MỤC TIÊU
Mục tiêu chương
Mỗi người đều có ước mơ riêng, nhưng chúng ta đang sống trong thực tại và không ai muốn mãi sống trong mộng mơ mà không đạt được những điều ý nghĩa trong cuộc sống.
Chương đầu tiên này giải thích sự khác biệt giữa mục tiêu và ước mơ trong cuộc sống Bằng cách thực hành theo nội dung, bạn sẽ học cách thiết lập những mục tiêu quan trọng và xây dựng những mục tiêu nhỏ, ngắn hạn để hướng tới những thành tựu lớn hơn trong tương lai.
Xác định mục tiêu
2.1 Tại sao cần xác định mục tiêu?
Bạn có bao giờ cảm thấy mình đã làm việc và học tập rất chăm chỉ, nhưng lại không nhận thấy giá trị của những nỗ lực đó?
Nhiều người thường cảm thấy bối rối và không biết hướng đi trong cuộc sống, một phần lớn là do họ chưa dành thời gian để xác định rõ ràng những điều mình muốn và chưa đặt ra các mục tiêu cụ thể Điều này khiến họ giống như những con thuyền trôi dạt trên biển, tiêu tốn thời gian và nguồn lực quý giá cho những hoạt động không mang lại giá trị thực sự Hãy dừng lại và suy nghĩ về điều này để có thể thay đổi và đạt được những điều bạn mong muốn trong cuộc sống.
Ta hãy thử xem một ví dụ sau và bạn hãy suy nghĩ về câu trả lời và lý do lựa chọn của mình nhé:
Bạn đang ôn tập cho một môn học khó và ngày mai là ngày thi Khi bạn đang nỗ lực tập trung, điện thoại bỗng vang lên với cuộc gọi từ người yêu Họ mời bạn đi xem bộ phim mà bạn rất thích và đã chờ đợi từ lâu.
Bạn sẽ làm gì trong trường hợp này? Bạn sẽ từ chối đi bộ phim mình thích để học bài hay quyết định sẽ đi xem phim?
Khi đưa ra câu trả lời cho ví dụ trên bạn hãy chú ý cả lý do mình đưa ra để hỗ trợ cho quyết định của mình nữa nhé
Khi đối mặt với lựa chọn giữa việc đi xem phim và tiếp tục học bài, nhiều người có thể dễ dàng chọn học Tuy nhiên, liệu đây có phải là lựa chọn đúng duy nhất? Có thể rằng không có câu trả lời nào là chính xác Điều này có thể khiến bạn cảm thấy bất ngờ.
Ví dụ đơn giản này thường xuất hiện trong cuộc sống hàng ngày, và quyết định của bạn sẽ phụ thuộc vào mục tiêu cá nhân mà bạn đã đề ra Hãy cùng nhau phân tích và hiểu rõ hơn về ví dụ này.
Khi phải lựa chọn giữa việc học bài và đi xem phim, nhiều người thường chọn học bài vì lý do như môn học khó, cần thời gian để ôn tập, hoặc mong muốn đạt điểm cao Tuy nhiên, quyết định này có thể không xuất phát từ sự tự nhận thức mà chỉ là thói quen, dẫn đến cảm giác bứt rứt và khó tập trung vào việc học Sự phân vân giữa hai lựa chọn khiến hiệu quả học tập giảm sút, và nếu kết quả thi không như mong đợi, bạn có thể cảm thấy hối tiếc về quyết định đã chọn Điều này dẫn đến việc bạn dễ dàng thay đổi lựa chọn theo hướng nuông chiều bản thân mà không có định hướng rõ ràng, gây ra sự bối rối trong quá trình ra quyết định.
Nếu bạn cảm thấy mình không đạt được điều gì, có thể bạn đang ở trong tình huống mà mọi lựa chọn đều dẫn đến kết quả không đúng.
Lý do đơn giản để hiểu rõ hơn về quyết định của bạn là xác định mục tiêu của mình Khi bạn liên kết câu trả lời cho câu hỏi "tại sao" với mục tiêu cá nhân, bạn sẽ nhận thấy việc đưa ra quyết định trở nên dễ dàng hơn.
Như vậy, nếu mục tiêu của bạn là “học giỏi” thì bạn sẽ thấy rằng bạn sẽ dễ dàng chọn
Khi mục tiêu của bạn là học tập, bạn sẽ ưu tiên việc học bài thay vì đi xem phim Ngược lại, nếu bạn đặt mục tiêu xây dựng một mối quan hệ tốt với người yêu, bạn sẽ chọn đi xem phim để tạo cơ hội gắn kết.
Khi đặt mục tiêu cho bản thân, bạn sẽ hình dung về tương lai lý tưởng của mình, từ đó xác định được con người mà bạn muốn trở thành Việc biết rõ mục tiêu giúp bạn tập trung nỗ lực vào những việc quan trọng, đồng thời nhận diện các yếu tố gây sao nhãng Với mục tiêu rõ ràng, bạn có thể đo lường thành quả, cảm nhận sự tiến bộ và tự tin hơn khi đạt được những điều đã đề ra.
2.2 Lập mục tiêu cho bản thân
Mục tiêu cá nhân là rất quan trọng trong cuộc sống của mỗi người Hãy dừng lại một chút và suy ngẫm về những gì bạn muốn đạt được Bạn mong muốn điều gì trong cuộc sống? Bạn muốn trở thành phiên bản tốt nhất của chính mình như thế nào?
Bạn hãy suy nghĩ và ghi ra mục tiêu bạn mong muốn đạt được trong cuộc sống của mình
Chắc hẳn bạn đã từng mơ về tương lai của chính mình, điều này không phải là điều quá khó khăn để tưởng tượng Hãy cùng khám phá những ước mơ và mục tiêu mà bạn mong muốn đạt được trong cuộc sống.
Việc đặt mục tiêu cho bản thân là cách vẽ nên bức tranh toàn cảnh về những gì bạn mong muốn đạt được trong cuộc sống, không chỉ trong hiện tại mà còn trong 5 đến 10 năm tới.
Để đạt được những mục tiêu quan trọng, bạn cần chia nhỏ chúng thành các mục tiêu nhỏ hơn trong suốt quá trình thực hiện Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và hướng tới những mục tiêu lớn một cách hiệu quả hơn.
2.2.1 Lập mục tiêu cho cuộc sống
Bước đầu tiên trong việc lập mục tiêu cho bản thân là suy nghĩ về những gì bạn muốn đạt được trong cuộc sống Mục tiêu thường được thể hiện qua những mong muốn như "tôi muốn trở thành người giàu có" hay "tôi muốn được xã hội kính trọng" Tuy nhiên, một mục tiêu duy nhất có thể không phản ánh đầy đủ bức tranh về tương lai của bạn, vì thực tế bạn có thể muốn đạt được nhiều điều hơn thế Điều này có thể dẫn đến sự mâu thuẫn giữa các mục tiêu mà bạn đặt ra.
Mục tiêu và Ước mơ
Để biến ước mơ thành hiện thực, trước tiên, chúng ta cần xác định rõ ràng ước mơ và mục tiêu trong cuộc sống Việc nhận biết và phân biệt giữa chúng là rất quan trọng, vì ước mơ và mục tiêu có những điểm tương đồng và khác biệt nhất định.
Mỗi người đều có những ước mơ, và việc mơ ước trở nên dễ dàng khi chúng ta có trí tưởng tượng Từ thuở nhỏ, chúng ta đã được nghe nhiều câu chuyện cổ tích, như Cô Tấm hay nàng Lọ Lem, với những kết thúc tốt đẹp, tạo động lực cho chúng ta vượt qua khó khăn Nhà văn Jules Verne, cha đẻ của thể loại khoa học viễn tưởng, đã thể hiện ước mơ du hành vũ trụ từ thế kỷ 19 Việc bay vào vũ trụ có phải là ước mơ hay mục tiêu? Đối với nhiều người, đó chỉ là ước mơ, trong khi một số ít như Richard Branson, nhà sáng lập Virgin, đang biến ước mơ này thành hiện thực thông qua công ty Virgin Galactic, với mong muốn đưa du khách vào không gian.
Trước khi xem xét sự khác nhau giữa ước mơ và mục tiêu, ta hãy tìm hiểu xem ước mơ và mục tiêu là gì
Mục tiêu là kế hoạch và dự định cho tương lai, đại diện cho những điều chúng ta nỗ lực đạt được Chúng ta sử dụng não trái để lập kế hoạch thực hiện mục tiêu, vì đây là bán cầu não xử lý vấn đề, suy luận, tính toán và ngôn ngữ Mục tiêu có thể là dài hạn, như tốt nghiệp đại học và tìm việc làm, hoặc ngắn hạn, như đi mua sắm vào buổi trưa Một đặc điểm quan trọng của mục tiêu là chúng được hình thành từ những quyết định có ý thức.
Ước mơ không chỉ là những giấc mơ khi ngủ, mà là những mong ước và hy vọng cho tương lai Khác với mục tiêu, ước mơ không có thời hạn cụ thể; chúng phản ánh khát vọng và những điều mà ta khao khát trở thành trong cuộc sống.
