9. Bố cục luận văn
1.4.1. Quá trình chuyển đổi từ Libol và Dspace sang KIPOS
Trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, việc chuyển đổi từ thƣ viện truyền thống sang thƣ viện điện tử/thƣ viện số đang là xu thế chung của các thƣ viện đại học tại Việt Nam, nhằm nâng cao chất lƣợng phục vụ bạn đọc. Nắm bắt đƣợc xu thế đó Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở (trƣớc đây là Phòng Thƣ viện) đã bắt đầu xây dựng thƣ viện điện tử từ năm 2008 với sự ứng dụng phần mềm Libol 6.0 do Công ty Tinh Vân cung cấp.
Libol đƣợc coi là phần mềm quản trị thƣ viện tích hợp đầu tiên ở Việt Nam. Phiên bản 6.0 có đầy đủ 9 phân hệ chức năng phục vụ cho các công tác nghiệp vụ thƣ viện và phục vụ ngƣời dùng tin:
- Phân hệ Quản lý - Phân hệ Bổ sung - Phân hệ Biên mục
- Phân hệ Ấn phẩm định kỳ - Phân hệ Lƣu thông
- Phân hệ Bạn đọc - Phân hệ Sƣu tập số
- Phân hệ Mƣợn liên thƣ viện - Phân hệ Tra cứu
Tuy nhiên trên thực tế phân hệ Sƣu tập số trong phần mềm Libol không hoạt động đƣợc. Từ phía nhà cung cấp phần mềm cũng không khắc phục đƣợc l i đó. Đến năm 2012, Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở đã sử dụng thêm phần mềm mã nguồn mở Dspace, với mục đích vừa có thể quản lý tài liệu truyền thống trên phần mềm Libol, vừa tạo lập đƣợc các bộ sƣu tập số trên Dspace, nhằm phục vụ nhu cầu học từ xa của các bạn sinh viên.
47
Thực trạng đó đã dẫn đến nhiều bất lợi cho công tác làm nghiệp vụ cũng nhƣ tra cứu sử dụng tài liệu của bạn đọc, bởi hai phần mềm này hoạt động độc lập, không liên kết biểu ghi thƣ mục với tệp tin tài liệu số, không chung giao diện truy cập. Phần mềm mã nguồn mở thƣờng không hoàn toàn tƣơng thích mới phần mềm mã nguồn đóng (ở đây là Dpace – phần mềm mã nguồn mở và Libol – Phần mềm mã nguồn đóng). Khi thƣ viện đã đầu tƣ cho việc thiết lập các định dạng lƣu trữ dữ liệu và ứng dụng phần mềm đóng, thì việc cố gắng tích hợp những giải pháp phần mềm mã nguồn mở là rất tốn kém và cực kỳ khó khăn. Từ trƣớc tới nay, chƣa có một nhà sản xuất phần mềm nào làm đƣợc điều đó.
Qua khảo sát thực tế, và tổng hợp dữ liệu cho thấy từ năm 2008 đến năm 2013, Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở đã biên mục đƣợc khoảng 18.000 biểu ghi thƣ mục trên phần mềm Libol. Tuy nhiên thời gian này, thƣ viện không sử dụng Khung phân loại. Dữ liệu biên mục chỉ bao gồm các trƣờng: Tiêu đề, Tác giả, Thông tin xuất bản, Thông tin vật lý, Từ khóa. Vì thế việc sắp xếp tài liệu trong thƣ viện đƣợc sắp xếp theo số đăng ký cá biệt, và theo quy ƣớc của cán bộ thƣ viện. Dữ liệu mô tả thƣ mục chỉ để phục vụ cho việc bạn đọc tra cứu tài liệu, việc tìm kiếm tài liệu trong kho vô cùng khó khăn.
Bên cạnh đó phần mềm mã nguồn mở Dspace đƣợc sử dụng với mục đích xây dựng các bộ sƣu tập số, đã gặp những khó khăn trong việc bảo mật dữ liệu. Có khoảng 10.000 tài liệu số đã đƣợc đăng tải trên tài khoản Dspace của thƣ viện từ năm 2012 tới năm 2014, chủ yếu là các tài liệu sƣu tập trên mạng, không mang nhiều giá trị khoa học, bạn đọc chỉ đƣợc quyền đọc chứ không đƣợc quyền tải về. Mặc dù vậy dữ liệu vẫn không tránh khỏi tình trạng bị đánh cắp.
