Một số vấn đề chung về hệ thống
Khái niệm 9
Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ra quyết định trong quản lý, vì mọi hoạt động, dù lớn hay nhỏ, đều cần thông tin Để có được thông tin, cần thu thập dữ liệu từ các hoạt động và truyền đạt chúng một cách hiệu quả Thông tin cần phải chính xác, đầy đủ, tiết kiệm chi phí, phù hợp với mục đích sử dụng, và được truyền đạt đúng lúc, dễ dàng sử dụng Độ chính xác của thông tin càng cao thì khả năng ra quyết định càng tốt, với các quyết định phụ thuộc vào cấp độ quản trị như kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản trị và kiểm soát hoạt động.
Cấu trúc của hệ thống là sự sắp xếp thiết kế các phần tử bên trong của hệ thống
Khi thiết lập một hệ thống, việc tìm hiểu sản phẩm của hệ thống là rất quan trọng Điều này giúp xác định mục đích của sản phẩm, các yếu tố cần thiết và loại báo cáo cần thu thập Từ đó, chúng ta có thể xác định được các dữ liệu đầu vào cần thiết cho hệ thống.
Môi trường của hệ thống: là các yếu tố, điều kiện nằm ngoài hệ thống và có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của hệ thống đó.
Phân loại 9
nhau nhưng đều liên kết với nhau và cùng thực hiện mục tiêu chung của hệ thoáng
Theo sự phân cấp hệ thống, hệ thống bao gồm hệ thống cấp thấp và hệ thống cấp cao
Hệ thống có thể được phân loại thành ba loại chính: hệ thống đóng, hệ thống mở và hệ thống kiểm soát phản hồi, tùy thuộc vào sự tác động và mối quan hệ với môi trường bên ngoài.
Hệ thống đóng là hệ thống không tương tác với môi trường bên ngoài, nghĩa là môi trường không ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của hệ thống Mặc dù mang tính lý thuyết, hệ thống đóng vẫn có thể có các mối quan hệ nhất định, cho phép giao tiếp với môi trường xung quanh Trong trường hợp này, hệ thống không chỉ chịu tác động từ môi trường mà còn có khả năng tác động trở lại, và quá trình này được kiểm soát chặt chẽ.
Hệ thống mở là loại hệ thống có sự tương tác mạnh mẽ với môi trường bên ngoài, không thể kiểm soát hoàn toàn sự tác động qua lại với môi trường này Do đó, hệ thống mở thường gặp phải tình trạng không ổn định và khó kiểm soát thông tin đầu vào.
Hệ thống kiểm soát phản hồi là một cơ chế cho phép sử dụng thông tin đầu ra để điều chỉnh và tối ưu hóa thông tin đầu vào, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Hệ thống thông tin quản lý
Khái niệm 10
Hệ thống thông tin quản lý đóng vai trò quan trọng trong sản xuất, quản lý và ra quyết định của con người Nó sử dụng các thiết bị tin học, phần mềm, cơ sở dữ liệu, cùng với các thủ tục thủ công và mô hình phân tích để hỗ trợ quá trình lập kế hoạch và đưa ra quyết định hiệu quả.
Vai trò 11
Vai trò của hệ thống thông tin quản lý có thể được sơ đồ hóa như sau: a Thu thập thông tin
Hệ thống thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, dẫn đến sự đa dạng và phức tạp của dữ liệu Do đó, để tổ chức có được thông tin hữu ích, hệ thống cần phải tiến hành chọn lọc thông tin một cách hiệu quả.
- Phân tích các thông tin để tránh sự quá tải khi có hại
Việc thu thập thông tin hữu ích là quá trình cấu trúc hóa dữ liệu để có thể khai thác hiệu quả trên các nền tảng công nghệ thông tin Thông tin này thường được ghi chép bằng giấy hoặc các phương tiện ký tin từ.
Việc thu thập thông tin thường diễn ra một cách có hệ thống, tuân theo các thủ tục đã được xác định trước, như nhập vật tư vào kho và thanh toán cho nhà cung cấp Mỗi sự kiện thu thập thông tin được thực hiện theo một mẫu định sẵn, giúp tổ chức thông tin trên màn hình máy tính một cách hiệu quả Điều này nhấn mạnh vai trò quan trọng của hệ thống trong việc giảm thiểu sai sót Bước đầu tiên trong quá trình xử lý thông tin là lựa chọn thông tin thu thập được, tiếp theo là tác động và xử lý thông tin đó.
- Tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu
- Thực hiện tính toán tạo ra các thông tin kết quả
- Thay đổi hoặc loại bỏ dữ liệu
Lưu trữ tạm thời hoặc lưu trữ có thể được thực hiện qua nhiều phương pháp như thủ công, cơ giới hoặc tự động Mục tiêu chính của hệ thống là cung cấp thông tin, điều này đặt ra câu hỏi về ai sẽ quyết định việc phân phối, phân phối cho ai và lý do đằng sau quyết định đó.
