Báo cáo thực tập nghề nghiệp trường ĐH Tài chính Marketing: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG LẺ (LCLLCL) NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI LỬA VÀ ĐẤT. Chuyên ngành: THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ. Bên cạnh những công ty dịch vụ có quy mô lớn và lâu năm thì công ty TNHH Một Thành Viên Dịch Vụ Thương Mại Lửa và Đất chỉ mới hoạt động hơn 4 năm. Chính vì thế, tầm hoạt động của công ty bị giới hạn. Tuy nhiên, với sự nhiệt huyết và năng động của một doanh nghiệp trẻ, công ty đã không ngừng học hỏi kinh nghiệm từ các doanh nhiệp đi trước, nâng cao nghiệp vụ của nhân viên để công ty có những bước tiến phát triển hơn. Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động giao nhận và vị trí của công ty trong hệ thống logistics nên tác giả đã quyết định chọn đề tài “ Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng lẻ (LCLLCL) nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Một Thành Viên Dịch Vụ Thương Mại Lửa và Đất” để làm báo cáo thực hành nghề nghiệp 1.
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Bài viết này phân tích và đánh giá quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL/LCL) nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH MTV Dịch Vụ Thương Mại Lửa và Đất Qua đó, chúng tôi sẽ chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm của quy trình này, nhằm cải thiện hiệu quả và chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa tại công ty.
Để hoàn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng lẻ (LCL/LCL) nhập khẩu bằng đường biển tại công ty, cần đề ra các giải pháp cụ thể và cách thực hiện hiệu quả Các giải pháp này bao gồm tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao năng lực nhân viên, áp dụng công nghệ thông tin để theo dõi và quản lý hàng hóa, cũng như cải thiện mối quan hệ với các đối tác vận chuyển Việc triển khai các giải pháp này sẽ giúp tăng cường hiệu quả hoạt động, giảm thiểu thời gian giao nhận và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI LỬA VÀ ĐẤT
Thông tin cơ bản của công ty
Công ty TNHH Một Thành Viên Dịch Vụ Thương Mại Lửa và Đất, hoạt động từ ngày 26 tháng 8 năm 2016, đã nhanh chóng khẳng định vị thế của mình trong ngành vận chuyển Sau hơn 4 năm hoạt động, công ty trẻ này đã thu hút sự tin tưởng từ khách hàng nhờ vào sự nhiệt huyết và chuyên nghiệp, đồng thời được đánh giá là một trong những doanh nghiệp có tiềm năng và tốc độ phát triển nhanh chóng.
Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Một Thành viên Dịch Vụ Thương Mại Lửa và Đất
Tên giao dịch: Công ty TNHH MTV DV TM Lửa và Đất.
Trụ sở: Ấp 2, xã Thành Tâm, huyện Chơn Thành, tỉnh Bình Phước
Văn phòng đại diện TP HCM: 97 Nguyễn Thị Nhung, Hiệp Bình phước, Quận Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh.
Mã số thuế: 3801130461 Điện thoại: 02716283999
Trạng thái: Đang hoạt động (đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế)
Loại hình doanh nghiệp: doanh nghiệp tư nhân
Ngành nghề chính: Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
Người đại diện pháp lý: Nguyễn Thị Hải Yến
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Trong bối cảnh nền kinh tế thế giới đang phát triển mạnh mẽ, kinh doanh quốc tế trở thành một yêu cầu thiết yếu đối với mọi quốc gia Sự giao thương giữa Việt Nam và các nước ngày càng gia tăng, kéo theo nhu cầu về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng tăng trưởng không ngừng Các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu gặp khó khăn trong việc tự hoàn thiện quy trình vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng Nhận thấy cơ hội này, nhiều công ty dịch vụ giao nhận vận tải đã ra đời, trong đó có Công ty TNHH MTV Dịch Vụ Thương Mại Lửa và Đất.
Công ty TNHH MTV Dịch Vụ Thương Mại Lửa và Đất, được thành lập và hoạt động theo sự quản lý của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư TP Hồ Chí Minh, mang giấy phép kinh doanh số 3801130461 cấp ngày 26 tháng 8 năm 2016.
