QUẢ KINH DOANH TẠI HÀ NỘI FORD
3.2 Một số đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiên công tác hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Hà Nội Ford
3.2.1 Về vấn đề tổ chức hạch toán doanh thu
Có thể khẳng định rằng công tác hạch toán doanh thu tại Hà Nội Ford đã được tổ chức khá hợp lý và hoàn chỉnh, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số điểm cần hoàn thiện hơn nữa, cụ thể như sau:
Thứ nhất, doanh thu là chỉ tiêu tổng hợp hết sức quan trọng, phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách tổng quát nhất. Vì thế vấn để đặt ra với công tác kế toán là phải có cách thức hạch toán doanh thu hợp lý để thông tin kế toán cung cấp không chỉ nhanh chóng, kịp thời mà còn phải chính xác và trung thực. Nhanh chóng, kịp thời thể hiện ở chỗ số liệu phải được cập nhật ngay khi có nghiệp vụ doanh thu phát sinh. Một khó khăn khiến công tác hạch toán doanh thu của Hà Nội Ford khó đảm bảo được nguyên tắc cập nhật đó là do công tác hạch toán kế toán của đơn vị được thực hiện theo hình thức tập trung, các chứng từ kế toán ghi nhận các nghiệp vụ diễn ra hàng ngày đều được chuyển về phòng kế toán tại trụ sở công ty để tiếp tục xử lý số liệu, kể cả các chứng từ của 2 chi nhánh Hạ Long và Lạng Sơn.
Do khoảng cách địa lý nên thường ngày hôm sau phòng kế toán mới nhận được các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của ngày hôm trước, do vậy nguyên tắc hạch toán cập nhật là không thể đảm bảo. Do đó, để thông tin kế toán được kịp thời và cập nhật hơn thì em nghĩ rằng trong thời gian tới, Ban lãnh đạo của Hà Nội Ford nên xem xét áp dụng một hệ thống kế toán máy ở cả 2 chi nhánh và ở hội sở, trong đó máy tính tại hội sở sẽ đóng vai trò là máy chủ điều hành hoạt động của toàn hệ thống. Ngay khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên sẽ cập nhật chứng từ vào máy tính, sau đó hệ thống máy tính sẽ tự động chạy vào máy chủ và sắp xếp các thông tin vào các vị trí phù hợp.
Thứ hai là tuy hệ thống tài khoản phản ánh doanh thu của Hà Nội Ford đã được chi tiết tới cấp hai theo từng loại hình hoạt động, nhưng lại chưa được chi tiết theo từng chi nhánh, điều này dẫn tới việc các thông tin kế toán chưa cung cấp được doanh thu của từng chi nhánh nên khó xác định được chi nhánh nào làm ăn tốt, chi nhánh nào đang gặp khó khăn trong quá trình tiêu thụ xe để có những biện pháp khuyến mãi, hậu mãi phù hợp nhằm kích thích nhu cầu của khách hàng. Do đó trong việc xây dựng hệ thống tài khoản phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, Hà Nội Ford nên chi tiết tài khoản cấp hai theo từng chi nhánh, sau đó tài khoản cấp ba mới chi tiết theo từng loại hoạt động tạo doanh thu, cụ thể như sau:
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
TK 5111: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại trụ sở chính.
TK 5112: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chi nhánh Hạ Long.
Tk 5113: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chi nhánh Lạng Sơn.
Với mỗi tài khoản này, lại được chi tiết thành các tiểu khoản theo từng loại hoạt động tạo daonh thu. Chẳng hạn như Tk 5111 sẽ được chi tiết thành:
TK 51111: Doanh thu bán xe.
Tk 51112: Doanh thu bán phụ tùng.
Tk 51113: Doanh thu từ sửa chữa xe.
Việc phân cấp tài khoản như vậy không những tạo điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán máy cho toàn hệ thống, mà còn giúp cung cấp cho Ban lãnh đạo có được thông tin chính xác về tình hình doanh thu của từng chi nhánh tại bất kỳ thời điểm nào.
Thứ ba, như trình bày ở trên, khi hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, Hà Nội Ford không sử dụng các tài khoản phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu mà trừ thẳng vào doanh thu của hoạt động đó. Việc làm này tuy không làm sai kết quả doanh thu về mặt số học, nhưng lại sai về
nguyên tắc kế toán. Bởi vậy, em xin có ý kiến là doanh nghiệp nên thêm vào hệ thống tài khoản của mình các tài khoản phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu trong công tác tổ chức hạch toán doanh thu của đơn vị mình.
Thứ tư, về việc thu hồi các khoản nợ của Hà Nội Ford: Như đã trình bày trong phần giới thiệu tổng quan về công ty, chúng ta biết rằng khách hàng của Hà Nội Ford chủ yếu là những đối tượng có khả năng thanh toán cao, tuy vậy điều đó cũng không đảm bảo chắc chắn rằng các khoản phải thu của công ty là luôn luôn thu hồi đúng hạn. Do đó, việc trích lập dự phòng các khoản phải thu là cần thiết để giảm thiểu rủi ro về tài chính.