Phân phối thông tin có thể được chia thành hai loại chính: phân phối dọc, nhằm mục đích ban bố lệnh và báo cáo sản xuất, và phân phối ngang, nhằm phối hợp các hoạt động giữa các bộ phận chức năng Để tối ưu hóa quy trình phân phối thông tin, hệ thống cần đáp ứng ba tiêu chuẩn quan trọng.
Tiêu chuẩn về dạng thông tin bao gồm tốc độ truyền tải và số lượng nơi nhận, cần phù hợp với phương tiện truyền thông Ví dụ, sử dụng giấy và thư tín cho thông tin gửi đến các đại lý; telex và telecopie để xác nhận đơn đặt hàng qua điện thoại; và âm thanh cho thông tin dạng truyền miệng.
- Tiêu chuẩn về thời gian: bảo đảm tính thích đáng của của các quyết định
Tiêu chuẩn bảo mật thông tin yêu cầu rằng dữ liệu đã được xử lý phải được chuyển giao trực tiếp đến người sử dụng Mức độ phân phối thông tin có thể rộng rãi hoặc hạn chế, tùy thuộc vào tầm quan trọng của từng loại thông tin.
Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý 13
Hệ thống thông tin quản lý bao gồm bốn thành phần chính: các lĩnh vực quản lý, dữ liệu, thủ tục xử lý (mô hình) và các quy tắc quản lý Những thành phần này phối hợp chặt chẽ với nhau để đảm bảo hiệu quả trong việc thu thập, xử lý và phân tích thông tin, phục vụ cho quá trình ra quyết định trong quản lý.
Các lĩnh vực quản lý bao gồm những hoạt động đồng nhất, chẳng hạn như thương mại, hành chính, kỹ thuật, và kế toán – tài vụ, mỗi lĩnh vực đều có những đặc thù và vai trò quan trọng trong tổ chức.
Dữ liệu là nguyên liệu thiết yếu của hệ thống thông tin quản lý, được thể hiện dưới nhiều hình thức như truyền khẩu, văn bản, hình vẽ và ký hiệu Nó có thể được lưu trữ trên nhiều vật chứa khác nhau, bao gồm giấy, băng từ, đĩa, đối thoại, bản sao và fax.
Các mô hình là tập hợp các nhóm trong từng lĩnh vực cụ thể, chẳng hạn như kế hoạch và sơ đồ kế toán áp dụng cho kế toán tài vụ, quy trình sản xuất, phương pháp vận hành thiết bị, và phương pháp quy hoạch được sử dụng trong quản lý dự trữ hoặc quản lý sản xuất.
Quy tắc quản lý yêu cầu việc sử dụng biến đổi và xử lý dữ liệu cho các mục đích xác định Hệ thống thông tin quản lý bao gồm các phân hệ thông tin, trong đó mỗi phân hệ có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các hoạt động quản lý Ví dụ, trong lĩnh vực quản lý vận tải, các hoạt động như quản lý vận chuyển, tái cung ứng, giao hàng, và quản lý vật tư hàng hóa đều hướng đến mục tiêu chung là tối ưu hóa quy trình vận tải và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Để tổ chức hiệu quả hệ thống kinh tế xã hội, cần phân chia các lĩnh vực quản lý thành các đề án và áp dụng cụ thể Chẳng hạn, trong lĩnh vực kế toán, có thể chia thành các nhánh như kế toán tổng hợp, kế toán khách hàng, kế toán vật tư và kế toán phân tích, nhằm thuận lợi cho việc áp dụng công nghệ thông tin.
Hệ thống thông tin quản lý được tiếp cận một cách logic, với mỗi người dùng có cái nhìn riêng dựa trên chức năng, vị trí và kinh nghiệm của họ Dữ liệu và thông tin được truyền tải qua các dòng thông tin, giúp người dùng tiếp cận các hệ thống thông tin quản lý một cách chính xác và chặt chẽ, từ đó thúc đẩy quá trình tin học hóa.
Dữ liệu có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức như âm thanh, văn bản và hình ảnh Thông tin không chỉ mang ý nghĩa mà còn chứa đựng nhiều giá trị dữ liệu khác nhau.
Thông tin bao gồm các dạng: thông tin viết, thông tin nói, thông tin hình ảnh và các thông tin khác…
Khi loại bỏ các thông tin không cần thiết, những thông tin còn lại trở thành thành phần quan trọng của hệ thống thông tin quản lý Một số thông tin này có thể được sử dụng ngay lập tức để hỗ trợ quá trình ra quyết định.
Xử lý tự động thông tin chỉ khả thi khi dữ liệu được cấu trúc Quá trình này dựa vào các quy tắc quản lý để thực hiện các xử lý hiệu quả từ dữ liệu có tính cấu trúc.
