Tổng quan về KTQT và BC KTQT
Bản chất và vai trò của KTQT
Theo luật Kế Toán Việt Nam, kế toán được định nghĩa là quá trình thu thập, xử lý, kiểm tra và phân tích thông tin kinh tế tài chính Công việc này bao gồm việc cung cấp thông tin dưới các hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
Kế toán có nhiều định nghĩa khác nhau, nhưng nhìn chung, mục tiêu chính của nó là cung cấp thông tin kinh tế tài chính về hoạt động của doanh nghiệp cho các đối tượng sử dụng khác nhau Hệ thống kế toán phân chia thành hai nhánh chính: kế toán tài chính và kế toán quản trị, mỗi nhánh phục vụ cho các nhu cầu thông tin khác biệt.
Kế toán tài chính phục vụ chủ yếu cho các bên ngoài doanh nghiệp, yêu cầu tuân thủ các quy chuẩn nghiêm ngặt và đảm bảo tính chính xác cao.
Kế toán quản trị chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý bên trong doanh nghiệp, không bị ràng buộc bởi các quy định pháp lý Nó được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của từng nhà quản trị trong hoạt động của doanh nghiệp.
1.1.2 Bản chất của kế toán quản trị
Kế toán quản trị là một khoa học quản lý dựa trên cơ sở dữ liệu của kế toán
Kế toán quản trị là quá trình thu thập, xử lý, phân tích và tổng hợp thông tin kinh tế tài chính một cách có hệ thống Mục tiêu của nó là cung cấp những dữ liệu kế toán hữu ích nhằm hỗ trợ các quyết định quản trị doanh nghiệp, từ sách lược kinh doanh ngắn hạn đến chiến lược đầu tư dài hạn.
Kế toán quản trị là một chuyên ngành kế toán thiết yếu, hỗ trợ cho việc quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.1.3 Chức năng của kế toán quản trị
Kế toán quản trị (KTQT) là một chuyên ngành kế toán với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra, nhưng chủ yếu phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp Chức năng của KTQT không chỉ dừng lại ở việc ghi chép số liệu mà còn thể hiện sự liên kết chặt chẽ với các hoạt động quản trị doanh nghiệp, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định hiệu quả hơn.
Kế toán quản trị dựa vào dữ liệu từ kế toán tài chính để phân tích và đánh giá các số liệu tài chính liên quan đến hoạt động kinh doanh Qua việc xem xét chi phí và kết quả, kế toán quản trị xác định nguyên nhân hình thành kết quả, từ đó đề xuất cách ứng xử phù hợp dựa trên thông tin kế toán.
Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được thực hiện theo các chương trình định trước trong kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm và kế hoạch tác nghiệp Việc xây dựng kế hoạch là cần thiết để định hướng và chỉ đạo hoạt động kinh doanh, cũng như phối hợp các chương trình giữa các bộ phận liên quan Kế hoạch còn là cơ sở để kiểm tra hoạt động kinh doanh, giúp nhận diện các nguyên nhân hợp lý và bất hợp lý trong quá trình thực hiện Hơn nữa, kế hoạch cũng là nền tảng để đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận, từ đó tăng cường trách nhiệm vật chất và thực hiện các phương pháp quản lý hiệu quả trong doanh nghiệp.
Kế hoạch cần được xây dựng dựa trên cơ sở khoa học, trong đó việc phân tích thông tin liên quan đến quá trình tuần hoàn và chu chuyển vốn đóng vai trò quan trọng Do đó, kế toán quản trị cần được tổ chức hiệu quả để thu thập thông tin phục vụ cho mục đích này.
Kế toán quản trị có vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hoạt động kinh doanh trước, trong và sau quá trình phát sinh Kiểm soát này chủ yếu được thực hiện thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ và quy chế quản lý của doanh nghiệp Các phương thức kiểm soát bao gồm tham gia ký kết hợp đồng kinh tế, nơi kế toán độc lập kiểm soát tính cần thiết của các giao dịch, tuân thủ quy định hợp đồng, và các yếu tố liên quan đến giá cả và thanh toán Ngoài ra, kế toán còn thực hiện việc chuẩn chi và lập chứng từ để đảm bảo tính hợp lý và hợp pháp của các giao dịch, đồng thời kiểm tra tiến độ và chất lượng thực hiện Cuối cùng, việc kiểm kê giúp phát hiện sự chênh lệch giữa thực tế và sổ sách, nâng cao trách nhiệm của người quản lý và đảm bảo độ chính xác của số liệu kế toán.
- Chức năng ra quyết định:
Thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định, vì vậy kế toán cần thu thập số liệu về chi phí và lợi nhuận để truyền đạt cho người quản lý Các thông tin từ sổ sách kế toán cần được trình bày ngắn gọn và đầy đủ, giúp người quản lý nhận diện vấn đề và xác định các lĩnh vực cần cải tiến để nâng cao hiệu quả quản lý.
Mặc dù có bốn chức năng độc lập, nhưng chúng lại có mối quan hệ hỗ trợ lẫn nhau Phân tích tài chính từ kế toán quản trị cung cấp thông tin quan trọng cho nhà quản trị trong việc ra quyết định, từ đó định hướng cho quản lý Những quyết định này là cơ sở để lập kế hoạch tài chính cho các hoạt động cụ thể Kế hoạch tài chính không chỉ giúp kiểm tra và giám sát hoạt động mà còn cho phép nhận biết phản hồi ngay trong quá trình thực hiện Phân tích kết quả vào cuối kỳ và trong suốt thời gian hoạt động hỗ trợ nhà quản trị đưa ra quyết định ngắn hạn kịp thời, đồng thời định hướng cho kế hoạch tài chính của kỳ hoạt động tiếp theo.