Mọi người thường có những ước mơ mà họ hy vọng sẽ đạt được trong tương lai Tuy nhiên, nếu những ước mơ đó thật sự quan trọng, tại sao chúng không trở thành mục tiêu cụ thể? Khi ta thực sự khao khát điều gì, chúng nên được biến thành những kế hoạch rõ ràng với thời hạn hoàn thành.
3.1 Khi khát vọng đủ lớn
Mặc dù chúng ta có thể lập kế hoạch chi tiết cho các mục tiêu của mình, nhưng đôi khi chúng lại biến mất một cách bất ngờ Vấn đề nằm ở chỗ, những yếu tố tiềm thức có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được những điều mà chúng ta mong muốn, vượt ra ngoài sự kiểm soát của chúng ta.
Hãy tưởng tượng bạn gọi một chiếc taxi để đến trung tâm thành phố, nhưng tài xế lại chở bạn đến một nơi khác và nói rằng bạn đã đến nơi Khi bạn phản đối, tài xế giải thích rằng ông ta nghĩ nơi khác không an toàn cho bạn Trong tình huống này, bạn là ý thức, còn tài xế là tiềm thức, điều này cho thấy tiềm thức không chỉ nghe theo mục tiêu mà còn bị chi phối bởi niềm tin của nó Nếu tiềm thức tin rằng sự giàu có có hại hoặc bạn không xứng đáng với sự giàu có, thì dù bạn có đặt ra bao nhiêu mục tiêu về sự giàu có, bạn vẫn sẽ thất bại.
Niềm tin trong tiềm thức hình thành từ những trải nghiệm thời thơ ấu và chỉ thay đổi khi có những trải nghiệm mới Chẳng hạn, một đứa trẻ thường xuyên bị xem thường sẽ hình thành niềm tin rằng nó không có giá trị Tuy nhiên, nếu sau này nhận được sự khuyến khích và khen ngợi từ người khác, những trải nghiệm tích cực này sẽ giúp tạo ra một niềm tin mới, nâng cao giá trị bản thân của trẻ.
Chìa khóa để khắc phục những niềm tin tiêu cực trong tiềm thức là hiểu rằng tiềm thức không phân biệt giữa trải nghiệm thực tế và tưởng tượng Ví dụ dưới đây sẽ giúp minh họa cách áp dụng nguyên tắc này trong cuộc sống hàng ngày.
An là một sinh viên nhút nhát, ngại giao tiếp trước đám đông do niềm tin tiêu cực ăn sâu vào tiềm thức, gây ra sự thiếu tự tin Thay vì tìm hiểu những trải nghiệm trong quá khứ, anh chỉ cần dành 10 phút mỗi ngày để tưởng tượng mình là một diễn giả tài ba Khi niềm tin mới hình thành, An sẽ dễ dàng hơn trong việc nói trước công chúng Mặc dù có thể gặp khó khăn ban đầu do thiếu kinh nghiệm, nhưng qua mỗi lần cố gắng, anh sẽ trở nên điêu luyện hơn.
Trí tưởng tượng có sức mạnh vượt trội hơn cả lý trí và quyết tâm, có thể trở thành đồng minh hoặc kẻ thù của chúng ta Ví dụ, Tuấn thường tưởng tượng về việc mọi người trong lớp cười nhạo anh, điều này khiến anh không thể xua tan nỗi lo âu Ngược lại, An kiểm soát trí tưởng tượng của mình một cách hiệu quả, dành 10 phút mỗi ngày để khai thác sức mạnh của nó Sự khác biệt giữa An và Tuấn nằm ở cách mà họ quản lý trí tưởng tượng: Tuấn để nó điều khiển mình, trong khi An sử dụng nó như một công cụ phát triển cá nhân.
Sự hình dung hoá, hay mơ mộng, có thể chia thành hai dạng: ý thức và vô thức Mơ mộng vô thức diễn ra không có kế hoạch và thường dẫn đến những trải nghiệm tiêu cực, như cảm giác bị chế giễu Những tưởng tượng này có thể được tiềm thức giải mã thành sự thật, củng cố niềm tin tiêu cực và tạo ra vết sẹo tâm hồn Do đó, việc nhận thức và sử dụng mơ mộng một cách thông minh là rất cần thiết.
Thành công trong việc thiết lập mục tiêu phụ thuộc vào niềm tin của tiềm thức, vì vậy việc xây dựng ước mơ là rất quan trọng Rèn luyện cách mơ mộng không chỉ giúp củng cố mục tiêu mà còn thay đổi niềm tin và hiện thực hóa những ước mơ Khi ước mơ trở thành khát vọng mãnh liệt, chúng ta có khả năng "biến ước mơ thành hiện thực."
(xem thêm Làm thế nào để có khát vọng lớn).Ví dụ, khi còn là một đứa trẻ, Tiger
Woods đã có ước mơ trở thành một tay gôn đẳng cấp, vì thế ông đã tập luyện hằng ngày
3.2 Sự khác biệt giữa ước mơ và mục tiêu
Ta hãy xem qua 10 điểm khác nhau giữa ước mơ và mục tiêu
1 Mục tiêu là điều mà bạn có những hành động để đạt được nó Ước mơ là điều mà bạn chỉ suy nghĩ về nó Mục tiêu đòi hỏi bạn phải có những hành động, còn ước mơ không đòi hỏi bạn phải làm gì cả, thậm chí còn xuất hiện cả trong giấc ngủ của bạn
2 Mục tiêu có thời hạn, còn ước mơ thì không Mục tiêu bắt buộc phải có hạn định, giới hạn về thời gian Giấc mơ có thể là mãi mãi Ta có thể thấy rằng rất nhiều người sống với mơ ước của mình suốt đời mà không bao giờ đạt được chúng
3 Mục tiêu đòi hỏi bạn phải có sự trả giá, còn Ước mơ không tốn kém gì cả
Mục tiêu mơ hồ sẽ cho kết quả mơ hồ
Nhà giáo dục Jack Canfield trong cuốn "Nguyên tắc thành công" nhấn mạnh rằng mục tiêu mơ hồ dẫn đến kết quả mơ hồ Để đạt được mục tiêu, bạn cần phải xác định rõ ràng và chính xác những gì mình muốn Nguyên tắc SMART, viết tắt của Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound, là công cụ hữu ích giúp bạn thiết lập tiêu chí cho mục tiêu khả thi Áp dụng nguyên tắc SMART sẽ giúp bạn hình dung và quản lý mục tiêu trong tương lai, từ đó hiểu rõ khả năng của bản thân và xây dựng kế hoạch thực hiện hiệu quả.
Năm chữ cái trong từ SMART đại diện cho các tiêu chí quan trọng trong việc đặt mục tiêu cá nhân Các tiêu chí này bao gồm: Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Achievable), Thực tế (Relevant), và Thời gian (Time-bound) Việc áp dụng các tiêu chí này giúp bạn xác định và theo đuổi mục tiêu một cách hiệu quả hơn.
2 Measurable: Có thể đo lường được
3 Attainable/Achievable: Có thể đạt được
4 Realistic/Relevant: Thực tế, liên quan
5 Time-bound: Có hạn định
4.2.1 Specific: Cụ thể, dễ hiểu:
Mục tiêu cần được cá nhân hóa, phản ánh ước mơ và giá trị riêng của bạn, thay vì của người khác Hãy sử dụng từ "tôi" khi nêu mục tiêu để khẳng định tính cá nhân Khi mục tiêu mang tính cá nhân, bạn sẽ cảm thấy động lực mạnh mẽ hơn để đạt được thành công và tự hào hơn về những gì mình đã đạt được.
Mục tiêu cần phải cụ thể và rõ ràng để đạt hiệu quả cao Nhiều người khi đặt mục tiêu cá nhân thường chọn những khái niệm mơ hồ như "trở thành giám đốc" hay "trở thành người thành đạt" mà không có định nghĩa rõ ràng về những điều này Sự thiếu cụ thể sẽ hạn chế khả năng đạt được mục tiêu của bạn Do đó, hãy đảm bảo rằng mục tiêu của bạn là dễ hiểu và có thể hình dung được.
Ta hãy xem xét ví dụ về mục tiêu sau để thấy rõ hơn điều này
Nga đặt mục tiêu cho mình như sau: “Có được bằng đại học loại khá trở lên”
Mục tiêu của Nga trong việc tốt nghiệp "loại khá trở lên" không rõ ràng và cụ thể Câu hỏi đặt ra là Nga mong muốn đạt được bằng đại học loại nào: Khá, Giỏi hay Xuất sắc? Sự mơ hồ này khiến chúng ta khó hiểu được thực sự Nga đang hướng tới điều gì trong quá trình học tập của mình.
Nhiều người có thể cho rằng việc đặt mục tiêu tốt nghiệp loại khá là hợp lý, nhưng thực tế, nỗ lực để đạt được bằng xuất sắc hay giỏi là rất lớn Khi bạn thừa nhận rằng mình muốn tốt nghiệp với bằng giỏi, điều đó không chỉ giúp bạn có một mục tiêu rõ ràng mà còn thúc đẩy bạn phấn đấu nhiều hơn Thay vì chỉ dừng lại ở mức tối thiểu, hãy mạnh dạn đặt mục tiêu cao hơn: "Tôi muốn tốt nghiệp đại học với bằng giỏi."
