Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý
Giới thiệu chung
Thông tin đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của con người, đặc biệt là trong các tổ chức Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là nguồn lực thiết yếu, giúp tối ưu hóa quy trình và ra quyết định Bài viết này sẽ giới thiệu các khái niệm cơ bản về thông tin, vai trò của nó trong kinh tế - xã hội, cùng với những khái niệm liên quan đến hệ thống và hệ thống thông tin.
1.1.1 Thông tin và vai trò của thông tin
Trong cuộc sống hàng ngày, thông tin phản ánh tri thức và hiểu biết của chúng ta về một đối tượng Thông tin được hiểu như các thông báo nhằm cung cấp sự hiểu biết cho người nhận Nó có tính chất phản ánh và liên quan đến hai chủ thể: người truyền tin và người tiếp nhận thông tin Để truyền tải thông tin, cần có “vật mang thông tin” như ngôn ngữ, chữ cái, chữ số, ký hiệu và bảng biểu.
Nội dung thông tin được xác định bởi khối lượng tri thức mà nó mang lại, tuy nhiên, ý nghĩa của nội dung này lại phụ thuộc vào đối tượng tiếp nhận Một số thông tin chỉ có giá trị đối với một nhóm người nhất định, trong khi những thông tin khác lại có tầm quan trọng rộng rãi, ảnh hưởng đến cả xã hội.
Thông tin đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của con người Thiếu thông tin, con người sẽ không có định hướng và trở nên bối rối trong môi trường xung quanh.
Thông tin đóng vai trò là nguồn lực thiết yếu trong tổ chức; các nhà quản lý cần thông tin để lập kế hoạch và điều hành mọi quy trình trong tổ chức, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được mục tiêu chung.
Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý chức tồn tại và phát triển trong môi trường hoạt động của nó Thông tin trợ giúp người quản lý tổ chức hiểu rõ thị trường, định hướng cho sản phẩm mới, cải tiến tổ chức và các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức
Hệ thống thông tin dựa trên máy tính mang lại lợi ích to lớn cho tổ chức nhờ vào khả năng tự động hóa quy trình làm việc, kết hợp giữa khoa học quản lý, khoa học tổ chức và công nghệ thông tin Những hệ thống này không chỉ hỗ trợ các công việc đơn giản và lặp lại hàng ngày mà còn giúp phát hiện và giải quyết các vấn đề phức tạp, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
1.1.2 Các dạng thông tin trong các tổ chức
Thông tin kinh tế và thông tin quản lý là hai loại thông tin quan trọng, đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động của các tổ chức.
Thông tin kinh tế là dữ liệu phản ánh sự vận động của các tổ chức, doanh nghiệp và các thiết chế kinh tế, giúp thể hiện tình trạng kinh tế của các chủ thể này.
Thông tin kinh tế là huyết mạch của các tổ chức kinh tế, giúp đánh giá nhịp sống, quy mô phát triển, triển vọng và nguy cơ tiềm ẩn Tổ chức được hiểu là hệ thống từ các cá thể hợp tác và phân công lao động để đạt mục tiêu chung Nó bao gồm nhóm nguồn lực như nhân lực, tài lực, vật lực, và việc liên kết các nguồn lực này phục vụ cho mục đích cụ thể Tất cả các nguồn lực này đều là đối tượng quản lý của những người lãnh đạo trong tổ chức, bao gồm hoạch định, điều khiển, giám sát và đo lường.
Mỗi tổ chức thường có ba cấp quản lý và một cấp thực hiện giao dịch cụ thể, như nhân viên kế toán hay công nhân sản xuất, không chịu trách nhiệm quản lý Tất cả các cấp trong tổ chức đều sử dụng và tạo ra thông tin Cán bộ quản lý ở các cấp khác nhau cần thông tin phục vụ cho mục đích quản lý đa dạng Do đó, thông tin quản lý được định nghĩa là thông tin mà ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc mong muốn sử dụng để ra quyết định quản lý.
1.1.3 Các nguồn thông tin của tổ chức
Thông tin được sử dụng trong các tổ chức được thu thập từ hai nguồn: nguồn thông tin bên ngoài và nguồn thông tin bên trong tổ chức
- Nguồn thông tin bên ngoài:
Các tổ chức Chính phủ đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chính thức liên quan đến pháp chế Họ cung cấp các thông tin thiết yếu như luật thuế, luật môi trường, quy định về tiền lương và các quy chế khác, giúp người dân và doanh nghiệp nắm rõ các quy định pháp lý hiện hành.
Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý giáo dục và đào tạo,… là những thông tin mà các tổ chức phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên
Khách hàng, đối thủ cạnh tranh và nhà cung cấp là những nguồn thông tin quan trọng về thị trường, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay Những thông tin này đóng vai trò quyết định trong việc hoạch định chính sách của các tổ chức Nguồn thông tin bên ngoài thường được thu thập từ báo chí, các văn bản cấp trên và tài liệu nghiên cứu của các tổ chức chuyên cung cấp thông tin.
- Nguồn thông tin bên trong: đây chính là thông tin thu được từ chính hệ thống tài liệu, sổ sách, báo cáo tổng hợp… của chính các tổ chức.
Định nghĩa hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các phần tử liên kết với nhau, hình thành nên một tổng thể chung Đối với hệ thống thông tin, có thể áp dụng định nghĩa hẹp hơn để phù hợp với nhu cầu mô tả của lĩnh vực này.
Hệ thống là một tập hợp các phần tử liên kết chặt chẽ, hoạt động đồng bộ để đạt được mục tiêu chung Nó tiếp nhận các yếu tố đầu vào và sản sinh ra các yếu tố đầu ra thông qua một quá trình xử lý có tổ chức.