Kế toán quản trị, mặc dù có những chức năng khác nhau, nhưng tất cả đều đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp Các chức năng này không thể thiếu để làm nổi bật vai trò của kế toán quản trị, bao gồm việc hỗ trợ ra quyết định, lập kế hoạch tài chính và kiểm soát chi phí.
- Cung cấp thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn và dài hạn
- Kiểm soát về mặt tài chính các hoạt động kinh doanh
- Phân tích đánh giá những rủi ro và biến động đang diễn ra.
Nội dung của KTQT trong doanh nghiệp
Với chức năng của mình, kế toán quản trị có thể bao quát và tác động tới tất cả những hoạt động của doanh nghiệp
Nội dung chủ yếu, phổ biến của kế toán quản trị trong doanh nghiệp bao gồm:
- Kế toán quản trị chi phí và giá thành sản phẩm;
Nội dung tổ chức KTQT trong doanh nghiệp
Ngoài các nội dung chính đã đề cập, doanh nghiệp còn có thể thực hiện thêm các nội dung kế toán quản trị khác nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý cụ thể của mình.
1.3 Quy trình tổ chức KTQT trong doanh nghiệp
Trong lĩnh vực kế toán quản trị (KTQT), thông tin đóng vai trò then chốt, bao gồm cả thông tin tài chính và phi tài chính Đầu ra của KTQT là những thông tin tổng hợp phản ánh toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, trong khi đầu vào là thông tin chi tiết liên quan đến từng nghiệp vụ cụ thể Đối với các doanh nghiệp lớn, khối lượng thông tin ngày càng tăng, do đó việc tổ chức quản trị thông tin kế toán trở nên thiết yếu cho hoạt động của kế toán và công ty Quá trình này bao gồm ba nội dung chính: tổ chức thu thập thông tin, tổ chức xử lý và tổng hợp thông tin, và tổ chức chuyển tải cũng như cung cấp thông tin.
1.3.1 Tổ chức thu thập thông tin
Tổ chức thu thập thông tin là giai đoạn đầu và quan trọng trong quản trị thông tin kế toán quản trị, quyết định khả năng cung cấp thông tin phù hợp Các công việc trong tổ chức thu thập thông tin bao gồm việc xác định nguồn thông tin, thiết lập quy trình thu thập và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
Xác định yêu cầu thông tin đầu ra là bước quan trọng trong quản trị doanh nghiệp, bao gồm các nhóm báo cáo quản trị hiện tại và tiềm năng trong tương lai Những báo cáo này được xây dựng dựa trên hệ thống hoạt động hiện tại và các hoạt động dự kiến sẽ diễn ra, nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý hiệu quả.
Mỗi báo cáo đều có những yêu cầu thông tin riêng biệt, và để đáp ứng những yêu cầu này, cần phải cung cấp một hoặc một vài thông tin đầu vào phù hợp Việc phân loại và phân tích các yêu cầu thông tin của báo cáo là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của nội dung báo cáo.
Ví dụ: báo cáo doanh số theo nhân viên bán hàng theo nhóm khách hàng là doanh nghiệp
Báo cáo yêu cầu các thông tin quan trọng như số liệu doanh số được ghi nhận theo tên nhân viên bán hàng phụ trách và phải phân loại doanh số theo từng khách hàng cụ thể Để đảm bảo tính chính xác, khách hàng cần được phân nhóm đúng cách nhằm ghi nhận đúng loại nhóm.
Báo cáo cần cung cấp thông tin chi tiết về phạm vi thời gian ghi nhận doanh số, đảm bảo rõ ràng về khoảng thời gian được đề cập Ngoài ra, phạm vi địa lý của báo cáo cũng rất quan trọng; thông tin cần được ghi nhận đầy đủ cho toàn công ty hoặc cho từng cửa hàng/chi nhánh cụ thể.
Các báo cáo bổ sung có thể được tạo ra, bao gồm báo cáo theo nhóm nhân viên và báo cáo theo nhóm khách hàng, có thể là cá nhân hoặc các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Báo cáo có vai trò quan trọng trong việc đánh giá khả năng nguồn lực kế toán và hiệu quả đạt được trong tổ chức Một hệ thống thông tin đầy đủ yêu cầu tổ chức chặt chẽ, do đó cần phân loại báo cáo để xác định nhóm thông tin cần thiết cho việc ghi nhận Việc này giúp tối ưu hóa nguồn lực thực hiện và nâng cao chất lượng báo cáo.
Nguồn lực kế toán gồm:
• Số lượng nhân viên kế toán
• Khả năng làm việc của từng nhân viên
Các công cụ làm việc đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quy trình luân chuyển thông tin, từ giai đoạn ghi nhận đến xử lý và cung cấp Hệ thống tin học giúp quản trị thông tin hiệu quả, tối ưu hóa khả năng quản lý và ra quyết định trong tổ chức.
Để đảm bảo tính kịp thời và chính xác trong việc thu thập thông tin, kế toán cần lập biểu mẫu ghi nhận thông tin dựa trên các yêu cầu đã phân tích Việc xác định lượng thông tin đầu vào cần thiết là rất quan trọng, và thông tin phải được phân loại cũng như ghi nhận chính xác từ nguồn phát sinh, chẳng hạn như ghi nhận thông tin bán hàng ngay khi hàng được bán tại cửa hàng.
Trong quá trình ghi nhận thông tin, việc tổ chức kiểm tra tính hợp lý của chứng từ và thông tin đầu vào là rất quan trọng Kiểm tra thông tin giúp đảm bảo tính chính xác, từ đó hỗ trợ hiệu quả cho việc xử lý dữ liệu Nếu thông tin bị sai lệch, việc phân tích và tổng hợp sẽ gặp nhiều khó khăn hơn.