Ngoài ra, khi đặt mục tiêu như vậy, bạn sẽ thấy bạn có thể mất động lực để theo đuổi mục tiêu của mình
Để xác định mục tiêu hiệu quả, bạn cần trả lời câu hỏi "Tại sao bạn muốn đạt được điều đó?" Câu trả lời rõ ràng và thuyết phục sẽ tạo ra sự cam kết và động lực mạnh mẽ để bạn theo đuổi mục tiêu Ví dụ, khi Nga giải thích rằng cô muốn tốt nghiệp với bằng loại Giỏi để có cơ hội làm việc tại các tập đoàn lớn, cô cảm thấy có động lực hơn Việc hiểu rõ lý do đằng sau mục tiêu sẽ giúp bạn dễ dàng đạt được chúng hơn.
Hình tượng hóa mục tiêu là bước quan trọng giúp bạn cảm nhận sâu sắc hơn về những gì mình muốn đạt được Bằng cách hình dung rõ ràng viễn cảnh mà bạn mong muốn, bạn sẽ tạo ra động lực mạnh mẽ để theo đuổi mục tiêu đã định.
Cảm xúc và hình dung mục tiêu của bạn là yếu tố quan trọng giúp cụ thể hóa mong muốn trong cuộc sống Một công cụ trực quan hiệu quả để thực hiện điều này là bản tầm nhìn (vision board) Bạn chỉ cần tìm một tạp chí, cắt ra những hình ảnh phù hợp với mục tiêu của mình, dán chúng lên một tấm poster và đặt ở nơi bạn có thể nhìn thấy hàng ngày.
Để làm việc hiệu quả, việc hình dung mục tiêu của bạn là rất quan trọng Hãy tạo một danh sách các lợi ích mà bạn sẽ nhận được khi đạt được mục tiêu, và tập trung vào cách thức để hiện thực hóa những điều đó.
Khi đặt ra mục tiêu cá nhân, điều quan trọng là xác định xem mục tiêu đó có thể đo lường được hay không Bạn cần kiểm tra khả năng cân, đong, đo đếm để đảm bảo rằng mục tiêu của mình rõ ràng và cụ thể.
Tiêu chí này giúp xác định thời điểm bạn đạt được mục tiêu Những từ ngữ khái niệm như giàu có, tốt, ổn định, hạnh phúc hay khỏe mạnh không mang lại sự rõ ràng về điều bạn thực sự mong muốn.
Khi Nga đặt mục tiêu đạt bằng đại học loại Giỏi, cô sẽ có khả năng xác định được tiến trình của mình trong việc thực hiện mục tiêu đó.
Một ví dụ điển hình về mục tiêu không cụ thể và không thể đo lường là “Tôi muốn trở nên giàu có.” Mục tiêu này không đáp ứng tiêu chí cụ thể (Specific) và thiếu khả năng đo lường, khiến cho việc đánh giá tiến độ và kết quả trở nên khó khăn.
"Giàu có" không chỉ đơn thuần là một khái niệm mà còn là mục tiêu mà nhiều người hướng tới Để hiểu rõ về "giàu có", chúng ta cần xác định rõ ràng ý nghĩa của nó trong cuộc sống của mình Bạn muốn "giàu có" theo cách nào? Làm thế nào để nhận biết rằng bạn đã đạt được sự "giàu có"? Khi xem xét khía cạnh tài chính, "giàu có" thường được hiểu là "có nhiều tiền", nhưng điều này đặt ra câu hỏi: "Nhiều tiền là gì? Bao nhiêu tiền thì được coi là nhiều?"
Thuyết Locke về lập mục tiêu
Việc thiết lập mục tiêu SMART giúp chúng ta tạo ra những mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, liên quan và có thời gian hoàn thành Khi áp dụng phương pháp này, khả năng hoàn thành mục tiêu trở nên dễ dàng hơn.
Để xác định xem việc thiết lập mục tiêu có phải là phương pháp tốt nhất hay không, chúng ta cần xem xét nghiên cứu của tiến sĩ Edwin Locke về thiết lập mục tiêu và động lực vào cuối thập niên 1960 Trong bài viết năm 1960 mang tiêu đề “Tiến tới một học thuyết về động viên và khuyến khích,” Locke đã chỉ ra rằng nhân viên sẽ được thúc đẩy bởi những mục tiêu rõ ràng và phản hồi thích hợp Ông cũng nhấn mạnh rằng làm việc có mục tiêu không chỉ mang lại động lực cho nhân viên mà còn cải thiện hiệu suất làm việc của họ.
Mặc dù thông tin này có vẻ đã quen thuộc, nhưng nó vẫn chứng minh rằng lý thuyết trên đã có ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất cả trong công việc lẫn cuộc sống cá nhân.
Chúng ta sẽ khám phá quan điểm của Locke về việc thiết lập mục tiêu và cách áp dụng lý thuyết này vào năng suất cá nhân Nghiên cứu về Thuyết thiết lập mục tiêu của Locke chỉ ra rằng những mục tiêu cụ thể và thách thức thường dẫn đến hiệu suất và kết quả tốt hơn so với các mục tiêu mơ hồ hoặc dễ dàng.
Động viên người khác bằng các mục tiêu cụ thể như "Cố gắng làm đúng ít nhất 80% nhé" hoặc "Tập trung sử dụng thời gian thật tốt đi" sẽ hiệu quả hơn so với những câu khuyến khích chung chung như "Cố lên" Bên cạnh đó, những mục tiêu khó khăn thường tạo ra động lực cao hơn so với những mục tiêu dễ dàng, vì để đạt được mục tiêu khó, người ta cần hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn.
Năm nguyên tắc để Thiết lập mục tiêu
5 Độ phức tạp của công việc
Sau đây là những giải thích cụ thể hơn
Mục tiêu rõ ràng và có thời gian cụ thể là yếu tố quyết định cho sự thành công, vì nó giúp bạn xác định rõ những gì cần đạt được và sử dụng kết quả đó làm động lực Ngược lại, những mục tiêu mơ hồ hoặc chỉ dẫn chung chung như “Hãy chủ động” sẽ khiến bạn thiếu động lực và khó khăn trong việc đạt được kết quả mong muốn.
Khi áp dụng quy tắc SMART để đặt mục tiêu, điều quan trọng là đảm bảo rằng mục tiêu của bạn phải Cụ thể, Có thể đo lường và Có hạn định.
Một trong những đặc điểm quan trọng nhất của mục tiêu là mức độ thách thức, vì mọi người đều cảm thấy phấn khích trước thành công Họ thường đánh giá một mục tiêu dựa trên khả năng vượt qua khó khăn và đạt được thành tựu.
Thành công mang lại động lực mạnh mẽ khi bạn nhận ra giá trị của những thành quả đạt được Khi biết rằng nỗ lực của mình sẽ được đón nhận nồng nhiệt, bạn sẽ có thêm động lực để hoàn thành tốt công việc.
Mục tiêu khó khăn mang lại phần thưởng lớn hơn Khi bạn tin rằng nỗ lực chinh phục những thử thách cam go sẽ được đền đáp xứng đáng, bạn sẽ cảm thấy nhiệt huyết và hăng hái hơn trong quá trình thực hiện.
Thiết lập mục tiêu SMART liên quan đến tầm nhìn chung sẽ giúp kết nối chặt chẽ giữa mục tiêu và phần thưởng Những mục tiêu này không chỉ nâng cao định hướng của bạn mà còn tạo động lực mạnh mẽ để bạn làm việc hăng say hơn.
Khi thiết lập mục tiêu, hãy đảm bảo rằng mỗi mục tiêu đều trở thành một thách thức Nếu mục tiêu quá dễ dàng, bạn sẽ không kỳ vọng vào những thành tựu đáng kể và do đó, cũng sẽ không nỗ lực để đạt được chúng.
Để đạt được hiệu quả trong công việc, mục tiêu cần phải được mọi người hiểu rõ và đồng thuận, vì nhân viên chỉ cảm thấy hứng thú với mục tiêu khi họ có cơ hội tham gia vào việc thiết lập mục tiêu đó Khái niệm quản lý sự tham gia nhấn mạnh tầm quan trọng của việc yêu cầu nhân viên tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu và ra quyết định.
Một phiên bản khác của SMART thay thế Khả thi và Liên quan tầm nhìn chung bằng Đồng Thuận (Agreed) và Thực tế (Realistic), nhấn mạnh rằng mục tiêu đồng lòng sẽ dễ dàng dẫn đến cam kết Điều này không có nghĩa là mọi nhân viên đều phải tham gia vào việc thiết lập mục tiêu, mà chỉ cần mục tiêu nhất quán và phù hợp với kỳ vọng của tổ chức Khi nhân viên tin rằng mục tiêu phù hợp với các mục tiêu của công ty và người được giao nhiệm vụ là đáng tin cậy, cam kết sẽ xuất hiện Thú vị thay, mức độ cam kết và độ khó của mục tiêu có mối liên hệ chặt chẽ; mục tiêu càng khó khăn, cam kết càng cần thiết, trong khi mục tiêu dễ dàng lại không tạo ra nhiều động lực thực hiện.
