CÔNG TY TNHH NỘI THẤT TĂNG ẢNH
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN TẠI CÔNG TY TNHH NỘI THẤT TĂNG ẢNH
3.2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động
Trong cơ cấu vốn của một doanh nghiệp xây dựng hiện nay, vốn lưu động chiếm một tỷ trọng rất lớn. Vốn lưu động nằm ở tất cả khâu của quá trình sản xuất và do chu kỳ sản xuất kéo dài, vốn bị đọng ở nhiều khâu nhƣ: trong giá trị sản phẩm dở dang, trong các khoản phải thu, các khoản tạm ứng thi công ... Việc sử dụng hiệu quả vốn lưu động phải giải quyết được mâu thuẫn giữa khối lượng vốn lớn và tốc độ luân chuyển nhanh. Sau đây là một số giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty TNHH Nội thất Tăng Ảnh-Bộ quốc phòng.
3.2.2.1. Đẩy nhanh việc thu hồi công nợ, thúc đẩy hoạt động thanh toán giữa các đối tác.
Qua phân tích công tác quản lý các khoản phải thu cho thấy Công ty TNHH Nội thất Tăng Ảnh cũng nhƣ nhiều công ty xây dựng khác có một khoản vốn lớn nằm tồn đọng trong khâu thanh toán, công nợ phải thu của công ty lên tới hơn 60 tỷ đồng. Nếu rút ngắn thời gian thu hồi nợ thì công ty sẽ tiết kiệm đƣợc nhiều chi phí, nó giúp công ty giảm nhiều khoản vay ngắn hạn.
Trong hoạt động đấu thầu xây dựng, khi đấu thầu công ty đƣa ra một mức giá dự toán cho việc thi công công trình. Nếu chủ đầu tƣ thấy mức giá đó là phù hợp, công ty sẽ được chấp nhận. Sau khi thắng thầu, chủ đầu tư có thể ứng trước một phần giá trị công trình hoặc công ty phải huy động vốn để tiến hành thi
công. Tuỳ theo thoả thuận, khi một hạng mục hoặc toàn bộ công trình hoàn thành, chủ đầu tƣ sẽ tiến hành thẩm định chất lƣợng, quyết toán và thanh toán cho nhà thầu.
Để thúc đẩy tốc độ thu hồi công nợ, công ty cần chú ý tới các vấn đề sau:
3.2.2.1.1.Xác định rõ nguồn vốn của các công trình mà công ty tham gia ký kết hợp đồng.
Đối với các doanh nghiệp xây dựng, các công trình có nguồn vốn đầu tƣ khác nhau sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thi công và có quá trình thanh quyết toán khác nhau.
Đối với công trình có vốn ngân sách cấp thường có đặc điểm là:
Quá trình quyết toán các hạng mục công trình chậm do việc chờ kết quả thẩm định của các cấp có thẩm quyền.
Quá trình thanh toán sẽ đƣợc tiến hành do chờ vốn cấp theo chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước hoặc các bộ ngành.
Đối với công trình có vốn nước ngoài:
Công trình luôn đòi hỏi về kỹ thuật, chất lƣợng cao, tiến độ thi công nhanh, có sự thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.
Quá trình thanh toán sẽ đƣợc tiến hành nhanh hơn đối với công trình có vốn ngân sách cấp.
Nhƣ vậy, qua việc tìm hiểu thực trạng nguồn vốn đầu tƣ cho các công trình mà công ty sẽ ký kết hợp đồng cung cấp nội thất, điện lạnh sẽ giúp cho việc ra quyết định có thực hiện hay không, nếu thực hiện thì đề ra phương án thi công phù hợp, dự tính trước được việc thanh toán do đó công ty chủ động hơn trong việc đảm bảo vốn cho kinh doanh. Đặc biệt, công ty nên hạn chế thi công trước các công trình chưa có kế hoạch cấp vốn từ ngân sách Nhà nước. Mặt khác, biết trước thực trạng nguồn vốn của các công trình để công ty có kế hoạch về vốn cho việc khởi đầu thi công công trình cũng nhƣ kế hoạch thu hồi vốn của công ty.