1.3.2 Tổ chức xử lý và tổng hợp thông tin
Trong mối quan hệ giữa nguồn lực kế toán và hiệu quả quản lý, người tổ chức kế toán cần hoạch định luồng thông tin quản trị từ quản lý đến xử lý tổng hợp Thông tin ghi nhận từ nguồn sẽ được phân loại và lưu vào cơ sở dữ liệu phù hợp, giúp lưu trữ thông tin thuận tiện và truy lục dễ dàng Việc tổ chức xử lý thông tin dựa trên hệ thống ghi nhận là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả công việc.
Ghi chép thông tin bằng tay vào sổ kế toán tốn nhiều thời gian và công sức, đặc biệt khi số lượng nghiệp vụ lớn, gây khó khăn trong việc tổng hợp và truy lục thông tin Để giảm thiểu khối lượng công việc vào cuối kỳ kế toán, việc tổng hợp số liệu định kỳ nhỏ như hàng tuần, hàng ngày hoặc nửa ngày là rất cần thiết.
Máy tính là công cụ quan trọng trong kế toán, giúp xử lý dữ liệu lớn với tốc độ nhanh Tuy nhiên, việc tổ chức và triển khai hệ thống nhập liệu cần phải được thực hiện một cách có hệ thống để đảm bảo thông tin đầy đủ và hữu ích cho việc truy xuất và báo cáo Mỗi đơn vị kế toán có những đặc trưng riêng, dẫn đến các phương thức ghi nhận và tổng hợp khác nhau Do đó, người thực hiện kế toán cần phải thành thạo phần mềm hoặc yêu cầu nhà cung cấp phần mềm điều chỉnh cho phù hợp.
1.3.3 Tổ chức chuyển tải và cung cấp thông tin cho các đối tượng
Hệ thống BC KTQT sử dụng cho công tác quản lý điều hành
Dự toán ngân sách là quá trình tính toán các chỉ tiêu ngân sách dựa trên kế hoạch hoạt động của đơn vị Việc lập dự toán không chỉ bao gồm hoạch định mà còn phải kiểm tra và đánh giá việc thực hiện theo kế hoạch ban đầu đã đề ra.
Dự toán tài chính bắt nguồn từ kế hoạch hoạt động của đơn vị, trong đó mỗi hoạt động tạo ra thu nhập hoặc chi phí Người lập dự toán cần phân loại và sắp xếp các chi phí một cách khoa học, đảm bảo sự liên hệ giữa các khoản mục Chẳng hạn, dự toán doanh thu liên quan đến số lượng hàng bán, để đạt được số lượng này, cần lập dự toán sản xuất tương ứng, đồng thời bộ phận cung ứng phải đảm bảo cung cấp đầy đủ đầu vào cho quá trình sản xuất.
Một trong những cơ sở quan trọng cho hoạt động lập dự toán là dữ liệu quá khứ Dữ liệu này giúp người lập dự toán dự đoán tương đối chính xác cho các dự toán tương lai nhờ vào sự ổn định của hoạt động Chẳng hạn, nếu dựa vào số lượng sản xuất trong quá khứ, chi phí nguyên vật liệu trung bình để sản xuất 1kg café thương phẩm cần 1,5kg café hạt Nếu năm nay chất lượng café hạt và quy trình sản xuất không thay đổi, dự toán tiêu hao café nguyên liệu cho café thương phẩm sẽ có xu hướng giữ nguyên.
Theo số liệu quá khứ, một doanh nghiệp cần tiêu tốn 100 KWh điện mỗi ngày cho văn phòng 100 m2 Tuy nhiên, với việc tăng 20% diện tích sử dụng văn phòng do nhu cầu nhân sự gia tăng, chi phí điện cho văn phòng, chủ yếu cho chiếu sáng, điều hòa không khí và máy tính, dự kiến sẽ tăng tương ứng.
Việc lập dự toán trong bộ phận này có ảnh hưởng trực tiếp đến các bộ phận khác, do đó, quy trình lập dự toán cần được thực hiện một cách bài bản và có hệ thống.
1.4.1.2 Các loại báo cáo dự toán
Các báo cáo dự toán chính bao gồm: dự toán tiêu thụ, dự toán tồn kho thành phẩm, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu và nhân công, dự toán tồn kho nguyên vật liệu, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý, dự toán tiền, dự toán bảng cân đối kế toán, và dự toán kết quả hoạt động kinh doanh.
Dự toán doanh thu và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm là yếu tố quyết định cho các dự toán khác trong báo cáo Dựa trên kế hoạch tiêu thụ, bộ phận cung ứng cần lập kế hoạch tồn kho thành phẩm hợp lý Với lượng tồn kho này, bộ phận kế hoạch sản xuất sẽ xây dựng dự toán sản xuất để đáp ứng nhu cầu Đồng thời, bộ phận cung ứng cũng phải lên kế hoạch tồn trữ nguyên vật liệu cần thiết, trong khi bộ phận nhân sự dự toán chi phí nhân công cho sản xuất Kế hoạch tồn kho nguyên vật liệu yêu cầu bộ phận thu mua chuẩn bị đủ nguyên vật liệu cho sản lượng hợp lý Song song, bộ phận kinh doanh lập kế hoạch bán hàng và các bộ phận khác như Ban giám đốc, kế toán, hành chính nhân sự cũng lên kế hoạch chi phí quản lý cho phòng ban của mình.
