GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CHUỖI CUNG ỨNG SMARTLOG
Quá trình hình thành và phát triển
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CHUỖI CUNG ỨNG
SMARTLOG, với mã số đăng ký kinh doanh 0313202685, được Sở Kế Hoạch Đầu Tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 20 tháng 03 năm 2015 Công ty đã thực hiện đăng ký thay đổi lần thứ 5 vào ngày 21 tháng 01 năm 2019 Văn phòng chính của SMARTLOG tọa lạc tại 282 Ung Văn Khiêm, Phường 25, Quận Bình Thạnh.
TP Hồ Chí Minh Địa chỉ văn phòng Hà Nội: TT18 D12, Đường Bạch Thái Bưởi, Phường Phúc
La, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội
Lĩnh vực hoạt động chính: Lập trình máy vi tính
Sản phẩm và dịch vụ cung cấp chính:
Giải pháp quản lý vận tải STM
Giải pháp quản lý khi bãi SWM
Sàn giao dịch vận tải STX
Giải pháp tối ưu vận chuyển Container rỗng COS
Dịch vụ tư vấn và đào tạo logistics
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Smartlog được thành lập vào ngày 08/04/2015 bởi các chuyên gia có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuỗi cung ứng và logistics tại Việt Nam Công ty có trụ sở chính tại TP.HCM và mở chi nhánh tại Hà Nội vào tháng 9/2018, hiện tại Smartlog đã có hơn 120 nhân viên.
Từ khi thành lập cho tới nay, Smartlog đã cho ra đời các sản phẩm mới chính và đạt được nhiều thành tựu:
Năm 2015: Công ty được thành lập và bắt đầu phát triển sản phẩm
Vào tháng 1 năm 2016, giải pháp quản lý vận tải STM chính thức ra mắt thị trường Đến tháng 12 cùng năm, hệ thống quản lý vận tải đã xử lý hơn 250.000 đơn hàng, cho thấy sự thành công và hiệu quả của giải pháp này trong ngành vận tải.
Năm 2017, hệ thống STM đã ghi nhận hơn 1.000.000 đơn hàng vận hành Vào tháng 3 cùng năm, công ty hoàn thiện giải pháp quản trị kho bãi và đưa ra thị trường, đồng thời triển khai thành công cho hơn 20 khách hàng.
Vào năm 2018, Smartlog đã giới thiệu giải pháp quản trị giao hàng SEM vào tháng 1 và ra mắt trí tuệ nhân tạo AI cho logistics vào tháng 6 Hơn 50 khách hàng đã tin tưởng và sử dụng giải pháp của công ty Cùng với việc phát triển nhiều công nghệ và tính năng mới, Smartlog đã nâng cao độ phức tạp và lợi ích của các giải pháp, bao gồm các thuật toán tối ưu cho điều phối, quãng đường và sản lượng vận chuyển, cùng với các công cụ tự động và khả năng kết nối giữa các phần mềm.
Vào đầu năm 2019, Smartlog đã giới thiệu giải pháp kết nối vận tải mang tên Sàn giao dịch vận tải STX Giải pháp này nhanh chóng được áp dụng, với khách hàng đầu tiên là Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam, và số lượng bên tham gia sử dụng đã tăng trưởng nhanh chóng.
Vào ngày 21/04/2019, Smartlog đã được Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA) vinh danh với danh hiệu Sao Khuê cho Giải pháp quản lý vận tải, trở thành đơn vị Logtech Việt Nam duy nhất đạt được danh hiệu này Danh hiệu Sao Khuê là biểu tượng uy tín trong ngành phần mềm và dịch vụ CNTT tại Việt Nam, được cộng đồng doanh nghiệp và thị trường đánh giá cao Các sản phẩm và dịch vụ đạt danh hiệu này luôn đảm bảo chất lượng cao, hiệu quả vượt trội và có lợi thế cạnh tranh, góp phần quan trọng vào sự phát triển của ứng dụng CNTT tại Việt Nam Với đội ngũ lãnh đạo dày dạn kinh nghiệm và đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, Smartlog luôn linh hoạt điều chỉnh để bắt kịp xu thế phát triển.
Doanh thu (tỷ đồng) của công nghệ, Smartlog đã và đang ngày càng khẳng định vị trí vững chắc của mình trên thị trường này tại Việt Nam
Mặc dù mới hoạt động gần 4 năm, Smartlog đã đạt được tốc độ phát triển ổn định và bền vững Công ty tiếp tục khai thác sâu các dịch vụ kho, mở rộng mạng lưới vận tải phân phối và nâng cao chất lượng dịch vụ để đáp ứng tốt hơn các yêu cầu phức tạp của khách hàng, đồng hành cùng sự phát triển của họ.
Hình 1.1 Doanh thu Hoạt động kinh doanh của CTCP Chuỗi Cung ứng
Smartlog từ năm 2016 đến năm 2018
(Nguồn: Hồ sơ năng lực công ty)
Sơ đồ tổ chức của công ty
Hình 1.2 Sơ đồ tổ chức của Công ty Smartlog
1.2.2 Chức năng các phòng ban
Tổng Giám đốc: Người thành lập và đứng đầu Công ty, quản lý và hỗ trợ các phòng ban trong công ty
Phòng Công nghệ, do Giám đốc dẫn dắt, bao gồm các nhân viên công nghệ, có nhiệm vụ chính là đảm bảo các hoạt động kỹ thuật, xử lý và phát triển phần mềm.
