu từ hoạt động bán phụ tùng xe.
TK 5113 : Doanh thu từ sửa chữa xe.
2.2.1.1 Công tác tổ chức hạch toán chi tiết doanh thu tại Hà Nội Ford
* Tổ chức hạch toán doanh thu từ hoạt động bán xe
Tài khoản sử dụng : TK 5111 _ Doanh thu từ hoạt động bán xe. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp hai theo từng chủng loại xe:
TK 51111: Doanh thu từ hoạt động bán xe Focus.
TK 51112 : Doanh thu từ hoạt động bán xe Mondeo.
TK 51113 : Doanh thu từ hoạt động bán xe Transit.
TK 51114 : Doanh thu từ hoạt động bán xe Ranger.
TK 51115 : Doanh thu từ hoạt động bán xe Escape.
TK 51116 : Doanh thu từ hoạt động bán xe Everest.
Khi khách hàng có nhu cầu mua xe, khách hàng sẽ liên hệ với phòng kinh doanh. Tại đây, phòng kinh doanh sẽ làm những thủ tục ban đầu cho việc mua bán xe, kết thúc giai đoạn này là công ty và khách hàng sẽ ký kết một hợp đồng kinh tế về việc mua xe. Trong thời hạn thanh toán của hợp đồng, khách hàng mang tiền mặt tới nộp cho thủ quỹ hoặc chuyển qua tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty. Khi bộ phận kế toán của công ty nhận đủ với số tiền như trong hợp đồng đã ký, thủ quỹ sẽ xuất hoá đơn bán hàng xác nhận doanh thu phát sinh và phiếu thu tiền xác nhận việc khách hàng đã thanh toán, phòng kinh doanh sẽ dựa trên hợp đồng đã ký và hoá đơn bán hàng để chuyển giao xe cho khách hàng trong thời hạn sớm nhất, chậm nhất là 2 ngày kể từ ngày khách hàng tới nộp tiền.
Như vậy chứng từ sử dụng để hạch toán doanh thu bán xe là các hoá đơn bán hàng, phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có của ngân hàng. Hoá đơn bán hàng được lập thành 3 liên:
Liên 1 (màu tím) : Lưu sổ sách.
Liên 2 (màu đỏ) : Giao cho khách hàng . Liên 3 (màu xanh) : Nội bộ.
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mã số 01 GTKT - 322 Liên 3 : Nội bộ AU/ 2008
Ngày 02 tháng 04 năm 2007 0005609 Đơn vị bán hàng : Xí nghiệp cổ phần đại lý Ford Hà Nội
Địa chỉ : 94 Ngô Thì Nhậm - Hai Bà Trưng - Hà Nội Số tài khoản :
Điện thoại : MST : 0100727617-002 Họ tên người mua hàng : Đoàn Ngọc Quỳnh
Tên đơn vị : Công ty TNHH IQ.NET Địa chỉ :
Số tài khoản :
Hình thức thanh toán : Tiền mặt.
Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Mua xe ô tô Everest Sk
3807
Cái 1 430 136 818 430 136 818
Cộng tiền hàng 430 136 818 Thuế suất GTGT : 10% Thuế GTGT: 43 013 681 Tổng tiền thanh toán 473 150 500 Số tiền bằng chữ : Bốn trăm bảy mươi ba triệu một trăm năm mươi nghìn năm trăm đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Đồng thời khi khách hàng mang tiền tới trả, kế toán tiêu thụ phát hành hoá đơn bán hàng cho khách hàng thì kế toán thanh toán xuất phiếu thu tiền:
Xí nghiệp cổ phần Đại lý Ford Hà Nội Số phiếu : 389 Địa chỉ: 94 Ngô Thì Nhậm - Hai Bà Trưng - Hà Nội Tài khoản : 1111
TK đối ứng : 1312
PHIẾU THU Ngày 02 /04 /2007 Liên 1
Người nộp : Đỗ Hải Hà.
Địa chỉ : Phòng kinh doanh.
Về khoản : Nộp tiền bán xe của Công ty TNHH IQ. NET Số tiền : 473 150 500
Bằng chữ : Bốn trăm bảy mươi ba triệu một trăm năm mươi nghìn năm trăm đồng chẵn.
Kèm theo : 1 hoá đơn bán hàng.