Sau khi hoàn tất các kế hoạch và dự toán hoạt động, các dự toán này sẽ được tổng hợp thành báo cáo kết quả kinh doanh, từ đó tạo ra cái nhìn tổng thể về hoạt động của doanh nghiệp Dựa trên cái nhìn này, ban quản trị có thể điều chỉnh hoạt động nhằm đạt hiệu quả tối ưu Bên cạnh dự toán kết quả kinh doanh, dự toán tiền và dòng tiền cũng rất quan trọng, giúp đảm bảo nguồn vốn luôn sẵn sàng cho các hoạt động của doanh nghiệp với mức sử dụng vốn tối thiểu.
1.4.1.3 Mô hình dự toán từ trên xuống và mô hình dự toán từ dưới lên a Dự toán từ trên xuống (top down budgeting):
Mô hình dự toán từ trên xuống là phương pháp mà các nhà quản trị cấp cao phân bổ nguồn lực tài chính và lợi nhuận mục tiêu cho các nhà quản trị cấp thấp hơn Trong mô hình này, các nhà quản trị cấp thấp bị giới hạn trong phạm vi ngân sách được cấp và phải đạt được mức lợi nhuận mục tiêu mà cấp trên kỳ vọng.
Các nhà quản trị cấp thấp có trách nhiệm phân bổ mục tiêu cho các nhà quản trị cấp thấp hơn, tạo thành một chuỗi liên kết mục tiêu từ cấp cao nhất đến cấp cuối cùng.
Dự toán từ dưới lên (Bottom up budgeting) là phương pháp lập ngân sách dựa trên kế hoạch hoạt động của các nhà quản trị cấp thấp nhất Thay vì chỉ dựa vào các chỉ đạo từ cấp trên, các nhà quản trị này sẽ đề xuất kế hoạch ngân sách dựa trên thực tế hoạt động của mình và gửi lên cấp quản lý Mặc dù có thể coi đây là phương pháp chủ quan, nhưng để đưa ra dự toán hợp lý, các nhà quản trị cần dựa vào số liệu quá khứ và đánh giá tổng thể, từ đó phân bổ nguồn lực một cách hợp lý cho các cấp quản lý trực tiếp.
Cấp quản lý trung gian tổng hợp các đề xuất hoạt động và ngân sách từ các bộ phận, sau đó xây dựng một dự toán tổng thể để gửi lên cấp quản lý cao hơn.
Nhà quản lý cấp cao sẽ có cái nhìn tổng quát về toàn bộ hoạt động của công ty thông qua dự toán tổng thể, phản ánh tất cả các công việc đang diễn ra.
Mô hình dự toán này, dù sát thực tế, vẫn tồn tại hai điểm yếu chính Thứ nhất, nhà quản trị cấp thấp thường có xu hướng đề xuất dự toán ở mức an toàn, dẫn đến chi phí cao hơn và doanh thu thấp hơn Thứ hai, khi lập dự toán, họ thường không lường hết các hoạt động của mình, gây ra tình trạng thừa trong dự toán do tính toán quá nhiều, trong khi một số hoạt động lại bị thiếu do chưa được tính đến.
Mô hình dự toán từ trên xuống, mặc dù có tính chủ quan, giúp hạn chế việc lợi dụng để tạo ra các khoản an toàn lớn cho nhà quản trị cấp thấp Để khắc phục nhược điểm của hai mô hình dự toán thông thường, mô hình dự toán tổng hợp được áp dụng, kết hợp cả hai thành một quy trình khép kín Sự kết hợp này có thể tạo ra những rắc rối do mâu thuẫn trong cách nhìn nhận giữa nhà quản trị cấp cao và cấp thấp, nhưng đồng thời cũng giúp công ty khi phản biện diễn ra, làm sáng tỏ những khe hở của hai mô hình.
Tình hình tổ chức kế toán ở Công ty N.G.V
Giới thiệu công ty
Đăng tuyển dụng trực tuyến đã xuất hiện từ lâu tại các quốc gia có hạ tầng công nghệ thông tin phát triển, nhưng tại Việt Nam, hình thức này chỉ bắt đầu phổ biến từ năm 2002 Nhận thấy sự tương đồng trong thị trường tuyển dụng của Việt Nam với các nước khác khi internet bắt đầu phát triển, Jonah S Levey, một thanh niên người Mỹ, đã quyết định xây dựng trang web tuyển dụng trực tuyến www.vietnamworks.com.
Trang tuyển dụng trực tuyến là cầu nối giữa nhà tuyển dụng và người tìm việc, cho phép họ đăng tải thông tin và tìm kiếm hồ sơ một cách thuận tiện Người tìm việc có thể tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp và đăng hồ sơ để thu hút sự chú ý từ nhà tuyển dụng Tuy nhiên, so với các hình thức tuyển dụng truyền thống như báo chí, trang tuyển dụng trực tuyến như vietnamworks.com gặp khó khăn trong việc thu hút người dùng do thiếu giá trị gia tăng Tình trạng này tạo ra vòng mâu thuẫn: nếu không có nhà tuyển dụng nổi bật, người tìm việc sẽ không truy cập, và nếu không có người tìm việc, nhà tuyển dụng sẽ không đăng tuyển Điều này đặt ra thách thức lớn cho vietnamworks.com trong việc duy trì hoạt động và cạnh tranh trên thị trường.
Để đối phó với những thách thức và tận dụng lợi thế là trang tuyển dụng hàng đầu, vietnamworks.com đã triển khai nhiều chiến lược quảng bá hiệu quả.
- Cho đăng miễn phí các thông tin tuyển dụng để tạo nguồn tin cho độc giả
Đăng hồ sơ người tìm việc miễn phí giúp tăng giá trị dịch vụ giới thiệu đến khách hàng tiềm năng bằng cách tận dụng nguồn cơ sở dữ liệu phong phú.
