NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Khái quát chung về nguyên liệu vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu
1.1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02, nguyên vật liệu (NVL) là thành phần của hàng tồn kho, được sử dụng trong sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ NVL bao gồm vật liệu tồn kho, vật liệu gửi đi gia công chế biến và vật liệu đã mua nhưng vẫn đang trong quá trình vận chuyển.
Ngoài ra còn có một số khái niệm khác về NVL nhƣ:
NVL là đối tượng lao động đã được biến đổi nhờ vào tác động của lao động có ích Tuy nhiên, không phải tất cả đối tượng lao động đều được coi là NVL; chỉ những đối tượng lao động được hình thành từ quá trình lao động mới được xác định là NVL.
Nguyên vật liệu (NVL) là một trong ba yếu tố chính trong quá trình sản xuất kinh doanh Giá trị của NVL tiêu hao trong sản xuất quyết định giá trị sản phẩm dịch vụ, tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp Đặc biệt, trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong tổng giá trị sản phẩm.
1.1.1.2 Đặc điểm nguyên vật liệu
NVL là yếu tố cơ bản tham gia vào quá trinh sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, do vậy NVL có các đặc điểm sau:
- Là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm
- Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất
- Dưới tốc độ của lao động NVL bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí SXKD trong kỳ
1.1.2 Vai trò và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
1.1.2.1 Vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh
Nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố thiết yếu trong quá trình sản xuất, đóng vai trò là cơ sở vật chất cấu thành sản phẩm Đối với các doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý NVL là điều kiện sống còn, yêu cầu doanh nghiệp phải có kế hoạch mua sắm và dự trữ NVL đầy đủ, kịp thời về số lượng, chất lượng và kết cấu để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra một cách bình thường.
Nguyên vật liệu là một yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất Do đó, việc doanh nghiệp tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên vật liệu chất lượng tốt với giá cả hợp lý sẽ giúp giảm đáng kể chi phí sản xuất và tăng cường lợi nhuận.
Cung cấp nguyên liệu và vật liệu đầy đủ, kịp thời và đúng tiêu chuẩn là yếu tố quan trọng giúp duy trì quá trình sản xuất liên tục và hiệu quả, từ đó tránh tình trạng ngừng trệ sản xuất và ứ đọng vốn, ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
1.1.2.2 Yêu cầu quản lý đối với nguyên vật liệu
Quản lý nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố quan trọng trong mọi nền sản xuất xã hội, phản ánh vai trò và đặc điểm của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh Mức độ và phương pháp quản lý NVL phụ thuộc vào trình độ sản xuất cũng như khả năng và sự nhiệt tình của người quản lý Sự phát triển của xã hội đòi hỏi các phương thức quản lý ngày càng hoàn thiện, đồng thời nhu cầu vật chất và tinh thần cũng gia tăng Để đáp ứng kịp thời những nhu cầu này, sản xuất cần mở rộng, với lợi nhuận là mục tiêu cuối cùng Để đạt được lợi nhuận, doanh nghiệp cần phải giảm chi phí NVL bằng cách tối đa hóa việc sử dụng NVL một cách tiết kiệm, hợp lý và có kế hoạch.
Công tác quản lý nguyên vật liệu (NVL) là nhiệm vụ thiết yếu của mọi cá nhân trong doanh nghiệp, nhằm tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh trong nền kinh tế thị trường với mức hao phí tối thiểu Quản lý NVL cần được thực hiện một cách chặt chẽ về cả mặt hiện vật lẫn giá trị, bao gồm tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản đến sử dụng.
Quản lý về mặt hiện vật là quá trình đảm bảo nguyên vật liệu (NVL) giữ nguyên hình thái ban đầu và không bị giảm số lượng trước khi đưa vào sản xuất.
- Quản lý về mặt giá trị: Tức là đảm bảo giữ nguyên đƣợc chất lƣợng NVL, làm sao cho NVL không bị mất phẩm chất, quy cách
Quản lý khâu thu mua là quá trình tìm kiếm nguồn hàng, mua sắm và vận chuyển về kho Trong giai đoạn này, yêu cầu quản lý cần đảm bảo sự phù hợp về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại và giá mua của nguyên vật liệu với kế hoạch sản xuất Đồng thời, cần chú trọng đến chi phí mua hợp lý và lựa chọn địa điểm thu mua gần nhất để tối ưu hóa chi phí vận chuyển.
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần phân loại nguyên vật liệu theo tiêu chí nhất định và sắp xếp để tạo thành danh mục nguyên vật liệu sử dụng Việc này đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận kế toán, vật tư và kế hoạch.
