Nhập khẩu đóng vai trò thúc đẩy xuất khẩu, tạo đầu vào cho sản xuất hàng xuất khẩu, tạo điều kiện thuận lợi để hàng xuất khẩu Việt Nam vương ra thị trường nước ngoài. Ngược lại xuất khẩu tạo nguồn vốn cho nhập khẩu. Như vậy xuất khẩu không chỉ đóng vai trò xúc tác, hỗ trợ phát triển mà còn trở thành yếu tố bên trong của sự phát triển, trực tiếp tham gia vào việc giải quyết các vẫn đề của nên kinh tế quốc dân như vốn, kỹ thuật. Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động xuất khẩu, trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Thương mại dịch vụ xuất nhập khẩu Thành Danh, em đã chọn đề tài Tổ chức thực hiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Thương mại dịch vụ xuất khẩu Thành Danh để làm báo cáo thực tập của mình.
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TMDV
Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh
1.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Công ty TNHH Thương Mại Dịch vụ Xuất nhập khẩu Thành Danh, được thành lập vào ngày 09/05/2005, hoạt động với tư cách pháp nhân và hạch toán độc lập Công ty có vốn điều lệ 800.000.000 đồng và được cấp giấy phép kinh doanh số 0303772372 bởi Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh, hoạt động theo quy định của Nhà nước.
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU THÀNH DANH
Tên giao dịch quốc tế: THANH DANH CO.,LTD
Đại diện pháp luật: Nguyễn Phước Quý
Trụ sở chính: 366/30 Bến Bình Đông, P.15, Q.8, Tp.HCM
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên
Email: phuocquy2006@yahoo.com.vn
Lĩnh vực hoạt động chính: Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh ra đời và phát triển trong bối cảnh hội nhập toàn cầu, gặp nhiều thuận lợi và thách thức trong việc mở rộng kinh doanh Với tinh thần học hỏi và nâng cao kinh nghiệm, công ty đã xây dựng được lòng tin từ khách hàng thông qua sự trách nhiệm trong hoạt động của mình.
Yếu tố con người đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của công ty Đội ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và giao nhận vận tải được tuyển chọn và đào tạo bài bản, luôn tận tâm và có trách nhiệm trong việc tư vấn cho khách hàng và đối tác Họ giúp khách hàng lựa chọn những phương án vận chuyển và kinh doanh hiệu quả nhất, tiết kiệm chi phí và giảm thiểu rủi ro tối đa.
Với phương châm “Đảm bảo uy tín, phục vụ nhanh chóng, an toàn chất lượng”, đội ngũ nhân viên trẻ của chúng tôi không ngừng nỗ lực cải thiện dịch vụ Chúng tôi mở rộng mạng lưới hoạt động và thiết lập mối quan hệ bền chặt với các đối tác Công ty cung cấp đa dạng dịch vụ vận chuyển giao nhận trong và ngoài nước, đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các dịch vụ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh sở hữu một cơ cấu nhân sự trực tuyến tinh gọn và hiệu quả, với 30 nhân viên có trình độ từ Cao đẳng đến Thạc sỹ, đảm bảo chuyên môn vững chắc và khả năng ngoại ngữ tốt, phù hợp với thực tế hoạt động của công ty.
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH TMDV XNK
DOANH PHÒNG XUẤT PHÒNG KẾ TOÁN
(Nguồn nội bộ công ty)
Cơ cấu tổ chức của công ty giúp Giám đốc dễ dàng quản lý và thống nhất mệnh lệnh, nhờ vào việc phân chia nhân sự rõ ràng và phù hợp với quy mô doanh nghiệp Điều này tạo điều kiện cho tổ chức xử lý công việc nhanh nhạy và linh hoạt trước những thay đổi của môi trường, đồng thời giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nhược điểm của phương pháp này là hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao trong từng lĩnh vực quản lý Nó yêu cầu người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để điều hành tất cả các bộ phận chuyên môn, dẫn đến việc ra quyết định có thể gặp rủi ro cao do khả năng con người có hạn.
Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận
1.3.1 Lĩnh vực hoạt động của công ty
Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa đa dạng, bao gồm hàng LCL, hàng nguyên container và dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu Khách hàng có thể lựa chọn các phương thức giao hàng linh hoạt như nhận hàng tại cảng (CY-CY), nhận hàng tại xưởng (DOOR-CY) và giao hàng tận tay người nhận (DOOR-DOOR).
Đưa hàng từ kho đến sân bay (door to airport).