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán
Sau khi nhận được các chứng từ có liên quan, kế toán tiêu thụ tiến hành cập nhật số liệu vào máy tính, máy tính sẽ cập nhật các hoá đơn. Sau đó, cứ 10 ngày, kế toán viên sẽ lập bảng kê nộp tiền phiếu thu hợp đồng bán xe có mẫu như sau:
BẢNG KÊ HỢP ĐỒNG BÁN XE TỪ 01/04/2007 ĐẾN 10/04/2007
Ngày Tháng
Số hợp đồng
Tên khách hàng Loại Xe
Hợp đồng trước VAT
10% VAT Tổng tiền đã nộp 02/04 5604 Công ty TNHH
IQ.NET
Everest SK 3807
430 136 818 43 013 681 473 150 500 05/04 5605 Công ty TNHH
Hiền Anh
Transit 16s Diesel
580 177 400 58 017 740 638 195 140 05/04 5606 Lê Đức Tùng Transit 16s
Petrol
612 231 400 61 223 140 673 454 540 07/04 5608 Nguyễn Khánh
Ngọc
Escape 3.0L
515 680 000 51 568 000 567 248 000
Bảng 4: Trích Bảng kê hợp đồng bán xe từ 01/04/2007 đến 10/04/2007
* Tổ chức hạch toán doanh thu từ hoạt động bán phụ tùng
Tài khoản sử dụng : TK 5112 _ Doanh thu từ hoạt động bán phụ tùng.
Ngoài kinh doanh mặt hàng xe Ford nguyên chiếc, Hà Nội Ford còn cung cấp phụ tùng chính hãng cho các loại xe Ford nhập khẩu thông qua đặt hàng từ nguồn cung cấp nước ngoài. Đặc biệt, công ty còn cung cấp phụ tùng cho các loại xe khác nhau dựa trên nguồn cung cấp trong nước của các đại lý hay trung tâm phụ tùng. Hà Nội Ford có 3 trung tâm bán phụ tùng xe là: Trụ sở chính tại 94 Ngô Thì Nhậm Hà Nội, Trung tâm 3S tại Hạ Long, Trung tâm 2S tại Lạng Sơn.
Dựa trên hợp đồng đã ký của khách hàng và trung tâm bán phụ tùng, khách hàng sẽ nộp tiền trước, sau đó sẽ nhận được phụ tùng đúng theo như hợp đồng đã ký kết. Sau khi khách hàng thanh toán, kế toán viên tại trung tâm mua bán phụ tùng sẽ xuất hoá đơn và phiếu thu tiền cho khách hàng. Hoá đơn bán hàng và phiếu thu này sẽ được chuyển xuống cho bộ phận quản lý kho.
Thủ kho sẽ căn cứ vào nội dung của phiếu thu và hợp đồng để xuất kho phụ tùng, sau đó thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho.
Sau đó toàn bộ tiền khách hàng đã nộp và các chứng từ liên quan sẽ được chuyển về phòng kế toán tại trụ sở chính. Tại đây, kế toán tiêu thụ sẽ tiến hành hạch toán ghi nhận doanh thu bán hàng và lập bảng kê nộp tiền bán phụ tùng theo định kỳ 10 ngày.
BẢNG KÊ NỘP TIỀN BÁN PHỤ TÙNG TỪ 01/04/2007 ĐẾN 10/04/2007 Ngày
Tháng
Số hợp đồng
Tên khách hàng
Loại phụ tùng
Hợp đồng trước VAT
10%
VAT
Tổng tiền đã nộp 01/04 5602 Cty TNHH Nhật
Việt Môtô
RO 1010968 4 330 000 433 000 4 763 000 01/04 5603 Cty TNHH
Bắc Á
RO 1010969 3 440 000 344 000 3 784 000 10/04 5609 Trần Duy Hải RO 1010970 5 234 500 523 450 5 757 950
Bảng 5: Trích Bảng kê nộp tiền bán phụ tùng từ 01/04/2007 đến 10/04/2007
* Tổ chức hạch toán doanh thu từ hoạt động sửa chữa xe
Tài khoản sử dụng: TK 5113 _ Doanh thu từ hoạt động sửa chữa xe.
Tài khoản này lại được chi tiết thành:
TK 51131: Doanh thu từ hoạt động sửa chữa xe theo hợp đồng tài chính. TK này dùng để theo dõi doanh thu của các hợp đồng sửa chữa xe.