Phòng Kinh doanh: Gồm 3 phòng ban:
Phòng triển khai dự án
Giám đốc Văn phòng Hà Nội
Nhân viên triển khai Giám đốc triển khai
Phòng Hành chính nhân sự
Nhân viên Công nghệ (IT) đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các phòng ban khác trong công ty Giám đốc Công nghệ tại phòng bán hàng chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng tiềm năng và giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của công ty Phòng truyền thông (Marketing) có nhiệm vụ quảng bá hình ảnh và thương hiệu công ty, đồng thời kêu gọi vốn từ các nhà đầu tư Cuối cùng, phòng hành chính – nhân sự quản lý các thủ tục hành chính, kế toán và nhân sự, đảm bảo hoạt động hiệu quả trong công ty.
Phòng Triển Khai, do Giám đốc lãnh đạo, bao gồm đội ngũ nhân viên triển khai, có nhiệm vụ quản lý và thực hiện các dự án, đồng thời hỗ trợ và đào tạo khách hàng.
Văn phòng Hà Nội được lãnh đạo bởi Giám đốc chi nhánh, bao gồm hai bộ phận chính: bộ phận bán hàng, đảm nhiệm các nhiệm vụ tương tự như phòng bán hàng, và bộ phận triển khai dự án, phụ trách các công việc như phòng triển khai.
Khái quát phòng triển khai dự án của Công ty
Phòng Triển khai dự án có nhiệm vụ:
Phối hợp với bộ phận bán hàng trình bày đến khách hàng các sản phẩm của Công ty
Nghiên cứu vấn đề, nhu cầu của khách hàng để đưa ra giải pháp phù hợp
Phân tích dữ liệu vận hành và nắm bắt quy trình vận hành thực tế của khách hàng
Triển khai phần mềm cho khách hàng bao gồm việc thiết lập dữ liệu khách hàng, đào tạo người dùng, và cung cấp hỗ trợ cũng như giải đáp thắc mắc trong suốt quá trình sử dụng.
Phối hợp với bộ phận IT để chỉnh sửa phần mềm phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng
Hình 1.3 Cơ cấu nhân sự phòng triển khai dự án
1.3.3 Chức năng các vị trí trong triển khai dự án
Giám sát triển khai dự án: Điều hành quản lý, kiểm soát các hoạt động của phòng triển khai dự án
Trưởng bộ phận triển khai chịu trách nhiệm phối hợp với bộ phận dự án để phân bổ nhân sự cho việc triển khai dự án, đồng thời quản lý tiến độ và đảm bảo hiệu quả hoàn thành dự án.
Trưởng bộ phận dự án phối hợp chặt chẽ với bộ phận bán hàng để giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của công ty đến khách hàng Đồng thời, họ cũng phân bổ nhân sự để thực hiện các phân tích cần thiết và đề xuất giải pháp phù hợp cho từng khách hàng.
Nhân viên triển khai: Kết hợp với bộ phận IT, làm nhiệm vụ theo phân bổ của trưởng bộ phận triển khai
Nhân viên giải pháp phối hợp chặt chẽ với đội ngũ triển khai và hỗ trợ bộ phận bán hàng, thực hiện các nhiệm vụ được phân công bởi trưởng bộ phận dự án.
Nhân viên giải pháp Trưởng bộ phận dự án
Giám sát triển khai dự án
Nhân viên triển khai Trưởng bộ phận triển khai
QUY TRÌNH TRIỂN KHAI GIẢI PHÁP LOGISTICS TẠI CÔNG TY SMARTLOG
Thị trường và khách hàng
Công ty Smartlog hiện đang hoạt động chủ yếu tại thị trường Việt Nam, phục vụ khách hàng là các doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến lớn trong lĩnh vực Logistics Danh sách khách hàng của công ty không chỉ đa dạng về loại hình và lĩnh vực kinh doanh mà còn phong phú về vai trò trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
Hình 2.1 Khách hàng tiêu biểu của Smartlog
(Nguồn: Hồ sơ năng lực Smartlog)
Sự đa dạng khách hàng về loại hình doanh nghiệp:
Doanh nghiệp nhà nước: VNPost (Công ty kho vận Bưu điện Việt Nam), EMS (Công ty chuyển phát nhanh Việt Nam), …
Doanh nghiệp tư nhân: Công ty TNHH Một Thành Viên HTVina, Công ty TNHH An Lợi, …
Doanh nghiệp nước ngoài: Decathlon Việt Nam, …
Sự đa dạng khách hàng về vai trò trong chuỗi cung ứng:
Những doanh nghiệp sản xuất: THMILK (CTCP Sữa TH), Huu Nghi Foods (Công ty Cổ phần Thực phẩm Hữu Nghị), …
Những doanh nghiệp phân phối hàng hóa: CTCP đầu tư thương mại và phát triển công nghệ FSI, Công Ty TNHH Brenntag Việt Nam, …
Những doanh nghiệp vận tải: Công Ty TNHH Thương Mại Và Vận Tải Huy Phong, Công Ty TNHH Thương Mại Và Vận Tải Phú Linh, …
Những doanh nghiệp cho thuê dịch vụ logistics: CTCP Vận Tải Biển
Sự đa dạng khách hàng về lĩnh vực kinh doanh
Ngành dược phẩm và thiết bị y tế tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ với sự góp mặt của nhiều doanh nghiệp uy tín như Vietmedical (CTCP Thương Mại Và Dịch Vụ Y Tế Việt), CTCP Vật Tư Thiết Bị Y Tế Tràng An, và Công Ty TNHH Dược Phẩm & Trang Thiết Bị Y Tế Hoàng Đức Những công ty này không chỉ cung cấp sản phẩm chất lượng mà còn đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường y tế.
