2.4 Phân tích chi phí và giá thành
2.4.3 Phơng pháp tập hợp chi phí và tính giá thành thực tế
Nh đó trỡnh bày cụng ty tập hợp chi phớ theo khoản mục. Cú 4 khoản mục đợc cụng ty tập hợp để tớnh giỏ thành một cụng trỡnh, phục vụ cho mục đớch quyết toỏn cụng trỡnh.
a. Tổ chức hạch toỏn chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp
Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp là loại chi phớ chiếm tỷ trọng lớn trong giỏ
thành (thờng từ 65% - 70%) do vậy việc hạch toỏn chớnh xỏc và đầy đủ chi phớ vật chất trong thi cụng, đồng thời tớnh chớnh xỏc giỏ thành cụng trỡnh xõy dựng, từ đú tỡm ra biện phỏp tiết kiệm chi phớ làm giảm giỏ thành sản phẩm.
Tại cụng ty, khi cú cụng trỡnh phũng Kế hoạch- Kỹ thuật căn cứ vào bản vẽ thiết kế thi cụng từng cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh, tớnh khối lợng xõy lắp theo từng loại cụng việc để từ đú tớnh định mức dự toỏn xõy dựng cơ bản và định mức nội bộ theo tiến độ để yờu cầu cấp vật t cho thi cụng cụng trỡnh.
Khi đội sản xuất trực tiếp mua vật t thỡ đội căn cứ vào kế hoạch mua vật t lập giấy đề nghị tạm ứng kốm theo phiếu bỏo giỏ gỉ lờn giỏm đốc.
Kế toỏn tiền mặt căn cứ vào giấy tạm ứng lập phiếu chi. Phiếu chi đợc lập thành 3 liờn: liờn 1:lu; liờn 2: ngời xin tạm ứng giữ; liờn 3 chuyển cho thủ quỹ chi tiền và ghi sổ quỹ sau đú chuyển cho kế toỏn tiền mặt. Giấy tạm ứng và phiếu chi là cơ sở để kế toỏn tiền mặt vào sổ Nhật ký chung, Sổ cỏi và Sổ chi tiết TK111, 141.
Khi vật t về đến cụng trỡnh: Thủ kho cụng trỡnh, đội trởng cựng nhõn viờn phụ trỏch thu mua tiến hành kiểm tra vật t về số lợng, chất lợng, chủng loại và nhận hàng.
Kế toỏn đội căn cứ vào hoỏ đơn này ghi vào bảng theo dừi chi tiết vật t. Bảng này đợc lập cho từng cụng trỡnh cú mẫu sau:
Bảng 2.10 :Bảng tổng hợp chi phớ vật t (Năm 2004) Tờn cụng trỡnh: Cải tạo 4 trờng quận Tõy Hồ
Đơn vị tớnh: đồng
Ký hiệu Chứng từ Tờn vật t Đơn
vị SL Đơn vị bỏn Thuế
GTGT Giỏ
trị TT Thành tiền
SH NT
Thỏng 8
KA/2003B 505 10/12 Thộp Kg 05 Cụng ty TM&TH Dũng
Tiến ... ... 9.452.499
CX/2004B 31G 17/12 Sắt Kg 05 Cụng ty VLXD Hà Nội ... ... 590.400
...
Tổng cộng 311.860.276
Sau đú kế toỏn đội cầm hoỏ đơn lờn cụng ty thanh toỏn.
Khi vật t do cụng ty trực tiếp mua: Sau khi ký hợp đồng mua vật t cụng ty thụng bỏo cho đội sản xuất. đến thời hạn cỏc đội cử ngời đi lĩnh vật t về cụng trờng. Khi vật liệu về đến chõn cụng trỡnh, ngời bỏn và nhõn viờn đội căn cứ vào HĐ mua bỏn đó ký kết cựng lập biờn bản giao nhận hàng hoỏ, đồng thời nhõn viờn kế toỏn đội ghi vào bảng theo dừi chi tiết vật t và mang biờn bản giao nhận hàng hoỏ lờn phũng kế toỏn của cụng ty. Cụng ty căn cứ vào biờn bản giao nhận hàng hoỏ thanh toỏn với ngời bỏn.