Cơ chế vận hành 15
a Hệ thống thông tin quản lý mang mệnh lệnh của hệ thống:
Hệ quyết định (HQĐ) bao gồm hệ thống điều khiển (HĐK) và hệ tổ chức (HTC) Các hệ thống này được nghiên cứu dưới dạng hệ thống mở và sống, với sự phát triển liên tục, chủ yếu là kết quả của việc xử lý các mệnh lệnh Quá trình này dựa trên các quy định đã được thiết lập trước hoặc được điều khiển từng bước.
Quá trình tính lương được thiết lập qua việc thu thập bảng chấm công, tổng hợp khối lượng công việc của từng công nhân, và kết thúc bằng việc phát hành phiếu lương cùng các lệnh chuyển khoản ngân hàng qua mạng.
Hệ quản lý điều khiển không hoạt động độc lập mà cần được kiểm soát và điều chỉnh theo các mục tiêu đã đề ra Việc tiếp nhận thông tin từ hệ tác nghiệp (HTN) và hệ sản xuất (HSX) là điều kiện cần thiết để đảm bảo hiệu quả hoạt động Hệ thống thông tin phối hợp các phân hệ đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình này.
Hệ tổ chức kinh tế xã hội được chia thành các phân hệ, mỗi phân hệ đều mang đầy đủ đặc tính của một hệ thống (HQĐ – HTT – HTN) Các phân hệ như nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, và đại lý tạo thành các hệ thống, đồng thời hệ thống thông tin có vai trò quan trọng trong việc phối hợp các mối liên hệ này.
Cấu trúc của mỗi phân hệ có thể được xây dựng dựa trên các mô hình như cấu trúc chức năng, cấu trúc trực tuyến phân cấp và cấu trúc hỗn hợp (trực tuyến chức năng) Hệ thống tin kiểm soát và điều phối là yếu tố quan trọng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động của hệ thống.
Hệ thống điều khiển tiếp nhận thông tin từ môi trường bên ngoài, bao gồm cả thông tin hữu ích và không hữu ích, cùng với thông tin nội bộ Dựa trên những dữ liệu này, hệ thống kinh tế - xã hội sẽ hoạt động hiệu quả Có ba trường hợp cần xem xét.
- Trường hợp điều khiển theo chu kỳ mở:
Thông tin từ môi trường chuyển tiếp đến hệ quyết định, tiếp theo là ảnh hưởng đến hệ tác nghiệp
- Trường hợp điều khiển theo chu kỳ đóng:
Thông tin từ hệ tác nghiệp có thể chuyển đến hệ quyết định khi các điều kiện cần thiết được đáp ứng Quyết định hành động sẽ được thông qua hoặc không; nếu không được thông qua, thông tin sẽ quay trở lại hệ tác nghiệp.
- Trường hợp điều khiển bằng 1 lệnh gọi là báo động:
Thông tin đến từ môi trường hoặc hệ tác nghiệp (1), quyết định hoạt động đưa ra hoặc không (2), kết quả được chuyển ra môi trường (3).
Hệ thống thông tin kế toán
Vai trò 19
Hệ thống thông tin về ngân sách và báo cáo trách nhiệm cung cấp thông tin nội bộ quan trọng, tương tự như hệ thống thông tin kế toán quản trị Hệ thống này giúp nhà quản trị đưa ra quyết định hữu ích dựa trên các báo cáo chi tiết, xác định rõ trách nhiệm của từng phần hành trong doanh nghiệp, từ đó nâng cao khả năng đánh giá năng lực của các cấp quản lý.
Hệ thống xử lý nghiệp vụ kế toán cần được hỗ trợ bởi phần mềm kế toán hiệu quả, với chức năng xử lý chính xác các nghiệp vụ kế toán Để xây dựng một hệ thống chuẩn xác cho doanh nghiệp, cần có đội ngũ chuyên gia am hiểu về hệ thống thông tin kế toán và kiến thức sâu về kế toán, nhằm thiết lập phần mềm phù hợp phục vụ cho việc xử lý nghiệp vụ kế toán.
Caáu truùc 19
Hệ thống thông tin kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán quốc tế và quốc gia để tạo ra báo cáo tài chính hữu ích cho các tổ chức bên ngoài Những báo cáo này không chỉ phản ánh thực tế hoạt động đã qua mà còn giúp dự báo và nhận diện các nghiệp vụ tương lai, từ đó ước tính ảnh hưởng của chúng Điều này hỗ trợ trong việc lập kế hoạch ngân sách, kế hoạch lợi nhuận, cũng như thống kê và phân tích tình hình kinh doanh Do đó, hệ thống thông tin kế toán bao gồm cả hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị.
Hệ thống thông tin kế toán tài chính 20 Chương 2 : Hệ thống thông tin kế toán tại công ty Maersk Việt Nam
Hệ thống thông tin kế toán tài chính là công cụ quan trọng để ghi nhận các sự kiện và nghiệp vụ kinh tế, đồng thời tổng hợp, phân tích số liệu và truyền thông báo cáo Mục tiêu chính của hệ thống này là cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho người sử dụng.
