Trước hết đưa con trỏ đến ô cần đưa dữ liệu vào. Sau khi gõ xong ta Enter hoặc dùng phím mũi tên để đưa con trỏ đến ô khác hoặc click chuột vào ô khác.
III.2. Sửa chữa dữ liệu:
Ta đưa con trỏ đến ô cần thay đổi dữ liệu, bấm phím F2 sau đó đưa con trỏ đến nơi cần thay đổi. Gõ Enter sau khi đã sửa xong.
III.3. Cách đưa một hàm vào công thức: (có 2 cách)
- Đặt con trỏ tại ô cần nhập, đánh công thức và hàm vào.
- Chọn Insert - Function (hoặc click chuột vào nút Paste Function), hộp hội thoại Paste Function sẽ xuất hiện.
Chọn tên hàm cần thực hiện rồi chọn OK, hộp hội thoại thứ hai xuất hiện. Nhập giá trị cho các tham số hàm rồi chọn OK để kết thúc.
III.4. Sao chép công thức:
Trong Excel, ngoài cách sao chép thông thường (nghĩa là sao chép nguyên bản giống ở trong Word) thì nó còn có cách sao chép thông minh hơn đó là sao chép công thức chứ không sao chép giá trị. Có 2 cách sao chép như sau:
Cách 1: Đưa con trỏ đến ô chứa công thức cần sao chép (ô nguồn), bấm Ctrl+C, đưa con trỏ đến ô cần sao chép tới (ô đích) rồi bấm Ctrl+V. Ta thấy rằng sau khi sao chép, giá trị của ô đích nói chung khác với giá trị ô nguồn, mà giá trị đó được tự động tính lại theo công thức được sao chép đến. Điều này sẽ được đề cập kỹ ở phần sau.
Cách 2: Dùng Fillhandle:
Đưa con trỏ đến ô cần sao chép (ô nguồn), click chuột vào góc dưới phải (fillhandle) của con trỏ ô đó sao cho con trỏ chuột có dạng dấu + màu đen. Giữ nút chuột rồi kéo đến ô cuối cần sao chép tới (vùng đích) rồi mới thả nút chuột.
Công thức sẽ được copy cho tất cả các ô nằm trên con đường từ ô nguồn đến ô đích. Ta thấy rằng sau khi sao chép, giá trị của ô cần sao chép nói chung khác với giá trị ô ban đầu, mà giá trị đó được tự động tính theo công thức được sao chép đến.
III.5. Các thao tác về khối
a. Sao chép khối dữ liệu - Chọn khối cần sao chép
- Click nút Copy trên thanh Standard Tool (hoặc chọn Edit - Copy hoặc nhấn Ctrl+C). Khi đó sẽ có một đường viền nét đứt xung quanh khối được chọn.
- Đưa con trỏ đến vị trí cần sao chép đến
- Nhấn phím Enter hoặc Click nút Paste trên thanh Standard Tool (hoặc chọn Edit - Paste hoặc nhấn Ctrl+V) để sao chép khối được chọn vào vị trí con trỏ.
b. Di chuyển khối dữ liệu - Chọn khối cần di chuyển
- Click nút Cut trên thanh Standard Tool (hoặc chọn Edit - Cut hoặc nhấn Ctrl+X). Khi đó sẽ có một đường viền nét đứt xung quanh khối được chọn.
- Đưa con trỏ đến vị trí cần sao chép đến
- Nhấn phím Enter hoặc Click nút Paste trên thanh Standard Tool (hoặc chọn Edit - Paste hoặc nhấn Ctrl+V) để di chuyển khối được chọn vào vị trí con trỏ.
c. Xóa khối:
- Chọn khối cần xóa
- Nhấn phím Delete trên bàn phím
III.6. Chèn dòng / cột / ô
a. Chèn dòng
- Chọn dòng hay ô mà tại vị trí đó chúng ta cần chèn thêm 1 dòng trước nó - Chọn Insert - Row
b. Chèn cột
- Chọn cột hay ô mà tại vị trí đó chúng ta cần chèn thêm 1 cột trước nó - Chọn Insert - Column
c. Chèn ô
- Chọn ô mà tại vị trí đó chúng ta cần chèn
- Chọn Insert - Cell, xuất hiện hộp hội thoại Insert
§ Shift cells right : Chèn và dịch chuyển ô được chọn sang bên phải
§ Shift cells down : Chèn và dịch chuyển ô được chọn xuống 1 dòng
§ Entire row : Chèn 1 dòng
§ Entire column : Chèn 1 cột
III.7. Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng
a. Thay đổi độ rộng
- Chọn cột hay ô mà tại vị trí đó chúng ta cần thay đổi độ rộng
- Chọn Format - Column - Width, xuất hiện hộp hội thọai Row Width - Gõ độ rộng vào rồi nhấn Enter (hoặc chọn OK)
* Chú ý:Chúng ta có thể chọn độ rộng vừa đủ để chứa các mục dữ liệu trong một cột bằng cách DbClick vào biên phải của kí hiệu cột. Tiến hành tương tự cho hàng.