Công ty TNHH MTV Dịch Vụ Thương Mại Lửa và Đất là một doanh nghiệp tư nhân độc lập, hoạt động với phương châm “Đoàn kết - phát triển bền vững, lâu dài - an toàn - uy tín - hiệu quả” nhằm phục vụ khách hàng Dù mới hoạt động hơn 4 năm, công ty đã xây dựng được lòng tin từ khách hàng nhờ đội ngũ nhân viên năng động, có trình độ và khả năng xử lý công việc hiệu quả Công ty không ngừng mở rộng quy mô và lĩnh vực hoạt động, nâng cao cơ sở hạ tầng và chất lượng dịch vụ, với mục tiêu trở thành cầu nối hiệu quả giữa công ty, các đại lý, đối tác nước ngoài và khách hàng.
Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty thực hiện một số công việc liên quan đến quá trình vận tải và giao nhận hàng hóa như:
Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu
Dịch vụ khai thuế hải quan
Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
Vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng xe tải và container
Công ty Lửa và Đất cam kết thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ trong hợp đồng giao nhận và vận chuyển hàng hóa với các tổ chức và doanh nghiệp tư nhân Đồng thời, công ty cũng sẵn sàng chịu trách nhiệm trước pháp luật và khách hàng về chất lượng sản phẩm dịch vụ mà mình cung cấp.
Ban lãnh đạo công ty chú trọng vào việc phát triển nguồn lực thông qua đào tạo và nâng cao kỹ năng cho nhân viên, đồng thời tổ chức các hoạt động ngoài giờ để tái tạo sức lao động và gắn kết các bộ phận Công ty cũng duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác như hãng tàu, hải quan, cảng biển và sân bay, nhằm tận dụng ưu đãi và tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh.
Đặc điểm kinh doanh của công ty
Công ty chuyên cung cấp giải pháp vận chuyển và giao nhận vận tải quốc tế, cùng với dịch vụ logistics toàn diện Nhờ vào nỗ lực không ngừng, công ty luôn cập nhật tình hình thực tế và đạt được các mục tiêu đề ra Để tối ưu hóa khả năng, công ty cam kết tăng cường vai trò trong khu vực, cung cấp dịch vụ giao nhận xuất nhập khẩu qua đường biển (FCL và LCL), thông quan hàng hóa, vận tải nội địa và phân phối hiệu quả.
Cho thuê kho bãi lưu giữ hàng hóa
Dịch vụ ủy thác XNK
Dịch vụ vận chuyển hàng FCL và LCL bằng đường biển quốc tế
Dịch vụ Door- to—Door
Khai báo thủ tục hải quan – quá cảnh
Vận chuyển quốc tế bằng đường hàng không
Vận chuyển quốc tế bằng đường biển
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải Đại lý giao nhận cho công ty ở nước ngoài
Cơ cấu tổ chức của công ty
1.5.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH MTV DV TM Lửa và Đất (nội bộ 2019 )
1.5.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban v Giám đốc
Người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, bao gồm tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư, ban hành quy chế quản lý nội bộ, và quyết định các chính sách, chế độ cho cán bộ, công nhân viên trong công ty.
BỘ PHẬN GIAO NHẬN o Thực hiện ký kết hợp đồng kinh tế và các công tác đối ngoại. v Phòng kế toán
Chịu trách nhiệm về công việc thu chi của công ty, hạch toán các giao dịch tài chính và quyết toán kinh doanh Quản lý sổ sách kế toán, chứng từ và báo cáo số liệu chính xác định kỳ Cung cấp thông tin cần thiết cho công tác dự báo Lập kế hoạch và tính toán lương thưởng cho nhân viên.
Nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng và tiếp nhận nhu cầu xuất nhập khẩu từ đại lý hoặc khách hàng Họ sẽ chào giá dịch vụ của công ty, đàm phán với hãng tàu, soạn thảo hợp đồng và tham gia đề xuất ý tưởng nhằm nâng cao và hoàn thiện chất lượng dịch vụ của Phòng xuất nhập khẩu.
Bộ phận giao nhận có trách nhiệm thực hiện các thủ tục giao nhận hàng hóa và hải quan tại cảng, kho, sân bay Họ đảm bảo quy trình từ khi nhận hàng từ khách hàng cho đến khi giao hàng hoàn tất.
