Tiêu chí đánh giá hiệu quả ứng dụng phần mềm KIPOS tạ

9. Bố cục luận văn

1.4.3. Tiêu chí đánh giá hiệu quả ứng dụng phần mềm KIPOS tạ

Trung tâm Thông tin- Thư viện Viện Đại học Mở

Ngày nay phần mềm thƣ viện đã trở thành một công cụ không thể thiếu đối với việc xây dựng một thƣ viện điện tử. Nó quyết định đến sự hiệu quả của việc tạo ra các sản phẩm thông tin phụ vụ nhu cầu của bạn đọc. Để đánh giá hiệu quả ứng dụng phần mềm thƣ viện tại một cơ quan TTTV, cần dựa trên các tiêu chí sau:

Phần mềm phải đáp ứng đƣợc yêu cầu tự động hóa các nghiệp vụ chuẩn của thƣ viện với chức năng: bổ sung, biên mục, tra cứu trực tuyến, quản lý lƣu thông, quản lý ấn phẩm định kỳ, quản lý kho tài liệu số, mƣợn liên thƣ viện, quản trị hệ thống. Đồng thời phải tuân thủ các chuẩn quốc tế về hoạt động thông tin thƣ viện, có thể tích hợp với các thiết bị phụ trợ trong thƣ viện, thống nhất trong từ quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất lao động một cách tối đa.

Ứng dụng phần mềm thƣ viện sẽ tối ƣu hóa phƣơng thức tìm kiếm thông tin, thông qua các sản phẩm thông tin đƣợc tạo ra sau khi sử dụng phần mềm thƣ viện. Đó là hệ thống cơ sở dữ liệu thƣ mục, cơ sở dữ liệu toàn văn, hệ thống tra cứu trực tuyến… Từ đó phát triển nhu cầu đọc, nhu cầu nghiên cứu và nâng cao kỹ năng thông tin cho bạn đọc.

Thông tin đƣợc luân chuyển nhanh chóng, kịp thời và chính xác từ các tài liệu đến với bạn đọc, thỏa mãn nhu cầu tin và mở rộng nhu cầu tin mới, giúp bạn đọc phát triển tƣ duy sáng tạo.

Việc quản lý tài liệu in cũng nhƣ tài liệu số đƣợc tiến hành một cách khoa học dễ dàng. Bất kỳ lúc nào cũng có thể thống kê một cách chi tiết theo yêu cầu của ngƣời sử dụng.

53

Phần mềm thƣ viện chính là công cụ đắc lực phục vụ cho nhu cầu học tập từ xa trong chƣơng trình đào tạo của trƣờng. Với đặc thù cơ sở không tập trung, cho nên vấn đề phục vụ tài liệu học tập từ xa thông qua mạng internet là mục tiêu hàng đầu của trƣờng. Thƣ viện phải là nơi cung cấp các tài liệu số, các dịch vụ thông tin, các cơ sở dữ liệu để tạo điều kiện học tập, và nghiên cứu tốt nhất cho bạn đọc.

54

Chƣơng 2: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KIPOS TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƢ VIỆN VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI 2.1. Thực trạng ứng dụng ứng dụng phần mềm KIPOS

2.1.1. Phân hệ Biên mục

Một trong những công đoạn quan trọng làm nên thành công của hoạt động nghiệp vụ thông tin thƣ viện, đó là biên mục tài liệu. Biên mục tài liệu nhằm tạo ra công cụ thƣ mục, thực hiện việc kiểm soát thƣ mục, giúp cho việc tổ chức sắp xếp tài liệu theo hệ thống khoa học, dễ dàng tra cứu, tạo thuận lợi cho việc chia sẻ nguồn tài nguyên.

Phân hệ Biên mục trong Phần mềm Quản lý Thƣ viện KIPOS đã h trợ tối đa nhất công tác biên mục tài liệu tại Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở, cho phép cán bộ thƣ viện dễ dàng tạo lập các CSDL thƣ mục, các bộ sƣu tập có chất lƣợng, tuân thủ các chuẩn và quy tắc nghiệp vụ.