Quản lý ở khâu sử dụng có ảnh hưởng lớn đến chi phí sản xuất và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm dựa trên định mức và dự toán chi phí để giảm thiểu tiêu hao trong giá thành sản phẩm, từ đó tăng lợi nhuận và tích lũy Kế toán cần tổ chức ghi chép và quản lý nguyên vật liệu xuất dùng theo từng đối tượng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Doanh nghiệp cần quản lý hiệu quả khâu bảo quản và dự trữ bằng cách tổ chức kho hàng và bến bãi một cách hợp lý Việc trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, đếm là rất quan trọng để thực hiện chế độ bảo quản cho từng loại nguyên vật liệu, nhằm tránh hư hỏng và mất mát.
Việc dự trữ nguyên vật liệu là cần thiết để duy trì quá trình sản xuất liên tục, nhưng dự trữ quá nhiều có thể dẫn đến chi phí bảo quản cao, ứ đọng vốn và lãng phí Do đó, doanh nghiệp cần xác định định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng.
Quản lý nguyên vật liệu (NVL) hiệu quả cần được thực hiện đồng bộ ở ba khâu: thu mua, sử dụng và bảo quản Doanh nghiệp cần chú trọng cả về mặt hiện vật và giá trị của NVL Khi quản lý tốt, doanh nghiệp không chỉ giảm chi phí mà còn tăng lợi nhuận.
1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu
1.1.3.1 Vai trò của kế toán trong quản lý nguyên vật liệu
Nội dung cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
1.2.1 Các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán Việt Nam chi phối đến kế toán nguyên vật liệu
1.2.1.1 Các nguyên tắc kế toán cơ bản
Nguyên tắc cơ sở dồn tích yêu cầu mọi nghiệp vụ kinh tế và tài chính của doanh nghiệp, bao gồm tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí, phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, mà không phụ thuộc vào thời điểm thực tế thu hoặc chi tiền Báo cáo tài chính lập theo nguyên tắc này phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai.
Nguyên tắc hoạt động liên tục yêu cầu báo cáo tài chính được lập dựa trên giả định rằng doanh nghiệp sẽ tiếp tục hoạt động bình thường trong tương lai gần Doanh nghiệp không có ý định hoặc không bị buộc phải ngừng hoạt động hay thu hẹp quy mô đáng kể Nếu tình hình thực tế khác với giả định này, báo cáo tài chính cần được lập trên cơ sở khác và phải có giải thích rõ ràng về cơ sở đã sử dụng.
Nguyên tắc nhất quán yêu cầu doanh nghiệp phải áp dụng các chính sách và phương pháp kế toán đã chọn một cách thống nhất trong ít nhất một kỳ kế toán năm Nếu có sự thay đổi trong các chính sách và phương pháp này, doanh nghiệp cần phải giải trình rõ ràng lý do cũng như ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.
Nguyên tắc giá gốc yêu cầu tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc, tức là số tiền đã trả hoặc tương đương để có được tài sản, hoặc theo giá trị hợp lý tại thời điểm ghi nhận Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong các chuẩn mực kế toán cụ thể.
Nguyên tắc phù hợp yêu cầu việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đồng bộ với nhau Khi ghi nhận một khoản doanh thu, cần phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó Chi phí tương ứng có thể bao gồm chi phí trong kỳ tạo ra doanh thu, chi phí từ các kỳ trước, hoặc chi phí phải trả liên quan đến doanh thu của kỳ hiện tại.
Nguyên tắc thận trọng yêu cầu việc xem xét, cân nhắc và phán đoán cần thiết để thiết lập các ước tính kế toán trong điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thận trọng trong việc đưa ra các quyết định kế toán, nhằm đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin tài chính.
Phải lập các khoản dự phòng nhƣng không lập quá lớn;
Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;
Không đánh giá thấp hơn giá trị các khoản nợ phải trả và chi phí;
Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng rõ ràng về khả năng thu lợi ích kinh tế, trong khi chi phí cần được ghi nhận khi có chứng cứ xác thực về khả năng phát sinh chi phí.
Nguyên tắc trọng yếu trong báo cáo tài chính nhấn mạnh rằng thông tin được coi là quan trọng nếu sự thiếu hụt hoặc không chính xác của nó có thể dẫn đến sai lệch đáng kể trong báo cáo, ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng Tính trọng yếu được đánh giá dựa trên kích thước và bản chất của thông tin hoặc sai sót trong ngữ cảnh cụ thể, và được xem xét từ cả hai khía cạnh định tính và định lượng.
1.2.1.2 Các chuẩn mực kế toán chi phối đến kế toán Nguyên Vật Liệu
Các chuẩn mực kế toán Việt Nam chi phối đến kế toán nguyên vật liệu gồm có:
Chuẩn mực kế toán VAS 01: Chuẩn mực kế toán chung
Chuẩn mực này thiết lập các nguyên tắc và yêu cầu kế toán cơ bản, đồng thời hướng dẫn việc ghi nhận các yếu tố trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Chuẩn mực kế toán VAS 02: Hàng tồn kho
Chuẩn mực này nhằm quy định và hướng dẫn nguyên tắc kế toán hàng tồn kho, bao gồm việc xác định giá trị và ghi nhận hàng tồn kho vào chi phí, điều chỉnh giá trị hàng tồn kho theo giá trị thuần có thể thực hiện được, cũng như áp dụng phương pháp tính giá trị hàng tồn kho làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Việc xác định giá trị hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán yêu cầu hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc Do đó, nguyên vật liệu trong doanh nghiệp cũng sẽ được tính toán và ghi nhận ban đầu theo giá gốc.