Bộ phận chứng từ đảm nhiệm các nghiệp vụ liên quan đến xuất nhập khẩu, bao gồm kiểm tra và lập tờ khai hải quan, cũng như thông báo lịch trình tàu cho khách hàng Ngoài ra, bộ phận này còn duy trì liên lạc thường xuyên với các hãng tàu và đại lý vận tải để cập nhật tình hình vận chuyển của lô hàng.
Tình hình hoạt động của công ty (2017-2019)
1.6.1 Cơ cấu dịch vụ của công ty
Chỉ tiêu các dịch vụ
Bảng 1.1: cơ cấu dịch vụ của công ty Lửa và Đất
Công ty đã nỗ lực duy trì nhiều loại hình dịch vụ để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng, như thể hiện qua bảng số liệu trên.
Dịch vụ vận tải vẫn là ngành dịch vụ chủ chốt của công ty, chiếm tỷ trọng cao nhất trong cơ cấu doanh thu Tuy nhiên, tỷ trọng này đang có xu hướng giảm, từ 69,17% vào năm 2017 xuống còn 67,58% vào năm 2023.
Dịch vụ giao nhận chiếm tỉ trọng cao thứ hai và có xu hướng tăng từ 22,07% (năm
Dịch vụ thương mại chiếm tỉ trọng nhỏ nhất và đang có xu hướng giảm nhưng giảm nhẹ từ 8,76% ( năm 2017) xuống 7,11% ( năm 2019)
1.6.2 Kết quả kinh doanh của công ty
Bảng 1.2: Kết quả kinh doanh của công ty năm 2017 đến 2019
Doanh thu Chi phí Lợi nhuận
Hình 1.2 Biểu dồ kết quả kinh doanh của công ty Lửa và Đất (2017-2019)
Doanh thu của công ty đã liên tục tăng trưởng qua các năm nhờ vào việc đa dạng hóa các hình thức dịch vụ Sự phát triển này còn được củng cố bởi mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng, cùng với việc thu hút được nhiều khách hàng mới, tạo niềm tin và sự lựa chọn cho họ.
Về chi phí: Chi phí tăng nguyên nhân do công ty đang mở rộng quy mô, giá xăng dầu tăng, mua thêm phương tiện vận tải, thuê nhân viên…
Công ty đã tăng lợi nhuận hàng năm nhờ cắt giảm chi phí không cần thiết và tổ chức quản lý hiệu quả, cho thấy sự hoạt động tích cực và khả quan trong kinh doanh.
Định hướng và phát triển của doanh nghiệp đến năm 2022
Trong những năm tới, Công ty TNHH Một Thành Viên Dịch Vụ Thương Mại Lửa và Đất sẽ đầu tư vào phương tiện vận tải và mở rộng dịch vụ Công ty cũng sẽ tăng cường mối quan hệ với các đại lý và hợp tác chặt chẽ với các hãng tàu vận chuyển Bên cạnh đó, công ty chú trọng nâng cao nghiệp vụ nhân viên để đáp ứng nhanh chóng và đầy đủ các yêu cầu của khách hàng.
Tác giả đã tóm tắt lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp từ năm 2017 đến 2019, nhấn mạnh cơ cấu tổ chức, dịch vụ và kết quả kinh doanh Doanh nghiệp đang nỗ lực cải thiện doanh thu qua từng năm thông qua chiến lược kinh doanh hợp lý và quản lý chi phí hiệu quả Bên cạnh đó, bài viết cũng đề cập đến các định hướng phát triển của doanh nghiệp cho đến năm 2022.
QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG LẺ (LCL/LCL) NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI LỬA VÀ ĐẤT
Khái quát về quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL/LCL) nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH MTV Dịch Vụ Thương Mại Lửa và Đất
Giao nhận hàng hóa là một hoạt động thương mại, trong đó dịch vụ giao nhận nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, và thực hiện các thủ tục giấy tờ cần thiết Dịch vụ này đảm bảo hàng hóa được giao đến người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc người giao nhận khác.