Doanh nghiệp trong lĩnh vực thiết bị, máy tự động: Hyundai Thành Công, …
Doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ: Hệ thống siêu thị Qmart, Chuỗi cửa hàng bán lẻ vật liệu xây dựng Fixmart, …
Doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng: CTCP Hateco Logistics, Công Ty TNHH Hàng Hải Đại Quốc Việt, …
Doanh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa: Công ty Giao hàng nhanh, CTCP Giao Nhận Hàng Không AAL, …
Doanh nghiệp trong lĩnh vực tiêu dùng nhanh: P&G (Procter & Gamble Việt Nam), Sabeco (CTCP Bia Rượu - Nước Giải Khát Sài Gòn), …
Giải pháp Logistics Smartlog cung cấp
2.2.1 Chi tiết các giải pháp
Giải pháp quản lý vận tải STM
Nhu cầu vận chuyển hàng hóa tại Việt Nam đang gia tăng nhanh chóng, với yêu cầu cao từ khách hàng về chất lượng dịch vụ, bao gồm sự chính xác, thời gian giao hàng và linh hoạt trong các dịch vụ giá trị gia tăng Để nâng cao vị thế cạnh tranh, các doanh nghiệp cần cải cách cơ cấu tổ chức, quy trình hoạt động và ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh, đồng thời cải thiện sự liên kết thông tin với đối tác và khách hàng.
Giải pháp quản lý vận tải (STM) được phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu công nghệ thông tin của doanh nghiệp Việt Nam, giúp giám sát hoạt động vận tải và hỗ trợ người vận hành đạt hiệu quả cao STM còn hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp quản lý dòng tài chính, đưa ra dự báo và cái nhìn tổng thể về hiệu suất kinh doanh, từ đó xây dựng chiến lược phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Giải pháp quản lý kho bãi SWM
Nhu cầu tiêu thụ hàng hóa toàn cầu và tại Việt Nam đang gia tăng, thúc đẩy sự phát triển và mở rộng của các kho hàng Tuy nhiên, việc vận hành kho trở nên phức tạp hơn do yêu cầu của chủ hàng và áp lực thị trường tăng cao, khiến cho các phương pháp thủ công và sử dụng Excel trở nên kém hiệu quả Do đó, việc xử lý khối lượng thông tin lớn hàng ngày đòi hỏi một giải pháp công nghệ hỗ trợ hiệu quả cho con người.
Phần mềm quản lý kho bãi SWM được thiết kế để nâng cao dịch vụ logistics cho doanh nghiệp, tối ưu hóa quy trình cung cấp hàng hóa từ khi nhận hàng cho đến khi xuất kho SWM là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp quản lý logistics cho nhiều loại hàng hóa, bao gồm thực phẩm, đồ uống, dược phẩm, hóa chất, hàng tiêu dùng, điện tử và dệt may.
Sàn giao dịch vận tải STX
Với nhu cầu vận chuyển ngày càng tăng và sản lượng hàng hóa lớn trên toàn quốc, sàn giao dịch vận tải STX ra đời nhằm kết nối chủ hàng và nhà cung cấp dịch vụ vận tải Giao diện đơn giản, thân thiện của sàn giao dịch giúp giảm chi phí vận chuyển cho chủ hàng và tăng cơ hội kinh doanh cho chủ xe bằng cách tận dụng xe rỗng Mục tiêu chung là cách mạng hóa thông tin trong ngành logistics, từ đó giảm chi phí logistics toàn quốc.
Giải pháp tối ưu hóa Container rỗng COS
Container Optimization Solutions (COS) là nền tảng kết nối nhà cung cấp dịch vụ logistics và các hãng tàu, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng container rỗng COS cung cấp ba sản phẩm chính: MT-REUSE, MT-MOVE và MT-RENTAL, trong đó MT-REUSE là giải pháp tiên phong và chủ chốt để tối ưu hóa việc vận chuyển container rỗng.
Dịch vụ tư vấn và đào tạo logistics
Yêu cầu về dịch vụ khách hàng ngày càng cao, cùng với áp lực chi phí và sự cạnh tranh từ các công ty truyền thống và mới, đã làm cho công việc quản lý chuỗi cung ứng và logistics trở nên phức tạp hơn Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải vận hành hiệu quả hơn và áp dụng các hệ thống công nghệ hỗ trợ Đồng thời, chất lượng nguồn nhân lực cũng cần được nâng cao để phù hợp với thời đại kỹ thuật số và các phương thức làm việc tiên tiến, nhằm đạt được mục tiêu lợi nhuận bền vững.
Smartlog cung cấp dịch vụ tư vấn và đào tạo logistics với đội ngũ chuyên gia có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng Các chuyên gia của Smartlog am hiểu sâu sắc thị trường logistics Việt Nam và đã tư vấn cho nhiều dự án quốc tế, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và rút ngắn khoảng cách công nghệ Khách hàng sử dụng dịch vụ sẽ có cơ hội tham gia các chương trình tham quan thực tế, học hỏi từ các mô hình phát triển để đưa ra những thay đổi cần thiết cho doanh nghiệp.
Các dịch vụ tư vấn của Smartlog gồm có:
Chúng tôi cung cấp tư vấn giải pháp toàn diện cho các dự án logistics, bao gồm xây dựng hồ sơ thầu và hồ sơ năng lực doanh nghiệp logistics Đồng thời, chúng tôi hỗ trợ triển khai dự án logistics bằng cách lựa chọn nhà cung cấp và nhân lực phù hợp, đảm bảo hiệu quả và thành công cho doanh nghiệp.
Tư vấn cải tiến vận hành tập trung vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động kho bãi thông qua việc cải tiến quy trình và ứng dụng công nghệ hiện đại Ngoài ra, việc tối ưu hóa hoạt động vận tải cũng được chú trọng với các giải pháp quy trình và công nghệ tiên tiến Thiết kế kho bãi hợp lý và hiệu quả là một phần quan trọng trong dịch vụ tư vấn, cùng với việc hỗ trợ triển khai các tiêu chuẩn ISO để đảm bảo chất lượng và hiệu suất tối ưu.