3.2.2.1.2. Thực hiện tốt công tác hoàn thiện hồ sơ quyết toán.
Hồ sơ thanh quyết toán đƣợc hoàn thiện dựa trên cơ sở thống nhất xác định khối lƣợng thi công các hạng mục công trình bao gồm các chi phí trực tiếp (vật liệu, nhân công, máy thi công), chi phí chung, lãi định mức và các đơn giá chi tiết kèm theo các phần việc của các hạng mục đó.
Hồ sơ thanh quyết toán là cơ sở đầu tiên trong quá trình thu hồi vốn của mọi công ty xây dựng. Do đó ngay từ bước khởi đầu này thì công ty cũng cần thực hiện tốt công tác hoàn thiện hồ sơ quyết toán với chủ đầu tƣ (bên A). Hồ sơ đƣợc lập hợp lý, hợp lệ, chính xác với hợp đồng đã ký thì bên A không có lý do gì để kéo dài thời gian thanh toán cho phía công ty. Nếu công trình bao gồm nhiều nhà thầu thì công ty còn cần kết hợp chặt chẽ với các nhà thầu khác cũng nhƣ bên A để tính toán chính xác khối lƣợng công việc đã hoàn thành bàn giao.
Để việc xác định khối lƣợng xây dựng hoàn thành bàn giao đƣợc tiến hành nhanh chóng thì về phía đơn vị mình, công ty luôn cần phải đảm bảo thi công đúng thiết kế, đúng tiến độ đồng thời phải coi trọng vấn đề kỹ thuật và chất lƣợng công trình. Nếu trong quá trình thi công có sự chỉnh sửa thiết kế thì công ty phải có hồ sơ lưu trữ toàn bộ những thay đổi đó để làm cơ sở cho việc xác định khối lƣợng. Mặt khác, đối với những công trình lớn có nhiều nhà thầu cùng tham gia thi công (bao gồm các nhà thầu chính và các nhà thầu phụ), việc xác định khối lƣợng xây dựng hoàn thành bàn giao không chỉ liên quan giữa Công ty TNHH Nội thất Tăng Ảnh và bên A mà còn có sự tham gia của giám sát kỹ thuật nhà thầu chính, thậm chí cả tƣ vấn xây dựng của bên A. Bởi vậy, trong quá trình thi công, Công ty TNHH Nội thất Tăng Ảnh cần giải quyết tốt mối quan hệ giữa đơn vị, nhà thầu chính, chủ đầu tƣ.
Việc tiến hành thi công đảm bảo thiết kế, tiến độ và thoả mãn các yêu cầu kỹ thuật, chất lƣợng và hoàn thành hồ sơ quyết toán nhanh gọn, chính xác là những nhân tố tích cực thúc đẩy quá trình thanh toán giá trị khối lƣợng hoàn thành bàn giao kể cả khi cần có sự thẩm định của các cơ quan có thẩm quyền.
3.2.2.2.Tăng cường công tác quản lý vốn lưu động trong khâu sản xuất.
Những đặc điểm rất phức tạp của hoạt động xây dựng đã gây rất nhiều khó
khăn cho Công ty TNHH Nội thất Tăng Ảnh trong việc quản lý vốn lưu động nói chung cũng nhƣ giá trị sản phẩm dở dang nói riêng. Những khó khăn có thể kể đến đối với công ty là:
Công ty phải tạm ngừng thi công do phải chờ chỉnh sửa thiết kế. Thông thường, thiết kế xây dựng là của chủ đầu tư hoặc tư vấn xây dựng đưa ra, công ty có trách nhiệm thi công theo đúng thiết kế đó. Việc tạm dừng thi công để chờ thiết kế không những xảy ra với những công trình vừa thiết kế vừa thi công mà ngay cả những công trình có quy mô lớn, đã có sự chuẩn bị kỹ càng nhƣng nhiều khi phải sửa đổi cho phù hợp với các tình huống thực tế phát sinh hay những thay đổi trong quy mô đầu tƣ, quy hoạch. Những lúc nhƣ vậy, công ty phải dừng thi công và chờ thiết kế mới hàng tuần, máy móc thiết bị phải nằm chờ, làm kéo dài thời gian thi công, tăng thêm chi phí.