Giao hàng từ sân bay về kho (airport to door).
Nhận hàng từ kho đưa đến kho khác (door to door).
Dịch vụ khai thuê hải quan:
Lên tờ khai hải quan theo chứng từ chủ hàng gửi.
Nộp hồ sơ, nộp thuế và làm thủ tục thông quan cho lô hàng.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ thông quan cho mọi loại hình như kinh doanh, đầu tư, tạm nhập tái xuất, tạm xuất - tái nhập, gia công, sản xuất xuất khẩu, hàng mẫu, hàng phi mậu dịch và hàng kho ngoại quan Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi tư vấn khách hàng về loại hình khai hải quan phù hợp, tính thuế, áp mã, hoàn thuế nhập khẩu và các chính sách thuế liên quan.
Giúp khách hàng tránh các phát sinh sau thông quan.
Tư vấn giấy phép nhập khẩu, mã số thuế nhập khẩu.
Vận chuyển bằng xe tải thùng các loại.
Vận chuyển nội địa chuyên tuyến.
Kinh doanh vận tải bằng đường bộ và đường thủy nội địa.
1.3.2 Nhiệm vụ của các bộ phận
Giám đốc: Ông NGUYỄN PHƯỚC QUÝ
Như trên sơ đồ trên chúng ta thấy Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động của công ty như:
Quyết định các hoạt động kinh doanh của công ty.
Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty.
Ban hành những quy chế quản lý nội bộ.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý
Phòng kế toán có trách nhiệm lập kế hoạch tài chính và xác định vốn lưu động cần thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả Bộ phận này thực hiện việc ghi chép thu - chi, quyết toán kinh doanh và xử lý công nợ Đồng thời, phòng kế toán cũng quản lý các nghiệp vụ liên quan đến sổ sách và chứng từ kế toán của công ty.
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng mới và chăm sóc khách hàng hiện tại Họ soạn thảo hợp đồng, báo giá và giới thiệu dịch vụ của công ty Mỗi tuần, phòng kinh doanh báo cáo kết quả hoạt động và tham gia đề xuất ý tưởng nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ.
Bộ phận giao nhận có trách nhiệm thực hiện các thủ tục giao nhận hàng hóa và thủ tục hải quan tại cảng, kho, sân bay Nhiệm vụ của bộ phận này bắt đầu từ khi nhận thông tin chi tiết hàng từ khách hàng cho đến khi hoàn tất việc giao hàng cho khách.
Bộ phận chứng từ thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ xuất nhập khẩu, bao gồm kiểm tra và sửa đổi chứng từ khi cần thiết, gửi thông báo hàng đến, phát hành lệnh giao hàng, vận đơn và các chứng từ theo yêu cầu của khách hàng như bảng kê chi tiết và hóa đơn thương mại Đồng thời, bộ phận này cũng duy trì liên lạc thường xuyên với các hãng tàu và đại lý vận tải để cập nhật tình hình vận chuyển hàng hóa, nhằm thông báo kịp thời cho người gửi và nhận hàng.
Tình hình nhân sự
Bảng 1.1: Tình hình nhân sự
STT PHÒNG SỐ LƯỢNG TRÌNH ĐỘ
4 KẾ TOÁN 4 2 ĐẠI HỌC, 2 CAO ĐẲNG
5 GIAO NHẬN 8 4 ĐẠI HỌC, 4 CAO ĐẲNG
6 CHỨNG TỪ 11 7 ĐẠI HỌC, 4CAO ĐẲNG
Công ty chú trọng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực với đội ngũ quản lý giàu kinh nghiệm, nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của ngành vận tải hàng hóa Đội ngũ nhân viên chuyên môn cao, năng lực và nhiệt huyết chính là yếu tố then chốt giúp công ty phát triển bền vững.
Theo giới tính, số lao động nữ trong Công ty đã tăng dần qua các năm, cho thấy sự ổn định trong mức độ cân bằng giới tính Sự cân bằng này một phần đến từ việc phân công công việc khác nhau cho nam và nữ Các vị trí yêu cầu di chuyển nhiều, làm việc ngoài trời như phòng giao nhận và kinh doanh thường ưu tiên nam giới, trong khi những công việc cần sự cẩn thận, tỉ mỉ như kế toán và nhân sự lại tạo nhiều cơ hội cho nữ giới hơn.
Công ty cam kết cung cấp mức lương cạnh tranh và chế độ phúc lợi tốt nhất cho nhân viên, nhằm nâng cao tinh thần làm việc và mang lại lợi ích tối ưu cho cả nhân viên lẫn công ty.
