CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU
Một số vấn đề chung về các khoản phải thu
Mỗi sự vật và hiện tượng đều có nhiều cách hiểu và diễn đạt khác nhau, dẫn đến sự tồn tại của nhiều khái niệm để mô tả các khoản phải thu Chúng ta có thể tiếp cận vấn đề này một cách tổng quát hoặc chi tiết, và dưới đây là hai trong số nhiều khái niệm như vậy.
Theo từ điển Cambridge, khoản phải thu là số tiền mà một công ty đang chờ nhận từ khách hàng, thể hiện khoản nợ mà khách hàng còn thiếu.
Theo Adam Hayes, các khoản phải thu (AR) đại diện cho số dư tiền mà công ty chưa nhận từ khách hàng cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp Chúng được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán như một tài sản lưu động và bao gồm mọi khoản nợ từ khách hàng liên quan đến giao dịch mua bán tín dụng.
Các khoản phải thu bao gồm: Phải thu khách hàng (Phải thu ngắn hạn/ Phải thu dài hạn); Thuế GTGT được khấu trừ; Phải thu khác; Tạm ứng
1.1.2 Nguyên tắc kế toán các khoản phải thu
Các khoản phải thu cần được quản lý một cách chi tiết, bao gồm việc theo dõi từng đối tượng, thời hạn phải thu, loại nguyên tệ và các yếu tố liên quan đến từng lần thanh toán.
Phải thu của khách hàng bao gồm các khoản nợ thương mại phát sinh từ giao dịch mua bán Kế toán cần phân loại các khoản nợ theo khả năng thanh toán, bao gồm nợ có thể thu hồi đúng hạn, nợ khó đòi và nợ không thể thu hồi Việc phân loại này giúp xác định số trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi và đưa ra biện pháp xử lý đối với các khoản nợ không thu hồi được.
Phải thu khác gồm các khoản phải thu không có tính thương mại, không liên quan đến giao dịch mua – bán
Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán phân loại các khoản phải thu thành dài hạn hoặc ngắn hạn dựa trên kỳ hạn còn lại Các khoản phải thu này có thể bao gồm khoản phải thu từ khách hàng, khoản trả trước cho người bán, khoản phải thu khác và các khoản dự phòng.
Trong Bảng cân đối kế toán, các chỉ tiêu phải thu không chỉ bao gồm các tài khoản phải thu mà còn có thể phản ánh các khoản khác như khoản cho vay tại tài khoản 1283 và khoản ký quỹ, ký cược Việc quản lý các khoản phải thu này là rất quan trọng để đảm bảo tình hình tài chính của doanh nghiệp được duy trì ổn định và hiệu quả.
Việc xác định các khoản phải lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi dựa trên các mục phân loại là phải thu ngắn hạn và dài hạn trong Bảng cân đối kế toán, bao gồm TK 244 và khoản tạm ứng ở TK 141.
Kế toán cần xác định các khoản phải thu đáp ứng định nghĩa về tiền tệ có gốc ngoại tệ để thực hiện việc đánh giá lại vào cuối kỳ khi lập Báo cáo tài chính.
1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán các khoản phải thu
Theo dõi và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ thanh toán trong kinh doanh là rất quan trọng, cần thực hiện chi tiết theo từng khách hàng, từng hợp đồng và từng khoản nợ, đồng thời theo dõi thời gian thanh toán một cách chính xác.
Ghi chép chính xác, kịp thời lên hệ thống các chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp của phần hành các khoản phải thu
Tổ chức giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ của khách hàng là rất quan trọng để đảm bảo tình hình chấp hành các kỷ luật thanh toán tài chính và tín dụng Việc này giúp duy trì sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính, đồng thời giảm thiểu rủi ro trong các giao dịch tín dụng.
Theo dõi chặt chẽ tình hình các khoản nợ, bao gồm nợ trong hạn, nợ đến hạn, nợ quá hạn và nợ có khả năng không thu hồi, là cần thiết để quản lý hiệu quả và cải thiện khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
1.1.4 Các biện pháp quản lý nợ phải thu
Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan để theo dõi các khoản nợ phải thu của khách hàng, bao gồm chi tiết nội dung nợ theo từng khách hàng và đơn hàng Cần ghi nhận và theo dõi các chứng từ kèm theo ngày tháng rõ ràng, giúp kế toán dễ dàng giải trình khi khách hàng khiếu nại hoặc khi có yêu cầu báo cáo tình hình công nợ từ cấp trên.