- Đăng quảng cáo trên các phương tiện báo chí đặc biệt là ở các trang báo có số lượng việc làm đăng tuyển cao
- Đăng các bài viết hỗ trợ kỹ năng tìm việc người tìm việc và hỗ trợ kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng cho nhà tuyển dụng
Những nỗ lực của vietnamworks.com đã biến trang web này thành một địa chỉ tin cậy cho cả người tìm việc lẫn nhà tuyển dụng Đến đầu năm 2004, Jonah Shahn Levey đã thu hút các nhà đầu tư Việt Nam và thành lập Công ty TNHH N.G.V, chính thức hoạt động trong lĩnh vực đăng tuyển trực tuyến.
Năm 2004, Công ty N.G.V đã nâng cao giá trị của mình thông qua việc phát triển các nhóm sản phẩm dịch vụ dành cho doanh nghiệp.
Công ty N.G.V cung cấp dịch vụ tuyển dụng nhân sự cao cấp, đóng vai trò là cầu nối giữa các doanh nghiệp và những ứng viên tiềm năng cho các vị trí cấp cao Chúng tôi giúp các doanh nghiệp tiếp cận những tài năng mà họ khó tìm kiếm, đồng thời hỗ trợ nhân sự cấp cao trong việc tìm kiếm công việc phù hợp với khả năng và kinh nghiệm của họ.
Dịch vụ đào tạo phát triển nguồn nhân lực quản lý nhằm nâng cao kỹ năng quản lý cho nhân viên văn phòng và quản lý trong doanh nghiệp Các kỹ năng được đào tạo bao gồm kỹ năng mềm như xây dựng tinh thần đội nhóm, văn hóa giao tiếp và ứng xử trong công việc, cùng với kỹ năng lãnh đạo, thương lượng và nói chuyện trước công chúng Bên cạnh đó, dịch vụ cũng cung cấp các kỹ năng chuyên môn trong quản trị doanh nghiệp như tuyển dụng và bán hàng.
Dịch vụ cung ứng lao động hỗ trợ (outsourcing) là giải pháp cung cấp nhân sự ngắn hạn và lao động có tay nghề cho doanh nghiệp, nhằm bổ sung tạm thời nhân sự Dịch vụ này có tiềm năng phát triển lớn, đã được chứng minh ở các nước phát triển Mặc dù còn mới mẻ tại Việt Nam, nhưng hình thức này đang dần trở thành nguồn thu nhập quan trọng cho các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực cung ứng lao động.
Năm 2005, N.G.V đã mua lại bộ phận dịch vụ tuyển dụng của Ernst & Young, tạo nên sự kết hợp mạnh mẽ giữa hai nhà dịch vụ hàng đầu, giúp N.G.V dẫn đầu thị trường tuyển dụng và gia tăng doanh thu đáng kể Cùng năm đó, công ty cũng đầu tư vào đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp, nâng cao trình độ để phát triển trang web www.vietnamworks.com với giao diện thân thiện và nhiều tính năng độc đáo, củng cố vị thế hàng đầu của mình trong ngành.
Trong giai đoạn 2006 đến 2008, công ty N.G.V ghi nhận sự phát triển mạnh mẽ với doanh thu tăng trưởng liên tục Công ty đã mở rộng quy mô hoạt động với trụ sở mới và số lượng nhân sự tăng gấp đôi hàng năm, thể hiện sức mạnh và sự bền vững của N.G.V trên thị trường nhân sự.
Những ngành nghề hoạt động chính của N.G.V là những ngành nghề thuộc lĩnh vực nhân sự như:
Dịch vụ đăng tuyển nhân sự trực tuyến của công ty, được xây dựng từ ngày thành lập, là nguồn doanh thu chủ lực Tại trang web www.vietnamworks.com, nhà tuyển dụng và ứng viên có thể kết nối với nhau dễ dàng Nhà tuyển dụng có thể thông báo về các vị trí tuyển dụng của mình và tìm kiếm ứng viên phù hợp từ danh sách hồ sơ có sẵn Ngược lại, ứng viên có thể xem thông tin về các vị trí đang tuyển và đăng hồ sơ xin việc để thu hút sự chú ý từ nhà tuyển dụng.
Nhà tuyển dụng cần thanh toán để đăng tin tuyển dụng hoặc truy cập hồ sơ ứng viên trên VNW.
Dịch vụ tuyển dụng nhân sự cao cấp đã trở nên quan trọng từ năm 2000 đến 2008, khi các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài gia tăng mạnh mẽ tại Việt Nam, kéo theo sự phát triển của các công ty trong nước Sự bùng nổ này tạo ra nhu cầu lớn về nhân sự cấp cao, từ trưởng phòng đến giám đốc chi nhánh, những vị trí đòi hỏi kinh nghiệm thực tiễn mà hệ thống giáo dục không thể cung cấp Điều này dẫn đến sự chuyển dịch nhân sự từ các công ty có điều kiện phát triển hạn chế đến những nơi có tiềm năng hơn Tuy nhiên, quá trình tuyển dụng gặp nhiều khó khăn do thiếu khả năng tiếp cận ứng viên phù hợp, làm nổi bật vai trò của nhà tuyển dụng trung gian Nhà tuyển dụng trung gian không chỉ giúp cụ thể hóa yêu cầu của nhà tuyển dụng mà còn kết nối hiệu quả giữa các ứng viên và doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu tuyển dụng một cách thực tế và chính xác.