Công ty có quy mô hoạt động vừa phải với các phòng ban được sắp xếp hợp lý, giúp xử lý nhanh chóng và kịp thời các vấn đề phát sinh Sự phối hợp logic giữa các bên không chỉ đảm bảo hoàn thành mục tiêu chung mà còn nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, đồng thời tiết kiệm chi phí hiệu quả.
Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TMDV XNK Thành
1.5.1 Cơ cấu dịch vụ của công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh
Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu, với trọng tâm phân tích các số liệu kinh doanh từ năm 2018 đến 2020 trong mảng dịch vụ giao nhận đường biển, giao nhận đường hàng không, vận tải nội địa và khai thuê hải quan Những dịch vụ này không chỉ là nguồn thu lớn mà còn đóng góp vào sự tăng trưởng doanh thu liên tục của công ty, khẳng định chất lượng dịch vụ qua từng đơn hàng.
Bảng 1.2: Cơ cấu dịch vụ trong doanh thu của công ty giai đoạn 2018-2020 Đơn vị: Triệu đồng Năm
Dịch vụ giao nhận đường biển 120.8 34.25% 142.6 32.64% 201.1 34.22
Dịch vụ giao nhận đường hàng không 86.2 24.01% 122.4 27.22% 140.9 26.08
Dịch vụ giao nhận đường biển 32.46%
Dịch vụ giao nhận đường hàng không 25.02%
Dịch vụ giao nhận đường biển Dịch vụ giao nhận đường hàng không Vận tải nội địa Khai thuê hải quan
Dịch vụ giao nhận đường biển Dịch vụ giao nhận đường hàng khôngVận tải nội địa Khai thuê hải quan
Dịch vụ giao nhận đường biển Dịch vụ giao nhận đường hàng không Vận tải nội địa Khai thuê hải quan
Biểu đồ 1.1: Cơ cấu dịch vụ của công ty giai đoạn 2018 – 2020
Năm 2018, dịch vụ giao nhận đường biển chiếm tỷ trọng cao nhất với 34.25%, trong khi khai thuê hải quan thấp nhất với 20.21% Sự phát triển của dịch vụ giao nhận đường biển và hàng không đã thúc đẩy dịch vụ khai thuê hải quan, do nhu cầu vận chuyển hàng hóa lớn bằng đường biển Đến năm 2019, dịch vụ giao nhận đường biển tiếp tục tăng lên 32.64%, nhờ vào cước vận tải quốc tế đường biển thấp hơn so với hàng không Dịch vụ giao nhận hàng không cũng tăng nhẹ lên 27.22%, trong khi khai thuê hải quan đạt 21.93% và vận tải nội địa thấp nhất với 18.21% Sự tăng trưởng này phản ánh nỗ lực của công ty trong việc mở rộng thị trường và cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Năm 2020, công ty ghi nhận sự phát triển mạnh mẽ trong dịch vụ giao nhận, với giao nhận đường biển và hàng không đạt tỷ trọng lần lượt là 34,22% và 26,08%, mặc dù có sự giảm nhẹ ở khai thuê hải quan và vận tải nội địa Nhờ vào mối quan hệ tốt với các hãng vận chuyển, giá cả ổn định và đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, công ty đã dần khẳng định được vị thế trên thị trường Lãnh đạo công ty với tầm nhìn dài hạn đã xây dựng các chiến lược hiệu quả, góp phần nâng cao hoạt động kinh doanh.
1.5.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2018 – 2020
Mặc dù công ty có quy mô vừa và nhỏ và gặp nhiều khó khăn về tiềm lực kinh tế, nhưng nhờ vào sự lãnh đạo hiệu quả của Giám đốc cùng với sự tận tâm của nhân viên, công ty đã đạt được nhiều thành công đáng ghi nhận Bài viết sẽ phân tích dữ liệu về doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty từ năm 2018 đến 2020, nhằm đánh giá triển vọng phát triển trong ngành của công ty.