Các dịch vụ đào tạo của Smartlog gồm có:
Đào tạo nội bộ bao gồm các phương pháp tư duy logic và giải quyết vấn đề, giao tiếp trong doanh nghiệp theo phong cách Nhật Bản, cùng với quy trình vận hành kho bãi và vận tải Ngoài ra, còn có các chương trình đào tạo khác hợp tác với các đối tác.
Đào tạo và chuyển giao nhân lực trong ngành logistics bao gồm quy trình vận hành kho bãi, vận tải, kỹ năng điều phối vận tải, và kỹ năng quản lý kho Những kỹ năng này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững cho ngành logistics.
Các chương trình đào tạo khác hợp tác với đối tác, …
2.2.2 Các giải pháp đã triển khai thành công tới khách hàng của công ty Smartlog
Giải pháp quản trị vận tải
Brenntag hiện là công ty hàng đầu toàn cầu trong lĩnh vực phân phối hóa chất, nhưng vẫn đối mặt với nhiều thách thức trong quy trình hoạt động như quản lý đội xe, lập kế hoạch vận chuyển, chi phí vận hành cao, quản lý dữ liệu thô và thời gian thanh toán kéo dài Sau khi triển khai giải pháp STM vào quy trình vận hành, doanh nghiệp đã đạt được những kết quả tích cực.
Lập kế hoạch tự động và phân chuyến cho tài xế qua ứng dụng điện thoại
Hệ thống STM xử lý đơn hàng phức tạp với 99 điểm giao hàng chỉ trong thời gian chưa đến 120 phút, so với việc thực hiện thủ công mất nhiều thời gian hơn.
10 phút Doanh nghiệp đã giảm được 91% thời gian lập kế hoạch và phân chuyến
Tối ưu hóa tuyến đường và xe trong việc điều phối vận chuyển hàng hóa đã mang lại hiệu quả rõ rệt Khi thực hiện điều phối thủ công, tổng quãng đường vận chuyển là 3405 km với 25 xe tải Tuy nhiên, khi áp dụng hệ thống giải thuật toán tối ưu, tổng quãng đường giảm xuống còn 3216 km và số xe yêu cầu giảm còn 22 xe Kết quả là chi phí hàng tháng được tiết kiệm đến 22%.
Theo dõi đơn hàng theo thời gian thực
Giảm 80% chi phí đối chiếu thầu
Giải pháp quản trị kho
Quy trình triển khai giải pháp tại CTCP Chuỗi cung ứng Smartlog.16 1 Giới thiệu đến khách hàng về sản phầm dịch vụ của Công ty
Hình 2.2 Quy trình triển khai giải pháp tại CTCP Chuỗi cung ứng Smartlog
2.3.1 Giới thiệu đến khách hàng về sản phầm dịch vụ của Công ty
Bộ phận bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và tiếp cận khách hàng tiềm năng trên thị trường Họ thực hiện việc giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của Công ty qua các kênh như điện thoại, email, và đặc biệt là thông qua các cuộc hẹn gặp trực tiếp với khách hàng.
2.3.2 Tìm hiểu quy trình vận hành thực tế và nhu cầu khách hàng
Sau khi giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của công ty, bộ phận bán hàng sẽ hợp tác với nhân viên phòng triển khai dự án để tìm hiểu quy trình vận hành thực tế và nhu cầu của khách hàng Việc khảo sát thực tế này rất quan trọng để đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng.
Giới thiệu đến khách hàng về sản phầm dịch vụ của Công ty
Tìm hiểu quy trình vận hành thực tế và nhu cầu khách hàng Đề xuất giải pháp phần mềm đến khách hàng, ký hợp đồng
Triển khai giải pháp đến khách hàng Đào tạo người dùng, vận hành thử thực tế
Hoàn tất triển khai dự án, bàn giao sản phẩm đến khách hàng
Smartlog hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng bằng cách đặt câu hỏi trực tiếp cho những quy trình đơn giản Đối với các trường hợp phức tạp hơn, nhân viên sẽ đến hiện trường để khảo sát và phỏng vấn, như khảo sát kho hàng hoặc bãi xe, nhằm hiểu rõ quy trình làm việc của khách hàng sử dụng phần mềm SWM và STM Công đoạn này rất quan trọng trong việc triển khai giải pháp, giúp nắm bắt thực tế vận hành và yêu cầu của khách hàng, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp và đánh giá mức độ mong muốn sử dụng sản phẩm, hướng tới đề xuất phạm vi và chi phí triển khai để ký hợp đồng.
2.3.3 Đề xuất giải pháp phần mềm đến khách hàng, ký hợp đồng
Sau khi tìm hiểu thực tế vận hành và nhu cầu của khách hàng, nhân viên giải pháp sẽ phân tích và tổng hợp thông tin để đưa ra các đề xuất giải pháp phù hợp Những đề xuất này bao gồm quy trình vận hành cải tiến cùng với lợi ích dự kiến Ngoài việc trình bày đề xuất, nhân viên triển khai còn chuẩn bị phần mềm dùng thử, giúp khách hàng có trải nghiệm thực tế với sản phẩm.
Sau khi hoàn tất việc trình bày giải pháp cho khách hàng, nhân viên giải pháp sẽ lắng nghe ý kiến phản hồi và thực hiện điều chỉnh nếu cần Khi khách hàng hài lòng với giải pháp, hai bên sẽ thống nhất phạm vi dự án và tiến hành ký hợp đồng.