Như vậy, hệ thống có ba thành phần cơ bản tương tác với nhau:
- Các yếu tố đầu vào (Inputs)
- Xử lý, chế biến (Processing)
- Các yếu tố đầu ra (Outputs)
Khi xem xét một hệ thống, người ta còn có thể đề cập đến các yếu tố và các khái niệm khác liên quan đến hệ thống như:
- Môi trường mà hệ thống tồn tại (bao gồm môi trường bên ngoài và bên trong);
- Hệ thống con của hệ thống;
- Hệ thống đóng nếu nó không quan hệ với môi trường và ngược lại – hệ thống mở, nếu nó có quan hệ với môi trường…
Hệ thống thông tin (HTTT) đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền tải thông tin đến những người cần sử dụng Chức năng của HTTT giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và ra quyết định.
Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp với những tiêu chuẩn chất lượng như sau:
Độ tin cậy của thông tin phản ánh tính xác thực và độ chính xác của nó Khi thông tin thiếu độ tin cậy, tổ chức sẽ phải đối mặt với những hậu quả nghiêm trọng.
Thông tin đầy đủ là yếu tố quan trọng giúp nhà quản lý nắm bắt và giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả Việc sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến những quyết định và hành động không phù hợp với thực tế, gây ra hậu quả tiêu cực cho tổ chức.
Thông tin cần phải rõ ràng và dễ hiểu, phù hợp với đối tượng nhận Tránh sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc từ ngữ đa nghĩa để giảm thiểu rủi ro gây hiểu lầm Điều này giúp ngăn chặn lãng phí do việc tạo ra thông tin không cần thiết hoặc ra quyết định sai lầm do thiếu thông tin quan trọng.
Thông tin là tài sản quý giá của tổ chức và cần được bảo vệ nghiêm ngặt Chỉ những cá nhân có quyền hạn mới được phép truy cập vào thông tin này để đảm bảo an toàn và bảo mật.
Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức
Thông tin cần được cung cấp một cách kịp thời để phát huy giá trị của nó Dù thông tin có đáng tin cậy, dễ hiểu, dễ thích ứng và được bảo vệ an toàn, nhưng nếu không đến tay người sử dụng đúng thời điểm, nó sẽ trở nên vô nghĩa.
Ngày nay, hệ thống thông tin (HTTT) áp dụng các công cụ tính toán điện tử và phương pháp chuyên dụng để chuyển đổi dòng thông tin nguyên liệu ban đầu thành dòng thông tin kết quả.
Khi nghiên cứu các HTTT cần phân biệt hai khái niệm: dữ liệu và thông tin
Dữ liệu là những số liệu hoặc tài liệu chưa qua xử lý, chưa được biến đổi cho mục đích cụ thể Ví dụ, cuộc điều tra dân số cung cấp thông tin về số nhân khẩu, họ tên, tuổi, giới tính và nghề nghiệp của từng thành viên trong hộ gia đình Khi doanh nghiệp bán hàng, dữ liệu được sinh ra bao gồm số lượng, giá bán, địa điểm, thời gian và hình thức thanh toán Những dữ liệu này được lưu trữ trên thiết bị tin học và quản lý bởi chương trình máy tính, phục vụ cho nhiều người dùng với các mục đích khác nhau.
Thông tin được xem là sản phẩm hoàn chỉnh từ dữ liệu sau khi đã qua xử lý, mang lại ý nghĩa cho người sử dụng Ví dụ, Bộ Lao động – Thương binh – Xã hội sử dụng dữ liệu điều tra dân số để thống kê số người theo độ tuổi và giới tính, trong khi các doanh nghiệp dựa vào dữ liệu bán hàng để tính tổng doanh thu và số lượng hàng đã bán trong một khoảng thời gian nhất định Hệ thống thông tin (HTTT) đóng vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế, và việc xây dựng một HTTT hiệu quả là nhiệm vụ thiết yếu của các nhà quản lý hiện đại.
Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý
1.2.3 Quy trình xử lý thông tin
Quy trình xử lý thông tin là quá trình chuyển đổi dữ liệu đầu vào thành thông tin hữu ích Trong bối cảnh khoa học và công nghệ phát triển mạnh mẽ, quy trình này sử dụng các phương pháp chuyên biệt và công cụ điện tử, giúp xử lý khối lượng thông tin lớn và đa dạng một cách nhanh chóng và hiệu quả Quy trình này bao gồm bốn giai đoạn chính: thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin.
Bộ phận kết xuất thông tin
1.2.4 Định nghĩa hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin cần thiết cho các nhà quản lý Hệ thống này hỗ trợ quá trình ra quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trình trong tổ chức, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý.
Với sự bùng nổ của khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin, các tổ chức đang tích cực áp dụng CNTT trong quản lý và triển khai hệ thống thông tin quản lý.
Do đó, chúng ta sẽ tập trung nghiên cứu các HTTTQL có ứng dụng CNTT để thực hiện các hoạt động quản lý của các tổ chức, doanh nghiệp.
Phân loại
Do mục đích quản lý khác nhau, các đặc tính và cấp độ quản lý khác nhau nên có rất nhiều dạng HTTTQL tồn tại trong một tổ chức
Có ba phương pháp phổ biến để phân loại hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) trong các tổ chức: phân loại theo cấp độ ứng dụng, phân loại dựa trên mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và phân loại theo chức năng nghiệp vụ của hệ thống.
Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý
1.3.1 Phân loại theo cấp ứng dụng
Các HTTTQL trong mỗi tổ chức phục vụ các cấp: chiến lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp
Hình 1.1 Các dạng HTTTQL theo cấp ứng dụng
HTTTQL cung cấp hỗ trợ cho các nhà quản lý cấp thấp như trưởng nhóm, quản đốc và chuyên viên trong các phòng ban quản lý Hệ thống này giúp theo dõi các giao dịch và hoạt động cơ bản của tổ chức, bao gồm bán hàng, hóa đơn, tiền mặt, tiền lương và hàng tồn kho.
Các hệ thống này chủ yếu nhằm mục đích trả lời các câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng giao dịch của tổ chức Để hoạt động hiệu quả, thông tin trong các hệ thống này cần được cập nhật thường xuyên, đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và dễ sử dụng.
