NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Đặc điểm và bản chất nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu đóng vai trò then chốt trong quá trình sản xuất kinh doanh, tạo thành cơ sở vật chất cho sản phẩm dịch vụ Nó không chỉ tham gia trực tiếp vào quy trình sản xuất mà còn ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cuối cùng Việc thiếu nguyên vật liệu sẽ cản trở hoạt động sản xuất, trong khi cung cấp đầy đủ và đồng bộ với chất lượng cao là yếu tố quyết định khả năng tái sản xuất mở rộng.
Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất cụ thể, và trong quá trình sản xuất, chúng chịu tác động từ lao động Kết quả là nguyên vật liệu sẽ bị tiêu hao hoàn toàn hoặc thay đổi hình dáng ban đầu, tạo thành sản phẩm cuối cùng.
Nguyên vật liệu là yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, ví dụ như trong ngành công nghiệp chế biến, chi phí nguyên vật liệu chiếm hơn 70%, trong khi đó, trong lĩnh vực xây lắp, tỷ lệ này dao động từ 60% đến 70%.
1.1.3 Vai trò trong sản xuất
Nguyên vật liệu là yếu tố thiết yếu trong quá trình sản xuất, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm mới Kế hoạch sản xuất phụ thuộc vào việc cung cấp đầy đủ, kịp thời và đúng chất lượng nguyên vật liệu Chất lượng nguyên vật liệu tốt sẽ hỗ trợ quá trình sản xuất diễn ra thuận lợi, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Mỗi loại hình doanh nghiệp đều có vai trò quan trọng của nguyên vật liệu, góp phần nâng cao hiệu quả trong quá trình sản xuất và tiêu thụ hàng hóa.
Trong doanh nghiệp thương mại, nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức lưu thông hàng hóa, giúp đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng.
Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp thương mại chủ yếu bao gồm vật liệu và bao bì hỗ trợ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa Điều này cũng bao gồm các loại nhiên liệu và vật liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, và vận chuyển hàng hóa trong suốt quá trình tiêu thụ.
Nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất và kinh doanh Chúng không chỉ là tư liệu sản xuất mà còn đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục, góp phần nâng cao hiệu quả tiêu thụ hàng hóa trên thị trường Việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu hợp lý giúp doanh nghiệp tạo ra sản phẩm có giá trị sử dụng cho người tiêu dùng.
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp rất đa dạng, với nhiều loại khác nhau về kinh tế, công dụng và tính năng lý – hoá học Sự biến động của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh là điều thường thấy Để quản lý hiệu quả và tổ chức hạch toán chi tiết từng loại vật liệu, doanh nghiệp cần phân loại nguyên vật liệu Quá trình này bao gồm việc sắp xếp vật liệu theo từng loại và nhóm dựa trên các tiêu chí nhất định, nhằm đảm bảo hiệu quả sử dụng trong sản xuất.
Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nguyên vật liệu được chiwa thành:
Nguyên vật liệu chính là các thành phần chủ yếu tạo nên sản phẩm trong quá trình sản xuất Chúng bao gồm cát, đá, và xi măng trong ngành xây dựng; gạo và malt trong sản xuất bia; và vải vóc trong ngành may mặc Những nguyên vật liệu này đóng vai trò quyết định trong việc hình thành thực thể vật chất của sản phẩm.
Nguyên vật liệu phụ là những vật liệu không cấu thành nên sản phẩm chính nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và giá trị sử dụng của sản phẩm Chẳng hạn, đinh và dây buộc được sử dụng trong doanh nghiệp xây lắp, hoặc sơn vecni trong sản xuất xe đạp.
Nhiên liệu là các vật liệu cung cấp nhiệt năng trong quá trình sản xuất và kinh doanh Chúng có thể tồn tại dưới ba dạng: thể rắn như than củi, thể lỏng như xăng và dầu, hoặc thể khí như hơi đốt.
Phụ tùng thay thế là những chi tiết và bộ phận máy móc được mua để thay thế cho các bộ phận hỏng hóc của phương tiện vận tải và thiết bị máy móc.
Thiết bị xây dựng và vật kết cấu là hai loại thiết bị quan trọng, đóng vai trò chủ yếu trong việc hình thành sản phẩm xây lắp Mặc dù chúng có liên quan đến ngành xây dựng, nhưng do sự khác biệt với vật liệu xây dựng, chúng được phân loại riêng.
Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm các thiết bị thiết yếu phục vụ cho công việc xây dựng, cả thiết bị lắp đặt và không lắp đặt Các thiết bị này bao gồm thiết bị vệ sinh, thiết bị thông gió, thiết bị truyền hơi âm và hệ thống thu lôi, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả và an toàn cho các công trình xây dựng.
Xác định giá trị nguyên vật liệu
1.2.1 Những loại giá cơ bản
Giá gốc là giá được ghi nhận ban đầu của các đối tượng kế toán tại thời điểm hình thành, có thể là giá thực tế trong giao dịch hoặc giá hợp lý tại thời điểm đó Ưu điểm của giá gốc là tính đơn giản, đảm bảo tính thích hợp và độ tin cậy của thông tin kế toán Tuy nhiên, do thông tin này phản ánh quá khứ, nó có thể không phù hợp trong một số hoàn cảnh nhất định, dẫn đến việc kế toán cần sử dụng các loại giá khác thay thế cho giá gốc.