Để bắt đầu biên mục một biểu ghi mới, cán bộ thƣ viện vào theo trình đơn Hệ thốngBiểu ghi MARCTạo mới, hoặc trên thanh công cụ MARC

nhấn vào nút Tạo mới biểu ghi MARC:

Giao diện trình biên tập biểu ghi MARC - MarcEditor sẽ xuất hiện. Mặc định, chƣa có bộ sƣu tập nào đƣợc chọn và giao diện cũng không xuất hiện các ô nhập dữ liệu.

55

Hình 2.1: Giao diện Trình biên tập MARC

Ngƣời cán bộ biên mục phải chọn bộ sƣu tập cho tài liệu. Bộ sƣu tập đƣợc xây dựng theo nhu cầu của thƣ viện, đƣợc tạo lập trƣớc khi tiến hành biên mục với tính năng thiết lập sƣu tập trong phân hệ này. Điều này cho phép các thƣ viện tạo lập các khuôn mẫu biên mục và trình diễn thông tin thƣ mục theo từng loại tài liệu đặc thù, đáp ứng hoàn toàn nhu cầu mô tả và hiển thị thông tin thƣ mục theo nhu cầu cá biệt của mình.

56

Hình 2.2: Giao diện thiết lập bộ sưu tập

57

Sau khi lựa chọn Bộ sƣu tập, cửa sổ biên mục MARC sẽ xuất hiện bao gồm các trƣờng của form tài liệu mà đã chọn ở bƣớc trên. Cán bộ biên mục tiến hành biên mục với các trƣờng dữ liệu.

Ví dụ: Biên mục cho cuốn sách “Kỹ thuật xây dựng ASP.net” sẽ bao gồm các trƣờng sau:

008 – Nhãn trƣờng điều khiển : 081223s2008 vm| vie 082 – DDC: $a005.133$bNG-L

100 – Tác giả cá nhân: Nguyễn Văn Lân

245 – Nhan đề và thông tin trách nhiệm: $aKỹ thuật xây dựng ứng dụng ASP.net / $cNguyễn Văn Lân (chủ biên); Phƣơng Lan (hiệu đính). $nTập 2

260 – Thông tin xuất bản: $aHà Nội : $bLao động Xã hội,$c2008 300 – Mô tả vật lý: $a303tr. ; $c24cm

520 – Tóm tắt: $aNội dung cuốn sách bao gồm: Tham khảo toàn diện về ASP.net; Mở rộng các chủ đề CSDL; Kỹ thuật nâng cao điều khiển hiển thị dữ liệu; Gửi mail xử lý file, điều khiển l i; Các vấn đề bảo mật và bảo mật trong ứng dụng; Membership, Role, Profile, Session, Cookies...; Chi tiết xây dựng ứng dụng Blog.

653 – Từ khóa: $aTin học,$aLập trình,$aMáy tính 700 – Tác giả cá nhân khác: $aPhƣơng Lan (hiệu đính)

Sau khi cán bộ thƣ viện nhập xong dữ liệu của các trƣờng, nếu muốn tạo ảnh đại diện cho biểu ghi thì click vào URL. Giao diện sẽ liên kết tới kho tƣ liệu của thƣ viện có chứa các ảnh đại diện (ảnh bìa) của tài liệu. Chọn ảnh bìa đƣợc lƣu sẵn trong kho MaptoMARC. Sau đó họn tình trạng Công bố

58

Hình 2.4: Giao diện kết quả biên mục sau khi tra cứu trên OPAC

Trong trƣờng hợp muốn thêm trƣờng hoặc thêm trƣờng con dữ liệu, ngƣời biên mục click phải vào lề phía bên trái rồi chọn các chức năng mà ngƣời biên mục muốn. Chỉ những trƣờng lặp mới thêm đƣợc trƣờng dữ liệu.