26 khăn, bạn có thể phải cần tới một nguồn cảm hứng sâu sắc hơn để hoàn thành mục tiêu đó
Khi thiết lập mục tiêu công việc, việc khuyến khích nhân viên đóng góp mục tiêu cá nhân là rất quan trọng Hãy tạo điều kiện cho họ phát triển các mục tiêu riêng và thông báo thường xuyên về tình hình tổ chức Điều này giúp nhân viên nhận thức được rằng mục tiêu của họ phù hợp với tầm nhìn và sứ mệnh chung của công ty.
Phân loại mục tiêu
6.1 Bạn chỉ có một mục tiêu duy nhất?
Trong quá trình xác định mục tiêu, chúng ta đã tìm hiểu cách thiết lập mục tiêu hiệu quả Tuy nhiên, trong cuộc sống, mỗi người đều có nhiều mục tiêu khác nhau chứ không chỉ một Mỗi khía cạnh trong cuộc sống đều đòi hỏi những mục tiêu riêng biệt, và khi đã xác định, chúng ta thường phân chia chúng thành các mục tiêu nhỏ hơn Do đó, bạn sẽ nhận ra rằng mình có rất nhiều mục tiêu cần phải hoàn thành.
Để quản lý và kiểm soát các mục tiêu một cách hiệu quả, bạn cần phân loại chúng thành các nhóm cụ thể Việc này giúp xác định rõ ràng hơn các mục tiêu đã đề ra.
6.2 Mục tiêu chính / Mục tiêu hỗ trợ / Mục tiêu có thể
- Mục tiêu chính (mục tiêu rất quan trọng): là mục tiêu chung, tổng quát mà bạn muốn đạt được
- Mục tiêu hỗ trợ (mục tiêu quan trọng): là những mục tiêu bạn cần phải đạt được chúng, giúp bạn dần đạt được mục tiêu chính ở trên
- Mục tiêu có thể (mục tiêu không quan trọng): là những mục tiêu mà nếu bạn không đạt được cũng không ảnh hưởng đến mục tiêu chính của bạn
Trước khi phân loại các mục tiêu, hãy nhớ rằng chúng ta đang tập trung vào một mục tiêu chính Khi xác định mục tiêu chính cụ thể, bạn sẽ nhận ra có thể xuất hiện những mục tiêu phụ cần thiết Những mục tiêu này có thể là hợp lý cho mục tiêu chính này, nhưng khi xem xét các mục tiêu chính khác, chúng có thể được phân loại lại thành mục tiêu hỗ trợ cho những mục tiêu chính khác.
Bạn hãy phân loại các mục tiêu trong cuộc sống của bạn đã lập theo từng nhóm:
Khi bạn phân loại các mục tiêu thành từng nhóm, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về những mục tiêu mà mình muốn đạt được.
6.3 Mục tiêu dài hạn / trung hạn / ngắn hạn
Sau khi hoàn thành việc phân loại, bạn có thể vẫn chưa rõ về mục tiêu cần theo đuổi đầu tiên Bước tiếp theo là xác định thời gian thực hiện cho mục tiêu đó.
Mục tiêu dài hạn là những mục tiêu quan trọng và lớn lao mà bạn không thể đạt được ngay lập tức Thông thường, những mục tiêu này hướng đến khoảng thời gian từ 5 năm trở lên, đòi hỏi sự kiên trì và kế hoạch cụ thể để thực hiện.
Mục tiêu trung hạn là những mục tiêu cần thiết để đạt được những thành công lớn hơn trong tương lai Chúng thường nằm trong khoảng thời gian từ 1 đến 5 năm và đóng vai trò quan trọng trong việc tiến tới các mục tiêu dài hạn Việc xác định và hoàn thành các mục tiêu trung hạn giúp bạn xây dựng nền tảng vững chắc cho những thành tựu quan trọng hơn sau này.
Mục tiêu ngắn hạn là những mục tiêu cần được thực hiện ngay lập tức hoặc trong tương lai gần, thường có thời hạn dưới 1 năm.
Bạn hãy phân loại các mục tiêu trong cuộc sống của bạn đã lập theo từng nhóm:
Các công cụ hỗ trợ lập mục tiêu
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu hai phương pháp đơn giản và hiệu quả giúp bạn xác định và lập mục tiêu cho bản thân một cách dễ dàng.
7.1 Sơ đồ tư duy (Mindmap)
Khi phân loại các mục tiêu, bạn có thể nhận thấy sự trùng lặp hoặc số lượng mục tiêu quá nhiều Trong trường hợp này, hãy nhóm các mục tiêu tương tự lại với nhau thành một mục tiêu chung Nếu danh sách mục tiêu của bạn quá dài, hãy xem xét và rút gọn lại để chỉ giữ lại những mục tiêu có ý nghĩa và quan trọng nhất đối với bản thân bạn.
Sơ đồ tư duy (Mindmap) được coi là "công cụ vạn năng cho bộ não", là phương pháp ghi chú sáng tạo với hơn 250 triệu người sử dụng trên toàn thế giới Công cụ này mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc, đặc biệt trong giáo dục và kinh doanh Lập sơ đồ tư duy không chỉ giúp ghi chú hiệu quả mà còn thể hiện cấu trúc tổng thể của một chủ đề, cùng với mức độ quan trọng của từng phần Nó hỗ trợ người dùng liên kết các ý tưởng và tạo ra các kết nối giữa những ý tưởng khác nhau.
Phương pháp ghi chép của Tony Buzan, phát triển vào cuối thập niên 60, giúp học sinh ghi lại bài giảng bằng từ khóa và hình ảnh Phương pháp này không chỉ nhanh hơn mà còn dễ nhớ và dễ ôn tập Sơ đồ tư duy được xem là công cụ mạnh mẽ để tận dụng khả năng ghi nhận hình ảnh của bộ não, cho phép ghi nhớ chi tiết, tổng hợp, và phân tích vấn đề dưới dạng lược đồ phân nhánh.
Phương pháp ghi chép hiệu quả này khai thác khả năng liên lạc và liên hệ giữa các dữ kiện trong não bộ Sử dụng giản đồ ý, tổng thể của vấn đề được thể hiện dưới dạng hình ảnh, trong đó các đối tượng được kết nối bằng các đường nối Nhờ đó, dữ liệu không chỉ được ghi nhớ mà còn được nhìn nhận một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Các bước tạo sơ đồ tư duy:
1 Viết hay vẽ đề tài vào giữa trang giấy và vẽ một vòng bao bọc nó Việc sử dụng màu sẽ nâng cao chất lượng và vận tốc ghi nhớ Nếu viết chữ thì hãy cô đọng nó thành một từ khóa chính ngắn gọn
2 Đối với mỗi ý quan trọng, vẽ một đường (hay một đường có mũi tên ở đầu tùy theo quan hệ từ đối tượng trung tâm đối với ý phụ bên ngoài) đường phân nhánh xuất phát từ hình trung tâm và nối với một ý phụ
3 Từ mỗi ý quan trọng, lại vẽ các phân nhánh mới các ý phụ bổ sung cho ý đó
4 Từ các ý phụ này lại, mở ra các phân nhánh chi tiết cho mỗi ý
5 Tiếp tục vẽ hình phân nhánh các ý cho đến khi đạt được sơ đồ chi tiết nhất (hình rễ cây mà gốc chính là đề tài đang làm việc)
Brainstorming, hay còn gọi là động não, là một kỹ thuật sáng tạo được phát triển từ năm 1941 để tìm ra ý tưởng trong làm việc nhóm Phương pháp này giúp giải quyết các vấn đề hiệu quả thông qua việc khuyến khích sự tham gia và đóng góp ý kiến của tất cả thành viên.
Alex F Osborn, một nhà quản trị quảng cáo, giới thiệu trong cuốn sách Applied Imagination
Bao nhiêu ý tưởng là đủ để thu hút sự chú ý? Một ý tưởng mới lạ có thể đáp ứng nhu cầu của nhiều người, đặc biệt là những người đang thực hiện những công việc hàng ngày nhàm chán Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều hơn một ý tưởng, khả năng thành công sẽ tăng cao.
Hãy khám phá sức mạnh sáng tạo của bạn bằng cách không đặt ra giới hạn cho những ý tưởng mà bạn có thể nghĩ ra Câu trả lời cho việc có bao nhiêu ý tưởng là vô hạn, miễn là bạn sẵn sàng phát triển chúng Khi bạn để bộ não của mình tự do hoạt động, bạn sẽ ngạc nhiên trước những khả năng mà mình có thể đạt được.
Kỹ thuật não công rất đơn giản và hiệu quả Để bắt đầu, bạn chỉ cần một cây bút và giấy trắng để ghi lại mọi suy nghĩ của mình hoặc nhóm Hãy thực hiện "brain dumping" bằng cách viết ra tất cả những gì xuất hiện trong đầu mà không cần suy nghĩ về chất lượng ý tưởng Không cần lo lắng về cách viết hay việc trình bày, bạn có thể vẽ nếu cần thiết Quan trọng là duy trì dòng chảy suy nghĩ mà không ngắt quãng Nếu bạn dừng bút quá 10 giây, hãy chuyển sang ý tưởng khác để tránh khai thác quá nhiều một vấn đề Dù có thể cảm thấy ngớ ngẩn, nhưng việc viết ra mọi thứ sẽ giúp bạn khám phá những ý tưởng tiềm năng và kết nối chúng với nhau.
