Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đòi hỏi cần phải có một phương pháp làm việc hiện đại và hiệu quả, đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý văn bản tại các cơ quan, tổ chức. Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học – công nghệ thì ngày nay hầu như mọi giao dịch công việc của các cơ quan, tổ chức đều được thực hiện trong môi trường mạng, văn bản điện tử từ đây được sản sinh ra nhiều và ngày càng chiếm ưu thế hơn so với văn bản giấy. Đứng trước những yêu cầu thực tiễn đó thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản nói riêng cũng như trong công tác văn thư nói chung, đã được Đảng và Nhà nước quan tâm từ lâu. Điều đó được cụ thể hóa bằng các văn bản quy phạm pháp luật như : Chỉ thị số 58CTTW ngày 17102000 của BCHTW Đảng về ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ VIII… Thêm vào đó là văn bản của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin như: Luật Giao dịch điện tử được Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2005. Đây đều là hệ thống những văn bản yêu cầu các cơ quan, tổ chức áp dụng việc quản lý văn bản bằng mô hình văn bản điện tử thay thế văn bản giấy để góp phần điều hành hoạt động quản lý và trao đổi thông tin được nhanh chóng và thuận tiện.
Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài của em hướng đến những mục tiêu cơ bản sau:
Đầu tiên, cần nghiên cứu tình hình áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý và xử lý văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest.
Để nâng cao chất lượng và hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest, cần đề xuất các giải pháp xây dựng và hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực văn thư và quản lý, giải quyết văn bản đang thu hút sự chú ý của nhiều tác giả, điều này được thể hiện qua các nghiên cứu khoa học tiêu biểu.
Thứ nhất, đối với đề tài nghiên cứu khoa học có thể kể đến đề tài :
Đề tài “Quản lý và sử dụng văn bản điện tử phục vụ điều hành và xử lý công việc trong môi trường mạng tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội” của tác giả Trần Việt Hà đã nghiên cứu và phân tích các vấn đề lý luận và pháp lý liên quan đến quản lý văn bản điện tử Nghiên cứu cũng đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả quản lý và sử dụng văn bản điện tử, góp phần nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý và xử lý văn bản qua môi trường mạng.
Luận văn Thạc sĩ của tác giả Lê Tuấn Hùng mang tên “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản – một số giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học - Công nghệ” nhấn mạnh tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản Đề tài không chỉ khẳng định vai trò của CNTT trong việc cải thiện hệ thống thông tin quản lý mà còn xác định rõ mục tiêu và yêu cầu về các chức năng của phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý văn bản.
Thứ ba, đối với Khóa luận tốt nghiệp có các đề tài có liên quan sau đây:
• “Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ’’ của sinh viên Phan Thị Hải Ninh trường Đại học Nội vụ Hà Nội khóa học 2013- 2017;
Sinh viên Phạm Ngọc Anh, thuộc trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khóa học 2014-2018, đã nghiên cứu về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Ủy ban Nhân dân thành phố Cẩm Phả Nghiên cứu này nhằm cải thiện hiệu quả công việc và tăng cường tính minh bạch trong quy trình xử lý văn bản hành chính Việc ứng dụng công nghệ thông tin không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao chất lượng phục vụ của cơ quan nhà nước đối với người dân.
Sinh viên Đặng Thị Luyến, thuộc trường Đại học Nội vụ Hà Nội khóa học 2013-2015, đã thực hiện nghiên cứu về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Cục Quản lý Đấu thầu thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư Nghiên cứu này tập trung vào việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản thông qua các giải pháp công nghệ hiện đại.
Một số khóa luận của sinh viên Khoa học xã hội và nhân văn có chủ đề tương tự như “Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại UBND thành phố Hà Nội” của sinh viên Phạm Thị Bích Thảo.
Sinh viên Trần Thị Kim Linh từ UBND tỉnh Bắc Giang và sinh viên Nguyễn Thúy Hường từ UBND tỉnh Hà Tây đã trình bày các đề tài mô tả nội dung về thao tác nghiệp vụ văn thư, đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan, tổ chức.
Thứ ba, phải kể đến đó là các cuốn sách có liên quan đến đề tài nghiên cứu như sau:
• Cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư – lưu trữ” của
TS Dương Văn Khảm, trong tác phẩm của mình xuất bản năm 1994 tại Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia Hà Nội, đã nêu rõ vai trò quan trọng của công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác văn thư cũng như trong các hoạt động quản lý và xử lý văn bản.
Cuốn sách "Lý luận và phương pháp trong công tác văn thư" của PGS Vương Đình Quyền, xuất bản bởi Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2011, cung cấp kiến thức sâu sắc về công tác văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản hiệu quả.
Bài viết của tác giả Kiều Mai, “Vài nét về Ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ vụ việc ở Văn phòng Chính phủ,” cùng với đề án 112, đã nêu bật vai trò quan trọng của công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản và hồ sơ vụ việc tại Văn phòng Chính phủ Những nội dung này góp phần làm rõ ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý.
Như vậy, các đề tài và tài liệu nêu trên đều có đề cập đến việc ứng dụng
CNTT đóng vai trò quan trọng trong quản lý văn bản, nhưng hiện tại vẫn chưa có nghiên cứu nào đầy đủ và toàn diện về chủ đề này.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest là một chủ đề quan trọng, vì nó giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý Do đó, tôi đã quyết định chọn đề tài này cho khóa luận tốt nghiệp của mình.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện được những mục tiêu đề ra, khóa luận sẽ tập trung giải quyết những nhiệm vụ sau:
Nghiên cứu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Chứng khoán Everest là cần thiết để hiểu rõ hơn về hoạt động của công ty Đồng thời, việc đánh giá tình hình công tác văn thư tại Công ty Cổ phần cũng giúp cải thiện quy trình quản lý tài liệu và thông tin, đảm bảo sự hiệu quả trong công việc.