59

Hình 2.6: Giao diện Thêm trường con

Tuy nhiên không phải tài liệu nào thƣ viện cũng tạo ảnh đại diện cho biểu ghi, cũng nhƣ biên mục đầy đủ các trƣờng dữ liệu.Trong quá trình biên mục, để biên mục đƣợc nhanh hơn, cán bộ thƣ viện đã lƣợc bớt đi một số trƣờng. Nhiều tài liệu biên mục còn sơ sài, thiếu trƣờng tóm tắt, định từ khóa thì quá ít, khiến cho việc tra cứu chƣa triệt để.

Ví dụ: Cuốn “Kế toán chi phí” của TS. Nguyễn Khắc Hùng biên mục thiếu trƣờng tóm tắt và trƣờng từ khóa có đặt một từ khóa “kế toán chi phí” rất sơ sài.

Hình 2.7: Giao diện kết quả biên mục sau khi tra cứu trên OPAC (không có trường tóm tắt)

60

Nhập khẩu dữ liệu thư mục

Nhập khẩu dữ liệu thƣ mục là một trong những tính năng quan trọng của một hệ thống phần mềm thƣ viện tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế. Chức năng nhập khẩu dữ liệu của KIPOSClient giúp cho thƣ viện của bạn dễ dàng thu thập và nhập vào các biểu ghi thƣ mục từ các hệ thống khác, cho phép giảm tối đa thời gian và chi phí xây dựng CSDL, nâng cao chất lƣợng dữ liệu.

Trong quá trình chuyển đổi dữ liệu từ Libol sang KIPOS, Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở đã sử dụng triệt để tính năng nhập khẩu dữ liệu thƣ mục này.

Phần mềm KIPOS làm việc với các biểu ghi MARC ở định dạng MARCXML, mà các biểu ghi dữ liệu từ phần mềm Libol ở định dạng ISO2709 nên trƣớc khi nhập khẩu dữ liệu từ Libolsang KIPOS, phải thực hiện thao tác chuyển đổi định dạng. Cán bộ thƣ viện truy cập theo trình đơn Công

cụ  Chuyển đổi MARCXML-ISO2709; chọn kiểu chuyển đổi, chọn tệp

nguồn và tệp đích, nhấn nút Chạy.

61

Sau khi kết thúc quá trình chuyển đổi định dạng, thƣ viện mới tiếp tục thực hiện nhập khẩu siêu dữ liệu. Thao tác thực hiện rất đơn giản: Hệ thốngNhập khẩu siêu dữ liệu

Hình 2.9: Giao diện Nhập khẩu siêu dữ liệu

Nhấn vào nút chọn các tệp tin nguồn để chọn tệp tin siêu dữ liệu định dạnh MARCXML.

- Tên tệp: Các tệp tin nguồn đƣợc chọn

- File: Số tệp và thứ tự tệp đang xử lý, tên tệp đang đƣợc xử lý. Tại một

thời điểm chƣơng trình chỉ làm việc với 1 tệp dữ liệu nguồn.

- BIBLIOGRAPHIC: Chỉ ra loại biểu ghi đang xử lý là thƣ mục. Chƣơng

trình có thể phân biệt và xử lý nhiều loại biểu ghi siêu dữ liệu khác nhau.

- Tổng sổ bản ghi: Tổng số bản ghi của tệp nguồn

- Bản ghi lỗi: Số bản ghi bị l i

- Lỗi CSDL: Số bản ghi trong quá trình nhập khẩu bị l i CSDL

- Nhập khẩu thành công: Số bản ghi đã nhập khẩu thành công của tệp

62

KIPOSClient đồng thời thông báo trạng thái của công việc nhập khẩu dữ liệu thông qua hiển thị tiến trình và thông điệp, giúp cho thƣ viện có đầy đủ thông tin về quá trình nhập khẩu siêu dữ liệu thƣ mục.

Nhận xét thực trạng ứng dụng phân hệ Biên mục

Phân hệ Biên mục của phần mềm KIPOS đã h trợ tối đa công tác biên mục của thƣ viện, giúp cho thƣ viện xây dựng đƣợc cơ sở dữ liệu thƣ mục chính xác, đầy đủ mà các bƣớc tiến hành đƣợc rút gọn hơn nhiều. Không cần phải qua biên mục sơ lƣợc nhƣ nhiều phần mềm khác.