Mục đích của quá trình não công không phải là tìm ra một ý tưởng hoàn hảo, mà là tạo ra càng nhiều ý tưởng càng tốt Đừng ngại viết ra những ý tưởng mà bạn nghĩ là ngớ ngẩn, như việc xây dựng một ngôi nhà không có mái Thực tế, đã có những ngôi nhà không mái xuất hiện, chứng tỏ rằng mọi ý tưởng đều có giá trị.
Trong não công, vấn đề được phân tích từ nhiều khía cạnh và góc độ khác nhau, sau đó các ý kiến sẽ được tổ chức thành nhóm và tiến hành đánh giá.
Não công không chỉ cung cấp nhiều ý tưởng mà còn hỗ trợ phân tích sâu sắc các vấn đề Khi chúng ta liên tục đặt ra những câu hỏi như "Nếu vậy" hay "Giả sử như", nó giúp xem xét mọi khía cạnh có thể xảy ra, từ đó nâng cao khả năng giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
Tóm tắt
Mục tiêu đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống của bạn, vì vậy hãy xem lại những thành tựu đã đạt được để ghi nhớ những điều bạn muốn trong tương lai Khi đặt mục tiêu, hãy đảm bảo chúng tuân thủ nguyên tắc SMART để có tính khả thi Để hiện thực hóa những mục tiêu lớn, bạn nên chia chúng thành những mục tiêu nhỏ hơn, dễ dàng đạt được và xác định thời gian cụ thể để thực hiện Dành thời gian để ghi nhớ những mục tiêu này trước khi tiếp tục với các nội dung tiếp theo.
KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
Khái niệm
Sau khi xác định mục tiêu, chiến lược và kế hoạch, nhà quản trị cần xây dựng một cấu trúc tổ chức hiệu quả để hỗ trợ việc đạt được những mục tiêu đó Chức năng tổ chức đóng vai trò quan trọng trong quản trị, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của tổ chức Nhiều nghiên cứu cho thấy 70-80% những thiếu sót trong việc thực hiện mục tiêu xuất phát từ yếu kém trong công tác tổ chức Tuy nhiên, khái niệm về chức năng tổ chức vẫn có nhiều cách hiểu khác nhau trong thực tiễn.
Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ thì tổ chức có các nghĩa sau đây:
Con người chẳng bao giờ lên kế hoạch để thất bại; chỉ đơn giản là họ đã thất bại trong việc lên kế hoạch để thành công
(Men never plan to be failures; they simply fail to plan to be successful.)
• Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định
• Làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất
• Làm công tác tổ chức cán bộ
Tổ chức, xuất phát từ từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ có nghĩa là ‘hài hòa’, thể hiện một quan điểm tổng quát về bản chất thích nghi với sự sống.
Theo Chester I Barnard, tổ chức được định nghĩa là một hệ thống bao gồm các hoạt động hoặc nỗ lực của hai hoặc nhiều người, được kết hợp một cách có ý thức.
Theo Harold Koontz, Cyril O'Donnell và Heinz Weihrich, công tác tổ chức là quá trình nhóm các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu, phân công trách nhiệm cho từng nhóm cho một người quản lý có quyền hạn giám sát, và tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu doanh nghiệp.
Chức năng tổ chức trong khoa học quản trị được hiểu là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu quản trị Điều này bao gồm việc xác định và phân chia công việc, xác định những người hoặc nhóm thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm về kết quả, cách phối hợp công việc, quy trình báo cáo và cấp độ ra quyết định.
Từ đó, có thể rút ra khái niệm cô bản về tổ chức côn việc cụ thể như sau:
Tổ chức là quá trình xác định công việc cần thực hiện và phân công cho cá nhân, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ doanh nghiệp.
- Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc được giao
- Trong tài liệu này, tổ chức công việc được hiểu là kết hợp cả hai định nghĩa trên, trong đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân.
Lập kế hoạch
2.1 Tại sao phải lập kế hoạch
2.1.1 Lập kế hoạch cho cuộc sống bản thân
Khi còn nhỏ, chúng ta thường mơ ước về những nghề nghiệp như bác sỹ, lính cứu hỏa hay ngôi sao điện ảnh Tuy nhiên, khi lớn lên, nhiều người trong chúng ta từ bỏ những ước mơ này vì thiếu tự tin và không tin vào sức mạnh của việc lập kế hoạch Sợ thất bại và xấu hổ khiến chúng ta ngần ngại xác định mục tiêu cho cuộc sống Thực tế, nếu không có mục tiêu và kế hoạch, chúng ta không chỉ tránh được thất bại mà còn tự tạo ra thất bại cho chính mình Để đạt được thành công, việc lập kế hoạch chi tiết cho cuộc sống là điều cần thiết.
Những người thành công luôn xác định mục tiêu lớn và lập kế hoạch cho từng giai đoạn trong cuộc sống Họ không coi những lần không đạt được mục tiêu là thất bại, mà là cơ hội để học hỏi và phát triển Nhờ đó, họ không cảm thấy xấu hổ về những trải nghiệm của mình.
Họ biết rằng miễn là họ học hỏi kinh nghiệm và liên tục hành động, cuối cùng họ cũng sẽ đạt được mục tiêu mà mình đã đề ra
Mục tiêu và kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng quyết định và hành động của chúng ta, từ đó thúc đẩy chúng ta hướng tới thành công.
Mục tiêu và kế hoạch mà bạn thiết lập sẽ định hình cuộc sống của bạn từng khoảnh khắc Việc xác định rõ ràng mục tiêu và lập kế hoạch chính là cách bạn tự hướng dẫn bản thân trên con đường đạt được thành công.
Kế hoạch của bạn sẽ định hình những lựa chọn và hành động trong cuộc sống Nếu bạn muốn trở thành một nhân viên kinh doanh giỏi, bạn cần lựa chọn ngành học phù hợp, tìm hiểu về môi trường kinh doanh, và sẵn sàng mạo hiểm với những lĩnh vực cần ít vốn Những quyết định này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến con đường sự nghiệp của bạn.
Nguy hiểm nhất là khi không có kế hoạch, bạn sẽ không biết nên tập trung vào việc gì và dễ dàng bị cuốn theo những sở thích nhất thời Kết quả là bạn có thể di chuyển theo nhiều hướng khác nhau mà không tiến bộ, thậm chí quay lại vị trí ban đầu Nói một cách đơn giản, bạn chỉ hành động theo đám đông mà không có định hướng rõ ràng.
Việc không xác định kế hoạch rõ ràng có thể dẫn đến việc tiềm thức của bạn tự tạo ra những mục tiêu nguy hại, như khi bạn chỉ đặt ra mục tiêu "ráng đừng để thi rớt" Điều này thường dẫn đến kết quả trung bình hoặc tệ hại, vì những mục tiêu này sẽ đẩy bạn ra xa con đường thành công Hãy nhớ rằng, nếu bạn không chủ động quyết định và lên kế hoạch cho những gì mình muốn, tiềm thức sẽ tự động thiết lập những mục tiêu tiêu cực thay bạn Kế hoạch là yếu tố thúc đẩy chúng ta tiến về phía trước.
Bạn có bao giờ thắc mắc tại sao những người thành đạt luôn tràn đầy năng lượng và động lực để hoàn thành nhiều công việc trong khi thời gian của họ cũng giống như chúng ta? Bí quyết chính nằm ở việc họ xác định rõ mục tiêu và lập kế hoạch cụ thể Những kế hoạch này không chỉ thúc đẩy hành động mà còn tiếp thêm sức mạnh cho họ Ngược lại, khi không có kế hoạch, chúng ta dễ rơi vào trạng thái lười biếng và thực hiện những việc vô ích, thậm chí có thể gây hại.
Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao khi đọc sách, bạn lại cảm thấy mệt mỏi và buồn ngủ, trong khi chơi trò chơi điện tử yêu thích lại mang đến cho bạn năng lượng dồi dào? Điều này cho thấy sự khác biệt trong mức độ hứng thú và cách mà não bộ phản ứng với các loại hình giải trí khác nhau.
Khi bạn cảm thấy mệt mỏi và bắt đầu đọc sách, có thể bạn sẽ ngáp và buồn ngủ Điều này xảy ra do thiếu mục tiêu rõ ràng khi đọc, khiến não bộ không hoạt động hiệu quả và tiêu tốn năng lượng Tuy nhiên, nếu bạn xác định những mục tiêu hấp dẫn trong công việc, bạn sẽ tìm thấy nguồn năng lượng để vượt qua sự lười biếng Mục tiêu và kế hoạch là chìa khóa để giải phóng tiềm năng của chúng ta.
Lập kế hoạch không chỉ giúp chúng ta vượt qua giới hạn bản thân mà còn đạt được những kết quả xuất sắc Khi có một kế hoạch rõ ràng, chúng ta có thể khai thác tối đa tiềm năng của mình để hoàn thành mục tiêu Nhìn lại, bạn sẽ cảm thấy biết ơn vì việc lập kế hoạch đã giúp bạn khám phá thêm nhiều khả năng tiềm ẩn.