2.1.2 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL/LCL) nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH MTV Dịch Vụ Thương Mại Lửa và đất
Ký kết hợp đồng dịch vụ Nhận và kiểm tra bộ chứng từ từ khách hàng
Để hoàn tất quy trình giao hàng, trước tiên cần lấy lệnh giao hàng, sau đó lập tờ khai và thực hiện khai báo Hải quan Tiếp theo, tiến hành thanh lý tờ khai Hải quan và lấy hàng ra khỏi kho CFS Cuối cùng, giao hàng cho khách hàng và thực hiện kết toán, đồng thời trả lại bộ chứng từ cho khách hàng.
Hình 2.1: Sơ đồ quy trình giao nhận của công ty
Lấy ví dụ về lô hàng sản phẩm kim loại cơ bản dùng trong chế biến gỗ do công ty
TNHH MTV Dịch Vụ Thương Mại Lửa và Đất làm dịch vụ giao nhận.
Bên bán: Công ty Chengdu Yibai Technology CO., Ltd Địa chỉ người xuất khẩu: No.8-12, Building 16, Yuanrui Int’l Material Market, Jiujiang
Town, Shuangliu District, Chengdu, China.
Bên mua: Công ty TNHH Thương Mại Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Lê Huy Địa chỉ người nhập khẩu: 58/9 Hà Huy Giáp, Khu phố 3, Phường Thạnh Lộc, Quận
12, Thành Phố Hồ Chí Minh.
Ngày tháng năm ký hợp đồng: 23/09/2019
Trị giá lô hàng: 9.994,00 USD
Phương thức thanh toán: TTR Điều kiện thanh toán: FOB
Tên tàu/số chuyến: ALS VESTA/S002
Tổng số lượng: 1 Packages4 Cartons
Phân tích quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL/LCL) nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Một Thành Viên Dịch Vụ Thương Mại Lửa và Đất
2.2.1 Ký hợp đồng dịch vụ
Hợp đồng là thỏa thuận giữa bên bán và bên mua, trong đó bên bán có trách nhiệm giao hàng và chuyển quyền sở hữu, trong khi bên mua phải thanh toán toàn bộ số tiền theo hợp đồng.
Theo quy trình giao nhận của công ty Lửa và Đất, khách hàng gửi thông tin lô hàng qua fax hoặc email để ký hợp đồng dịch vụ Sau khi đánh giá lô hàng, công ty sẽ thỏa thuận giá cả và điều khoản thanh toán có lợi cho cả hai bên Hợp đồng dịch vụ được soạn thảo và ký khi có sự đồng thuận từ khách hàng Sau khi hợp đồng ký kết, khách hàng cần chuyển các chứng từ cần thiết và giấy giới thiệu cho Lửa và Đất để hoàn tất thủ tục hải quan và giao hàng Trong ví dụ cụ thể, công ty Lửa và Đất đại diện cho công ty Lê Huy thực hiện thủ tục hải quan và nhận giao hàng, trong khi công ty Lê Huy có trách nhiệm cung cấp đầy đủ chứng từ và giấy giới thiệu cho Lửa và Đất.
2.2.2 Nhận và kiểm tra chứng từ, thông tin từ khách hàng nhập khẩu
Sau khi ký hợp đồng giao nhận hàng hóa, công ty Lửa và Đất sẽ trực tiếp đến công ty khách hàng để nhận bộ chứng từ và thông tin lô hàng, bao gồm hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và vận đơn, đảm bảo chúng trùng khớp và hợp lệ Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện sai sót, nhân viên sẽ thông báo ngay cho khách hàng để kịp thời chỉnh sửa Bộ hồ sơ chứng từ cần được kiểm tra kỹ lưỡng.
Hợp đồng thương mại ( Sale contract)
Hóa đơn thương mại( Commercial invoice)
Phiếu đóng gói( Packing list)
Vận đơn đường biển( Bill of Lading)
Giấy báo hàng đến( A/N) Ở lô hàng ví dụ trên Lửa và Đất tiếp nhận bộ chứng từ của công ty Thương Mại Dịch
Nhân viên chứng từ của Vụ Xuất Nhập Khẩu Lê Huy tại Lửa và Đất đã tiến hành kiểm tra bộ chứng từ theo quy trình Các khoản mục cần kiểm tra bao gồm thông tin chi tiết và tính chính xác của từng tài liệu trong bộ chứng từ.