Nếu thanh toỏn bằng chuyển khoản, kế toỏn Ngõn hàng lập giấy uỷ nhiệm chi và chuyển tiền. Nếu thanh toỏn bằng vay Ngõn hàng, kế toỏn Ngõn hàng lập khế ớc vay ngắn hạn rỳt vốn vay và uỷ nhiệm chi. Nếu thanh toỏn bằng tiền mặt, kế toỏn tiền mặt lập phiếu chi.
Trờn cơ sở chứng từ gốc (giấy UNC, khế ớc vay hay phiếu chi) kế toỏn ghi sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết TK tơng ứng.
Hết năm tài chớnh kế toỏn đội lập bảng kờ chi phớ vật t năm cho từng cụng trỡnh, bảng này đối chiếu với số luỹ kế của Sổ chi tiết của kế toỏn cụng ty.
Tổ chức hạch toỏn chi phớ nhõn cụng trực tiếp
Chi phớ nhõn cụng trực tiếp tại cụng ty CP xõy dựng số 7 bao gồm lơng chớnh, l-
ơng phụ và cỏc khoản phụ cấp trớch theo lơng cho cụng nhõn trực tiếp tham gia vào quỏ trỡnh sản xuất (cụng nhõn trực tiếp xõy lắp, cụng nhõn vận chuyển, khuõn vỏc, cụng nhõn chuẩn bị thi cụng, cụng nhõn thu dọn hiện trờng). Đối với yếu tố chi phớ nhõn cụng trực tiếp tại cụng ty CP xõy dựng số 7 thực hiện theo phơng thức khoỏn gọn cho đội xõy dựng trong nội bộ Cụng ty.
Cụng ty CP xõy dựng số 7 ỏp dụng 2 hỡnh thức trả lơng: Trả lơng theo thời gian và trả lơng theo khoỏn sản phẩm.
- Hỡnh thức trả lơng theo sản phẩm đợc ỏp dụng cho cụng nhõn trực tiếp tham gia sản xuất và đợc giao khoỏn theo hợp đồng giao khoỏn.
- Hỡnh thức trả lơng theo thời gian đợc ỏp dụng cho số cỏn bộ giỏn tiếp trờn cụng ty và bộ phận quản lý giỏn tiếp cỏc đội và cỏc cụng nhõn tạp vụ trờn cụng trờng.
Tại đội xõy dựng sau khi nhận khoỏn với cụng ty, đội trởng tập hợp cỏc hợp
đồng làm khoỏn và cỏc bảng chấm cụng để tớnh toỏn lơng cho cụng nhõn. Sau khi tớnh lơng cho tổng số lao động, đội trởng (hoặc kế toỏn đội) lập bảng tổng hợp lơng cho từng cụng nhõn. Sau đú gửi lờn phũng kế toỏn cụng ty cỏc hợp đồng làm khoỏn, bảng chấm cụng và bảng tổng hợp tiền lơng. Chứng từ ban đầu cho việc tớnh lơng là bảng chấm cụng và hợp đồng làm khoỏn.
Đến cuối quớ, kế toỏn đội lập bảng tổng hợp lơng cho từng cụng trỡnh làm căn cứ xỏc định khối lợng sản phẩm hoàn thành bàn giao trong kỳ và đối chiếu với kế toỏn tổng hợp tại Cụng ty.
Bảng2.11 : Tổng hợp chi phớ nhõn cụng
Cụng trỡnh: Cải tạo 4 trờng quận Tõy Hồ
Đơn vị: đồng
STT Bộ phận Thỏng 8 Thỏng 9 Cộng
1 Tổ văn phũng 7.200.000 1.680.000 8.880.000
2 Tổ sắt 14.380.000 4.135.000 18.515.000
3 Tổ nề 10.650.000 4.260.000 14.910.000
4 Tổ mộc + sơn 6.240.000 0 6.240.000
Cộng 38.470.000 10.075.000 48.545.000
Cuối thỏng kế toỏn tiền lơng của Cụng ty đối chiếu bảng chấm cụng, hợp đồng làm khoỏn và bảng tổng hợp lơng (cỏc chứng từ này phải hợp lệ) do dới đội gửi lờn bảng tổng hợp lơng thỏng cho từng cụng trỡnh (nếu đội thi cụng nhiều cụng trỡnh thỡ
phải lập bảng phõn bổ tiền lơng.