Công nhân là những người xây dựng nhà cửa, nhưng trước khi họ bắt tay vào xây dựng, cần có sự hỗ trợ từ các kiến trúc sư để thiết kế ngôi nhà Việc thiết kế này rất quan trọng, vì nó cung cấp thông tin chi tiết về chiều cao của mái nhà, số lượng cửa ra vào, và số lượng cột Nhờ vào bản thiết kế, công nhân có thể thực hiện công việc của mình một cách chính xác và hoàn thiện những ngôi nhà theo đúng yêu cầu.
Có thể đặt câu hỏi liệu công nhân có thể xây dựng nhà mà không cần bản thiết kế hay không Điều này dường như rất vô lý, vì nếu thiếu bản thiết kế cụ thể, họ sẽ chỉ xây dựng một cách ngẫu hứng cho đến khi hết vật liệu mà không biết hình dạng ngôi nhà ra sao Kết quả sẽ là một ngôi nhà méo mó, xấu xí và có hình thù kỳ quái.
Việc sống mà không có kế hoạch tương lai giống như xây nhà mà không có bản thiết kế Nhiều người không nhận ra rằng mỗi ngày sống là một viên gạch trong công trình cuộc đời họ Nếu không biết mình đang xây dựng điều gì, cuối cùng họ sẽ tạo ra một cuộc sống không như ý Thật đáng tiếc khi nhiều người không nhận thức được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch cho tương lai.
Nhiều người chỉ nhận ra giá trị của một cuộc sống tốt đẹp khi phải đối mặt với những khó khăn và khổ sở Họ nhận thức rằng nếu biết cách thiết kế cuộc sống của mình từ sớm, họ hoàn toàn có thể có được một cuộc sống viên mãn hơn.
2.1.2 Biết lập kế hoạch trong kin h doanh
Làm thế nào để lập kế hoạch
Kế hoạch là tập hợp các chương trình hành động, danh sách, sơ đồ hoặc bảng biểu được tổ chức theo thời gian, có thời hạn và chia thành các giai đoạn cụ thể Nó bao gồm các bước thực hiện, phân bổ nguồn lực, xác định mục tiêu rõ ràng và các biện pháp cần thiết để đạt được các chỉ tiêu đã đề ra Thông thường, kế hoạch được coi là khoảng thời gian cho những dự định hành động, với hy vọng đạt được mục tiêu Khi nhắc đến kế hoạch, chúng ta nghĩ đến những người lập kế hoạch, những người không trực tiếp thực hiện nhưng đóng góp vào kết quả cuối cùng.
Kế hoạch có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức, từ chính thức đến không chính thức, và có thể được thể hiện bằng văn bản hoặc chỉ bằng lời nói Những kế hoạch này có thể mang tính minh bạch hoặc bí mật, đặc biệt trong các lĩnh vực như tác chiến, tình báo, chính trị, và kinh doanh Kế hoạch chính thức thường được công bố và áp dụng rộng rãi, đặc biệt trong các dự án ngoại giao, phát triển kinh tế, và thể thao, nhằm đảm bảo sự phối hợp và hiệu quả trong thực hiện.
3.2 Quy trình lập kế hoạch
Lập kế hoạch là bước đầu tiên quan trọng trong quá trình xây dựng một chiến lược hiệu quả Hiện nay, phương pháp 5W1H2C5M được áp dụng rộng rãi, bao gồm các yếu tố cần thiết để đảm bảo kế hoạch được thực hiện một cách suôn sẻ và thành công.
Xác định mục tiêu và yêu cầu công việc là bước quan trọng giúp bạn tập trung vào hiệu quả cuối cùng Để thực hiện công việc một cách hiệu quả, cần rõ ràng về nội dung công việc, bao gồm các bước và quy trình thực hiện Cốt lõi của nội dung công việc là xác định cách tác động đến đối tượng mục tiêu thông qua việc làm rõ 3W: nơi (where), thời gian (when), và ai (who).
- Where: Địa điểm, không gian thực hiện kế hoạch, nơi bố trí, tập kết nguồn lực thực hiện kế hoạch
Khi thực hiện kế hoạch, cần xác định thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và thời gian điều chỉnh để đảm bảo hiệu quả Quan trọng là đánh giá mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của từng công việc, phân loại thành bốn nhóm: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, và công việc không quan trọng cũng như không khẩn cấp.
Chủ thể thực hiện kế hoạch bao gồm các đối tượng như người thực hiện, phối hợp, hỗ trợ, kiểm tra, giám sát và báo cáo kết quả Để đảm bảo kế hoạch được thực hiện hiệu quả, cần có sự theo dõi chặt chẽ, đặc biệt là khi nhiều người và bộ phận tham gia Việc kết nối và theo dõi giữa các đơn vị là rất quan trọng để đạt được mục tiêu chung.
Xác định phương thức và cách thức thực hiện kế hoạch là rất quan trọng, bao gồm việc chuẩn bị tài liệu, cẩm nang hướng dẫn và chỉ dẫn cụ thể cho từng công việc và từng bước Cần thiết lập tiêu chuẩn cho công việc cũng như quy trình vận hành máy móc Đặc biệt, việc thu thập dữ liệu và thông tin là yếu tố then chốt để xây dựng kế hoạch hiệu quả.
- Các công việc trong kế hoạch dài hạn trước đó
- Các công việc còn tồn cần phải giải quyết
- Các công việc mới phát sinh, giao thêm
Việc tổ chức thực hiện và phân bổ nguồn lực là rất quan trọng, bao gồm việc xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra Đặc biệt, cần xác định rõ nguồn lực thực hiện, bao gồm nguồn nhân lực, tài lực (tiền bạc), vật lực (nguyên liệu, hệ thống cung ứng, máy móc, công nghệ) và phương thức làm việc (các nguyên tắc, quy trình, quy cách tiến hành).
Một số loại kế hoạch:
Kế hoạch cá nhân là một tài liệu quan trọng thể hiện dự định của mỗi cá nhân về công việc, học tập, vui chơi và giải trí Nó được cụ thể hóa qua các hình thức như thời gian biểu, thời khóa biểu và lịch công tác cá nhân, giúp người lập kế hoạch tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả hơn.
- Kế hoạch gia đình hay kế hoạch hóa gia đình
- Kế hoạch công tác: Là phương hướng, công việc thực hiện có thời hạn và tiến độ của một tổ chức, cơ quan, công ty
- Kế hoạch quân sự hay kế hoạch tác chiến
- Kế hoạch theo niên độ như Kế hoạch 05 năm (lần thứ nhất, lần thứ hai), kế hoạch năm, kế hoạch tháng
3.3 Quy trình lập kế hoạch nghề nghiệp bản thân
Bản kế hoạch nghề nghiệp là công cụ quan trọng giúp bạn nắm bắt tương lai của mình Bằng cách đánh giá sở thích, đam mê, kỹ năng, tính cách, cũng như điểm mạnh và điểm yếu, kế hoạch này sẽ hướng dẫn bạn tìm ra con đường tối ưu để đạt được mục tiêu nghề nghiệp trong tương lai.
Việc lập kế hoạch nghề nghiệp không khó! Bạn chỉ cần nắm vững năm bước sau:
Bước đầu tiên trong quá trình phát triển bản thân là tự đánh giá Các câu hỏi tự đánh giá giúp bạn có cái nhìn sâu sắc hơn về bản thân mình Những câu hỏi này có thể rất đa dạng, nhưng chủ yếu được phân loại thành bốn nhóm chính.
- Bạn làm tốt việc gì?
- Bạn có những kỹ năng gì?
- Tính cách nào của bạn nổi trội nhất?
- Bạn không thích loại công việc nào?
- Những kỹ năng nào bạn không giỏi?
- Bạn có những hạn chế gì?
- Bạn muốn học thêm những kiến thức gì? (chuyên ngành, xu hướng mới…)
- Bạn cần rèn luyện thêm những kỹ năng gì? (phân tích, đàm phán, thuyết trình…)
- Bạn thích làm công việc gì? (gặp gỡ nhiều người, làm việc với các con số, phân tích tình hình tài chính hay chăm sóc, hỗ trợ khách hàng…
- Điều gì làm cho công việc của bạn có ý nghĩa? (Tiền lương, thăng tiến, cơ hội học hỏi…)
Để trở nên chuyên nghiệp hơn trong việc chọn lựa nghề nghiệp, bạn có thể sử dụng các bài trắc nghiệm hướng nghiệp như Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) nhằm xác định loại công việc phù hợp với bản thân.
Bạn hãy tự đánh giá bản thân mình theo 4 nhóm trên
Bước 2: Xác định mục tiêu nghề nghiệp
Để đạt được thành công trong công việc, bạn cần xác định rõ ràng mục tiêu nghề nghiệp ngắn hạn và dài hạn Những mục tiêu này không chỉ nên phù hợp với công việc mong muốn mà còn phải tương thích với sở thích và đam mê của bạn.
Đam mê và năng lực là yếu tố quan trọng để đạt được thành công trong công việc Bạn chỉ có thể thực sự thành công khi làm những gì mình yêu thích và có khả năng thực hiện tốt.
