CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN QUỐC
2.1. Tổng quan về SHB
2.2.2. Quy trình thực hiện các phương thức TTQT chủ yếu tại SHB
Để thực hiện chuyển tiền qua hệ thống (từ HSC đến Chi nhỏnh hoặc từ Chi nhỏnh đến HSC) đựơc thực hiện trờn mạng thanh toỏn nội bộ. Việc truyền và nhận điện giữa HSC và cỏc ngõn hàng ngoài hệ thống được chuyển qua bộ phận SWIFT để truyền đi hoặc mạng thanh toỏn khỏc (Telex, thư).
- Chuyển tiền đi:
Phũng Thanh toỏn quốc tế tại HSC cú nhiệm vụ: Sau khi nhận được lệnh chuyển tiền của khỏch hàng kốm theo cỏc chứng từ cú liờn quan đến việc chuyển tiền, thanh toỏn viờn phải kiểm tra theo đỳng mẫu quy định của SHB và kiểm tra tài khoản của khỏch hàng. Trường hợp lệnh chuyển tiền của khỏch hàng khụng rừ ràng hoặc thiếu chớnh xỏc, tài khoản khụng đủ… thỡ thanh toỏn viờn phải hướng dẫn cho khỏch hàng bổ sung, sửa đổi nội dung cho phự hợp.
Sau khi kiểm tra nguồn vốn của khỏch hàng đó đủ, thanh toỏn viờn thực hiện việc chuyển tiền bằng phương thức bằng điện hay bằng thư. Trong trường hợp người ra lệnh chuyển tiền yờu cầu sửa đổi thỡ phải cú yờu cầu bằng văn bản.
Sau khi thực hiện cỏc bước trờn, thanh toỏn viờn in ra 1 bản điện cựng với cỏc phiếu hạch toỏn chuyển trưởng/ phú phũng bộ phận nghiệp vụ kiểm tra và ký duyệt. Điện chuyển tiền phải được Tổng giỏm đốc ký duyệt mới cú giỏ trị. Khi điện chuyển tiền đó được duyệt, thanh toỏn viờn in ra 1 bản chuyển khỏch hàng, 1 bản lưu hồ sơ chuyển tiền. Cỏc chứng từ phải được tỏch chuyển phũng kế toỏn, 1 bản lưu hồ sơ chuyển tiền cựng cỏc chứng từ liờn quan.
Đối với lệnh chuyển tiền trước khi nhận hàng, thanh toỏn viờn phải theo dừi, nhắc nhở khỏch hàng xuất trỡnh tờ khai hải quan và chứng từ giao hàng để đúng dấu xỏc nhận đó chuyển tiền khi khỏch hàng đó nhận hàng. Lưu 1 bộ tờ khai và chứng từ giao hàng vào bộ hồ sơ chuyển tiền.
- Chuyển tiền đến - Thứ nhất:
Khi nhận được lệnh chuyển tiền từ ngõn hàng nước ngoài chuyển đến, thanh toỏn viờn phải kiểm tra:
- Xỏc nhận mó khúa đỳng.
- Tờn người gửi tiền.
- Tờn, địa chỉ đầy đủ, số chứng minh thư, số tài khoản của người hưởng lợi.
- Tờn ngõn hàng người hưởng.
- Số tiền, loại tiền, ngày giỏ trị.
- Nội dung thanh toỏn.
- Thứ hai:
Đối với những điện khụng đầy đủ cỏc yếu tố trờn thỡ thanh toỏn viờn phải tra soỏt ngay với ngõn hàng chuyển tiền.
- Thứ ba:
Khi nhận được yờu cầu sửa đổi hoặc hủy bỏ lệnh chuyển tiền của ngõn hàng nước ngoài, thanh toỏn viờn phải kiểm tra lại hồ sơ chuyển tiền, đồng thời phải thụng bỏo ngay cho người hưởng biết và yờu cầu khỏch hàng cú ý kiến bằng văn bản. Sau khi nhận được văn bản của khỏch hàng, thanh toỏn viờn trả lời ngõn hàng nước ngoài và thu phớ theo biểu phớ hiện hành. Sau đú thụng bỏo với kế toỏn và thanh toỏn viờn chi nhỏnh (nếu cú trường hợp này)
khoản tiền về của khỏch hàng để hạch toỏn đối ứng, tớnh phớ và trả tiền cho khỏch hàng theo chỉ dẫn.