Tuy nhiên trong quá trình biên mục, có nhiều tài liệu thƣ viện không biên mục trƣờng tóm tắt. Việc này sẽ khiến cho bạn đọc khó xác định những tài liệu có nội dung phù hợp với nhu cầu tin của mình trong quá trình tra cứu tin. Ngoài ra thƣ viện không biên mục báo, tạp chí, nên đã bỏ sót một lƣợng lớn thông tin mới và cập nhật thƣờng xuyên này.

Trong lần chuyển đổi và hồi cố dữ liệu, thƣ viện đã thuê cộng tác viên sửa biểu ghi, nên nhiều biểu ghi biên mục bị trùng dù đã kiểm tra trùng trƣớc khi biên mục, lý do là l i chính tả trong quá trình đánh máy.

2.1.2. Phân hệ Quản lý Kho tư liệu số

Trong thƣ viện truyền thống thì việc quan trọng nhất là tổ chức kho tƣ liệu của mình một cách có khoa học để có thể quản lý và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và hiệu quả. Trong thƣ viện số cũng vậy, việc tổ chức kho tƣ liệu số cũng nhằm mục đích quản lý tài liệu số một cách dễ dàng. Phân hệ Quản lý Kho tƣ liệu số của phần mềm KIPOS đƣợc xây dựng dựa trên mục đích đó. Ngƣời sử dụng có thể dễ dàng tải các tệp tin từ máy client lên server một cách trực quan thông qua giao diện với khung màn hình client và server hiển thị song song giúp cho việc quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn.

63

Để sử dụng phân hệ này, cán bộ thƣ viện vào Hệ thốngQuản lý kho tư liệu số. Khi chọn chức năng quản lý kho tƣ liệu số, cửa sổ quản lý kho tài

liệu số sẽ xuất hiện

Hình 2.10: Giao diện Quản lý kho tư liệu số

- Khung màn hình thứ nhất nằm phía bên trái của cửa sổ quản lý kho tƣ liệu số giúp thƣ viện quản lý các dữ liệu trên máy tính hiện thời mà bạn đang sử dụng. Khung quản lý này cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản của windows.

- Khung màn hình thứ hai nằm phía bên phải của cửa sổ quản lý kho tƣ liệu số giúp thƣ viện quản lý các tƣ liệu đƣợc số hóa trên máy chủ mà tƣ liệu số đƣợc lƣu trữ. Khung màn hình quản lý này cũng cung cấp các tính năng cơ bản của Windows, và cung cấp một số tính năng phục vụ hiệu quả cho việc quản lý, xử lý các tài liệu số một cách hiệu quả.

M i khung màn hình lại đƣợc chia nhỏ hơn thành 2 ngăn: một ngăn chứa các thƣ mục gốc, ngăn còn lại chứa thƣ mục con, chi tiết trong thƣ mục gốc. Thƣ viện có thể đƣa dữ liệu từ máy tính của bạn lên máy chủ đồng thời tải dữ liệu từ máy chủ về máy tính của bạn một cách dễ dàng. Khung màn hình đƣợc bố trí song song giúp bạn dễ dàng quản lý và chuyển giao dữ liệu

64

giữa máy chủ và máy tính của bạn. Các tình trạng dữ liệu đang ở thƣ mục nào, việc tải dữ liệu về và đƣa dữ liệu lên ra sao đều đƣợc hiển thị ở bên dƣới đáy của cửa sổ.

Để tải dữ liệu từ máy tính lên kho tƣ liệu số của KIPOS, cán bộ thƣ viện chỉ cần chọn nút Chuyển tới. Cửa sổ cho phép chọn ổ đĩa/ thƣ mục cần mở. Cửa sổ này hiển thị tất cả các ổ đĩa và thƣ mục trong máy tính của thƣ viện. Lựa chọn ổ đĩa hoặc thƣ mục đó rồi chọn OK ổ đĩa hoặc thƣ mục đó sẽ đƣợc hiển thị trên khung hiển thị thƣ mục.