Để có thể khắc phục phần nào thiệt hại trong những trường hợp này, trước khi thi công công ty cần yêu cầu chủ đầu tƣ khảo sát thật kỹ lƣỡng. Đồng thời, công ty cần đƣa ra những điều khoản cam kết cụ thể về trách nhiệm vật chất đối với việc làm chậm tiến độ thi công, lấy đó làm căn cứ yêu cầu chủ đầu tƣ có trách nhiệm bồi thường đối với những tổn thất do ngừng thi công gây ra.
Tương tự, đối với những công trình thi công theo tiến độ cấp vốn của chủ đầu tƣ, Công ty TNHH Nội thất Tăng Ảnh nên có sự thoả thuận về trách nhiệm vật chất của chủ đầu tƣ về những tổn thất mà công ty phải chịu khi ngừng thi công do thiếu vốn. Công ty cần đƣa vào hợp đồng những cam kết cụ thể về phương hướng giải quyết, mức bồi thường ... Tuỳ trường hợp, công ty có thể huy động nguồn vốn từ các nguồn khác hỗ trợ để đảm bảo thi công đƣợc diễn ra liên tục, tuy nhiên, cần ràng buộc chủ đầu tƣ để họ có trách nhiệm thanh toán những chi phí phát sinh do lỗi từ phía họ. Trong thực tế ngành xây dựng hiện nay, đây là một đòi hỏi rất khó thực hiện nhưng khi thị trường này đã đi vào trật tự, có sự bình đẳng giữa các bên thì công ty có thể tham khảo giải pháp này để nâng cao tốc độ luân chuyển của vốn lưu động trong khâu sản xuất, giảm giá trị sản xuất kinh doanh dở dang.
3.2.2.3. Thực hiện tốt công tác dự toán Ngân quỹ.
Trên cơ sở thực hiện đồng bộ các giải pháp trên, Công ty TNHH Nội thất Tăng Ảnh có thể tiến tới việc dự toán Ngân quỹ của mình. Mặc dù chƣa cụ thể và độ chính xác chƣa cao nhƣng chắc chắn nó sẽ hơn hẳn tình trạng khá bị động trong việc quản lý các dòng tiền xuất nhập quỹ nhƣ hiện nay. Với cơ chế quản lý vốn lưu động hiện hành, trong mùa xây dựng, nhiều khi công ty phải rất khó khăn trong việc tìm kiếm nguồn tài trợ để đáp ứng đủ những nhu cầu vốn lớn đột xuất phục vụ cho thi công các công trình. Đây không những là sự lãng phí lớn về chi phí và nhân lực, giảm sự lành mạnh trong hoạt động tài chính của công ty mà còn là bất lợi lớn của công ty trong sự cạnh tranh ngày càng quyết liệt của thị trường cung cấp nội thất.
Để dự toán đƣợc Ngân quỹ, phải nắm đƣợc quy mô thời điểm nhập xuất của các dòng tiền tệ. Việc cải thiện cơ chế thanh toán, tăng cường tốc độ thu hồi công nợ là cơ sở tốt để Công ty TNHH Nội thất Tăng Ảnh có thể nắm đƣợc các dòng tiền nhập quỹ. Vấn đề còn lại là quản lý các dòng tiền xuất quỹ. Đây có thể nói là công việc dễ dàng hơn và phụ thuộc nhiều vào nỗ lực quản lý của bản thân công ty.