• Nghiên cứu về hệ thống các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản;
• Khảo sát thực trạng quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest.
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, em đã thực hiện được các phương pháp sau:
Phương pháp khảo sát được áp dụng dựa trên tình hình thực tế của cơ quan, nhằm đánh giá mức độ ứng dụng và khai thác phần mềm quản lý văn bản trong quá trình giải quyết công việc tại các phòng, ban của Công ty.
Phương pháp phỏng vấn được áp dụng cho hầu hết các phòng, ban của Công ty cổ phần Chứng khoán Everest Phỏng vấn này giúp nắm bắt và trao đổi cụ thể về các vấn đề liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư của công ty.
Phương pháp phân tích tổng hợp được áp dụng để xác định những ưu điểm cần kế thừa và phát triển, đồng thời chỉ ra các hạn chế cũng như nguyên nhân của những hạn chế trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Công ty.
Phương pháp hệ thống, thống kê và so sánh được áp dụng để đánh giá thực trạng ứng dụng phần mềm quản lý văn bản tại các cơ quan Bằng cách phân tích và so sánh với tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại các cơ quan khác, chúng ta có thể rút ra những bài học kinh nghiệm và cải tiến quy trình làm việc.
Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục đề tài bao gồm 03 chương:
Chương 1: Khái quát chung về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest
Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest
Chương 3 trình bày các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và xử lý văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest Việc áp dụng công nghệ thông tin không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao tính chính xác và nhanh chóng trong việc giải quyết văn bản Các giải pháp đề xuất bao gồm cải tiến hệ thống phần mềm quản lý, đào tạo nhân viên về công nghệ mới, và tăng cường bảo mật thông tin Những biện pháp này sẽ góp phần nâng cao năng suất làm việc và cải thiện dịch vụ khách hàng tại công ty.
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHOÁN EVEREST
Khái niệm
1.1.1 Khái niệm về công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin (CNTT) hay Information Technology (IT) là lĩnh vực kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm để xử lý, lưu trữ, bảo vệ, và truyền tải thông tin Theo nghị quyết Chính Phủ 49/CP ngày 04/08/1993, CNTT được định nghĩa là tập hợp các phương pháp khoa học và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính viễn thông, nhằm khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phong phú trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội.
1.1.2 Khái niệm về ứng dụng công nghệ thông tin
Theo Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11, được ban hành vào ngày 29/6/2006 và có hiệu lực từ 01/01/2017, Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã định nghĩa khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin.
Ứng dụng công nghệ thông tin là việc tích hợp công nghệ vào các lĩnh vực kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh và nhiều hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả.
Giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Chứng khoán Everest
tổ chức của Công ty cổ phần Chứng khoán Everest
1.2.1 Lịch sử hình thành Công ty cổ phần Chứng khoán Everest
Công ty Cổ phần Chứng khoán Everest (“Everest Securities”), chính thức được thành lập và đi vào hoạt động theo Giấy đăng ký kinh doanh số
Công ty Chứng khoán Everest, được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103015027 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội cấp ngày 22/12/2006 và Giấy phép hoạt động kinh doanh chứng khoán số 48/UBCK-GPHĐKD do Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cấp ngày 29/12/2006, hiện có vốn điều lệ 600.000.000.000 đồng Everest Securities tự hào là một trong những công ty hàng đầu cung cấp đầy đủ dịch vụ chứng khoán chuyên nghiệp trên thị trường vốn, luôn đồng hành và hỗ trợ khách hàng, đồng thời không ngừng cải tiến công nghệ để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Kể từ khi thành lập, Everest Securities luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu và xây dựng sự tin tưởng thông qua chất lượng dịch vụ Ngoài các dịch vụ cơ bản như môi giới chứng khoán, lưu ký và tư vấn đầu tư, Everest Securities còn là địa chỉ tin cậy cho các doanh nghiệp cần dịch vụ tư vấn tài chính như phát hành chứng khoán, cổ phần hóa, niêm yết và tái cơ cấu doanh nghiệp.
Ngày nay, để phát triển mạnh mẽ, các cơ quan và tổ chức cần xây dựng chức năng riêng phù hợp với từng ngành nghề Nhận thức được tầm quan trọng này, Công ty cổ phần Chứng khoán Everest đã ban hành các quy định chức năng riêng nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động của mình.
Theo Điều 1 của Quyết định số 791/2006/QĐ-EVS, ban hành ngày 29 tháng 12 năm 2006, Công ty Cổ phần Chứng khoán Everest được quy định thực hiện 4 chức năng chủ yếu, bao gồm các nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể nhằm phát triển hoạt động chứng khoán.
1 Tạo ra cơ chế huy động vốn linh hoạt giữa người có tiền nhàn rỗi đến người sử dụng vốn (thông qua cơ chế phát hành và bảo lãnh phát hành)
2 Cung cấp cơ chế giá cả cho giao dịch (thông qua hệ thống khớp giá hoặc khớp lệnh)
3 Tạo ra tính thanh khoản cho chứng khoán (hoán chuyển từ chứng khoán ra tiền mặt, và ngược lại từ tiền mặt ra chứng khoán một cách dễ dàng)
4 Góp phần điều tiết và bình ổn thị trường (thông qua hoạt động tự doanh hoặc vai trò nhà tạo lập thị trường)
1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Để thực hiện chức năng trong hoạt động kinh doanh của mình Công ty cổ phần Chứng khoán Everest đã ban hành những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể để định ra hướng đi tốt nhất cho sự phát triển của Công ty, điều đó được thể hiện bằng việc Công ty đã ban hành văn bản quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của mình như sau:
Theo Điều 2 của Quyết định số 791/2006/QĐ-EVS, ban hành ngày 29 tháng 12 năm 2006, Công ty Cổ phần Chứng khoán Everest được quy định về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, trong đó bao gồm thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu nhằm phát triển và quản lý hoạt động chứng khoán hiệu quả.