Tổ chức hạch toỏn chi phớ sử dụng mỏy thi cụng
Để tiến hành hoạt động xõy dựng CTy cần cú mỏy thi cụng. Hiện nay Cty đó
trang bị thờm nhiều loại mỏy mới, hiện đại mỏy trộn bờ tụng, cẩu thỏp, cần cẩu, KATO. Đối với chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh sử dụng Cụng ty căn cứ vào nhật trỡnh ca mỏy để tớnh vào chi phớ cho từng cụng trỡnh. Đối với mỏy thuờ ngoài thụng thờng CTy đứng ra thuờ và thuờ luụn cả mỏy, ngời lỏi và cỏc loại vật t cần thiết cho chạy mỏy (tức là thuờ trọn gúi).
Trờng hợp mỏy thuờ ngoài: Cụng ty và đơn vị cho thuờ mỏy lập hợp đồng thuờ thiết bị.
Quỏ trỡnh hoạt động của mỏy sẽ đợc theo dừi qua nhật trỡnh sử dụng mỏy thi cụng và lệnh điều động mỏy. Thụng qua lệnh điều động mỏy (nếu mỏy thuờ sử dụng cho nhiều cụng trỡnh) cụng ty cho thuờ mỏy xỏc định thời gian mỏy dừng hoạt động taị cụng trỡnh này chuyển sang cụng trỡnh khỏc để xỏc định chi phớ thuờ mỏy cho cụng trỡnh.
Hàng thỏng căn cứ vào hợp đồng thuờ mỏy, nhật trỡnh sử dụng mỏy và lệnh điều
động mỏy kế toỏn đội tớnh ra chi phớ thuờ mỏy 1 thỏng cho từng cụng trỡnh. Trờn cơ
sở chi phớ thuờ của từng mỏy trờn từng cụng trỡnh kế toỏn lập bảng tổng hợp chi phớ thuờ mỏy quý cho từng cụng trỡnh.
Trờng hợp cụng trỡnh sử dụng mỏy của Cụng ty: Chi phớ vật liệu cho chạy mỏy hạch toỏn tơng tự nh hạch toỏn NVLTT. Khi cú nhu cầu đội tự mua bằng tiền tạm ứng sau đú hạch toỏn lại với Cụng ty theo nguyờn tắc: chi phớ phỏt sinh tại cụng trỡnh nào, ứng với mỏy nào thỡ tập hợp riờng cho cụng trỡnh, cho mỏy đú.
Bàng 2.12 :Tổng hợp chi phớ mỏy thi cụng (Năm 2004) Cụng trỡnh: Cải tạo 4 trờng quận Tõy Hồ
Đơn vị tớnh: đồng
Chứng từ mua hàng hoỏ, dịch vụ Tờn đơn vị bỏn Mó số thuế
ngời bỏn Mặt
hàng TS Thuế GTGT Giỏ trị trớc
thuế Giỏ trị sau Ký hiệu Số Ngày thuế
EK/2004B 0095350 20/12 Cty Bớch Sơn 2400289478 V/c 05 487.500 9.750.000 10.237.500 BY/2004B 0069783 21/12 Cty Trờng
Thanh Phỏt 2300242719 V/c 05 25.000 500.000 525.000
Cộng 512.500 10.250.00
0
10.762.500
Cuối Quý kế toỏn đội lập bảng kờ chi phớ mỏy Tổ chức hoạch toỏn chi phớ sản xuất chung
Đối với bộ phận quản lý đội (cũng nh cỏc bộ phận giỏn tiếp khỏc thỡ Cty ỏp dụng hỡnh thức trả lơng theo thời gian. Khi đội quản lý quản lý nhiều cụng trỡnh thỡ
chi phớ nhõn viờn quản lý đội đợc phõn bổ theo tiờu thức chi phớ nhõn cụng trực tiếp.
Lơng BPQLI = Tổng l ơng QL đội * CPNCTT I
Tổng CPNHCT
Đối với cỏc chi phớ dịch vụ mua ngoài: Căn cứ vào hoỏ đơn mua hàng hoỏ, dịch vụ, kế toỏn hạch toỏn theo nguyờn tắc chi phớ phỏt sinh cho cụng trỡnh nào thỡ hạch toỏn trực tiếp cho cụng trỡnh đú. Cuối quý kế toỏn lập bảng kờ chi phớ chung mua ngoài.