Bảng 1.3: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn(2018-2020) Đơn vị : Triệu đồng
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh
Tổng doanh thu Tổng chi phí Lợi nhuận sau thuế
Biểu đồ 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2018-2020
Tỷ suất lợi nhuận (lợi nhuận/chi phí) 33.82% 37.39% 40.45%
Theo bảng số liệu 1.2, doanh thu hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh liên tục tăng trưởng Tỷ suất lợi nhuận năm 2018 chỉ đạt 33.82%, thấp hơn so với 37.39% của năm 2019 do tình hình xuất nhập khẩu không thuận lợi Tuy nhiên, nhờ vào sự ổn định của nền kinh tế và cơ hội phát triển từ đối tác, doanh thu công ty đã tăng trưởng mạnh mẽ trong năm 2019 Đến năm 2020, tỷ suất lợi nhuận tiếp tục tăng lên 40.45%, nhờ vào nỗ lực tìm kiếm và mở rộng thị trường cũng như cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng Đây là thành quả của sự cố gắng không ngừng nghỉ của toàn thể lãnh đạo và nhân viên công ty.
Theo biểu đồ 1.2, tổng chi phí hoạt động kinh doanh đã có xu hướng tăng qua các năm, với chi phí năm 2019 tăng 69.5 triệu đồng so với năm 2018.
Năm 2020, chi phí tăng 154.7 triệu đồng so với năm 2019, nhưng vẫn thấp hơn mức tăng trưởng doanh thu của công ty, cho thấy nhân viên có khả năng hoàn thành công việc với hiệu suất cao, giúp giảm chi phí hoạt động Sự gia tăng chi phí này cũng phản ánh quá trình công ty ổn định và mở rộng quy mô kinh doanh, dẫn đến nhu cầu thuê nhân viên, nâng cấp trang thiết bị, và chi phí quản lý Những yếu tố này nhằm đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả nhu cầu khách hàng, đồng thời nâng cao uy tín của công ty trong hoạt động.
Lợi nhuận sau thuế của công ty Thành Danh tăng trưởng ổn định qua các năm, với mức tăng 20.79 triệu đồng từ năm 2018 đến 2019 và 12 triệu đồng từ năm 2019 đến 2020 Điều này cho thấy chiến lược đúng đắn của Giám đốc và nỗ lực của từng cá nhân trong công ty đã mang lại thành công đáng kể Để tiếp tục phát triển, công ty cần duy trì các thế mạnh hiện có và khắc phục những điểm yếu, nhằm tăng doanh thu và giảm chi phí, từ đó nâng cao lợi nhuận một cách nhanh chóng hơn.
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH TMDV XUẤT NHẬP KHẨU THÀNH DANH
Sơ đồ mối liên hệ giữa các bên liên quan
Sơ đồ 2.1: Mối liên hệ giữa các bên liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại công ty TNHH TMDV XNK THÀNH DANH.
MEKONG CARGO FREIGHT CO.,LTD
CÔNG TY TNHH TMDV XNK THÀNH
Sơ đồ minh họa sự tương tác giữa các bên liên quan trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH TMDV XNK THÀNH DANH, thể hiện rõ mối quan hệ và trách nhiệm của từng bên trong quá trình này.
(1) Công Ty TNHH DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES ký hợp đồng ngoại thương xuất khẩu hàng hóa cho công ty DREAM COMES ASIA CO.,LTD.
(2) Nhà XK sẽ liên hệ FWD MEKONG CARGO FREIGHT CO.,LTD để làm Booking confirmation và làm vận đơn hàng không nhận được số MAWB, HAWB.
Công Ty TNHH DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES đã ký hợp đồng dịch vụ và gửi các chứng từ liên quan đến lô hàng xuất khẩu cho Công ty TNHH TMDV XNK THÀNH DANH nhằm thực hiện thủ tục hải quan và chờ thông quan hàng hóa.
Công ty FWD MEKONG CARGO FREIGHT CO.,LTD sẽ phối hợp với hãng hàng không CHINA AIRLINES để thực hiện việc đặt chỗ và hoàn tất các thủ tục xuất hàng cho công ty DREAM COMES ASIA CO.,LTD.
(5) Hãng hàng không CHINA AIRLINES liên hệ với chi nhánh của MEKONG CARGO FREIGHT CO.,LTD bên trụ sở JAPAN để đến làm thủ tục nhận hàng.
(6) Sau đó FWD NIPPON EXPRESS tại JAPAN gửi bộ chứng từ cần thiết và liên hệ Công ty DREAM COMES ASIA CO.,LTD để nhận hàng về.
Quy trình thực hiện giao nhận hàng xuất khẩu hàng bằng đường hàng không tại công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh
Quy trình giao nhận này được xây dựng dựa trên những kinh nghiệm tích lũy và các trường hợp thực tế, nhằm tạo ra một quy trình đơn giản nhưng hiệu quả Điều này giúp mỗi nhân viên làm việc theo đúng trình tự đã đề ra, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu suất cao trong công việc.