Giá gốc của nguyên vật liệu bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác cần thiết để có được nguyên vật liệu ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Chi phí mua nguyên vật liệu bao gồm giá mua, thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp và bảo quản trong quá trình mua Ngoài ra, các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá do hàng hóa không đúng quy cách hoặc phẩm chất sẽ được trừ khỏi tổng chi phí mua.
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho :
Trị giá nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ được xác định theo nguyên tắc giá gốc Để tính toán giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho, chúng ta áp dụng các phương pháp tính giá xuất kho theo quy định hiện hành.
NVL xuất kho = Giá bình quân
1 đơn vị x Lƣợng NVL xuất kho
Phương pháp tính giá bình quân gia quyền :
Trong đó: Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ:
Giá bình quân Giá trị NVL tồn đầu kỳ+ giá trị NVL nhập trong kỳ
Số lƣợng NVL (tồn đầu kỳ+ số lƣợng nhập trong kỳ)
Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) :
Theo phương pháp này, nguyên vật liệu (NVL) được định giá thực tế khi xuất kho dựa trên giả định rằng lô NVL nào được nhập trước sẽ được xuất trước Do đó, giá trị của NVL xuất kho sẽ được tính theo giá thực tế của lần nhập tương ứng.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH OSCO INTERNATIONAL
Tổng quan về Công ty TNHH Osco International
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Osco International
Công ty TNHH một thành viên hoạt động theo luật doanh nghiệp và các quy định hiện hành của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Tên công ty viết bằng tiếng Việt: Công ty trách nhiệm hữu hạn Osco International
Tên công ty viết bằng tiếng Anh: OSCO INTERNATIONAL CO., LTD
Tên công ty viết tắt: OSCO
Giám đốc : Ông ARAI NORICHIKA
Địa chỉ: Lô số 3, Cụm công nghiệp Lai Xá, xã Kim Chung, huyện Hoài Đức, thành phố Hà Nội
Số vốn điều lệ là: 600.000 USD
Công ty chuyên cung cấp linh kiện điện tử và máy móc thiết bị, đồng thời sản xuất các bộ phận và linh kiện phục vụ cho các nhà máy.
Các loại máy móc và công cụ chính xác nhƣ: máy phay, máy dập…
Thiết bị đo lường chính xác: máy đo độ dày vật liệu, độ sâu vết cắt…
Thiết bị thủy lực, khí nén: súng phun khí nén…
Các linh kiện máy móc cơ khí
Hình 2.1 Một số sản phẩm của công ty
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với thách thức cung cấp sản phẩm chất lượng cao với chi phí thấp Để giải quyết vấn đề này, công ty Osco International Nhật Bản (Oosaki Kikou Co.,Ltd.) đã mở rộng hoạt động bằng cách thành lập các chi nhánh tại nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam.
Công ty TNHH Osco International được thành lập vào tháng 12 năm 2007, hoạt động theo luật doanh nghiệp với 100% vốn đầu tư nước ngoài Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ, chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh trong phạm vi vốn quản lý, sở hữu con dấu riêng, tài sản và quỹ tập trung, đồng thời mở tài khoản tại ngân hàng Vietcombank theo quy định của nhà nước.
Công ty có trụ sở tại lô số 3, cụm công nghiệp Lai Xá, xã Kim Chung, huyện Hoài Đức, Hà Nội, nổi bật với tốc độ phát triển mạnh mẽ Chúng tôi chuyên cung cấp linh kiện và máy móc sản xuất, tất cả đều được nhập khẩu trực tiếp từ Nhật Bản với giá cả hợp lý Đặc biệt, dịch vụ vận chuyển miễn phí đến tận nơi trong khu vực Hà Nội và các tỉnh miền Bắc giúp người tiêu dùng tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo họ có được sản phẩm chất lượng tốt nhất.
Kể từ ngày thành lập ngày 27/12/2007 đến nay, với triết lí kinh doanh
Công ty TNHH Osco International đã khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường nhờ vào cam kết "luôn luôn thỏa mãn khách hàng" Để phục vụ nhu cầu của khách hàng tốt hơn, công ty đã mở rộng hoạt động với hai chi nhánh mới tại thành phố Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh
Hình 2.2 Sơ đồ quy trình sản xuất đồ gá cho máy móc tự động
Nội dung cơ bản của các bước công việc trong quy trình
Bước 1 trong quy trình thiết kế sản phẩm là khởi thảo và tính toán để tạo ra bản vẽ kỹ thuật, thể hiện đầy đủ hình dáng, kích thước, vật liệu, dung sai và các yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm Bản vẽ này giúp hình dung cấu tạo, vị trí, chức năng và nguyên lý hoạt động của chi tiết Tất cả các bản vẽ cần tuân thủ các quy định, qui phạm và tiêu chuẩn kỹ thuật Cuối cùng, bản vẽ phải được Ban Giám Đốc thông qua trước khi đưa vào sản xuất.