Một số hệ thống thông tin cấp tác nghiệp bao gồm: hệ thống theo dõi giờ làm việc của công nhân, hệ thống quản lý các khoản tiền rút từ máy rút tiền tự động (ATM), hệ thống tính lương cho cán bộ công nhân viên (CBCNV), và hệ thống quản lý thu học phí của sinh viên.
HTTTQL cấp chuyên gia cung cấp kiến thức và dữ liệu thiết yếu cho các nhà nghiên cứu và nhân viên dữ liệu trong tổ chức Hệ thống này nhằm hỗ trợ tổ chức trong việc phát triển kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin và xử lý công việc hàng ngày một cách hiệu quả.
HTTTQL cấp chiến thuật hỗ trợ các nhà quản lý cấp trung gian trong việc điều khiển, quản lý và ra quyết định Các hệ thống này thường cung cấp báo cáo định kỳ như hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm, giúp đánh giá tình trạng làm việc Chẳng hạn, hệ thống quản lý công tác phí cung cấp thông tin về chi phí của nhân viên trong các phòng ban, từ đó giúp nhà quản lý nhận diện các trường hợp chi phí vượt mức cho phép.
KIỂU HỆ THỐNG ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ
Cấp chuyên gia và văn phòng
Nhà quản lý bậc trung
Lao động trí thức và dữ liệu Cấp trưởng phòng
Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý cấp chiến lược (HTTTQL) hỗ trợ các nhà quản lý cấp cao trong việc giải quyết các vấn đề và đưa ra quyết định chiến lược, đồng thời giúp nhận diện các xu hướng phát triển dài hạn Mục tiêu của HTTT là nâng cao khả năng thích ứng của tổ chức với những biến động từ môi trường bên ngoài HTTT cho phép các nhà quản lý trả lời các câu hỏi quan trọng như: Tổ chức cần tuyển thêm bao nhiêu lao động trong 5 năm tới? Nên sản xuất sản phẩm gì trong 5 năm tới?
1.3.2 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
Theo cách này có năm loại:
- Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems - TPS)
- Hệ thống phục vụ quản lý (Management Information Systems - MIS)
- Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems - DSS)
- Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems - ESS)
- Hệ thống chuyên gia (Expert Systems - ES)
1.3.3 Phân loại theo chức năng, nghiệp vụ
Thông tin trong tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Các hệ thống thông tin (HTTT) sẽ được đặt tên dựa trên chức năng nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ, bao gồm các cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật và cấp chiến lược.
HTTT tài chính, kế toán chiến lược
HTTT quản trị nhân sự chiến lược
HTTT sản xuất kinh doanh chiến lược
HTTT tài chính, kế toán chiến thuật
HTTT quản trị nhân sự chiến thuật
HTTT sản xuất kinh doanh chiến thuật
HTTT tài chính, kế toán tác nghiệp
HTTT quản trị nhân sự tác nghiệp
HTTT sản xuất kinh doanh tác nghiệp HTTT xử lý giao dịch
Bảng 1.1 Ví dụ về các HTTTQL trong một doanh nghiệp
Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý
1.3.4 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý
Sự bùng nổ của mạng Internet và khả năng tính toán vượt trội của phần cứng và phần mềm đã thúc đẩy sự phát triển của hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL), mang lại những ứng dụng mạnh mẽ và lợi ích thiết thực cho công tác quản lý tổ chức.
HTTT quản lý mang lại lợi thế cạnh tranh cho tổ chức bằng cách tối ưu hóa quy trình điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh Nhờ vào hệ thống này, tổ chức có thể giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và cải thiện quy trình phân phối hàng hóa hoặc dịch vụ Những lợi ích cụ thể của HTTT quản lý bao gồm tăng cường hiệu quả hoạt động, tiết kiệm thời gian và nguồn lực, cũng như nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
- Tách rời công việc với vị trí làm việc
- Làm giảm bớt các cấp quản lý trung gian
- Tổ chức lại các luồng công việc
- Gia tăng tính linh hoạt cho tổ chức
- Cải tiến các hoạt động kinh doanh
- Xây dựng các mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và nhà cung cấp.
Thiết kế
Trong trường hợp tổng quát, quy trình thiết kế một HTTT quản lý gồm các giai đoạn:
- Mô hình hóa thực thể
- Xây dựng sơ đồ quan hệ dữ liệu và thiết kế CSDL
Để thiết kế hệ thống thông tin quản lý hiệu quả, cần sử dụng các tài liệu thu thập được trong quá trình phân tích hệ thống, bao gồm sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) và sơ đồ luồng dữ liệu (DFD).
Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý
Hình 1.2 Sơ đồ cấu trúc của MIS
Quá tải thông tin
- Tài liệu trên các chất liệu truyền thống
- Tài liệu kỹ thuật số
Câu 1: Hãy cho biết sự hình thành HTTT quản lý trong tổ chức
Câu 2: Khái niệm HTTT quản lý Những hoạt động chủ yếu trong một quá trình xử lý dữ liệu của một HTTT?
Câu 3: Phân loại HTTT quản lý theo cấp ứng dụng
Câu 4: Phân loại HTTT theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
Câu 5: Vai trò và đặc điểm của hệ thống xử lý giao dịch (TPS) đối với tổ chức là gì?
Câu 6: Vai t6.rò và đặc điểm của hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS) đối với tổ chức là gì?
Câu 7: Vai trò và đặc điểm của hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) đối với tổ chức là gì?
Hãy cho biết các thành phần cơ bản của DSS Thành phần nào có vai trò quan trọng nhất?
Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý
Câu 8: MIS khác với TPS và DSS ở những điểm nào ?
Câu 9: DSS khác với ESS ở những điểm nào?