Kế toán phối hợp với bộ phận bán hàng và quản lý chứng từ để nhắc nhở khách hàng thanh toán nợ đúng hạn Đồng thời, kịp thời báo cáo cho cấp quản lý về những tình huống phát sinh ngoài dự kiến.
Kế toán phải thu cần phải đảm bảo tính chính xác trong thông tin về các khoản nợ, vì đây là một khoản mục nhạy cảm Sự thiếu chính xác có thể dẫn đến sai sót, gây hiểu nhầm giữa khách hàng và công ty.
Khi khách hàng tiếp tục đặt đơn hàng mới trong khi chưa thanh toán tiền nợ
Nội dung kế toán các khoản phải thu
1.2.1 Kế toán các khoản phải thu khách hàng
Quan hệ phải thu khách hàng phát sinh khi công ty cung cấp dịch vụ hoặc thanh lý tài sản theo hình thức bán chịu hoặc trả trước Để giảm thiểu rủi ro và tránh mất mát do khách hàng không thanh toán, công ty cần tổ chức công tác kế toán thanh toán hiệu quả với từng khách hàng, đặc biệt là những khách hàng có khoản phải thu lớn.
Hợp đồng bán hàng, hóa đơn, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, biên bản quyết toán, biên bản điều chỉnh và biên bản xác nhận công nợ là những tài liệu quan trọng trong quy trình giao dịch thương mại, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp cho các giao dịch tài chính.
Kế toán sử dụng tài khoản 131 để theo dõi nợ phải thu khách hàng
Kết cấu và nội dung phản ánh
Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”
Số tiền phải thu khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, BĐS đầu tư,
TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính
Số tiền thừa trả lại cho khách hàng Đánh giá lại các khoản thu bằng ngoại tệ
Số tiền khách hàng đã trả nợ
Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng
Khoản giảm giá hàng bán, hàng mua trả lại, số tiền chiết khẩu thanh toán, chiết khẩu thương mại cho người mua
Số tiền còn phải thu của khách hàng
Số tiền nhận trước hoặc số tiền đã thu vượt quá số phải thu của khách hàng tạo ra một tài khoản lưỡng tính Tài khoản này có số dư bên Nợ và bên Có, phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách rõ ràng.
Khi lập Bảng cân đối kế toán, cần phản ánh chính xác số tiền đã nhận trước hoặc số tiền thu vượt quá số phải thu của từng khách hàng cụ thể.
9 dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên
“Tài sản” và bên “Nguồn vốn”
Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền, kế toán ghi nhận doanh thu ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (Tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Giá chưa có thuế)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
Trường hợp chiết khấu thương mại; hàng bán bị khách hàng trả lại:
Nợ TK 5213 – Hàng bán bị trả lại (Giá chưa có thuế)
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
Trường hợp chiết khấu cho người mua thanh toán trước thời hạn quy định:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Nợ Tk 635 – Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
Nhận được tiền do khách hàng trả (kể cả tiền lãi của số nợ - nếu có), nhận tiền ứng trước của khách hàng:
Nợ TK 111 – Tiền mặt/ TK112 – Tiền gửi ngân hàng: khoản tiền khách hàng thanh toán
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (phần tiền lãi)
Bù trừ khoản nợ phải thu và nợ phải trả cho cùng một đối tượng (cấn trừ công nợ):
Nợ TK 331 – Phải trả người bán
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
Khách hàng thanh toán nợ bằng vật liệu, hàng hóa, dụng cụ:
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu/ TK 153 – Công cụ, dụng vụ/ TK 156 – Hàng hóa
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
Sơ đồ hạch toán Phải thu khách hàng
1.2.2 Kế toán thuế GTGT được khấu trừ
Kế toán tài khoản thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ ghi nhận số thuế GTGT đầu vào mà doanh nghiệp đã khấu trừ và còn có thể khấu trừ.
Kế toán sử dụng tài khoản 133 để theo dõi thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hạch toán tài khoản Phải thu khách hàng
11 khấu trừ và còn được khấu trừ của doanh nghiệp;
Kế toán phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế
Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ sẽ được hạch toán vào tài khoản 133 trong trường hợp không thể tách biệt Vào cuối kỳ, kế toán cần xác định rõ số thuế GTGT có thể khấu trừ và không thể khấu trừ theo quy định của pháp luật về thuế GTGT.
Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ sẽ được tính vào giá trị tài sản mua, giá vốn hàng bán hoặc chi phí sản xuất, kinh doanh, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể.
Việc xác định số thuế GTGT đầu vào cần được khấu trừ, kê khai, quyết toán và nộp thuế phải tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành về thuế GTGT.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”
Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ
Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mua vào nhưng đã trả lại, được giảm giá
Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại
Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng ngân sách Nhà nước chưa hoàn trả
Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
Khi mua hàng nhập kho, TSCĐ, BĐS đầu tư, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 152 – Nguyên vật liệu/ TK 153 – Công cụ, dụng vụ/ TK 156 – Hàng hóa/… (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332)
Có các TK 111 – Tiền mặt/ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng/ TK 331 – Phải trả người bán/ (tổng giá thanh toán)
Khi mua vật tư, hàng hóa, công cụ, dịch vụ dùng ngay vào sản xuất, kinh doanh, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp/ TK 627 – Chi phí sản xuất chung/ TK 641 – Chi phí bán hàng/ (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có các TK 111 – Tiền mặt/ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng/ TK 331 – Phải trả người bán/ (tổng giá thanh toán)
Khi mua hàng hóa giao bán ngay (không qua nhập kho), nếu thuế GTGT được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có các TK 111 – Tiền mặt/ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng/ TK 331 – Phải trả người bán/ (tổng giá thanh toán)
Khi nhập khẩu vật tư, hàng hóa và tài sản cố định (TSCĐ), kế toán cần ghi nhận giá trị nhập khẩu bao gồm tổng số tiền thanh toán cho người bán theo tỷ giá thực tế, cùng với các khoản thuế như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có) và chi phí vận chuyển.
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu trực tiếp/ TK 153 – Công cụ, dụng cụ/ TK 156 – Hàng hóa/ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312) (nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu không được khấu trừ)
Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt
Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu)
Có TK 33381 – Thuế Bảo vệ môi trường
Có TK 111 – Tiền mặt/ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (33312)
Trong trường hợp hàng hóa đã mua và được trả lại, hoặc hàng hóa đã mua nhưng bị giảm giá do chất lượng kém, kế toán cần dựa vào chứng từ xuất hàng trả lại cho bên bán cùng các chứng từ liên quan để phản ánh giá trị hàng hóa đã mua và đã trả lại cho người bán.
13 hoặc hàng đã mua được giảm giá, thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 111 – Tiền mặt/ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng/ TK 331 – Phải trả người bán/ (tổng giá thanh toán)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (thuế GTGT đầu vào của hàng mua trả lại hoặc được giảm giá)
Có các TK 152 – Nguyên vật liệu trực tiếp/ TK 153 – Công cụ, dụng cụ/ (giá mua chưa có thuế GTGT)
Cuối kỳ, kế toán phải tính toán và xác định thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và không được khấu trừ theo quy định của pháp luật Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ sẽ được tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ.
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Vật tư, hàng hóa và tài sản cố định (TSCĐ) mua vào bị thiệt hại do thiên tai, hỏa hoạn hoặc bị mất mát sẽ được xác định trách nhiệm bồi thường từ các tổ chức, cá nhân liên quan Trong trường hợp thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào của những hàng hóa này không được khấu trừ, cần có các biện pháp xử lý thích hợp.
Cuối tháng, kế toán cần xác định số thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào có thể khấu trừ từ số thuế GTGT đầu ra để tính toán số thuế GTGT phải nộp trong kỳ.
Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Khi được hoàn thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ, ghi:
Nợ các TK 111 – Tiền mặt/ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
1.2.3 Kế toán các khoản phải thu khác
Kế toán các khoản phải thu khác phản ánh các khoản thu không đề cập trong nội dung thu ở TK 131 – Phải thu khách hàng
TK 138 – Phải thu khác gồm các TK cấp 2:
TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý, ghi nhận giá trị tài sản thiếu mà chưa xác định rõ nguyên nhân và đang chờ quyết định xử lý Nguyên tắc chung yêu cầu khi phát hiện tài sản thiếu, cần truy tìm nguyên nhân và xác định người có trách nhiệm để thực hiện biện pháp xử lý cụ thể Chỉ hạch toán vào tài khoản 1381 trong trường hợp chưa xác định được nguyên nhân.
Doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân thiếu, mất mát, hư hỏng tài sản để xử lý kịp thời Nếu nguyên nhân đã được xác định và có biên bản xử lý trong kỳ, tài sản thiếu sẽ được ghi vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua tài khoản 1381.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH WELHUNT VIỆT NAM
Tìm hiểu chung về Công ty TNHH Welhunt Việt Nam
2.1.1 Giới thiệu sơ lược về Welhunt Materials Enterprise Co Ltd Đài Loan
Tổng công ty Welhunt, được thành lập vào năm 1992 tại thành phố Cao Hùng, Đài Loan, đã trải qua gần 30 năm phát triển và hiện có nhiều trụ sở tại các quốc gia như Nga, Úc, Singapore và Việt Nam Với đội ngũ nhân sự đa dạng đến từ hơn 17 quốc gia, công ty tạo ra một môi trường làm việc phong phú về văn hóa và tư duy, góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững của Welhunt.
Welhunt phát triển mô hình thương mại tích hợp "We farm – We store – We process – We deliver" nhằm tối ưu hóa mạng lưới giao dịch hàng hóa toàn cầu Với sự đa dạng trong các lĩnh vực như nông nghiệp, năng lượng, sắt thép và vận tải biển, Welhunt cam kết mang lại giá trị thiết thực cho khách hàng.
2.1.2 Giới thiệu về Công ty TNHH Welhunt Việt Nam
Được thành lập vào năm 2015, Welhunt Việt Nam đã nhanh chóng khẳng định vị thế của mình trong ngành nhập khẩu than đá Với kinh nghiệm từ Tổng công ty Welhunt, công ty đã đạt được những bước tiến đáng kể qua từng năm và trở thành nhà nhập khẩu than đá số một tại Việt Nam vào năm 2019, tạo dựng uy tín vững chắc với các đối tác.
Với đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động và chuyên môn cao, Welhunt đã xây dựng được vị thế vững chắc trên thị trường Đam mê và nhiệt huyết là động lực lớn lao giúp các thành viên không ngừng nỗ lực, phấn đấu để đạt được những dấu mốc đáng nhớ trong hành trình phát triển của công ty.
Các thông tin cơ bản về công ty:
• Tên đầy đủ: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Welhunt Việt Nam
• Trụ sở chính: Tầng 6, Tòa nhà Mapletree Business Center, 1060 Nguyễn Văn Linh, Phường Tân Phong, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh
• Giấy phép kinh doanh: 0313475072 – ngày cấp lần đầu: 06/10/2015
• Bán buôn kim loại và quặng kim loại: bán buôn sắt, thép, kim loại khác…
• Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan
• Vận tải hàng hóa bằng đường bộ (trừ hóa lỏng khí để vận chuyển)
• Kho bãi và lưu giữ hàng hóa
2.1.3 Sơ đồ tổ chức tại công ty
(Nguồn: Phòng nhân sự công ty Welhunt)
2.1.4 Tổng quan bộ phận kế toán
Sơ đồ bộ phận kế toán
Quản trị - Hành chính (ADM IN)
Tuyển dụng Đào tạo - Phát triển
Công nghệ thông tin (IT)
Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận kế toán
Thực hiện các nghiệp vụ kế toán chuyên môn cần tuân thủ quy định của Nhà nước và các chuẩn mực, nguyên tắc kế toán đã được ban hành.
Theo dõi, phản ánh với cấp quản lý về sự vận động của vốn và các vấn đề liên quan
Tham mưu cho lãnh đạo về chế độ kế toán và cập nhật những thay đổi liên quan đến chính sách, quy định pháp luật trong kỳ kinh doanh.
Kết hợp với các bộ phận khác nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thông tin
Ghi chép và hạch toán đầy đủ, nhanh chóng, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là rất quan trọng, giúp theo dõi tình hình luân chuyển vốn, tài sản và vật tư, từ đó phục vụ hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Để đảm bảo hiệu quả trong việc thực hiện kế hoạch kinh doanh và quản lý tài chính, cần phối hợp kiểm tra và theo dõi thường xuyên Việc này giúp kịp thời phát hiện các vi phạm và tình trạng lãng phí nguồn lực chung trong công ty.