Sơ đồ 2.2 Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không tại
Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh
Vận chuyển hàng vào kho TCS
Nhận thông tin và kiểm tra chứng từ về lô hàng từ chủ hàng, đặt chỗ
Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng dịch vụ
Nhận Air way bill và trả cước hàng Cân hàng tại kho
TCS Làm thủ tục hải quan cho lô hàng
Hoàn thành hồ sơ, bàn giao chứng từ lại cho khách hàng Thu phí khách hàng (7)
Tóm tắt các bước trong quy trình:
Bước 1: Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh sẽ kí hợp đồng dịch vụ với
DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED sau khi đã thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng và được sự đồng ý từ hai bên
Bước 2: Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh sẽ nhận thông tin và tiến hành kiểm chứng từ của lô hàng từ DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES
− Hợp đồng thương mại (Sales contract)
− Hóa đơn thương mại (Invoice)
− Phiếu đóng gói (Packing list)
Sau khi nhân viên chứng từ kiểm tra xong chứng từ sẽ tiến hành đặt chỗ cho lô hàng.
Bước 3: Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh vận chuyển hàng vào kho xuất TCS
Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh sẽ thực hiện khai hải quan hàng xuất qua hệ thống điện tử ECUS5-VNACCS, đồng thời tiến hành cân hàng tại kho TCS.
Bước 5: Nhân viên giao nhận của công ty tiến hành thanh lý tờ khai.
Bước 6: Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh nhận Air way bill từ đại lý và thanh toán tiền phí.
Nhân viên kế toán của công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh thực hiện kê khai chi phí cho lô hàng và quyết toán phí dịch vụ, sau đó bàn giao hồ sơ cho Công ty TNHH DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES.
Bước 8: Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh hoàn tất hồ sơ, bàn giao các chứng từ cho DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED.
Giới thiệu sơ lược thông tin về lô hàng xuất khẩu của công ty TNHH
Nhà xuất khẩu : DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY
LIMITED , 76 I Pham Viet Chanh Street, Ward 19, Binh Thanh District, Ho Chi Minh City, Vietnam.
Nhà nhập khẩu : DREAM COMES ASIA CO.,LTD , 545–9 Kodaiin-Cho,
Cảng bốc hàng : HỒ CHÍ MINH
Cảng dỡ hàng : NARITA APT - TOKYO
Cảng đích : NARITA APT – TOKYO
Tấm góc bằng gỗ tần bì SOFA CORNER C1 và C2 có kích thước 2513x150x30mm, được sử dụng làm bộ phận cho ghế sofa Bên cạnh đó, thanh inox CAT WALK với kích thước 9610x150x36.5mm được thiết kế để làm kết cấu ốp trên trần nhà, giữ lam gỗ chắc chắn.
Tổng trọng lượng cả bì : 47 KGS
2.3 Phân tích các bước tiến hành nghiệp vụ xuất khẩu mặt hàng “SOFA CORNER C1, SOFA CORNER C2, CAT WALK” bằng đường hàng không tại công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh.
2.3.1 Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng Ở các phòng nghiệp vụ, bên cạnh bộ phận chuyên tổ chức giao nhận vận tải luôn có một bộ phận bán hàng chuyên tìm kiếm khách hàng, liên lạc, đàm phán với khách hàng đó là phòng kinh doanh - marketing của công ty Sau khi tìm kiếm được khách hàng và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ giao nhận với khách hàng các nhân viên phòng kinh doanh - marketing sẽ tiếp tục bàn giao công việc còn lại cho phòng nghiệp vụ khác và tiếp tục tìm kiếm khách hàng mới Đối tượng là các doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu nhưng chưa đủ năng lực thực hiện quy trình xuất khẩu một cách chuyên nghiệp và tiết kiệm và họ muốn tập trung thời gian và công sức vào việc đầu tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
In this logistics service agreement, the client is DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED, and the terms will be mutually agreed upon with Thành Danh Trading and Import-Export Co., Ltd.
Thời gian hợp tác cung ứng dịch vụ.
Giá cả của dịch vụ giao nhận.
Bên nào chịu trách nhiệm trả các chi phí liên quan để thực hiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu.
Quy định trách nhiệm của mỗi bên:
− Trách nhiệm của DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED.
Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu.
Cung cấp mọi thông tin cần thiết liên quan đến lô hàng khi bên Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh yêu cầu, để hoàn thành việc xuất hàng.