2.3.4 Triển khai giải pháp đến khách hàng Đây là bước sau khi hợp đồng giữa hai bên đã được ký kết, nhân viên triển khai sẽ tiếp nhận thông tin từ nhân viên giải pháp để chuẩn bị sản phẩm phần mềm cho khách hàng Công đoạn này bao gồm các bước :
Thiết lập dữ liệu khách hàng lên hệ thống
Phối hợp với nhân viên bộ phận Công nghệ chuẩn bị, chỉnh sửa các tính năng hệ thống phù hợp với nhu cầu khách hàng
Kiểm tra độ ổn định và mức độ thỏa mãn yêu cầu khách hàng của sản phẩm phần mềm
2.3.5 Đào tạo người dùng, vận hành thử thực tế
Sau khi hoàn thiện sản phẩm phần mềm, nhân viên triển khai sẽ tiến hành đào tạo người dùng tại văn phòng khách hàng Mỗi buổi đào tạo sẽ được ghi nhận bằng biên bản nghiệm thu Đào tạo sẽ tiếp tục cho đến khi người dùng thành thạo cách sử dụng hệ thống và áp dụng vào quy trình vận hành hàng ngày Khách hàng sẽ có từ 1 đến 2 tuần để vận hành thử hệ thống, trong thời gian này, nhân viên triển khai sẽ hỗ trợ trực tiếp hoặc từ xa.
2.3.6 Hoàn tất triển khai dự án, bàn giao sản phẩm đến khách hàng
Sau khi kết thúc thời gian vận hành thử, nhân viên triển khai Smartlog sẽ bàn giao sản phẩm cho khách hàng, kèm theo thông tin tài khoản và hướng dẫn sử dụng hệ thống Hai bên sẽ ký biên bản nghiệm thu, đánh dấu sự hoàn tất quy trình triển khai dự án tại Smartlog.
2.3.7 Hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng
Sau khi sản phẩm được bàn giao, đội ngũ nhân viên triển khai sẽ sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng trong quá trình sử dụng, nhằm đảm bảo sự hài lòng và đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu của khách hàng.
Nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả triển khai giải pháp logistics tại
Quản lý dự án là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến hiệu quả triển khai giải pháp logistics tại công ty Quá trình quản lý dự án bao gồm việc xác định phạm vi, thời gian và chi phí triển khai một cách cụ thể.
Xác định phạm vi dự án là bước quan trọng, bao gồm việc thống nhất với khách hàng về yêu cầu cung cấp dịch vụ phần mềm, nhân sự tham gia, đầu mối liên lạc và kênh thông tin Đồng thời, cần thống nhất về địa điểm và quy mô triển khai giải pháp logistics trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp khách hàng.
Xác định thời gian là bước quan trọng trong việc ước lượng công việc và dự kiến thời gian hoàn thành từng công đoạn của dự án Việc này không chỉ giúp phân bổ hợp lý nhân sự mà còn tránh tình trạng thiếu hụt nhân lực khi có nhiều dự án diễn ra đồng thời Thời gian dự kiến hoàn thành cũng là cơ sở để tính toán chi phí triển khai dự án hiệu quả.
Xác định chi phí triển khai là quá trình tính toán các khoản chi cần thiết để cung cấp dịch vụ cho khách hàng Những khoản chi này thường bao gồm chi phí đi lại, lương và phụ cấp cho nhân viên triển khai, cùng với các chi phí in ấn tài liệu.
Việc xác định chi phí triển khai rất quan trọng để lập dự trù kinh phí, tạm ứng cho nhân viên thực hiện dự án và làm cơ sở để báo giá cho khách hàng.
Quản lý dự án hiệu quả đảm bảo tiến độ triển khai, làm rõ quy trình giữa các bên và ứng phó kịp thời với rủi ro phát sinh Ngoài ra, quản lý dự án còn giúp người quản lý dự đoán kết quả kinh doanh và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
Quản lý công nghệ là yếu tố then chốt trong việc cung cấp dịch vụ sản phẩm phần mềm cho khách hàng Một quy trình quản lý công nghệ hiệu quả không chỉ giúp triển khai dịch vụ một cách suôn sẻ mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng Ngược lại, quản lý công nghệ kém sẽ gây ra nhiều hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm của người dùng.
Hệ thống điện toán đám mây cần thường xuyên cập nhật và bảo trì, dẫn đến việc người dùng phải ngừng sử dụng tạm thời Thời gian ngừng hoạt động không theo quy định có thể khiến doanh nghiệp phải dừng lại mà không có sự chuẩn bị, ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình vận hành thực tế.
Hệ thống hiện tại thiếu ổn định và dễ mắc lỗi do ảnh hưởng từ nhiều yếu tố như người dùng, nhà cung cấp phần mềm và đặc tính kỹ thuật khác nhau của các thiết bị Việc thiếu giám sát hệ thống để phát hiện sớm các thiếu sót và vấn đề có thể dẫn đến khó khăn trong việc khắc phục hậu quả, ảnh hưởng tiêu cực đến sự hài lòng của người dùng.
Việc lập kế hoạch bảo trì cần sự chủ động và phối hợp giữa các bên liên quan nhằm duy trì hệ thống luôn được cập nhật với các bản cập nhật phần mềm và bảo mật mới nhất, giúp sửa lỗi phần mềm và nâng cao độ ổn định của sản phẩm hệ thống.
Hầu hết các phần mềm cung cấp dịch vụ dưới dạng tập hợp các ứng dụng thực hiện chức năng cụ thể Lỗi dịch vụ định kỳ có thể gây ra sự mất ổn định cho hệ thống, đặc biệt khi các dịch vụ này đóng vai trò quan trọng trong ứng dụng Đây là một vấn đề phổ biến mà nhiều hệ thống gặp phải.
Ngoài lỗi dịch vụ định kỳ, còn nhiều yếu tố khác có thể khiến cho hệ thống gặp vấn đề :
Cập nhật phần mềm không đúng cách
Hệ thống cơ sở dữ liệu kém chất lượng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất phần mềm khi doanh nghiệp không đánh giá đúng nhu cầu kinh doanh và tiềm năng tăng trưởng Khi lượng dữ liệu lưu trữ gia tăng, hiệu suất hệ thống sẽ suy giảm nếu cơ sở dữ liệu không được thiết kế để mở rộng phù hợp.