Bước 2 trong quy trình chế tạo là chế tạo phôi, nơi vật liệu đầu vào như gang và thép được chuyển đổi từ dạng thô sơ thành khởi phẩm Khởi phẩm là các nguyên vật liệu đã trải qua quá trình tạo hình sơ bộ, vẫn giữ kích thước thô và bề mặt xù xì Các phương pháp chế tạo phôi bao gồm đúc, ép, rèn, dập nóng, dập nguội, kéo, cán, hàn và cắt.
Gia công cắt gọt là giai đoạn quan trọng trong ngành cơ khí chế tạo máy, nơi các khởi phẩm được điều chỉnh để đạt được hình dạng, kích thước và đặc điểm vật liệu theo yêu cầu thiết kế Quá trình này chiếm từ 50 đến 60% khối lượng lao động trong các nhà máy, công xưởng, và ảnh hưởng đến 50% giá thành sản phẩm Các phương pháp gia công phổ biến bao gồm tiện, phay, bào, khoan, mài và nhiệt luyện.
Khởi phẩm sau khi gia công tại bước này không đạt tiêu chuẩn sẽ bị loại bỏ thành phế phẩm
Bước 4: Bảo vệ, bảo quản
Các sản phẩm đạt tiêu chuẩn tại bước 3 sẽ được sơn, mạ, tráng, phủ, bao goi… để bảo vệ và bảo quản tốt nhất
Bước 5: Lắp ráp và chạy thử
Thành phẩm đƣợc đem lắp ráp vào các máy công nghiệp và chạy thử
Nếu không đạt yêu cầu sẽ trở thành phế phẩm, phế liệu đưa trở lại các bước 2 và bước thứ 3
2.1.3 Đặc điểm và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự Đội cơ điện Đội vận chuyển Đội sản xuất Đội giám sát Đội bán hàng
Quản lý các chi nhánh
P Kỹ thuật P Kinh doanh P Tài chính-
Bộ máy điều hành của công ty áp dụng mô hình trực tuyến – chức năng, kết hợp giữa cơ cấu trực tuyến và chức năng Giám đốc công ty là người có quyền quyết định cao nhất, lãnh đạo và quản lý toàn diện các hoạt động, đồng thời chịu trách nhiệm về sản xuất kinh doanh và đời sống công ty Để hỗ trợ cho quá trình ra quyết định, giám đốc nhận sự trợ giúp từ phó giám đốc và các phòng chức năng trong việc thu thập, phân tích và bàn bạc thông tin.
Xét về khía cạnh cấp quản lý Sơ đồ này chỉ có hai (02) cấp quản lý
* Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận:
Ban giám đốc công ty bao gồm một Giám đốc và hai Phó giám đốc Giám đốc là người đại diện theo pháp luật, trực tiếp chỉ đạo và quyết định mọi hoạt động hàng ngày của công ty Phó giám đốc phụ trách sản xuất có nhiệm vụ quyết định thiết kế kỹ thuật và quy trình công nghệ, triển khai công việc cho các bộ phận cấp dưới và kiểm tra tổ chức sản xuất để đảm bảo hiệu quả Trong khi đó, Phó giám đốc tài chính chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận về mặt tài chính, kiểm soát việc luân chuyển và sử dụng tiền cũng như tài sản của công ty.
Phòng Hành chính – Nhân sự là bộ phận chuyên môn hỗ trợ giám đốc công ty trong việc quản lý các lĩnh vực như tổ chức, lao động, tiền lương, thi đua, hành chính, quản trị, bảo vệ và thanh tra pháp chế.
Phòng Kỹ thuật là bộ phận chuyên môn hỗ trợ giám đốc công ty trong việc quản lý các lĩnh vực khoa học và kỹ thuật, đồng thời thực hiện nhiệm vụ thiết kế sản phẩm.
Phòng Kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc công ty trong việc tổ chức và triển khai các hoạt động xúc tiến bán hàng, phân phối sản phẩm Phòng cũng thực hiện tư vấn về giá, thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh, và quản lý việc thu mua nguyên vật liệu, cùng với các hoạt động nghiệp vụ khác có liên quan.
Phòng Tài chính - Kế toán là cơ quan chức năng có nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc trong việc tổ chức và triển khai công tác tài chính, kế toán và thống kê tại công ty Phòng này đảm bảo thực hiện đúng theo điều lệ công ty, đồng thời kiểm tra và kiểm soát mọi hoạt động kinh tế tài chính của công ty theo quy định của pháp luật.