Hình 2.11: Giao diện Quản lý kho tư liệu số với các tệp nội dung

Cán bộ thƣ viện thực hiện các thao tác Sao chép từ khung màn hình

máy khách rồi Dán vào khung màn hình máy chủ tại các thƣ mục đã tạo sẵn. Thƣ mục dữ liệu sẽ đƣợc phân cấp theo hình cây, vì thế dễ dàng cho thƣ viện trong việc tạo các thƣ mục dữ liệu theo ý muốn, để dễ dàng quản lý. Đặc biệt các tệp tin trong thƣ mục đƣợc sắp xếp theo thứ tự Alphabeta, hiển thị dầy đủ thông tin (tên, kích thƣớc, kiểu, ngày sửa đổi cuối cùng)

Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở tổ chức kho tƣ liệu số theo các bộ sƣu tập, tức là bao gồm: Sách tiếng Việt, Sách ngoại văn, Luận văn, Luận án,

65

Khóa luận, Kết quả NCKH, Bài giảng. Trong m i bộ sƣu tập lớn, các tài liệu số đƣợc phân chia theo từng lĩnh vực chuyên ngành ứng với các mục chính trong bảng phân loại DDC:

- 000: Tổng quát

- 100: Triết học và tâm lý học - 200: Tôn giáo

- 300: Khoa học xã hội - 400: Ngôn ngữ

- 500: Toán học và khoa học tự nhiên - 600: Kỹ thuật

- 700: Nghệ thuật - 800: Văn học - 900: Lịch sử địa lý

Ở một số lĩnh vực thuộc chuyên ngành đào tạo của trƣờng, thì bộ sƣu tập trong kho tài liệu số đƣợc phân cấp sâu hơn.

Ví dụ trong thƣ mục 600 – Kỹ thuật đƣợc phân chia thành các thƣ mục con là:

- 660: Kỹ thuật hóa học - 670: Công nghệ sản xuất - 680: Sản xuất chuyên dụng - 690: Nhà và xây dựng

Các tài liệu số trƣớc khi đƣợc tải lên máy chủ, đều đƣợc tách file ra thành từng trang dạng jpg thông qua phần mềm PDF X Change View, để tiến hành biên tập tài liệu số theo chuẩn METS.

66

Nhận xét thực trạng ứng dụng phân hệ Quản lý kho tư liệu số

Với các tính năng ƣu việt của một phần mềm quản lý, KIPOS đã h trợ đắc lực công tác quản lý dữ liệu của Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở. Phân hệ này đã giúp thƣ viện quản lý các tệp tin từ xa,cho phép cán bộ thƣ viện tập hợp các tệp tin tài liệu số và tải lên server, quản trị từ xa kho dữ liệu số của mình.

Các tính năng nhƣ: duyệt xem, tải lên, tải về, sửa chữa tệp tin nội dung, tạo ảnh đại diện… đã rất hữu ích trong việc xây dựng các bộ sƣu tập số trên hệ thống máy chủ, giúp cho công đoạn biên mục, biên tập dữ liệu đƣợc nhanh chóng và thuận tiện.

2.1.3. Phân hệ Biên tập tài liệu số

Biên tập tài liệu số là việc xây dựng cấu trúc cho tài liệu số, giúp cho việc sử dụng tài liệu số của bạn đọc trở nên dễ dàng, thƣ viện có thể quản lý chặt chẽ việc truy cập tài liệu của bạn đọc. KIPOS biên tập tài liệu số theo chuẩn METS. M i đối tƣợng số sẽ đƣợc đính kèm vào một ghi thƣ mục MARC đã biên mục trƣớc đó. Tùy vào cách mà ngƣời sử dụng muốn biên tập tài liệu số nhƣ thế nào để phục vụ cho việc tìm kiếm, có thể theo