2.2.2.2. Quy trỡnh thanh toỏn L/C
a, Quy trỡnh thanh toỏn L/C nhập khẩu Mở, ký quỹ và điều chỉnh L/C
Sau khi làm cỏc thủ tục với khỏch hàng, thẩm định và hoàn thiện hồ sơ, thanh toỏn viờn hướng dẫn khỏch hàng lựa chọn phương thức mở L/C phải tiến hành soạn điện/ thư, nhập dữ liệu vào hệ thống mà ngõn hàng quy định đồng thời hạch toỏn, tớnh và thu phớ mở L/C theo quy trỡnh hạch toỏn của ngõn hàng. Sau khi xử lý cỏc bước trờn, thanh toỏn viờn in ra 1 bản điện tử cựng với cỏc phiếu hạch toỏn chuyển trưởng/ phú phũng nghiệp vụ kiểm tra và ký duyệt. Sau đú chuyển điện qua hệ thống SWIFT đi điện ra nước ngoài.
Về việc tu chỉnh/ hủy L/C:
Sau khi làm cỏc thủ tục với khỏch hàng, thẩm định và hoàn thiện hồ sơ, thanh toỏn viờn cần lập điện tu chỉnh L/C theo mẫu quy định. Bản điều chỉnh sẽ trở thành một bộ phận cấu thành L/C và hủy bỏ những nội dung cũ cú liờn quan; nhập dữ liệu vào hệ thống đó quy định đồng thời hạch toỏn, tớnh và thu phớ tu chỉnh L/C. Sau khi xử lớ cỏc bước trờn, thanh toỏn viờn in ra 1 bản kiểm tra và ký duyệt/ bản sửa/ hủy L/C phải được tổng giỏm đốc hoặc ký duyệt mới cú giỏ trị. Khi điện/ sửa hủy L/C được duyệt, thanh toỏn viờn in ra L/C làm 2 bản (1 bản giao cho khỏch hàng, 1 bản lưu hồ sơ L/C). Sau đú, chuyển điện qua hệ thống SWIFT đi điện ra nước ngoài. Cỏc chứng từ phải được tỏch chuyển phũng kế toỏn, 1 bản lưu hồ sơ cựng chứng từ khỏc cú liờu quan.
Về việc tiếp nhận, kiểm tra chứng từ, giao chứng từ và trả tiền:
Khi nhận toàn bộ chứng từ giao hàng của ngõn hàng nước ngoài, thanh toỏn viờn phải kiểm tra chứng từ trước khi giao cho khỏch hàng.
- Trường hợp L/C cho phộp đũi tiền bằng điện: thanh toỏn viờn thực hiện việc chi trả theo chỉ dẫn trờn lệnh chuyển tiền vào ngày yờu cầu.
- Trường hợp L/C quy định đũi tiền bằng chứng từ: khi nhận được chứng từ nước ngoài gửi đến, thanh toỏn viờn phải ghi lại số vận đơn của hóng giao nhận chứng từ, kiểm tra chữ ký ủy quyền của ngõn hàng đại lý. Sau đú viết giấy thụng bỏo chứng từ đỳng gửi khỏch hàng. Trong vũng 3 ngày kể từ ngày thụng bỏo, thanh toỏn viờn yờu cầu khỏch hàng ký chấp nhận hối phiếu. Trong vũng 3 - 5 ngày kể từ ngày thụng bỏo, thanh toỏn viờn yờu cầu khỏch hàng nộp tiền thanh toỏn hoặc yờu cầu cỏn bộ tớn dụng phỏt nợ vay cho khỏch hàng, sau đú ký hậu vào mặt sau vận đơn, trả chứng từ cho khỏch hàng cú ký nhận và lập điện theo quy định thanh toỏn tiền cho ngõn hàng gửi chứng từ.
b, Quy trỡnh thanh toỏn L/C xuất khẩu
HSC - SHB cú chức năng nhận chuyển tiếp L/C, sửa đổi L/C hoặc cỏc bức điện giao dịch kỏc cú liờn quan đến L/C xuất khẩu cho cỏc Chi nhỏnh hoặc ngõn hàng khỏc hệ thống. Nếu ngõn hàng phỏt hành chỉ định L/C cần được xỏc nhận của SHB thỡ việc xỏc nhận này chỉ được xỏc nhận tại HSC - SHB.
Cỏc Chi nhỏnh SHB được phộp nhận thụng bỏo L/C, sửa đổi L/C, cho khỏch hàng khi đó HSC xỏc thực hoặc cỏc ngõn hàng khỏc cú uy tớn xỏc thực.
Thanh toỏn L/C xuất khẩu tại SHB cú quy trỡnh như sau:
Trước khi giao L/C cho khỏch hàng, thanh toỏn viờn phải kiểm tra mó khúa và mẫu chữ ký. Trong trường hợp từ chối thụng bỏo L/C, thanh toỏn viờn phải thụng bỏo cho ngõn hàng mở biết.
Về việc tiếp nhận, kiểm tra, gửi chứng từ và đũi tiền
Khi nhận được yờu cầu gửi chứng từ L/C xuất kốm bộ chứng từ do khỏch hàng xuất trỡnh cựng bản gốc L/C và cỏc điều chỉnh liờn quan nếu cú,
thanh toỏn viờn cần kiểm tra kỹ số lượng chứng từ, loại chứng từ và ghi rừ ngày, giờ xuất trỡnh và ký nhận.