Bạn hãy xác định mục tiêu nghề nghiệp của mình
Bước 3: Nghiên cứu công việc
Sau khi xác định mục tiêu nghề nghiệp, hãy tìm hiểu công việc phù hợp với sở thích và nhu cầu cá nhân Truy cập các trang web tuyển dụng để nắm bắt thông tin về thị trường lao động và nhu cầu tuyển dụng hiện tại Đồng thời, mở rộng mối quan hệ xã hội qua networking, hỏi những người trong ngành về công việc, kỹ năng cần thiết và triển vọng thăng tiến Để quá trình tìm việc diễn ra thuận lợi, đừng quên cập nhật hồ sơ cá nhân với thông tin về trình độ học vấn, kinh nghiệm và thành công trong công việc.
Bạn hãy tự tiến hành nghiên cứu thông tin về những công việc yêu thích của bạn
Bước 4: Tính toán và ra quyết định
Tổ chức công việc
4.1 Phương pháp tổ chức công việc
4.1.1 Phương pháp 5W1H2C5M Để thực hiện tốt công tác tổ chức, đương nhiên ngay từ đầu bạn phải làm tốt công tác hoạch định kế hoạch Một công cụ hiệu quả sẽ giúp bạn có được những bước đi vững chắc ngay từ ban đầu và xuyên suốt cả quá trình thực hiện công việc Đó chính là phương pháp 5W1H2C5M được mô tả như sau:
Manpower Money Material Machines Methods
Các yếu tố trên là những câu hỏi gợi ý giúp bạn tổ chức công việc hiệu quả Bạn cần trả lời rõ ràng cho các câu hỏi sau để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
• What: Công việc gì mà bạn phải làm (càng cụ thể càng tốt)?
• Why: Mục đích/Mục tiêu của công việc đó?
• Where: Công việc này sẽ được tiến hành cụ thể ở đâu?
• When: Khi nào thì bạn bắt đầu làm và hạn chót hoàn thành của công việc?
• Who: Ai sẽ làm người chịu trách nhiệm thực hiện chính và ai sẽ là người chịu trách nhiệm giám sát tiến độ thực hiện công việc này?
• How: Công việc này sẽ được thực hiện như thế nào? Bằng cách nào?
• Control: Bạn sẽ đặt ra hình thức nào để kiểm soát tiến độ công việc?
• Check: Bạn sẽ dùng cách nào và khi nào để kiểm tra kết quả công việc?
• Manpower: Những ai sẽ được huy động thêm để hỗ trợ thực hiện công việc?
• Money: Ngân sách dành cho việc thực hiện công việc là bao nhiêu?
• Material: Những nguyên vật liệu nào được phép sử dụng?
• Machines: Các loại máy móc, phương tiện nào được dùng?
• Methods: Gợi ý hoặc chỉ định phương pháp thực hiện công việc?
Lưu ý rằng tất cả các yếu tố liên quan đến con người cần được trình bày một cách cụ thể, bao gồm tên, chức danh và vị trí công tác, để tránh việc ghi chung chung và đảm bảo tính chính xác trong thông tin.
4.1.2 Xác định mục tiêu yêu cầu (Why)
Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:
- Tại sao bạn phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
- Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?
Why (tại sao?) là 1W trong 5W Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên
Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng
4.1.3 Xác định nội dung công việc (What?)
1W = what? Nội dung công việc đó là gi?
Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao
Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng, là bước kế thừa kết quả của bước công việc trước
• Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:
- Công việc đó thực hiện tại đâu?
- Giao hàng tại địa điểm nào?
- Kiểm tra tại bộ phận nào?
- Kiểm tra những công đoạn nào?…
• When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
- Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc
Có bốn loại công việc chính: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, và công việc không quan trọng cũng như không khẩn cấp Mỗi loại công việc yêu cầu cách tiếp cận và ưu tiên khác nhau để quản lý thời gian và hiệu suất làm việc hiệu quả.
Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước
• Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:
- Ai sẽ là người làm việc đó
- Ai sẽ là người kiểm tra
- Ai sẽ là người hỗ trợ
- Ai sẽ là người chịu trách nhiệm, …
H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:
- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
4.1.6 Xác định phương pháp kiểm soát (Control)
Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:
- Công việc đó có đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
(Nếu bạn muốn biết kỹ hơn chi tiết, bạn hãy đọc thêm những tài liệu khác nói về MBP – Management By Process: Phương pháp quản lý theo quá trình)
4.1.7 Xác định phương pháp kiểm tra (check)
Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:
Để đảm bảo chất lượng công việc, cần thực hiện các bước kiểm tra tương ứng với số lượng công việc Thông thường, mỗi công việc đều yêu cầu một quy trình kiểm tra tương đương để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?)
- Ai tiến hành kiểm tra?
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
Trong doanh nghiệp, không thể đảm bảo có đủ nguồn lực để kiểm tra tất cả các công đoạn Do đó, việc kiểm tra chỉ nên tập trung vào những điểm trọng yếu, tức là những yếu tố quan trọng nhất.
- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót
Nhiều kế hoạch thường tập trung vào công việc mà không xem xét các nguồn lực, trong khi chính các nguồn lực đó mới là yếu tố quyết định tính khả thi của kế hoạch.
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
- Material - nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng
- Machine - máy móc/công nghệ
- Method - phương pháp làm việc
Ta hãy xem xét từng yếu tố cụ thể:
• Man, bao gồm các nội dung:
- Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
- Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?
• Material, nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:
- Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu
- Tiêu chuẩn nhà cung ứng
- Xác định phương thức cung cấp dịch vụ
- Thời hạn hoàn tất công việc
• Machine, máy móc/công nghệ
- Máy móc có tốt không, có được bảo dưỡng thường xuyên không
- Máy có được kiểm tra, hiệu chỉnh định kỳ không
- Thông số máy có phù hợp không
• Method, phương pháp làm việc
- Có tiêu chuẩn làm việc không
- Tiêu chuẩn công việc hay hướng dẫn công việc có phê duyệt chưa
- Có làm theo phương pháp hay tiêu chuẩn công việc không
Bài tập ghi nhớ: (làm theo nhóm)
Sử dụng công cụ 5W1H2C5M để lập kế hoạch chi tiết cho đợt tuyển dụng nhân sự sắp tới của công ty Đầu tiên, xác định ai sẽ tham gia vào quy trình tuyển dụng (Who), mục tiêu tuyển dụng là gì (What), khi nào sẽ bắt đầu và kết thúc (When), ở đâu sẽ tổ chức (Where), lý do cần tuyển dụng là gì (Why), quy trình tuyển dụng sẽ diễn ra như thế nào (How), các yếu tố cần cân nhắc (2C), và các bước thực hiện cụ thể (5M) Việc áp dụng công cụ này sẽ giúp đảm bảo quy trình tuyển dụng hiệu quả và có tổ chức.
4.1.9 Giao việc, Phân công công việc
Theo các chuyên gia quản trị, việc "đặt đúng người" vào "đúng vị trí" đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong sự thành công của công việc, chiếm tới 50% yếu tố quyết định 50% còn lại phụ thuộc vào các yếu tố khác.
53 lại sẽ phụ thuộc vào “cách đặt” và sự nỗ lực của “người được đặt”; Ngược lại, nếu ta
Việc không đặt đúng người hoặc không giao đúng việc sẽ dẫn đến 99% khả năng thất bại trong công việc, làm hao tổn tiềm năng nhân sự và giảm sút ý chí cũng như niềm tin của họ.
Để “đặt đúng người” vào “đúng vị trí” và “đúng cách”, cần xác định rõ ràng năng lực và mục tiêu của từng cá nhân Việc tạo động lực cho “người được đặt” phấn đấu và nỗ lực hết mình cho công việc giao phó là yếu tố then chốt Sự kết hợp giữa kỹ năng phù hợp và sự đam mê sẽ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc, từ đó đạt được kết quả tốt nhất cho tổ chức.
Kỹ năng "phân công phân nhiệm" và "ủy thác công việc" đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công việc Khi được áp dụng đúng cách, những kỹ năng này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường sự hợp tác trong đội ngũ Do đó, việc phát triển kỹ năng phân công và ủy thác là điều cần thiết cho mọi nhà quản lý, bất kể quy mô tổ chức.
Phân công công việc là quá trình giao trách nhiệm và quyền hạn cho một cá nhân hoặc nhóm để thực hiện nhiệm vụ cụ thể Việc này giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đảm bảo rằng mọi người đều biết rõ vai trò của mình trong tổ chức.
Người quản lý không chỉ cần phân công công việc mà còn phải cung cấp các phương tiện và nguồn lực cần thiết để hỗ trợ người được phân công hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất Việc phân công công việc mang lại nhiều lợi ích cho người được giao, giúp họ phát huy tối đa khả năng và nâng cao hiệu suất làm việc.