Hợp đồng thương mại (Sale Contract)
Nhân viên chứng từ của Lửa và Đất sẽ kiểm tra tính nhất quán của các thông tin trong hợp đồng thương mại, bao gồm số và ngày ký hợp đồng, thông tin bên bán và bên mua, thông tin hàng hóa như tên hàng, số lượng, tổng giá trị, xuất xứ, cảng dỡ, cảng bốc, phương thức thanh toán và điều kiện giá hóa đơn theo Incoterms 2010.
Lấy ví dụ ở bộ chứng từ công ty XNK Lê Huy thuê công ty Lửa và Đất làm dịch vụ:
Số - Ngày ký hợp đồng: LEHUY/22/19-23/09/2019
Bên bán: Công ty Chengdu Yibai Technology Co., Ltd
Bên mua: Công ty TNHH Thương Mại Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu Lê Huy Trị giá lô hàng: 9.994$
Phương thức thanh toán: TTR Điều kiện giá hóa đơn: FOB
Phiếu đóng gói và hóa đơn thương mại( Packing list và Invoice)
Nhân viên chứng từ tại Lửa và Đất cần kiểm tra kỹ lưỡng Packing list và Invoice để đảm bảo tất cả các chi tiết khớp với hợp đồng và vận đơn Cụ thể, ngày phát hành Invoice và Packing list phải nằm sau ngày ký hợp đồng và trước hoặc trùng với ngày gửi Invoice, Packing list Trong Packing list cần có bảng mô tả hàng hóa chi tiết để người mua dễ dàng kiểm tra và đối chiếu với đơn hàng đã đặt Việc kiểm tra và đối chiếu cẩn thận là rất quan trọng để tránh các rủi ro không mong muốn khi nhận hàng.
Lấy ví dụ ở bộ chứng từ công ty XNK Lê Huy thuê công ty Lửa và Đất làm dịch vụ:
The article features a variety of TCT saw blades designed for woodworking, including the 420*4.0/3.2*60*40T+6Z, 480*48/3.8*70*40T+6Z, 170*60*2.5/1.8*24T, 255*40*3.0/2.4*28T+4Z, 250*60*2.8/2.0*24T+3Z, and 230*2.8/2.2*80*60T models Additionally, it includes a finger joint cutter (160*9.0*50*2T-12MM), reversible carbide cutting tools for the woodworking industry, and drill bits (35*70L) for precision drilling These tools are essential for achieving high-quality cuts and enhancing woodworking efficiency.
Giấy báo hàng đến ( Arrival Notice)
Người nhận hàng phải đến nhận chứng từ trong vòng 01 ngày sau khi tàu đến, mọi chi phí phát sinh do việc nhận hàng trễ sẽ do chủ hàng chịu Khi nhân viên Lửa và Đất đến nhận, A/N cần mang theo vận đơn gốc và giấy giới thiệu của công ty Sau khi nhận giấy báo hàng đến, nhân viên chứng từ cần kiểm tra thông tin bao gồm tên và địa chỉ của người bán và người nhận, cảng bốc, cảng dỡ, thời gian dự kiến tàu chạy (ETD) và thời gian dự kiến tàu cập (ETA) Ngoài ra, cần kiểm tra số lượng hàng, số kiện, tên hàng và công dụng để áp mã HS phù hợp cho việc khai báo hải quan.
Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
Vận đơn là chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, được phát hành bởi người chuyên chở hoặc đại diện của họ cho người gửi hàng sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc khi nhận hàng để xếp Khi có vận đơn, nhân viên Lửa và Đất cần kiểm tra các thông tin quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của chứng từ này.
- Thông tin shipper (người bán), consignee(bên nhận), Notify party(bên được thông báo), ngày phát hành B/L( Date of issue)
- Thông tin tên tàu(Vessel), số chuyến( Voy.No), cảng bốc( Port of loading), cảng dỡ(port of discharge),
The original Bill of Lading (B/L) issued includes the number of original copies, the total number of packages, a detailed description of the goods, the gross weight including packaging, and the net weight This information pertains to the shipment for which Lửa và Đất provides services to TNHH Thương Mại Dịch.
Vụ Xuất Nhập Khẩu Lê Huy thì trên vận đơn có các thông tin cơ bản sau:
Ngườigửi: CHENGDU YIBAI TECHNOLOGY CO.,LTD.