• Một là, nhiệm vụ môi giới chứng khoán;
• Hai là, nhiệm vụ bảo lãnh phát hành chứng khoán;
• Ba là, nhiệm vụ tư vấn tài chính và đầu tư chứng khoán
( Phụ lục 1: Quyết định số 791/2006/QĐ-EVS ban hành ngày 29 tháng 12 năm 2006 Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần Chứng khoán Everest)
Công ty cổ phần Chứng khoán Everest hoạt động theo mô hình công ty cổ phần với cơ cấu tổ chức bao gồm Đại Hội Đồng Cổ đông, Ban Kiểm soát, Hội đồng Quản trị cùng các tiểu ban trực thuộc Ban Điều hành, do Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc lãnh đạo, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động của công ty.
Cơ cấu tổ chức được được xây dựng theo hệ thông các phòng ban chuyên môn trực thuộc bao gồm 11 phòng ban như sau:
• Phòng Tài chính kế toán;
• Phòng Công nghệ Thông tin (IT);
• Phòng Dịch vụ khách hàng;
• Phòng Kiểm soát nội bộ;
• Phòng Quản trị rủi ro;
• Phòng Phân tích và tư vấn đầu tư;
• Phòng Tư vấn Tài chính doanh nghiệp
• Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần Chứng khoán
Ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest
Trong bối cảnh bùng nổ công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay, CNTT đã trở thành yếu tố thiết yếu trong mọi lĩnh vực như văn hóa, y tế, giáo dục và chính trị Nhận thức được tầm quan trọng này, các doanh nghiệp, trong đó có Công ty cổ phần Chứng khoán Everest, đã xem CNTT là tiêu chí hàng đầu cho sự cạnh tranh và phát triển Việc ứng dụng CNTT không chỉ giúp tự động hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc, đáp ứng kịp thời các yêu cầu của thị trường Đặc biệt, tự động hóa trong các khâu nghiệp vụ như soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đã giúp xử lý thông tin một cách đầy đủ, chính xác và nhanh chóng Nhờ đó, năng suất làm việc và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp được cải thiện, đồng thời tạo ra một phương pháp làm việc khoa học và hiện đại cho cán bộ, nhân viên Việc áp dụng CNTT trong quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest khẳng định vai trò quan trọng của nó trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Đầu tiên, việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý là rất quan trọng, giúp cung cấp tư liệu, tài liệu và số liệu đáng tin cậy phục vụ cho mục đích chính đáng của Công ty Đồng thời, thông tin quá khứ, căn cứ và bằng chứng cũng cần được cung cấp để hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động quản lý doanh nghiệp.
Thứ hai, việc tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, nhân viên trong việc giải quyết công việc nhanh chóng sẽ nâng cao hiệu suất làm việc, đáp ứng yêu cầu của cơ quan và doanh nghiệp Nhân viên có thể kiểm tra và rút kinh nghiệm qua hệ thống theo dõi công việc, từ đó thực hiện tốt các mục tiêu quản lý về năng suất, chất lượng và hiệu quả, những yêu cầu thiết yếu của các tổ chức hiện đại ngày nay.
Thứ ba, việc xây dựng công cụ kiểm soát quyền lực của cơ quan, doanh nghiệp là rất quan trọng Những công cụ này giúp lưu giữ căn cứ và bằng chứng về hoạt động của doanh nghiệp, hỗ trợ cho công tác điều hành, kiểm tra và giám sát Đồng thời, chúng cũng đóng vai trò bảo vệ thông tin bí mật, ảnh hưởng đến sự tồn vong của doanh nghiệp.
Trách nhiệm quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest
Công tác văn thư tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest bao gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác nhau Mỗi cá nhân trong công ty sẽ tham gia vào các nhiệm vụ cụ thể tùy thuộc vào cương vị và khả năng của mình Để đảm bảo công việc diễn ra thuận lợi, công ty đã phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng người và từng bộ phận.
Trách nhiệm quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest được quy định rõ ràng trong Quy chế về công tác Văn thư, lưu trữ Quy chế này được ban hành kèm theo Quyết định số 232/2017/QĐ-EVS ngày 18 tháng 5 năm 2017, nhằm đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả và bảo mật thông tin trong công ty.
Theo đó có thể tóm lại như sau:
1.4.1 Trách nhiệm của lãnh đạo Công ty cổ phần Chứng khoán
Lãnh đạo Công ty Cổ phần Chứng khoán Everest có trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong tổ chức của mình, đồng thời chỉ đạo nghiệp vụ văn thư cho các cơ quan cấp dưới và đơn vị trực thuộc.
Công tác văn thư tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest phụ thuộc vào sự lãnh đạo hiệu quả Đặc biệt, Giám đốc Công ty có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ này.
Tổ chức và triển khai thực hiện các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến công tác văn thư và lưu trữ.
Kiểm tra việc thực hiện các chế độ và quy định liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc là rất quan trọng Đồng thời, cần giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lý các vi phạm pháp luật trong lĩnh vực này theo đúng thẩm quyền.
Lãnh đạo Công ty cổ phần Chứng khoán Everest có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến từ cơ quan, tổ chức Họ có thể ủy quyền cho cán bộ cấp dưới xử lý những văn bản cần thiết, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung Các văn bản quan trọng của cơ quan, tổ chức phải được lãnh đạo công ty ký theo quy chế làm việc Để hỗ trợ Tổng giám đốc trong công tác văn thư – lưu trữ, các Giám đốc cũng cần đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ liên quan.