Để quản lý các dòng tiền xuất quỹ, có thể chia chúng thành các khoản có thể dự trù được tương đối chính xác và các khoản tiền xuất quỹ biến động. Các dòng tiền xuất quỹ tương đối ổn định và có thể dự đoán trước là tiền lương phải trả cho cán bộ công nhân viên, tiền sửa chữa, bảo dƣỡng định kỳ máy móc, chi phí dịch vụ mua ngoài, lãi vay ngân hàng...Các khoản này có thể dự trù đƣợc tương đối chính xác nên công ty có thể chủ động hơn trong việc huy động vốn đáp ứng nhu cầu này. Để quản lý tốt ngân quỹ cần giảm thiểu sự biến động của các dòng xuất quỹ ổn định này bằng cách công ty có thể trích trước chi phí hoặc đặt ra mức chi phí kế hoạch làm khung chuẩn cho chi phí thực tế phát sinh.
Các dòng xuất quỹ khó có thể dự đoán trước là chi thanh toán nguyên vật liệu, chi sửa chữa máy móc hỏng bất thường cũng như chi phí các hoạt động bất thường khác...Để có thể dự đoán được chính xác nhu cầu thanh toán nguyên vật
liệu của các đội sản xuất, phòng kế toán tài chính cần phối hợp hoạt động với phòng dự án, phòng kinh doanh, nhà máy sản xuất ... Ngay từ khi nhận đƣợc thiết kế công trình, phòng thiết kế, phòng dự án, kinh doanh phải căn cứ vào hợp đồng để vạch ra tiến độ thi công hợp lý. Đó là cơ sở để phòng kế toán - tài chính dự trù nhu cầu vốn lưu động trong kỳ, đề ra các biện pháp cân đối giữa nguồn thu và chi, bù đắp thiếu hụt một cách chủ động. Tất nhiên trong quá trình thực hiện sẽ phát sinh những chênh lệch cần tới sự điều chỉnh nhƣng với sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban nhƣ trên thì việc điều chỉnh sẽ không quá phức tạp.
Đồng thời, sự phối hợp đó sẽ giúp cho vốn, vật tƣ... của công ty đƣợc quản lý chặt chẽ hơn, nghiệp vụ của các bộ phận trong công ty sẽ nâng cao và doanh nghiệp sẽ vững vàng hơn trong cơ chế thị trường đầy biến động.
Ngoài ra công ty cần xây dựng mối quan hệ với bên cung cấp. Việc ký trước hợp đồng về việc vận chuyển nguyên vật liệu đúng địa điểm thời gian cũng nhƣ với khung giá thoả thuận giúp công ty chủ động hơn trong việc đảm bảo đầy đủ nhu cầu nguyên vật liệu phục vụ cho thi công một cách kịp thời.
3.2.2.4 Các biện pháp kinh tế khác
Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động các doanh nghiệp ngoài cách sử dụng các giải pháp trên cần áp dụng một số biện pháp tổng hợp nhƣ: đẩy mạnh khâu tiêu thụ hàng hoá, xử lý kịp thời các vật tƣ hàng hoá chậm luân chuyển để giải phóng vốn; thường xuyên xác định phần chênh lệch giá giữa giá mua ban đầu với giá thị trường tại thời điểm kiểm tra tài sản lưu động tồn kho để có biện pháp xử lý kịp thời, hiệu quả; tăng cường việc kiểm tra tài chính đối với việc sử dụng vốn lưu động, thực hiện công việc này thông qua một số chỉ tiêu như: vòng quay vốn lưu động, sức sinh lợi của vốn lưu động ... Trên cơ sở đó, biết được rõ tình hình sử dụng vốn lưu động trong doanh nghiệp, phát hiện những vướng mắc nhằm sửa đổi kịp thời, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
Thực hiện nghiêm túc, triệt để công tác thanh toán công nợ, chủ động phòng ngừa rủi ro, hạn chế tình trạng bị chiếm dụng vốn mà từ đó làm phát sinh
nhu cầu vốn lưu động dẫn đến doanh nghiệp phải đi vay ngoài kế hoạch, tăng chi phí vốn mà đáng lẽ không có. Vốn bị chiếm dụng ngày càng trở thành gánh nặng cho doanh nghiệp khi trở thành nợ khó đòi, gây thất thoát vốn của doanh nghiệp. Bởi vậy, để chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp nên lập các quỹ dự phòng tài chính để có thể bù đắp khi vốn bị thiếu hụt.