- Cơ hội phát triển chuyên môn
- Cơ hội phát triển các kỹ năng: xử lý tình huống, giải quyết vấn đề, thương lượng và thuyết phục, quản lý thời gian, giao tiếp, ra quyết định, …
- Tạo cho họ sự hài lòng về bản thân khi hoàn thành công việc
- Nâng cao giá trị của họ với doanh nghiệp
- Cơ hội thử thách và chinh phục
- Tính tham gia cao hơn, dẫn đến sự tinh thần làm việc ngày càng tốt hơn
- Điều hòa được công việc của phòng ban
- Có thêm nhiều thời gian hơn cho việc quản lý và kiểm soát công việc
- Củng cố được quyền hạn và trách nhiệm trong việc quản lý, giám sát, đánh giá Đối với doanh nghiệp:
- Tăng năng suất lao động
- Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm
- Tập thể có năng lực c) Nguyên tắc giao việc:
Khi giao việc ta cần chý ý những nguyên tắc cơ bản sau:
- Đúng người, đúng việc, đúng thời điểm
- Rõ ràng, công khai, minh bạch
- Có công tác giám sát
- Yêu cầu báo báo phản hồi kết quả d) Cách thức giao việc:
Bước 1: Nhận dạng công việc
- Dành 5-15 phút đầu để hình dung tất cả công việc phải làm
- Sắp xếp trình tự công việc theo tính chất ưu tiên và quan trọng
- Nhóm công việc theo các tiêu chí đặc thù
Bước 2: Đối chiếu năng lực
- Phải nắm vững thông tin về tay nghề, năng lực của nhân sự
- Phải nắm rõ tính tình, cách hành xử của từng của nhân sự
- Nắm rõ mảng công việc chính của từng người
- Nắm rõ lượng công việc hiện tại của từng người
Bước 3: Ráp nối công việc và con người
- Xác định công việc gì cần phải phân công
- Ai là người phù hợp để giao việc
- Giao việc với việc cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết
- Nêu rõ yêu cầu, mong đợi và ước lượng thời gian hoàn thành e) 4 điều cần lưu ý khi phân công công việc:
Để trở thành một người nói hiệu quả, bạn cần tập trung hoàn toàn vào người nghe Nhiều lần, bạn có thể nghĩ rằng mình đã phân công nhiệm vụ rõ ràng, nhưng nhân viên vẫn không đạt được kết quả mong muốn, thường là do họ không hiểu hết kỳ vọng của bạn Việc vừa nói chuyện vừa tham gia vào các công việc khác như kiểm tra email hay nhắn tin trong cuộc họp sẽ làm giảm hiệu quả truyền đạt thông điệp Đặc biệt, khi nội dung bạn truyền đạt có rủi ro cao hoặc tiềm năng mang lại lợi ích lớn, việc tập trung hoàn toàn vào vai trò của mình là vô cùng quan trọng để đảm bảo nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ được giao.
Công cụ hỗ trợ tổ chức cong việc
Phương pháp Đường găng (Sơ đồ Gantt)
Phương pháp tổ chức thực hiện công việc theo hình thức gói trọn (dự án) không chú trọng đến tính chuyên môn của các công tác, mặc dù mỗi gói công việc đều bao gồm các nhiệm vụ chuyên môn đặc thù Phương pháp này tập trung vào thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng gói công việc, cùng với thời gian thực hiện các gói đó.
Trong mỗi gói công việc, các công tác chuyên môn của một dây chuyền công nghệ được sắp xếp theo mối quan hệ ngang, phản ánh logic công nghệ Các mối quan hệ này giữa các công tác trong mỗi gói công việc có thể được phân loại thành bốn loại khác nhau.
1 Tuần tự thuận (FS+C) với C là độ trễ,
2 Tuần tự nghịch (SF+C) với C là độ trễ, (tuy nhiên loại mối quan hệ này hầu như không gặp trong các mối quan hệ theo logic công nghệ),
3 Song song cùng xuất phát (SS+C) với C là độ trễ,
4 Song song cùng về đích (FF+C) với C là độ trễ
Trong phương pháp tổ chức thực hiện công việc theo hình thức trọn gói, không tồn tại mối quan hệ công việc theo chiều dọc giữa các công tác có cùng chuyên môn trong các công việc khác nhau Điều này có nghĩa là, trong hai công việc trọn gói, có thể xuất hiện những cặp công tác có chung chuyên môn, nhưng mỗi công tác trong cặp này lại thuộc về các công việc trọn gói riêng biệt, và chúng không được liên kết trực tiếp với nhau.
Việc thực hiện 80 công việc có thể được giao cho hai tổ đội công nhân chuyên nghiệp khác nhau với biên chế không giống nhau Phương pháp tổ chức công việc theo hình thức trọn gói cho phép linh hoạt điều chỉnh thời gian thực hiện từng công tác mà không cần quan tâm đến chuyên môn hay biên chế cố định của các tổ đội Điều này giúp tăng giảm biên chế tổ đội chuyên môn một cách tùy ý để phù hợp với yêu cầu công việc.
Trong phương pháp tổ chức thực hiện công việc theo hình thức trọn gói, các công việc phải có mối liên hệ chặt chẽ về thời gian bắt đầu và kết thúc Những mối quan hệ này thường là các liên kết chéo giữa các công tác không cùng chuyên môn và không nằm trong cùng một gói công việc Trong lĩnh vực thi công xây dựng, cũng xuất hiện các mối quan hệ điều kiện biên tương tự, dẫn đến những khoảng gián đoạn thời gian giữa các giai đoạn thi công hoặc các tầng nhà, được gọi là gián đoạn chuyển đợt hay gián đoạn chuyển tầng.
Phương pháp tổ chức thực hiện công việc theo hình thức trọn gói cho phép linh hoạt trong thời gian bắt đầu và kết thúc của từng công tác, cũng như thời lượng thực hiện của mỗi gói công việc Tuy nhiên, vẫn luôn tồn tại đường găng trong toàn bộ mạng công việc của dự án, đảm bảo sự đồng bộ và hiệu quả Bên cạnh đó, một số công tác trong dự án có thể có thời gian dự trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện.
Phương pháp Đường găng, hay còn gọi là phương pháp tổ chức thực hiện công việc theo sơ đồ mạng, thực chất là một phương pháp tổ chức công việc theo các dự án trọn gói Phương pháp này có thể áp dụng cho các dự án đơn lẻ hoặc duy nhất, giúp tối ưu hóa quá trình quản lý và thực hiện công việc.
Phương pháp Đường găng là một kỹ thuật quản lý dự án quan trọng, đặc biệt trong các công việc trọn gói, nơi các nhiệm vụ được phân chia theo chuyên môn nhưng không thể kết hợp thành dây chuyền sản xuất Mặc dù các công việc chuyên môn có thể có biên chế lao động không cố định, thời gian thực hiện sẽ thay đổi tùy thuộc vào sự linh hoạt của nhân lực Đường găng tập trung vào mức độ căng thẳng và khẩn trương của các công việc khác nhau trong dự án, chứ không phải vào số lượng cố định của các nhóm chuyên nghiệp Phương pháp này có thể áp dụng cho nhiều loại dự án, bao gồm cả dự án xây dựng, và không giới hạn trong sản xuất hàng hóa hàng loạt.
Phương pháp Đường găng là một phương pháp tổ chức thực hiện công việc toàn diện, cho phép linh hoạt trong việc điều chỉnh thời gian thực hiện cũng như các thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng công tác.
Thời gian thực hiện các công tác trên mỗi phân đoạn có thể thay đổi tùy thuộc vào biên chế tổ đội lao động chuyên nghiệp Phương pháp Đường găng cho phép thực hiện một loại công tác chuyên môn với khối lượng như nhau trên hai phân đoạn công việc trọn gói, nhưng với số lượng biên chế lao động khác nhau, dẫn đến thời gian thực hiện khác nhau Điều này không thể thực hiện được với phương pháp tổ chức theo tổ đội chuyên nghiệp hoặc theo dây chuyền.
Trong phương pháp Đường găng, các công tác găng có thời điểm bắt đầu và kết thúc cố định trên trục thời gian, trong khi các công tác không nằm trên đường găng có thể thay đổi trong khoảng thời gian dự trữ toàn phần.
Các công tác găng có thể được chuyển đổi thành công tác không găng và ngược lại, đồng thời có thể thay đổi đường găng Việc điều chỉnh thời gian thực hiện các công tác găng có thể thực hiện bằng cách tăng hoặc giảm biên chế tổ đội chuyên nghiệp Do đó, thời điểm bắt đầu và kết thúc của các công việc găng chỉ mang tính tương đối trong phương pháp Đường găng.
Bài viết này đã cung cấp những khái niệm cơ bản về tổ chức công việc và cách phát triển kỹ năng này cho bản thân cũng như tại nơi làm việc Bạn cần nghiên cứu và đánh giá bản thân một cách nghiêm túc, xác định công việc yêu thích, đánh giá sự phù hợp với công việc đó và lập kế hoạch thực hiện Hãy tiếp tục rèn luyện những kỹ năng này để hiểu rõ hơn về chính mình.
Kinh nghiệm lập kế hoạch và tổ chức công việc trong một tổ chức sẽ giúp bạn tự tin hơn khi bước vào môi trường làm việc sau khi tốt nghiệp Những kỹ năng này không chỉ hữu ích cho bạn mà còn có thể áp dụng ngay vào các hoạt động nhóm hiện tại Để nâng cao hiểu biết và kiến thức về tổ chức công việc, hãy tiếp tục tìm kiếm thông tin và tài liệu từ các nguồn khác.