Giá thị trường là mức giá được thống nhất giữa các bên tham gia thị trường tại một thời điểm cụ thể Để xác định giá thị trường, cần có các giao dịch thực tế giữa các đối tượng liên quan hoặc các đối tượng tương tự Thông tin về giá thị trường rất hữu ích cho người sử dụng trong việc đưa ra quyết định kinh doanh.
Giá thị trường có thể biến động lớn hơn giá trị thực trong nhiều trường hợp, mặc dù có 6 điều kiện nhất định nhưng vẫn hạn chế về tính tin cậy.
Giá hợp lý là mức giá được thỏa thuận tự nguyện giữa các bên tham gia giao dịch, với đầy đủ thông tin và hiểu biết về giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ Để xác định giá trị có hợp lý hay không, cần đảm bảo các dấu hiệu rõ ràng và minh bạch trong quá trình giao dịch.
- Thứ nhất, các bên đều có hiểu biết thực tế về đối tượng giao dịch
- Thứ hai, các bên đều có mong muốn và sẵn sàng thực hiện giao dịch ở mức giá đó
- Thứ ba, giao dịch được thực hiện như trong các giao dịch thông thường giữa những bên bình thường
Giá trị hợp lý có thể tương đồng với giá thị trường trong các điều kiện hoạt động của thị trường, nhưng cũng có thể là giá ước lượng thông qua các mô hình khi thị trường không hoạt động Ưu điểm của giá trị hợp lý là khả năng phản ánh sự biến động của thị trường Các giả định dùng để ước tính giá trị hợp lý cần phải xác định và kiểm chứng, đảm bảo tính khách quan của thông tin Hiện tại, giá trị hợp lý chủ yếu được áp dụng trong ghi nhận ban đầu, tuy nhiên, việc áp dụng nó tại Việt Nam vẫn gặp nhiều khó khăn do yêu cầu trình độ kế toán cao và cơ sở hạ tầng thông tin kinh tế chưa đảm bảo.
Giá trị hiện tại được xác định bằng cách chiết khấu luồng tiền tương lai về thời điểm hiện tại, phản ánh giá trị mà nó mang lại trong tương lai Để tính toán giá trị hiện tại, cần có ba yếu tố quan trọng: luồng tiền tương lai, thời gian chiết khấu và tỷ lệ chiết khấu Tuy nhiên, do những hạn chế và tính khả thi đối với nhiều loại tài sản, phương pháp này ít được sử dụng như một nguyên tắc tính giá chính thống.
1.2.2 Nguyên tắc tính giá cơ bản Để đảm bảo tính nhất quán trên hệ thống kế toán Việt Nam, trên cơ sở giá gốc và giá thị trường thì ta có 3 nguyên tắc tính giá cơ bản: Nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc giá thị trường, nguyên tắc giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường
Theo nguyên tắc giá gốc, kế toán ghi nhận giá gốc tại tất cả các thời điểm, bao gồm ghi nhận ban đầu, sau ghi nhận ban đầu và lập báo cáo kế toán Kế toán không phản ánh sự biến động giá thị trường, vì vậy không phát sinh chênh lệch giá trong việc đánh giá lại các đối tượng kế toán.
• Nguyên tắc giá thị trường:
Theo nguyên tắc giá thị trường, kế toán ghi nhận giá gốc tại thời điểm ban đầu cho các đối tượng kế toán Tuy nhiên, khi lập báo cáo kế toán, giá thị trường sẽ được áp dụng để tính toán giá trị của các đối tượng này Điều này dẫn đến sự chênh lệch giá (tăng hoặc giảm) giữa giá thị trường tại thời điểm tính toán và giá gốc đã ghi nhận ban đầu.
• Nguyên tắc giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường:
Theo nguyên tắc giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường, kế toán ghi nhận giá gốc tại thời điểm ban đầu Tuy nhiên, khi lập báo cáo kế toán, giá thấp hơn giữa giá gốc và giá thị trường sẽ được áp dụng để tính giá các đối tượng kế toán Điều này dẫn đến sự chênh lệch giảm giữa giá thị trường tại thời điểm tính giá và giá gốc ghi nhận ban đầu.
1.2.3 Xác định giá trị nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là công việc mà kế toán sử dụng thước đo tiền tệ để xác định giá trị nguyên vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định phục vụ cho công tác ghi sổ và lập báo cáo kế toán Theo VAS 02 – Hàng tồn kho, có 3 nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu: nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc thận trọng và nguyên tắc nhất quán
Nguyên tắc giá gốc xác định giá trị tài sản dựa trên số tiền đã chi trả hoặc khoản tương đương tiền, hoặc theo giá trị hợp lý của tài sản tại thời điểm ghi nhận.