2.1.4 Đặc điểm về tổ chức công tác kế toán tại Công ty
2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Osco
2.2.1 Đặc điểm, yêu cầu quản lý NVL tại Công ty TNHH Osco International
Công ty chuyên cung cấp linh kiện điện tử và máy móc thiết bị, đồng thời sản xuất các bộ phận cho nhà máy, do đó nguyên vật liệu sử dụng rất đa dạng về công dụng và chất lượng Dựa trên chức năng của nguyên vật liệu trong quy trình sản xuất, công ty phân loại chúng thành nhiều loại khác nhau.
- Nguyên vật liệu chính: bộ khuếch đại cảm biến, thanh giằng (bao gồm
5 loại: Φ6x345, Φ10x423, Φ10x438, Φ8x298, Φ8x312), phôi thép (gồm 4 loại: 20x5x842, 20x3x774, 20x5x568, 20x5x910), gỗ, gá đỡ các loại;
- Nguyên vật liệu phụ: ốc vít; sơn bột tĩnh điện akzonobel; sơn tổng hợp đại bàng; axit sunfuaric; TD – L4468T; DH – ZNP; PH – L78M,R; dây đai; bìa giấy, dầu diesel;
Việc áp dụng hệ thống kế toán máy đã giúp Công ty quản lý nguyên vật liệu một cách hiệu quả và tiện lợi.
Công ty chủ yếu hình thành NVL từ việc mua ngoài, tập trung vào việc vận chuyển nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp trong nước Đặc biệt, công ty hợp tác lâu dài với các đối tác như Công ty TNHH Misumi Việt Nam và Công ty TNHH Keyence Việt Nam để đảm bảo nguồn cung ổn định.
Hình 2.4 : Danh mục vật tƣ hàng hóa trên phần mềm kế toán
2.2.2 Thực trạng thu nhận thông tin về nguyên vật liệu tại công ty TNHH Osco International
2.2.2.1 Thủ tục lập chứng từ liên quan đến tăng nguyên vật liệu tại công ty
Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu được mua từ bên ngoài Khi nhận đơn đặt hàng hoặc dựa vào kế hoạch và nhu cầu vật tư đã được Giám đốc phê duyệt, phòng vật tư sẽ tiến hành các thủ tục mua bán Đối với nguyên vật liệu có số lượng lớn, tính chất phức tạp hoặc hàng nhập khẩu, phòng QC sẽ kiểm tra và lập biên bản kiểm nghiệm trước khi nhập kho Chỉ những nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn mới được nhập kho Trong hầu hết các trường hợp khác, nguyên vật liệu chỉ cần có giấy chứng nhận chất lượng từ bên bán, cán bộ thu mua tự kiểm tra và nếu không phát hiện sai sót, vật tư sẽ được nhập kho ngay lập tức.
+ Cán bộ thu mua đề nghị nhập kho
+ Phòng QC lập biên bản kiểm nghiệm (nếu có)
+ Kế toán vật tƣ lập phiếu nhập kho làm 3 liên
+ Phụ trách phòng vật tƣ ký phiếu nhập kho (giữ lại một liên) và chuyển cho thủ kho
Thủ kho thực hiện việc nhập kho bằng cách kiểm tra số lượng trên trái phiếu với số lượng thực tế nhập vào Nếu hai số liệu này khớp nhau, thủ kho sẽ ký Phiếu nhập kho Sau đó, nếu thông tin đầy đủ, thủ kho sẽ ghi sổ và lưu một liên, trong khi một liên khác được sử dụng để thanh toán cho khách hàng.
- Thủ tục mua vật tƣ
+ Lấy báo giá vật tƣ của các nhà cung cấp
Lập biên bản phê duyệt giá là bước quan trọng để đưa ra quyết định chọn nhà cung ứng phù hợp Sau khi phê duyệt, cần liên hệ với nhà cung cấp để thảo luận các yêu cầu, từ đó quyết định có ký hợp đồng hay không, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên.
- Các loại chứng từ cần thiết:
+ Biên bản họp hội đồng giá
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ
+ Biên bản thanh lý hợp đồng
Dựa trên hóa đơn GTGT, kế toán cần lập phiếu nhập kho (PNK) theo mẫu MS01-VT Để PNK trở nên hợp lệ, cần phải có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và thủ kho.