Hệ thống thông tin kế toán tài chính chủ yếu cung cấp báo cáo tài chính cho người sử dụng ngoài doanh nghiệp, bao gồm các nhà đầu tư, tổ chức tín dụng, nhà phân tích tài chính và cơ quan quản lý nhà nước Các báo cáo này được xây dựng dựa trên các chuẩn mực và nguyên tắc kế toán của nhà nước, đồng thời tuân thủ pháp luật quốc gia Mặc dù thông tin trong báo cáo tài chính cũng hữu ích cho các nhà quản trị doanh nghiệp, nhưng mục tiêu chính vẫn là phục vụ bên ngoài Môi trường hoạt động của hệ thống này bị ảnh hưởng bởi các quy định kế toán của nhà nước và các chuẩn mực quốc tế như VAS, IAS và GAAP.
Hệ thống thông tin kế toán tài chính được xây dựng trên cơ sở nhiều hệ thống ứng dụng:
Hệ thống ứng dụng cho chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận sự kiện kinh tế liên quan đến việc tạo ra doanh thu Chu trình này bao gồm các bước như nhận đặt hàng từ khách hàng, giao hàng hóa hoặc dịch vụ, yêu cầu thanh toán và nhận tiền từ khách hàng.
Hệ thống ứng dụng cho chu trình chi phí là một phần quan trọng trong quản lý tài chính, bao gồm các sự kiện liên quan đến hoạt động mua hàng và thanh toán Chu trình này ghi chép bốn sự kiện kinh tế chính: doanh nghiệp đặt hàng hoặc dịch vụ cần thiết, nhận hàng hoặc dịch vụ yêu cầu, xác định nghĩa vụ thanh toán, và cuối cùng là doanh nghiệp thực hiện thanh toán Việc quản lý hiệu quả chu trình chi phí giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tài chính và nâng cao hiệu suất hoạt động.
Hệ thống ứng dụng cho chu trình chuyển đổi bao gồm các thủ tục và chương trình xử lý liên quan đến tài sản cố định, tiền lương, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
Hệ thống ứng dụng cho chu trình tài chính bao gồm các thủ tục và chương trình xử lý nghiệp vụ ghi nhật ký, thực hiện các bút toán điều chỉnh, khóa sổ, và soạn thảo báo cáo tài chính cũng như báo cáo quản trị.
Luồng thông tin: xử lý bằng tay và xử lý bằng máy c Caáu truùc
Các chu trình kế toán bao gồm nhiều hệ thống xử lý ứng dụng như mua hàng, bán hàng, sản xuất và tài chính, bao gồm chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình tài chính và chu trình chuyển đổi Mỗi chu trình kế toán là một hệ thống phức tạp với nhiều hệ thống con, mỗi hệ thống con lại là một ứng dụng cụ thể.
Thông tin đầu vào trong kế toán bao gồm các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ, trong khi thông tin đầu ra là các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính Qui trình xử lý thông tin kế toán bao gồm việc định khoản và ghi sổ cái, áp dụng phương pháp ghi sổ kép cùng với hệ thống tài khoản kế toán hiện hành.
Ghi vào sổ cái là quá trình chuyển các bút toán kế toán vào sổ cái, tài liệu tổng hợp theo từng tài khoản Sổ cái giúp ghi nhận các nghiệp vụ kế toán ảnh hưởng đến tài khoản mà không theo trình tự thời gian, mà theo từng tài khoản cụ thể.
Sổ chi tiết là công cụ quan trọng giúp theo dõi từng đối tượng cụ thể trong hệ thống kế toán, chẳng hạn như sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng và sổ theo dõi tài sản cố định Việc sử dụng sổ chi tiết giúp đảm bảo quản lý chính xác và minh bạch các giao dịch tài chính, từ đó hỗ trợ quá trình ra quyết định trong doanh nghiệp.
Các bước trong hệ thống kế toán liên quan đến định khoản và chuyển số liệu vào sổ cái được gọi là hệ thống xử lý nghiệp vụ
Phương pháp xử lý khóa sổ – chuẩn bị báo cáo tài chính
Bảng cân đối thử là công cụ quan trọng trước khi lập báo cáo tài chính, giúp hệ thống phản ánh chính xác tất cả các nghiệp vụ kế toán Tổng nợ phải bằng tổng có, điều này đảm bảo tính chính xác của các định khoản trong hệ thống và là điều kiện cần thiết khi thiết kế phần mềm cho hệ thống kế toán.
Bút toán xử lý khóa sổ được thực hiện vào cuối kỳ kế toán nhằm điều chỉnh chi phí theo nguyên tắc tương xứng với doanh thu và sửa chữa các sai sót trong nghiệp vụ kế toán đã ghi nhận trước đó Sau khi thực hiện, bảng cân đối thử sẽ phản ánh các bút toán điều chỉnh này, được gọi là bảng cân đối tài khoản thử.