Câu 10: Mô tả mối quan hệ giữa TPS, MIS, DSS và ESS
Các hệ thống thông tin quản lý (HTTT) mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, bao gồm việc tối ưu hóa quy trình ra quyết định, tăng cường khả năng kiểm soát và giảm thiểu số lượng cấp quản lý trung gian Để đạt được điều này, tổ chức cần xây dựng các quy trình làm việc hiệu quả, áp dụng công nghệ thông tin hiện đại và đào tạo nhân viên để họ có khả năng tự quản lý tốt hơn Việc này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn đảm bảo rằng các yêu cầu quản lý vẫn được đáp ứng một cách hiệu quả.
UPS (United Parcel Service) cạnh tranh toàn cầu bằng CNTT
UPS đã thành công trong việc cung cấp "dịch vụ tốt nhất với chi phí thấp nhất" trong hơn 90 năm qua, giao nhận hơn 13 triệu kiện hàng mỗi ngày tại Hoa Kỳ và hơn 200 quốc gia khác Hãng giữ vị trí hàng đầu trong dịch vụ chuyển bưu kiện gói nhỏ, cạnh tranh với Federal Express và Airborne Express nhờ vào việc đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ thông tin Trong hơn một thập kỷ qua, UPS đã chi hơn 1 tỷ USD mỗi năm để nâng cấp dịch vụ khách hàng mà vẫn duy trì chi phí ở mức thấp.
Tài xế vận chuyển hàng cho UPS sử dụng máy tính cầm tay DIAD (Delivery Information Acquisition Device) để ghi nhận thông tin khách hàng và thời gian giao nhận Sau đó, họ chuyển thông tin này qua thiết bị truyền tin trên xe tải, kết nối với mạng điện thoại di động Dữ liệu về chuyến hàng được gửi đến mạng máy tính của UPS để lưu trữ và xử lý tại các máy chủ ở Mahwah, New Jersey và Alpharetta, Georgia, từ đó cho phép truy xuất thông tin về các kiện hàng đã giao hoặc nhận trên toàn cầu.
Hệ thống theo dõi kiện hàng tự động của UPS cho phép giám sát toàn bộ quá trình giao hàng Tại các điểm giao nhận, máy đọc mã vạch quét thông tin trên nhãn kiện hàng và nạp vào máy chủ Nhân viên của UPS có thể kiểm tra tình trạng gói hàng từ máy tính, trong khi khách hàng cũng có thể truy cập thông tin này qua website hoặc ứng dụng di động của công ty Ngoài ra, khách hàng có thể sử dụng website của UPS để theo dõi lộ trình, tính toán chi phí vận chuyển, xác định thời gian giao hàng và lập kế hoạch giao nhận.
Doanh nghiệp có thể sử dụng Website để quản lý chuyến hàng và thanh toán chi phí với UPS qua tài khoản hoặc thẻ tín dụng Dữ liệu từ Website sẽ được chuyển đến máy chủ xử lý và thông tin sẽ được trả lại cho khách hàng sau khi hoàn tất Ngoài ra, UPS còn cung cấp dịch vụ chuyển tài liệu qua Internet, đảm bảo tính bảo mật cao và khả năng theo dõi cho các tài liệu quan trọng.
Hệ thống của UPS bao gồm các đầu vào, xử lý và đầu ra quan trọng, trong đó đầu vào là dữ liệu từ các đơn hàng và khách hàng, xử lý là việc quản lý và tối ưu hóa quy trình vận chuyển, còn đầu ra là dịch vụ giao hàng nhanh chóng và hiệu quả Các công nghệ sử dụng trong hệ thống này bao gồm trí tuệ nhân tạo, phân tích dữ liệu lớn và tự động hóa, giúp cải thiện hiệu suất và giảm chi phí Những công nghệ này liên quan mật thiết đến chiến lược kinh doanh của UPS, khi chúng hỗ trợ công ty nâng cao trải nghiệm khách hàng và duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý
Cisco, có trụ sở tại San Jose, California, là công ty hàng đầu trong lĩnh vực thiết bị định tuyến và chuyển mạch cho mạng Internet/Intranet Thành công của Cisco đến từ việc tối ưu hóa sử dụng mạng Internet, với hầu hết các hoạt động của công ty diễn ra trên nền tảng trực tuyến.
Khách hàng, nhà cung cấp và đối tác của Cisco chủ yếu tương tác qua website của công ty, nơi hơn 90% hợp đồng mua bán được thực hiện trực tuyến Khoảng 75% sản phẩm của Cisco được sản xuất theo đơn đặt hàng, với khách hàng cấu hình hệ thống mong muốn và đặt hàng trực tiếp Đơn đặt hàng sẽ được chuyển đến các nhà sản xuất như Flextronics International tại Singapore, nơi sản phẩm được sản xuất và gửi thẳng đến khách hàng Website của Cisco còn tích hợp với FedEx và UPS, cho phép khách hàng theo dõi đơn hàng của mình Nhờ phương pháp này, Cisco giảm tới 70% thời gian giao hàng bằng cách tối ưu hóa kho vật tư.
Dịch vụ khách hàng trực tuyến tiếp nhận khoảng 800.000 truy vấn mỗi tháng, trong đó 85% khách hàng bày tỏ sự hài lòng Nhờ vào việc tối ưu hóa quy trình, chi phí dịch vụ đã giảm đáng kể.
Vào năm 2000, Cisco đã đầu tư 600 triệu USD và cung cấp dịch vụ tư vấn qua điện thoại 24/7, góp phần nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng Trong lĩnh vực tài chính kế toán, các máy tính tự động cập nhật giao dịch thanh toán ba lần mỗi ngày, cung cấp thông tin đầy đủ cho các nhà quản lý theo yêu cầu Giám đốc điều hành có thể theo dõi tổng thu nhập, lợi nhuận, đơn đặt hàng và chi phí Nhờ vào việc sử dụng Internet để nhận và lưu trữ dữ liệu, công ty có khả năng khóa sổ (kết toán) nhanh chóng.