Sau đú lập hồ sơ theo dừi.
Nếu chứng từ phự hợp thỡ sẽ được gửi và đũi tiền theo quy định của L/C:
- Đũi tiền bằng thư.
- Đũi tiền bằng điện.
Khi nhận điện hoặc thư bỏo cú, thanh toỏn viờn phải xỏc nhận mó khúa hoặc chữ ký ủy quyền của ngõn hàng nước ngoài (nếu cú), sau đú hạch toỏn bỏo cú và thu phớ theo biểu phớ hiện hành của SHB.
2.2.2.3. Quy trỡnh thanh toỏn nhờ thu
Đối với phương thức nhờ thu, tại HSC của SHB ở Hà Nội chưa thực hiện nhờ thu xuất khẩu, phương thức thanh toỏn nhờ thu xuất khẩu (nhờ thu đi) mới chỉ được thực hiện ở Chi nhỏnh trong thành phố Hồ Chớ Minh. Vỡ thế, trong phạm vi khúa luận này, ta chỉ xột quy trỡnh thanh toỏn nhờ thu đến (nhờ thu nhập khẩu). Cỏc Chi nhỏnh SHB được phộp tiếp cận ủy nhiệm nhờ thu (cả nhờ thu trơn và nhờ thu kốm chứng từ) do cỏc tổ chức tài chớnh trong và ngoài nước nhận đến. Trường hợp đặc biệt nếu cú sự thỏa thuận trước thỡ chứng từ cú thể do khỏch hàng nước ngoài trực tiếp gửi đến nhưng Chi nhỏnh phải xỏc thực được lệnh nhờ thu và cỏc chỉ định liờn quan để trỏnh tranh chấp phỏp lý sau này.
+ Hỡnh thức nhờ thu D/P:
Khi khỏch hàng đồng ý trả tiền, thanh toỏn viờn phải yờu cầu khỏch hàng nộp tiền hoặc nhận nợ (nếu bằng vốn vay), đồng thời tiến hành trả tiền cho ngõn hàng nhờ thu theo chỉ thị, và thực hiện cỏc nhiệm vụ sau:
- Duyệt hợp đồng ngoại hối
- Hạch toỏn theo quy trỡnh của ngõn hàng.
- Lập điện thanh toỏn cho ngõn hàng nhờ thu.
- Sau khi hoàn thành cỏc bước trờn, thanh toỏn viờn in ra 1 bản điện thanh toỏn D/P cựng với cỏc phiếu hạch toỏn chuyển trưởng/ phú phũng bộ phận nghiệp vụ kiểm tra ký duyệt. Điện thanh toỏn D/P phải được trưởng phũng ký duyệt mới cú giỏ trị. Khi điện thanh toỏn được duyệt, thanh toỏn viờn lưu điện thanh toỏn vào hồ sơ D/P.
+ Hỡnh thức nhờ thu D/A:
Nếu khỏch hàng đồng ý chấp nhận trả tiền khi đến hạn, thanh toỏn viờn yờu cầu khỏch hàng chấp nhận bằng văn bản hoặc ký chấp nhận hối phiếu, sau đú gửi thụng bỏo chấp nhận trả tiền cho ngõn hàng nhờ thu.
- Khi đến hạn thanh toỏn tiến hành trả tiền theo yờu cầu nhờ thu của ngõn hàng nước ngoài và thực hiện cỏc nhiệm vụ sau:
- Thanh toỏn viờn phải yờu cầu khỏch hàng nộp tiền hoặc nhận nợ (nếu đi vay).
- Duyệt hợp đồng ngoại hối (trong trường hợp khỏch hàng cú nhu cầu mua ngoại tệ của ngõn hàng).
- Hạch toỏn theo quy trỡnh của ngõn hàng.
- Lập điện thanh toỏn cho ngõn hàng nhờ thu.
- Sau khi hoàn thành cỏc bước trờn, thanh toỏn viờn in ra 1 bản điện thanh toỏn D/P cựng với cỏc phiếu hạch toỏn chuyển trưởng/ phú phũng nghiệp vụ kiểm tra và ký duyệt. Khi điện thanh toỏn được duyệt, thanh toỏn viờn lưu điện thanh toỏn vào hồ sơ D/A.
- Cỏc chứng từ phải được tỏch chuyển phũng kế toỏn, 1 bản lưu hồ sơ cựng cỏc chứng từ liờn quan khỏc.
Nếu khỏch hàng từ chối thanh toỏn 1 phần hoặc toàn bộ D/A hay D/P thỡ thanh toỏn viờn cần nhanh chúng thụng bỏo ngay cho ngõn hàng nhờ thu biết để kịp thời cú biện phỏp giải quyết.
2.2.3. Phõn tớch thực trạng hoạt động TTQT tại SHB