Người nhận: LE HUY IMPORT EXPORT SERVICE TRADING CO., LTD Ngày phát hành: 12/10/2019
Tên tàu/số chuyến: ALS VESTA/S002
Số vận đơn gôc: 3 bản
House bill: SZSHHCM21909036 Master bill: LNBHCM9093208SH
2.2.3 Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order)
Sau khi nhận giấy báo hàng đến từ hãng tàu, nhân viên giao nhận cần mang theo vận đơn gốc, giấy báo hàng đến và giấy giới thiệu từ khách hàng nhập khẩu để lấy lệnh giao hàng (D/O) Để nhận D/O, công ty phải thanh toán các khoản phí như phí D/O, phí vệ sinh container, phí xếp dỡ hàng và phí CFS Nhân viên hãng tàu sẽ cung cấp hóa đơn cho nhân viên giao nhận để thực hiện các thủ tục cần thiết.
Lửa và Đất kiểm tra tên công ty, địa chỉ, mã số thuế đã đúng hay chưa.
Sau khi nhận D/O, nhân viên Lửa và Đất sẽ kiểm tra các thông tin như tên và địa chỉ người nhận, tên tàu, số chuyến, số cont, ngày và cảng đến, tên hàng, và đối chiếu với B/L Nếu phát hiện bất kỳ sự không khớp nào trong chứng từ, nhân viên sẽ yêu cầu chỉnh sửa để đảm bảo tính chính xác.
2.2.4 Lập tờ khai và khai báo hải quan
Lửa và Đất áp dụng phần mềm ECUSS-VNACCS Thái Sơn để thực hiện khai báo Hải quan điện tử Sau khi nhận và kiểm tra chứng từ từ chủ hàng, nhân viên sẽ nhập dữ liệu hàng hóa vào phần mềm để xác định thuế và các khoản mục liên quan, sau đó in tờ khai bản nháp trước khi hoàn tất thủ tục khai báo.
Bước 1: Đăng nhập phần mềm với thông tin doanh nghiệp nhập khẩu ( tác giả thực hiện khai báo Hải quan của bộ chứng từ đang minh họa)
Hình 2.2: Đăng ký thông tin doanh nghiệp
Trên màn hình chính, chọn tờ khai Hải quan và đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA) Nhân viên sẽ tiến hành khai tờ khai dựa vào bộ chứng từ có sẵn như hóa đơn, hợp đồng và vận đơn Nhân viên chứng từ Lửa và Đất có thể điền thông tin vào tab thông tin chung 1.
Hình 2.3: Màn hình điền vào tab “thông tin chung 1”
Mã loại hình A11 được áp dụng cho doanh nghiệp Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh tiêu dùng, với hàng hóa được nhập khẩu qua cửa khẩu Cát Lái, nơi tiến hành các thủ tục hải quan.
Đánh giá quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng lẻ container (LCL/LCL) nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Dịch Vụ Thương Mại Lửa và Đất
Ban lãnh đạo công ty thể hiện năng lực quản trị xuất sắc thông qua việc đánh giá hiệu quả công việc và tổ chức hợp lý Họ biết cách xây dựng các chiến thuật kinh doanh phù hợp, từ đó mang lại kết quả tích cực cho công ty.
Đội ngũ nhân viên là những người có nhiệt huyết, kinh nghiệm, trách nhiệm trong công việc.
Hồ sơ và chứng từ được kiểm tra kỹ lưỡng, trong khi thủ tục hải quan được xử lý một cách linh hoạt và chặt chẽ qua từng bước, từ đó giảm thiểu sai sót và đảm bảo hàng hóa được giao nhận một cách nhanh chóng.
Công ty có một cơ cấu tổ chức giữa các phòng ban chặt chẽ và hiệu quả, có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận.
Nhân viên giao nhận linh hoạt có thể giải quyết kịp thời các tình huống phát sinh trong quá trình làm thủ tục.
Lửa và Đất hợp tác với nhiều hãng tàu lớn, thiết lập mối quan hệ tốt với cán bộ Hải quan và các cơ quan kiểm định, kiểm dịch Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên giao nhận trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
Công tác khai báo hải quan và áp mã HS gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến cả nhân viên Lửa và Đất cũng như nhân viên Hải quan Hệ quả là hoạt động giao nhận của công ty bị chậm trễ, gây không hài lòng cho khách hàng.