Nguyên tắc thận trọng trong kế toán yêu cầu các kế toán viên phải xem xét và đưa ra những phán đoán cần thiết để thực hiện các ước tính kế toán trong điều kiện không chắc chắn Đặc biệt, trong kế toán nguyên vật liệu, việc ước tính để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là rất quan trọng.
- Nguyên tắc nhất quán: Kế toán chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán
1.2.3.1 Tại thời điểm ghi nhận ban đầu
Trị giá vốn thực tế nhập kho được xác định theo nguyên tắc giá gốc và được xác định theo từng nguồn nhập:
• Nhập kho do mua ngoài
Trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho từ bên ngoài bao gồm giá mua, thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc dỡ và bảo quản trong quá trình mua hàng, cùng với các chi phí liên quan trực tiếp khác.
Giá mua ghi trên hóa đơn là giá chưa bao gồm thuế GTGT, áp dụng cho nguyên vật liệu được mua để sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Hạch toán kế toán nguyên vật liệu
Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản và kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng vật tư Hạch toán chi tiết NVL kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán thông qua các chứng từ kế toán nhập – xuất kho, giúp theo dõi chặt chẽ số lượng và giá trị của từng loại, nhóm nguyên liệu.
1.3.1.1 Phương pháp chứng từ kế toán
Kế toán tình hình nhập – xuất nguyên vật liệu liên quan đến nhiều loại chứng từ, bao gồm chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn Dù loại chứng từ nào, cần tuân thủ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển để phục vụ quản lý và ghi sổ kế toán Để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế - tài chính, kế toán sử dụng hệ thống chứng từ như hóa đơn bán hàng, hóa đơn cước phí vận chuyển, phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và bảng phân bổ nguyên vật liệu.
Theo nguyên lý cơ bản và chế độ chứng từ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC cùng các văn bản liên quan, các chứng từ về nguyên vật liệu được quy định và hướng dẫn cụ thể.
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư (03-VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (04-VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư (05-VT)
- Bảng kê mua hàng (06-VT)
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu (07-VT)
1.3.1.2 Trình tự luân chuyển chứng từ
• Trường hợp nhập nguyên vật liệu do mua ngoài:
(1) Khi xuất hiện nhu cầu nguyên vật liệu, bộ phần có nhu cầu lập phiếu yêu cầu
(2) Phiếu yêu cầu được gửi đến phòng mua hàng hoặc phòng cung ứng vật tư được phụ trách phòng ký xác nhận
Dựa trên phiếu yêu cầu hoặc kế hoạch mua nguyên vật liệu, nhân viên phòng mua hàng hoặc phòng cung ứng sẽ tiến hành các thủ tục mua sắm, bao gồm việc thu thập báo giá và lựa chọn báo giá hợp lý nhất để trình lên trưởng phòng xác nhận và quyết định việc mua.
(4) Phòng mua hàng lập hợp đồng để giám đốc ký hợp đồng với người bán
(5) Căn cứ vào hợp đồng đã ký, phòng mua hàng thông báo số lượng và thời hạn nhận hàng cho thủ kho
(6) Hàng được người bán giao đến thủ kho hoặc được nhân viên phòng mua hàng đưa về kho
- Phòng mua hoàng lập Phiếu nhập kho làm 2 liên
- Phòng mua hàng cùng người giao hàng hoặc người bán ký vào Phiếu nhập kho
- Phiếu nhập kho được chuyển 1 liên cho thủ kho
- Thủ kho nhập hàng và ghi số lượng thực nhập vào Phiếu nhập kho rồi ký vào Phiếu nhập kho
- Thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho để ghi số lượng hàng đã nhập kho vào thẻ (sổ) kho
(7) Người bán giao hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn GTGT cho nhân viên mua hàng (thuộc phòng mua hàng), đại diện của phòng ký vào HĐ
Phiếu nhập kho sẽ được thủ kho chuyển đến Kế toán nguyên vật liệu, trong khi đó, phòng mua hàng sẽ gửi phiếu yêu cầu, hóa đơn và hợp đồng cho Kế toán nguyên vật liệu.
(9) Kế toán nguyên vật liệu nhập dữ liệu vào máy tính
Kế toán nguyên vật liệu cần chuyển toàn bộ chứng từ mua nguyên vật liệu, bao gồm phiếu yêu cầu, hợp đồng, phiếu nhập kho và hóa đơn, cho bộ phận kế toán thanh toán cùng các bộ phận kế toán liên quan.