b. Thay đổi chiều cao
- Chọn dòng hay ô mà tại vị trí đó chúng ta cần thay đổi chiểu cao - Chọn Format - Row - Height, xuất hiện hộp hội thọai Row Height - Gõ chiều cao dòng vào rồi nhấn Enter (hoặc chọn OK)
III.8. Định dạng dữ liệu
a. Định dạng kiểu dữ liệu
- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng kiểu
- Chọn Format - Cell, xuất hiện hộp hội thoại Format Cells - Chọn mục Number
- Mục Category chứa danh sách các kiểu dữ liệu. Khi chọn một trong những kiểu này, Excel sẽ hiển thị danh sách các dạng tương ứng, chúng ta chỉ việc click vào kiểu cần chọn và chọn OK
- Nếu muốn định dạng dữ liệu theo một kiểu nào đó không có trong danh sách Category thì ta chọn mục Custom rồi gõ định dạng vào ô Type. Ví dụ:
chọn một ô chứa dữ liệu ngày tháng rồi thực hiện Format/Cell/Number/Custom rồi gõ vào ô Type nội dung dd/mm/yyyy để định dạng dữ liệu ngày tháng hiển thị trong ô luôn luôn là 8 số gồm 2 số cho ngày, 2 số cho tháng và 4 số cho năm (như: 05/11/1975).
b. Canh lề
- Chọn vùng dữ liệu cần canh lề
- Chọn Format - Cell, xuất hiện hộp hội thoại Format Cells - Chọn mục Alignment
§ Text Alignment :
Ø Horizontal : Canh lề theo chiều ngang (General / Left (Indent) / Center / Right / Fill (làm đầy ô bởi nội dung tương ứng) / Justify / Center Across Selection)
Ø Vertical : Canh lề theo chiều dọc (Top / Center / Bottom / Justify)
§ Orientation : Đặt hướng của văn bản (theo góc quay)
§ Text control
Ø Wrap text : Đặt độ rộng cố định. Dữ liệu nhập vào tự động dàn qua nhiều dòng.
Ø Shrink to fil : Đặt độ rộng cố định. Dữ liệu nhập vào tự động thu nhỏ lại cho vừa độ rộng.
Ø Merge cells : Gộp nhiểu ô thành một ô lớn. Địa chỉ của ô này là địa chỉ của ô trên trái trước khi gộp
- Chọn OK để kết thúc c. Chọn kiểu chữ
- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng kiểu chữ
- Chọn Format - Cell, xuất hiện hộp hội thoại Format Cells - Chọn Font
- Chọn mẫu chữ cần định dạng trong mục Font
- Chọn kiểu chữ trong mục Font Style (hoặc chọn nút Bold và nút Italic trên thanh Formatting Tool)
- Chọn kiểu gạch chân trong mục Underline (hoặc chọn nút Underline trên thanh Formatting Tool)
- Chọn cỡ chữ trong mục Size (hoặc chọn hộp Size list trên thanh Formatting Tool)
- Các chức năng khác
§ Color : Chọn màu hiển thị
§ Strikethrough : Ví dụ
§ Superscript : Ví dụ
§ Subscript : Ví dụ
- Chọn nút OK để kết thúc định dạng d. Kẻ đường viền
- Chọn vùng dữ liệu cần vẽ đường viền
- Chọn Format - Cell, xuất hiện hộp hội thoại Format Cells
- Chọn Border
§ Presets : Chọn lọai đường viền
§ Border : Vẽ các đường viền
§ Line Style : Chọn kiểu đường viền
§ Line Color : chọn màu đường - Chọn nút OK để kết thúc
e. Tô nền
- Chọn vùng dữ liệu cần tô nền
- Chọn Format - Cell, xuất hiện hộp hội thoại Format Cells - Chọn Pattern
§ Color : Chọn màu tô
§ Pattern : Chọn kiểu tô - Chọn nút OK để kết thúc
IV. Tính toán trên bảng tính