Khâu chăm sóc khách hàng sau khi kết thúc lô hàng giao nhận hiện vẫn còn cứng nhắc và chưa được chú trọng Điều này cho thấy sự thiếu hụt trong các chính sách khuyến khích và tri ân, dẫn đến khó khăn trong việc giữ chân khách hàng sau khi hợp đồng giao nhận kết thúc.
Tất cả các hoạt động tìm kiếm khách hàng đều do Giám đốc đảm nhiệm và xây dựng mối quan hệ Phòng kinh doanh hiện đang thiếu nhân viên Marketing, dẫn đến việc công ty chủ yếu tập trung vào khách hàng hiện tại và lâu năm, trong khi chưa khai thác được nhiều khách hàng mới.
Chương 2 của bài viết phân tích quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL/LCL) nhập khẩu qua đường biển tại công ty TNHH Một Thành Viên Dịch Vụ Thương Mại Lửa và Đất Tác giả sử dụng bộ chứng từ liên quan đến việc công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Lê Huy đã thuê Lửa và Đất để thực hiện dịch vụ giao nhận hàng lẻ cho sản phẩm kim loại cơ bản phục vụ cho ngành chế biến gỗ.
Nghiệp vụ giao nhận của công ty Lửa và Đất, như nhiều doanh nghiệp khác, không tránh khỏi những thiếu sót Tác giả đã đánh giá quy trình này bằng cách chỉ ra những ưu điểm nổi bật của công ty, đồng thời cũng nêu rõ những nhược điểm cần khắc phục Những đánh giá này sẽ là cơ sở để trình bày chương 3, trong đó đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng lẻ (LCL/LCL) nhập khẩu qua đường biển tại công ty TNHH Một Thành Viên Dịch Vụ Thương Mại Lửa và Đất.
MỘT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG LẺ(LCL/LCL) NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI LỬA VÀ ĐẤT
Một số giải pháp
3.1.1 Giải pháp hoàn thiện khai báo Hải quan và áp mã HS
Nguồn lực nhân viên giao nhận còn trẻ và thiếu kinh nghiệm trong việc nắm bắt các thông tư, nghị định, chính sách nhập khẩu mới, dẫn đến mất thời gian xử lý chứng từ trong thủ tục Hải quan Điều này gây khó khăn trong công tác khai Hải quan và áp mã HS, dẫn đến phát sinh chi phí không cần thiết và giao hàng chậm trễ cho khách hàng Do đó, nhóm giải pháp này sẽ tập trung vào việc hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa, giúp quy trình diễn ra thuận lợi hơn.
Nâng cao nghiệp vụ khai báo Hải quan cho nhân viên giao nhận là cần thiết để tăng cường kinh nghiệm và tránh những tình huống không mong muốn Đặc biệt, việc áp mã HS cần phải được thực hiện một cách chính xác để đảm bảo hiệu quả trong quy trình giao nhận hàng hóa.
Tạo mối quan hệ tốt với cơ quan Hải quan Từ đó giúp việc thông quan hàng hóa dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn.
Công ty nên tổ chức thường xuyên các khóa học về nghiệp vụ ngoại thương, giao nhận, thanh toán quốc tế và giao dịch quốc tế Đồng thời, nhân viên cần chủ động học hỏi kiến thức và kinh nghiệm từ các khóa học này để nâng cao năng lực chuyên môn Việc tích lũy kinh nghiệm sẽ giúp họ hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn.
Nhân viên giao nhận cần thường xuyên cập nhật các văn bản liên quan đến thuế và chính sách xuất nhập khẩu, đồng thời nắm vững mã cảng lưu kho Họ cũng nên chuẩn bị tài liệu kỹ thuật, hình dạng và cấu trúc hàng hóa để áp mã HS một cách chính xác Trong trường hợp gặp khó khăn từ cơ quan Hải quan, nhân viên nên giải trình một cách thuyết phục và tránh tranh luận để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.
Nhân viên giao nhận cần duy trì uy tín và sự thân thiện với cơ quan Hải quan bằng cách tuân thủ pháp luật, không khai gian hàng hóa hoặc thực hiện các hành vi trái phép.