(11) Bộ phận kế toán liên quan căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn để ghi sổ kế toán
• Trường hợp xuất nguyên vật liệu:
(1) Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, bộ phận có nhu cầu lập phiếu yêu cầu có sự xác nhận của phụ trách kỹ thuật
(2) Phiếu yêu cầu được chuyển vào phòng cung ứng để phụ trách phòng cung ứng ký
(3) Căn cứ vào phiếu yêu cầu, phòng cung ứng lập phiếu xuất kho làm 3 liên (1 liên lưu)
(4) Người nhận nguyên vật liệu (đại diện bộ phận có nhu cầu nguyên vật liệu) mang 2 liên Phiếu xuất kho xuống kho làm thủ tục xuất kho
(5) Thủ kho xuất nguyên vật liệu rồi ghi số lượng nguyên vật liệu xuất và ký vào Phiếu xuất kho
(6) Người nhận nguyên vật liệu giữ 1 liên phiếu xuất kho, nguyên vật liệu được giao đến bộ phận có nhu cầu sử dụng
(7) Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi thẻ (sổ) kho
(8) Phiếu xuất kho được thu kho chuyển cho kế toán nguyên vật liệu
(9) Kế toán nguyên vật liệu nhập dữ liệu vào máy tính
(10) Phiếu xuất kho được chuyển cho bộ phận kế toán chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm và bộ phận kế toán liên quan
(11) Từ bộ phận kế toán chi phí giá thành ghi vào sổ kế toán liên quan
(12) Phiếu xuất kho được lưu giữ
1.3.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Kế toán chi tiết NVL được thực hiện theo một trong ba phương pháp sau:
- Phương pháp ghi thẻ song song
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Phương pháp sổ số dư
1.3.2.1 Phương pháp ghi thẻ song song Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng
Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho cần kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp trước khi ghi chép số thực nhập, xuất vào thẻ kho Cuối ngày, thủ kho tính số tồn kho và ghi vào thẻ Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ đã phân loại theo từng loại vật liệu cho phòng kế toán Tại phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu (NVL) có cấu trúc tương tự thẻ kho nhưng bổ sung các cột ghi chép theo chỉ tiêu giá trị Cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp sổ chi tiết NVL và đối chiếu với thẻ kho Để đảm bảo tính chính xác, số liệu từ sổ chi tiết được kiểm tra với kế toán tổng hợp và lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu Nội dung và trình tự kế toán chi tiết vật liệu có thể được khái quát theo phương pháp thẻ song song.
Hình 1.1 Trình tự kế toán theo phương pháp ghi thẻ song song
Việc ghi chép đơn giản giúp dễ dàng kiểm tra và đối chiếu thông tin, từ đó phát hiện sai sót trong quá trình quản lý Điều này cho phép theo dõi chặt chẽ tình hình biến động về số lượng và giá trị của từng loại vật liệu.
Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán gặp phải nhược điểm là sự trùng lặp về số lượng và khối lượng công việc, đặc biệt khi có nhiều chủng loại vật tư và tình hình nhập - xuất diễn ra thường xuyên Hơn nữa, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu chỉ được thực hiện vào cuối tháng, điều này hạn chế hiệu quả công việc của kế toán.
Phạm vi áp dụng của phương pháp này thích hợp cho các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hóa và hoạt động nhập – xuất kho nguyên vật liệu không diễn ra thường xuyên Đặc biệt, phương pháp này rất phù hợp với những doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán máy.
1.3.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho tương tự phương pháp thẻ song song Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luận chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ NVL ở từng kho dùng cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu giá trị
Cuối tháng, cần thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển, thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp Trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu (NVL) theo phương pháp số đối chiếu luân chuyển có thể được khái quát qua sơ đồ sau.
Hình 1.2 Trình tự kế toán theo phương pháp số đối chiếu luân chuyển
- Ưu điểm: Phương pháp này giảm được khối lượng ghi chép của kế toán do chỉ ghi một kỳ vào cuối tháng
Việc ghi sổ hiện tại vẫn còn sự trùng lặp, khi phòng kế toán theo dõi cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị Hơn nữa, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ được thực hiện vào cuối tháng, do trong suốt tháng kế toán không ghi sổ Điều này dẫn đến việc hạn chế tác dụng của kế toán trong quá trình quản lý.
- Phạm vi áp dụng: Phù hợp với doanh nghiệp có ít chủng loại NVL đồng thời có điều kiện theo dõi tình hình nhập – xuất hàng ngày của NVL
Trình bày thông tin tại thời điểm lập Báo cáo tài chính
1.4.1 Kiểm kê và đánh giá lại vật liệu
Kiểm kê là biện pháp quản lý vật tư và tài sản hiệu quả, giúp doanh nghiệp nắm rõ số lượng và chất lượng vật tư, từ đó ngăn ngừa tham ô và lãng phí Việc này cũng tạo điều kiện cho doanh nghiệp có biện pháp quản lý tốt hơn, đảm bảo an toàn cho tài sản Đánh giá lại vật tư thường được thực hiện khi góp vốn liên doanh hoặc khi giá trị vật tư biến động lớn.
Khi thực hiện kiểm kê, doanh nghiệp cần thành lập Hội đồng hoặc ban kiểm kê với đầy đủ thành phần theo quy định Trong quá trình kiểm kê, Hội đồng hay ban kiểm kê phải tiến hành cân đo chính xác.