• Trực tiếp phụ trách, chỉ đạo: Phòng Hành chính Tổng hợp, các phòng ban chuyên môn, các chi nhánh trực thuộc Công ty cổ phần Chứng khoán Everest
Giúp Tổng giám đốc xây dựng và triển khai quy hoạch, kế hoạch dài hạn và hàng năm, cùng với các chương trình, đề án và dự án Đồng thời, tổ chức thực hiện các chế độ và quy định liên quan đến văn thư và lưu trữ.
• Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
• Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
• Phối hợp với Thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
• Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;
• Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ
Lãnh đạo Công ty cổ phần Chứng khoán Everest có thể thực hiện các công việc như xem xét và đưa ra ý kiến về phân phối, giải quyết văn bản đến từ cơ quan, tham gia soạn thảo văn bản, và kiểm tra việc tuân thủ các quy định về công tác văn thư tại cơ quan.
1.4.2 Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính
Trưởng phòng Hành chính tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Tổng giám đốc trong tổ chức, quản lý và giám sát công tác văn thư, lưu trữ.
Trưởng phòng Hành chính tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest phải trực tiếp làm các công việc sau:
Xem xét toàn bộ văn bản để phân công nhiệm vụ cho các đơn vị và cá nhân, đồng thời báo cáo với lãnh đạo Công ty cổ phần Chứng khoán Everest về những công việc quan trọng.
Công ty cổ phần Chứng khoán Everest ủy quyền cho một số lãnh đạo ký kết các văn bản được giao và thực hiện ký các tài liệu do văn phòng trực tiếp ban hành.
• Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Công ty cổ phần Chứng khoán Everest
• Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành
• Tổ chức đánh máy, nhân sao văn bản đi
Dưới những điều kiện nhất định, lãnh đạo Công ty cổ phần Chứng khoán Everest có thể giao nhiệm vụ thực hiện một số công việc cho văn thư chuyên trách.
Trưởng phòng Hành chính có quyền ủy quyền cho cấp phó hoặc nhân viên dưới quyền thực hiện những nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi trách nhiệm của mình.
1.4.3 Trách nhiệm của nhân viên trong Công ty cổ phần Chứng khoán
Tất cả cán bộ nhân viên tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest cần thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ văn thư liên quan đến công việc của mình.
• Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty cổ phần Chứng khoán Everest;
• Soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình;
• Lập hồ sơ công việc của mình và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy định
• Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản;
• Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể theo quy chế công tác văn thư của Công ty cổ phần Chứng khoán Everest
1.4.4 Trách nhiệm của văn thư trong Công ty cổ phần Chứng khoán
1.4.4.1 Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
• Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến;
• Đăng ký văn bản đến;
• Chuyển giao văn bản đến;
• Giúp Trưởng phòng Hành chính theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến
1.4.4.2 Đối với việc quản lý văn bản đi
• Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi;
• Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi;
• Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu;
• Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;
• Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản
1.4.4.3 Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành
• Giúp Trưởng phòng Hành chính xây dựng danh mục hồ sơ và hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục;
• Giúp Trưởng phòng Hành chính kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành;
• Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ hiện hành
1.4.4.4 Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu:
• Bảo đảm an toàn con dấu của cơ quan (Bao gồm dấu Công ty cổ phần Chứng khoán Everest, dấu văn phòng, dấu chức danh);
• Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của Công ty cổ phần Chứng khoán Everest
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Quy định về việc thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest
Công ty cổ phần Chứng khoán Everest đã thống nhất áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản, tuân thủ các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước liên quan.
Quyết định số 128/2000/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ đã ban hành các chính sách và biện pháp nhằm khuyến khích đầu tư và phát triển ngành công nghiệp phần mềm.
Thứ hai, Luật giao dịch điện tử ngày 29/11/2005 của Quốc hội nước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã ban hành quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và các lĩnh vực như dân sự, kinh doanh, thương mại Luật quy định rõ giá trị pháp lý của tài liệu điện tử, chữ ký điện tử, thông điệp dữ liệu, cùng với các vấn đề liên quan đến an ninh, an toàn, bảo mật trong giao dịch điện tử và việc lưu trữ thông điệp dữ liệu.
Thứ ba, Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ban hành ngày
Ngày 29/6/2006, Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã thông qua các quy định về ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin (CNTT), có hiệu lực từ 01/01/2017 Các quy định này nhằm đảm bảo việc ứng dụng và phát triển CNTT của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, góp phần xây dựng hành lang pháp lý cho giao dịch điện tử Điều này tạo nền tảng cho việc phát triển phần mềm quản lý và giải quyết văn bản, phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp hiện nay.
Luật Lưu trữ năm 2011, có hiệu lực từ ngày 01/7/2012, quy định rõ về tài liệu lưu trữ điện tử Tài liệu này được hình thành từ dữ liệu trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, và có thể được số hóa từ các tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác Để đảm bảo tính hợp lệ, tài liệu lưu trữ điện tử cần đáp ứng các tiêu chuẩn về dữ liệu thông tin đầu vào, tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập Việc bảo quản và sử dụng tài liệu này phải tuân theo các phương pháp chuyên môn cụ thể, và tài liệu trên vật mang tin khác không thể thay thế cho tài liệu đã được số hóa.
Vào ngày 02/11/2012, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước đã ban hành Quyết định số 257/QĐ-UBCK, phê duyệt kế hoạch tổng thể ứng dụng công nghệ thông tin cho các Công ty Chứng khoán trong giai đoạn 2013-2017, với định hướng phát triển đến năm 2020.
Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ và xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, bao gồm quản lý văn bản điện tử đến và đi, lập và nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, cùng với các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Vào ngày 24/01/2019, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 02/2019/TT-BNV, quy định về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử Thông tư này cũng đề cập đến dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ, hay còn gọi là cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Ngày 18/5/2017, Tổng Giám đốc Công ty cổ phần Chứng khoán Everest đã ban hành Quyết định số 232/QĐ-EVS về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, với 7 chương và 45 điều, trong đó có 16 điều quy định về quản lý văn bản đi - đến Quy chế này đã góp phần đảm bảo hoạt động quản lý văn bản của Công ty thực hiện chặt chẽ và đúng quy định của Nhà nước, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm của Lãnh đạo và bộ phận chuyên môn trong quy trình xử lý công việc Tuy nhiên, hiện tại, trong 16 điều quy định vẫn chưa có điều nào đề cập rõ ràng về thủ tục và quy trình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản.