Đảm bảo thanh toán phí dịch vụ đúng tiến độ.
− Trách nhiệm của Công Ty TNHH TMDV XNK Thành Danh:
Công ty bố trí người xuống kho lấy hàng của khách hàng đưa hàng đến kho TCS.
Làm thủ tục hải quan và các giấy tờ cần thiết liên quan theo yêu cầu của khách hàng.
Thông báo về việc đã hoàn thành việc giao hàng, bàn giao bộ chứng từ cho công ty khách hàng.
Bộ phận tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận sẽ dựa vào hợp đồng ký kết liên hệ và thực hiện theo yêu cầu của khách hàng.
2.3.2 Nhận thông tin về lô hàng, kiểm tra chứng từ của khách hàng và đặt chỗ cho lô hàng.
When the sales contract is signed by the representatives of both parties, DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED transfers the documentation to Thành Danh Trading Service Import Export Company Limited.
Chứng từ bao gồm: hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói các thông tin liên quan khác.
2.3.2.2 Kiểm tra chứng từ của khách hàng
Sau khi nhận chứng từ, nhân viên sẽ kiểm tra tính khớp nhau của các tài liệu để tiến hành thủ tục xuất khẩu lô hàng.
Kiểm tra hợp đồng ngoại thương bao gồm nội dung chính sau:
− Nhà xuất khẩu : DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED
− Địa chỉ : 76 I Pham Viet Chanh Street, Ward 19, Binh Thanh District, Ho Chi Minh City, Vietnam
− Nhà nhập khẩu : DREAM COMES ASIA CO.,LTD
− Địa chỉ : 545–9 Kodaiin-Cho, Kamigyo-Ku, Kyoto, Japan
− Cảng đi : HỒ CHÍ MINH
− Cảng đến : NARITA APT - TOKYO
Tấm góc bằng gỗ tần bì xẻ, với kích thước 2513x150x30mm, được sử dụng cho bộ phận ghế sofa, bao gồm các loại SOFA CORNER C1 và SOFA CORNER C2 Ngoài ra, thanh inox CAT WALK, kích thước 9610x150x36.5mm, được thiết kế để làm kết cấu ốp trên trần nhà, giữ lam gỗ chắc chắn.
− Tổng trọng lượng cả bì : 47 KGS
− Điều kiện thanh toán: CNF
Kiểm tra hóa đơn thương mại(Invoice) với phiếu đóng gói ( Packing list).
Hóa đơn thương mại là tài liệu quan trọng trong quy trình thanh toán, thể hiện yêu cầu từ phía người xuất khẩu đối với người nhập khẩu về việc thanh toán số tiền hàng được ghi trên hóa đơn.
Những nội dung chính trong Invoice gồm:
− Nhà xuất khẩu : DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANYLIMITED
− Địa chỉ : 76 I Pham Viet Chanh Street, Ward 19, Binh Thanh District, Ho Chi Minh City, Vietnam
− Nhà nhập khẩu : DREAM COMES ASIA CO.,LTD
− Địa chỉ : 545–9 Kodaiin-Cho, Kamigyo-Ku, Kyoto, Japan
− Số hóa đơn: 023DCA/ CAT CAFE L3
− Ngày phát hành hóa đơn: 29/10/2020
− Tên của người nhận hóa đơn: DREAM COMES ASIA CO., LTD
− Địa chỉ: 545–9 Kodalin-Cho, Kamigyo-Ku, Kyoto, Japan
Tấm góc bằng gỗ tần bì xẻ, SOFA CORNER C1 và C2, có kích thước 2513x150x30mm, là bộ phận quan trọng trong cấu trúc ghế sofa Ngoài ra, thanh inox CAT WALK với kích thước 9610x150x36.5mm được sử dụng để làm kết cấu ốp trên trần nhà, giữ lam gỗ chắc chắn.
Phiếu đóng gói (Packing List) là chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu, giúp người mua kiểm tra hàng hóa so với đơn đặt hàng Phiếu này ghi rõ thông tin về số lượng hàng và phương thức đóng gói, nhưng không thể hiện giá trị lô hàng.