Để đảm bảo quy trình kiểm kê vật tư đúng quy định, cần thực hiện đo đếm cụ thể cho từng loại vật tư và lập biên bản kiểm kê theo mẫu 05 – VT Việc xác định chênh lệch giữa sổ kế toán và số thực tế kiểm kê là cần thiết, đồng thời cần trình bày ý kiến xử lý các chênh lệch này Trong trường hợp đánh giá lại tài sản, cần thành lập Hội đồng đánh giá tài sản Kết quả kiểm kê và đánh giá lại phải được xử lý bởi Hội đồng xử lý tài sản doanh nghiệp, có trách nhiệm phân tích nguyên nhân để đưa ra kết luận khách quan.
1.4.2 Trình bày sổ kế toán Để kế toán nguyên vật liệu khoa học và hợp lý, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, nhanh chóng về cả tổng hợp lẫn chi tiết từng loại, từng thứ vật tư, cần sử dụng các sổ kế toán sau:
Sổ kế toán chi tiết bao gồm thẻ kho, sổ chi tiết nguyên vật liệu cho từng đối tượng và từng kho, sổ chi tiết thanh toán với người bán, cùng với sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại.
Sổ kế toán tổng hợp là công cụ quan trọng trong kế toán, được sử dụng tùy thuộc vào hình thức kế toán cụ thể Các loại sổ kế toán tổng hợp bao gồm Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký – Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – chứng từ, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, và Bảng cân đối số phát sinh Mỗi loại sổ có chức năng riêng, giúp quản lý và theo dõi các giao dịch tài chính một cách hiệu quả.
Sổ cái tài khoản 152, 331, 111, 112 là những tài khoản quan trọng trong kế toán, bên cạnh đó, các bảng kê lũy kế nhập, lũy kế xuất và bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu cũng cần được sử dụng để theo dõi và quản lý nguyên vật liệu hiệu quả.
1.4.3 Phương pháp tổng hợp, cân đối kế toán
Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán là kỹ thuật kế toán dùng để tổng hợp dữ liệu từ các sổ kế toán, dựa trên mối quan hệ cân đối của các đối tượng kế toán Phương pháp này cung cấp các chỉ tiêu kinh tế – tài chính hữu ích cho người dùng thông tin kế toán.
Cân đối kế toán được thể hiện qua những mối quan hệ cân đối sau:
- Quan hệ cân đối giữa tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu:
- Quan hệ cân đối giữa thu nhập, chi phí, kết quả hoạt động:
- Quan hệ cân đối của từng đối tượng kế toán cụ thể
Hình thức biểu hiện của phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán là hệ thống các báo cáo kế toán
1.4.4 Trình bày lên Báo cáo tài chính
Giá trị nguyên vật liệu tồn cuối kỳ được sử dụng để tổng hợp giá trị hàng tồn kho, ghi nhận vào chỉ tiêu Hàng tồn kho (Mã số: 141) trên Bảng cân đối kế toán theo mẫu B01-DN Đồng thời, cần thuyết minh chi tiết khoản mục hàng tồn kho trong Bản thuyết minh báo cáo tài chính theo mẫu B09-DN.
Trong chương 1, tôi đã trình bày các lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất, tham khảo các chuẩn mực kế toán Việt Nam và quốc tế để giải thích các thuật ngữ liên quan Tôi cũng nghiên cứu quy trình kế toán nguyên vật liệu từ việc xác định nguyên vật liệu đến định giá và ghi nhận hạch toán, nhằm trình bày rõ ràng trong Báo cáo tài chính Kết thúc chương 1, tôi đã tổng kết những lý luận cơ bản cần thiết để nghiên cứu thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG
Đặc điểm chung về Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long
2.1.1 Thông tin chung về Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long
Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long, thuộc Tổng công ty xây dựng Thăng Long, được chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước sang hình thức cổ phần theo quyết định số 2750/2000/QĐ-BGTVT ngày 20/9/2000 của Bộ Giao thông vận tải Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103000198 được cấp vào ngày 29/12/2000 tại Phòng Kinh doanh Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội.
Công ty Cổ phần Xây dựng số 4 Thăng Long là doanh nghiệp hạng 1, hoạt động độc lập và thuộc Tổng công ty Xây dựng Thăng Long (Bộ GTVT) Với đội ngũ cán bộ, kỹ sư và công nhân tay nghề cao, công ty được trang bị đầy đủ thiết bị thi công hiện đại và có kinh nghiệm trong việc xây dựng các công trình như thủy lợi, điện, nước, công nghiệp, cũng như xử lý nền móng và sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn trên toàn quốc Ngoài ra, công ty còn hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu vật tư và thiết bị giao thông.