Cơ sở hạ tầng công nghệ
Cơ sở hạ tầng công nghệ là nền tảng quan trọng của doanh nghiệp, bao gồm máy tính, thiết bị mạng, máy chủ và phần mềm Đây là yếu tố trung tâm giúp kết nối mọi người và dữ liệu, đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động kinh doanh.
Thành phần cốt lõi của doanh nghiệp thường bị đánh giá thấp, dẫn đến các vấn đề hệ thống ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ khách hàng Những vấn đề cơ sở hạ tầng phổ biến bao gồm tốc độ mạng chậm, ngắt kết nối ngẫu nhiên, suy giảm hiệu suất máy tính và máy chủ, vi phạm bảo mật, cũng như thiết bị hoặc phần mềm không đáng tin cậy.
Nguyên nhân phổ biến nhất của sự cố cơ sở hạ tầng CNTT:
Cơ sở hạ tầng được kiến trúc kém và triển khai không chính xác khiến máy tính để bàn, mạng và máy chủ bị lỗi
Không có tiêu chuẩn hóa các giải pháp phần cứng và phần mềm
Thiếu bảo mật cơ bản, không chỉ cho các hệ thống công nghệ, mà cả trong hoạt động
Cơ sở hạ tầng phần cứng của khách hàng
Trong ngành logistics, doanh nghiệp thường hoạt động tại các kho bãi, bãi xe và bãi container rộng lớn Tuy nhiên, do vùng phủ sóng không dây kém, tình trạng mất ổn định mạng và ngắt kết nối với thiết bị cầm tay thường xuyên xảy ra.
Nguyên nhân phổ biến nhất của sự mất ổn định không dây và ngắt kết nối cầm
Đánh giá quy trình triển khai giải pháp tại CTCP Chuỗi cung ứng
Quản lý phân cấp cơ sở hạ tầng in ấn nên được chuẩn hóa và tập trung, với mục tiêu quản lý nhiều thiết bị in từ một máy chủ duy nhất Việc cài đặt tất cả các trình điều khiển máy in trên một máy chủ giúp giảm thiểu sự phức tạp và chi phí quản lý, từ đó tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của hệ thống in ấn.
2.5 Đánh giá về quá trình cung ứng giải pháp logistics tại Smartlog
Theo tiêu chí thời gian triển khai
Thời gian triển khai dự án có thể dao động tùy thuộc vào độ phức tạp; với các dự án đơn giản, thời gian hoàn thành chỉ từ 1 đến 2 tuần, trong khi các dự án phức tạp hơn thường mất từ 4 đến 5 tuần để triển khai.
Theo tiêu chí sản phẩm, dịch vụ cung cấp
Công ty Smartlog không chỉ cung cấp phần mềm mà còn tập trung vào việc đưa ra giải pháp tùy chỉnh cho từng khách hàng Bằng cách nắm bắt quy trình và nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, Smartlog cung cấp sản phẩm phù hợp, giúp khách hàng tránh rủi ro đầu tư vào những giải pháp không thích hợp Điều này không chỉ làm cho quá trình áp dụng hệ thống vào hoạt động thực tế trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn, mà còn đảm bảo tính chính xác trong việc vận hành.
Theo chất lượng phục vụ
Khi chọn sản phẩm và dịch vụ logistics tại Smartlog, khách hàng sẽ được trải nghiệm hệ thống tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp của mình Đội ngũ nhân viên triển khai luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trong việc giải quyết vấn đề và thắc mắc trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ.
2.5 Đánh giá quy trình triển khai giải pháp tại CTCP Chuỗi cung ứng Smartlog
Phối hợp linh hoạt giữa các bộ phận
Với đặc tính linh hoạt và khối lượng công việc lớn, việc thiếu nhân sự có kỹ năng và đào tạo bài bản khiến một vị trí trong công ty có thể hỗ trợ cho vị trí khác Điều này không chỉ giúp quy trình làm việc diễn ra nhanh chóng và mượt mà, mà còn tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực trong công ty.
Hết mình vì mục tiêu hài lòng khách hàng
Với đội ngũ nhân sự trẻ trung, năng động và tận tâm với mục tiêu của công ty, các nhân viên luôn sẵn sàng phục vụ và hỗ trợ khách hàng một cách nhiệt tình, ngay cả khi công việc phát sinh ngoài giờ làm Sự hài lòng của khách hàng được đặt lên hàng đầu, trong khi vẫn đảm bảo hoàn thành tốt các nhiệm vụ khác Việc hỗ trợ khách hàng được phân chia rõ ràng, giúp các nhân viên dễ dàng hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau.
Trong quá trình cung cấp dịch vụ phần mềm, có thể xảy ra một số vấn đề do lỗi từ phía khách hàng, chẳng hạn như người dùng vận hành sai cách hoặc cơ sở hạ tầng thiết bị không đủ mạnh Tuy nhiên, đội ngũ nhân viên triển khai Smartlog luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp thắc mắc của khách hàng, nhằm đảm bảo họ có được trải nghiệm sản phẩm dịch vụ tốt nhất.
Phát sinh ngoài phạm vi thống nhất
Sự hài lòng của khách hàng khi sử dụng phần mềm hệ thống phụ thuộc vào nhiều yếu tố không kiểm soát được, bao gồm trải nghiệm trước đó với phần mềm khác, mục đích sử dụng không phù hợp với quy trình doanh nghiệp, và ảnh hưởng từ thói quen làm việc truyền thống Những yếu tố này khiến việc tiếp nhận hệ thống mới trở nên khó khăn và dẫn đến sự thay đổi nhu cầu của khách hàng trong quá trình triển khai, khác với thỏa thuận ban đầu Do thỏa thuận này chỉ được hiểu ngầm và xác nhận bằng lời nói, nên không mang tính ràng buộc, gây khó khăn trong việc quản lý dự án, ảnh hưởng đến tiến độ và phân bổ nhân lực cũng như chi phí.