Một Packing List đầy đủ thường có các nội dung chính như sau:
− Nhà xuất khẩu : DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED
− Địa chỉ : 76 I Pham Viet Chanh Street, Ward 19, Binh Thanh District, Ho Chi Minh City, Vietnam
− Nhà nhập khẩu : DREAM COMES ASIA CO.,LTD
− Địa chỉ : 545–9 Kodaiin-Cho, Kamigyo-Ku, Kyoto, Japan
− Số trên hóa đơn: 023DCA/ CAT CAFE L3
Introducing the Ash Wood Corner Panel for sofas, available in two models: SOFA CORNER C1 and SOFA CORNER C2, both measuring 2513x150x30mm These high-quality ash wood panels are essential components for sofa construction, providing durability and elegance Additionally, stainless steel strips are included for enhanced stability and support.
− Trọng lượng thật của hàng hóa: 42 KGS
− Trọng lượng hàng hóa + bì: 47 KGS
Quy định thực hiện lấy booking note:
Việc thực hiện lấy booking note có thể thực hiện bằng cách:
Nhân viên giao nhận của công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh sử dụng các tài liệu quan trọng như hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói để thực hiện việc đặt chỗ (Booking confirmation) với hãng bay.
Sau khi chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu, chủ hàng cần liên hệ với nhân viên giao nhận của công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh để thực hiện việc đặt chỗ (Booking confirmation) với hãng bay Trong quá trình liên hệ, chủ hàng phải cung cấp thông tin cần thiết như nơi đi, nơi đến, số lượng, loại container, ngày dự định xuất phát và các yêu cầu về chỗ cấp container rỗng cũng như hạ container, nhằm đảm bảo thuận lợi cho việc booking.
FWD sẽ chủ động liên hệ với các hãng hàng không để tìm kiếm chuyến bay phù hợp với nhu cầu của khách hàng Sau khi lựa chọn được chuyến bay thích hợp, FWD sẽ làm việc với cả hãng hàng không và khách hàng để thống nhất giá cước, sau đó gửi xác nhận đặt chỗ đến hãng hàng không để hoàn tất quy trình đặt chỗ.
Hãng bay sẽ tiến hành kiểm tra đơn đặt hàng; nếu đáp ứng đủ yêu cầu, hãng sẽ cấp booking, gửi xác nhận booking và danh sách bãi đậu xe theo mẫu quy định.
- Thông qua FWD, khách hàng sẽ nhận được thông tin và chuẩn bị hàng hóa để đóng hàng và làm thủ tục hải quan
Sau đây là xác nhận Công ty TNHH TMDV XNK Thành Danh đã đặt chỗ với hãng bay
( Nguồn: Bộ phận chứng từ)
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH TMDV XNK THÀNH DANH
Cơ sở đề xuất giải pháp
Công ty hướng đến việc trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu tại Việt Nam và mở rộng ra thị trường toàn cầu Được xây dựng trên nền tảng năng động của một doanh nghiệp trẻ, đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi luôn nỗ lực không ngừng để cập nhật và thích ứng với các xu hướng phát triển của thế giới.
Sứ mệnh của công ty là trở thành nhà cung cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng đầu, tập trung vào lợi ích của khách hàng Chúng tôi cam kết nâng cao chất lượng dịch vụ thông qua sự phục vụ chuyên nghiệp, nhanh chóng, an toàn và hiệu quả.
Giá trị cốt lõi của chúng tôi là tạo dựng uy tín thông qua sự khác biệt trong chất lượng phục vụ, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của đối tác và khách hàng Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng cao, đồng thời bảo vệ môi trường và hướng đến các hoạt động vì lợi ích chung của cộng đồng, xã hội và con người.
Nhược điểm của các bộ phận:
Phòng kế toán cần cải thiện quy trình thu hồi công nợ để kịp thời, tránh tình trạng thiếu hụt nguồn vốn và khó khăn trong việc xoay vòng vốn của công ty.
Phòng kinh doanh: Trang web của công ty hiện nay còn thiếu thông tin cần thiết, gây khó khăn cho khách hàng trong việc tìm hiểu và nhận diện công ty, đặc biệt là với những khách hàng không quen thuộc.
Bộ phận chứng từ xuất nhập khẩu đang gặp khó khăn trong khâu khai báo hải quan, chủ yếu do nhân viên mới thiếu kinh nghiệm và không kịp thời nắm bắt các thay đổi trong chính sách của Nhà nước.
Công ty chưa sở hữu xe đầu kéo và các phương tiện vận chuyển hàng hóa, dẫn đến việc vận chuyển hàng về kho và đến địa điểm tập kết phải phụ thuộc vào dịch vụ bên ngoài Điều này không chỉ làm tăng chi phí thuê xe mà còn ảnh hưởng đến tiến độ công việc trong bộ phận giao nhận phòng xuất nhập khẩu.