24 giờ vào cuối mỗi quý
Chức năng quản lý nhân lực của Cisco được thực hiện hiệu quả qua mạng, với khoảng 25.000 đơn xin việc được nhận hàng tháng từ website Nhân viên có thể dễ dàng báo cáo chi phí và đề xuất thay đổi tiện nghi trực tuyến Công ty đã chuyển 80% nội dung huấn luyện lên website và rất hài lòng với kết quả này Đặc biệt, Cisco hỗ trợ các bậc phụ huynh yên tâm làm việc bằng cách cho phép họ theo dõi con cái qua mạng và camera tại trung tâm giữ trẻ.
Mạng Internet đã tác động đến sự thay đổi tổ chức và quản lý của Cisco như thế nào?
Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý
Phân tích hệ thống
2.1.1 Khái niệm và mục tiêu phân tích hệ thống thông tin
Phân tích hệ thống thông tin (HTTT) là quá trình có tổ chức nhằm xác định hệ thống tối ưu cho tổ chức Mục tiêu chính của phân tích HTTT là đánh giá những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống hiện tại, từ đó đưa ra yêu cầu cho hệ thống mới, đồng thời loại bỏ hoặc thay thế các quy trình không còn phù hợp.
Chất lượng phân tích hệ thống phụ thuộc vào hai yếu tố chính: kiến thức về tổ chức, quản lý và công nghệ của các nhà phân tích, cùng với tình trạng hiện tại của hệ thống trong tổ chức Do đó, việc phân tích hệ thống cần được thực hiện bởi một nhóm chuyên gia có đủ kiến thức trong các lĩnh vực chuyên môn cần thiết, bao gồm cả những người hiểu rõ về tổ chức hiện tại.
2.1.2 Phương pháp luận trong phân tích hệ thống thông tin
Trong phân tích hệ thống thông tin, việc áp dụng các phương pháp luận cơ bản là cần thiết để đảm bảo hệ thống được xây dựng hoạt động ổn định và mang lại hiệu quả kinh tế thực tế.
2.1.2.1 Phương pháp tiếp cận hệ thống
Tiếp cận hệ thống là phương pháp khoa học quan trọng trong nghiên cứu kinh tế và xã hội, yêu cầu xem xét tổng thể hệ thống cùng với các mối liên hệ giữa các phân hệ nội tại và với các hệ thống bên ngoài.
Trong một hệ thống kinh tế phức tạp với nhiều mối quan hệ, việc chỉ tập trung vào một số phân hệ mà bỏ qua các phân hệ khác có thể dẫn đến những quyết định không tối ưu Tối ưu hóa một số bộ phận mà không xem xét toàn bộ hệ thống sẽ gây ra sự mất cân bằng và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất chung Do đó, cần có cái nhìn tổng thể để đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả của toàn bộ hệ thống.
Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý mối liên hệ với các bộ phận khác sẽ không mang lại hiệu quả chung cho toàn bộ hệ thống
Khi phân tích hệ thống thông tin, cần xem tổ chức như một hệ thống thống nhất về kinh tế, kỹ thuật và cơ cấu tổ chức Tiếp theo, trong từng lĩnh vực, các vấn đề sẽ được chia thành những khía cạnh cụ thể hơn, tiếp tục đi vào chi tiết Phương pháp này phản ánh cách tiếp cận từ tổng quát đến cụ thể (Top Down) theo sơ đồ cấu trúc hình cây.
2.1.2.2 Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa
Nguyên tắc phân tích hệ thống thông tin (HTTT) yêu cầu thực hiện theo trình tự khoa học, bắt đầu từ việc phân tích chức năng, tiếp theo là phân tích các dòng thông tin, và cuối cùng là mô hình hóa HTTT thông qua các mô hình như mô hình chức năng kinh doanh, mô hình luồng dữ liệu, và mô hình thông tin ma trận Kết quả của giai đoạn này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp tổ chức quyết định xem có nên thiết kế hệ thống quản lý hay không Nếu quyết định thiết kế được đưa ra, tài liệu phân tích sẽ trở thành nền tảng cơ bản cho quá trình thiết kế hệ thống.
Mô hình hóa là một phương pháp quan trọng giúp nhận thức rõ bản chất của hiện trạng và làm rõ các vấn đề trong giai đoạn phân tích Các mô hình được sử dụng để diễn đạt nội dung thay cho các phát biểu chi tiết, tạo thành lược đồ thể hiện các đặc trưng quan trọng của đối tượng Mô hình bao gồm các ký hiệu có ý nghĩa liên kết với nhau, đồng thời bỏ qua các chi tiết không quan trọng như địa điểm, công cụ hay thời gian Ba yếu tố cơ bản tạo nên mô hình là:
Mô hình có 2 đặc tính quan trọng:
2.1.2.3 Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc
Trong phân tích hệ thống thông tin (HTTT), nhà phân tích cần sử dụng một bộ công cụ cấu trúc và kỹ thuật để mô tả hệ thống, theo nguyên tắc phân tích hệ thống có cấu trúc Một số mô hình phổ biến được áp dụng trong quá trình này bao gồm các phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc.
- Sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagrams – BFD)
- Các sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagrams – DFD)
- Các mô hình dữ liệu (Data Models – DM)
Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý
- Ngôn ngữ có cấu trúc (Structured Language – SL)
Các bước xác định yêu cầu
Việc thực hiện phân tích HTTT bao gồm các công đoạn sau đây:
- Thu thập thông tin về tổ chức, hệ thống quản lý và HTTT
- Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD)
- Lập sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
- Lập báo cáo phân tích HTTT
Xác định yêu cầu
Giai đoạn đầu tiên trong phân tích hệ thống là thu thập thông tin liên quan đến mục tiêu đã đề ra, đảm bảo độ tin cậy và chính xác cao Việc nắm vững thông tin về môi trường hoạt động của tổ chức sẽ giúp tăng khả năng thành công trong quá trình phân tích hệ thống.
2.3.1 Nội dung thông tin cần thu thập
Các thông tin cần thu thập có thể chia thành 3 nhóm:
- Thông tin về môi trường của HTTT hiện tại:
Môi trường bên ngoài đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của tổ chức, bao gồm các yếu tố như điều kiện cạnh tranh và xu hướng phát triển công nghệ trong ngành Hiểu rõ những thông tin này giúp tổ chức xác định chiến lược phù hợp để thích ứng và phát triển bền vững.