PNK NVL đƣợc lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần, trong đó:
+ Liên 1: Lưu tai phòng kế toán
+ Liên 2: Giao cho người nhập hàng
+ Liên 3: Dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán
Người nhập PNK ghi cột tên chủng loại, quy cách và số lượng nhập theo chứng từ
Thủ kho ghi cột thực nhập, kế toán ghi cột đơn giá và thành tiền
Minh họa 1 : Ngày 12/12/2020 công ty mua lô nguyên vật liệu của công ty TNHH Misumi Việt Nam theo HĐ GTGT số 0027600 :
Hình 2.5 : Hóa đơn GTGT số 0027600
Hình 2.6 : Phiếu nhập kho số 7877
Minh họa 2: Ngày 28/12/2020 Công ty nhập kho Bộ Khuếch đại cảm biến FS-V31, cảm biến sợi quang FU-59, gá đỡ cho cảm biến quang OP-
Công ty TNHH Keyence Việt Nam đã thực hiện giao dịch theo hợp đồng GTGT số 0001637, với giá mua chưa bao gồm thuế GTGT 10% là 4.144.000đ Kế toán sẽ dựa vào hợp đồng GTGT để lập phiếu nhập kho, nhằm nhập kho vật liệu.
Hình 2.7 : Hóa đơn GTGT số 0001637
Hình 2.8 : Phiếu nhập kho số 7890
2.2.2.2 Thủ tục lập chứng từ xuất kho nguyên vật liệu tại công ty
Khi cần vật tư cho sản xuất, bộ phận sản xuất, phân xưởng hoặc phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu yêu cầu vật tư.
- Phòng kỹ thuật và thủ trưởng đơn vị ký xét duyệt
- Kế toán vật tƣ lập Phiếu xuất kho, phụ trách phòng ký Phiếu xuất kho
Thủ kho dựa vào Phiếu xuất kho để xuất vật liệu và ghi chép thực xuất vào phiếu Sau đó, thủ kho sẽ ghi số lượng xuất và tồn kho của từng loại vào thẻ Định kỳ, thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật tư để cập nhật số liệu.
- Kế toán kiểm tra và tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất kho để lấy số liệu ghi sổ kế toán, ghi sổ và lưu
Phiếu xuất kho đƣợc lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu lại phòng vật tư cơ giới
+ Liên 2: Giao cho người nhận hàng
+ Liên 3: Giao cho thủ kho để vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ
Phiếu nhập kho và xuất kho có thể được lập cho nhiều nguyên vật liệu (NVL) khác nhau Tùy thuộc vào từng kho kế toán, phiếu xuất kho cần được lập cho phù hợp Nếu yêu cầu xuất có nhiều NVL từ nhiều kho khác nhau, cần phải lập nhiều phiếu xuất kho theo từng kho quản lý.
Minh họa 1 : Ngày 31/12/2020 xuất kho nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm :
Hình 2.9 : Phiếu xuất kho số 4250
Minh họa 2 : Ngày 31/12/2020 xuất kho nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm:
Hình 2.10 : Phiếu xuất kho số 4253
2.2.2.3 Thủ tục kiểm kê đánh giá nguyên vật liệu tại công ty TNHH osco International
Vào thời điểm cuối mỗi kỳ kế toán, công ty TNHH osco International sẽ thực hiện công tác kiểm kê đánh giá lƣợng NVL tồn kho
Quá trình kiểm kê đánh giá do bà Phạm Thị Kiều Oanh, kế toán trưởng, và bà Cảnh Thị Thủy, thủ kho, thực hiện nhằm kiểm tra lượng nguyên vật liệu tồn kho của công ty Quá trình này bao gồm việc liệt kê chi tiết các loại nguyên vật liệu, kiểm kê số lượng tồn kho và đánh giá chất lượng còn sử dụng được Sau khi hoàn tất, kế toán trưởng sẽ lập biên bản kiểm kê, so sánh lượng vật tư thực tế với số liệu trong sổ kế toán để đảm bảo tính chính xác.
Công ty TNHH osco Internati onal
- Thời điểm kiểm kê 10 giờ 00 ngày 31 tháng 12 năm 2020
Ban kiểm kê bao gồm: Ông/Bà Phạm Thị Kiều Oanh, Chức vụ Kế toán trưởng, đại diện cho Kế toán Trưởng ban; và Ông/Bà Cảnh Thị Thủy, Chức vụ Thủ kho, đại diện cho Kho Uỷ viên.
- Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây:
1 Dây cáp kết nối U09-BF-BM-0.5 DC0000000
2 Rãnh ray trƣợt mạ PSL-1 DC0000000
3 Đầu nối khí M-3ALU-4 DC0000000
4 Đầu nối khí KQ2H04-06A DC0000000
6 Đầu phun bằng thép ABNZH5-1.0-100 DC0000000
8 ống nối thép SGPNRJ10A DC0000000
9 Thiết bị cảm biến D-M9B DC0000000
11 Dây cáp kết nối R88A-CRKA003CR DC0000000
12 Thiết bị đóng ngắt mạch điện
13 Rơ le nhiệt G3R-OA202SZN DC0000000
14 Dây cáp kết nối RP9100-100 DC0000000
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƢ
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tƣ, dụng cụ
STT Theo sổ kế toán ĐV
Mã số T Theo kiểm kê
15 Van khí AV3000-03-5DC DC0000000
16 Thanh trƣợt bằng thép 2SRS15MUU-
19 Bộ lọc khí VFR20-8 DC0000000
20 Khớp nối ống thép 30PM DC0000000
21 Khớp đỡ bằng thép MKR1410 DC0000000
22 Chốt định vị PLSBWRK13-120 DC0000000
24 Ròng rọc thép ATP28XL025-B-P8 DC0000000
25 Dây curoa TBN120XL025 DC0000000
28 Khóa bằng thép KED8-20 DC0000000
34 Vít căn chỉnh ANB4-15 DC0000000
35 Thiết bị cảm biến nhiệt độ EX-L211 DC0000000
37 Vít căn chỉnh ANB3-10 DC0000000
38 Thiêt bị đầu cuối mạch điện 10250-
Hình 2.11: Biên bản kiểm kê vật tƣ
2.2.3 Nguyên tắc, phương pháp đánh giá Nguyên vật liệu tại công ty TNHH Osco International Đánh giá NVL là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu trung thực và
4209 Dây cáp kết nối NASVCTF-0.5-6-100
4210 Đầu nối mạch điện 1.25Y-3.5 (100 cái/gói)
4211 Đai ốc HNT3C-SUS-M20 MFP000000
4213 Dây cáp kết nối LA-Y5TS-005BL (0.5 mét)
4215 Dây cáp kết nối OP-87906 (3 mét/cái) MFP000000
4216 Dây cáp kết nối OP-87443 (3 mét/cái) MFP000000
4217 Dây cáp kết nối 3RHS4-1100-5M (5 mét/cái)
4218 Miếng đệm (for TET-888) Scale seal(88mm 10*92 Silver)
4223 Bu lông NT(3type) M8 NI MFP000000
4227 Vít chặn for RSR9K MFP000000
(Ý kiến giải quyết số chênh thống nhất
2.2.3.1 Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho
Trong kế toán nguyên vật liệu (NVL), nguyên tắc chủ yếu là hạch toán theo giá thực tế (giá gốc) Tại Công ty, kế toán NVL áp dụng giá thực tế để ghi chép chi tiết và tổng hợp tình hình nhập, xuất và tồn kho NVL Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập khác nhau.
NVL tại công ty đƣợc hình thành chủ yếu qua mua ngoài nên các yếu tố hình thành lên giá thực tế là:
Đánh giá thực trạng công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH
Cạnh tranh là quy luật cơ bản của nền kinh tế thị trường, giữ vai trò quan trọng trong việc duy trì tính năng động và hiệu quả của nền kinh tế Việt Nam Cạnh tranh lành mạnh không chỉ là thách thức đối với doanh nghiệp (DN) khi phải đối đầu với những "gã khổng lồ" có tiềm lực lớn, mà còn là cơ hội để DN phát triển Năng lực cạnh tranh yếu mới là vấn đề đáng lo ngại, do đó, DN cần hoạt động hiệu quả để tồn tại và tối đa hóa lợi nhuận Để đạt được điều này, DN phải tập trung vào nhu cầu của thị trường và tìm cách tiết kiệm chi phí sản xuất, đặc biệt là chi phí nguyên vật liệu, nhằm hạ giá thành sản phẩm và nâng cao sức cạnh tranh Tại Công ty TNHH Osco International, việc quản lý và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu đang được Ban lãnh đạo công ty chú trọng nhằm giảm giá thành sản phẩm.
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Osco International, tôi đã nhận thức rõ tầm quan trọng của hạch toán kế toán nguyên vật liệu Qua việc tìm hiểu và nghiên cứu, tôi đã phát hiện ra những điểm mạnh cần phát huy cũng như những tồn tại cần khắc phục, từ đó góp phần nâng cao chất lượng công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, phù hợp với quy mô sản xuất Các phòng ban phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán để đảm bảo hạch toán nguyên vật liệu diễn ra đều đặn Mặc dù các bộ phận kế toán đảm nhiệm những phần hành riêng biệt, nhưng chúng có mối quan hệ mật thiết, giúp xử lý thông tin nhanh chóng và cung cấp kịp thời cho Ban lãnh đạo để đưa ra quyết định và giám sát công việc hiệu quả.
- Chế độ hạch toán tại Công ty phù hợp với quy định của Bộ Tài chính
Hệ thống chứng từ ban đầu đƣợc tổ chức hợp pháp, hợp lý, đầy đủ Quy trình luân chuyển chứng từ đúng quy định đề ra
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, một phương pháp phổ biến nhờ vào sự đơn giản và dễ thực hiện, đặc biệt phù hợp với việc sử dụng kế toán máy Phòng kế toán đã được trang bị hệ thống máy tính cùng phần mềm kế toán Fast Accounting, nổi bật với tính dễ sử dụng, khả năng cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác, cũng như quản trị người dùng hiệu quả Việc áp dụng kế toán máy giúp kế toán viên giảm tải khối lượng công việc, đồng thời nâng cao độ chính xác và tốc độ cung cấp thông tin, góp phần tạo ra một bộ máy kế toán gọn nhẹ và hiệu quả cao.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán do quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, giúp quản lý nguyên vật liệu (NVL) hiệu quả và đảm bảo hạch toán chính xác theo quy định Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán tại Công ty.