3.2.2 Về vấn đề hạch toán chi phí tại Hà Nội Ford
Nhìn chung có thể thấy rằng công tác hạch toán chi phí tại Hà Nội Ford đã được tổ chức khá khoa học và hợp lý. Hệ thống tài khoản đã được chi tiết theo từng khoản mục chi phí, tương ứng với các hoạt động tạo doanh thu, do đó góp phần đắc lực vào việc xác định kết quả kinh doanh của đơn vị được dễ dàng và chính xác hơn. Việc cập nhật hệ thống chứng từ kế toán cũng khá đảm bảo, tuy nhiên do khoảng cách địa lý nên vẫn có độ trễ nhất định về mặt thời gian (tương tự như với công tác hạch toán doanh thu mà em đã trình bày ở trên). Ngoài những nhược điểm chung như do phần mềm kế toán máy chưa được sử dụng đồng bộ giữa các chi nhánh và trụ sở chính, chứng từ chưa được cập nhật hàng ngày dẫn tới những sai lệch về thời gian làm cho công tác kế toán trở nên thiếu chính xác, thì phần hạch toán chi phí tại Hà Nội Ford còn có một số hạn chế riêng, cụ thể như sau:
Thứ nhất, về hệ thống tài khoản phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh:
Tuy hiện nay hệ thống tài khoản của Hà Nội Ford đã được chi tiết tương ứng với các hoạt động tạo doanh thu, nhưng cũng như các tài khoản phản ánh doanh thu thì hệ thống các tài khoản phản ánh chi phí của Hà Nội Ford chưa được chi tiết theo từng chi nhánh, dẫn tới việc hạch toán xác định kết quả
kinh doanh của từng chi nhánh là khó thực hiện được. Vì vậy trong thời gian tới, để thông tin kế toán thực sự trở thành công cụ đắc lực, giúp cho Ban lãnh đạo nắm được tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị mình một cách nhanh và chính xác nhất thì đơn vị nên xem xét xây sựng lại hệ thống tài khoản sao cho vừa giúp hạch toán chi phí kinh doanh theo từng chi nhánh, vừa hạch toán được chi phí theo từng hoạt động tạo doanh thu, tạo điều kiện dễ dàng hơn cho việc xác định kết quả kinh doanh của từng chi nhánh theo từng loại hoạt động.
Thứ hai, về chi phí tiền lương của nhân viên bộ phận sửa chữa: Hiện tại, chi phí này đang được doanh nghiệp hạch toán vào chi phí sản xuất chung của hoạt động sửa chữa xe, từ đó hạch toán vào giá vốn của hoạt động sửa chữa. Tuy nhiên theo em, doanh nghiệp nên hạch toán chi phí này vào TK 622_ Chi phí nhân công trực tiếp, bởi đây là chi phí nhân công liên quan trực tiếp tới việc tạo doanh thu của hoạt động sửa chữa xe.
Thứ ba, khi tiến hành hạch toán giá vốn của các phụ tùng xuất bán cũng như xuất dùng, kế toán viên sử dụng phương pháp giá bình quân gia quyền để tính giá thành của hoạt động đó. Phương pháp tính giá này tuy đơn giản nhưng lại làm cho thông tin kế toán thiếu chính xác do giá nhập vật tư đầu tháng và cuối tháng thường chênh lệch đáng kể. Theo em, đơn vị nên thay đổi phương thức tính giá cho đạt độ chính xác cao nhất. Chẳng hạn với những phụ tùng có giá trị lớn từ 1 triệu đồng trở nên thì doanh nghiệp nên sử dụng phương pháp tính giá đích danh, còn những phụ tùng có giá dưới 1 triệu đồng thì doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp bình quân gia quyền khi hạch toán.
3.2.3 Về công tác hạch toán xác định kết quả kinh doanh tại Hà Nội Ford Do công tác hạch toán doanh thu, chi phí của Hà Nội Ford chỉ được hạch toán chi tiết theo từng loại hình hoạt động tạo doanh thu nên việc xác
định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp cũng chỉ được chi tiết theo từng hoạt động đó. Vì vậy để công tác xác định kết quả của doanh nghiệp phản ánh được hiệu quả sản xuất kinh doanh của không chỉ từng hoạt động mà còn xác định được của từng chi nhánh thì đầu tiên là phải xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phản ánh doanh thu, chi phí hợp lý. Khi đã xây dựng được hệ thống tài khoản phản ánh doanh thu, chi phí hợp lý rồi thì phải tiếp tục thay đổi hệ thống tài khoản phản ánh kết quả kinh doanh cho đồng bộ, phù hợp với nhu cầu quản lý ngày càng chi tiết của Ban Giám Đốc doanh nghiệp.