Các thông tin về bản thân tổ chức, bao gồm: o Môi trường tổ chức:
Lịch sử hình thành và phát triển
Quan hệ giữa các phòng ban; Khối lượng công việc, những khó khăn trong công việc của từng phòng ban
Chức năng của hệ thống (sản xuất hay cung cấp dịch vụ), quy mô hoạt động
Yếu tố khách hàng (số lượng, mức độ ổn định, thị hiếu…)
Chính sách dài hạn và ngắn hạn, chương trình hành động
Nguồn nhân lực của tổ chức trong hệ thống quản lý…
Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý
Tình trạng tài chính, hoạt động đầu tư – xây dựng cơ bản… o Môi trường vật lý:
Quy trình tổ chức xử lý số liệu trong quản lý
Độ tin cậy trong hoạt động của hệ thống o Môi trường kỹ thuật:
Phần cứng và phần mềm hiện có để xử lý thông tin
Các trang thiết bị kỹ thuật khác
Các CSDL đang sử dụng
Đội ngũ cán bộ phát triển hệ thống hiện có (phân tích viên hệ thống, kỹ sư, lập trình viên, kỹ thuật viên tin học…)
- Các thành phần của HTTT hiện tại:
Hoạt động của hệ thống;
Thông tin vào của hệ thống;
Thông tin ra của hệ thống;
Các cơ sở dữ liệu của hệ thống;
Quá trình xử lý, cách giao tiếp, trao đổi thông tin trong hệ thống
2.3.2 Các phương pháp thu thập thông tin
Có một số phương pháp thu thập, khảo sát thông tin như:
- Nghiên cứu tài liệu về hệ thống
Cách tổ chức nghiên cứu:
Lập kế hoạch chi tiết cho từng cá nhân là bước quan trọng trong quản lý công việc, bao gồm việc phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người, xác định thời gian thực hiện và thứ tự công việc Ngoài ra, kế hoạch cần chỉ rõ thời điểm báo cáo và người nhận báo cáo, giúp đảm bảo tiến độ và hiệu quả trong quá trình làm việc.
Lập kế hoạch họp nhóm, thảo luận…
Lập báo cáo kết quả nghiên cứu, phân tích HTTT
- Quan sát hệ thống (Observational research)
Phương pháp này được sử dụng khi các phân tích viên hệ thống cần thu thập thông tin mà các phương pháp khác không thể cung cấp, như tài liệu lưu trữ không có sẵn hoặc phỏng vấn không mang lại kết quả như mong đợi.
Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý
Quan sát giúp chúng ta hiểu rõ các công việc mà nhân viên thực hiện, cách thức họ làm việc và đánh giá hiệu quả của các tiêu chuẩn cũng như công cụ hỗ trợ mà họ thường sử dụng.
Những điều lưu ý khi phỏng vấn:
Khi phỏng vấn, hãy chú ý lắng nghe và thể hiện sự quan tâm đến ý kiến của người được phỏng vấn, thay vì chỉ khẳng định quan điểm của bản thân Đồng thời, cũng nên để ý đến nét mặt, cử chỉ và dáng điệu của họ để hiểu những điều mà họ có thể không muốn nói ra.
Thiết lập quan hệ hợp tác, đúng mực trong quá trình phỏng vấn
Cố gắng hòa mình theo thói quen, tác phong và ngôn ngữ của tổ chức, tập thể mà chúng ta cần phỏng vấn
Cố gắng tìm hiểu công việc của người được phỏng vấn và đặt các câu hỏi trong phạm vi công việc của họ
Các câu hỏi cần rõ ràng và cung cấp thông tin hữu ích cho người phân tích viên Sử dụng linh hoạt cả hai dạng câu hỏi: câu hỏi mở để khám phá những điều chưa biết và câu hỏi đóng để xác nhận thông tin đã dự kiến Việc chọn lựa dạng câu hỏi phù hợp với hoàn cảnh phỏng vấn là rất quan trọng.
- Sử dụng phiếu điều tra (Questionnaires)
Việc thiết kế phiếu điều tra có vai trò quyết định và cần đảm bảo được các yêu cầu sau đây:
Thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết
Câu hỏi khảo sát cần phải rõ ràng và dễ hiểu để người tham gia có thể trả lời một cách dễ dàng Để thuận tiện cho việc thống kê, nên sử dụng dạng câu hỏi đóng, chẳng hạn như trắc nghiệm.
Phiếu điều tra thường có các phần sau:
Tiêu đề: Kêu gọi sự hợp tác từ các đối tượng điều tra để đảm bảo cuộc khảo sát diễn ra thành công và đạt được kết quả tốt đẹp Chúng tôi mong muốn nhận được sự tham gia đầy đủ và chân thành từ phía các bạn trong việc trả lời các câu hỏi trong phiếu điều tra Sự hợp tác của các bạn sẽ góp phần quan trọng vào việc thu thập dữ liệu chính xác và hữu ích.
Phần định danh đối tượng điều tra: ghi các số liệu liên quan đến đối tượng điều tra như tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp, chức vụ…
Để thu thập thông tin hiệu quả, cần xác định và liệt kê các câu hỏi liên quan đến cơ cấu tổ chức của cơ quan cũng như quy trình xử lý thông tin trong hệ thống Việc này giúp đảm bảo rằng mọi khía cạnh cần thiết được xem xét, từ cấu trúc tổ chức đến các bước cụ thể trong quy trình xử lý, nhằm tối ưu hóa việc thu thập và quản lý thông tin.
Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý việc sử dụng thông tin trong hệ thống, đánh giá về ưu, khuyết điểm của hệ thống…)
Phần kết thúc: bày tỏ lời cảm ơn của người điều tra, họ tên và chức vụ người chủ trì cuộc điều tra
- Phương pháp thảo luận theo chuyên đề JAD (Joint Application Design)
- Phương pháp làm mẫu (Prototyping)
2.3.3 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagram - BFD)
Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD, hay còn gọi là sơ đồ phân rã chức năng, là một mô hình thể hiện các chức năng nghiệp vụ của tổ chức, bao gồm các công việc cần thực hiện và mối quan hệ giữa các chức năng này.