Công ty đã phát hành nhiều văn bản liên quan đến ứng dụng công nghệ thông tin, trong đó có Kế hoạch số 324/KH-EVS, được ban hành vào ngày 15 tháng 10 năm.
2018 của Công ty cổ phần Chứng khoán Everest về việc công bố thông tin trên cổng thông tin điện tử của Ủy ban Chứng khoán nhà nước và SGDCK
( Phụ lục 2 : Kế hoạch số 324/KH-EVS ban hành ngày 15 tháng 10 năm
2018 của Công ty cổ phần Chứng khoán Everest về việc Công bố thông tin trên cổng thông tin điện tử của Ủy ban Chứng khoán nhà nước và SGDCK)
Qua khảo sát và trao đổi, tôi nhận thấy đa số lãnh đạo và cán bộ quản lý văn bản tại Công ty đều đã tham gia các lớp bồi dưỡng về ứng dụng CNTT và thường xuyên sử dụng máy tính trong công việc Họ có ý thức trách nhiệm trong quản lý văn bản điện tử và thường xuyên soạn thảo, chuyển giao văn bản qua email Tuy nhiên, do thiếu quy định và hướng dẫn cụ thể về ứng dụng CNTT, chưa có sự thống nhất trong quản lý văn bản toàn Công ty, dẫn đến nguy cơ mất mát, thất lạc tài liệu, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động quản lý và giải quyết công việc.
Cơ sở vật chất phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản
Trong quản lý và giải quyết văn bản, cơ sở hạ tầng hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong hoạt động giao dịch của Công ty Một hệ thống ổn định và đồng bộ sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp, trong khi hệ thống ngắt quãng có thể gây ảnh hưởng tiêu cực Nhận thức rõ tầm quan trọng này, Công ty cổ phần Chứng khoán Everest đã đầu tư xây dựng một hệ thống thông tin đầy đủ và đồng bộ để hỗ trợ sự phát triển bền vững.
2.2.1 Hệ thống máy tính, máy in, máy scan
Hệ thống máy tính, máy in và máy scan là trang thiết bị thiết yếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, giúp ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và xử lý văn bản một cách hiệu quả Theo thống kê tháng 4/2019 tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest, số lượng máy tính, máy in và máy scan được phân bổ cho các phòng ban cụ thể như sau: Đơn vị tính: Chiếc.
STT Đơn vị Máy tính
Máy tính xách tay Máy in Máy
1 Phòng tài chính kế toán 18 35 3 1
4 Phòng Công nghệ thông tin (IT) 29 41 6 2
6 Phòng Dịch vụ khách hàng 38 45 5 2
8 Phòng kiểm soát nội bộ 19 25 3 0
9 Phòng Quản trị rủi ro 24 30 4 0
10 Phòng phân tích và tư vấn đầu tư 31 42 5 0
11 Phòng tư vấn tài chính doanh nghiệp 30 45 6 1
Bảng 1 Bảng kê số liệu trang thiết bị CNTT tại các phòng chức năng của Công ty cổ phần Chứng khoán Everest năm 2019
Công ty đã đầu tư mạnh mẽ vào hệ thống trang thiết bị CNTT, bao gồm máy tính, máy in và máy scan, nhằm phục vụ hiệu quả cho hoạt động hàng ngày của các phòng ban chuyên môn Số lượng máy tính được trang bị tăng lên hàng năm, cho thấy sự quan tâm đặc biệt của lãnh đạo doanh nghiệp đối với công nghệ Bên cạnh đó, Công ty còn sở hữu 12 máy server để quản lý dữ liệu và tài liệu OPT nội bộ, do phòng Công nghệ thông tin (IT) trực tiếp quản lý.
Hiện nay, Công ty có thuê bao tổng số 7 đường Internet cáp quang lắp đặt tại các khu vực làm việc, cụ thể như sau:
STT Mã Tốc độ Khu vực
Cung cấp Internet cho Phòng Môi giới và Phòng dịch vụ khách hàng tại tầng
1 tòa nhà 28-CD Bà Triệu
Cung cấp Internet cho Phòng phân tích và tư vấn đầu tư đặt tại tầng 2 tòa nhà 28-CD Bà Triệu
Cung cấp Internet cho Phòng tư vấn tài chính doanh nghiệp và Phòng kiểm soát nội bộ đặt tại tầng 4 tòa nhà 28-
Cung cấp dịch vụ Internet cho các phòng ban như Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Truyền thông - Marketing, Phòng Kiểm soát Nội bộ và Phòng Quản trị Rủi ro, tất cả đều được đặt tại tầng 5 của tòa nhà 28-CD Bà Triệu.
Cung cấp Internet cho Phòng Phòng Tổng hợp và Phòng Pháp chế đặt tại tầng 6 tòa nhà 28-CD Bà Triệu
Cung cấp Internet cho Phòng Công nghệ thông tin (IT) đặt tại tầng 7 tòa nhà 28-CD BàTriệu
Bảng 2 Danh sách các đường thuê bao Internet của Công ty Cổ phần Chứng khoán Everest
Số lượng thuê bao Internet của Công ty cao do các phòng ban chuyên môn hoạt động tách biệt Việc có đường truyền Internet riêng là cần thiết để hỗ trợ giao dịch cổ phiếu thuận lợi trên sàn chứng khoán, phục vụ cho hoạt động chuyên môn hiệu quả.