TK 51132: Doanh thu từ hoạt động sửa chữa nhỏ. Tài khoản này dùng để theo dõi doanh thu từ các hoạt động sửa xe không có hợp đồng tài chính.
` Tương tự như hạch toán doanh thu bán xe và doanh thu bán phụ tùng, sau khi nhận được tiền và các phiếu sửa chữa từ trung tâm bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa xe, kế toán tiêu thụ sẽ tiến hàng ghi nhận doanh thu từ
hoạt động sửa chữa xe. Sau đó cứ định kỳ 10 ngày, kế toán tiêu thụ sẽ lập Bảng kê nộp tiền sửa chữa nhỏ và Bảng kê nộp tiền phiếu thu sửa chữa.
BẢNG KÊ NỘP TIỀN SỬA CHỮA THEO HĐTC
TỪ 01/04/2007 ĐẾN 10/04/2007
Ngày HĐTC R.O Tên khách hàng HĐ trước VAT
5%
VAT
Tổng tiền đã nộp 01/04 4351 1028535 Cty CP đầu tư &
phương tiện vận tải
12 043 000 602 150 12 645 150 02/04 4352 1028536 Bảo hiểm Petrolimex 7 585 000 379 250 7 964 250 03/04 4353 1028537 Cty CP XD
Gia Lâm
16 325 000 816 250 17 141 250
03/04 4354 1028538 Cty TNHH TM Lâm Long
13 917 250 695 862.5 14 613 112.5 04/04 4355 1028539 Bảo hiểm Bưu điện 10 650 000 532 500 11 182 500 05/04 4356 1028540 Bảo hiểm Quân đội 17 206 500 860 325 18 066 825 07/04 4357 1028541 Bảo Minh Thăng Long 16 550 000 827 500 17 377 500 09/04 4358 1028542 Bảo Minh Hà Nội 22 452 000 1 122 600 23 574 600 10/04 4359 1028543 Bảo Việt Hà Nội 9 790 000 489 500 10 279 500
Bảng 6: Bảng kê nộp tiền sửa chữa theo HĐTC từ 01/04/2007 đến 10/04/2007
BẢNG KÊ NỘP TIỀN PHIẾU THU SỬA CHỮA
TỪ 01/04/2007 ĐẾN 10/04/2007
Ngày Số PT R.O Tên khách
Hàng
HĐ trước VAT
5%
VAT
Tổng tiền đã nộp 05/04 475 1029013 Trần Hồng Thắng 2 500 000 125 000 2 625 000
06/04 477 1029014 Anh Cường 9 730 500 486 525 10 217 025
07/04 478 1029015 Anh Phượng 5 533 333 276 667 5 810 000
09/04 483 1029016 Anh Đức 8 675 000 433 750 9 108 750
10/04 492 1029017 Nguyễn Ngọc Vỹ 6 750 470 337 523.5 7 087 993.5 Bảng 7: Bảng kê nộp tiền phiếu thu sửa chữa từ 01/04/2007 đến 10/04/2007
* Hạch toán chi tiết vào tài khoản doanh thu
Cùng với việc theo dõi tình hình doanh thu tiêu thụ thông qua các Bảng kê, kế toán tiêu thụ còn tiến hành theo dõi chi tiết trên tài khoản doanh thu. Sổ chi tiết tài khoản doanh thu sẽ theo dõi tất cả các khoản doanh thu, bao gồm doanh thu từ hoạt động bán xe, doanh thu từ hoạt động bán phụ tùng, doanh thu từ hoạt động sửa chữa xe.