Tên đầy đủ: Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long
Tên giao dịch quốc tế: “THANG LONG No.4 CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY”
Tên gọi tắt: “THANG LONG No4 CONSTJ.STOCK CO”
Trụ sở giao dịch đặt tại: Đường Phạm Văn Đồng, P Xuân Đỉnh, Q Bắc Từ Liêm, Hà Nội
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty thành lập ngày 17/10/1973 theo quyết định số 2347/QĐ-TC với tên gọi “Công ty vật liệu và xây dựng” Đến ngày 21/07/1976 Công ty đổi tên thành
“Công ty vật tư” với nhiệm vụ tiếp nhận, bảo quản và quản lý cấp phát toàn bộ
Cầu Thăng Long được hoàn thành vào năm 1985, sau đó Công ty chuyển sang thu hồi vật tư và thiết bị từ công trường Công ty bắt đầu quản lý và tiếp nhận dầm cầu Đuống, cầu Việt Trì để phục vụ cho cầu Bến Thủy và sản xuất vật liệu xây dựng Để phù hợp với hoạt động mới, Công ty đã đổi tên thành “Xí nghiệp cung ứng vật tư thiết bị Thăng Long” Năm 1995, Công ty được đổi tên thành “Công ty xây dựng công trình Thăng Long” theo Quyết định của Bộ Giao thông Vận tải Đến ngày 20/09/2000, Công ty chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang Công ty Cổ phần với tên gọi “Công ty Cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long”, hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp Công ty được thành lập từ việc cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước dựa trên sự tự nguyện góp vốn của các cổ đông và hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
Quy mô vốn điều lệ: 6.807.300.000 VNĐ trong quá trình từ khi cổ phần hoá doanh nghiệp đến nay doanh nghiệp không tăng vốn điều lệ
Doanh nghiệp hiện không phát hành cổ phần ưu đãi, với số lượng cổ phần thường ổn định ở mức 68.073 và mệnh giá mỗi cổ phiếu là 100.000đ/CP Cổ phiếu của doanh nghiệp chưa được chào bán ra công chúng, chủ yếu được phân phối cho cán bộ công nhân viên trong nội bộ.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh
2.1.3.1 Chức năng, ngành nghề kinh doanh, sản phẩm chủ yếu
Công ty Cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long là một đơn vị tiêu biểu của Tổng Công ty xây dựng Thăng Long, góp phần quan trọng vào việc xây dựng tập đoàn kinh tế mạnh mẽ Công ty luôn tiên phong trong đổi mới phương pháp kinh doanh và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, đồng thời khai thác tối đa tiềm năng sẵn có để mở rộng thị trường và thiết lập các mối quan hệ hợp tác lâu dài.
Công ty Cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long, với phương châm "Đơn vị giỏi một nghề, Công ty đa ngành nghề", luôn nỗ lực đổi mới để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, phục vụ 30 bạn hàng trong và ngoài nước.
Công ty hoạt động kinh doanh trên các lĩnh vực:
- Xây dựng công trình giao thông, phá đá nổ mìn trên cạn, dưới nước
- Xây dựng công trình thủy lợi, công nghiệp dân dụng, thi công các loại nền móng công trình
- Gia công lắp đặt kết cấu thép, cấu kiện bê tông đúc sẵn
- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị giao thông vận tải, vật liệu xây dựng, cho thuê kho bãi
- Xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng cụm dân cư đô thị, hệ thống điện lưới 35KW, hệ thống nước sinh hoạt
- Sửa chữa thiết bị thi công
- Sản xuất thủ công nghiệp
- Sản xuất phụ tùng ô tô, xe máy và các sản phẩm cơ khí khác
- Đại lý bán lẻ xăng dầu
- Xây dựng cơ sở hạ tầng, khu đô thị và khu công nghiệp
- Dịch vụ cho thuê kho bãi, nhà xưởng, kinh doanh nhà
- Dịch vụ tư vấn, quản lý, quảng cáo bất động sản
- Thí nghiệm vật liệu xây dựng
- Tư vấn giám sát xây dựng công trình giao thông
Ngành gia công lắp đặt kết cấu thép và cấu kiện bê tông đúc sẵn hiện nay đóng vai trò mũi nhọn của Công ty, chuyên xây dựng các công trình giao thông, thủy lợi và công nghiệp.
Công ty hoạt động dựa trên phương hướng nhiệm vụ và các chỉ tiêu kinh tế do nhà nước, Bộ Giao thông vận tải và Tổng Công ty xây dựng Thăng Long đề ra.
31 cứ vào nhu cầu thị trường để chủ động đề ra kế hoạch sản xuất kinh doanh và triển khai thực hiện có hiệu quả
- Trên cơ sở các luận chứng kinh tế, kỹ thuật, dự án đầu tư, Công ty tổ chức nhận thầu xây lắp các công trình dân dụng công nghiệp
- Tổ chức quản lý chặt chẽ và sử dụng tiền vốn, vật tư, trang thiết bị, lực lượng lao động,… đạt hiệu quả cao nhất
Công ty Cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long, thuộc Tổng Công ty xây dựng Thăng Long, hoạt động độc lập trong lĩnh vực xây dựng cơ bản Do đặc điểm của ngành xây dựng với sản phẩm đơn chiếc và thời gian thi công dài, quy trình sản xuất kinh doanh của công ty có những nét riêng Công ty tham gia đấu thầu cho các công trình, và nếu trúng thầu, sẽ giao cho các xí nghiệp hoặc đội trực thuộc thực hiện Các đơn vị này phải đảm bảo biện pháp thi công, chịu trách nhiệm về an toàn lao động và chất lượng công trình trước pháp luật và công ty.