Tại tầng 5 của Công ty, các phòng Tài chính Kế toán, Truyền thông - Marketing, Kiểm soát Nội bộ và Quản trị Rủi ro được trang bị hai đường truyền Internet cáp quang tốc độ cao, kết hợp với hệ thống mạng LAN để kết nối các máy tính trong từng phòng và giữa các phòng ban Hệ thống mạng LAN cho phép chia sẻ tài nguyên như tập tin, máy in và thiết bị ngoại vi mà không yêu cầu phần cứng bổ sung, từ đó nâng cao năng suất công việc và giảm chi phí hoạt động cho doanh nghiệp.
Tại tầng 1 của Công ty, khu vực Phòng Môi giới và Phòng Dịch vụ Khách hàng được trang bị một đường truyền Internet riêng, giúp đảm bảo hiệu quả trong việc điều hành, quản lý và chăm sóc khách hàng một cách kịp thời và chuyên nghiệp.
Phòng phân tích và tư vấn đầu tư tại tầng 2 của Công ty được trang bị đường truyền Internet riêng, nhằm đảm bảo việc phân tích thị trường và tư vấn đầu tư cho khách hàng diễn ra nhanh chóng và chính xác nhất.
Tầng 4 của Công ty là nơi làm việc của Phòng tư vấn tài chính doanh nghiệp và Phòng kiểm soát nội bộ, được trang bị mạng LAN riêng cùng với đường truyền Internet độc lập, đảm bảo hoạt động hiệu quả cho công việc hàng ngày của các phòng ban.
Phòng Tổng hợp và Phòng Pháp chế tại tầng 6 của Công ty cổ phần Chứng khoán Everest được trang bị một đường truyền internet riêng, đóng vai trò như bộ não điều hành Đây là bộ phận quan trọng nhất, góp phần lớn vào việc quản lý và giải quyết văn bản của công ty.
Khu vực Phòng Công nghệ thông tin (IT) tại tầng 7 của Công ty được trang bị đường truyền Internet cáp quang riêng, mang lại tốc độ wifi mạnh mẽ Đường truyền tốc độ cao này rất quan trọng vì phòng IT quản lý hệ thống máy chủ, điều hành và xử lý toàn bộ thông tin dữ liệu của Công ty.
Phòng IT có nhiệm vụ điều hành, quản lý và xử lý thông tin cho tất cả các Phòng ban trong Công ty, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và hiệu quả tối ưu.
Mô hình của mạng LAN 2.2.3 Hệ thống phần mềm
Phần mềm là tập hợp các chỉ thị cho máy tính, bao gồm tất cả các chương trình hoạt động trên thiết bị Sự ra đời của phần mềm đã nâng cao hiệu quả sử dụng phần cứng, giúp con người thực hiện công việc nhanh chóng và hoàn toàn tự động hóa.
Hiện tại, tất cả máy tính trong Công ty đều sử dụng hệ điều hành Windows với nhiều phiên bản khác nhau, bao gồm Windows 7, Windows 8.1 và Windows 10 Đặc biệt, 12 máy server quản lý và điều hành dữ liệu nội bộ của Công ty được cài đặt hệ điều hành Windows Server 2016.
Tất cả các phiên bản Windows trên máy tính đều sử dụng bản quyền chính thức của Microsoft, đảm bảo đường truyền thông tin ổn định và an toàn, giảm thiểu nguy cơ lộ thông tin bảo mật Đây là vấn đề quan trọng được lãnh đạo công ty đặc biệt chú trọng để bảo vệ an ninh Để ứng phó với các tình huống xấu có thể xảy ra, công ty đã trang bị thêm các phần mềm diệt virus bản quyền như Kaspersky Antivirus và Sophos Home Antivirus.
Quy trình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại công ty cổ phần chứng khoán Everest
Công ty cổ phần Chứng Khoán Everest thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng quy định của pháp luật, cụ thể là Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cùng các văn bản pháp luật liên quan khác.
Theo thống kê từ Công văn số 229/EVS-KT ngày 29/3/2019, từ ngày 01/01/2019 đến ngày 28/3/2019, Công ty Cổ phần Chứng khoán Everest đã ban hành tổng cộng 921 văn bản Trong đó, các loại hình văn bản chủ yếu bao gồm: quyết định (217 văn bản), tờ trình (112 văn bản), công văn (126 văn bản), báo cáo (224 văn bản) và thông báo (94 văn bản) Số liệu chi tiết được thể hiện trong bảng dưới đây.
STT Tên loại VB Số lượng (VB) Tỷ trọng (%)
So với các năm trước, số lượng văn bản được ban hành của Công ty cổ phần Chứng khoán Everest đã tăng đột biến, đặc biệt là từ năm 2019 khi công ty thực hiện quá trình cổ phần hóa Sự tăng trưởng này được thể hiện rõ qua bảng số liệu đi kèm.
Bảng 4 Bảng thống kê các văn bản hành chính được ban hành cùng kỳ tháng 3 từ năm 2015 đến 2019
STT Tên loại VB ban hành
Số lượng văn bản ban hành 3/2015 3/2016 3/2017 3/2018 3/2019
Từ bảng thống kê, có thể thấy rằng Quyết định là loại văn bản được ban hành nhiều nhất Qua khảo sát và phỏng vấn trực tiếp, tất cả các Quyết định này đều do phòng Hành chính – Tổng hợp soạn thảo.
Cán bộ nhân viên trong cơ quan sử dụng hệ thống máy vi tính để soạn thảo văn bản, với tất cả các tài liệu được thực hiện trên phần mềm Microsoft Word 2010.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty cổ phần Chứng Khoán Everest được thực hiện theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Thông tư 01/2011/TT-BNV, cùng với Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của công ty Quy trình này bao gồm các bước cụ thể nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc soạn thảo văn bản hành chính.