Công ty xây dựng quy trình quản lý vật liệu khoa học từ khâu thu mua đến bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất Công tác quản lý được phân công rõ ràng; phòng kỹ thuật sản xuất lập định mức nguyên vật liệu theo tiêu chí kỹ thuật và nhu cầu sản xuất, trong khi phòng cung ứng vật tư chịu trách nhiệm thu mua nguyên vật liệu chất lượng với giá cả hợp lý Sự phối hợp chặt chẽ giữa hai phòng ban này đảm bảo hiệu quả cung ứng cao nhất và nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc kiểm soát nguyên vật liệu.
Công ty áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu bằng cách ghi thẻ song song, phù hợp với điều kiện thực tế như sử dụng phần mềm kế toán và danh mục nguyên vật liệu không quá phong phú Phương pháp này giúp dễ dàng đối chiếu, kiểm tra và phát hiện sai sót trong quá trình quản lý nguyên vật liệu.
- Về kế toán tổng hợp nguyên vật liệu:
Kế toán sử dụng chứng từ theo quy định hiện hành, đảm bảo ghi chép kịp thời và chính xác các nghiệp vụ phát sinh, cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan Hệ thống sổ sách kế toán đầy đủ và linh hoạt, được thiết kế phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty, đồng thời vẫn đáp ứng yêu cầu thông tin cần thiết cho công tác quản lý.
Tài khoản kế toán sử dụng cho hạch toán nguyên vật liệu cần tuân thủ hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định Mặc dù tài khoản 152 không được chi tiết thành các tài khoản cấp 2, 3, tất cả nguyên vật liệu đều được mã hóa để dễ dàng theo dõi và quản lý.
Trình tự kế toán vật tư được thực hiện theo quy trình hợp lý, phản ánh đúng thực tế phát sinh của các nghiệp vụ liên quan đến nguyên vật liệu.
Mặc dù việc hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty mang lại nhiều lợi ích trong việc tiết kiệm chi phí vật liệu và công cụ, nhưng quá trình này cũng gặp phải một số khó khăn nhất định.
Công ty chỉ có một kho bảo quản vật tư chung, nhưng cần bố trí kho theo từng phân xưởng để thuận tiện cho việc vận chuyển Đồng thời, mỗi kho nên được chia thành các kho nhỏ hơn dựa trên công dụng kinh tế của nguyên vật liệu như kho vật liệu chính, kho nguyên vật liệu phụ và kho nhiên liệu Việc phân chia này giúp bảo quản nguyên vật liệu tốt hơn do tính chất lý hóa khác nhau của từng nhóm, từ đó cải thiện công tác quản lý nguyên vật liệu trong quá trình nhập, xuất và sắp xếp.
Kế toán không sử dụng tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” để ghi nhận hàng hóa mua vào cuối tháng chưa về kho, dẫn đến việc hóa đơn có thể được nhận trước khi hàng hóa thực tế về Trong trường hợp này, kế toán cần chờ hàng về mới tiến hành hạch toán, nhưng cách làm này không giúp quản lý tài sản hiệu quả Khi nhận hóa đơn, hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của Công ty và cần phải phản ánh công nợ phải trả cho người bán Do đó, Công ty cần ghi sổ kế toán để theo dõi tài sản và công nợ, đồng thời khai thuế GTGT đầu vào có thể được khấu trừ ngay trong tháng nhận hóa đơn.
Công ty cần lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu để đối phó với sự biến động của giá cả thị trường Việc này không chỉ hợp lý mà còn giúp giảm thiểu rủi ro do giá nguyên vật liệu tăng cao, đặc biệt khi phần lớn nguyên vật liệu được mua từ bên ngoài Lập dự phòng là một biện pháp quan trọng nhằm bảo vệ lợi ích tài chính của công ty trong bối cảnh thị trường không ổn định.
Hiện nay, công tác kiểm kê vật liệu trong công ty chưa được chú trọng đầy đủ Mặc dù công ty thực hiện kiểm kê, nhưng biên bản kiểm kê chưa phản ánh đầy đủ thông tin về nguyên vật liệu tồn kho Cụ thể, biên bản chưa thể hiện sự so sánh giữa giá gốc của nguyên vật liệu và giá trị thuần có thể thực hiện được, điều này ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý tài sản của công ty.
- Công tác kế toán quản trị còn mờ nhạt, chƣa đƣợc chú trọng nghiên cứu