Các bút toán khóa sổ được thực hiện dựa trên hệ thống kế toán doanh nghiệp theo nguyên tắc dồn tích, nguyên tắc kỳ kế toán và nguyên tắc phù hợp.
Các bút toán cần phải lập vào cuối kỳ:
Cuối kỳ, kế toán thực hiện việc phân bổ khấu hao tài sản cố định bằng cách tính toán số khấu hao cần trích trong kỳ và ghi nhận bút toán phân bổ tương ứng.
Nơẽ chi phớ khấu hao/ Cú hao mũn lũy kế
Khấu hao tài sản cố định có thể được thực hiện hằng tháng hoặc được ghi 1 lần vào cuối năm tài chính
Doanh thu nhận trước, hay doanh thu chưa thực hiện, xảy ra khi doanh nghiệp nhận tiền trước cho dịch vụ sẽ được thực hiện trong tương lai Khoản tiền này thực chất là doanh thu của nhiều kỳ kế toán tiếp theo, không phải là doanh thu của kỳ thu tiền hiện tại Do đó, kế toán cần xử lý để phản ánh chính xác doanh thu đã thực hiện trong kỳ này.
Khi phát sinh doanh thu nhận trước : Nợ tiền / Có doanh thu nhận trước
Giới thiệu tổng quát về công ty Maersk
1991 : văn phòng đại diện Maersk Line được thành lập
1993: công ty APM Saigon Shipping thiết lập (hình thức EAC - Saigon Shipping) 1995: Mercantile thiết lập ( trở thành Maersk Logistic trong năm 2000)
1999: Maersk Line mua hoạt động của Sea Land tại Việt Nam
Mercantile hợp nhất với Sealand Logistics 2001: Maersk Logistics mua DSL Maersk Sealand và Maersk Logistics dời về cùng một văn phòng
2004: Maersk Line, Maersk Logistics và APM Saigon Shipping dời về chung 1 trụ sở
2005: Thành lập Công ty TNHH Maersk Việt Nam, trở thành công ty vận tải đường biển đầu tiên 100% vốn nước ngoài
Maersk Việt Nam hiện đang hoạt động trong hai lĩnh vực chính: làm đại lý cho Maersk Line với trọng tâm là vận tải đường biển và cung cấp dịch vụ Logistics Cấu trúc tổ chức của Maersk Việt Nam được chia thành hai nhánh độc lập tương ứng với hai loại hình hoạt động này.
Công ty Maersk Việt Nam hoạt động dưới hai loại hình riêng biệt, với hệ thống thông tin kế toán được phân biệt rõ ràng cho từng loại hình Mặc dù áp dụng chung một phần mềm, báo cáo tài chính vẫn được chia theo từng loại hình hoạt động trong tập đoàn Lợi nhuận từ Maersk Việt Nam, công ty 100% vốn của Maersk A/S, sẽ được chuyển về Maersk A/S Hoạt động đại lý chỉ thu hoa hồng từ Line, trong khi hoạt động Logistics tạo ra doanh thu và chi phí tại Việt Nam Hoa hồng được ấn định ở mức 1,5% trên tổng chi phí trước tài chính, đây cũng là mức lợi nhuận tối thiểu để giảm thuế thu nhập doanh nghiệp tại Việt Nam.
Công ty Maersk Việt Nam, một công ty đa quốc gia, hiện đang sử dụng phần mềm SAP cho hệ thống kế toán của mình Đây là phần mềm có cơ sở dữ liệu lớn và chuyên nghiệp nhất hiện nay Để phù hợp với tính chất kinh doanh của Maersk, SAP đã được điều chỉnh và mang tên FACT (Financial Accounting Container Transportation).
Bài viết này sẽ tập trung vào hệ thống thông tin kế toán của Maersk Việt Nam, với SAP là hệ thống chủ yếu được áp dụng cho toàn công ty Chúng tôi sẽ nghiên cứu các khía cạnh tài chính và những phần liên quan đến hệ thống thông tin kế toán trong bối cảnh này.
Hệ thống thông tin kế toán tại công ty Maersk Việt Nam
Hệ thống thông tin kế toán tài chính 36 a Chu trình phải trả nhà cung cấp 37 b Chu trình phải thu khách hàng 50 c Hệ thống thông tin kế toán tổng hợp 55
Hệ thống thông tin kế toán tài chính tại Maersk Việt Nam bao gồm các phần như kế toán phải trả nhà cung cấp, phải thu khách hàng, kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định Mục tiêu của hệ thống này là tạo ra các báo cáo tài chính phục vụ cho bên ngoài Tất cả các hoạt động trong hệ thống đều được quản lý bởi kế toán trưởng, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kế toán.
Khái niệm về khoản phải trả khách hàng liên quan đến việc ghi chép và quản lý dữ liệu kế toán cho tất cả các nhà cung cấp Các bút toán tạo công nợ và khoản phải trả sẽ được đăng ký trong tài khoản nhà cung cấp.