Soạn thảo văn bản; Đánh máy, nhân bản; Kiểm tra văn bản trước khi được ký ban hành; Ký văn bản
Công tác soạn thảo văn bản được giao cho các bộ phận và cá nhân theo chỉ đạo của Giám đốc Công ty, với trách nhiệm soạn thảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày Các cá nhân và bộ phận chủ trì cần đảm bảo tính chính xác và rõ ràng trong văn bản Nếu phát hiện sai sót hoặc thiếu rõ ràng trong bản thảo, cần thông báo ngay cho các bên liên quan để kịp thời điều chỉnh.
Soạn thảo văn bản Quyết định trên phần mềm Microsoft Word
Sử dụng phần mềm này giúp cán bộ soạn thảo văn bản kiểm tra thể thức, lỗi chính tả và nội dung một cách hiệu quả Ngoài ra, phần mềm còn cho phép sửa chữa thông tin dễ dàng khi cần chỉnh sửa nội dung văn bản.
• Soạn thảo văn bản trực tuyến
Hiện nay, để đối phó với tình trạng máy tính bị hỏng hoặc không thể chạy được Office, cán bộ nhân viên tại Công ty đã chuyển sang sử dụng giải pháp soạn thảo văn bản trực tuyến.
Phần mềm soạn thảo trực tuyến, mặc dù không đa dạng tính năng như các phần mềm Office cài đặt trên máy, nhưng lại cho phép lưu trữ trực tiếp trên server của nhà cung cấp Điều này giúp cán bộ soạn thảo có thể truy cập và cập nhật dữ liệu mọi lúc, mọi nơi khi có kết nối internet Ưu điểm nổi bật của công cụ này là khả năng truy cập file từ bất kỳ hệ thống nào có internet, tự động sao lưu và dễ dàng chia sẻ tập tin.
Hiện nay các phòng ban chức năng của Công ty cổ phần Chứng khoán Everest sử dụng công cụ soạn thảo văn bản trực tuyến đó là Google Docs
Google Docs là công cụ soạn thảo văn bản trực tuyến đầu tiên và nổi bật nhất hiện nay, được nhiều người sử dụng Mặc dù ban đầu còn đơn giản, nhưng Google Docs đã phát triển mạnh mẽ và trở thành đối thủ cạnh tranh đáng gờm của Microsoft Office.
Mặc dù công cụ soạn thảo văn bản được cải tiến với nhiều font chữ và giao diện thân thiện hơn, nhưng vẫn tồn tại một số nhược điểm như khó khăn trong việc chỉnh sửa văn bản mà không có Print Preview để theo dõi trang Việc chỉnh sửa tiêu đề và ngôn ngữ cũng gặp nhiều trở ngại Tại Công ty, các phòng ban và cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản luôn tuân thủ quy trình nhất quán, thể hiện trình độ chuyên môn và ứng dụng công nghệ thông tin, từ đó hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động quản lý Quá trình soạn thảo giúp tạo ra các văn bản chứa thông tin quan trọng, thúc đẩy công việc diễn ra nhanh chóng và chính xác, đồng thời là cơ sở để kiểm tra, giám sát hoạt động thực tế.
2.3.2 Quy trình quản lý văn bản và giải quyết văn bản
2.3.2.1 Quy trình quản lý văn bản đi
Văn bản đi bao gồm tất cả các loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, và văn bản chuyên ngành, bao gồm cả bản sao, văn bản nội bộ và văn bản mật, được phát hành bởi các cơ quan và tổ chức (Khoản 1, Điều 1 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012).
Trong bối cảnh khoa học công nghệ phát triển mạnh mẽ, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý văn bản ngày càng trở nên quan trọng Hệ thống văn bản chứa thông tin giá trị cần được quản lý một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác để đạt hiệu quả cao trong công việc Việc áp dụng thành tựu CNTT đã đặt ra yêu cầu cao hơn trong việc theo dõi và quản lý các hoạt động liên quan đến văn bản, đảm bảo quy trình xử lý diễn ra chính xác và hiệu quả.
Hiện nay Công ty cổ phần Chứng khoán Everest thực hiện quản lý văn bản đi theo một quy trình quản lý như sau:
STT Trách nhiệm Trình tự công việc
Trưởng phòng ban, đơn vị trực thuộc
Nhân viên được phân công
3 Trưởng phòng ban, đơn vị
Lãnh đạo Công ty cổ phần
Văn thư/Nhân viên được phân công
Phân công soạn thảo văn bản
Kiểm tra nội dung, tính pháp lý và ký nháy văn bản
Kiểm tra nội dung, thể thức văn bản và trình lãnh đạo văn phòng
Chuyển lại văn bản cho đơn vị soạn thảo
Kiểm tra thể thức văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền
Công ty đã tổ chức và phân chia trách nhiệm cho các cá nhân theo trình tự công việc được thể hiện trong sơ đồ.
Nhận xét, đánh giá chung về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại công ty cổ phần chứng khoán Everest 46 1 Ưu điểm
Lãnh đạo Công ty Cổ phần Chứng khoán Everest chú trọng đầu tư vào trang thiết bị hiện đại như máy tính, máy scan và máy photo, nhằm nâng cao hiệu quả điều hành và xử lý văn bản Đội ngũ IT giàu kinh nghiệm đảm bảo hệ thống mạng hoạt động ổn định, tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận Văn phòng trong việc soạn thảo và trao đổi thông tin trực tuyến.
Việc thiết lập Email EVS nội bộ của Công ty đánh dấu một bước đột phá trong ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản Phần mềm này có chức năng tương tự như Email thông thường, nhưng giúp thống nhất mọi văn bản đi – đến tại các chi nhánh trên toàn quốc trong một hệ thống duy nhất Điều này đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho các hoạt động trao đổi trong Công ty, đồng thời góp phần xử lý thông tin nhanh chóng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian và chi phí cho công tác quản lý.