Kiến nghị
Tăng cường đào tạo và quản lí nguồn nhân lực
Công ty nên tổ chức các chương trình đào tạo chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian và công sức trong việc xây dựng chương trình đào tạo riêng Đào tạo tập trung giúp nhân viên học hỏi từ đội ngũ giảng viên có chuyên môn cao, đồng thời đảm bảo chất lượng đào tạo đồng đều, góp phần hình thành các chuẩn mực trong quy trình làm việc.
Để cải thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, cần bổ sung nhân viên cho phòng xuất nhập khẩu, giúp thực hiện nhanh chóng và kịp thời cho các công ty khách hàng Đồng thời, tuyển thêm nhân viên nam cho phòng kế toán là cần thiết, vì hiện tại phòng này chỉ có nhân viên nữ, gây khó khăn trong việc di chuyển để lấy chứng từ và thực hiện các giao dịch ngân hàng, đặc biệt khi cần nộp tiền và thuế với số lượng lớn, thường phải nhờ vào sự hỗ trợ từ nhân viên phòng giao nhận.
Thiết kế website cho công ty, tạo một hình ảnh mới
Trong bối cảnh phát triển của nền kinh tế số, thông tin trở thành yếu tố then chốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Sở hữu một website riêng không chỉ khẳng định tính chuyên nghiệp mà còn tạo dựng hình ảnh cho công ty Việc tối ưu hóa và nâng cấp website hiện tại là một chiến lược quan trọng để tăng cường sự hiện diện trực tuyến của doanh nghiệp.
Một website chuyên nghiệp cần có thiết kế giao diện bắt mắt và hệ thống thông tin rõ ràng Giao diện đẹp và dễ tìm kiếm sẽ thu hút khách hàng, khuyến khích họ đăng nhập và khám phá trang web.
Website của doanh nghiệp không chỉ phản ánh sự phát triển tích cực mà còn cung cấp thông tin cập nhật về các mối quan hệ đối tác mà Thành Danh đã thiết lập Việc thường xuyên cập nhật những thông tin này là rất quan trọng để thể hiện sự năng động và uy tín của doanh nghiệp.
Ngành bảo hiểm và logistics đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế hiện đại, cung cấp dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hóa hiệu quả Để thu hút sự quan tâm của người đọc, thông tin về lĩnh vực này cần được cập nhật đa dạng và có chọn lọc, nhằm đáp ứng nhu cầu tìm hiểu của nhiều đối tượng khác nhau.
Để thu hồi công nợ nhanh chóng, các công ty cần áp dụng các biện pháp hiệu quả nhằm tránh tình trạng thiếu hụt nguồn vốn và đảm bảo quá trình xoay vòng vốn diễn ra thuận lợi.
Để vay vốn từ ngân hàng, doanh nghiệp cần xây dựng uy tín vững chắc Việc này không chỉ hỗ trợ trong giao nhận hàng hóa qua các phương tiện như xe tải hạng nặng và xe đầu kéo container, mà còn giúp nâng cao hệ thống công nghệ thông tin của công ty Đầu tư vào trang thiết bị hiện đại sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh.
Ban lãnh đạo và nhân viên công ty cần thường xuyên cập nhật và tìm hiểu các chính sách pháp luật cũng như quy định của nhà nước liên quan đến lĩnh vực giao nhận, nhằm đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra hiệu quả và tuân thủ đúng pháp luật.
Định hướng đúng đắn để phát triển của công ty trong những năm tiếp theo
Xây dựng uy tín với khách hàng cả trong và ngoài nước là yếu tố quan trọng để tạo sự tin cậy Để duy trì mối quan hệ lâu dài, công ty cần cung cấp ưu đãi cho khách hàng cũ, đồng thời áp dụng các chính sách hấp dẫn để thu hút khách hàng mới.
Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên giao nhận bằng cách tuyển chọn những người năng động, có kinh nghiệm và thường xuyên được đào tạo chuyên môn Đội ngũ này không chỉ am hiểu về nghiệp vụ mà còn chú trọng đến phong cách phục vụ khách hàng, nhằm mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Chỉ tiêu Doanh thu năm sau phải cao hơn năm trước.
Công ty luôn khẳng định thương hiệu của mình với phương châm “Uy tín – Chất lượng – Hiệu quả”, tiêu chí này đã đồng hành cùng chúng tôi từ những ngày đầu thành lập.