Tốn thời gian đào tạo khách nhiều lần
Hệ thống phức tạp cùng với yếu tố con người đã khiến cho việc đào tạo người dùng trở nên khó khăn Mặc dù đã tổ chức nhiều buổi hướng dẫn trực tiếp và cung cấp tài liệu hướng dẫn, nhưng nhân viên triển khai vẫn phải tốn nhiều thời gian để đào tạo lại người sử dụng.
Tài liệu chứng từ chưa được quy chuẩn
Mặc dù quy trình triển khai khách hàng đều giống nhau, công ty vẫn chưa có mẫu chuẩn cho các văn bản liên quan, dẫn đến việc nhân viên thực hiện theo cách riêng Điều này không chỉ làm tăng thời gian thực hiện mà còn gây ra sự thiếu đồng nhất trong chứng từ lưu trữ, đồng thời tiềm ẩn rủi ro về sai sót và thiếu thông tin giữa các bên.
Chi phí di chuyển đến hiện trường là một yếu tố quan trọng trong ngành logistics, đặc biệt đối với các khách hàng hoạt động tại các kho sản xuất, lưu trữ, kho ngoại quan và bãi xe, thường nằm xa trung tâm thành phố Việc cần thiết phải di chuyển đến các địa điểm này để khảo sát, thu thập dữ liệu và đào tạo người dùng có thể làm tăng chi phí triển khai so với dự tính ban đầu.
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM CẢI THIỆN CHẤT LƯỢNG
Phương hướng hoạt động của Công ty Smartlog
Smartlog định hướng trở thành công ty công nghệ hàng đầu trong lĩnh vực giải pháp Logistics, cam kết phát triển bền vững thông qua các tiêu chí và mục tiêu chiến lược rõ ràng.
Tầm nhìn: Trở thành nhà cung cấp giải pháp công nghệ hàng đầu trong lĩnh vực Logistics tại Việt Nam
Sau khi xây dựng được sự ổn định và uy tín trong lĩnh vực Logistics tại Việt Nam, Smartlog dự định mở rộng hoạt động sang các quốc gia lân cận trong khu vực Đông Nam Á.
Khách hàng mục tiêu bao gồm các công ty có quy mô đa dạng, từ nhỏ, vừa đến lớn, hoạt động trong nhiều mô hình khác nhau trong chuỗi cung ứng.
Đầu tư, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ góp phần giúp cho ngành công nghiệp Việt Nam tham gia sâu hơn vào chuỗi giá trị toàn cầu
Chúng tôi cam kết không ngừng cải tiến và sáng tạo, đồng hành cùng sự phát triển bền vững, chia sẻ lợi ích và gắn kết trách nhiệm doanh nghiệp với cộng đồng và xã hội Mục tiêu của chúng tôi là mang đến sự tin tưởng và an tâm cho khách hàng, đối tác và nhân viên.
Tạo nên một nền tảng CNTT hiện đại, dễ dàng sử dụng và chi phí thấp cho ngành logistics
Xây dựng một hệ sinh thái mạnh mẽ nhằm thúc đẩy và hỗ trợ sự hợp tác trong lĩnh vực logistics, bao gồm các hoạt động mua bán, chia sẻ dịch vụ vận tải, dịch vụ kho bãi, trao đổi container và các dịch vụ logistics liên quan.
Cung cấp các dữ liệu và thông tin chuyên sâu về thị trường hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định hiệu quả nhất.
Cơ hội và thách thức
Thị trường dịch vụ logistics tại Việt Nam, mặc dù chỉ chiếm khoảng 2% – 4% GDP, nhưng đang chứng kiến tốc độ tăng trưởng ấn tượng từ 20% – 25% mỗi năm Với chiều dài hàng ngàn cây số trên trục Bắc – Nam, nhu cầu vận chuyển hàng hóa đường dài ngày càng gia tăng Dự báo khối lượng hàng hóa qua cảng biển sẽ đạt từ 900 đến 1.100 triệu tấn vào năm 2020 và có thể lên tới 1.600 đến 2.100 triệu tấn vào năm 2030 Tổng thể, ngành logistics Việt Nam đang hứa hẹn nhiều triển vọng phát triển.
Ngành logistics tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ với khoảng 1.200 doanh nghiệp hoạt động, vượt qua cả Thái Lan và Singapore Nhiều công ty logistics đa quốc gia hàng đầu thế giới đã hiện diện tại Việt Nam, cung cấp dịch vụ với tiêu chuẩn 3PL hiện đại và chuyên nghiệp, tương đương với các nước phát triển Sự đa dạng trong hoạt động của các công ty nước ngoài cũng góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ logistics trong nước.
Theo nghiên cứu của Smartlog, hơn 80% trong số 5.000 doanh nghiệp logistics tại Việt Nam vẫn đang quản lý bằng phương pháp thủ công Sự gia tăng nhu cầu và phức tạp trong vận hành logistics khiến việc quản lý này trở nên lạc hậu, dẫn đến chi phí cao, thiếu minh bạch và thông tin gián đoạn Thị trường hiện có hơn 1.000 kho và từ 300 đến 400 xe của các doanh nghiệp lớn, trong khi hơn 700.000 xe thuộc về các doanh nghiệp nhỏ, với 30% xe không hoạt động hiệu quả và 30% kho hàng chưa được sử dụng Điều này cho thấy tiềm năng lớn cho Smartlog trong việc phát triển và cải cách ngành logistics hiện đại.