Công ty NGV, với đội ngũ làm việc chuyên nghiệp, là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực nhân sự, đóng góp đáng kể vào thành công của các doanh nghiệp và tạo ra nguồn doanh thu lớn cho công ty.
Tình hình tổ chức kế toán tại công ty
2.2.1 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán và quản trị tài chính tại công ty N.G.V
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán
Vai trò và nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong phòng kế toán và quản trị tài chính công ty N.G.V (gọi tắt là phòng F&A: Finance &
Giám đốc tài chính là người điều hành phòng Tài chính và Kế toán (F&A), chịu trách nhiệm chỉ đạo các hoạt động tài chính của công ty và đại diện cho công ty trong các giao dịch với các tổ chức tài chính bên ngoài, bao gồm nhà đầu tư và người cho vay.
Trưởng phòng kế toán tài chính chịu trách nhiệm tổ chức hoạt động kế toán tài chính của công ty, bao gồm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày và thực hiện báo cáo tài chính cùng báo cáo thuế Nhóm kế toán tổng hợp và kế toán thuế thực hiện ghi nhận bút toán tổng hợp, tài sản cố định, tiền lương và các báo cáo thuế Nhóm kế toán doanh thu và công nợ ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng hàng ngày và quản lý các khoản thu nợ, đồng thời thực hiện các báo cáo doanh thu và công nợ Nhóm kế toán phải trả ghi nhận nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp và thực hiện báo cáo công nợ phải trả Cuối cùng, nhóm kế toán tiền ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến thu chi tiền mặt và chuyển ngân, cũng như quản lý các khoản tạm ứng của nhân viên.
Phòng kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện báo cáo quản trị cho các bộ phận chức năng và ban giám đốc Phòng này không chỉ hỗ trợ mà còn liên kết chặt chẽ với các phòng ban khác để thực hiện công tác dự toán ngân sách hiệu quả.
Trưởng phòng hệ thống thông tin kế toán chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý hệ thống thông tin kế toán, đảm bảo phần mềm kế toán hoạt động hiệu quả và ổn định Công việc của họ bao gồm giám sát và tối ưu hóa quy trình để hệ thống thông tin kế toán vận hành trơn tru, hỗ trợ cho các hoạt động tài chính của tổ chức.
2.2.2 Chính sách kế toán kế toán áp dụng Được xây dựng dựa trên mô hình công ty dịch vụ, sử dụng phần mềm kế toán Fast, công ty TNHH N.G.V sử dụng các phương pháp và hình thức sổ kế toán như sau:
- Niên độ kế toán: bắt đầu vào ngày 1/1 kết thúc vào 31/12
- Sổ sách kế toán: ghi sổ bằng máy tính sử dụng phần mềm Fast Business trên cơ sở kiểu sổ sách kế toán Nhật Ký chung
Đánh giá ngoại tệ được thực hiện theo phương pháp tỷ giá hạch toán hàng tháng Vào ngày đầu tháng, kế toán trưởng công ty TNHH N.G.V sẽ xác định tỷ giá hạch toán chung cho các giao dịch ngoại tệ trong tháng, dựa trên tỷ giá của các ngân hàng thương mại lớn như Vietcombank, Vietinbank và BIDV.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ chính: khấu hao đường thẳng
2.2.3 Hiện trạng phần mềm kế toán đang sử dụng ở N.G.V
Công ty N.G.V hiện đang sử dụng phần mềm Fast Business 1.0, được phát triển trên nền tảng VB.NET và sử dụng cơ sở dữ liệu SQL Server 2000 Mặc dù phần mềm này hỗ trợ hiệu quả cho việc ghi chép sổ sách thuế, nhưng các chức năng kế toán quản trị vẫn chưa được phát triển đầy đủ, khiến việc lập báo cáo KTQT trở nên khó khăn Dù Fast Business 1.0 được thiết kế như một hệ thống quản trị nguồn lực toàn diện (ERP), nhưng do kinh phí hạn chế và các phần hành chính chưa được hỗ trợ triệt để, việc triển khai các module như mua hàng và bán hàng vẫn chưa được thực hiện.
Tổ chức nhập liệu với phần mềm Fast hiện nay chủ yếu do phòng kế toán thực hiện Một số nghiệp vụ ghi nhận doanh thu từ phần mềm bán hàng Sugar CRM đã được tích hợp vào Fast, tuy nhiên, Sugar CRM chỉ được áp dụng cho phần hành kinh doanh đăng tuyển trực tuyến, chưa được triển khai rộng rãi cho tất cả các lĩnh vực kinh doanh khác.
Việc nhập liệu được phân chia thành ba nhóm chính: doanh thu, chi phí và tổng hợp Mặc dù công việc đã được thực hiện một cách thuần thục, nhưng vẫn thiếu cơ chế kiểm soát để đối chiếu và kiểm tra dữ liệu đã nhập Hầu hết các lỗi chỉ được phát hiện sau khi báo cáo đã được phát hành.
Fast chưa hỗ trợ nhiều cho các báo cáo kế toán quản trị, đặc biệt là báo cáo dự toán, thường được lập bên ngoài Hệ thống không có cơ chế nhập dữ liệu dự toán để đối chiếu và kiểm tra, dẫn đến việc khó khăn trong việc kiểm soát ngay lập tức các vấn đề liên quan đến thu chi vượt ngân sách.
Công ty N.G.V đang xem xét kế hoạch thay đổi tổng thể việc sử dụng phần mềm, với hai tùy chọn chính: đề xuất thay đổi với nhà phát triển phần mềm hiện tại hoặc thay mới hoàn toàn phần mềm Cả hai phương án này đều được ghi nhận trong điều kiện sử dụng phần mềm và có khả năng được áp dụng tại công ty.