Hiện nay, Công ty cổ phần Chứng khoán Everest đã hoàn thành việc thực hiện văn bản điện tử với 100% cán bộ, nhân viên được trang bị máy tính, máy in và kết nối mạng LAN cũng như Internet để trao đổi văn bản qua mạng nội bộ và bên ngoài Tất cả nhân viên đều có hộp thư điện tử cá nhân và thường xuyên sử dụng để gửi, nhận văn bản giữa cá nhân và các đơn vị Lịch làm việc của công ty được cập nhật định kỳ trên trang chủ và các văn bản có thể được gửi qua email đến các đơn vị liên quan Để đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào quản lý và giải quyết văn bản, cần có quy trình ứng dụng cụ thể và hệ thống cơ sở dữ liệu Việc ứng dụng CNTT tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest hiện nay tuân theo quy trình làm việc khoa học theo hướng dẫn của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.
Mặc dù Công ty cổ phần Chứng khoán Everest đã đạt được nhiều ưu điểm trong việc quản lý và giải quyết văn bản trên môi trường mạng, nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục.
Tại Công ty, tình trạng tài liệu vẫn còn lộn xộn, chưa được sắp xếp hợp lý và chưa có kế hoạch hay quy định nào để xử lý khối lượng tài liệu này Hiện nay, Công ty cũng chưa tiến hành lập hồ sơ, điều này tạo ra một hạn chế lớn trong quản lý thông tin.
Công ty cần phải khắc phục;
Hệ thống mạng có thể gặp trục trặc, gây gián đoạn công việc và ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng cũng như hiệu quả xử lý Nguyên nhân thường do lượng dữ liệu lớn nhưng tốc độ truyền thông tin lại yếu.
Cán bộ Văn thư tại Công ty, mặc dù có kỹ năng công nghệ thông tin tốt, nhưng không được đào tạo chính quy về Văn thư - lưu trữ, dẫn đến kiến thức nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu.
Quy trình quản lý văn bản tại Công ty hiện nay vẫn sử dụng phương pháp truyền thống, mặc dù đã tuân thủ các quy định của Nhà nước Việc thiếu phần mềm quản lý văn bản dẫn đến các tài liệu điện tử không có sự kết nối và kế thừa dữ liệu, gây ra tình trạng thất lạc thông tin quan trọng Hơn nữa, phương pháp quản lý truyền thống còn tiêu tốn nhiều văn phòng phẩm, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Công ty cổ phần Chứng khoán Everest đã bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản, nhưng quá trình này vẫn còn hạn chế và chưa đáp ứng yêu cầu Nguồn thông tin từ văn bản điện tử hiện chưa phong phú và chất lượng chưa cao, điều này ảnh hưởng đến công tác điều hành, chỉ đạo và hỗ trợ lãnh đạo công ty trong việc giải quyết công việc.
Qua khảo sát thực tế và phỏng vấn đội ngũ cán bộ, nhân viên tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest, tôi đã thu thập được những nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản còn yếu kém tại công ty.
Bảng 5 Nguyên nhân ảnh hưởng đến việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và giải quyết văn bản
Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Cơ sở hạ tầng công nghệ, kinh phí đầu tư 6 26
Trình độ và nhận thức cá nhân 3 14
Cả hai nguyên nhân trên 13 60
Theo bảng số liệu, phần lớn cán bộ nhân viên tại Công ty cho rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản còn yếu kém chủ yếu do hai nguyên nhân: cơ sở hạ tầng công nghệ và trình độ, nhận thức cá nhân còn thấp, chiếm tới 60% ý kiến 26% ý kiến cho rằng vấn đề chưa được cải thiện do thiếu đầu tư kinh phí cho công nghệ thông tin, chẳng hạn như chưa mua phần mềm quản lý văn bản Cuối cùng, 14% còn lại cho rằng nguyên nhân là do trình độ và nhận thức cá nhân chưa cao.
(chưa nắm vững các quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư)
Mặc dù hiện nay có nhiều phần mềm quản lý văn bản tối ưu cho các nhà đầu tư, nhưng nhiều công ty vẫn chưa mua sắm chúng do hạn chế về kinh phí, đặc biệt là khi cần tập trung vào hoạt động giao dịch cổ phiếu trên sàn chứng khoán.
Công ty đang gặp phải một số vấn đề, bao gồm quá trình cải cách hành chính chậm chạp và việc quản lý văn bản chưa hiệu quả Do mới thành lập, Công ty chủ yếu tập trung vào giao dịch cổ phiếu, dẫn đến việc quản lý văn bản đi – đến chỉ dừng lại ở hình thức đăng ký giấy Tuy nhiên, phương pháp này không đáp ứng được yêu cầu của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong bối cảnh công nghệ 4.0 hiện nay.
Công ty cần chú trọng hơn đến việc tổ chức các lớp đào tạo về tin học nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, đồng thời áp dụng hình thức xử phạt nghiêm khắc đối với những cá nhân thiếu trách nhiệm trong công việc Hiện tại, một số cán bộ nhân viên vẫn chưa tích cực trau dồi kỹ năng và rèn luyện bản thân về nghiệp vụ tin học, điều này ảnh hưởng đến hiệu quả công việc chung.
• Công tác tuyên truyền về lợi ích của việc ứng dụng CNTT chỉ mang tính chất hình thức và không được tuyền truyền mạnh mẽ
Công ty cổ phần Chứng khoán Everest là một trong những công ty hàng đầu về số lượng khách hàng giao dịch cổ phiếu, cung cấp dịch vụ mở cửa thị trường và tư vấn cổ phiếu tiềm năng cho cá nhân và doanh nghiệp trên toàn quốc Mặc dù hàng năm công ty tiếp nhận và xử lý một lượng lớn văn bản điện tử, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vẫn gặp nhiều khó khăn và chưa phát huy hết giá trị Chương 3 của đề tài sẽ tập trung nghiên cứu và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý và xử lý văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest.