Tuy cơ hội trên thị trường là rất lớn, công ty Smartlog phải đối mặt với nhiều khó khăn, thách thức như:
Vấn đề về vốn là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp mới, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ, nơi thời gian hòa vốn thường kéo dài từ 5 đến 7 năm Mặc dù Việt Nam có nhiều nhà đầu tư, nhưng họ thường có xu hướng chấp nhận rủi ro thấp, chỉ đầu tư vào những công ty đã đạt được một số thành công nhất định Do đó, việc tìm kiếm nguồn tài trợ để mở rộng phát triển trở thành một khó khăn mà nhiều công ty phải đối mặt.
Đối với các công ty công nghệ, việc đầu tư ban đầu vào cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại là rất quan trọng để nghiên cứu và phát triển sản phẩm Tuy nhiên, khó khăn về tài chính có thể cản trở việc đầu tư vào máy móc, từ đó làm chậm quá trình phát triển của công ty.
Vấn đề nhân lực trong ngành logistics đang trở thành một thách thức lớn, khi yêu cầu công việc đòi hỏi nguồn nhân lực được đào tạo bài bản và có khả năng theo kịp công nghệ Tuy nhiên, những nhân lực đủ tiêu chuẩn thường không lựa chọn làm việc tại các công ty mới thành lập do mức lương thấp và áp lực công việc cao Ngược lại, nguồn nhân lực mới ra trường lại chưa đáp ứng được yêu cầu, chủ yếu có trình độ thấp, dẫn đến việc doanh nghiệp phải tốn thời gian và chi phí cho việc đào tạo lại từ đầu.
Công ty chủ yếu phục vụ các doanh nghiệp logistics quy mô nhỏ, thường gặp khó khăn trong việc phối hợp do nhân sự thiếu kỹ năng và cơ sở vật chất chưa được chuẩn bị đầy đủ Điều này dẫn đến việc phần mềm không hoạt động ổn định và sự thiếu chuyên nghiệp trong mối quan hệ hợp tác với khách hàng.
Môi trường pháp lý hiện nay gặp nhiều bất cập đối với dịch vụ công nghệ phần mềm, dẫn đến quyền lợi của các công ty chưa được làm rõ và bảo vệ đầy đủ trong các văn bản pháp luật.
Một số đề xuất nhằm cải tiến quy trình triển khai và nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ tại Smartlog
Chuẩn hóa quy trình làm việc nội bộ
Do sự biến đổi liên tục của đặc tính công việc và khối lượng công việc lớn, cùng với việc thiếu hụt nhân sự có kỹ năng và đào tạo bài bản, một vị trí trong công ty thường phải đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau Mặc dù điều này giúp tận dụng hiệu quả nguồn nhân lực hiện có, nhưng lại gây khó khăn trong việc chuyên môn hóa, dẫn đến việc hoàn thành công việc kéo dài hơn Hơn nữa, việc phân bổ công việc không hợp lý có thể tạo ra áp lực cho nhân viên, gây căng thẳng và xung đột trong nội bộ công ty.
Việc chuẩn hóa quy trình và vị trí làm việc trong công ty là rất quan trọng Quy trình này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian, mà còn đảm bảo trách nhiệm và lợi ích từ công việc được phân chia công bằng giữa các nhân viên.
Chuẩn hóa thực hành chứng từ là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả công việc Tất cả nhân viên cần tuân thủ mẫu văn bản quy định của công ty và lưu trữ chứng từ một cách hợp lý Việc này không chỉ rút ngắn thời gian hoàn thành công việc mà còn đảm bảo tính đồng nhất và dễ dàng truy xuất thông tin sau này Quản lý chứng từ tốt giúp đảm bảo tính chính xác, giảm thiểu mất mát và sai sót trong các biên bản, đặc biệt khi cần đối chiếu với khách hàng.
Chuẩn hóa quy trình làm việc với khách hàng
Trong quá trình triển khai dự án, nhu cầu của khách hàng thường xuyên thay đổi so với thỏa thuận ban đầu, điều này chủ yếu do sự hiểu biết ngầm giữa hai bên mà không có văn bản ràng buộc Sự thay đổi này không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ dự án mà còn làm cho việc quản lý dự án trở nên khó khăn hơn trong việc phân bổ nhân lực và chi phí.
Việc chuẩn hóa quy trình làm việc với khách hàng là rất quan trọng để đảm bảo sự thống nhất giữa hai bên Mỗi thỏa thuận cần được lập biên bản và ký xác nhận để tránh hiểu lầm Đồng thời, phạm vi của thỏa thuận cũng cần được xác định rõ ràng nhằm hạn chế tranh chấp và phát sinh chi phí trong tương lai Đào tạo nguồn nhân lực cũng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ.
Ngành dịch vụ công nghệ, đặc biệt trong lĩnh vực logistics, đòi hỏi sự năng động và linh hoạt để nắm bắt nhu cầu thị trường, cùng với kiến thức vững về công nghệ và nghiệp vụ chuỗi cung ứng Do đó, công ty cần đầu tư vào đào tạo nội bộ để nâng cao năng lực nhân viên và cung cấp kinh phí cho việc cải thiện kỹ năng Ngoài ra, việc cử nhân viên tham gia các hội thảo và cuộc họp chuyên ngành về công nghệ và logistics sẽ giúp họ cập nhật thông tin về chính sách, pháp luật và xu hướng kinh tế trong và ngoài nước.
Để tăng khả năng huy động vốn, các công ty mới, đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ, cần tập trung vào việc đầu tư vào truyền thông marketing thương hiệu và sản phẩm Việc này không chỉ giúp tạo dựng hình ảnh tích cực mà còn thu hút sự chú ý của các nhà đầu tư tiềm năng Bằng cách mở rộng quảng bá trên nhiều kênh thông tin, công ty có thể nâng cao sự hiện diện của mình và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, từ đó đảm bảo hoạt động hiệu quả và thỏa mãn lợi ích của nhân viên.