Ngoài ra trong quá trình sử dụng song song cả 2 phần mềm trên cùng một hệ thống dữ liệu đã dẫn đến tình trạng phức tạp hóa công đoạn biên mục
48
tài liệu. Cán bộ thƣ viện vừa phải thực hiện biên mục dữ liệu mô tả của một tài liệu xếp giá, đồng thời lại lặp lại thao tác biên mục cho nội dung số của tài liệu đó ở một giao diện phần mềm khác.
Với đặc thù là một Viện đào tạo đa ngành, phát triển mạnh mô hình đào tạo từ xa, nên thƣ viện phải là nơi cung cấp tận nơi nguồn học liệu cho ngƣời dạy cũng nhƣ ngƣời học. Trƣớc những hạn chế khi sử dụng cùng một lúc hai phần mềm cho việc quản lý vốn tài liệu thƣ viện, quản lý bạn đọc, và h trợ công tác nghiệp vụ, Trung tâm TTTV Viện ĐH Mở đã quyết định chuyển đổi từ phần mềm Libol 6.0 và phần mềm Dspace sang sử dụng duy nhất phần mềm KIPOS, kết hợp tổng thể cả quản trị thƣ viện tích hợp và quản lý thƣ viện số. Tháng 8 năm 2014 là mốc đánh dấu cho sự chuyển đổi to lớn trong công tác thƣ viện của Trung tâm.
Với tính năng nhập khẩu dữ liệu thông qua giao thức Z39.50, KIPOS dễ dàng chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm Libol sang KIPOS. Sự chuyển đổi dữ liệu này đã đƣợc sự h trợ từ phía nhà sản xuất phần mềm KIPOS - Công ty CP Phần mềm Hiện Đại. Trong khoảng thời gian 1 tháng, việc chuyển đổi 18 nghìn biểu ghi từ phần mềm Libol sang KIPOS đã hoàn thành, trong đó đã chuyển đổi thành công 10 nghìn biểu ghi, phát hiện hơn 6 nghìn biểu ghi trùng, và khoảng 2 nghìn biểu ghi bị mất, do khi chƣa chuyển đổi xong, hệ thống phần mềm Libol đã bị xóa. Cùng với đó, thƣ viện cũng đã xóa phần mềm Dspace ngay sau khi KIPOS đi vào hoạt động.
Quá trình chuyển đổi dữ liệu gặp phải rất nhiều khó khăn trong việc lọc biểu ghi trùng, và trộn biểu ghi. Nguyên nhân xuất phát từ vấn đề các cơ sở thƣ viện đặt tại nhiều nơi, cùng sử dụng chung một hệ thống máy chủ CSDL, sau khi bổ sung sách về thƣ viện trung tâm, phân tán sách tới các thƣ viện thành viên, thì cán bộ thƣ viện tại các thƣ viện thành viên tiến hành biên mục
49
mà không kiểm tra trùng, nên dẫn đến có rất nhiều biểu ghi trùng trong CSDL.
Bên cạnh đó là vấn đề sử dụng Khung phân loại. Trƣớc đây, khi dùng Libol, thƣ viện không sử dụng Khung phân loại nào, sau khi ứng dụng KIPOS, cùng với xu thế chung của các thƣ viện, và mục tiêu xây dựng thƣ viện số, nên thƣ viện đã sử dụng Khung phân loại DDC23 là khung phân loại mới nhất hiện nay. Chính vì thế, sau khi chuyển đổi dữ liệu xong, thƣ viện phải hồi cố lại toàn bộ dữ liệu, gán ký hiệu phân loại cho m i tên tài liệu. Cùng với đó là việc biên tập tài liệu số cho m i biểu ghi thƣ mục nếu tài liệu đó có bản điện tử. Trung tâm TTTV tiến hành song song cả hai việc: định ký hiệu phân loại cho tài liệu và biên tập tài liệu số trên phần mêm KIPOS, in nhãn và in mã vạch gán cho từng tài liệu.
Công việc chuyển đổi và hồi cố dữ liệu đã hoàn thành trong khoảng thời gian hơn 2 tháng với sự huy động tối đa nguồn nhân lực tại thƣ viện. Hiện nay, số lƣợng dữ liệu trong phần mềm KIPOS của thƣ viện đƣợc thể hiện qua bảng sau:
STT CSDL Biểu ghi thư mục Tài liệu số
1 Sách tiếng Việt 8996 594
2 Sách ngoại văn 496 0
3 Luận văn luận án 0 308
4 Khóa luận 1185 0
5 Kết quả NCKH 0 47
6 Bài giảng 0 18
TỔNG 10.667 967
50