2.2.4 Tổ chức cung cấp thông tin kế toán quản trị
Hệ thống phần mềm kế toán cung cấp báo cáo quản trị theo từng nhóm cho các phòng ban liên quan một cách định kỳ, hàng tuần hoặc hàng tháng.
Mỗi tuần vào thứ tư, bộ phận Kế toán quản trị sẽ cung cấp thông tin về doanh thu hoạt động của tuần trước Báo cáo doanh thu này có thể được lập theo nhiều chiều đối tượng khác nhau.
- Doanh thu theo bộ phận
- Doanh thu theo người thực hiện (nhân viên kinh doanh)
Doanh thu theo khách hàng là yếu tố quan trọng trong quản lý tài chính, giúp đảm bảo nguồn vốn hoạt động Kế toán quản trị cần cung cấp thông tin về công nợ theo tuổi nợ để nhân viên kinh doanh quản lý hiệu quả khoản phải thu từ khách hàng Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến đánh giá hiệu quả hoạt động của từng phòng ban và nhân viên Nhân viên kinh doanh chỉ nhận thưởng khi doanh thu đã thu được tiền, do đó việc đảm bảo công nợ là cần thiết để tránh tình trạng bán dịch vụ cho khách hàng không nghiêm túc trong thanh toán Báo cáo công nợ cần chi tiết và tương tự như báo cáo doanh thu, với sự chú trọng vào công nợ quá hạn để quản lý hiệu quả hơn.
Hàng tháng, sau 6 ngày kể từ ngày khóa sổ, KTQT cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu, công nợ phải thu và báo cáo hàng tuần Bên cạnh đó, các báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch của các trung tâm doanh thu và chi phí cũng được trình bày Những báo cáo này mang lại cái nhìn tổng quan về việc thực hiện dự toán, giúp các phòng ban điều chỉnh hoạt động để đạt được mục tiêu dự toán đã đề ra.
Đánh giá tình hình tổ chức kế toán quản trị và thông tin kế toán quản trị cung cấp cho các đối tượng sử dụng tại công ty
2.3.1 Đánh giá nội dung tổ chức kế toán quản trị
Việc tổ chức công tác kế toán quản trị ở công ty N.G.V còn khá sơ sài, thể hiện ở các vấn đề như sau:
Nhân lực kế toán quản trị hiện nay đang rất mỏng, với chỉ 2 nhân viên phụ trách việc cung cấp hơn 20 loại báo cáo cho hơn 6 trung tâm lợi nhuận và 20 trung tâm chi phí Điều này khiến cho công việc kế toán quản trị trở nên quá tải và gặp nhiều khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu báo cáo.
Nhân viên còn thiếu hiểu biết về các vấn đề kiểm soát, đặc biệt là trong quản lý chi phí, dẫn đến sự mù mờ trong quy trình và quyền phê duyệt Họ chưa nắm rõ hệ thống danh mục chi phí, điều này ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và khả năng kiểm soát tài chính của tổ chức.
Thời gian dành cho công việc kế toán quản trị chủ yếu tập trung vào việc lập báo cáo, dẫn đến việc chưa phát huy được chức năng phân tích quan trọng của kế toán quản trị.
Hệ thống phần mềm hiện tại còn thiếu hoàn thiện, khiến cho nhân viên kế toán quản trị phải trích xuất dữ liệu thô để thực hiện báo cáo, điều này làm giảm hiệu quả công việc và tăng thời gian xử lý.
Việc lập dự toán hiện tại vẫn còn nhiều bất hợp lý do chưa thể phân tích đầy đủ Các phòng ban thực hiện dự toán cung cấp số liệu dựa trên quan điểm chủ quan, trong khi nhân viên kế toán quản trị chưa nắm bắt hết các hoạt động mà các chủ ngân sách đề xuất.
Báo cáo kế toán quản trị hiện tại chỉ tập trung vào việc trình bày các con số mà chưa cung cấp những phân tích sâu sắc về xu hướng và nguyên nhân dẫn đến sự tăng giảm trong ngân sách.
Báo cáo quản trị chủ yếu tập trung vào phân tích doanh thu và các nguồn tạo ra doanh thu, nhưng chưa chú trọng vào việc tổ chức hệ thống báo cáo chi phí giá thành Điều này là một thiếu sót quan trọng trong hệ thống báo cáo kế toán quản trị, vì báo cáo chi phí giá thành đóng vai trò thiết yếu trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Báo cáo thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn chưa được thực hiện, dẫn đến việc các quyết định chủ yếu dựa vào tính toán sơ bộ của các trưởng bộ phận mà chưa có sự thống nhất Đặc biệt, giá ở các bộ phận tư vấn thường do nhân viên kinh doanh tự thương lượng với khách hàng, tạo ra một sơ hở lớn trong việc xác định giá trị thực sự của các hợp đồng Hệ quả là một số bộ phận hoạt động liên tục thua lỗ trong thời gian dài.
Khảo sát tình hình tổ chức công tác KTQT ở một số doanh nghiệp
Để hiểu rõ hơn về tình hình thực hiện kiểm toán nội bộ (KTQT) trong các doanh nghiệp, chúng tôi đã tiến hành khảo sát tại một số công ty ở TP HCM Kết quả khảo sát không chỉ phản ánh thực trạng KTQT tại công ty N.G.V mà còn mở rộng ra toàn bộ khu vực, từ đó giúp đề xuất các giải pháp thích ứng nhằm tổ chức KTQT phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp Việt Nam, bao gồm cả công ty N.G.V.