2.1.3.2 Quy trình sản xuất sản phẩm của công ty
Công ty Cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long, thuộc Tổng Công ty xây dựng Thăng Long, hoạt động độc lập trong lĩnh vực xây dựng cơ bản Do đặc thù ngành xây dựng với sản phẩm đơn chiếc và thời gian thi công dài, quy trình sản xuất kinh doanh của công ty có những đặc điểm riêng Công ty tham gia đấu thầu cho các công trình, trong đó một số dự án đặc biệt được giao thầu từ Tổng Công ty Khi trúng thầu, công ty sẽ giao cho các xí nghiệp hoặc đội thi công trực thuộc, chịu trách nhiệm về phương án và biện pháp thi công Trong quá trình thực hiện, các xí nghiệp hoặc đội thi công phải đảm bảo an toàn lao động và chất lượng công trình, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật và công ty.
Quy trình sản xuất cọc bê tông của công ty không yêu cầu đấu thầu mà nhận đơn đặt hàng trực tiếp từ khách hàng Sau khi tiếp nhận đơn hàng, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị nguyên vật liệu và tiến hành đổ khuôn theo thiết kế cụ thể So với quy trình sản xuất thông thường, quy trình này có thể được rút gọn một số bước, giúp tăng hiệu quả và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng.
2.1.4 Tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh và quản lý
Bộ máy điều hành quản lý từ cấp độ quản lý đến cấp độ điều hành:
• Cấp độ quản lý bao gồm:
- Đại hội đồng cổ đông: gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan có quyền lực cao nhất của Công ty
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý chính của Công ty, có quyền quyết định và thực hiện các quyền lợi hợp pháp của Công ty mà không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Ban kiểm soát là cơ quan có thẩm quyền đại diện cho Đại hội đồng cổ đông, có nhiệm vụ kiểm tra và giám sát việc quản lý của Hội đồng quản trị (HĐQT) cũng như điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Ban Tổng giám đốc.
Chủ tịch hội đồng quản trị có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện các quyết định của HĐQT và các hoạt động của Công ty Đồng thời, người này cũng phải lập kế hoạch hoạt động và tổ chức thực hiện theo các quyết định đã được HĐQT thông qua.
• Cấp độ điều hành bao gồm:
Tổng giám đốc Công ty là người đại diện theo pháp luật, được bổ nhiệm bởi Đại hội đồng cổ đông với sự chấp thuận của Tổng Công ty xây dựng Thăng Long Vai trò của Tổng giám đốc bao gồm điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày và chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị (HĐQT) Tổng giám đốc cũng có trách nhiệm trước HĐQT và pháp luật trong việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Thực trạng tình hình tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long
cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long
2.2.1 Vai trò, đặc điểm và tình hình tổ chức quản lý nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long
2.2.1.1 Vai trò, đặc điểm nguyên vật liệu
Công ty Cổ phần Xây dựng số 4 Thăng Long là một doanh nghiệp hạng I, hoạt động độc lập về tài chính và trực thuộc Tổng Công ty Xây dựng Thăng Long thuộc Bộ Giao thông Vận tải.
Do đặc thù là công ty xây dựng các công trình giao thông, cở sở hạ tầng đô thị: Cầu, đường, nhà ga, các nhà máy …
Ngoài ra công ty còn có hoạt động sản xuất cọc bê tông cốt thép để bán theo đơn đặt hàng với các xí nghiệp bê tông 1, 2, 3, 5, 6
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong sản xuất, là yếu tố cấu thành sản phẩm và ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng và chất lượng sản phẩm Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm từ 60 – 70% trong giá thành sản phẩm xây lắp, do đó việc đảm bảo số lượng và chất lượng nguyên vật liệu là rất cần thiết Quản lý chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu giúp giảm thiểu thất thoát, lãng phí, từ đó hạ giá thành sản phẩm.
Hiện nay, công ty chủ yếu mua nguyên vật liệu từ bên ngoài cho các công trình tự nhận thầu, trong khi đó, đối với các công trình tổng thầu do tổng công ty giao, nguyên vật liệu sẽ được cung cấp bởi tổng công ty.
Công ty cung cấp đa dạng nguyên vật liệu bao gồm cát, đá, xi măng, vôi, và sơn, cùng với các nhiên liệu như xăng và dầu để phục vụ cho máy móc, thiết bị thi công.
Nguyên vật liệu của công ty đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng các công trình, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí Do đó, việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả là cần thiết để cung cấp kịp thời và đảm bảo chất lượng cho các dự án xây dựng.
2.2.1.2 Tình hình quản lý nguyên vật liệu
Do đặc thù của công ty xây dựng với các công trình trải rộng khắp các tỉnh, việc chuyển thẳng nguyên vật liệu lên các công trình giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển và giảm thiểu hao hụt Quá trình quản lý nguyên vật liệu được thực hiện tại phòng vật tư, phòng kế toán, cũng như tại các kho và công trình.
• Phòng vật tư: quản lý về số lượng, chủng loại nguyên vật liệu, kiểm soát việc nhập – xuất nguyên vật liệu
• Các kho, công trình: quản lý nguyên vật liệu về mặt hiện vật
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hiện vật và giá trị, theo dõi và ghi chép tình hình nhập xuất một cách liên tục Điều này giúp cung cấp thông tin cần thiết cho công tác quản lý hiệu quả.