Bảng 2.13 : Tổng hợp chi phớ chung (Năm 2004) Cụng trỡnh: Cải tạo 4 trờng quận Tõy Hồ
Đơn vị: đồng
Chứng từ mua HHDV Tờn đơn vị,ng-
ời bỏn Mó số
thuế Mặt hàng TS Thuế Trớc thuế Sau thuế
Ký hiệu Số Ngày
Thỏng 8 AA/200
4T-F 0013029 03/08 Ks Sofitel
Plaza 01001131
41-1 Tiếp khỏch 10 166.557 1.665.565 1.832.122 ...
Cộng 166.557 2.626.565 2.793.122
Tổng hợp chi phớ sản xuất.
Đến định kỳ, kế toỏn tổng hợp tiến hành tớnh giỏ thành khối lợng xõy lắp hoàn thành. Cụng ty tớnh giỏ thành theo quý để thanh toỏn với chủ đầu t. Cỏc thụng tin đợc phản ỏnh trờn sổ chi tiết TK 154 cho từng cụng trỡnh và sổ cỏi TK 154.
Hàng quý cụng ty thanh toỏn với chủ đầu t phần khối lợng xõy lắp hoàn thành đến thời điểm đú tại điểm đạt tiờu chuẩn kỹ thuật. Để thanh toỏn đợc cụng ty phải xỏc
định đợc khối lợng xõy lắp dở dang cuối quý. Việc xỏc định thờng đợc tiến hành bằng biện phỏp kiểm kờ khối lợng xõy lắp dở dang cuối quý, là khối lợng xõy lắp cha
đạt đến điểm dừng kỹ thuật hợp lý, tớnh từ điểm dừng kỹ thuật hợp lý liền trớc đú.
Cuối mỗi quý, cỏn bộ kỹ thuật của đội xõy dựng, chủ nhiệm CT và đại diện bờn chủ đầu t ra cụng trỡnh để xỏc định phần việc hoàn thành và dở dang cuối quý. Sau đú cỏn bộ kỹ thuật gửi sang phũng kế toỏn bảng kiểm kờ khối lợng xõy lắp hoàn thành trong quý và khối lợng dở dang cuối quý theo dự toỏn chi tiết, theo từng khoản mục tớnh giỏ thành. Kế toỏn căn cứ vào đú và tổng chi phớ thực tế phỏt sinh trong kỳ, chi phớ dở dang đầu kỳ tớnh ra chi phớ dở dang cuối kỳ theo cụng thức sau:
Từ đú lập bảng kờ chi phớ dở dang thực tế cuối kỳ theo khoản mục tớnh giỏ thành chi tiết cho từng cụng trỡnh.
Tớnh giỏ thành sản phẩm xõy lắp
CP SX dở
dang đầu kỳ + Giỏ trị của
KLXL dở dang cuối kỳ
Giỏ trị KLXL hoàn thành theo
dự toỏn
Giỏ trị KLXL dở dang cuối kỳ
theo dự toỏn +
x Giỏ trị KLXL dở dang cuối kỳ
theo dự toỏn CP SX phỏt
sinh trong kỳ
Cuối mỗi quý kế toỏn tổng hợp căn cứ vào bảng kờ chi phớ dở dang cuối quý n, n-1, và bảng chi phớ phỏt sinh trong quý n để tớnh giỏ thành sản phẩm hoàn thành theo cụng trỡnh và tổng hợp cho toàn doanh nghiệp.
Bảng 2.14 :Tập hợp chi phớ (Năm 2004) Cụng trỡnh: Cải tạo 4 trờng quận Tõy Hồ
Đơn vị: đồng
Chỉ tiờu Tổng số Theo khoản mục chi phớ
Vliệu TT Ncụng TT Mỏy thi cụng Chi phớ SXC
1.CPSXKD đầu kỳ 0
2.CPSXKPS 353.894.271 292.472.706 48.545.000 10.250.000 2.626.565
3.CPSXKD d2 cuối kỳ 0
4.Giỏ thành SP hoàn thành 353.894.271