2.4.1 Phạm vi và đối tượng khảo sát Đối tượng của cuộc khảo sát được chọn lọc từ lượng thành viên có trên 100 bài viết của cộng đồng trực tuyến www.webketoan.vn và cộng đồng trực tuyến www.giaiphapexcel.com được xác định thuộc địa bàn thành phố
Trong nghiên cứu về Hồ Chí Minh và khu vực lân cận, chúng tôi đã thu thập được 76 bảng khảo sát từ hai cộng đồng lớn gồm các kế toán viên làm việc tại các doanh nghiệp trong thành phố Những thành viên có trên 100 bài viết thường có sự tham gia ổn định, cho thấy nhu cầu và chuyên môn kế toán của họ ở mức khá, với ít nhất 2 năm kinh nghiệm và đảm nhiệm các vị trí như giám đốc tài chính, kế toán trưởng, kế toán tổng hợp hoặc kế toán thuế Mặc dù khảo sát được thực hiện qua internet, tác giả đã có cơ hội tiếp xúc trực tiếp hoặc qua các phương tiện liên lạc với hầu hết các đối tượng khảo sát.
2.4.2 Nội dung và phương pháp khảo sát:
Cuộc khảo sát tập trung vào các nội dung xung quanh công tác tổ chức hệ thống kế toán kế toán quản trị ở các doanh nghiệp được khảo sát
Phương pháp Khảo sát: bảng câu hỏi (xem phụ lục 1)
2.4.3 Kết quả khảo sát Đem lại kết quả từ 76 bảng câu hỏi được trả về:
Theo khảo sát, 70/76 người tham gia cho biết công ty không có bộ phận kế toán quản trị riêng biệt, mà các nhân viên kế toán tài chính đảm nhiệm luôn vai trò này.
- 62/76 doanh nghiệp thực hiện các báo cáo chi phí giá thành, và lợi nhuận nhưng không được phân tích đánh giá từ bộ phận kế toán
- 12/76 doanh nghiệp có lập báo cáo kết quả kinh doanh theo số dư đảm phí
Trong số 76 doanh nghiệp, có 45 doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ ghi nhận thông tin chi tiết, phục vụ cho việc lập báo cáo kế toán quản trị Phần mềm này cho phép phân loại chi phí theo phòng ban, mã loại chi phí và vụ việc, đồng thời tạo ra các báo cáo tùy chỉnh theo tiêu chí lựa chọn Nhân viên kế toán có khả năng tự trích xuất dữ liệu và lập báo cáo theo yêu cầu, nâng cao hiệu quả công việc.
- Mức độ hỗ trợ nói chung đạt ở mức kém (2)
2.4.4 Đánh giá kết quả khảo sát
• Về tổ chức hệ thống kế toán quản trị
Nhiều doanh nghiệp dịch vụ tại TPHCM, dù là vốn đầu tư tư nhân hay nhà nước, thường thiếu bộ phận kế toán quản trị chuyên biệt Nhân viên kế toán tài chính thường đảm nhận cả nhiệm vụ báo cáo kế toán quản trị, dẫn đến sự chồng chéo trong công việc.
Nhiều doanh nghiệp sở hữu bộ phận kế toán quản trị thường chỉ chú trọng vào việc lập báo cáo theo yêu cầu quản lý, mà chưa chủ động xây dựng hệ thống báo cáo chuẩn mực cho riêng mình.
Nhân viên kế toán quản trị thường chỉ tập trung vào việc lập báo cáo, nhưng chưa phát huy được vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến các hoạt động của doanh nghiệp Họ cần trở thành công cụ ra quyết định có chủ đích để nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển bền vững cho tổ chức.
• Về phần mềm kế toán
Các phần mềm kế toán nội địa chủ yếu tập trung vào việc giải quyết các vấn đề liên quan đến kế toán tài chính và thuế Các báo cáo kế toán quản trị, nếu có, thường chỉ được thực hiện theo yêu cầu của một số doanh nghiệp cụ thể, mà chưa hình thành một hệ thống chuyên biệt, độc lập và được đầu tư một cách đúng đắn.
• Về hệ thống báo cáo kế toán quản trị
- Dự toán ngân sách hàng năm ở các công ty thường chỉ làm một lần, việc đánh giá lại thường không được thực hiện một cách chính thức
Đánh giá trách nhiệm quản lý cho thấy rằng việc thiếu một hệ thống quản trị chi phí hiệu quả dẫn đến tình trạng chi phí chỉ được chú trọng trong khâu sản xuất trực tiếp, trong khi các chi phí ở khối văn phòng thường bị lãng quên và không được quản lý đúng mức.
Hầu hết các báo cáo kết quả kinh doanh theo số dư đảm phí không được áp dụng do sự không rõ ràng trong việc phân định chi phí khả biến và chi phí bất biến Thay vào đó, tiêu thức phân loại chi phí theo chức năng được áp dụng phổ biến hơn.
Công tác kế toán quản trị tại các doanh nghiệp trong nước, bao gồm cả công ty TNHH N.G.V, chưa được chú trọng đúng mức, dẫn đến việc hệ thống kế toán quản trị chưa được thiết lập chặt chẽ Tuy nhiên, sự quan tâm từ các nhà quản trị cấp cao tại công ty N.G.V, mặc dù còn hạn chế, là yếu tố quan trọng cho sự phát triển của hệ thống kế toán quản trị tại đây.
Việc tổ chức công tác kế toán quản trị tại công ty TNHH N.G.V gặp nhiều khó khăn do công ty có nhiều loại hình kinh doanh, mỗi loại hình lại yêu cầu một phương pháp quản trị riêng biệt Điều này đặt ra thách thức lớn cho bộ máy kế toán trong việc đáp ứng các yêu cầu quản lý hiệu quả.