Các bút toán được tạo ra thông qua tài khoản chi tiết của nhà cung cấp, và các tài khoản này được thiết lập trong hệ thống dữ liệu tài khoản nhà cung cấp Mọi nhà cung cấp mới đều được cập nhật vào hệ thống và sẽ có một tài khoản nhà cung cấp tương ứng được tạo ra.
Trong quy trình kế toán, các nghiệp vụ và bút toán được đối chiếu với sổ cái để đảm bảo tính chính xác Thông thường, số dư của các tài khoản chi tiết theo từng nhà cung cấp sẽ luôn khớp với tài khoản tổng hợp trên sổ cái.
Sự khác biệt giữa trả tự động và lập lệnh trả thủ công trong phần mềm SAP là các khoản chuyển khoản ngân hàng được tập trung tại GSC trung tâm dịch vụ trả tiền ở Ấn Độ, hoạt động theo thời gian biểu chặt chẽ Khi tất cả các khoản thanh toán được tạo đơn đặt hàng và tuân thủ quy trình đặt hàng đầy đủ, việc nhận phiếu giao sẽ diễn ra thuận lợi hơn.
Quản lý phát hành cheque nội địa Chỉnh sửa thủ công lệnh trả tieàn
Lập lệnh trả thủ công Trả tự động
Phân tích và báo cáo kế toán yêu cầu rõ ràng về tài khoản nhà cung cấp, hàng hóa và hóa đơn bán hàng, tất cả các chứng từ này là cơ sở cho việc hạch toán vào sổ sách kế toán theo phương pháp 3-match (PO-GR-IR) Dựa trên đó, GSC tự động chuyển khoản cho khách hàng theo quy trình tự động trả theo hạn thanh toán (due date) Tuy nhiên, đối với một số loại chi phí không thể tạo đơn đặt hàng hoặc không thể chờ GSC thanh toán, nhân viên kế toán sẽ lập lệnh trả tiền tại Việt Nam và hạch toán trực tiếp vào tài khoản chi phí hoặc tài khoản trả trước, quy trình này được gọi là “lập lệnh trả thủ công”.
Nếu công ty không thực hiện thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng, họ sẽ phát hành séc để trả cho nhà cung cấp, đây được xem là hình thức thanh toán thủ công Hiện tại, Maersk Cambodia đang áp dụng phương pháp thanh toán này cho các khoản trả thủ công.
Sau khi thanh toán cho nhà cung cấp, cần hạch toán vào tài khoản của họ để xóa bỏ công nợ Như vậy, công ty sẽ không còn nợ với nhà cung cấp đó Phương pháp này cũng giúp kiểm tra các nhà cung cấp mà công ty vẫn còn nợ và thời gian nợ còn lại.
Dựa vào tài khoản chi tiết của nhà cung cấp, bộ phận kế toán phải trả có thể phân tích công nợ và thời hạn nợ Từ đó, bộ phận này có thể đánh giá tình hình chiếm dụng nợ đối với nhà cung cấp và phát hiện những sai sót trong quá trình kế toán phải trả.
Vai trò của GSC trong kế toán phải trả rất quan trọng, vì GSC thực hiện hầu hết các thao tác theo quy trình với thời gian biểu chính xác Cụ thể, sau khi hóa đơn được scan, GSC tự động thực hiện thanh toán vào thứ 3 hàng tuần cho các nhà cung cấp Việc tập trung thanh toán qua GSC giúp quản lý nguồn tiền tại một điểm, và để thiết lập quy trình này, tập đoàn cần liên kết với một ngân hàng cho tất cả các công ty trong tập đoàn, với GSC chỉ thực hiện các thao tác thông qua ngân hàng đó Điều này cũng mang lại lợi ích cho trung tâm trong việc theo dõi luồng tiền từ các công ty con thông qua hệ thống thanh toán tập trung.
Sau khi xác định thông tin nhà cung cấp và các chứng từ cần thiết, séc sẽ được phát hành và trả cho nhà cung cấp thông qua IHB như một trung gian Sau đó, số tiền sẽ được cấn trừ vào ngân hàng của công ty hoặc trực tiếp trừ vào tài khoản ngân hàng của công ty.
Thanh toán sau khi nhận hóa đơn có ba trường hợp: trả tự động, trả trước cho nhà cung cấp hoặc thanh toán từ kế toán phải trả Tất cả các nghiệp vụ này đều được thực hiện thông qua IHB làm trung gian, nếu công ty đã thiết lập IHB, và sau đó số tiền sẽ được trừ vào ngân hàng chính của công ty.
Kế toán phải trả là một phần quan trọng trong quy trình thanh toán của công ty, được phân loại dựa trên từng loại đơn đặt hàng và tính chất của chi phí.