Phòng vật tư chịu trách nhiệm thu mua vật liệu dựa trên kế hoạch sản xuất và định mức nguyên vật liệu cho từng công trình Khi nhận được đơn đề nghị mua hàng, phòng vật tư sẽ lập kế hoạch thu mua để đảm bảo cung ứng kịp thời cho quá trình sản xuất.
Do các công trình xây dựng thường phân bố rải rác tại nhiều tỉnh, việc thu mua nguyên vật liệu được thực hiện ngay tại địa bàn công trình Sau khi nguyên vật liệu được mua về, nhân viên kho sẽ kiểm tra số lượng và chủng loại vật liệu theo kế hoạch đã đề ra.
2.2.2 Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Do đặc thù công ty xây dựng với các công trình xây dựng giao thông, cơ sở hạ tầng: Đường, cầu, cống, nhà ga,…
Công ty hiện tại quản lý nguyên vật liệu không phân chia thành tiểu khoản, do vậy không phân thành nguyện vật liệu chính, phụ, nhiên liệu,…
Công ty liên tục theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu cho từng công trình và khách hàng, nhằm quản lý hiệu quả công nợ của từng đối tượng pháp lý.
42 nhân (người cung cấp nguyên vật liệu) và công trình thi công chứa bao nhiêu chi phí nguyên vật liệu
Hình 2.6 Màn hình tập hợp xuất vật tư theo HMCT
Như bảng trên ta thấy: Đối tượng tập hợp chi phí 02CTC1919 (công trình cầu Hà Đông) số chi phí nguyên vật liệu cho công trình này là: 314.476.006 VND
Ví dụ: Trong tháng 12 công ty hoàn thành đoạn thân của hợp đồng 06/2020- HĐKT
BẢNG TỔNG HỢP TIÊN LƯỢNG VẬT TƯ
HẠNG MỤC: CỌC BÊ TÔNG CỐT THÉP 300×300MM- THÉP CHỦ 8D16 BÊ TÔNG M300 CÔNG TRÌNH: MỞ RỘNG NHÀ GA HÀNH KHÁCH T1 – CẢNG HÀNG KHÔNG QT NỘI BÀI
TT Hạng mục công việc Đơn vị
2 Thép đai + lưới D6aa8 Kg 33,96 3.177,81
Hình 2.7 Bảng tổng hợp tiên lượng vật tư
Công ty không phân loại nguyên vật liệu thành vật liệu chính, vật liệu phụ và nhiên liệu, nhưng đã quản lý chúng theo từng hạng mục công trình Điều này giúp nắm bắt chi phí nguyên vật liệu cho từng dự án một cách hiệu quả.
Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long đã thực hiện việc mã hóa các đối tượng khách hàng và đối tượng tập hợp của mình, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ khách hàng tốt hơn.
• Đối với các nhà cung cấp:
Công ty đặt mã là: KH0000
Ví dụ: Công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long mua cát đen của công ty CPĐT TM Tây Hồ, thì công ty đặt mã là KH0074
• Đối với đối tượng tập hợp chi phí:
Công ty phân thành 2 loại đối tượng:
+ Đối với công trình tổng thầu (Do đơn vị cấp trên giao cho)
Công ty mã hóa: 01CT (Tên viết tắt công trình)
+ Đối với công trình tự thầu (Do đơn vị tự đi đấu thầu được)
Công ty mã hóa: 02CT (Tên viết tắt công trình)
Ví dụ: Công trình Cầu Hà Đông do công ty tự đấu thầu được mã hóa là: 02CTC1919
Hay công trình vành đai 3 do tổng công ty giao: 01CTVD3
2.2.3 Đánh giá nguyên vật liệu
Công ty Cổ phần Xây dựng Số 4 Thăng Long thực hiện việc đánh giá vật tư dựa trên giá thực tế, đồng thời tuân thủ chuẩn mực kế toán số 02 về hàng tồn kho.
2.2.3.1 Đối với nguyên vật liệu nhập kho
Do tính chất là một doanh nghiệp xây dựng với các công trình phân bổ trên nhiều địa bàn khác nhau, công ty thường không lưu trữ nguyên vật liệu mà chủ yếu mua về và chuyển thẳng đến các công trình.
Công ty không chỉ tham gia vào hoạt động xây dựng mà còn sản xuất cọc bê tông cốt thép để tiêu thụ Do đó, công ty vẫn nhập kho một số nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất Dù là nhập kho hay xuất thẳng cho các công trình, nguyên vật liệu luôn được đánh giá dựa trên giá thực tế.
Hiện nay ở công ty cổ phần xây dựng số 4 Thăng Long, nguyên vật liệu chủ yếu nhập kho do mua ngoài trong nước:
Trong đó giá mua là giá trên hóa đơn chưa có thuế GTGT vì công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Chi phí mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc giỡ, giám định,…
Các khoản giảm trừ: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán,…