3.1.2 Giải pháp nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng Đây là nhóm giải pháp rất là thiết thực đối với mọi công ty Bởi bên cạnh việc giao hàng đúng hạn thì khâu chăm sóc, tri ân khách hàng cũng làm cho mọi khách hàng rất trú trọng và lưu tâm Các nội dung của giải pháp này bao gồm:
- Tạo sự tin tưởng, tôn trọng và thân thiết với khách hàng.
Luôn tri ân khách hàng vào những dịp đặc biệt
Trong quá trình hợp tác, công ty luôn thể hiện thái độ nghiêm túc và hòa nhã, đồng thời tránh những tranh luận không cần thiết với khách hàng Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ tốt nhất và sau mỗi hợp đồng, công ty sẽ chủ động liên lạc để xin ý kiến và đánh giá từ khách hàng Qua đó, công ty sẽ chú trọng lắng nghe và đưa ra các biện pháp tối ưu dựa trên phản hồi của khách hàng.
Vào các dịp lễ, Tết hoặc sinh nhật của khách hàng, công ty Lửa và Đất nên thực hiện các hành động như gửi hoa, viết thiệp hoặc tặng quà để thúc đẩy mối quan hệ tích cực Những hoạt động này không chỉ giúp giữ chân khách hàng hiện tại mà còn thu hút khách hàng mới, đồng thời tạo dựng niềm tin và sự tôn trọng từ phía khách hàng.
3.1.3 Giải pháp nâng cao hoạt động Sale và Maketing
Hiện nay, thị trường dịch vụ giao nhận đang trở nên cạnh tranh với sự tham gia của nhiều doanh nghiệp Để tồn tại và phát triển, các công ty cần áp dụng những phương thức tiếp thị khách hàng hiệu quả Một trong những giải pháp quan trọng là tăng cường các chiến lược Marketing, tận dụng triệt để Internet và mạng xã hội để kết nối và tiếp xúc với khách hàng.
Tích cực thực hiện các hoạt động quảng cáo các dịch vụ, chính sách khuyến mại.
Công ty nên tận dụng Internet để tiếp thị khách hàng, bao gồm việc tạo trang trên mạng xã hội Facebook hoặc xây dựng website riêng nhằm quảng bá các dịch vụ hiện có Đồng thời, việc thiết lập mối quan hệ với các văn phòng đại diện của tổ chức kinh tế nước ngoài tại TP Hồ Chí Minh cũng rất quan trọng.
Công ty cần chủ động tìm kiếm khách hàng mới thông qua các chính sách khuyến mại hấp dẫn và khai thác tối đa thông tin thương mại.
Một số kiến nghị
3.2.1 Kiến nghị với Nhà nước
Nhà nước cần chú trọng hỗ trợ doanh nghiệp về vốn thông qua hệ thống ngân hàng, giúp doanh nghiệp thực hiện thanh toán và chuyển tiền một cách nhanh chóng hơn.
Nhà nước cần chú trọng đầu tư và phát triển hạ tầng, bao gồm xây dựng cầu đường và mở rộng hệ thống giao thông Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển dịch vụ giao nhận, đặc biệt trong bối cảnh Việt Nam đang hội nhập và hoạt động giao thương với các đối tác quốc tế ngày càng mạnh mẽ.
3.2.2 Kiến nghị với Tổng cục Hải quan
Theo dõi và quản lý chặt chẽ hoạt động của nhân viên Hải quan là rất quan trọng để tránh gây khó khăn cho doanh nghiệp và đảm bảo quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra thuận lợi.
Nghiên cứu và triển khai các hệ thống thông quan hiện đại nhằm tối ưu hóa quy trình giao nhận, từ đó giảm thiểu thời gian và chi phí trong thủ tục thông quan.
Chương 3 tập trung vào quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại công ty TNHH Một Thành Viên Dịch Vụ Thương Mại Lửa và Đất, phân tích các nhược điểm đã được nêu ở chương 2 và đề xuất giải pháp cải thiện quy trình này Tác giả cũng đưa ra kiến nghị với các cơ quan chức năng nhằm hỗ trợ Lửa và Đất vượt qua khó khăn, đồng thời giảm thiểu rủi ro và sai sót, góp phần phát triển lĩnh vực giao nhận hàng hóa cho công ty và các doanh nghiệp Việt Nam.