- Chi phí công tác : hệ thống TEM được áp dụng
- Chi phí quản lý : hệ thống SSP được áp dụng
- Chi phí hoạt động: hệ thống SAP được áp dụng
Dữ liệu cuối cùng được chuyển vào SAP để thực hiện thanh toán, dù cho hệ thống và phần mềm hỗ trợ có khác nhau, quá trình tạo đơn đặt hàng cho từng loại chi phí vẫn là bước quan trọng.
Thanh toán chi phí công tác (TEM – travel expense management) Khái niệm TEM
TEM là ứng dụng của hệ thống SAP toàn cầu, được thiết kế cho doanh nghiệp nhằm thanh toán chi phí công tác Ứng dụng này sẽ thay thế toàn bộ các thủ tục và quy trình thanh toán trước đây liên quan đến loại chi phí này.
Hệ thống thông tin kế toán quản trị
Để đảm bảo số liệu chính xác cho báo cáo trong BW, SAP cần được hạch toán đúng cách Thông tin từ GCSS và MODS hỗ trợ việc tạo PO và SO trong MM, thuộc bộ phận Hoạt động, liên kết với hệ thống thông tin kế toán tài chính Chi phí và doanh thu từ PO và SO được kiểm soát qua trung tâm chi phí CC và trung tâm lợi nhuận PC Kế toán quản trị có trách nhiệm phân tích và kiểm soát chi phí CCA cũng như lợi nhuận PCA.
Dữ liệu từ trung tâm chi phí (CC) và trung tâm lợi nhuận (PC) sẽ được chuyển vào BW để ban quản trị kiểm tra khi cần thiết Kế toán quản trị có nhiệm vụ kiểm soát chi phí và lợi nhuận, do đó, việc thiết lập SAP yêu cầu tạo CC và PC cho tất cả các bộ phận, với chi phí và lợi nhuận được hạch toán vào CC và PC tương ứng Mỗi PC có thể bao gồm nhiều CC, nhưng mỗi CC chỉ thuộc về một PC Các bộ phận không trực tiếp tạo ra lợi nhuận như tài chính, nhân sự, ban quản trị, IT và hành chính đều có trung tâm chi phí riêng, gọi là CC chức năng, và vào cuối kỳ, các CC này sẽ được phân bổ cho các bộ phận khác.
CC trực tiếp tạo ra doanh thu và mức độ kiểm soát của nhà quản lý quyết định lượng CC được tạo ra để đáp ứng nhu cầu kiểm soát Mỗi trưởng bộ phận có trách nhiệm kiểm tra chi phí của bộ phận mình, vì vậy kế toán quản trị gửi báo cáo chi phí hàng tháng cho các bộ phận dựa trên dữ liệu từ BW Đối với bộ phận hoạt động, chi phí và doanh thu của lô hàng hoặc dịch vụ được xác định tại trung tâm lợi nhuận của loại hình hoạt động đó Chi phí và lợi nhuận của bộ phận tạo ra doanh thu được thiết lập với CC và PC trực tiếp, bao gồm việc nhận phân bổ chi phí từ các bộ phận chức năng và chi phí hoạt động tại bộ phận, từ đó xác định lợi nhuận của bộ phận hoạt động.
Tỉ lệ phân bổ được xác định dựa trên thời gian trung bình mà mỗi nhân viên phục vụ cho các bộ phận trực tiếp và phải được Giám đốc tài chính phê duyệt, vì nó ảnh hưởng đến tính hợp lý của lợi nhuận của từng bộ phận BW (Business Warehouse) là kho dữ liệu nơi chứa tất cả dữ liệu từ SAP, được cập nhật hai lần mỗi ngày và hỗ trợ báo cáo cho việc quản lý Tùy thuộc vào từng bộ phận, BW phục vụ cho các mục tiêu khác nhau và tất cả các báo cáo trong BW được kết nối với các phần hành cụ thể trong quy trình như quy trình mua, quy trình bán, trung tâm lợi nhuận, trung tâm chi phí và nhiều hơn nữa.
BW cung cấp hỗ trợ đa dạng cho các báo cáo tùy chọn theo từng quy trình, với nhiều trường lựa chọn linh hoạt, giúp tối ưu hóa việc phân tích dữ liệu.
Về cấu trúc, BW là một excel cao cấp với nhiều điều kiện chọn lọc Ví dụ báo cáo lãi lỗ được chọn theo hoạt động kinh doanh
Người sử dụng có thể lựa chọn và lưu trữ dữ liệu dưới dạng Excel tùy theo mục tiêu của mình BPS (Business Planning Simulation) hỗ trợ việc hoạch định số liệu kế hoạch, với SAP cung cấp dữ liệu thực tế theo từng CC và PC Để có báo cáo hoàn chỉnh và có thể so sánh, số liệu kế hoạch cần được nhập vào BPS Các số liệu như dự toán ngân sách hàng năm và ước tính hàng quý đều được cập nhật vào BPS, từ đó, số liệu trong BPS sẽ được chuyển giao cho các hệ thống khác.