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Từ ngày 01/04/2007 đến 30/04/2007
Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK
đ/ư
Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
01/04 HĐ 5602
Cty TNHH Nhật Việt Môtô
Xuất bán phụ tùng RO 1010968_Cty TNHH Nhật
Việt Môtô
1312 4 330 000
01/04 HĐ 5603
Cty TNHH Bắc Á Xuất bán phụ tùng RO 1011886_Cty TNHH Bắc Á
1312 3 440 000
01/04 HĐ 4351
Cty CP đầu tư &
phương tiện vận tải
Cty CP đầu tư & phương tiện vận tải_ Doanh thu
HĐSC_PT 469
1312 12 043 000
02/04 HĐ 5604
Cty TNHH IQ.NET Cty TNHH IQ.NET mua xe Everest SK 3807
1311 430 136 818 02/04 HĐ
4352
Bảo hiểm Petrolimex
Bảo hiểm Petrolimex_ Doanh thu HĐSC_PT 470
1312 7 585 000
03/04 HĐ 4353
Cty CP XD Gia Lâm
Cty CP CG & XD Gia Lâm_
Doanh thu HĐSC_PT 471
1312 16 325 000
03/04 HĐ 4354
Cty TNHH TM Lâm Long
Cty TNHH TM Lâm Long_
Doanh thu HĐSC_PT 472
1312 13 917 250
04/04 HĐ 4355
Bảo hiểm bưu điện Bảo hiểm bưu điện _ Doanh thu HĐSC _ PT 477
1312 10 650 000
05/04 HĐ 4356
Bảo hiểm quân đội Bảo hiểm quân đội _ Doanh thu HĐSC _ PT 480
1312 17 206 500
05/04 HĐ 5605
Cty TNHH Hiền Anh
Cty TNHH Hiền Anh mua xe Transit 16s Diesel
1311 580 177 400 05/04 HĐ
5606
Lê Đức Tùng Lê Đức Tùng mua xe Transit 16s Petrol
1311 612 231 400 05/04 PT
475
Khách sửa xe nhỏ _ SX.NHO
Trần Hồng Thắng _ Doanh thu SCN_ PT 472
1312 2 500 000
06/04 PH 477
Khách sửa xe nhỏ _ SX.NHO
Anh Cường _ Doanh thu SCN_ PT 473
1312 9 730 000
07/04 HĐ 5608
Nguyễn Khánh Ngọc
Nguyễn Khánh Ngọc mua xe Escape 3.0L
1312 515 680 000 07/04 PT Khách sửa xe nhỏ _ Anh Phượng_ Doanh thu 1312 5 533 333
478 SX.NHO SCN_ PT 474 07/04 HĐ
4357
Bảo Minh Thăng Long
Bảo Minh Thăng Long_
Doanh thu HĐTC_ PT 481
1312 16 550 000
09/04 HĐ 4358
Bảo Minh Hà Nội Bảo Minh Hà Nội_ Doanh thu HĐSC_ PT 482
1312 22 452 000
09/04 PT 483
Khách sửa xe nhỏ _ SX.NHO
Anh Đức_ Doanh thu SCN_
PT 493
1312 8 675 000
10/04 HĐ 4359
Bảo Việt Hà Nội Bảo Việt Hà Nội_ Doanh thu HĐSC_ PT 634
1312 9 790 000
10/04 PT 475
Khách sửa xe nhỏ _ SX.NHO
Nguyễn Ngọc Vỹ_ Doanh thu SCN_ PT 475
1312 6 750 470
10/04 HĐ 5609
Trần Duy Hải Trần Duy Hải_ Doanh thu bán phụ tùng xe
1312 5 234 500
...
Cộng sản phẩmố phát sinh 8 015 910 042
Bảng 8: Trích Sổ chi tiết TK Doanh thu bán hàng & cung cấp dịch vụ.
( Từ ngày 01/04/2007 đến 30/04/2007.)
* Tổ chức hạch toán doanh thu từ hoạt động tài chính
Ngoài doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, Hà Nội Ford còn có khoản doanh thu từ hoạt động tài chính. Khoản doanh thu này được theo dõi trên tài khoản 515_ Doanh thu hoạt động tài chính.
Hàng ngày, kế toán tiêu thụ căn cứ vào giấy báo có của Ngân hàng, hoặc dựa trên các hợp đồng liên doanh, liên kết để tính ra lợi tức thu được từ các hoạt động này, từ đó làm cơ sở để hạch toán chi tiết vào tài khoản doanh thu hoạt động tài chính.
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản : 515_ Doanh thu hoạt động tài chính.
Từ ngày 01/04/2007 đến ngày 30/04/2007 Chứng từ
Diễn giải
TK đ/ư Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
10/04 HĐ GVLD
Tiền cổ tức do góp vốn liên doanh với Cty CP
Taxi CP Hà Nội
111 31 523 580
25/04 GBC 320
Nhận được giấy báo có của ngân hàng Vietcombank về khoản lãi
tiền gửi của tháng 4/2007
112_VCB 3 152 928
...
Cộng phát sinh trong tháng 79 486 124
Bảng 9: Trích Sổ chi tiết TK 515_ Doanh thu hoạt động tài chính.
2.2.1.2 Công tác tổ chức hạch toán tổng hợp doanh thu tại Hà Nội Ford.