Sơ đồ BFD giúp xác định rõ ràng các nhiệm vụ mà hệ thống cần thực hiện mà không cần quan tâm đến phương pháp hay các phương tiện thực hiện như nhân lực, máy móc, và trang thiết bị Đồng thời, nó không phân biệt giữa chức năng hành chính và chức năng quản lý, vì cả hai đều quan trọng và cần được xem xét như một phần của hệ thống thông tin quản lý (HTTT quản lý).
- Sơ đồ BFD cho phép xác định các chức năng cần nghiên cứu của một tổ chức
- Qua sơ đồ, ta biết được vị trí của mỗi công việc trong toàn bộ hệ thống, tránh dư thừa và trùng lặp trong nghiên cứu hệ thống
- Sơ đồ BFD là cơ sở để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu và nghiên cứu cấu trúc của các chương trình quản lý của hệ thống
2.3.3.2 Quy trình xây dựng sơ đồ chức năng kinh doanh
Khảo sát và tìm hiểu tổ chức cùng các chức năng nghiệp vụ của nó, bao gồm tên chức năng, mô tả chi tiết về chức năng, dữ liệu đầu vào và dữ liệu đầu ra của từng chức năng.
- Mô tả hoạt động và mối quan hệ của các chức năng dưới dạng văn bản
- Dựa vào văn bản mô tả các chức năng và vẽ sơ đồ BFD
Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý
Sơ đồ BFD được xây dựng từ mô hình nghiệp vụ, mô tả các chức năng tổng quát của hệ thống Quá trình phân rã chức năng giúp chia nhỏ các chức năng thành các phần cụ thể hơn theo cấu trúc hình cây Việc này cho phép các phân tích viên hệ thống tiến từ tổng quát đến chi tiết, từ đó lập kế hoạch cụ thể cho từng nhóm phụ trách phân tích ở các mức độ khác nhau.
Các nguyên tắc phân rã chức năng:
- Nguyên tắc “thực chất”: Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng đã phân rã nó
Phân loại yêu cầu
Hình 2.6 Sơ đồ cây phân loại yêu cầu Đặc tả chi tiết từng loại yêu cầu:
- Yêu cầu chức năng là danh sách các công việc sẽ được thực hiện trên máy tính cùng với các thông tin mô tả tương ứng
Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý
- Yêu cầu phi chức năng là các yêu cầu liên quan đến chất lượng phần mềm, là sự ràng buộc cách thức thực hiện các yêu cầu chức năng
- Yêu cầu chức năng nghiệp vụ là các chức năng của phần mềm tương ứng với công việc có thật trong thế giới thực
Yêu cầu chức năng hệ thống là những chức năng phần mềm được tạo ra khi thực hiện công việc trên máy tính, khác biệt với các hoạt động trong thế giới thực, hoặc là những chức năng không liên quan đến bất kỳ công việc nào trong thực tế.
- Chức năng lưu trữ: Tương ứng với công việc ghi chép thông tin trên sổ sách (kèm theo các quy định khi ghi chép)
- Chức năng tra cứu: Tương ứng với công việc tìm kiếm, theo dõi hoạt động và xem thông tin về một đối tượng
- Chức năng tính toán: Tương ứng với công việc tính toán (theo quy định và công thức cho trước)
- Chức năng kết xuất : Tương ứng với công việc lập báo cáo (theo biểu mẫu cho trước)
- Chức năng môi trường : Định cấu hình thiết bị, ngày giờ, số người làm việc, …
- Chức năng mô phỏng: Mô phỏng hoạt động của thế giới thực
- Chức năng tự động: Tự động thông báo, nhắc nhở người dùng
- Chức năng phân quyền : Phân quyền sử dụng giữa các loại người dùng
- Chức năng sao lưu : Sao lưu, phục hồi dữ liệu
Tính tiến hóa trong phần mềm cho phép người dùng điều chỉnh mô tả của các yêu cầu chức năng, bao gồm quy định và quy tắc tính toán, ngay cả khi phần mềm đã được chuyển giao Điều này yêu cầu phải dự kiến các thay đổi liên quan đến thành phần dữ liệu và quy trình xử lý.
Tính tiện dụng của phần mềm liên quan đến giao diện, thể hiện qua sự tự nhiên, dễ sử dụng, dễ học và cung cấp đầy đủ thông tin cho người dùng.
Tính hiệu quả của phần mềm liên quan đến thời gian thực hiện các chức năng, dung lượng lưu trữ và chi phí sử dụng tài nguyên hệ thống Điều này bao gồm việc tối ưu hóa không gian lưu trữ và thực hiện các thao tác một cách nhanh chóng.
Tính tương thích là yếu tố quan trọng liên quan đến việc chuyển đổi dữ liệu giữa phần mềm đang xét và các phần mềm khác, đồng thời đảm bảo sự nhất quán giữa các màn hình trong hệ thống.
- Tính tái sử dụng: (do chuyên viên tin học đảm trách)
- Tính bảo trì: (do chuyên viên tin học đảm trách) là các yêu cầu cho phép thay đổi mà không làm ảnh hưởng đến phần mềm
Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý
Hình 2.7 Quá trình hình thành yêu cầu
Hình 2.8 Tiến trình phần tích yêu cầu
Mô tả yêu cầu
Yêu cầu phần mềm là những nhiệm vụ cần thực hiện trên máy tính, và chúng phải xuất phát từ thực tế, không chỉ đơn thuần dựa vào công nghệ thông tin.
Mô tả yêu cầu là tài liệu chi tiết cung cấp thông tin cần thiết về công việc tương ứng, đóng vai trò quan trọng trong việc nghiệm thu và đánh giá phần mềm khi được chuyển giao.