BW Tại BW, SAP sẽ chuyển qua số thực tế và BPS sẽ chuyển qua với số liệu ước tính
Cấu trúc BPS: BPS là một chương trình phụ giống như SAP chuyên dụng để nhập số liệu kế hoạch
Các dự toán doanh thu và chi phí hoạt động được nhập theo từng trung tâm chi phí và lợi nhuận, với lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh được kiểm tra cùng các trưởng bộ phận Chi phí cố định cũng được nhập vào BPS, và chi phí tại các trung tâm chức năng được phân bổ dựa trên tỷ lệ trong SAP, từ đó tạo ra báo cáo tài chính kế hoạch Hệ thống hợp nhất BCS (Business Consolidation System) tổng hợp số liệu thực tế và kế hoạch, cho phép chuyển dữ liệu tự động sang HFM mà không cần nhập thủ công.
Lý do sử dụng BCS là để hỗ trợ sửa đổi và kết nối với các tài khoản trên hệ thống HFM (Hyperion Financial Management), giúp người dùng kéo báo cáo tổng hợp cần thiết trước khi chuyển dữ liệu lên HFM Sau khi hoàn tất các chương trình phụ hỗ trợ cho hệ thống kế toán quản trị, sản phẩm cuối cùng sẽ là báo cáo trên HFM, phục vụ cho quản trị tài chính cấp cao.
HFM là hệ thống chính được sử dụng cho báo cáo quản trị tại tập đoàn AP Moller, giúp hợp nhất báo cáo của tập đoàn Tại cấp độ công ty con, hệ thống này yêu cầu cập nhật số liệu thường xuyên và cho phép tạo các báo cáo theo nhu cầu của nhà quản lý.
Mỗi quốc gia có phần mềm kế toán riêng, và SAP chưa được áp dụng toàn cầu Tại mỗi quốc gia, các tài khoản được cập nhật chi tiết và thiết lập theo tiêu chuẩn kế toán đặc thù của từng nơi.
Tập đoàn cần số liệu tổng quát để quản lý thông tin, vì vậy HFM được sử dụng để đảm bảo tất cả các quốc gia cập nhật đồng nhất về tài khoản Điều này giúp công ty mẹ dễ dàng kiểm soát và hợp nhất báo cáo tài chính của tập đoàn HFM có những đặc điểm nổi bật hỗ trợ quy trình này.
- Thông tin tài chính tổng hợp với các điểm chủ yếu ở mức độ toàn cầu chạy treân neàn web
- So sánh đối chiếu số liệu công nợ nội bộ của các công ty trong tập đoàn và hợp nhất dữ liệu cho các hoạt động kinh doanh
- Cung cấp thông tin phân tích dữ liệu ở các cấp độ khác nhau
- Báo cáo quản trị linh hoạt so sánh số liệu thực tế và số liệu kế hoạch
- Cho phép tạo nhiều báo cáo theo yêu cầu quản lý nội bộ cụng như cho bên ngoài
- Đặc điểm chủ yếu của HFM là hợp nhất báo cáo tài chính
Qui trình báo cáo trong HFM của SAP được thiết kế với hệ thống tài khoản chi tiết cho từng loại chi phí, giúp kế toán dễ dàng lựa chọn tài khoản phù hợp Tuy nhiên, ở cấp độ kiểm soát báo cáo của tập đoàn, các nhà quản trị chú trọng đến từng loại chi phí, trong khi một tài khoản trong HFM có thể tương ứng với nhiều tài khoản trong SAP Quy tắc nhóm các tài khoản SAP thành một tài khoản trên HFM được hướng dẫn bởi tập đoàn, và các công ty tại các quốc gia đều tuân theo nguyên tắc này.
Tập đoàn được tổ chức thành nhiều nhánh kinh doanh, mỗi nhánh được đại diện bằng một con số trên HFM Mỗi nhánh bao gồm nhiều công ty, và mỗi công ty được mã hóa bằng một số riêng biệt Hơn nữa, từng hoạt động kinh doanh trong công ty cũng tương ứng với một mã số trên HFM.
Mỗi công ty thuộc một nhánh nhỏ giúp hợp nhất báo cáo ở các cấp bậc khác nhau Tại Việt Nam, Maersk hoạt động trong hai nhánh 1 và 5, liên quan đến đại lý và logistics Ở cấp quốc gia, các nước báo cáo số liệu trên HFM cho các loại báo cáo tài chính, đảm bảo không có sai lệch về báo cáo lưu chuyển tiền tệ Các khoản nợ giữa các quốc gia cũng được báo cáo trên HFM, với mã số quốc gia và tài khoản nợ phải thu, phải trả trong tập đoàn Ở cấp độ tập đoàn, HFM là công cụ hợp nhất báo cáo tài chính, cho phép xem xét tổng thể Các phương pháp hợp nhất khác nhau tùy thuộc vào vốn chủ sở hữu của tập đoàn tại các công ty.
