a. Di chuyển con trỏ :
• ß: Sang trái một cột
• à : Sang phải một cột
• á : Lên một dòng
• â : Xuống một dòng
• Page Up : Di chuyển lên một trang
• Page Down : Di chuyển xuống một trang
• Alt+PgUp : Di chuyển sang trái một trang
• Alt+PgDn : Di chuyển sang phải một trang
• Ctrl+Home : Di chuyển về ô A1
b. Vùng : là một khối hình chữ nhật bao gồm các ô liên tục. Để xác định một khối, người ta kết hợp địa chỉ của ô trên trái và ô dưới phải. (ví dụ: A4:C6) - Chọn một ô : Kích chuột tại ô cần chọn
- Chọn một cột : Kích chuột tại ký hiệu cột - Chọn một dòng : Kích chuột tại số thứ tự dòng - Chọn một vùng :
§ Cách 1: Đặt con trỏ ô hiện thời tại ô đầu vùng, ấn Shift, dùng các phím di chuyển con trỏ đến cuối vùng.
§ Cách 2: Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, nhấn nút trái rồi rê đến ô cuối vùng
§ Cách 3: Đặt con trỏ ô hiện thời tại ô đầu vùng, ấn Shift và kích chuột tại ô cuối vùng
- Chọn nhiều vùng : Kết hợp nhấn phím Ctrl khi chọn các vùng tiếp theo - Chọn toàn bộ bảng tính : Ấn Ctrl+Shift+Spacebar
- Để xóa chọn vùng, kích chuột tại mộüt vị trí bất kỳ trong Workbook.
c. Các kiểu dữ liệu :
- Kiểu chuỗi : gồm các ký tự A .. Z, 0 .. 9. ...
- Kiểu số : gồm các chữ số 0 .. 9, các dấu +, - ...
- Kiểu ngày : thường có các dạng sau dd/mm/yy (19/10/99), dd-mmm-yy (19-Oct-99), dd-mmm (19-Oct) hoặc mmm-yy (Oct-99).
d. Cách nhập dữ liệu : Chọn ô cần nhập, gõ dữ liệu vào rồi nhấn phím Enter hay di chuyển con trỏ đến ô khác.
• Chú ý: Trước khi khởi động Excel Bạn cần biết rõ các kí hiệu định dạng cho số như dấu thập phân, dấu nhóm bộ 3 chữ số, dấu ngăn cách các thành phần trong một danh sách, định dạng về ngày tháng,... để nhập số liệu cho đúng quy cách tránh việc nhập sai. Để biết (cũng như có thể thay đổi) những thông tin này Chúng ta cần phải thực hiện theo trình tự sau:
Ø Chọn nút Start - Settings - Control Panel : Hộp thoại Control Panel xuất hiện.
Ø Chọn mục Regional Settings (với biểu tượng quả địa cầu ) Ø Hộp thoại Regional Settings Properties xuất hiện
Ø Chọn Kích chọn Tab Number
§ Mục Decimal symbol quy định kí hiệu sử dụng làm dấu thập phân (dấu ngăn cách giữa phần nguyên và phần lẻ)
§ Mục Digit grouping symbol quy định kí hiệu sử dụng làm dấu nhóm bộ các chữ số (ví dụ 1’000’000 hay 1.000.000)
§ Mục List separator quy định kí hiệu sử dụng làm dấu ngăn cách các thành phần trong một danh sách. Ví dụ cho danh sách sau:
Nguyễn Văn Toàn, Trần văn Hùng, Lê thị Bé, Trần Lực Các kí hiệu trên cần phải khác biệt, tránh sử dụng chồng chéo, tránh việc một kí hiệu sử dụng cho nhiều chức dễ gây nhầm lẫn cho máy tính.
Ø Kích chọn Tab Date
§ Mục Date separator quy định kí hiệusử dụng để ngăn cách giữa ngày tháng năm
§ Mục Short date style quy định cách hiển thị cũng như cách nhập dữ liệu ngày tháng (theo dạng gọn Short). Với các kí hiệu D (chỉ ngày), M (chỉ tháng) và Y (chỉ năm). Ví dụ định dạng m/d/yy chỉ ra rằng khi hiển thị (trình bày) ngày tháng thì tháng viết trước, đến ngày, sau đó đến năm được viết với 2 chữ số, ví dụ nếu ngày 25 tháng 7 năm 2004 sẽ được hiển thị thành 7/25/04.
§ Chúng ta có thể thay đổi lại các định dạng trên theo sở thích.
Ø Đối với những phiên bản hệ điều hành mới như Windows 2003, Windows XP thì ta cần chọn mục Regional and Language option trong Control Panel. Hộp thoại xuất hiện có dạng:
Ø Tiếp theo ta cần chọn mục Customize... để hiện hộp thoại
e. Công thức và các toán tử sử dụng trong công thức :
- Công thức : có dạng như sau: = [<toán hạng>] <toán tử> <toán hạng>.
Ngoài ra chúng ta các thể kết hợp các hàm chuẩn của Excel trong công thức
- Các toán tử số học : +, -, *, /, ^ (lũy thừa), % (phần trăm) - Các toán tử logic : =, <> (khác), >=, <=, >, <
III. Các thao tác trên bảng tính