Phổ biến các chính sách, chế độ quản lý tài chính mới của nhà nước đến các bộ phận khi cần thiết
Cung cấp tài liệu và số liệu tài chính thiết yếu cho công tác kiểm tra, giám sát định kỳ của công ty và các cơ quan quản lý là rất quan trọng.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, tham mưu cho cấp lãnh đạo
2.1.5.1 Chuẩn mực và Hệ thống kế toán áp dụng
Các báo cáo Tài chính của công ty được trình bày bằng đồng Việt Nam
(VND) phù hợp với chế độ Kế toán Việt Nam và chuẩn mực Kế tóan Việt Nam do
Bộ tài chính ban hành theo:
Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 về việc ban hành bốn Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (đợt 1);
Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 về việc ban hành sáu Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (đợt 2);
Quyết định số 234/2003/QĐ-BTC ngày 30 tháng 12 năm 2003 về việc ban hành sáu Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (đợt 3);
Quyết định số 12/2005/QĐ-BTC ngày 15 tháng 02 năm 2005 về việc ban hành sáu Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (đợt 4);
Quyết định số 100/2005/QĐ-BTC ngày 28 tháng 12 năm 2005 về việc ban hành sáu Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (đợt 5)
Công ty Welhunt Việt Nam sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 22/12/2014
Để đảm bảo phù hợp với hoạt động thực tế tại công ty và nâng cao hiệu quả quản lý các khoản thu chi, một số tài khoản sẽ được mở chi tiết đến cấp độ cụ thể hơn.
2, cấp 3 theo chi tiết tên Ngân hàng, các khoản thu chi được quy định cụ thể tại công ty
Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các thuyết minh báo cáo tài chính được trình bày theo các nguyên tắc và thông lệ kế toán quốc tế, đảm bảo tính nhất quán và minh bạch trong báo cáo tài chính.
2.1.5.2 Hình thức sổ kế toán áp dụng
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên phần mềm, cụ thể là phần mềm
Mô phỏng hình thức kế toán trên phần mềm:
Chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ
Bảng tổng hợp các chứng từ kế toán cùng loại
Sổ kế toán tổng hợp
Sổ kế toán chi tiết
Báo cáo kế toán Báo cáo tài chính Báo cáo khác…
: Kiểm tra, đối chiếu số liệu : Thực hiện theo tháng, quý, năm hoặc khi cần thiết
2.1.5.3 Chính sách kế toán áp dụng
Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày
Báo cáo tài chính được lập bằng đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán của Công ty là Việt Nam đồng (VND)
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng
2.1.6 Ứng dụng tin học trong công tác kế toán
2.1.6.1 Microsoft SharePoint - Nền tảng quản lý tài liệu và cộng tác dựa trên web
Microsoft SharePoint là nền tảng phát triển ứng dụng web, được ra mắt vào năm 2001 và tích hợp hoàn hảo với Microsoft Office Nền tảng này cung cấp một không gian an toàn để lưu trữ, tổ chức, chia sẻ và truy cập thông tin từ nhiều thiết bị khác nhau.
Công ty đã khai thác các tính năng vượt trội và lợi ích của SharePoint Server cùng với việc đồng bộ hóa OneDrive for Business để cải thiện hiệu quả công việc hàng ngày cho các phòng ban, đặc biệt là bộ phận kế toán.
• Đồng bộ hóa dữ liệu,truy cập, thao tác song song giữa các nhân viên, kịp thời kiểm tra, đối chiếu, chỉnh sửa
Việc chia sẻ tài liệu và chứng từ theo đối tượng cụ thể trong hoạt động kinh doanh trở nên dễ dàng hơn, giúp các bộ phận liên quan trao đổi thông tin và thực hiện công việc hiệu quả hơn.
Tích hợp với hệ thống tài khoản Microsoft Office 365 của doanh nghiệp và đồng bộ hóa lên đám mây giúp giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu trong quá trình làm việc, đảm bảo an toàn thông tin và tăng cường hiệu quả làm việc.
2.1.6.2 Phần mềm Workflow ERP GP
Thực trạng kế toán các khoản phải thu tại công ty
Tổng quan về quy trình bán hàng – thu tiền tại công ty
Mặt hàng chủ yếu được mua bán là than nhiệt từ các nguồn gốc như Indonesia, Úc và Nga Than là sản phẩm đặc thù, có giá trị và khối lượng biến động do nhiều yếu tố chủ quan và khách quan Vì vậy, trước khi tìm hiểu quy trình mua bán than, cần làm rõ một số điểm quan trọng.
