Bảng biểu hay thuật ngữ tiếng anh gọi là table có dạng một hộp được chia ra làm nhiều dòng và nhiều cột tạo thành nhiều ô nhỏ, mà mỗi ô nhỏ này chúng ta có thể xem như là một trang văn bản nhỏ, vì thế chúng ta có thể đánh văn bản hay số liệu vào đấy cũng như phần lớn thao tác soạn thảo khác đều có thể làm trong ô nhỏ này. Mỗi ô nhỏ được gọi là một Cell.
Đôi khi trong tài liệu chúng ta cần đưa vào một danh sách hay các số liệu, thì cách trình bày hay và đẹp nhất là chúng ta chèn vào một bản biểu và nhập danh sách hay số liệu vào trong đó.
XII.1. Chèn bảng
- Đưa cursor về vị trí cần chèn - Table/Insert/Table
• Xác định số cột trong mục Number of columns
• Xác định số dòng trong mục Number of rows
(thuật ngữ Row có nghĩa là Dòng, Column có nghĩa là Cột)
• Mục Fixed column width có nghĩa là chỉnh độ rộng của Cột theo một giá trị chính xác là bao nhiêu cm hay inch nào đó, song thông thường chúng ta để Auto.
• Mục AutoFix to contents: Có nghĩa là máy sẽ tự động điều chỉnh phụ thuộc vào nội dung nhập vào trong từng cột sau này
• Mục AutoFix to window: Có nghĩa là máy sẽ tự động điều chỉnh độ rộng các cột sao cho chiều rộng của cột vừa với cửa sổ soạn thảo (không thụt vào mà cũng không dôi ra)
• Bấm nút Ok để máy thực sự chèn bảng biểu vào tài liệu tại vị trí nhấp nháy của con trỏ.
XII.2. Nhập văn bản
STT Họ tên
- Đưa cursor vào ổ cần gõ, rồi gõ văn bản vào
- Dùng phím TAB để di chuyển tới ô kếp tiếp, hoặc các phím mũi tên
- Để di chuyển đến nơi đặt Tab stop thì chúng ta cần bấm tổ hợp phím Ctrl_Tab thay vì chỉ bấm Tab khi ở bên ngoài table.
XII.3. Chọn bảng
- Chọn ô: Đưa đến biên trái của cell cho đến khi con trỏ chuyển thành hình mũi tên thì chúng ta Click chuột trái.
- Chọn nhiều ô: Đưa đến biên trái của cell đầu tiên cho đến khi con trỏ chuyển thành hình mũi tên thì chúng ta bấm giữ nút chuột trái và rê trỏ chuột đến ô cuối cùng cần chọn rồi mới thả nút chuột trái ra.
- Chọn dòng: đưa trỏ chuột đến biên trái của một dòng rồi click chuột trái
- Chọn nhiều dòng: đưa trỏ chuột đến biên trái của dòng đầu tiên rồi bấm giữ chuột trái đồng thời rê trỏ chuột đến dòng cuối cùng rồi thả nút chuột trái
- Chọn một cột: đưa trỏ chuột đến sát biên trên của một cột cho đến khi trỏ chuột đổi thành hình mũi tên chỉ xuống màu đen rồi click chuột trái.
- Chọn nhiều cột: đưa trỏ chuột đến sát biên trên của một cột đầu tiên cho đến khi trỏ chuột đổi thành hình mũi tên chỉ xuống màu đen rồi bấm giữ nút trái chuột và rê đến cột cuối cùng rồi thả nút chuột trái ra.
- Chọn cả bảng: đưa trỏ chuột đến góc trên bên trái của bản biểu cho đến khi xuất hiện một dấu hiện mũi tên 2 chiều trên góc bảng thì click vào biểu tượng đó, ngay lập tức cả bảng biểu sẽ được chọn.
XII.4. Chèn thêm dòng hay thêm cột XII.4.a. Chèn dòng:
- Chọn mà ta muốn chèn dòng mới trước dòng đó - Chọn Table/Insert/Rows
- Nếu muốn chèn dòng cuối cùng: Đưa cursor về cuối bảng và nhấn phím TAB XII.4.b. Chèn cột
- Chọn cột mà ta sẽ chèn cột mới ở bên trái cột đó - Chọn Table/Insert/Columns
- Nếu muốn chèn nhiều cột thì chúng ta cần chọn nhiều cột (ví dụ 3 cột) sau đó thực hiện Table/Insert/Columns
XII.4.c. Chèn thêm Cell
- Đưa con trỏ đến cell mà tại vị trí đó bạn muốn chèn thêm.
- Chọn Table/ Insert/Cell
- Nếu muốn chèn nhiều cell thì chúng ta cần chọn nhiều cell (ví dụ 3 cel) sau đó thực hiện Table/Insert/Cell
XII.5. Thay đổi kích thước
- Đưa cursor tới các biên của dòng, cột mà ta muốn thay đổi kích, sao cho trỏ chuột đổi dạng, rồi kéo rê tới khi có kích thước vừa ý.
- Nếu ta muốn thay đổi kích thước của cột mà các cột khác không bị thay đổi theo, thì phải giữa phím Shift khi kéo rê
XII.6. Trộn gộp nhiều ô và chia nhỏ ô
- Chọn các ô cần gộp
- Table/Merge Cells nếu muốn gộp, hoặc Slipt Cell nếu muốn chia ô
XII.7. Viền khung và tô nền
- Chọn ô, dòng hay cột hay bảng cần tô nền hay viền khung - Format/Borders and Shading
Trên thanh công cụ :
Để thực hiện chúng ta có thể tham khảo ở mục Tô nền và đóng khung văn bản đã trình bày ở trên.
XII.8. Xoá nội dung trong bảng
- Chọn phần nội dung cần xoá - Nhấn Delete
XII.9. Xoá bảng
- Chọn bảng
- Table/Delete Rows (hoặc Dlete Columns)