Để đảm bảo hiệu quả trong việc phát triển phần mềm, yêu cầu cần được mô tả rõ ràng, cụ thể và chính xác Sự mơ hồ trong việc mô tả sẽ dẫn đến hiểu nhầm giữa chuyên viên tin học và khách hàng, gây ra tốn kém thời gian và chi phí Do đó, việc cung cấp thông tin đầy đủ về công việc là rất quan trọng để tránh những sai lệch không đáng có.
Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý
Các loại thông tin chính cần được quan tâm khi xác định yêu cầu phần mềm:
- Tên công việc ứng với từng yêu cầu
Cần xác định cụ thể, tránh dùng các tên chung chung, mơ hồ
- Người hoặc bộ phận sẽ thực hiện công việc
Cần xác định chính xác người hoặc bộ phận sẽ thực hiện công việc trên máy tính (còn gọi là người dùng phần mềm hay người dùng)
Những người dùng có vai trò và công việc tương tự sẽ được phân loại vào cùng một nhóm, thường tương ứng với một bộ phận cụ thể trong thế giới thực.
Trong một công việc, có thể có nhiều loại người dùng khác nhau tham gia, và ngược lại, một loại người dùng cũng có khả năng thực hiện nhiều công việc khác nhau.
- Địa điểm thực hiện công việc
- Thời gian thực hiện công việc
Cần xác định chính xác địa điểm, thời điểm tiến hành công việc Các thông tin này sẽ có ý nghĩa nhất định trong một số trường hợp đặc thù
- Cách thức tiến hành công việc cùng với các quy định liên quan
Đây là phần chính yếu khi tiến hành mô tả yêu cầu
Các quy định cần kiểm tra khi thực hiện công việc ghi nhận thông tin
Các quy định, công thức tính toán khi thực hiện công việc tính toán
Các phương pháp thu thập thông tin cho quá trình phân tích hệ thống thông tin bao gồm: a) Phương pháp nghiên cứu tài liệu, giúp thu thập dữ liệu từ các nguồn tài liệu có sẵn; b) Phương pháp quan sát hệ thống, cho phép theo dõi và ghi nhận hoạt động của hệ thống trong thực tế; c) Phương pháp phỏng vấn, tạo cơ hội thu thập ý kiến và thông tin trực tiếp từ người dùng; d) Phương pháp sử dụng phiếu điều tra, hỗ trợ việc thu thập thông tin từ một nhóm lớn đối tượng; e) Phương pháp tổ chức hội thảo chuyên đề, khuyến khích trao đổi ý tưởng và kinh nghiệm giữa các chuyên gia; f) Phương pháp làm mẫu, giúp kiểm tra và đánh giá các giả thuyết trong môi trường thực tế.
Câu 2: Trình bày phương pháp phân tích chức năng và lập sơ đồ chức năng kinh doanh
BFD Cho ví dụ cụ thể
Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý
Câu 3: Trình bày khái niệm sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các ký pháp, quy tắc vẽ và phương pháp xây dựng DFD
Câu 4: Trình bày các nội dung chính của báo cáo giai đoạn phân tích HTTT
Bài 1: Một cửa hàng bán quần áo muốn thiết lập một hệ thống giám sát bán hàng Cửa hàng sử dụng bản copy của các biên lai thu tiền được giao khách hàng để cập nhật hồ sơ hàng đã bán, hồ sơ hàng tồn kho và hồ sơ doanh thu Cửa hàng sử dụng các hồ sơ này để phát sinh báo cáo đặt mua thêm hàng cho nhà kho và báo cáo cho người quản lý a) Hãy lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFD b) Hãy vẽ sơ đồ ngữ cảnh và DFD mức 0 của hệ thống
Bài 2: Công ty X là một công ty sản xuất – kinh doanh với mặt hàng chính là hàng điện tử
Công ty điện lạnh có nhiều cửa hàng tại các thành phố lớn, cần tìm kiếm thị trường để quản lý bán hàng hiệu quả Đầu tiên, công ty quảng cáo và giới thiệu sản phẩm để xác định khách hàng tiềm năng Sau khi tìm được khách hàng có nhu cầu, công ty tiến hành ký kết hợp đồng, trong đó hai bên thỏa thuận về phương thức thanh toán và giao hàng Giai đoạn giao hàng bao gồm vận chuyển sản phẩm đến địa chỉ khách hàng và thu tiền Để hỗ trợ quá trình này, cần xây dựng sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ ngữ cảnh và sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 cho hệ thống quản lý bán hàng của công ty.
Bài 3: Một siêu thị có nhiều kho hàng đặt ở các vị trí khác nhau Nhiệm vụ chính của các kho hàng là Nhập hàng và Xuất hàng Để nhập hàng, khi nhà cung cấp xuất trình phiếu nhập hàng, người ta phải kiểm tra tính hợp lệ của phiếu Nếu không hợp lệ thì trả lời cho nhà cung cấp Nếu phiếu hợp lệ thì kiểm tra hàng nhập về chủng loại và số lượng theo nội dung ghi trong phiếu Nếu đúng thì cho nhập hàng vào kho, viết phiếu trả tiền cho nhà cung cấp, ghi sổ xuất nhập Nếu sai thì thông tin lại cho nhà cung cấp
Khi xuất hàng, cần kiểm tra tính hợp lệ của phiếu xuất từ khách hàng Nếu phiếu hợp lệ, tiến hành kiểm tra số lượng hàng trong kho để đảm bảo đủ đáp ứng yêu cầu Nếu hàng đủ, thực hiện xuất hàng, lập phiếu thu tiền và ghi vào sổ xuất nhập Ngược lại, nếu hàng không đủ, cần thông báo cho khách hàng và phối hợp với bộ phận nhập hàng để đăng ký với nhà cung cấp Để quản lý quy trình này, cần xây dựng sơ đồ phân rã chức năng và sơ đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh, mức 0 (DFD-0) và mức 1 (DFD-1) cho hệ thống quản lý kho hàng.