Khối lượng than thường có sự chênh lệch giữa cân đo cuối cùng và khối lượng ban đầu, chủ yếu do hao hụt trong quá trình vận chuyển, khi than bị rơi vãi trong quá trình chất, dỡ Ngoài ra, sai số trong đo lường khi cân tại kho công ty và kho khách hàng cũng góp phần vào sự khác biệt này Dù sai số cân là nhỏ, nhưng với khối lượng giao hàng lớn, nó có thể dẫn đến chênh lệch giữa cân của khách hàng và cân của công ty Khi quyết toán hợp đồng, điều này có thể dẫn đến việc điều chỉnh tăng hoặc giảm khối lượng than cuối cùng ghi nhận, phản ánh sự chênh lệch do các nguyên nhân khách quan từ con người và máy móc.
Chất lượng than được đánh giá qua các thông số như tổng ẩm, độ tro, chất bốc, lưu huỳnh và nhiệt trị toàn phần, với các ngưỡng "Đạt chuẩn" và "Từ chối" Nếu giá trị các thông số dưới mức chuẩn nhưng chưa đến mức "Từ chối", hợp đồng mua bán sẽ quy định cách điều chỉnh cho từng thông số dựa trên giá trị đo lường thực tế trong chứng thư chất lượng Khi quyết toán hợp đồng, có thể phát sinh "điều chỉnh tăng giá trị" hoặc "điều chỉnh giảm giá trị", ảnh hưởng đến giá trị cuối cùng của than sau khi áp dụng công thức tính lại giá theo các thông số chất lượng.
Hình 2.1 Các thông số chất lượng than
Các hình thức bán hàng: bán hàng trực tiếp tại tàu, bán tại mép nước tại kho công ty, bán hàng giao từ kho công ty
Sơ đồ tổng quan quy trình mua bán than tại công ty:
(Nguồn: Bộ phận kế toán công ty Welhunt)
Công ty ký hợp đồng mua than nhiệt từ các nhà cung cấp trong và ngoài nước, sau đó có thể bán trực tiếp cho khách hàng hoặc lưu trữ tại Kho 1 và Kho 2 để xuất bán sau Khi xuất bán trực tiếp, khối lượng giao dịch sẽ phụ thuộc vào hình thức khách hàng lựa chọn; nếu chọn DAP 1, khối lượng than giao sẽ được tính theo chứng thư khối lượng thực tế tại địa điểm bán.
2 thì khối lượng than giao sẽ được tính theo khối lượng cân tại kho của khách hàng
Hình 2.2 Minh họa quy trình mua bán than
Đối với việc xuất bán tại kho, khối lượng than giao sẽ được tính toán giống như trường hợp xuất bán trực tiếp, tức là dựa trên khối lượng cân tại kho của công ty hoặc khách hàng Nếu có sự chênh lệch giữa khối lượng cân tại kho của công ty và kho của khách hàng, hai bên cần thống nhất con số cuối cùng.
Các bước chi tiết trong quy trình bán hàng, thu tiền tại công ty:
Sơ đồ 2.1 Quy trình bán hàng tại công ty
Bước đầu tiên trong quy trình tìm kiếm khách hàng là xác định và tiếp cận nhóm khách hàng có nhu cầu, cũng như những khách hàng đã liên hệ mua hàng tại công ty Phòng Thương mại sẽ ghi nhận thông tin cần thiết để chuẩn bị cho việc ký kết hợp đồng Đồng thời, nhân viên liên quan sẽ tiến hành nghiên cứu và phân tích thị trường nhằm tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới.
BƯỚC PHÒNG BAN, BỘ PHẬN CÓ LIÊN QUAN
• Tàu hàng, Vận chuyển, Chứng từ
Lập kế hoạch giao hàng
• Vận chuyển, Kế toán phải thu
Giao hàng; Xuất hóa đơn
• Chứng từ, Kế toán phải thu
Quyết toán hợp đồng, điều chỉnh (nếu có)
Ghi nhận doanh thu, khoản phải thu khách hàng vào hệ thống
• Thương mại, Chứng từ, Kế toán phải thu
Theo dõi thanh toán nợ
Bước 2 – Ký kết hợp đồng: Sau khi đạt được sự đồng thuận về các điều khoản, công ty và khách hàng sẽ tiến hành ký hợp đồng Nhân viên bộ phận Thương mại và Chứng từ sẽ phối hợp để soạn thảo chi tiết hợp đồng và trình lên cấp trên phê duyệt Hợp đồng được coi là hợp pháp và có hiệu lực khi có chữ ký và dấu của Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc kinh doanh được ủy quyền.
Bước 3 – Lập kế hoạch giao hàng: Sau khi nhận thông tin về than cần giao cho khách, bộ phận Tàu hàng & Vận chuyển sẽ cập nhật thông tin cho bộ phận kế toán để tạo mã than mới, giúp theo dõi quá trình giao hàng Đồng thời, bộ phận Chứng từ sẽ tập hợp thông tin và gửi thông báo giao hàng chi tiết đến khách hàng.
Bước 4 trong quy trình giao hàng là xuất hóa đơn GTGT, trong đó bộ phận Tàu hàng hoặc Vận chuyển sẽ làm việc chặt chẽ với kế toán kho để chuyển giao các chứng từ chứng minh khối lượng than giao, bao gồm chứng thư khối lượng và phiếu cân tại kho Điều này đảm bảo việc xuất hóa đơn GTGT được thực hiện chính xác và đúng quy trình.
Bước 5 – Quyết toán hợp đồng và điều chỉnh nếu cần thiết: Nhân viên Chứng từ sẽ tổng hợp các giấy tờ liên quan dựa trên chứng từ giao nhận thực tế để lập biên bản quyết toán Họ sẽ thống nhất các con số cuối cùng với khách hàng làm cơ sở cho việc thanh toán Sau khi hoàn tất biên bản, nhân viên sẽ gửi hóa đơn nháp cùng các tài liệu liên quan qua email cho kế toán phải thu để rà soát và đối chiếu thông tin điều chỉnh cũng như số tiền thanh toán cuối cùng Tùy theo hình thức bán hàng, kế toán sẽ lập hóa đơn quyết toán tổng giá trị hợp đồng hoặc hóa đơn điều chỉnh cho các hóa đơn đã phát hành trước đó.
Bước 6 – Ghi nhận doanh thu và khoản phải thu vào hệ thống: Kế toán cần ghi nhận và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong hệ thống ERP, đồng thời đính kèm các chứng từ liên quan Quy trình chi tiết sẽ được trình bày ở phần sau.
Bước 7 – Theo dõi thanh toán nợ là quá trình quan trọng, trong đó kế toán phải tổng hợp danh sách các khoản đến hạn thanh toán của khách hàng dựa trên số liệu đã ghi nhận trong tháng Danh sách này sẽ được gửi đến bộ phận Chứng từ và Thương mại để phối hợp liên hệ với khách hàng, đảm bảo thanh toán đúng hạn Đồng thời, kế toán cần kịp thời báo cáo các vấn đề phát sinh cho cấp quản lý để có biện pháp xử lý phù hợp.
Bước 8 – Báo cáo: Sau khi hoàn tất quy trình bán hàng và thu tiền, bộ phận kế toán cần ghi nhận đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ phát sinh trong tháng Việc xuất các sổ cái và sổ chi tiết theo dõi khoản thu là cần thiết để kịp thời báo cáo cho cấp trên Đồng thời, thông tin mới nhất cũng cần được gửi đến các bộ phận liên quan nhằm đảm bảo kế hoạch thu hồi nợ hiệu quả.
2.2.1 Đặc điểm các khoản phải thu tại công ty
Công ty chuyên buôn bán than đá, với các hợp đồng mua bán có giá trị lớn và giao hàng nhiều lần Khách hàng chủ yếu thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng, sử dụng tài khoản tại Ngân hàng Fubon và Ngân hàng Sinopac.
Các khoản phải thu thể hiện giá trị ghi sổ của các khoản phải thu khách hàng, bao gồm phải thu thương mại từ việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ, cùng với các khoản phải thu phi thương mại Phải thu thương mại có thể là tài khoản phải thu hoặc phải thu tiền mặt, trong khi phải thu phi thương mại phát sinh từ các giao dịch khác, như phiếu nhận nợ của bên mua Một số ví dụ về các khoản phải thu phi thương mại bao gồm tạm ứng, hoàn thuế, tiền bồi thường bảo hiểm, tiền đặt cọc và các khoản phải thu tài chính như tiền lãi và cổ tức.
